Accueil, assistanat administratif, bureautique et logistique Gestion

ANNONCE
CDD 1AN Remplacement personnel absent
Le 4 juin 2015
Montpellier Business School recherche :
Assistant(e) ACHATS H/F
FONCTION:
Assister le responsable du service par la coordination, la mise en œuvre et le suivi de tous les domaines inhérents aux achats
de biens et services ainsi que la gestion des stocks de fournitures du Groupe, dans la conformité de l’ordonnance du 6 Juin
2005 et des procédures en vigueur, tout en garantissant les meilleures conditions de prix, délai et qualité et en optimisant les
processus et les résultats.
Assurer un rôle d’interface et de facilitateur entre le Responsable, les différents services et les fournisseurs externes,
potentiels ou confirmés.
MISSIONS & ACTIVITES:
Accueil, assistanat administratif, bureautique et logistique
-Qualifier les demandes physiques et téléphoniques pour une première information : réponse ou conseil généraliste et/ou
orientation vers les collaborateurs ressources,
-Qualifier et traiter les messages électroniques,
-Mettre à jour des fichiers et établir des documents administratifs et réglementaires,
-Rédiger des courriers, des notes, des documents, sur la base de directives générales (Gestion des parapheurs),
-Planifier et organiser la logistique des réunions, manifestations (CSO, CA),
-Participer au suivi administratif de la gestion du service (engagements de dépenses, facturations, suivi budgétaire) dont
gestion du temps du personnel (présence, absences, horaires, missions, TR),
-Assurer l’interface documentaire avec d’autres services (mettre en réseau les documents partagés),
-Classer, archiver, mettre en place et incrémenter de bases de données,
-Planifier, suivre et communiquer les heures « Moniteur »
-Piloter l’indicateur de Suivi Qualité Publications : saisie des données, analyse des résultats et reporting
Gestion des achats
-Participer à la conception des dossiers de consultation des entreprises (DCE)
-Rédiger dans MARCO ou tout autre support les pièces administratives des cahiers des charges sur la base des informations
précises communiquées
-Réaliser l’ouverture des plis et la vérifier la conformité des offres reçues
-Participer au dépouillement et aux analyses des offres en collaboration avec les autres services
-Administrer les registres des dépôts, les rejets, les notifications, les reconductions…,
-Créer les fiches fournisseurs via la comptabilité,
-Mettre à jour le fichier fournisseurs,
-Mettre à jour le suivi des contrats (échéancier dates réelles), dans le logiciel MARCO ou tout autre support,
-Recenser les marchés > 90k€ dans l’OEAP (Observatoire Economique des Marchés Publiques)
Gestion des stocks de fournitures
Suivre les approvisionnements et stocks de fournitures :
-Contrôler l’état des stocks,
-Saisir et envoyer les commandes,
-Contrôler administrativement les livraisons et les factures,
-Communiquer les informations sur les demandes hors stock,
-Etablir les reportings mensuels des consommations clients,
-Participation aux inventaires des stocks partiels et comptables
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES:
Niveau d'études et/ou expérience:
Bac +2 de type assistanat ou titre jugé équivalent avec une expérience de 3 à 5 ans d’assistanat polyvalent, si possible dans
un service support
Connaissances et/ou savoir-faire spécifiques :
- Connaissances approfondies et/ou expérience du domaine professionnel.
Bonne pratique des techniques rédactionnelles.
Maîtrise de l’outil informatique : Excel, Word, Messagerie et Calendrier Outlook, Internet, adaptabilité aux outils nouveaux
Est garant(e) de son travail et de ses résultats, auto-contrôle.
Rigueur, méthode et réactivité.
Très bon relationnel, discrétion et diplomatie.
Curiosité et adaptabilité.
CLASSIFICATION REMUNERATION : 1600 euros brut / mois +13ème mois+ chèque de table
Catégorie technicien, niveau 1, échelon A, rattaché à l’emploi assistant administratif et à la filière métier Personnel
administratif et de service.
TEMPS DE TRAVAIL : CDD 1an remplacement personnel absent. Temps plein, Disponibilité selon les exigences de service.
RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : Oscar Castellana, Responsable des Achats.
LIEU DE TRAVAIL: Montpellier Business School, 2300 Avenue des Moulins, 34185 MONTPELLIER Cedex 4.
Les candidatures (CV+LM) sont à adresser à MMEJust, Chargée de recrutement et d’administration du personnel sous la
référence Assist.HA par courrier électronique ([email protected]).