Système Nations Unies Niger Unis dans l`Action FEUILLE DE

Système Nations Unies Niger
Unis dans l’Action
FEUILLE DE ROUTE
ELABORATION DE LA STRATEGIE OPERATIONNELLE COMMUNE DU NIGER
BUSINESS OPERATIONS STRATEGY (BOS)
Novembre 2016
Contexte et justification
Le Plan Cadre des Nations Unies pour l’Assistance au Développement (UNDAF) est le principal outil de
mise en œuvre de la réforme des Nations Unies. Il est conçu pour renforcer la coordination, la
cohérence et la synergie des interventions des Fonds, Programmes et Institutions Spécialisées et
garantir leur alignement sur les Objectifs de l’agenda pour le Développement et les priorités des pays
bénéficiaires. L’UNDAF Niger 2014-2018 est ainsi la réponse collective et intégrée du Système des
Nations Unies aux priorités nationales définies dans le Plan de Développement Économique et Social
(PDES) 2014-2018.
Trois domaines de coopération ont été identifiés à savoir : (i) Résilience - Sécurité alimentaire et
nutritionnelle, Gestion environnementale, Prévention et gestion des risques et catastrophes- ; (ii)
Développement social et Capital humain ; et (iii) Gouvernance, Paix et Sécurité. Ces domaines sont
déclinés en cinq effets UNDAF.
Le mécanisme de coordination et de suivi de l’UNDAF repose sur : (i) un Comité de pilotage de haut
niveau composé de l’Équipe de Pays et des membres du Gouvernement ; (ii) un Comité technique
conjoint composé du Comité Technique Inter Agences (CTIA) et des représentants de l’Administration
; (iii) les trois groupes de travail sur les domaines de coopération, le groupe suivi et évaluation et les
autres groupes thématiques.
La revue annuelle 2015 de l’UNDAF était un exercice obligatoire prescrit dans les directives pour
l’élaboration de l’UNDAF, et par le Bureau de Coordination des Opérations de Développement
(UNDOCO). Elle fait partie du mécanisme de suivi & évaluation de l’UNDAF et a pour but de :
a. Simplifier le processus d’examen annuel au sein de l’UNCT, afin de réduire les coûts de
transaction pour les partenaires et les organismes et d’accroître l’efficacité et l’efficience des
interventions des Nations Unies ;
b. Fournir des données et des analyses utiles à l’évaluation finale de l’UNDAF ;
c. Établir la synergie avec les systèmes nationaux de revues telles que les revues sectorielles, la
revue annuelle du PDES, et les rapports sur les OMD ;
d. Rendre compte sur les engagements pris dans le cadre de la matrice de résultats de l’UNDAF.
Par ailleurs, le principe des opérations communes préconise aux agences des Nations Unies travaillant
dans un même pays d’unir leurs efforts à travers des méthodes de travail et des procédures
harmonisées, des services communs et parfois une Maison Commune comme environnement de
travail commun. Au Niger, l’Équipe Pays s’est engagée à développer et mettre en œuvre le Business
Operations Strategy (BOS).
Ainsi, l’Équipe Pays des Nations Unies considère l’OMT (Operation Management Team) et le BOS
comme des vecteurs stratégiques de l’assistance efficace des Nations Unies au Niger, en vue
d’accroitre la qualité, la rentabilité et l’harmonisation des activités opérationnelles conjointes en
soutien à la mise en œuvre de l’UNDAF.
Sous la coordination de l’UNCT, l’OMT est l’organe responsable de l’amélioration des systèmes de
gestion et de la mise en œuvre des procédures opérationnelles des NU, en vue d’assurer une utilisation
efficace, efficiente et transparente des ressources des agences conformément aux règles du « DaO ».
1. Définition du Business Operations Strategy (BOS)
La Stratégie Opérationnelle Commune (Business Operations Strategy - BOS) fait partie des instruments
de l’UNDG pour le fonctionnement amélioré du système des Nations Unies au niveau national, guidant
les efforts d’harmonisation.
Le BOS est un cadre qui se concentre sur les activités opérationnelles conjointes ; il permet d’adopter
une approche stratégique et orientée en matière de planification, de gestion et de mise en œuvre des
opérations harmonisées dans un pays, tout en fournissant un système de suivi - évaluation et facilite
l’élaboration des rapports réguliers des opérations communes. En ce sens, le BOS doit fournir au
personnel des opérations des agences de l’ONU la même orientation sur la planification stratégique et
le suivi que celle qui est proposée pour les activités des programmes par le biais du Programme des
Nations Unies pour l’aide au développement (UNDAF ou « Programme Unique »).
Le BOS a pour but d'améliorer la rentabilité et la qualité des processus opérationnels des Achats, des
Technologies de l’Information et de la communication, des Ressources Humaines, la Logistique et la
Finance, en soutien à l'UNDAF.
Il s'agit d'un cadre volontaire qui s'intéresse aux opérations conjointes (y compris aux services
communs) et permet aux Équipes de pays des Nations Unies d'adopter une démarche stratégique,
orientée vers les résultats, pour la planification, la gestion et la mise en œuvre d'opérations
harmonisées à l'échelle des pays.
2. Composantes du BOS
Un BOS comprend les chapitres suivants :

Introduction : Définit le contexte du BOS.

Chapitre 1 : Analyse opérationnelle : Définit l’orientation sur les résultats et hiérarchise les
domaines de résultats en fonction du résultat de l’analyse coûts et bénéfices pour chaque
solution opérationnelle envisagée. Elle comprend l’analyse de base, l’analyse des besoins,
l’analyse des exigences, l’analyse coûts/bénéfices ainsi que la hiérarchisation des besoins.

Chapitre 2 : Cadre des résultats (avec narrations) : Traduit les solutions opérationnelles et
identifie les résultats spécifiques (résultats, produits). Elle suggère également un budget par
résultat/produit.

Chapitre 3 : Suivi- évaluation : Définit les indicateurs de résultat, les objectifs et les niveaux
de référence.

Chapitre 4 : Mécanismes de gouvernance des activités opérationnelles : Définit la
composition de l’équipe des opérations chargée de la mise en œuvre du BOS et leurs cahiers
de charge ainsi que la charte à respecter.

Chapitre 5 : Budget : Décrit les besoins de ressources, les ressources disponibles et le déficit
de ressources ainsi que la stratégie de mobilisation des ressources.

Chapitre 6 : Opérationnalisation du BOS : définit le plan de travail intégré, le budget des
services communs et le protocole d’entente des services communs.
3. Besoins du BOS au Niger
Le BOS est parfaitement adapté à la situation au Niger, les Nations Unies au Niger s’étant déjà engagées
sur les principes de l’initiative « Unis dans l’action » (DaO). Dans la mesure où le DaO attache une
importance particulière à la réduction des coûts et à l’harmonisation des activités opérationnelles par
le biais d’initiatives opérationnelles en commun, le BOS est un cadre facile à utiliser en vue d’améliorer
la synchronisation, le suivi et la gestion des activités opérationnelles communes des Nations Unies.
Il permettrait aussi à l’OMT (et à l’équipe de pays des Nations Unies) d’améliorer le suivi, la gestion et
la mise en œuvre d’initiatives opérationnelles communes à moyen terme, et de manière cohérente,
au moyen de liens clairement établis avec l’UNDAF.
Synchronisé avec l’UNDAF, le BOS permettra à l’OMT de planifier à l’avance les besoins à moyen terme,
précisés à un stade ultérieur par des plans de travail annuels pour chaque domaine de travail.
Il permet ainsi de simplifier et de quantifier la gestion et le suivi des initiatives opérationnelles, et
d’améliorer les services existants et en mettre en place de nouveaux.
4. Mise en œuvre de BOS au Niger
Pour le Coordinateur Résident NU la mise en œuvre de BOS au Niger doit faire ressortir trois (3)
facteurs importants :
- Est-ce que nos interventions arrivent à résoudre les problèmes de nos Partenaires sans
beaucoup de bureaucratie ;
- Les membres du personnel des Nations Unies ne doivent pas penser que le processus BOS
est forcé ou imposé, c’est une démarche volontaire qui s'intéresse aux Opérations conjointes
élaborées en étroite collaboration avec les équipes de pays, mais qui vise également à
renforcer les capacités des fournisseurs ;
- Il est surtout important de trouver des solutions opérationnelles mieux adaptées au Niger,
car l’objectif visé est de trouver des stratégies nous permettant d’appuyer le Gouvernement
à réduire les coûts de transactions et en même temps améliorer les conditions de vie des
populations
5. Appui requis
L’Équipe Pays fournira un appui à l’OMT pendant tout le processus de formulation du BOS, à travers la
mobilisation, la mise à disposition du personnel des différentes agences et d’un facilitateur externe.
Conformément à l’accord préalable, l’OMT procédera à la formulation du BOS, et rapportera à l’UNCT
en conséquence.
Pour l’adoption et la mise en œuvre du BOS, l’OMT, par le biais du bureau de la coordination
demandera l’appui de l’UNDG pour leurs avis techniques.
6. Budget
Formation BOS : coût du
formateur (DSA + billet)
Source de
financement
Budget
coordination
Formation BOS : location salle,
repas et Escort
Budget
coordination
Éléments
Budget estimé
F CFA
Commentaires
2.400.000
Effectué
2.350.000
Effectué
Réunion du groupe de travail
BOS avec le groupe suiviBudget
évaluation pour l'élaboration du coordination
cadre de résultat
0
Séance de travail au niveau de
l’une des Agences
Réunion groupe de travail pour
la finalisation du draft du BOS
Budget
coordination
0
Séance de travail au niveau de
l’une des Agences
Retraite de 2 jours de 20
personnes OMT (DSA,
carburant, location salle et
repas)
Budget
coordination
5.000.000
Retraite à Dosso en décembre
2016
TOTAL
9.750.000
7. Principales Étapes de la Feuille de route (Draft)
N°
Étapes
2016
Besoins
d'appui
Commentaires
RC
Non
Réalisée
8-11
OMT
Non
Réalisée
N
D
11
2017
J
F
M
Responsable
A MJ J A S O N D
1
Confirmation de la
structure de l'OMT
2
Formation des membres
de l'OMT sur le BOS
3
Mise en place des
groupes de travail de
l'OMT (1)
11
OMT
Non
Réalisée
4
Mise en place des sousgroupes pour la
finalisation du BOS (2)
9
OMT
Non
Réalisée
5
Finalisation de la feuille
de route du BOS
11
OMT
Non
Réalisée
6
Soumission de la feuille
de route à UNCT pour
validation
15
UNCT
Non
Consultation
des chefs
d’agence par
email
7
Soumission de la feuille
de route validée par
UNCT à UNDG pour
information
18
COORDINATION
Non
Consultation
des chefs
d’agence par
email
8
Collecte des données et
élaboration de l'analyse
initiale
8-11
SOUS GROUPE
ANALYSE
INITIALE
Non
Réalisée
9
Validation de l'analyse
initiale par le groupe du
travail du BOS
11
GROUPE DE
TRAVAIL BOS
Non
réalisée
10
Identification des besoins
programmatiques et non
programmatiques
8-11
SOUS GROUPE
IDENTIFICATION
DES BESOINS
Non
réalisée
11
Validation des besoins
programmatiques et non
programmatiques par le
groupe du travail du BOS
10
GROUPE DE
TRAVAIL BOS
Non
réalisée
12
Analyse coût bénéfice
SOUS GROUPE
ACB
Oui
A finaliser
13
Validation de l'analyse
coût bénéfice par le
groupe du travail du BOS
25
GROUPE DE
TRAVAIL BOS
Oui
A finaliser
14
Élaboration du cadre de
résultat (3)
25
GROUPE DE
TRAVAIL BOS
Oui avec
l’équipe
S&E
15
Validation de l'analyse
opérationnelle (initiale,
besoin et coût bénéfice)
par l'OMT et priorisation
2
OMT
Non
A finaliser
16
Soumission de l'analyse
opérationnelle à l'UNCT
9
GROUPE DE
TRAVAIL BOS
Non
A réaliser
8-18
A finaliser
pour validation des
priorités
17
Finalisation du draft du
BOS
12
GROUPE DE
TRAVAIL BOS
Non
A réaliser
18
Envoi du draft du BOS à
UNDG pour avis
techniques
19
COORDINATION
Non
A réaliser
19
Finalisation du BOS
16
GROUPE DE
TRAVAIL BOS
Non
A réaliser
20
Signature du BOS
30
UNCT
Non
A réaliser
21
Retraite annuelle de
l'OMT : Vulgarisation du
BOS, Élaboration de
travail annuel et du
budget
7-9
OMTCOORDINATION
-Groupe de
travail BOS
Oui
A réaliser
22
Mise en œuvre du BOS
14
OMT
Non
A réaliser
(1) Les sous-groupes du BOS sont les suivants : Voyages, Imprimerie, nettoyage, locations de salles
(2) Les sous-groupes pour la finalisation du BOS sont les suivants : Analyse initiale, Analyse des besoins, Analyse coût bénéfice, Matrice des résultats
(3) Le cadre de résultat sera élaboré avec l'appui du groupe Suivi-Évaluation ;
(4) Le 2 décembre sera consacré à la validation de l'analyse opérationnelle et de la priorisation avec l'OMT et le 6 décembre dédié à l'élaboration du cadre de
résultat avec l'appui du groupe suivi-évaluation ;
(5) Le 9 décembre sera consacré à la soumission de l’analyse opérationnelle à l’UNCT pour validation des priorités et le 19 décembre l’envoi du draft du BOS
par la Coordination à UNDG pour avis technique ;
(6) La mise en œuvre est prévue à partir du 14 février 2017 ;
(7) La retraite annuelle de l’OMT prévue à Dosso du 7-9 décembre sera consacré à la vulgarisation du BOS à tous les staffs impliqués dans les opérations au
sein des agences du SNU ;
(8) L’équipe l’OMT pour l’élaboration du BOS est composée de :
Jean Baptiste Eken,
Elhadj Bouzou Lawel,
Kane Fanna,
Douramane Haoua,
Mamadou Mariama Gani,
Traore Maimouna
Madeleine Diop
Zara Sani,
Doudou Aissa Ocquet,
Pathe Alpha Barry
Abdoulaye Abdoul Aziz
Ibrahim Ramatou,
Aminata Oumarou,
Raphael Cameron
Mariama Trapsida
Zoueratou Ide
Michel Kouakou
CEA
PNUD
OMS
OIM
FAO
UNHCR
UNICEF
CEA
PNUD
BCR
PAM
ONUSIDA
OCHA
OCHA
UNFPA
UNFPA
Formateur