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Becloud
Guide de démarrage rapide
Becloud Collaboration
Version 4.0
Date : 09/05/2012
Becloud Collaboration with Microsoft Office 365
Becloud
Table des Matières
Introduction
1. Prise en main de Becloud Collaboration
1.1 Connexion à la plateforme Becloud Collaboration
1.2 Vérification du nom de domaine
1.3 Ajout d’utilisateurs à Becloud Collaboration
1.4 Ajout des enregistrements CNAME, SRV et modification des MX
1.5 Préparation de votre ordinateur pour les services Becloud Collaboration
A. Installation de Microsoft Office Professional Plus
B. Installation de Microsoft Lync 2010
C. Installez et configurez vos applications de bureau Office
D. Fin de la configuration
2. Aperçu des caractéristiques de Becloud Collaboration
2.1.
Exchange Online
2.2.
Sharepoint Online
2.3.
Office Web Apps
2.4.
Office Professional Plus
2.5.
Lync Online
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Becloud
Introduction
L’objectif de ce guide de démarrage rapide est de vous donner les premières bases pour
commencer à utiliser l’ensemble des services Becloud Collaboration de Belgacom.
Il est conseillé de parcourir ce kit avant l’utilisation des services Becloud Collaboration. Ci-dessous
vous retrouverez les différentes tâches à effectuer lors de votre première connexion aux services.
1.
Vérifier votre nom de domaine.
Ajouter vos utilisateurs et leur assigner un service.
Configurer les postes clients (Outlook, Lync, Windows Service pack updates).
Prise en main de Becloud Collaboration : Etapes fondamentales
Veuillez vérifier les programmes (Outlook, Lync..) et services pack (XP, Vistra, Windows 7) minimum
requis pour une utilisation optimale de Becloud Collaboration :
http://onlinehelp.microsoft.com/office365-enterprises/ff652534.aspx
Il est important d’effectuer les mises à jour des postes clients avant de configurer les comptes !
1.1. Connexion à la plateforme Becloud Collaboration
Connectez vous à https://portal.microsoftonline.com et accéder à l’ensemble des services grâce à
votre nom d’administrateur et mot de passe. Vous êtes alors redirigé vers la page d’accueil
d’administrateur.
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1.2. Vérification du nom de domaine
DNS chez Belgacom
Si votre nom de domaine est hébergé chez Belgacom, nos services auront déjà lié votre nom de
domaine à Becloud Collaboration. Votre DNS sera donc prêt à l’emploi dès réception de vos
codes d’accès administrateur. Vous pouvez directement vous rendre à la rubrique 1.3 pour créer et
configurer vos utilisateurs.
DNS chez un autre fournisseur que Belgacom
Si votre nom de domaine n’est pas hébergé chez Belgacom, veuillez effectuer cette opération de
vérification du nom de domaine avant toute autre action sous Becloud Collaboration.
Pour ce faire, il est nécessaire d’effectuer les actions suivantes.
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Après la connexion, dans la colonne de gauche sous l’onglet Gestion, cliquez sur Domaines.
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Sur l’écran Domaines, cliquez sur votre nom de domaine.
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Contactez votre fournisseur de DNS en demandant d’ajouter l’enregistrement TXT tel que
demander par Microsoft (voir image ci-dessus). Idéalement, envoyer une copie de l’image de
votre écran reprenant vos paramètres.
Si vous avez un accès à la gestion de votre domaine, ajouter le champ TXT.
Une fois le champ TXT ajouté, connectez-vous à la page d'administration du DNS et cliquez sur
votre domaine et procédez à la vérification de votre domaine.
Attention : L’activation de l’enregistrement TXT peut prendre jusqu’à 72 heures en fonction du
registrar.
Une fois votre DNS vérifié, vous êtes prêt pour passer à l’étape d’ajout des utilisateurs.
Remarque : s’il s’agit d’un nouveau nom de domaine, vous pouvez demander à votre fournisseur
d’adapter immédiatement les records MX (soit effectuer 1.2 et 1.4 en une fois !) Si votre nom de
domaine était déjà utilisé auparavant sur une solution mail autre, veuillez d’abord effectuer l’étape
1.2, ensuite créer vos utilisateurs avant de demander la modification des records MX (point 1.4).
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1.3. Ajout d’utilisateurs à Becloud Collaboration
Remarque : Lors de votre première connexion au portail d’administration, veuillez créer un second
compte d'administrateur global comme backup en cas d'oubli du mot de passe, la disponibilité
d'un second compte d'administrateur global vous assure en effet l'accès à l'ensemble des
fonctionnalités de configuration.
Exemple :Dans un premier temps créer le compte de Pierre Dupond et configurez-le en
administrateur global. Créez ensuite un compte utilisateur standard pour Geert Vanhyfte.
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Cliquez sous Démarrez avec Office 365 et ensuite sur Ajouter des utilisateurs.
Sous Prénom, introduisez Jean; sous Nom, introduisez Dupond ; sous Nom complet, introduisez
Jean Dupond et sous Nom d’utilisateur, JeanD.
Cliquez sur Suivant.
A la page Paramètres, sous Affecter un rôle, sélectionnez Oui en réponse à « Voulez-vous que
cet utilisateur dispose des autorisations d’administrateur »?
Cliquez sur le lien En savoir plus sur les rôles d’administrateur et passez en revue les types de
rôles d'administrateur disponibles dans Becloud Collaboration.
Choisissez le type d'Administrateur général dans la liste déroulante.
Sous Définir l’emplacement de l’utilisateur, fixez la localisation de l'utilisateur.
Cliquez sur Suivant.
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A la page Attribuer des licenses, cliquez sur Microsoft Office 365 Plan E3. Cliquez ensuite sur
Suivant.
A la page Envoyer des résultats par courrier électronique, cochez la case Envoyer un courrier
électronique, introduisez votre adresse e-mail dans le champ et cliquez ensuite sur Créer.
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Au passage, notez le mot de passe de Jean pour un usage ultérieur.
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Cliquez sur Terminer. Jean est maintenant enregistré comme utilisateur.
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Cliquez sur Nouveau, puis utilisateur.
Répétez les étapes de 3 à12 pour ajouter un deuxième utilisateur, Geert Vanhyfte (attribuez le nom
d'utilisateur GeertV), auquel vous n'attribuerez toutefois pas le rôle d'administrateur.
-
Cliquez sur Admin au sommet de l'écran pour revenir à la page d'administration principale.
1.4. Ajout des enregistrements CNAME, SRV et modification des MX.
DNS chez Belgacom
Si votre nom de domaine est hébergé chez Belgacom, cette étape a déjà été réalisée par nos
services. Passez au point 1.5
DNS auprès d’un autre agent que Belgacom
Après la création de vos utilisateurs, veuillez reprendre contact avec votre fournisseur de DNS.
Veuillez lui demander la modification des enregistrements SRV, CNAME et celle des MX. Toutes ces
données se situent sous la rubrique Propriétés des domaines.
L’adaptation de vos MX vers Microsoft Office 365 est la suivant :
MX 10 : mondomain.xx.eo.outlook.com. (Exemple : dupont.be.eo.outlook.com)
Dès que l’enregistrement MX a été ajouté aux paramètres DNS, tous les e-mails arriveront dans
vos nouvelles boîtes e-mails. (Exchange Online).
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Idéalement, envoyez à votre fournisseur une copie de l’écran obtenu dans l’interface admin en
cliquant sur gérer mon domaine (voir image ci-dessous).
1.5. Préparation de votre ordinateur pour les services Becloud Collaboration.
Une fois vos utilisateurs configuré, il est nécessaire de configurer vos systèmes avant de pouvoir
utiliser les services Becloud Collaboration.
Dans ce but, 3 clients sont à télécharger et configurer : Microsoft Office Pro Plus, Microsoft Lync
2010 et l’assistant de configuration de Becloud Collaboration (« Office365DesktopSetup »). Le
téléchargement de Microsoft Office Professional Plus est optionnel. Cependant, vous devez
disposer d’au minimum Outlook 2007 pour pouvoir utiliser Office 365.
-
Office Professional Plus (optionnel) : avec Microsoft Office Professional Plus, vous bénéficiez de
la toute dernière version des applications Office. Connectée de manière transparente et
fournie avec des services cloud, elle vous permet d'accéder à vos documents, à vos e-mails et
à vos agendas sur n'importe quel appareil ou presque.
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-
Microsoft Lync 2010 : la fonctionnalité Lync Online requiert le client Lync 2010. Le cas échéant,
vous devez désinstaller Office Communicator sur votre système avant d'installer Lync 2010. Si
vous utilisez un domaine personnalisé, les paramètres DNS fournis à la rubrique 1.2 doivent être
appliqués avant de lancer le client de configuration Office.
-
Le client de configuration (« Office365DesktopSetup ») : contrôle votre PC en vue de déceler les
mises à jour requises et configure vos applications de bureau Office afin qu'elles puissent
fonctionner avec Office 365.
Pour commencer, Si vous ne disposez pas encore d’au moins Office 2007 (Outlook2007),
télécharger Microsoft Office Pro Plus (option payante sauf dans Becloud Collaboration Intense).
Ensuite, téléchargez et lancez l’utilitaire de configuration de Office 365 suivi de Lync 2010.
Enfin, configurez Outlook pour pouvoir l’utiliser avec Exchange Online. Les éléments à télécharger
se trouvent sous l’onglet Ressources > Téléchargements dans la colonne de droite de la page
utilisateurs.
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A. Installation de Microsoft Office Professional Plus (optionnelle)
Avant d'installer Microsoft Office Professional Plus, identifiez un ordinateur que vous pouvez utiliser
pour l'essai et vérifiez les exigences du système pour Office 2010 sur
http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee624351.aspx
Il est à noter que l'installation de Microsoft Office Professional Plus entraîne la mise à niveau de
votre version actuelle d'Office.
-
Dans la page Accueil, sous l’onglet Ressources, cliquez sur Téléchargements.
-
Sous Installer Microsoft Office Professionnel Plus, sélectionnez la langue et la version requise
pour votre système (32 ou 64 bits).
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Cliquez sur Installer et sélectionnez Run pour le programme de configuration. Si vous devez
installer plusieurs systèmes, sélectionnez Save pour le programme de configuration, puis lancez
le programme pour chaque système qui doit être mis à niveau.
B. Installation de Microsoft Lync 2010
Les étapes suivantes détaillent l'installation du client Lync 2010 sur votre ordinateur depuis la page
cible de l'utilisateur sur le portail de Becloud Collaboration. Vous pouvez également placer le
programme de configuration de Lync 2010 sur un partage local et fournir aux utilisateurs le lien qui
y mène.
-
Dans la page Accueil, sous l’onglet Ressources, cliquez sur Téléchargements.
Faites défiler la page jusqu’à Installer Lync Online.
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Sous Ressources, cliquez sur Configuration requise pour Lync 2010 et confirmez que votre
système répond bien aux exigences mentionnées.
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Sous Installer Microsoft Lync 2010, sélectionnez la langue et la version requise pour votre
système (32 ou 64 bits).
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Cliquez sur Installer et sélectionnez Run pour le programme de configuration. En fonction de
votre système d’exploitation et de sa configuration, une fenêtre « User Access Control » peut
s’afficher à l’écran. Cliquez sur Oui.
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Dans la fenêtre Microsoft Lync 2010 Setup, cliquez sur Browse si vous voulez sélectionner le lieu
de sauvegarde du logiciel. Cliquez sur Install.
Dans la fenêtre Microsoft update, si votre organisation le permet, cliquez sur Ok afin d’activer les
paramètres par défaut de Utiliser Microsoft Update lorsque je recherche des mises à jour
(recommandé).
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Une fois la configuration terminée, décochez la case Démarrer Lync et cliquez sur Fermer.
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C. Installez et configurez vos applications de bureau Office
Il est conseillé de faire les mises à jour via Windows Update (windowsupdate.microsoft.com/).
Pour simplifier, faites les mises à jour de Office et Windows jusqu’à ce que le site indique que vous
êtes à jour et que il n’y a pas d’update disponible.
Le client de configuration (« Office365DesktopSetup ») contrôle votre ordinateur en vue de déceler
les mises à jour requises et configure vos applications de bureau Office afin qu'elles puissent
fonctionner avec Becloud Collaboration.
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Dans la page Accueil, sous l’onglet Ressources, cliquez sur Téléchargements.
Faites défiler la page jusqu’à Installez et configurez vos applications de bureau Office 365.
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Cliquez sur Configurer.
Si nécessaire, donnez l’autorisation de lancer le logiciel.
Si vous y êtes invité, cliquez sur Sign in à l'écran de connexion des Microsoft Office 365 Desktop
Setup.
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Dans l'écran Configure desktop application and install updates, cliquez sur Continue.
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Il se peut que vous deviez clôturer certaines applications.
En cas de message "User Access Control", cliquez sur Yes pour autoriser l'installation.
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Dans l'écran Review and accept the service agreements, contrôlez les conditions du contrat.
En cas d'accord, cliquez sur I accept.
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Une fois l’installation terminée, cliquez sur Finish.
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D. Fin de la configuration
Lors de leur première utilisation après avoir installé le logiciel précédent (client de configuration),
Outlook 2010/007 et Lync 2010 exécutent une procédure de configuration de mise en marche. La
présente tâche va vous faire parcourir ces routines de configuration uniques. Votre système sera
alors prêt à être utilisé avec Becloud Collaboration.
Terminaison de la configuration d’Outlook 2010/2007:
-
Lancez Outlook 2010/007.
Sur la page Outlook 2010/007 Startup, cliquez sur Next.
Cliquez sur Next et répondez Yes à la question Would you like to configure an email account ?
Dans le formulaire Auto Account Setup, ajoutez les informations demandées, puis cliquez sur
Next.
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Outlook va localiser et communiquer avec Office 365 pour configurer votre système local
automatiquement. Ceci fait, cliquez sur Finish.
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Outlook 2010/007 va démarrer dans la boite aux lettres Exchange Online, qui est prête à être
utilisée.
Terminaison de la configuration de Lync 2010 :
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Lancez Lync 2010.
Dans Lync 2010, introduisez le nom d'utilisateur qui doit correspondre à l'adresse de connexion
et introduisez ensuite le mot de passe de l'utilisateur.
Cliquez sur Sign In. Lync se connecte alors.
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2. Aperçu des caractéristiques de Becloud Collaboration
2.1.
Exchange Online : E-mail, agenda et contacts.
Exchange Online vous permet d'accéder à votre messagerie, à votre agenda et à vos contacts
pratiquement à tout moment et en tous lieux depuis un PC, un portable ou un appareil mobile, tout
en bénéficiant d'une protection contre les logiciels malveillants et les spams.
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2.2.
Gérez facilement votre e-mail grâce aux boîtes aux lettres de 25 GB et envoyez des emails jusqu'à 25 MB.
Travaillez pratiquement n'importe où grâce à la mise à jour automatique de votre
messagerie, de votre agenda et de vos contacts des appareils que vous utilisez le plus, qu'il
s'agisse de PC, d'ordinateurs Macintosh, d'iPhones, de téléphones Android, de
Smartphones BlackBerry, de téléphones Microsoft Windows Mobile ou de téléphones
Windows.1
Connectez-vous à Microsoft Outlook 2010 ou Office Outlook 2007 et utilisez toutes les
précieuses fonctionnalités d'Outlook que vous connaissez et utilisez déjà, que vous soyez
connecté à l'internet à la maison ou au bureau, ou que vous travailliez hors ligne.
Accédez à votre e-mail, votre agenda et vos contacts depuis pratiquement n'importe quel
navigateur, tout en continuant à profiter des avantages familiers d'Outlook grâce à Outlook
Web App.
Utilisez votre nom de domaine actuel pour créer des adresses e-mail personnalisées sur
Exchange Online (par exemple, [email protected]).
Programmez sans problème vos réunions en partageant les agendas et en les juxtaposant,
afin de visualiser les disponibilités de vos collègues ainsi que les heures suggérées pour les
réunions.
Favorisez la protection de votre organisation contre les spams et les virus à l'aide de
Microsoft Forefront® Online Protection for Exchange, qui comprend de multiples filtres et
des moteurs antivirus.
SharePoint Online : Sites d’équipes et sites web publiques
SharePoint Online vous permet de créer des sites afin de partager des documents et informations
avec vos collègues et vos clients. L'application vous permet de :
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Collaborer efficacement en partageant les documents de l'équipe et en assurant un suivi
du calendrier du projet afin de tenir chacun au courant.
L'accès au départ d'appareils mobiles dépend de la disponibilité du réseau de l'opérateur.
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2.3.
Conserver les documents importants de l'équipe en ligne afin que les dernières versions
soient toujours disponibles.
Fournir à tous les membres de l'équipe un accès en ligne à toutes les informations critiques
de l'entreprise quand et où ils en ont besoin.
Protéger facilement les informations critiques de l'entreprise en stipulant qui peut accéder
aux documents et informations, les lire et les partager.
Partager des informations avec des personnes externes à l'entreprise, dont vos clients et
vos partenaires.
Disposer de 10 GB de stockage avec un stockage supplémentaire de 500 MB par utilisateur.
Office Web Apps
La suite bureautique Office Web Apps constitue un compagnon en ligne convivial pour Word,
Excel, PowerPoint et Microsoft OneNote®. Il vous permet d'accéder aisément à des documents
directement via votre navigateur web, pour les visualiser et les modifier.
-
2.4.
Modifiez des feuilles Excel et des blocs-notes OneNote avec d'autres personnes en temps
réel, tout en identifiant l'utilisateur qui visualise ou modifie vos documents à l'instant.
Consultez vos fichiers sur votre appareil mobile.
Visualisez des documents en haute fidélité.
Assurez-vous que les utilisateurs accèdent aux fichiers dans des formats conformes
lorsqu'ils passent des Office Web Apps aux applications Office de bureau.
Office Professional Plus
Avec Office Professional Plus, vos collaborateurs disposent d'outils puissants pour effectuer leur
travail de différents endroits, au départ d'un PC, d'un téléphone ou d'un navigateur web. Partie
intégrante de Becloud Collaboration, Office Professional Plus vous fournit toutes les applications
habituelles et intuitives dont votre entreprise a besoin pour rester "connectée".
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Gardez le contrôle de votre boîte de réception et de votre agenda à l'aide de
« Conversation View » et d'autres outils de gestion avancés dans Outlook.
Tirez profit du pouvoir des réseaux sociaux et d'entreprise directement dans Outlook grâce
à « Outlook Social Connector ».
Collaborez tout en gardant le contrôle et la confidentialité grâce à la fonction de coauteur.
Partagez des diaporamas instantanément dans toute la ville ou dans le monde entier à
l'aide de PowerPoint « Broadcast Slide Show ».
Créez des présentations aussi belles à voir que faciles à créer à l'aide de nouveaux outils
d'édition de photos et de vidéos dans PowerPoint.
Travaillez rapidement grâce aux centaines de millions de rangées de données dans Excel.
Transformez des quantités énormes de données en informations pertinentes.
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2.5.
Lync Online : Messagerie instantanée et réunion en ligne
Lync Online vous permet de trouver la bonne personne au départ des applications Office que
vous utilisez déjà et de vous connecter rapidement avec elle.
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Trouvez vos collègues et clients n'importe où et connectez-vous avec eux via l’indicateur de
présence, la messagerie instantanée, les appels vidéo et audio et les réunions en ligne.
Utilisez l'indicateur de présence pour savoir si vos collaborateurs et vos partenaires sont en
ligne et disponibles.
Effectuez des appels audio et vidéo de PC à PC avec vos collègues et clients.
Organisez des réunions en ligne agréables, conférences audio, vidéo et web, tant avec
des collaborateurs qu'avec des personnes externes à l'entreprise.
Partagez votre ordinateur de bureau, des tableaux blancs en ligne et des présentations
avec vos collègues et partenaires, tant au sein de votre entreprise qu'à l'extérieur.
Cliquez pour communiquer avec d'autres utilisateurs de Becloud Collaboration, de
Microsoft Windows Live® et de MSN® Messenger.
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