Vous recherchez une salle pour organiser une

Vous recherchez une salle pour organiser une réunion, manifestation, un évènement familial ?
La ville de Cléder loue ou met à disposition ses salles d’une capacité de 25 à 350 places.
Le service des salles municipales centralise toutes les démarches administratives nécessaires
à la location d'une salle.
Vous trouverez dans ce dossier :
•Le règlement intérieur des salles municipales
•Le tarif des salles
•Le contrat de location
•Une attestation d’utilisation des services d’un traiteur clédérois
•Un exemple d’attestation d’assurance
Article 1 : CONDITIONS D’UTILISATION
1. Une salle ne sera mise à disposition des associations, particuliers ou entreprises qu’après
l’autorisation du maire ou de son représentant.
2. La demande de réservation de la salle sera faite par écrit en mairie par le responsable de
la manifestation, en précisant :
a. La date et l’heure de début et de fin de la manifestation
b. La nature de la manifestation
c. Les salles utilisées (salle de spectacle, foyer des anciens, office)
d. Le nombre approximatif de participants attendus
e. L’équipement souhaité (sono, tables, chaises…)
3. Chaque salle doit être utilisée conformément à sa destination (réunions, spectacles, repas
apéritifs, soirées …) en privilégiant les grandes manifestations pour les grandes salles
(supérieures à 100 personnes, les autres salles communales pouvant être utilisées pour les
petits rassemblements).
4. La réservation ne sera effective qu’après réception de l’accord écrit de la mairie et du
paiement d’un acompte de 30 % du prix de la location.
5. En cas d’annulation l’acompte ne sera pas restitué (sauf cas de force majeure)
a. Salle Kan Ar Mor : dans les deux mois précédant la date de la manifestation.
b. Autres salles : dans le mois précédent la manifestation.
6. Le réservataire sera tenu de justifier de la souscription d’une assurance de responsabilité
civile garantissant les éventuels dommages causés aux locaux et matériels ainsi que ceux
subis par des tiers à l’occasion de la manifestation.
7. La remise des clefs se fera à la mairie, aux jours et heures ouvrables, après le paiement du
solde de la location et le dépôt d’un chèque de caution. Les clefs seront restituées le plus
rapidement possible, à l’issue de la manifestation ou dès le jour ouvrable suivant. La
caution sera rendue si aucune dégradation n’est constatée, après inventaire de la salle
par un représentant de la commune.
8. Les locaux seront mis à la disposition du réservataire en état de propreté et devront être
restitués dans le même état. A l’issue de la manifestation, le réservataire devra
débarrasser la salle, en assurer le nettoyage et ranger le matériel (tables, chaises…) dans
les endroits prévus à cet effet.
9. Les utilisateurs de la salle devront veiller eux-mêmes :
a. Au respect du règlement
b. Au respect des consignes de sécurité
c. A procéder à l’extinction des lumières
d. A fermer l’ensemble des portes et fenêtres après une dernière visite des lieux
e. A prendre en charge le cas échéant, les déclarations et règlement à la SACEM et
autres organismes concernés par l’organisation d’un spectacle
f.
Le cas échéant, à faire une demande d’autorisation d’ouvrir un débit temporaire
de boisson, 3 semaines au moins avant la date de la manifestation.
g. Respecter les heures de fin de manifestation précisées pour chaque salle
10. Une caution de 1000 euros (par chèque) sera demandée lors de la remise de la clef,
excepté pour les écoles et les organismes émanant de la collectivité
11. Toute demande de réservation sortant du cadre du présent règlement pourra être
examinée par le bureau municipal.
12. La mairie se réserve le droit d’annuler la réservation en cas de besoin imprévu pour ellemême, dans une situation de force majeure.
13. La commune dégage toute responsabilité pour les dégâts et vols pouvant être causés
aux biens personnels des utilisateurs.
14. Le prêt gratuit d’une salle pour une association clédéroises devra être accompagné
d’une signature de convention.
15. Le conseil Municipal se réserve le droit de modifier à tout moment le présent règlement et
de réviser les tarifs de location à compter du 1er janvier de chaque année.
Article 2 : Les priorités de réservations
Priorité 1 : Les activités de la mairie de Cléder et les associations de Cléder. Une réunion de
programmation se fera une fois par an, courant septembre.
Priorité 2 : Les habitants de Cléder ayant plus de 18 ans et les entreprises de Cléder.
Priorité 3 : Les associations extérieures, si un membre de Cléder est présent, et les entreprises
extérieures.
NOTA 1 : Si deux demandes sont déposées pour la même date, priorité est donnée à la première.
NOTA 2 : Une association Clédéroise peut recevoir une assemblée générale départementale,
régionale ou nationale.
Article 3 : Consignes de sécurité
1. La préparation de repas ainsi que l’ajout de tout matériel de cuisson au gaz sont interdits
dans l’ensemble des salles.
2. Le locataire s’engage à ne pas dépasser le nombre de personnes autorisé par salle.
3. La salle louée devra être rendue propre, le matériel disposé et rangé tel qu’il était lors de
la remise des clés. Un état des lieux d’entrée et sortie sera effectué par un employé
communal en présence du futur locataire. Lors de cet état des lieux, les consignes de
sécurité seront expliquées.
a. Le fonctionnement des extincteurs
b. Le déclenchement de l’alarme incendie
c. Le déclenchement du système de désenfumage
d. L’accès au téléphone de secours avec les numéros d’urgence
e. Les coupures d’urgences
4. Le locataire doit veiller à ce que les issues de secours soient parfaitement dégagées.
5. Le locataire s’engage à ne pas utiliser du matériel à risque, inflammable ou explosif
(comme des bouteilles de gaz, feux d’artifices, barbecue ou friteuse électrique par
exemple). En cas de besoin, l’installation électrique pourra être modifiée par l’employé
communal habilité. Aucune modification ne pourra être réalisée sans son accord.
6. Il est interdit de fumer dans les salles mises à la location.
7. Le locataire (ou le responsable de la location) s’engage à faire respecter les règles de
civisme afin de ne pas déranger le voisinage de la salle louée (ex : ébriété sur la voie
publique, tapage nocturne, stationnement des véhicules, circulation…).
La ville de Cléder, représentée par Gérard Danielou, maire de Cléder
Place Charles de Gaulle, 29233 Cléder
□ Accepte
/
□ Refuse
□ Particulier
□
la demande de location / prêt formulée par :
□ Association
Résident ou siège social à Cléder
□ Entreprise
□
Commune extérieure
M. / Mme / Raison sociale _______________________________________________________________
Adresse ________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
Téléphone __/__/__/__/__/__/__/__/__/__/
Téléphone portable __/__/__/__/__/__/__/__/__/__/
Représenté par M./Mme ________________________________________________________________
Il est entendu que la ville de Cléder donnera en location / prêt :
□ Salle Kan Ar Mor
□ Salle Channel
□ Salle Amzer Zo
□ Maison des Associations - Grande salle
□ Salle Espace 2000
□ Maison des Associations - Salle réunion étage
□ Salle Béchu
□ Autre salle : ______________________________
Nombre de personnes attendues : _______
Attestation d’assurance : OUI / NON
□ Attestation d’un traiteur Clédérois : Réduction de 20 % sur le prix de la location de la salle
Le ___/___/______ pour ____ journée(s)
au prix total TTC de ________€
□ Gratuité
Objet de la manifestation : cocher et compléter
□ Si mariage, préciser noms et prénoms des futurs mariés :
_______________________________
o Adresse des futurs époux : __________________________________________________
o Lien de parenté avec le demandeur : _______________________________________
□ La manifestation donne lieu à un droit d’entrée ou participation : OUI / NON
□ Motif de la location : ______________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
□ Heure limite de mise à disposition de la salle : ______________________________________
Les conditions de location répondront aux prescriptions mentionnées dans le règlement
intérieur des salles municipales dont le locataire reconnaît avoir pris connaissance et
accepter expressément le contenu. Le Règlement intérieur des salles municipales, annexé au
contrat de location, aura valeur contractuelle. La réservation de la salle n’est effective qu’à
réception d’un exemplaire du présent contrat accompagné du dossier complet.
Fait à Cléder, le ___/___/______/, en deux exemplaires.
Pour le réservant,
Gérard Danielou, maire de Cléder
Pour le locataire,
M./Mme __________________________
Signature et mention « lu et approuvé »
Prix de la location sans les options : _____________________ €
□ Option chauffage 50 € / □ Option office 50 € / □ Autre option : ……………………………€
Prix total de la location : _____________________ €
Paiement :
□ espèce
/
□ chèque à l’ordre du Trésor Public
Versement d’un acompte de 30 % à la réservation : ____________________ €
Solde de la location à verser à la remise des clefs : ___________________ €
A Cléder, le ___/___/______/,
Signature :
Un état des lieux d’entrée et sortie sera effectué par un employé communal en présence du
futur locataire. Lors de cet état des lieux, les consignes de sécurité seront expliquées.
RDV état des lieux avant la prise de la location le ___/___/______/, à ___/___/______/,
Remise des clefs le ___/___/______/,
Paiement :
□ espèce
/
□ chèque à l’ordre du Trésor Public
Solde de la location : ____________ €
Chèque de caution de 1000 € : oui / non __________________________________________________
A Cléder, le ___/___/______/,
Signature :
RDV état des lieux de sortie le ___/___/______/, à ___/___/______/,
Caution restituée intégralement le ___/___/______/,
Motif de caution non restituée partielle ou totale :
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________
_________________________
A Cléder, le ___/___/______/,
Signature :
Ville de Cléder
Service des salles municipales
Place Charles de Gaulle
29233 Cléder
Nous soussignés : ________________________________________________________________________
(Nom et adresse de la compagnie)
Certifions que le risque situé :
- Salle ____________________________________________________________________________
- Dates ___________________________________________________________________________
- Manifestation ___________________________________________________________________
est assuré par ____________________________________________________________________
(nom et adresse du preneur)
auprès de notre compagnie par la police n°_______________________________________
pour sa responsabilité locative concernant les bâtiments (risques locatifs) ainsi que
les biens qui lui sont confiés par le bailleur (tels que : agencements, mobiliers,
matériel...) pour l'ensemble des risques qu'il peut encourir du fait de son activité,
notamment pour les risques :
INCENDIES, EXPLOSIONS, DOMMAGES ELECTRIQUES, DEGATS DES EAUX, VOL, BRIS DE
GLACE, VANDALISME, DESTRUCTION, DEGRADATION ET DETERIORATION.
Pour sa responsabilité civile en tant qu'organisateur pour l'ensemble des dommages
matériels et corporels qu'il peut occasionner à des tiers du fait de l’exercice ou à
l’occasion de son activité, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des locaux occupés.
Il est prévu une renonciation à tout recours du preneur et de ses assureurs envers le
bailleur et ses assureurs.
La période de garantie est fixée du ___/___/_____/ au ___/___/_____/
Fait à _____________
, le ___/___/_____/
Pour valoir ce que de droit
(cachet et signature de l'assureur du preneur)
Je soussigné : _______________________________________ (Nom commerçant ou raison sociale)
Déclare que : _________________________________________________________ (Nom du locataire)
M’a commandé pour le : _____/_____/_________/ (Date de la location)
La préparation d’un repas pour ___________________________________ (Nombre de personnes)
Par cette attestation, le locataire nommé ci-dessus peut bénéficier d’une remise de
20% sur le prix de la location d’une salle communale clédéroises.
Fait à Cléder, le : _____/_____/_________/
SIGNATURE ET CACHET :
Retrouvez le descriptif complet et les photos des salles sur le site www.cleder.fr
Version du 25/01/2013
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Version du 25/01/2013