Modèle de plan de continuité d`activité pour les remisiers

Modèle de plan de continuité d’activité pour les remisiers
[Nom de la société]
Plan de continuité d’activité (PCA)
Le présent modèle se veut un guide optionnel offert aux petits remisiers pour les aider à
créer et à tenir à jour un plan de continuité d’activité, comme ils sont tenus de le faire en
vertu de l’article 19 du Statut 17 de l’ACCOVAM. Le modèle tient compte du fait que
beaucoup de petites sociétés dépendent de courtiers chargés de compte et d’autres grands
fournisseurs de services pour exécuter nombre des fonctions essentielles à leur mission.
Ce modèle ne crée aucune nouvelle exigence pour les courtiers chargés de compte ni pour
les PCA.
Le respect de ce modèle ne garantit pas le respect de l’article 19 du Statut 17 de
l’ACCOVAM et ne dispense pas non plus de s’y conformer. L’obligation qui vous
incombe de préparer un PCA n’est pas une exigence « uniformisée » : vous devez adapter
votre plan à la situation particulière de votre société. Le libellé de ce modèle constitue un
point de départ pour vous aider à préparer un plan pour votre société. Il est peu probable
qu’il corresponde tel quel à la situation de votre société. Vous devez donc adapter ce
modèle aux activités et particularités de votre société. Si vous avez déjà établi un plan
dans un format différent, vous devriez peut-être joindre les sections pertinentes de ce plan
au présent modèle pour confirmer que vous avez abordé les différents éléments.
Éléments essentiels
Un PCA comprend des éléments essentiels. Chaque société ne doit s’occuper que des
éléments applicables à ses activités, mais si vous n’incluez pas un élément déterminé
dans le plan de votre société, votre PCA doit expliquer pourquoi il ne comprend pas les
aspects suivants :
1) Systèmes essentiels à la mission.
2) Sauvegarde et récupération des données (sur papier et électroniques).
3) Autre lieu physique où travailleront les employés.
4) Communication avec les clients, les employés et les organismes de
réglementation.
5) Évaluations financières et opérationnelles.
6) Liens essentiels.
7) Production de rapports pour les organismes de réglementation.
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8) De quelle façon la société membre assurera aux clients un accès rapide à leurs
fonds et titres au cas où elle déterminerait qu’elle n’est pas en mesure de poursuivre ses
activités.
Il faut se rappeler que la liste des éléments ci-dessus n’est pas exhaustive. Vous devez
aborder d’autres aspects importants pour que votre plan soit complet, et ce, en fonction
des activités de votre société.
Vous trouverez ci-joint des EXEMPLES contenant des formules que vous pouvez
modifier pour créer le plan de votre société.
Les passages en italiques renferment des instructions, des règles pertinentes et d’autres
ressources que vous pouvez utiliser pour établir le plan de votre société.
Orientation générale et contexte : Veuillez consulter le site Internet de l’ACCOVAM à
l’adresse www.ida.ca pour tous les documents relatifs à l’obligation de créer un PCA.
I.
Gouvernance et financement
La société membre doit désigner un membre de la haute direction responsable du PCA.
L’agent responsable du PCA doit s’assurer que la société membre possède les ressources
nécessaires pour financer les activités inhérentes au PCA. L’ensemble de l’équipe de la
haute direction de chaque société membre devra approuver le PCA initial et mis à jour
chaque année.
Identifiez l’agent responsable du PCA de votre société.
EXEMPLE : L’agent responsable du PCA de notre société est : [nom, numéro de
téléphone, courriel] – indiquez la relation de cette personne avec la société s’il ne s’agit
pas d’un mandataire autorisé de celle-ci]. Le nom sera modifié en cas de changement
important.
II. Politique de la société
Énoncez les objectifs de la continuité des activités de votre société en cas de
perturbations importantes des activités (PIA) internes et externes, y compris l’obligation
pour votre société d’assurer aux clients l’accès à leurs biens en cas de perturbation
importante des activités. Cette politique doit être communiquée à tous les employés.
Indiquez qui a le pouvoir d’appliquer le plan, où le plan est entreposé et comment y avoir
accès.
EXEMPLE : La politique de notre société consiste à réagir à une perturbation importante
des activités (PIA) en protégeant la vie des employés et les biens de la société, en
procédant à une évaluation financière et opérationnelle, en assurant le rétablissement et la
reprise rapides des activités, en protégeant tous les livres et registres de la société et en
permettant à nos clients d’exécuter des activités. Advenant que nous déterminions que
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nous ne sommes plus en mesure de poursuivre nos activités, nous assurerons aux clients
un accès rapide à leurs fonds et titres.
A. Perturbations importantes des activités (PIA)
Notre plan prévoit deux types de PIA, soit à l’interne, soit à l’externe. Les PIA à l’interne
n’ont d’incidences que sur la capacité de notre société de communiquer et de faire des
opérations, p. ex., un incendie dans notre immeuble. Les PIA à l’externe empêchent le
fonctionnement des marchés des valeurs mobilières ou d’un certain nombre de sociétés,
p. ex., une attaque terroriste ou une perturbation régionale généralisée. Notre capacité de
réaction à une PIA à l’externe s’appuie davantage sur d’autres organisations et systèmes,
en particulier sur notre chambre de compensation.
B. Sensibilisation du personnel
Nous veillons à ce que tout le personnel demeure toujours au courant de ses
responsabilités et sache comment garder le contact et quoi faire en cas de crise. L’agent
responsable du PCA [nom, titre] doit s’occuper du programme de sensibilisation du
personnel.
Notre société conservera des copies de son PCA et des examens annuels, ainsi que des
changements qui y ont été apportés pour l’inspection. Une copie électronique de notre
plan se trouve sur [nom du serveur] dans le [nom du fichier/dossier].
III. Description des activités
Indiquez les types d’activités que mène votre société.
EXEMPLE : Notre société effectue des activités concernant les capitaux propres, les titres
à revenu fixe et les produits dérivés. Notre société est une société remisière et n’exécute
aucune fonction de compensation pour elle-même ou pour d’autres. De plus, nous ne
détenons pas les fonds ou les titres des clients. Nous acceptons et saisissons les ordres.
Toutes les opérations sont envoyées à notre courtier chargé de compte, qui [exécute nos
ordres,] en assure la comparaison, l’attribution, la compensation et le règlement. Notre
courtier chargé de compte tient également les comptes de nos clients, peut permettre aux
clients d’y avoir accès et remet des fonds et des titres. Notre société ne sert que les clients
de détail [OU les clients de détail et institutionnels].
Notre courtier chargé de compte est [nom, adresse, numéro de téléphone,
courriel, site Internet] et notre personne-ressource à cette chambre de compensation est
[nom, numéro de téléphone, courriel]. Notre courtier chargé de compte nous a également
donné le nom d’une autre personne au cas où il ne serait pas disponible :
[nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, site Internet]
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IV. Bureaux
Dressez la liste des adresses de tous vos bureaux, inscrits ou non. Indiquez également
quels systèmes essentiels à la mission, tels que définis ci-dessous, sont mis en œuvre à
chaque endroit.
EXEMPLE : Notre société possède des bureaux à [adresse no 1] et à [adresse no 2].
A. Adresse n° 1 – Siège social
Notre bureau n° 1 se trouve à [adresse]. Le numéro de téléphone principal est le
[numéro]. Nous effectuons la prise et la saisie des ordres à cet endroit.
B. Adresse no 2 – Succursale
Notre bureau du lieu n°2 se trouve à [adresse]. Le numéro de téléphone principal est
[numéro]. Nous effectuons la prise et la saisie des ordres à cet endroit.
V. Autres lieux physiques où se trouvent des employés
Énumérez les autres lieux physiques que votre société utilisera au cas où une PIA
entraverait les activités de vos bureaux.
EXEMPLE : En cas de PIA, nous déplacerons notre personnel des bureaux touchés vers
les bureaux non touchés les plus près. Si aucun de nos autres bureaux ne peut accueillir
ces employés, nous les déplacerons vers [nom de la société, (si différente), adresse]. Le
numéro de téléphone principal est le [numéro].
VI. Accès des clients aux fonds et aux titres
Indiquez que votre société n’assure pas la garde des fonds et des titres des clients et de
quelle façon elle en assurera l’accès aux clients en cas de PIA. Indiquez l’entité qui
détient ces fonds et titres et de quelle façon votre société en facilitera l’accès. Décrivez
tous les aspects relatifs à la capacité de votre société de permettre aux clients d’avoir
accès aux fonds et aux titres.
EXEMPLE : Notre société n’assure pas la garde des fonds et des titres des clients, cette
tâche étant confiée à notre courtier chargé de compte [nom du courtier]. En cas de PIA à
l’interne ou à l’externe, si une ligne téléphonique est disponible, nos personnes autorisées
prendront les ordres ou les instructions des clients et contacteront notre chambre de
compensation en leur nom. Et si notre accès Internet est disponible, notre société
indiquera sur son site Internet que les clients peuvent avoir accès à leurs fonds et titres en
contactant [coordonnées de la personne-ressource]. La société fournira cette information
aux clients en se fondant sur sa politique de divulgation.
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VII. Sauvegarde et récupération des données (papier et électroniques)
Indiquez où se trouvent les principaux livres et registres de votre société (sur papier et
électroniques) et où se trouvent également les livres et registres de sécurité (sur papier et
électroniques) de votre société. Expliquez de quelle façon votre société sauvegarde ses
données. De plus, indiquez de quelle façon votre société récupérera les données en cas de
PIA.
EXEMPLE : Notre société conserve ses principaux livres et registres sur papier et ses
registres électroniques à [adresse]. [Nom, titre, numéro de téléphone] est responsable de
la conservation de ces livres et registres. Notre société tient les documents et formulaires
suivants qui ne sont pas transmis à notre courtier chargé de compte : [Indiquez les types
de documents et formulaires, comme les formulaires de nouveau compte, etc.].
Notre société conserve ses livres et registres de sécurité sur papier à [autre adresse]. Ces
registres sont des [copies papier, microfilms, etc.]. [Nom, titre, numéro de téléphone] est
responsable de la tenue de ces livres et registres de sécurité. Notre société sauvegarde ses
registres sur papier en les copiant et en les transférant à notre site de secours. Nous
sauvegardons nos registres tous les [période].
La société sauvegarde ses registres électroniques quotidiennement [ou autre période] par
[décrivez le processus], et en conserve une copie à [autre adresse; peut être la même que
celle du site de sauvegarde de la copie sur papier].
En cas de PIA à l’interne ou à l’externe qui entraînent la perte de nos registres sur papier,
nous les récupérerons physiquement à partir de notre site de secours. Si notre site
principal est inutilisable, nous poursuivrons les activités à partir de notre site de secours
ou d’un autre endroit. En cas de perte de registres électroniques, nous récupérerons
physiquement le support de stockage ou les données de façon électronique à partir de
notre site de secours ou, si notre site principal est inutilisable, nous poursuivrons les
activités à partir de notre site de secours ou d’un autre endroit.
VIII. Évaluations financières et opérationnelles
Décrivez les procédures de votre société pour déterminer les changements dans ses
expositions aux risques opérationnels, financiers et de crédit en cas de PIA. Votre société
doit périodiquement évaluer les changements que provoquent ces situations et effectuer
rapidement une telle évaluation relativement à une PIA.
A. Risque opérationnel
Le risque opérationnel comprend la capacité de la société de maintenir les
communications avec ses clients et de récupérer les registres des activités clés à l’aide
des systèmes essentiels à sa mission.
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EXEMPLE : En cas de PIA, nous déterminerons immédiatement les moyens qui nous
permettront de communiquer avec nos clients, nos employés, les composantes
commerciales, les banques et les contreparties essentielles, ainsi que les organismes de
réglementation. Bien que les effets d’une PIA détermineront les autres moyens de
communications, les outils de communications que nous emploierons comprendront
[notre site Internet, messagerie vocale téléphonique, courriel sécurisé, etc.]. De plus,
nous récupérerons les registres de nos activités clés tel qu’indiqué à la section ci-dessus,
Sauvegarde et récupération des données (sur papier et électroniques).
B. Risque financier et risque de crédit
Le risque financier concerne la capacité de la société de financer les opérations et de
maintenir un financement adéquat et un capital suffisant. La société peut également
courir un risque de crédit (par lequel ses investissements peuvent s’amenuiser à cause du
manque de liquidités sur les marchés), ce qui entraverait également la capacité des
contreparties de la société de remplir leurs obligations.
EXEMPLE : En cas de PIA, nous déterminerons la valeur et la liquidité de nos
investissements et autres actifs pour évaluer notre capacité de continuer à financer nos
activités et à posséder les capitaux requis. Nous communiquerons avec l’ACCOVAM
pour l’informer de notre situation financière. Si nous n’estimons pas être en mesure de
remplir nos obligations envers nos contreparties ou de continuer d’autre façon à financer
nos activités, nous demanderons un financement supplémentaire pour respecter nos
obligations envers nos clients. Si nous ne pouvons combler un manque de capitaux, nous
déposerons des avis appropriés auprès de l’ACCOVAM et nous prendrons
immédiatement des mesures appropriées, y compris [indiquer les procédures].
IX. Systèmes essentiels à la mission
Indiquez les systèmes essentiels à la mission de votre société et si votre société ou votre
courtier chargé de compte en est responsable, et examinez les capacités de votre courtier
chargé de compte de remplir les fonctions essentielles à la mission de votre société.
EXEMPLE : Les « systèmes essentiels à la mission » de notre société sont ceux qui
permettent d’assurer un traitement rapide et exact des activités sur titres, y compris la
prise des ordres, la saisie des ordres, l’exécution, l’attribution, la compensation et le
règlement des activités sur titres, la tenue des comptes des clients, l’accès aux comptes
des clients, et la livraison des fonds et des titres. Plus particulièrement, ces systèmes
comprennent : [indiquez le nom des systèmes et leurs fonctions].
Notre responsabilité principale est d’établir et de maintenir des relations d’affaires avec
nos clients et nous avons l’entière responsabilité de nos fonctions essentielles à la mission
de prise [et] de saisie [et d’exécution] des ordres. Notre courtier chargé de compte assure
[l’exécution,] l’attribution, la compensation et le règlement des opérations de valeurs
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mobilières, la tenue des comptes des clients, l’accès aux comptes des clients et la
livraison des fonds et des titres.
Notre courtier chargé de compte déclare qu’il sauvegarde nos registres dans un lieu
extérieur [ou, de préférence, à l’extérieur de la région]. Notre courtier chargé de compte
déclare qu’il exploite un service de secours dans une région géographique distincte ayant
la capacité d’effectuer le même volume d’activités que son site principal. Notre courtier
chargé de compte a également confirmé l’efficacité de ses dispositions de secours pour se
remettre d’une perturbation généralisée en effectuant un test approprié, et il a confirmé
qu’il met ses dispositions de secours à l’essai tous les [délai].
Les objectifs concernant le délai de rétablissement constituent des buts concrets pour
planifier et exécuter les tests. Cependant, ils ne constituent pas des délais définitifs qui
doivent être atteints dans chaque situation d’urgence, et divers facteurs externes d’une
perturbation, comme l’heure du jour, l’ampleur de la perturbation et l’état de
l’infrastructure essentielle – notamment les télécommunications – peuvent influer sur le
délai réel de rétablissement des activités. Le rétablissement s’entend des activités de
compensation et de règlement après une perturbation majeure; la reprise des activités
concerne la capacité d’accepter et de traiter de nouvelles opérations et de nouveaux
paiements après une perturbation majeure. Notre chambre de compensation applique le
délai de rétablissement à la suite d’une PIA et les objectifs de reprise suivants : délai de
reprise de [p. ex., dans les 4 heures]; et délai de reprise de [p. ex., le même jour
ouvrable].
A. Systèmes essentiels à la mission de notre société
1. Prise d’ordres
Indiquez de quelle façon votre société traitera la prise d’ordres en cas de PIA.
EXEMPLE : Actuellement, notre société reçoit des ordres de clients par [indiquez tous les
moyens pertinents] téléphone/télécopie/courriel/notre site Internet à l’adresse [indiquez
l’URL]/visites en personne par le client. Durant une PIA, qu’elle soit à l’interne ou à
l’externe, nous continuerons de prendre les ordres au moyen de l’une ou l’autre des
méthodes disponibles et fiables, et de plus, si les communications le permettent, nous
informerons nos clients, quand les communications seront rétablies, pour leur dire de
quelles options ils disposent pour nous envoyer leurs ordres. Les clients seront informés
des options à leur disposition [indiquez la méthode]. Au besoin, nous aviserons nos
clients de passer des ordres directement auprès de notre courtier chargé de compte à
[indiquez l’adresse].
2. Saisie des ordres
Décrivez la marche à suivre de votre société si une PIA l’empêche de saisir les ordres
reçus des clients.
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EXEMPLE : Actuellement, notre société saisit les ordres en les enregistrant sur support
papier et électronique et en les envoyant à notre courtier chargé de compte par voie
électronique ou téléphonique. Ou encore, nous passons les ordres des clients par
[indiquez le nom du système]. Nous avons contacté [nom du propriétaire du système] et
nous avons été informés qu’en vertu de son PCA, nous pouvons nous attendre à [la
reprise des services] dans un délai de [heures ou jours].
En cas de PIA à l’interne, nous saisirons et enverrons les registres à notre courtier chargé
de compte par le moyen de rechange disponible et le plus rapide, ce qui comprend
[indiquez le moyen]. En cas de PIA à l’externe, nous conserverons l’ordre sur support
électronique ou papier et nous le transmettrons au courtier chargé de compte par le
moyen disponible et le plus rapide lors de la reprise des activités. De plus, durant une PIA
à l’interne, nous devrons peut-être demander à nos clients de traiter directement avec
notre courtier chargé de compte pour la saisie de l’ordre.
3. Exécution des ordres
Si votre société exécute des ordres, décrivez la marche à suivre au cas où une PIA
l’empêcherait d’exécuter les ordres reçus des clients. Si votre société n’exécute pas
d’ordres, inscrivez l’exécution des ordres dans la liste des systèmes essentiels à la
mission que votre courtier chargé de compte fournit à votre société dans la prochaine
section, Systèmes essentiels à la mission fournis par notre courtier chargé de compte.
EXEMPLE : Nous exécutons actuellement des ordres en [décrivez les procédures
d’exécution courantes]. En cas de PIA à l’interne, nous [décrivez vos procédures
d’exécution en cas de PIA interne]. En cas de PIA à l’externe, nous [décrivez vos
procédures d’exécution en cas de PIA à l’externe].
4. Autres services actuellement fournis aux clients
EXEMPLE : En plus des services indiqués ci-dessus dans cette section, nous fournissons
également [décrivez tous les autres services que vous fournissez aux clients]. En cas de
PIA à l’interne, nous [décrivez de quelle façon vous fourniriez ces services en pareille
situation]. En cas de PIA à l’externe, nous [indiquez comment vous fourniriez ces
services en pareille situation].
B. Systèmes essentiels à la mission fournis par notre courtier chargé
de compte
Décrivez les ententes que vous avez prises avec votre courtier chargé de compte pour ce
qui est de fournir d’autres systèmes essentiels à la mission.
EXEMPLE : Notre société s’en remet, selon les termes d’une entente contractuelle, à son
courtier chargé de compte pour assurer [l’exécution], la comparaison, l’attribution des
ordres, ainsi que la tenue des comptes des clients, la livraison des fonds et des titres et
l’accès aux comptes des clients.
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X. Communication avec les clients, les employés et les organismes de
réglementation
A. Clients
Les clients doivent être informés du nom et du numéro de téléphone de la personneressource chez le courtier chargé de compte, à qui les clients peuvent faire appel
concernant leurs comptes en cas de perturbation de service chez le remisier.
Décrivez les moyens de communication de rechange que votre société utilisera pour
communiquer avec ses clients en cas de PIA.
EXEMPLE : Nous communiquons maintenant avec nos clients par [indiquez tous les
moyens pertinents] téléphone, courriel, notre site Internet, télécopie, courrier et visites en
personne à notre société ou à l’autre entreprise. En cas de PIA, nous déterminerons quels
moyens de communications nous pouvons encore utiliser, et nous utiliserons ceux qui se
rapprochent le plus en vitesse et en forme (écrite ou verbale) des moyens que nous
utilisions dans le passé pour communiquer avec l’autre partie. Par exemple, si nous avons
communiqué avec une partie par courriel, mais que l’Internet n’est pas disponible, nous
lui téléphonerons et si un registre est nécessaire, nous ferons suivre une copie sur papier
par la poste.
Nous avons informé nos clients de contacter notre courtier chargé de compte (nom et
numéro de téléphone) en cas de perturbation importante des activités de notre société ou
de la possibilité que des clients soient dans l’incapacité de nous joindre.
B. Employés
Décrivez les autres moyens de communication que votre société utilisera pour
communiquer avec ses employés en cas de PIA.
EXEMPLE : Nous communiquons maintenant avec nos employés en utilisant [indiquez
tous les moyens pertinents] le téléphone, le courriel, et en rencontrant directement la
personne. En cas de PIA, nous déterminerons quels moyens de communications nous
pouvons encore utiliser, et nous utiliserons ceux qui se rapprochent le plus en vitesse et
en forme (écrite ou verbale) des moyens que nous utilisions dans le passé pour
communiquer avec l’autre partie. Nous utiliserons également un arbre d’appel afin que la
haute direction puisse joindre tous les employés rapidement durant une PIA. L’arbre
d’appel comprend tous les numéros de téléphone des employés à la maison et au travail.
Nous avons identifié des personnes, indiquées ci-dessous, qui vivent à proximité les unes
des autres et qui peuvent se rencontrer :
La personne devant invoquer l’utilisation de l’arbre d’appel est : [indiquez le nom]
Appelant
Destinataires
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[p. ex., Personne A
Personne C
Personne B, Personne C, Personne D
Personne E, Personne F, Personne G.]
C. Organismes de réglementation
Décrivez les autres moyens de communications que votre société utilisera pour
communiquer avec l’ACCOVAM en cas de PIA.
EXEMPLE : Nous sommes actuellement membre des OAR suivants : [donnez la liste].
Nous communiquons avec ces organismes de réglementation par [indiquez tous les
moyens pertinents] le téléphone, le courriel, la télécopie, le courrier et en personne. En
cas de PIA, nous déterminerons quels moyens de communications nous pouvons encore
utiliser, et nous utiliserons ceux qui se rapprochent le plus en vitesse et en forme (écrite
ou verbale) des moyens que nous utilisions dans le passé pour communiquer avec l’autre
partie.
XI. Liens externes
Décrivez la marche à suivre de votre société pour déterminer les incidences nouvelles ou
différentes qu’une PIA aura sur ses relations avec ses liens externes essentiels, comme
les fournisseurs de services, les banques, les chambres de compensation et comment elle
fera face à ces incidences.
EXEMPLE : Nous avons communiqué avec nos fournisseurs de services essentiels
(entreprises avec lesquelles nous avons une relation commerciale continue pour appuyer
nos activités d’exploitation, comme les entreprises qui nous fournissent des services
essentiels), et nous avons déterminé dans quelle mesure nous pouvons poursuivre nos
relations d’affaires avec eux en cas de PIA à l’interne ou à l’externe. Nous établirons
rapidement d’autres ententes si une composante d’entreprise n’est plus en mesure de nous
fournir les biens et services nécessaires quand nous en avons besoin en raison d’une PIA
chez elle ou dans notre société. [ou nous avons passé un autre contrat avec certaines
composantes d’entreprise essentielles pour fournir ces services. Les fournisseurs
suppléants sont indiqués ci-dessous.] Nos principaux fournisseurs sont : [indiquez le
service ou le produit, le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du fournisseur, ainsi
que le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de tout fournisseur suppléant].
EXEMPLE : Nous avons contacté nos banques et prêteurs pour déterminer s’ils peuvent
continuer à fournir le financement dont nous aurons besoin en cas de PIA à l’interne ou à
l’externe. La banque qui détient notre compte d’exploitation est : [indiquez le nom,
l’adresse, le numéro de téléphone et la personne-ressource de la banque]. La banque qui
détient notre compte de capitaux propres des remisiers (compte CCPR) est [indiquez le
nom, l’adresse, le numéro de téléphone et la personne-ressource de la banque]. Si nos
banques ou autres prêteurs ne sont pas en mesure de fournir le financement, nous
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chercherons immédiatement d’autres sources de financement auprès de [nom, adresse,
numéros de téléphone de la banque ou du prêteur].
EXEMPLE : Nous avons contacté nos contreparties essentielles, comme d’autres maisons
de courtage ou clients institutionnels, pour déterminer si nous serons en mesure
d’effectuer nos opérations avec elles, en cas de PIA à l’interne ou à l’externe. Si les
opérations ne peuvent être effectuées, nous collaborerons avec notre courtier chargé de
compte ou nous contacterons les contreparties directement pour prendre d’autres
arrangements afin d’effectuer ces opérations dans les meilleurs délais.
XII. Rapports financiers réglementaires
Expliquez comment votre société déposera ses rapports financiers aux autorités
réglementaires en cas de PIA.
EXEMPLE : Notre société est assujettie aux règlements de l’ACCOVAM. Nous déposons
actuellement les rapports à l’ACCOVAM par Internet/DERFR, copies papier par la poste
et par voie électronique à l’aide de la télécopie ou du courriel. En cas de PIA, nous
vérifierons auprès de l’ACCOVAM et de tout autre organisme de réglementation pour
déterminer de quels moyens de dépôt nous disposons encore, et nous utiliserons ceux qui
se rapprochent le plus en vitesse et en forme (écrite ou verbale) de notre méthode de
dépôt antérieure. Au cas où nous serions dans l’impossibilité de contacter nos organismes
de réglementation, nous continuerons à déposer les rapports requis en utilisant les
moyens de communications dont nous disposerons. [Coordonnées de la personneressource de l’organisme de réglementation]
XIII. Mises à jour et examen annuel
Décrivez la politique de mise à jour et d’examen annuel du PCA de votre société.
EXEMPLE : Notre société mettra ce plan à jour chaque fois qu’un changement important
sera apporté à nos activités, à notre structure, ou à l’emplacement de nos bureaux ou de
ceux de notre courtier chargé de compte. De plus, notre société examinera chaque année
ce PCA, le [date], afin de tenir compte de tous les changements apportés dans notre
structure, nos activités ou l’emplacement de nos bureaux ou de ceux de notre courtier
chargé de compte.
XIV. Approbation de la haute direction
Approuvez le PCA de la société en signant ci-dessous.
EXEMPLE : J’ai approuvé ce plan de continuité d’activité et j’estime qu’il est
raisonnable pour permettre à notre société de remplir ses obligations envers ses clients en
cas de PIA.
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Signé :
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Titre :
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Date :
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