PROCÉDURE « ÉLABORATION ET SUIVI BUDGÉTAIRE »

MANAGEMENT - BUDGET
PROCÉDURE « ÉLABORATION ET SUIVI BUDGÉTAIRE »
Pilote : Directeur Financier
Visa du Directeur Général le 26/11/2014
Version 2
Cette procédure concerne l’élaboration du budget annuel de l’Office ainsi que son suivi
Présentation de la procédure
OBJET
Définir le cadre budgétaire exploitation et investissement pour l’année N en tenant compte des orientations fixées
par le CA lors du Débat d’Orientation Budgétaire (DOB)
CHAMP D’INTERVENTION
Débat d’Orientation Budgétaire, le vote du budget primitif et les Décisions Modificatives (DM) annuelles
DÉBUT
Lettre de cadrage adressée aux services
FIN
Vote de la DM octobre
PRINCIPES QUI GUIDENT L’EXÉCUTION
Respect des règles pour les Oph soumis à la comptabilité de commerce
RÉFÉRENCES
Avenant modificatif du 18/12/2007 à l’instruction comptable n°95.7
Chef de Service : CdS
Débat d’Orientation Budgétaire : DOB
Décisions Modificatives : DM
Directeur Financier : Df
2
Oph93 – Procédure « Élaboration et suivi du budget » - 2014
QUI
ÉTAPE N°1
1.1
DG
+Président
1.2
Service Études et
Qualité (SEQ)
ÉTAPE N°2
Conseil
d’Administration
+Président
+DG
ÉTAPE N°3
Df
ÉTAPE N°4
DG (si nécessaire)
+Df
+Directeurs
+CdS
+CdS compta (si
nécessaire)
ÉTAPE N°5
Df
ÉTAPE N6
DG
PHASE ÉLABORATION DU BUDGET
QUOI
Préparation du rapport du Président
Rapport du Président servant de support au DOB
Préparation de la délibération sur l’augmentation des loyers
Préparation de la délibération sur l’augmentation des loyers
au 01/01/N
DOB et vote du CA sur les loyers
Présentation par le Président du rapport servant de support
au DOB
Vote du CA sur l’augmentation des loyers
Lettre de cadrage
Lettre de cadrage adressée aux services :
- Orientations stratégiques
- Planning
- Modifications règlementaires le cas échéant
- Les hypothèses d’évolution (inflation ICC etc.)
Réunions avec chaque service (<>20)
Examen des demandes du service poste par poste
Arbitrage des crédits alloués
Préparation du document budgétaire
Préparation du document budgétaire :
- Comptes de résultats prévisionnels charges et
produits et le tableau de financement prévisionnel
pour l’investissement, les annexes légales et les
documents :
- PPE N et N+1
- Programmation remplacements de composants
année N
- Situation des autorisations de programme et
crédits de paiement APCP
Rédaction note de présentation fin novembre
Validation
Validation DG
DG
+Df
ÉTAPE N°7
Secrétariat du DG
Présentation au président
ÉTAPE N°8
Df
Validation Conseil d’Administration
Présentation au CA
Vote du CA
Contrôle de légalité
Envoi au contrôle de légalité
Retour exécutoire
Saisie du budget dans le SI
Saisie du budget sans ESTI@
ÉTAPE N°9
Secrétariat du DG
ÉTAPE N°10
Service
Comptabilité
ÉTAPE N°11
CdS
+Délégués
3
Information aux administrateurs
Envoi aux administrateurs
Suivi du budget
Suivi budgétaire effectué par les Chefs de Service/délégués
avec des fréquences et des outils adaptés aux différentes
lignes
Oph93 – Procédure « Élaboration et suivi du budget » - 2014
QUAND
COMMENT
SI NON
Début octobre
N-1
-
-
Début octobre
N-1
-
-
mi-octobre N-1
Vote en CA
Retour étape
N°1
Après le débat
du CA
-
-
entre le 1 et le
20 novembre N1
-
si précision
complément
retour service
et DF
Rédaction note
de présentation
fin novembre N1
-
-
-
-
-
-
er
Retour étape
5
Retour étape
5
début décembre
N-1
-
-
Retour étape
5
-
-
-
-
-
-
-
si nécessaire
des DM
peuvent
intervenir à
d’autres
périodes de
l’année
Tout au long de
l’année N
ÉTAPE N°11
Chefs de service
Délégués
PHASE SUIVI DU BUDGET
Suivi du budget
Suivi budgétaire effectué par les Chefs de Service/délégués
avec des fréquences et des outils adaptés aux différentes
lignes
ÉTAPE N° 12
Df
Chefs de service
Préparation Décision Modificative (DM) pour CA octobre
Réunions avec chaque service (<>20)
Examen du budget réalisé / engagé fin août
Recadrage budget N
Df
DG
Arbitrage financier
Df
Préparation de la décision modificative
Rédaction note de présentation
Validation du DM
Validation DG
ÉTAPE N°13
DG
DG
Df
ÉTAPE N°14
Secrétariat du DG
Présentation au président
ÉTAPE N°15
Df
Approbation CA
Présentation au CA
Vote CA
Contrôle de légalité
Envoi au contrôle de légalité
retour exécutoire
Saisie du budget dans le SI
Saisie du budget dans ESTI@
ÉTAPE N°16
Secrétariat du DG
ÉTAPE N°17
Service
comptabilité
4
Information aux administrateurs
Envoi aux administrateurs
Oph93 – Procédure « Élaboration et suivi du budget » - 2014
-
si nécessaire
des DM
peuvent
intervenir à
d’autres
périodes de
l’année
-
-
semaine
sept N
-
-
Fin septembre
N
-
-
-
-
-
Début
octobre N
-
Retour étape
12
Début
octobre
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Tout au long
de l’année N
er
Entre le 1 et
le 15 sept N
ème
3
Logigramme : Procédure « Élaboration et suivi du budget »
Étape N°1 (début octobre N-1)
DG
+Président
Étape N°1.1
Rapport du Président servant de support au
DOB
Étape N°1.2
Délibération sur l’augmentation des loyers
SEQ
Président
Étape N°2 (mi-octobre N-1)
Présentation du rapport servant au DOB et de la délibération
sur l’augmentation des loyers
N
CA
Vote du CA augmentation
des loyers
O
Df
Étape N°3
Lettre de cadrage
DG (si nécessaire)
+Df
+Directeurs
+CdS
+CdS Compta (si nécessaire)
Étape N°4 (entre le 1er et le 20 nov N-1)
Réunion avec les Chefs de service
Étape N°5 (fin nov N-1)
Préparation du Document Budgétaire
Df
Étape N°6
N
Validation
DG
DG
O
N
Président
Validation
Président
O
Secr. DG
Df
Étape N°7 (début déc N-1)
Information aux Administrateurs
Étape N°8
Présentation du Document Budgétaire au CA
N
CA
Validation
O
5
Oph93 – Procédure « Élaboration et suivi du budget » - 2014
Étape N°9
Secr. DG
Contrôle de légalité
Service Compta
Étape N°10
Saisie du budget dans Estia
CdS
+Délégués
Étape N°11 (tout au long de l’année)
Suivi budgétaire
O
Événements entrainant
une modification
budgétaire
Préparer les DM
pour le CA suivant
N
Étape N°12 (entre le 1er et le 15 sept N)
Suivi budgétaire et rédaction d’une DM pour CA d’octobre N
DG
+Df
Arbitrages
Df
Rédaction note de présentation
Df
Étape N°13 (début oct N)
Suivi budgétaire et rédaction d’une DM pour CA d’octobre N
DG
Validation
DG
Validation
Président
Président
O
Étape N°14 (début oct N)
Information aux administrateurs
Étape N°15 (début oct N)
Présentation au CA
Df
Vote
CA
Secr DG
Service Compta
6
Étape N°16
Contrôle de légalité
Étape N°17
Saisie du budget dans Estia
Oph93 – Procédure « Élaboration et suivi du budget » - 2014
N