Avec les solutions d`Esker, Brake France envoie chaque mois ses 2

Gestion des bulletins de paie
RÉFÉRENCE CLIENT
Esker on Demand
Avec les solutions d’Esker, Brake France envoie
chaque mois ses 2 000 bulletins de paie ainsi
que d’autres courriers RH.
Brake France, filiale du Groupe Brake Bros, a choisi les solutions d’Esker
pour gérer chaque mois l’envoi par courrier de ses 2 000 bulletins de paie.
Brake France a ainsi pu gagner en efficacité et en sérénité.
Brake France est la filiale du groupe Brake
Bros, n°1 de la distribution alimentaire au
Royaume-Uni.
Brake France ce sont :
 2 000 collaborateurs,
 510 millions d’euros de chiffre
d’affaires,
 3 800 produits,
 43 000 clients (restaurateurs
et collectivités)
www.brake.fr
Distribution alimentaire
Configuration
 ERP: SAP
Le contexte
Filiale du Groupe Brake Bros, n°1 de la distribution alimentaire pour la restauration
au Royaume-Uni, Brake France est spécialisé dans la distribution de produits
alimentaires surgelés et frais, destinés aux professionnels de la Restauration. Les
2 000 salariés de Brake France sont aujourd’hui répartis sur 40 sites en France, afin
d’assurer une proximité avec les clients.
Jusqu’en 2007, Brake France externalisait la production de la paie auprès d’un
prestataire externe afin de gérer chaque mois l’envoi de ses 2 000 bulletins de paie
par courrier sur l’ensemble de la France. Un fonctionnement qui ne satisfaisait pas
le service RH ; le manque de souplesse et l’inadaptation de la solution perturbant
le bon déroulement de l’envoi des courriers.
Dès le départ, l’équipe d’Esker a su s’adapter à nos
besoins et à nos contraintes techniques. Les mots d’ordre
étaient : simplicité, rapidité et efficacité. Alors qu’avec notre
prestataire précédent le moindre ajustement était source de
stress, aujourd’hui nous faisons entière confiance à Esker qui
est toujours apporteur de solutions.
Sophie Rumeau-Gaidon  Responsable Paie et Administration du
personnel  Brake France
Le besoin
S’agissant d’une mission essentielle et récurrente, le service RH a souhaité, en
milieu d’année 2007, trouver une nouvelle solution sur laquelle il puisse réellement
s’appuyer et qui soit plus facile à gérer au quotidien.
Brake France avait des critères essentiels, à savoir :
 une solution certifiée SAP pour une question de simplicité ; Brake France
utilisant les solutions SAP pour gérer l’ensemble de ses flux RH (gestion des
temps, paie, administration du personnel et organisation des sites)
 un partenaire de proximité, à la fois à taille humaine et compétent
 la traçabilité des envois
 l’engagement de service
 une forte disponibilité relationnelle
Le changement devait également pouvoir se faire rapidement et très facilement,
afin de ne pas perturber les envois des bulletins de paie et de ne pas monopoliser
les équipes du service RH sur cette mission de transition.
www.esker.fr
Gestion des bulletins de paie
RÉFÉRENCE CLIENT
La solution
Les bénéfices
Le choix de Brake France s’est très rapidement porté sur la
société Esker et le service Esker On Demand qui répondait
à l’ensemble des critères.
2 000 bulletins de paie envoyés chaque mois par courrier
Grâce à l’utilisation du service Esker on Demand, Brake
France a pu gérer rapidement le changement de solution,
sans perturber le processus d’envoi des bulletins de paie.
Le service RH dispose aujourd’hui d’une solution efficace et
fiable.
Dès novembre 2007, les bulletins de paie ont pu être
envoyés grâce au service Esker on Demand.
Un processus simplifié et un gain de temps
Préparés dans SAP par l’équipe Paie et Administration
du personnel, les documents sont transférés directement
depuis SAP vers la plateforme de production d’Esker.
Ils sont ensuite imprimés, mis sous pli, affranchis et envoyés
par courrier aux 2 000 salariés en France.
Grâce au service Esker on Demand, Brake France peut
également :
 valider les documents avant envoi, pour vérifier une
nouvelle fois les bulletins de paie et planifier l’envoi
 gérer les retours grâce au suivi des courriers non
distribués,
 avoir un suivi de ses courriers grâce à la remontée des
statuts d’envoi dans SAP.
Une utilisation étendue à d’autres courriers RH
Au-delà de l’envoi mensuel des bulletins
Direction des Ressources Humaines de Brake
au quotidien le service Esker on Demand
d’autres documents RH sur des sujets tels
Individuel à la Formation, le Compte Epargne
de paie, la
France utilise
pour l’envoi
que le Droit
Temps, etc.
Aujourd’hui, l’envoi des 2 000 bulletins de paie est
facilement exécutable. Il ne représente plus une tâche
à part entière mais s’intègre dans le processus global de
préparation et de validation des bulletins de paie.
Alors que la ré-internalisation d’un tel processus peut
parfois être source de stress et de soucis techniques,
la collaboration avec Esker a permis de gagner en
productivité et en sérénité.
Un accompagnement individualisé
Les compétences techniques et la capacité d’écoute des
équipes Esker ont permis au service RH de Brake France
de gérer sereinement le processus d’envoi des bulletins de
paie.
Les 7 personnes du pôle Paie et Administration ont été
accompagnées au démarrage du projet et utilisent
aujourd’hui la solution Esker on Demand de façon
autonome.
Au-delà de notre satisfaction sur l’offre et les
compétences techniques, nous apprécions
particulièrement la qualité relationnelle
des équipes d’Esker. Cela répond à notre
volonté de trouver un interlocuteur qui soit
capable d’allier compétences techniques
et proximité. Plus qu’un prestataire, Esker est
aujourd’hui un véritable partenaire.
Des envois ponctuels mais récurrents : sur les 3 premiers mois
de l’année, plus de 6 800 pages sont envoyées par courrier
aux salariés concernés.
La simplicité d’utilisation des solutions d’Esker permet à
l’ensemble de l’équipe de les utiliser selon les besoins et
d’absorber facilement ces pics d’envoi.
Sophie Rumeau-Gaidon  Responsable Paie et
Administration du personnel  Brake France
Archivage
Auparavant conservés sur des CD-Rom, les bulletins
de paie sont aujourd’hui archivés automatiquement
et électroniquement : lorsqu’un document est diffusé
via Esker on Demand, il est automatiquement archivé
électroniquement via le service Esker on Demand.
Ils sont ainsi disponibles pendant 3 ans en ligne via l’interface
Esker on Demand Manager. Au-delà de cette période,
les documents sont archivés sur un support DVD-Rom
envoyé à Brake France.
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Tél. : +33 (0)4 72 83 46 46
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CS-EOD-FR-004-B