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TROUSSE DE PLANIFICATION TABLE DES MATIÈRES RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX AU SUJET DE RIGHT TO PLAY 3 RIGHT TO PLAY EN BREF VOS DONS 4 5 RECHERCHE DE PLANIFICATION 7 QUESTIONS À VOUS POSER AVANT DE DÉBUTER IDÉES DE REMU-MÉNINGES POUR VOTRE ACTIVITÉ IDÉES D'ACTIVITÉ 7 7 7 PLANIFIER VOTRE ACTIVITÉ 8 ORGANISATION CHOISIR L'ENDROIT OÙ SE DÉROULERA VOTRE ACTIVITÉ DÉPENSES ET BUDGET ANNONCER VOTRE ACTIVITÉ PLAN D'URGENCE 8 9 10 11 11 Checklist Promoting DÉROULEMENT DE L'ACTIVITÉ 13 LISTE DE CHOSES À PRÉPARER DURANT VOTRE ACTIVITÉ 13 13 CONCLUSION DE L'ACTIVITÉ 14 ÉVALUATION FINALE FINANCES CARTES DE REMERCIEMENT CE QUE VOUS DEVEZ ENVOYER À RIGHT TO PLAY 14 14 14 15 GARDER CONTACT 16 COORDONNÉES CONTINUER À SOUTENIR RIGHT TO PLAY 16 16 Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 2 RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX AU SUJET DE RIGHT TO PLAY Chers coordonnateurs d'événements, Nous tenons à vous remercier à l'avance pour l'activité que vous organiserez afin de soutenir Right To Play! Right To Play est un chef de file mondial parmi les organismes d'aide humanitaire et de développement. Il fait appel au pouvoir de transformation du sport et du jeu pour développer les connaissances élémentaires des enfants et créer des changements sociaux dans les communautés touchées par la guerre, la pauvreté et la maladie. Right To Play collabore directement avec d'importantes agences d'aide telles que UNHCR (Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés), UNICEF, CARE et la Croix-Rouge. Right To Play a été fondé par Johann Olav Koss, quatre fois médaillé d'or olympique en patinage de vitesse. Il est le président et le PDG de notre organisme. Johann a été nommé l'‘Un des 100 futurs chefs de file de demain par le TIME Magazine et l'‘Un des 1000 chefs de file mondiaux par le World Economic Forum. Right To Play reçoit le soutien d'un réseau de plus de 300 athlètes canadiens et internationaux, incluant Wayne Gretzky, Clara Hughes, Silken Laumann, Beckie Scott, Daniel Alfredsson, Jose Calderon, Hayley Wickenheiser, Jennifer Heil, Alex Ovechkin, Adam van Koeverden et Chantal Petitclerc. Ces athlètes ambassadeurs inspirent les enfants, servent de modèles à suivre quant aux choix de vie sains et aident à faire connaître le travail de Right To Play et à amasser des fonds pour nos projets. Right To Play forme des membres de la communauté locale pour en faire des ‘entraîneurs-moniteurs qui mettront sur pied nos programmes éducatifs fondés sur le sport et le jeu. Ces programmes sont destinés aux enfants réfugiés, aux anciens enfants-soldats et aux jeunes qui sont à risque de contracter le VIH/sida ou qui sont orphelins à cause de la maladie et qui vivent en Afrique, en Asie ou au Moyen-Orient. Les quatre piliers stratégiques de nos programmes sont : L'éducation de base et le développement de l'enfant, la promotion de la santé et prévention des maladies, la résolution de conflits et la consolidation de la paix, ainsi que le développement communautaire et la participation. À la fin de l'année 2009, plus de 700 000 enfants avaient participé à des activités hebdomadaires régulières grâce à Right To Play, et un total combiné de plus d'un million d'enfants participent aux programmes réguliers, ainsi qu'aux événements sportifs spéciaux et aux festivals organisés par Right To Play. Ces activités sont organisées par plus de 13 000 entraîneurs, enseignants et moniteurs locaux. Nous déployons constamment nos efforts pour renforcer notre infrastructure sur le terrain tout en améliorant la qualité de nos ressources éducatives fondées sur le sport et le jeu afin d'augmenter le nombre d'enfants qui bénéficient de nos programmes sur une base régulière. Durant la préparation et l'organisation de votre activité, vous aurez sans doute à faire face à des obstacles et à des frustrations. Cependant, nous vous assurons qu'une fois votre activité réalisée et votre dernier invité parti, vous serez contents de votre initiative, puisque vous aurez contribué à promouvoir le droit de jouer de tous les enfants. N'hésitez surtout pas à nous contacter si vous avez des questions. Nous espérons que ce guide sera un outil utile et nous vous encourageons à nous faire part de toute suggestion visant à l'améliorer! Pour terminer, nous avons hâte de lire les anecdotes et de voir les photos de votre activité, ainsi que de recevoir les dons récoltés au nom de Right To Play! Nous vous remercions à l'avance d'avoir choisi de soutenir Right To Play lors de votre activité! Sincèrement vôtre, L'équipe de Right To Play Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 3 RIGHT TO PLAY EN BREF Notre identité : Right To Play est un chef de file mondial parmi les organismes d'aide humanitaire et de développement. Il fait appel au pouvoir de transformation du sport et du jeu pour développer les connaissances élémentaires des enfants et créer des changements sociaux dans les communautés touchées par la guerre, la pauvreté et la maladie. Right To Play offre aux enfants un endroit sécuritaire où ils peuvent apprendre et trouver de l'espoir, un sentiment essentiel pour rêver d'un meilleur futur et concrétiser ce rêve. Notre expertise : En favorisant à la fois le travail humanitaire et le développement, Right To Play forme des chefs de file locaux dans les communautés pour en faire des entraîneurs. Ces derniers offrent nos programmes dans 20 pays affectés par la guerre, la pauvreté et la maladie en Afrique, en Asie, au MoyenOrient et en Amérique du Sud. Nos programmes sont fondés sur une méthodologie unique qui fait appel au sport et au jeu pour favoriser quatre aspects importants du développement : 1. 2. 3. 4. L'éducation de base et le développement de l'enfant : Les programmes sportifs et ludiques de Right To Play favorisent le développement physique, cognitif et social des enfants et leur enseignent des valeurs et connaissances élémentaires importantes. Promotion de la santé et prévention des maladies : Les programmes sportifs et ludiques de Right To Play servent à mobiliser les communautés et à les éduquer sur les priorités nationales en matière de santé et de prévention des maladies, incluant le VIH et le sida, la malaria et l'immunisation. Résolution de conflits et consolidation de la paix : Nos programmes servent d'outils pour enseigner des habiletés de résolution de conflits et de consolidation de la paix. La participation à des activités régulières favorise le rétablissement des communautés et la réintégration des enfants affectés par la guerre. Développement communautaire et participation : Afin de stimuler le changement et de créer un impact durable, nous collaborons avec des organismes locaux pour construire une infrastructure communautaire en impliquant du personnel local et des bénévoles locaux et internationaux. Nos projets : Actuellement, Right To Play offre des programmes dans les pays suivants : Bénin, Botswana, Burundi, Chine, Éthiopie, Ghana, Jordanie, Kenya, Liban, Libéria, Mali, Mozambique, Pakistan, les territoires palestiniens (Cisjordanie et Gaza), Pérou, Rwanda, Soudan, Tanzanie, Thaïlande et Ouganda. Notre mission, notre vision, nos valeurs et nos principes directeurs : S’occuper de soi, s'occuper des autres : il s'agit de la philosophie qui guide Right To Play. Mission Améliorer la vie des enfants dans les endroits les plus défavorisés du monde en utilisant la force du sport et du jeu au service du développement, de la santé et de la paix. Vision Créer un monde plus sain et plus sécuritaire par la force du sport et du jeu. Valeurs Les valeurs de Right To Play expriment les pratiques exemplaires du sport et du jeu. Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 4 Coopération – le travail d'équipe et l'esprit sportif d'abord et avant tout Espoir – nous travaillons à rendre les rêves possibles Intégrité – nos actions reflètent nos valeurs, notre vision et notre mission Leadership – nous enseignons le leadership en donnant l'exemple dans nos communautés Engagement – notre travail reflète notre engagement envers les communautés Respect – nous pratiquons le respect mutuel Enthousiasme – nous avons du plaisir Réconfort – nous nous encourageons mutuellement à l'aide de critique constructive Principes directeurs Les programmes de Right To Play s'inspirent des principes d'inclusion et de durabilité : L'inclusion favorise l'implication des enfants et des jeunes marginalisés à cause de leur sexe, handicap, origine ethnique, contexte social ou religion. Nous croyons que par l'entremise de sports et de jeux bien conçus, les attitudes voulant que l'enfant soit exclu des activités concrètes de la société changeront. La durabilité permet à nos programmes d'avoir un impact continu. On vise le développement des capacités des individus, des communautés et des organismes partenaires afin qu'ils puissent atteindre, de façon continue, des objectifs d'apprentissage par l'entremise d'activités sportives et ludiques régulières. Une équipe internationale d'athlètes ambassadeurs : Right To Play reçoit le soutien d'une équipe internationale d'athlètes de haut niveau provenant de plus de 40 pays qui donnent généreusement de leur temps afin de contribuer par l'entremise du sport. Ces athlètes inspirent les enfants, servent de modèles à suivre quant aux choix de vie sains et aident à faire connaître le travail de Right To Play et à amasser des fonds pour nos projets. Sous la direction du président et PDG Johann Olav Koss, quatre fois médaillé d'or olympique, le groupe d'athlètes ambassadeurs compte parmi ses membres Wayne Gretzky, Clara Hughes, Beckie Scott, Dikembe Mutombo, Alexander Ovechkin, Jose Calderon, Silken Laumann et plusieurs autres. Un chef de file mondial dans le sport au service du développement et de la paix : Puisque Right To Play s'engage à protéger le droit de jouer de tous les enfants, nous travaillons activement à promouvoir la recherche et l'élaboration de politiques en ce sens. Notre but est d'obtenir l'appui des décideurs du développement, du sport, des affaires et des médias afin de permettre à chaque enfant de profiter des effets positifs du sport et du jeu. Le siège social de Right To Play est situé à Toronto, au Canada. Nous avons aussi des bureaux de financement en Norvège, aux Pays-Bas, en Suisse, au Royaume-Uni, aux États-Unis et au Canada. VOS DONS Plus de 700 000 enfants profitent chaque semaine des programmes de sport au service du développement et de la paix de Right To Play. Le nombre de sourires sur les visages des enfants se comptent par millions. À titre de donateurs, bénévoles et membres de la famille élargie de Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 5 Right To Play, vous êtes en grande partie responsables de cette histoire de réussite toute canadienne. En 2009, 85 % de tous les fonds amassés ont été attribués directement aux programmes sur le terrain. Pour vous donner une idée de l'utilisation des fonds que vous amassez, voici un exemple de certains coûts liés aux programmes de Right To Play : $25 permet à cinq enfants d'assister à une journée de jeux $50 permet de fournir des programmes sportifs et ludiques pour un enfant pendant une année complète $100 peut permettre à 10 enfants d'avoir accès à de l'équipement de sport $250 permet de soutenir le développement de moniteurs locaux pour des enfants qui vivent dans des communautés défavorisées partout dans le monde Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 6 RECHERCHE DE PLANIFICATION Questions à vous poser avant de débuter 1. Quel type d'activité de financement désirez-vous organiser? 2. De combien de temps disposez-vous pour préparer votre activité? Combien de temps souhaitez-vous consacrer à la planification de votre activité? 3. Combien de personnes seront disponibles pour vous aider à planifier votre activité? 4. Avez-vous contacté Right To Play et obtenu l'approbation nécessaire pour réaliser votre activité? 5. Quel est votre objectif de financement? Quel est l'objectif de sensibilisation de votre activité? 6. Déterminez les objectifs principaux de votre activité. Les objectifs doivent être S.M.A.R.T. : üSpécifiques üMesurables/Observables üAtteignables selon l'horaire, le budget et les conditions üRésultatifs üTracés selon le besoin identifié et l'impact voulu Idées de remue-méninges pour votre activité Organisez un remue-méninges avec votre équipe. Les remue-méninges aident à réunir l'expérience de tous les membres durant la résolution de problèmes. La qualité des solutions proposées s'accroît, ce qui vous permet de concevoir une activité des plus innovantes. Voici des exemples de questions à se poser en équipe : Pourquoi : Pourquoi organisez-vous cette activité? Qui : À qui cette activité profitera-t-elle? Qui participera à l'activité? Quand : Quand l'activité aura-t-elle lieu? La date et l'heure sont-elles flexibles ou peuvent-elles être modifiées? Où : Où sont les meilleurs endroits pour organiser cette activité? Quoi : Quels sont les éléments et les ressources nécessaires? Idées d'activités Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 7 • • • • • Vente aux enchères Compétition musicale Vente de pâtisseries Soirée casino Course amicale • • • • • Tirage Carnaval du ballon rouge Spin-a-thon Tournoi de sport Repas thématique * Demandez le guide de planification d'une journée de jeux de Right To Play pour obtenir des exemples de jeux auxquels vous pourriez jouer et des conseils de préparation si vous désirez organiser une journée de jeux! N'oubliez pas Vous devez vous assurer que le thème de votre activité correspond aux valeurs et à la vision de Right To Play. PLANIFIEZ VOTRE ACTIVITÉ Organisation Rédigez un rapport d'activité où vous indiquerez les tâches, les contacts et les dépenses. Ce dernier devrait inclure les renseignements suivants : • Thème • Heure • Date • Endroit (voir plus bas) • Public visé • Structure de l'activité • Comment les dons seront récoltés • Prix du billet • Types de dons • Contributions • Divertissements et activités • Etc. • N'oubliez pas Vous devez vous assurer d'obtenir l'approbation de Right To Play lorsque la structure de votre activité est déterminée! Aussi, vous devez absolument obtenir l'approbation de Right To Play pour tous le matériel publicitaire créé sur lequel notre nom ou notre logo apparaît! Choisir l'endroit où se déroulera votre activité Lorsque vous choisissez un endroit, considérez les éléments suivants : • Est-ce un endroit idéal pour le type d'activité que vous planifiez? • Peut-on utiliser le transport public pour s'y rendre? • Est-ce que le stationnement disponible suffit? • L'endroit permet-il d'accueillir des personnes ayant des besoins particuliers? • Est-ce qu'il y a des toilettes à proximité? • L'endroit doit-il être loué? Le coût de location est-il raisonnable? Pouvez-vous obtenir un rabais caritatif? • L'aménagement de l'endroit convient-il au type d'activité que vous désirez organiser? • Votre activité requiert-elle un certain niveau de sécurité? • Avez-vous besoin d'une assurance pour que l'activité puisse avoir lieu à l'endroit choisi? • L'endroit choisi peut-il vous fournir de l' équipement (projecteurs, haut-parleurs, micros, etc.)? technique d'audio-vidéo Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 9 Autres facteurs à considérer : • Quels sont les inconvénients de cet endroit? • Quels autres facteurs devront être pris en considération? • L'endroit choisi est-il supérieur/inférieur aux autres endroits possibles? Dépenses et budget Définissez clairement vos dépenses anticipées pour avoir une idée des fonds à prélever pour équilibrer votre budget et être en mesure de faire un don à Right To Play. Exemples de dépenses à prévoir : • Fournisseurs de service • Coûts d'impression (matériel de promotion, billets, affiches, etc.) o Demandez un rabais caritatif sur le tarif d'impression • Frais de location • Coûts des aliments et boissons • Frais de transport • Coûts des divertissements o Essayez de trouver des divertissements gratuits o Demandez à des artistes locaux ou vérifiez auprès des écoles et des universités si des personnes aimeraient donner de leur temps pour offrir un divertissement durant votre activité. • Frais de location • Frais de décoration o Utilisez votre imagination! o Des bannières faites à la main peuvent apporter une touche personnelle o Des articles de sport décorés peuvent orner les tables selon le thème o Les magasins à un dollar et les aubaineries proposent souvent des articles décoratifs o Réutilisez les décorations d'activités antérieures • Coûts des cadeaux de remerciement o Tentez de trouver des cadeaux qui vous seront donnés • Les repas de vos bénévoles o Le cas échéant, organisez un repas-partage pour éliminer ce coût N'oubliez pas Cette liste est donnée à titre d'exemple et vous aurez à défrayer des dépenses qui ne sont pas indiquées ici. Assurez-vous que vos dépenses sont bien documentées et calculées! Annoncer votre activité Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 10 Écrivez un bref communiqué de presse et contactez : • Les journaux locaux • Les stations de radio • Les stations de télévision Tentez d'afficher des annonces et de parler avec les gens aux endroits suivants : • Écoles • Centres communautaires/Gymnases/Centres de culture physique • Restaurants • Magasins • Stations-service • Arrêts d'autobus N'oubliez pas Demandez la permission aux personnes responsables avant d'afficher votre publicité! Plan d'urgence Il est important de prévoir les problèmes qui pourraient survenir durant votre activité. Préparez un plan d'urgence réduira le niveau de stress le jour de l'activité et assurera la réussite de votre événement! Voici quelques facteurs à considérer : • Les conditions météorologiques o Assurez-vous que l'endroit choisi offre une option convenable à l'intérieur en cas de pluie ou de grand froid. • Le retard de votre conférencier ou divertissement ou une annulation de dernière minute o Assurez-vous que vos invités d'honneur ont des directives adéquates et que vous avez un numéro de téléphone pour les rejoindre o Ne planifiez pas un événement qui dépend de la présence d'une seule personne o Planifiez un conférencier ou artiste de relève qui sera disponible le jour où votre activité a lieu • Votre équipement technique ne fonctionne pas o Assurez-vous de tester votre équipement audiovisuel avant la tenue de l'activité. S'il ne fonctionne pas, mettez en place d'autres moyens. Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 11 • Premiers soins en cas de besoin o Inspectez l'endroit où aura lieu l'activité pour repérer tout danger à l'avance. o Prévoyez une trousse de premiers soins complète sur les lieux de l'activité. o Tous les membres de l'équipe doivent connaître les numéros de téléphone d'urgence. o Si possible, une personne qui détient un certificat de secourisme général doit être présente. • Les activités qui ont lieu le même jour que votre événement et qui pourraient affecter le nombre de participants (p. ex. examens, congés, parades, Super Bowl, etc.) o Tentez d'éviter les dates qui pourraient causer des conflits d'horaire (consultez les calendriers d'activités de votre communauté pour choisir une date où aucun autre événement n’a lieu). o Combinez les deux activités (par exemple, organisez une fête Super Bowl Right To Play) Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 12 DÉROULEMENT DE L'ACTIVITÉ Liste de choses à préparer • • • • • • • • • Vos affiches indiquent-elles clairement à vos invités comment se rendre au bon endroit? Avez-vous prévu une table de bienvenue près de l'entrée? Des renseignements au sujet de Right To Play sont-ils disponibles? Avez-vous affiché votre objectif de financement? Informez les gens de votre objectif de financement pour la soirée. Avez-vous un endroit sécuritaire où déposer les dons amassés? Avez-vous désigné une personne qui sera en charge d'accepter et d'inscrire les dons? Avez-vous des formulaires de contribution mensuelle Right To Play? Avez-vous inspecté l'endroit où aura lieu l'activité pour éliminer tout danger possible? Votre trousse de premiers soins est-elle complète et accessible? Avez-vous une caméra pour prendre des photos? Nous aimerions VRAIMENT voir des photos de votre activité! Durant votre activité • Prenez plusieurs photos que nous pourrons afficher sur notre site Web. Photos à prendre : o N'oubliez pas de prendre une photo d'équipe o Essayez d'inclure une affiche Right To Play autant que possible o Prenez des photos dans le feu de l'action o Prenez des photos de la cérémonie de remise du don, s'il y a lieu. • N'oubliez pas de souhaiter la bienvenue aux gens et de conclure la soirée. Soyez vigilants et surveillez toutes les transactions financières et assurez-vous que tout l'argent amassé est calculé. Visitez toutes les zones d'activité pour vous assurez que tout se déroule bien. N'oubliez pas de remercier vos bénévoles et les membres de votre équipe N'oubliez pas que même si personne ne vous remercie formellement le jour de votre activité, tout le travail que vous avez effectué pour organiser votre activité est très apprécié! • • • • Amusez-vous! Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 13 CONCLUSION DE L'ACTIVITÉ Évaluation finale Demandez à vos invités de répondre à un court sondage formel ou informel avant leur départ. Exemples de questions à poser : • Évaluation de plusieurs éléments : l'endroit, l'affichage, les divertissements, la nourriture, la sensibilisation au travail de Right To Play, les conférenciers, etc. • Forces • Améliorations souhaitables • Commentaires Compilez vos réponses et documentez les recommandations pour vos prochaines activités! Finances Organisez vos finances à l'aide d'un simple état des revenus et des dépenses État des revenus et des dépenses BBQ de Right To Play 19-Jul-09 REVENUS Faites tout ce qui est possible pour recevoir l'argent avant ou durant l'activité. 6 981,00$ DÉPENSES Loyer du site Marketing Ambiance Nourriture Bénévoles Jeux Amusement Autres 200,00$ 150,00$ 100,00$ 200,00$ 50,00$ 85,00$ 100,00$ 20,00$ Veuillez envoyer le montant total des dons amassés sous forme de chèque ou de mandat. N'envoyez pas d'argent comptant par la poste. 905,00$ REVENU TOTAL Après l'activité, recevez l'argent dû et payez toutes les factures non réglées. Agissez promptement! 6 076,00$ Un reçu aux fins de l'impôt peut être obtenu auprès de Right To Play pour tout don de 20,00 $ ou plus Veuillez fournir les renseignements suivants au sujet de la personne qui émet le chèque ou le mandat : • Nom Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 14 • • Adresse complète Montant du don Cartes de remerciement Envoyez des cartes de remerciement aux donateurs, commanditaires et collaborateurs importants. Ce que vous devez envoyer à Right To Play: 1. 2. 3. 4. Tout l'argent amassé Les formulaires de contribution (s'il y a lieu) Photos et anecdotes Tout le matériel prêté aux coordonateurs de l'activité par Right To Play Veuillez livrer ou envoyer le tout à : Right To Play Canada 65 Queen Street West Bureau 1110, C.P. 64 Toronto, Ontario CANADA M5H 2M5 Tél. : 416-203-0190 Téléc. : 416-203-0189 N'oubliez pas N'envoyez pas d'argent comptant par la poste! Veuillez émettre un chèque ou un mandat. GARDER CONTACT Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 15 Coordonnées Julia Myer Gestionnaire des partenariats scolaires et universitaires Tél. : +1 416 203-0190 poste 324 Téléc. : +1 416-203-0189 Courriel : [email protected] Amanda Powell Agente des finances et des initiatives en ligne Tél. : +1 416 203-0190 poste 321 Téléc. : +1 416-203-0189 Courriel : [email protected] Continuer à soutenir Right To Play Occasions de bénévolat local • Right To Play est toujours à la recherche de résidents locaux qui veulent aider à promouvoir le droit de jouer de tous les enfants en faisant du bénévolat dans le cadre d'activités variées de sensibilisation et de financement. • Pour de plus amples renseignements, veuillez visiter : http://www.righttoplay.com/canada/get-involved/Pages/Volunteer.aspx Programme scolaire canadien - Learning To Play, Playing To Learn Right To Play a créé un programme pour les écoles canadiennes destiné spécialement aux jeunes du Canada afin de les aider à comprendre les problèmes qui affectent des jeunes comme eux ailleurs dans le monde. Pour en savoir plus sur le programme et pour obtenir des ressources destinées aux enseignants, rendez-vous au http://www.righttoplayschools.ca N'hésitez surtout pas à nous contacter si vous avez des questions. Bonne chance, amusez-vous bien …et n'oubliez pas de nous faire parvenir vos anecdotes et vos photos! Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 16 Merci! Quand les enfants jouent, le monde y gagne! Right To Play – TROUSSE DE PLANIFICATION 2011 17