Manuel d`utilisation

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Manuel d’utilisation
SwingCount Clients
Gestion
Introduire et modifier clients
Rechercher client
La recherche de clients est lancée avec le bouton
à côté de “Nom / description’ (ligne 1) ou à côté de
Code client quand l’option ‘Propre code client’ est activé.
Ceci vous mène vers un écran de recherche où vous pouvez chercher suivant différents paramètres.
Sélectionnez présentation: Ici vous pouvez indiquer dans quelle série de champs vous souhaitez chercher
Général :
chercher par code, nom, adresse, commune
Détaillé :
chercher par code, nom1, nom2, adresse, code postal,
commune, pays, tél, fax, gsm, e-mail
Comptabilité : chercher par code, nom, numéro TVA
Contact :
chercher par nom, prénom, code, nom client
avec Stop:
chercher par code, nom, adresse, commune, info état
avec message : chercher par code, nom, adresse, commune, info état
non-actif:
chercher par code, nom, adresse, commune, info état
Vous pouvez chercher dans tous les champs (any field), ou vous pouvez indiquer un champ spécifique
Commence par: si vous sélectionnez ceci le contenu du champ doit commencer avec ce que vous cherchez
Comprend :
si vous sélectionnez ceci le contenu du champ doit comprendre ce que vous cherchez
Ajouter sélection : peut être utilisé pour ajouter une ligne supplémentaire pour affiner la commande de
recherche
Enlever sélection : peut être utilisé pour enlever une ligne avec des paramètres de recherche
Appliquer : va démarrer la commande de recherche, aussi possible en cliquant simplement sur Enter
Supprimer : annule tous les filtres. Tous les articles sont alors montrés.
Quand le client recherché est trouvé cliquez double sur le client pour ouvrir la fiche.
Tuyau: quand dans l’écran de départ vous introduisez déjà une valeur dans le champ “Nom / description (ligne 1)”
et ensuite vous cliquez sur l’icône de recherche alors le système cherche automatiquement dans le champ
Code Client. Si vous laissez ceci vide le système cherche automatiquement dans le champ “Nom /
description (ligne 1)”.
Créer client
Introduisez “Nom / description (ligne 1)” et cliquez sur
New
Le code client est établi automatiquement de manière à ce qu’il soit toujours unique. Paramètre “Propre
code client” peut être activé avec lequel on peut créer soi-même le code client mais ceci est déconseillé
Vous complétez les (deux) lignes de description avec le nom de famille et le prénom ou nom de la firme du
client et remplissez, si vous le souhaitez, un appellatif (Mr., Mme., famille …).
Ensuite vous parcourez les différents onglets : adresse, comptabilité, info, comptes en banque et contact.
Adresse
Langue :
langue du client (français, néerlandais, anglais, allemand)
détermine la langue dans laquelle les documents sont imprimés.
Code pays : code à deux lettres sur base des normes internationales, si pas connu vous pouvez les
rechercher avec l’icône
Nom/description/adresse pour document : est un champ où vous pouvez donner des lignes
supplémentaires d’adresse qui sont aussi imprimées sur les
documents entre le nom et l’adresse
Identification unique : Ici vient le numéro de registre national lorsque vous faites la lecture de données
d’une carte d’identité électronique.
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Via l’icône
vous pouvez faire la lecture des données d’une carte d’identité électronique. Pour ceci
vous devez disposer d’un lecteur de carte.
Via le bouton
vous pouvez envoyer directement un e-mail.
Comptabilité
Code devise :
Numéro TVA :
Exemption de TVA :
Numéro de domiciliation :
Message de domiciliation :
Echéance :
Compte de rendement :
Imprimer rappels :
Texte services publiques :
Code centre de frais/de produit :
Sales discount rate:
Plafond de crédit :
monnaie qui est proposée par défaut à la création de factures de
vente.
- si la monnaie (+ cours par rapport à Euro) n’existe pas encore, vous
pouvez la créer avec l’icône
- voir aussi SwingCount/Général/Monnaie/Gestion
si votre client est défini comme firme, vous recevez l’option
supplémentaire pour introduire un numéro de TVA
- si vous n’avez pas de numéro de TVA, il est conseillé de remplir la
lettre ‘G’ (=pas) . Ainsi vous évitez que le client soit repris dans la liste
des numéros de TVA manquants.
cocher quand le client est exempté de la TVA.
numéro de domiciliation pour ce client
cocher quand ce client désire recevoir un message de domiciliation
détermine la date d’échéance d’une facture de vente
compte grand-livre chiffre d’affaires, toujours un compte 7
- est proposé par défaut à l’inscription d’une facture de vente
- si le numéro de compte n’existe pas encore, vous pouvez le créer
avec l’icône
- voir aussi SwingCount/Général/Comptes grand-livre/Gestion
détermine si ce client doit recevoir un rappel pour toutes les factures
échues
détermine si le texte “certifié sincère et véritable pour la somme de
… » pour l’administration publique apparaît sur les factures
quand le module comptabilité analytique est activé vous pouvez
donner ici le centre de frais pour ce client
réduction par défaut accordé à ce client
crédit maximum pour ce client
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Info
Etat :
méthode pour bloquer certains clients
- (none):
pas de blocage
- message:
vous pouvez introduire le message dans un champ supplémentaire
ce message apparaîtra à la sélection du client
- Stop:
le client est bloqué, vous pouvez aussi introduire un message avec
la raison
- Inactif :
puisqu’on ne sait pas enlever des clients vous pouvez les mettre
en inactif pour qu’ils n’apparaissent plus dans les résultats de
recherche client dans d’autres modules
Info état:
explication pourquoi un client a un état déterminé. Apparaît aussi à l’écran à la sélection
du client.
Code sélection : code de sélection pour subdiviser votre liste des clients en groupes spécifiques
p.ex. S=ski/C=cruise/A=adventure
- à partir de ceci vous pouvez réaliser une sélection pour des mailings et des listes
- si un code de sélection n’existe pas encore, vous pouvez le créer avec l’icône
- voir aussi SwingCount/Clients/Sélection/Gestion
Quand le module CRM est activé alors ce champ n’est pas actif ici
code représentant :
manière d’attribuer chaque client à un vendeur / représentant déterminé
- rend possible l’appel d’une liste de tous les clients par vendeur / représentant
- si un code représentant n’existe pas encore, vous pouvez le créer avec
l’icône
- voir aussi SwingCount/Clients/Représentant/Gestion
Dans le bas vous pouvez donner encore des lignes d’info supplémentaires
Via
Add row vous pouvez ajouter une ligne
Texte : ici vous mettez alors le commentaire que vous souhaitez insérer
Type: ici vous indiquez où il doit être montré
TravelIN: alors le texte est montré dans l’onglet client d’une facture
TravelOR: alors le texte est montré dans l’onglet client d’un bon de commande
Si vous n’indiquez rien l’info est seulement visible dans la fiche client
Via
Insert row vous pouvez insérer une ligne
Via
Delete row vous pouvez enlever une ligne
Via
Move up vous pouvez déplacer la ligne vers le haut
Via
Move down vous pouvez déplacer la ligne vers le bas
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Sélection
Cet onglet est seulement actif quand le module CRM est activé
Dans cet écran vous pouvez indiquer d’une simple manière par quoi le client est intéressé.. Les paramètres
pour ceci sont établis via gestion groupes de sélection
Travel
Ici on indique les choses par défaut qui sont retirées lorsque ce client est utilisé pour un dossier Travel.
Commission:
% commission qu’il reçoit sur le prix de vente.
Référence commande client : Référence qui sera ajoutée à vRéf sur le dossier
Full Fare obligatoire:
Si ceci est actif alors “full fare” doit être rempli chez billets
Saving reason obligatoire : Si ceci est actif alors saving reason doit être rempli obligatoirement
Code produit Standard:
Ici vous pouvez indiquer des codes produit qui seront alors proposés
automatiquement lors de la création d’un dossier.
Points bonification :
Le client a droit à des points de bonification, uniquement lorsque cette option
est activée.
Moyen de paiement :
Un moyen de paiement par défaut qui est proposé
Référence paiement:
Référence par défaut qui est proposée
Ref. order… :
Pour des clients non Privé vous pouvez ajouter des ref. order sur le dossier
Possibilité d'introduire regular expression p.ex.
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REF:[0-9]{5} (càd REF: suivi de 5 chiffres p.ex. "REF:88445")
[A-Z]{3,10} (càd min. 3 et max. 10 capitales p.ex. "DAPXZ")
[A-Za-z0-9]{4} NUMBER (càd. 4 caractères alphanumérique suivi de NUMBER
p.ex. "BE02 NUMBER")
Par champ référence vous pouvez indiquer si ceci est obligatoire dans TravelVente-Dossier-Gestion
Tour (uniquement visible lorsque vous utilisez SwingTravel)
Ici vous donnez les paramètres pour le client sélectionné pour utilisation via les programmes SwingTour.
Suivant le type de client certains champs sont oui ou non être activés.
Chez Voucher vous pouvez indiquer à qui celui-ci doit être adressé et comment il doit être envoyé.
Chez Invoices vous pouvez éventuellement introduire chez “Code client” un code client principal. La facture
sera, au niveau comptable, relié à ce code client. On utilise ceci lorsqu’il y a une maison mère et des
succursales.
Lorsque le paramètre “Envoi à succursale” est allumé alors la facture sera adressée à la succursale. Ceci
dans le cas d’utilisation d’enveloppes à fenêtre. Dans le cas de facturation électronique on envoie toujours
un e-mail à la maison mère et à la succursale. Ces message sont envoyés à l’adresse e-mail de celui qui a
réservé ou à l’adresse e-mail des contacts où le document type “I” a été indiqué. S’il n’y a pas ces adresses
alors le mail sera envoyé à une adresse interne qui a été établie dans le document.
Compte en banque
Ici vous pouvez introduire toutes les données bancaires qui ont rapport à ce client en cliquant sur
l’icône
Add row. Par client vous pouvez introduire plusieurs numéros de comptes en banque, aussi bien
numéro de compte en banque international (IBAN) que national (BBAN).
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Voyageur
Par client il est possible d’introduire les différents voyageurs. Quand on créé un dossier alors les voyageurs
de ce dossier sont reliés automatiquement à la fiche client si l’option “Enregistrer” chez les voyageurs dans
l’onglet voyageurs du dossier est activé. Ceci est toujours actif par défaut.
En cliquant sur l’icône
Add row vous pouvez ajouter un contact.
Dans le champ “Type Document “ vous pouvez indiquer si un contact/voyageur précis désire assurément
recevoir un document spécifique par e-mail.
I = Invoice (facture de vente en pdf)
IXML = Invoice Xml (facture de vente en format XML)
O = Commande (bon de commande)
D = lettre de Domiciliation
S = rappel
Quand un type de document est choisi alors le champ “e-mail” est à remplir obligatoirement.
Article
Cet onglet est seulement actif quand le module CRM est activé
La partie supérieure de l’écran comprend les articles.
La partie inférieure de l’écran comprend les actions article de l’article sélectionné.
En cliquant sur l’icône
Add row vous pouvez ajouter des articles.
Les actions article qui ne sont pas traitées peuvent aussi être appelées via
Vous trouvez plus d’explications sur le module CRM dans le manuel CRM.
à côté de Code Client.
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Documents
Cet onglet est seulement actif quand le module CRM est activé
Dans cet onglet des documents importants peuvent être reliés au client.
Ceci peuvent être des messages électroniques ou d’autres documents (Word, Excel, Powerpoint, photos…)
Vous pouvez simplement glisser les documents dans la case blanche depuis votre in-box ou explorateur de
Windows. Par ceci ils sont mis en mémoire dans la base de données. Les fichiers originaux restent aussi
conservés.
Lorsque vous cliquez sur le bouton droit de la souris sur un document vous avez la possibilité de le :
renommer via Change Name
ouvrir Open document
mettre en mémoire localement via Save document as
enlever via Delete document. Enlèvera le document seulement ici.
Cliquez ici pour voir un film démo
Via
Create Folder vous pouvez créer vous-même des sous-dossiers
Via
Delete Folder vous pouvez enlever un sous-dossier
Via
Show Folders vous pouvez oui ou non montrer la structure du dossier
Via
Icon view vous pouvez déterminer comment le contenu des dossiers sera présenté (Tiles, Large
icons, Small icons, List, Detail
Via
Icon Grouping vous pouvez grouper les fichiers (pas de regroupement, type fichier, date, utilisateur)
Points bonification
Cet onglet est seulement actif quand le module Points bonification est activé
Ici vous pouvez via
de points.
Les champs avec un marquage
Add row ajouter une ligne pour enregistrer manuellement l’enlèvement ou l’ajoute
sont des champs à remplir obligatoirement.
*CRM et point de bonification sont des options payantes.
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