ASSOCIATION CHUPA REUNION REGLEMENT INTERIEUR

ASSOCIATION CHUPA REUNION
REGLEMENT INTERIEUR
Préambule
Selon l’article 3 de ses statuts, l'association « CHUPA» dont le siège est chez Mr Nicolas BONNAFOUS,
44, chemin de bois rouge, La Bretagne, 97490 Sainte-Clotilde, a pour but de favoriser le
rapprochement entre personnes de toutes générations autour de la musique et de la fête.
Les actions de l’association sont orientées vers :
-
l’organisation d’évènements festifs,
l’organisation de manifestations et toutes initiatives pouvant aider à la réalisation de
l’objet de l’association,
la vente permanente ou occasionnelle de tous produits ou services entrant dans le cadre
de son objet, ou susceptible de contribuer à sa réalisation,
toutes actions entrant dans l’objet de l’association Chupa.
Le présent règlement intérieur est soumis par le Conseil d’Administration à l’approbation de
l’assemblée générale, qui devra l’approuver et en voter les modifications ultérieures ; il a pour but de
préciser le fonctionnement de l’association dans le cadre de ses statuts. Il a été adopté en assemblée
générale, et ne peut contredire les dispositions des statuts.
Il est remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent, qui reconnaît de ce fait en
avoir pris connaissance et s’oblige de la sorte à en respecter les prescriptions.
Le rôle du règlement intérieur est de préciser les statuts, et en aucun cas de s’y substituer : il est
totalement subordonné à ces derniers.
Son intérêt est d’introduire une souplesse de gestion que ne permettent pas les statuts, dont les
modifications nécessitent une démarche relativement lourde, à l’inverse du règlement intérieur
aisément modifiable.
Article 1 : Adhésion
L'association a vocation à accueillir de nouveaux membres ; les conditions pratiques pour adhérer à
l’association sont les suivantes :
 Catégories de membres de l’association :
Conformément aux statuts, les membres de l’association peuvent être :
- membres actifs,
- membres honoraires,
- simple adhérent.
Tout membre de l’association est réputé avoir pris connaissance puis accepté les statuts et le
règlement intérieur, avoir été agréé par le Conseil d’Administration, et être à jour de ses obligations
auprès du Trésorier de l’association.
Toute participation à un évènement organisé par l’association requiert une inscription préalable via
Internet sur le site web de l’association http://www.chupa.re
Toute inscription à un évènement organisé par l’association engage la présence de la personne
inscrite, sous peine d’exclusion possible de la liste d’invités privilégiés de l’association, par décision
du Président, du Bureau ou du Conseil d’Administration.
 Conditions d’adhésion :
Les demandes d’adhésion sont adressées au président de l’association. Toute demande d’adhésion
datée et signée par le postulant précisera que le candidat à l’adhésion s’engage expressément à
adhérer sans réserve aux statuts et au règlement intérieur de l’association. L’adhésion ne pourra être
refusée que si le postulant n’est pas majeur, ou ne réside pas sur le département du siège social de
l’association.
Les demandes d’adhésion sont soumises :
-
à l’appréciation du Conseil d’Administration qui, en cas de refus, n'aura pas à motiver sa
décision de refus.
au paiement de la cotisation annuelle, dont le montant est fixé en Assemblée Générale.
A l’acceptation expresse des statuts et du règlement intérieur de l’association.
 Montant annuel des cotisations et conditions de paiement :
-
Le montant des cotisations annuelles est fixé annuellement par l’Assemble Générale.
Ses modalités de règlement peuvent être fixées par simple décision du Bureau
Les membres honoraires ne sont pas astreints au paiement de leur cotisation, qu’ils peuvent
néanmoins acquitter selon leur volonté.
Pour 2011, le montant de la cotisation annuelle est fixé à 50 euros.
Le versement de la cotisation annuelle doit être établi par chèque à l'ordre de l'association
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise.
 Perte de la qualité de membre et conditions de refus d’adhésion (limite d’âge ou géographique
par exemple) : Conformément à l’article 8 des statuts, la qualité de membre ou d’adhérent se perd :
-
par démission, adressée par écrit au président de l'association,
par décès, ou disparition,
par radiation prononcée par le Conseil d’Administration,
par exclusion, prononcée par le Conseil d’Administration pour infraction aux présents statuts
ou pour tout autre motif portant préjudice aux intérêts moraux et matériels de l'association
s'il le juge opportun, le Conseil d’Administration peut décider, pour les mêmes motifs que
ceux indiqués ci-dessus, la suspension temporaire d'un membre plutôt que son exclusion.
Cette décision implique la perte de la qualité de membre et du droit de participer à la vie
-
sociale pendant toute la durée de la suspension, telle que déterminée par le Conseil
d’Administration dans sa décision.
Si le membre suspendu est investi de fonctions électives, la suspension entraîne également
la cessation immédiate de son mandat.
Si une exclusion doit être prononcée, une possibilité d'appel et de concertation amiable peut
être accordée, par décision d’une majorité du Bureau ou du Conseil d’Administration.
Aucune restitution de cotisation n'est due au membre démissionnaire.
En cas de décès, ou de disparition avérée, la qualité de membre disparaît avec la personne
Article 2 : Assemblées générales (art 11 des statuts)
Les modalités concrètes de convocation de l’assemblée générale sont les suivantes :
 Périodicité des AG : L'assemblée générale comprend tous les membres de l’association.
Elle se réunit au moins une fois chaque année, et au plus tôt après l’arrêt des comptes de l’exercice
fixé au 31 décembre.
 Convocation : La convocation à l’assemblée générale doit être expédiée aux membres de
l’association au moins quinze jours avant la date fixée pour l’assemblée générale. Cette convocation
comprend : l’ordre du jour de l’assemblée générale.
A l’initiative du Président, les convocations sont adressées à chaque adhérent par le président ou par
le Bureau, par lettre simple ou tout autre moyen en sa possession (e-mail, sms). Une feuille
d’émargement est obligatoirement signée par tous les membres présents lors de chaque réunion
d’Assemblée Générale, et certifiée ensuite par le Bureau.
 Ordre du jour : L’ordre du jour de l’assemblée générale est fixé par le Président ou par le Conseil
d’Administration. Il doit tenir compte des questions soumises par tout membre actif, sous réserve
d’avoir été soumises au moins 20 jours avant la date de l’assemblée. L’AG délibère et se prononce
sur les questions figurant à son ordre du jour. Le vote par procuration est autorisé, si la procuration
est présentée à l’ouverture de l’assemblée générale.
 Mode de scrutin : Les décisions en assemblée générale sont prises à main levée à la majorité
absolue des membres présents et les membres qui s'abstiennent lors du vote sont considérés
comme repoussant les résolutions mises au vote.
Le bulletin secret est obligatoire lors des votes sur les personnes.
 Quorum : toute décision et vote de l’AG ou du Bureau ne peuvent être pris que sous réserve de la
présence au minimum d’un quart des membres, pour valider le vote.
Article 2-1 Assemblées générales ordinaires
Conformément à l'article 11 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit au
moins une fois par an sur convocation du Président ou du Bureau.
Seuls les membres à jour de leurs cotisations sont autorisés à participer.
Ils sont convoqués suivant la procédure mentionnée à l’article 2 supra.
Article 2-2 Assemblées générales extraordinaires
Conformément à l'article 12 des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire peut
se réunir en cas de motif spécifique tel que modification essentielle des statuts, situation financière
difficile, etc.
Tous les membres de l'association sont alors convoqués selon la procédure mentionnée à l’article 2
supra. Les votes par procuration ou par correspondance sont interdits.
Article 3 : Conseil d’Administration (art. 14 et suivants des statuts)
L’association est dirigée par un Conseil d’Administration de 6 membres, élus pour une année et
rééligibles.
Le Conseil d’Administration se réunit au moins une fois par semestre, et toutes les fois qu’il est
convoqué par le président ou sur demande, écrite ou orale, d'au moins un quart de ses membres au
président de l'association.
Le président convoque par écrit, oral ou tout autre moyen en sa possession (e-mail, sms) les
membres du Conseil d’Administration aux réunions, en précisant l’ordre du jour.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage, la voix du président
est prépondérante. Le vote par procuration n’est pas autorisé.
La présence d’au moins la moitié des membres est nécessaire pour que le Conseil d’Administration
puisse valablement délibérer.
Si le quorum n'est pas atteint lors de la réunion du Conseil d’Administration, ce dernier sera
convoqué à nouveau à quinze jours d'intervalle, et il pourra alors valablement délibérer, quel que
soit le nombre des membres présents.
Tout membre du Conseil d’Administration qui sans excuse n'aura pas assisté à deux réunions
consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.
Le trésorier ne procède à des paiements que sur présentation d’une pièce comptable visée du
président, du vice – président ou du secrétaire.
 Délais d’appel à candidature :
Les appels à candidature comme membre du Bureau ou du Conseil d’Administration, doivent être
transmis aux adhérents dans un délai minimum de 30 jours avant toute formalité de renouvellement
ou d’élection de nouveaux membres.
Les candidatures au CA sont adressées au président de l’association, qui est chargé d’arrêter la liste
des candidatures le jour de l’assemblée générale. Le vote dans le Conseil d’Administration et au
Bureau a lieu à main levée, sauf décision de la majorité des membres présents. Les décisions sont
prises à la majorité simple.
 Pouvoirs : Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus, dans les limites de
l’objet de l’association et dans le cadre des résolutions adoptées par l’assemblée générale.
Il peut autoriser tous actes ou opérations qui ne sont pas statutairement de la compétence de
l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
Il est chargé, notamment et sans que cette liste soit exhaustive, de :
- mise en œuvre des orientations décidées par l'assemblée générale,
- préparation des bilans, de l'ordre du jour et des propositions de modification du règlement
intérieur présentés à l'assemblée générale,
- préparation des propositions de modifications des statuts présentés à l'assemblée générale
extraordinaire.
Il autorise le président à ester en justice, par vote à la majorité des 2/3 des membres composant le
Conseil d’Administration.
Le Conseil d’Administration surveille la gestion des membres du Bureau et a le droit de se faire
rendre compte de leurs actes. Il arrête le budget et les comptes annuels de l'association.
Il peut donner toute délégation de pouvoirs jugée utile, pour une question déterminée et un temps
limité.
 Procès – verbaux : Il est tenu procès-verbal des séances du Bureau, du Conseil d’Administration et
de l’assemblée générale.
Les procès – verbaux sont signés par le président ou, en cas d’empêchement, par un autre membre
du Bureau, ils sont conservés au siège de l’association.
Le secrétaire rédige et soumet au Bureau un compte rendu, présenté chaque année à
l’approbation de l’assemblée générale.
Les procès-verbaux une fois validés par le CA sont puis signés par le Président et un autre membre
du Conseil d’Administration.
Ils sont transcrits sur un registre, coté et paraphé par le Président, et conservé parmi les
documents formels de l’association.
Article 5 : Bureau (Art 16 à 18 des statuts) :
Le Conseil d’Administration choisit, parmi ses membres et au scrutin secret, un Bureau composé de :
- un Président
- un Vice-président
- un Trésorier
- un Trésorier adjoint.
- un Secrétaire
- un Secrétaire adjoint.
Pour 2011, le Bureau est élu pour 6 mois, et peut être reconduit.
Le Bureau prépare les réunions du Conseil d’Administration dont il exécute les décisions et traite les
affaires courantes dans l'intervalle des réunions du Conseil d’Administration.
Il se réunit aussi souvent que l'exige l'intérêt de l'association.
 Rôle des membres du Bureau :
: Le Président convoque les assemblées générales et les réunions du Conseil
d’Administration. Il représente l'association dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous
les pouvoirs à cet effet. Il peut déléguer certaines de ses attributions. Il a notamment qualité pour
ester en justice au nom de l'association, tant en demande qu'en défense. En cas d'absence ou de
maladie, il est remplacé par tout autre administrateur, spécialement délégué par le conseil.
Président
Trésorier : Le Trésorier est chargé de tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de
l'association. Il effectue tous paiements et perçoit toutes recettes sous la surveillance du Président.
Il tient une comptabilité régulière, au jour le jour, de toutes les opérations et rend compte à
l'assemblée annuelle, qui statue sur la gestion et doit lui donner quitus. Toutefois, les dépenses
supérieures à 500 euros doivent être ordonnancées par le Président ou à défaut, en cas
d'empêchement de ce dernier, par tout autre membre du Bureau. Le trésorier rend compte de son
mandat aux assemblées générales.
Secrétaire : Le Secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives.
Il rédige les procès-verbaux des délibérations et en assure la transcription sur les registres.
Il tient le registre spécial, prévu par la loi, et assure l'exécution des formalités prescrites.
 Rémunération : Les membres du Conseil d’Administration peuvent statutairement recevoir une
rémunération. La rémunération des membres du Conseil d’Administration s’établit comme suit :
La base de la rémunération est basée sur la trésorerie nette de l’exercice au 31 décembre, divisée par
deux ; puis cette base est répartie en parts égales entre les membres du Conseil d’Administration
après approbation de l’A.G.O.
Article 6 : Commissions
Le Bureau de l’association peut nommer des commissions ; il en fixe alors les attributions et les
modalités de fonctionnement. Un compte rendu est tenu de ces nominations.
Les commissions sont habilitées à gérer les activités dont elles ont la charge, et à étudier tout projet
intéressant leur objet. La composition des commissions est approuvée par le Bureau du CA, sur
proposition du responsable désigné.
Les commissions sont consultées sur les décisions intéressant les diverses activités de l’association.
Article 7 : Activités
Certaines activités spécifiques liées à l’objet de l’association peuvent être décidées par le Conseil
d’Administration ; elles sont alors organisées par le Bureau pour mise en œuvre.
 A cet effet, des sections peuvent être désignées :
- le Conseil d’Administration définit alors les Droits et devoirs de chaque section, ainsi que leur
degré d’autonomie
- Il nomme aussi la direction des sections (responsable de section élu et / ou salarié désigné)
- Il fixe le tarif des différentes activités proposées, éventuels tarifs réduits (pour les mineurs,
chômeurs, ou tarifs de groupe)
Il fixe également les conditions de paiement et de tout remboursement éventuel.
Article 8 : Matériel et locaux
En cas de besoin, l’association peut acquérir ou louer des locaux ou du matériel nécessaires à la
réalisation de son objet social.
Le règlement intérieur définit alors précisément les conditions d’utilisation (qui peut utiliser, quand,
quoi, sous quel contrôle et à quels prix et conditions) et d’entretien du matériel et des locaux, ainsi
que les conditions de prêts et les mesures de réparation en cas de détérioration.
Article 9 : Comptabilité
Sont ici précisées ou rappelées les conditions concrètes de tenue et de contrôle des comptes de
l’association.
 L’association garantit une séparation des responsabilités entre celui ou celle qui décide d’engager
la dépense et celui ou celle qui procède au paiement.
 L’association désigne par l’assemblée générale deux personnes chargées de surveiller les comptes
et leur sincérité.
 Les informations financières mises à disposition des adhérents sont : le bilan, le compte de
résultat, ainsi que toutes annexes destinées à compléter et commenter le bilan et le compte de
résultat.
Article 10 : Procédures disciplinaires (en accord avec les statuts)
Sont ici définis les outils et modalités pratiques permettant de sanctionner un adhérent qui ne
respecterait pas les statuts ou le règlement intérieur (les causes sont à préciser dans les statuts).
 Mode de mise en cause : saisine par le Conseil d’Administration, d’un comité de discipline
 Sanctions prévues : avertissement, blâme, amende, suspension, radiation …
 Instance prononçant les sanctions disciplinaires : AG, Bureau ou CA, sur proposition d’un comité
de discipline.
 Définition des droits de la défense dans la procédure disciplinaire (information, notifications par
courrier simple ou recommandé, convocation, écoute, défense de l’adhérent mis en cause).
DISPOSITIONS DIVERSES
Article 11 : Modification du règlement intérieur
Les procédures à respecter pour l’adoption d’un nouveau règlement intérieur sont les suivantes :
 Demande de modification du règlement intérieur : par un adhérent, par l’AG, ou par le CA, par
lettre au CA ou intervention orale AG.
 Validation du nouveau règlement intérieur (décision du CA, vote en AG sur proposition du CA)
Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l'association par lettre simple et
par e-mail, ou porté à leur connaissance par affichage sous un délai de 1 mois calendaire suivant la
date de la modification.
Fait à Sainte Clotilde, le 22/02/2011