FICHE DE POSTE Réf : Scol-ADT-T-10

FICHE
DE
POSTE
Réf : Scol-ADT-T-10
INTITULE DE LA FONCTION
Gestionnaire scolarité cellule technique
IDENTIFICATION DU POSTE
CORPS
: ATRF ..............................................................................................................
Service / Direction
: SCOLARITE .....................................................................................................
Localisation du poste :
 Directions centrales : ☐ Aix-en-Provence
 Campus
:☐
☐
☐
☐
☐
☐
campus
campus
campus
campus
campus
campus
 Composante
:Faculté
☐ Marseille
Pharo
Aix-en-Provence
Etoile
Marseille Centre
Timone
Luminy
de Médecine
BAP : J
POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE
Pôle / Service / Bureau
: Service de la SCOLARITE- Comité des Etudes
CONTEXTE ET SPECIFICITE
La Faculté de Médecine compte environ 14 000 étudiants, dans le cursus Santé proprement dit ou dans le
cursus LMD ainsi que les formations dans le domaine paramédical.
Le service de la Scolarité va assurer à la rentrée 2014 la gestion des inscriptions administratives et
pédagogiques. Il comptera environ 25 personnes, sous la direction du chef de service.
Dans ce contexte, il est apparu nécessaire d’en revoir l’organisation globale et d’en renforcer le pilotage et le
contrôle de gestion.
ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Le poste est implanté au sein du Comité des Etudes, et plus particulièrement au sein de la cellule technique
nouvellement créée, en charge des grands outils de la Scolarité : ROF, APOGEE et ADE (ou tout autre outil de
gestion des plannings choisi par l’Université) notamment.
Cette cellule sera constituée de 2 agents de catégorie C encadrés par un poste de TECH.
MISSIONS PRINCIPALES
Afin d’atteindre ses objectifs de qualité et de continuité du service délivré, le schéma organisationnel retenu
pour cette cellule est celui de la polyvalence qui permet d’enrichir le contenu des activités tout en permettant
d’apporter en permanence des réponses grâce à la vision globale des agents
Ce poste aura pour mission principale de renseigner l’outil de gestion du planning (ADE actuellement), à partir
des éléments fournis par la cellule administrative du comité des études
Il aura pour mission secondaire de pallier l’absence du 2ème agent affecté dans le service sur le logiciel APOGEE.
ACTIVITES
Saisir le planning des différentes formations dans le logiciel ADE, et mettre à jour en fonction des modifications
tout au long de l’année
Réceptionner les réservations de salle et effectuer la saisie
Assurer la diffusion des informations
La gestion du planning concerne le site Timone et le site Nord.
TENDANCES D’EVOLUTION
Ce poste étant nouvellement créé, son périmètre et ses missions seront susceptibles d’être ajustés en fonction
de la réorganisation globale de la Scolarité.
COMPETENCES
 Métier
-
Bien connaitre l’environnement universitaire, et notamment celui d’AMU
-
Avoir une bonne connaissance du domaine de la Scolarité. Avoir un minimum de notions des spécificités
des cursus du domaine de la santé
-
Connaître ou s’adapter rapidement au logiciel ainsi qu’à APOGEE (formations à suivre au besoin)
 Savoir être
-
Faire preuve d’esprit d’équipe
-
Savoir s’organiser et gérer les priorités
-
Avoir un bon relationnel face à des interlocuteurs variés
-
Faire preuve d’adaptabilité et de polyvalence