Mode opératoire YAMMER

Mode
operatoire
YAMMER
08/02/2013
Table des matières
Présentation Yammer ................................................................................................................................... 2
Inscription/ s’enregistrer ............................................................................................................................. 3
Rejoindre une communauté ....................................................................................................................... 5
Accéder à Yammer ........................................................................................................................................ 7
1)
Log in .................................................................................................................................................... 7
2)
Mot de passe perdu ? ....................................................................................................................... 8
Comment bien commencer ? ...................................................................................................................10
1)
Compléter son profil – « Complete your profile » ...................................................................10
2)
Inviter ses collègues – « Invite your Team » ............................................................................12
3)
Mettre Yammer sur le bureau de l’ordinateur ..........................................................................13
4)
Suivre Yammer sur son Smartphone – « Get the mobile app » ..........................................14
Présentation de l’interface utilisateur ....................................................................................................15
1)
Page d’accueil personnelle ...........................................................................................................15
2)
Boîte de réception – « Inbox » .....................................................................................................17
3)
Notifications ......................................................................................................................................17
4)
« My networks » ...............................................................................................................................18
Recherche de réseaux externes - « Browse external networks »..................................................18
Créer un réseau - « Create a new network » ....................................................................................18
5)
« People Directory» .........................................................................................................................19
6)
« Groups » .........................................................................................................................................20
7)
« Files » ..............................................................................................................................................20
Créer une note – « Create a Note » ...................................................................................................21
8)
Apps ....................................................................................................................................................22
9)
Mode Premium – « Upgrade your network » ............................................................................23
10)
Partager une actualité – « Share an update » ......................................................................24
Ajouter un document/image à un message .......................................................................................24
Poster un sondage – “Post a Poll” ......................................................................................................25
Féliciter une personne – « Praise someone »...................................................................................26
Poser une question – « Ask a question » ..........................................................................................26
Poster un événement – « Post an Event » ........................................................................................26
Points importants ........................................................................................................................................27
Page 1
Présentation Yammer
A quoi sert-il ?
-
Réseau social d’entreprise
-
Permet de regrouper une communauté
-
Permet de partager et échanger des informations, des documents…
-
Page 2
Inscription/ s’enregistrer
Une fois sur la page d’accueil Yammer présentée ci-dessous, il suffit de taper son
adresse mail entreprise pour s’inscrire à la communauté Yammer.
Ex : Pour Veolia, entrer pré[email protected]
Une
adresse
email
non
rattachée
à
une
entreprise,
comme
par
exemple pré[email protected], fera apparaître un message d’erreur comme suit :
Page 3
Une fois l’adresse email tapée, cliquer sur « sign up ». L’inscription sur Yammer est alors
accomplie et la page suivante apparait.
Page 4
Rejoindre une communauté
L’utilisateur recevra également un email de confirmation d’inscription à Yammer, comme
présenté ci-dessous, et l’invitant à commencer rejoindre la communauté de son
entreprise :
Cliquer sur « Get started » dans l’email de confirmation pour commencer.
La page suivante apparaît :
Page 5
Yammer détecte automatiquement l’entreprise à laquelle l’utilisateur appartient, ainsi que
la communauté Yammer qui lui est associée, via l’adresse email entreprise.
La page suivante apparaît :
L’utilisateur recevra un email l’invitant à accéder au réseau Entreprise.
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Accéder à Yammer
1)
Log in
Pour accéder à Yammer pour la première fois suivant l’inscription, il suffit de cliquer sur
l’adresse web du mail d’invitation d’accès au réseau Entreprise ou de copier/coller
l’adresse.
Pour toutes les autres fois, aller sur le site https://www.yammer.com, et cliquer sur « log
in ».
La page d’accès à Yammer apparaît. Entrer l’adresse email utilisateur dans le champ
« Email Address » et le mot de passe utilisateur dans le champ « Password ».
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2)
Mot de passe perdu ?
Si l’utilisateur a oublié son mot de passe, celui-ci peut le récupérer en cliquant sur « Forgot
password ? » en bas du champ « log in »:
Entrer l’adresse email utilisateur puis cliquer sur « submit » pour recevoir un lien de
réinitialisation du mot de passe.
L’utilisateur recevra un email pour réinitialiser son mot de passe :
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Cliquer sur le lien de réinitialisation du mot de passe. Entrer le nouveau mot de passe
dans le champ « Password », puis confirmer le mot de passe en retapant celui-ci dans le
champ « Confirm Password ». Le mot de passe doit contenir au minimum 6 caractères.
Puis, cliquer sur « Set Password » pour confirmer la création du nouveau mot de passe.
Un email de confirmation de changement de mot de passe lui sera envoyé :
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Comment bien commencer ?
L’encadré en haut à droite de la page d’accueil utilisateur (« GETTING STARTED »)
montre la progression du remplissage des informations concernant l’utilisateur et visible
pour d’autres utilisateurs de YAMMER.
Il correspond au « Pas à Pas » du nouvel utilisateur et lui propose de compléter son
profile, d’inviter ses collègues, de créer un raccourci sur le bureau, ainsi que de
télécharger l’application YAMMER pour Smartphone.
1)
Compléter son profil – « Complete your
profile »
Deux possibilités :
1) Dans l’encadré « Getting started » en haut à gauche de la page d’accueil
utilisateur :
Cliquer sur « Complete your profile » pour compléter le profil de l’utilisateur.
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2) Cliquer sur « My Profile » en haut à droite de la page d’accueil utilisateur : On
accède alors à la page d’édition du profil de l’utilisateur. Remplir successivement
les informations demandées dans les champs correspondants. On constate que
l’option « Complete your profile » dans l’encadré « Getting started » a disparut.
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2)
Inviter ses collègues – « Invite your Team »
Cliquer sur « Invite your Team » dans l’encadré « Getting started » ou cliquer sur l’onglet
« Add » sur la page d’accueil utilisateur.
La page suivante apparaît :
Trois possibilités :
1) En tapant directement les adresses email :
Taper les adresses email entreprise de vos collègues et collaborateurs. Puis cliquer sur
« Add ». Ces derniers doivent travailler dans une même entreprise.
Exemple : Si l’utilisateur travaille chez Veolia et possède une adresse email veolia.com,
celui-ci peut inviter uniquement des personnes ayant une adresse email finissant pas
veolia.com.
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2) En important un répertoire d’adresses email déjà existant :
Soit directement via une adresse email, soit via un fichier spécifique.
3) Via le bouton « Add them » :
Yammer peut détecter par lui-même d’autres personnes ayant une adresse email
appartenant à une même entreprise (ici : veolia.com), qui possèdent un compte YAMMER
mais qui ne se sont toujours pas inscrits à la communauté de l’entreprise.
Si tel est le cas, Yammer peut proposer une liste d’adresses email à l’utilisateur. Pour
accéder à cette liste, cliquer sur le bouton « Add them ».
Chaque fois qu’une personne est ajoutée, un email lui sera envoyé pour l’en informer.
3)
Mettre Yammer sur le bureau de l’ordinateur
Télécharger l’application pour PC, puis suivre les instructions d’installation.
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4)
Suivre Yammer sur son Smartphone – « Get
the mobile app »
Cette application permet de rester connecté à la communauté Yammer de l’entreprise
dans laquelle vous travaillez, de recevoir en temps réel les notifications et de suivre
l’actualité des membres de votre réseau.
1) Cliquer sur « Get the mobile app ».
2) Sélectionner le type de Smartphone que vous possédez.
3) Exemple pour Android :
Cliquer sur « Get the Yammer app on the Android Market » et suivez les instructions. (Ce
service est payant.)
Pour installer l’application sur le Smartphone, aller dans l’ « Android Market apps » de
votre téléphone, chercher « Yammer » et le télécharger.
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Présentation de l’interface
utilisateur
1)
Page d’accueil personnelle
(1) Page d’accueil
(2) Boîte de réception – « Inbox »
(3) Notifications
(4) Charger une photo déjà existante comme photo de profil
(5) Barre de recherche (de personnes, groupes, conversations)
(6) Ajouter des contacts
(7) Liste des membres du réseau/de la communauté entreprise
(8) Page dédiée aux groupes du réseau
(9) Page répertoriant les documents envoyés/reçus/crées
(10) Liste des applications Yammer disponibles
(11) Recommandations pour les débutants
(12) Suggestion de contacts à suivre
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(13) Suggestion de groupes à rejoindre
(14) Amélioration du compte Yammer (payant)
(15) Toutes les informations sur la communauté Veolia
(16) Recherche de groupes dans la communauté
(17) Créer un nouvel espace de collaboration/ un nouveau groupe
(18) Mon réseau : réseau déjà rejoints, recherche d’un réseau extérieur, créer un nouveau
réseau
(19) Information et édition de profile, aide, se déconnecter
(20) Partager une actualité
(21) Ajouter un document ou une image
(22) Poster un sondage
(23) Plus d’options : Féliciter quelqu’un, poser une question, poster un événement
(24) Poster un statut/actualité YAMMER
(25) Classer par actualités les plus populaires
(26) Afficher toutes les actualités
(27) Afficher uniquement les actualités de contacts suivis
(28) Fil des actualités des membres du groupe/communauté
(29) Montrer que l’on apprécie l’actualité
(30) Répondre à l’actualité
(31) Partager l’actualité
(32) Plus d’options : rattacher un sujet à l’actualité, arrêter de suivre cette actualité, Voir la
conversation (la liste des commentaires sur l’actualité), mettre en favori, s’envoyer
l’actualité par mail, supprimer cette actualité (option possible uniquement pour les
actualités postées par soi)
(33) Rejoindre la page de conversation du groupe
(34) Se rappeler de la sélection d’actualités
(35) Chat box
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Boîte de réception – « Inbox »
2)
Chaque fois qu’un message interne vous est envoyé sur Yammer, Yammer vous en
informe :
3)
Notifications
Vous recevez une notification à chaque fois que :
-
Quelqu’un répond à une de vos actualités
-
Quelqu’un répond à une actualité où vous avez vous-même répondu
-
Une personne suit votre actualité
-
…
Donc, chaque fois qu’un utilisateur Yammer interagit directement ou indirectement avec
vous, Yammer vous en informe par notification.
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4)
« My networks »
Cette section permet de voir la liste des communautés auxquelles on appartient, mais
aussi de pouvoir rechercher d’autres réseaux ou même d’en créer.
Recherche de réseaux externes - « Browse external networks »
Le premier onglet « Our External networks » permet de voir les réseaux auxquels on
appartient.
Le deuxième onglet « Related External networks » affiche une liste des réseaux existant
sur Yammer.
Créer un réseau - « Create a new network »
Pour créer un nouveau réseau, il est possible de le définir comme externe ou interne, et
ouvert ou fermé.
Un réseau peut être ouvert au public (dit, ouvert) ou privé et donc uniquement sur
invitation (dit, fermé).
-
External network
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-
5)
Internal network
« People Directory»
La page « People » affiche la liste de tous les membres de la communauté à laquelle on
appartient et donne des informations sur :
-
La date à laquelle un membre a rejoint la communauté
-
Le nombre de personnes dont les membres suit l’actualité
-
Le nombre de message posté par chaque membre
Il est possible de filtrer la liste par personnes suivies et/ou par première lettre du prénom.
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6)
« Groups »
La page « Groups » suggère des groupes à rejoindre, affiche les groupes auxquels on
appartient, ainsi que tous les autres groupes existants sur Yammer.
Un bouton permet aussi de créer un nouveau groupe.
7)
« Files »
La page « Files » permet de voir tous les documents, notes, images, vidéos et fichiers
officiels suivis, que l’on a chargé, partagé, mais aussi ceux qu’on nous a envoyés, ainsi
que tous les documents, notes, images, vidéos et fichiers officiels postés par notre/nos
réseau(x).
Page 20
Charger un fichier – « Upload a file »
Cliquer sur le bouton « Upload a file » en haut à droite de la page « Files », puis sur
« Choose File » et sélectionner le fichier à charger. Cliquer sur « upload ». Une barre de
chargement indique la progression de l’action.
Créer une note – « Create a Note »
Cliquer sur le bouton « Create a Note » en haut à droite de la page « Files ». Rentrer le
titre de l’article, rédiger le texte, puis cliquer sur « publish » en bas à droite.
Pour lier
Il est possible lier une personne (taguer), un site web, un fichier ou encore un article (note)
à un mot ou groupe de mots. Pour cela, il suffit sélectionner le mot ou groupe de mots à
lier, puis de cliquer sur le bouton qui lui est destiné (indiqué en rouge sur l’image
précédente).
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-
Link to a person
-
Link to a web address
-
Link to a file
-
Link to a note
8)
Apps
Différentes applications Yammer sont disponibles sur cette page : soit en téléchargement,
soit un hyperlien y est rattaché.
Page 22
9)
Mode Premium – « Upgrade your network »
Le mode Premium permet d’élargir les possibilités d’interaction du compte Yammer.
2 niveaux d’amélioration est possible :
-
Le mode Business Plan, permet d’augmenter la capacité de stockage des données,
d’avoir accès aux paramètres du réseau en mode administrateur et de profiter du
support client.
-
Le mode Enterprise Plan, donne tous les avantages du mode Business Plan, mais
aussi d’avoir un accès illimité aux réseaux externes d’entreprise, à un mode
administrateur avancé, aux paramètres de sécurité et de pouvoir interagir avec
Sharepoint, SAP, Salesforce etc…
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10) Partager une actualité – « Share an
update »
La communauté Yammer permet de poster et partager des messages correspondant à un
statut ou une actualité. Pour cela, taper le message dans le champ textuel dédié : « What
are you working on ? »
Il est possible d’ajouter au message : un document, une image, un sondage, une question,
un événement, et de féliciter une personne spécifique.
On peut aussi prévenir un contact de la publication du message en tapant son nom
d’utilisateur dans le champ « + Add people to notify ».
Ajouter un document/image à un message
Cliquer sur « Add a Doc/Image », puis sur « Upload a File » si c’est un fichier externe ou
sur « Select a File » pour un fichier se trouvant sur Yammer.
(2)
(1)
La taille maximum du fichier à joindre ne peut excéder 100mb sur un compte basic et 5GB
pour un compte premium. Il est nécessaire d’ajouter un texte pour poster le fichier.
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Poster un sondage – “Post a Poll”
Cliquer sur « Post a Poll » et remplir
les champs indiqués.
De même que pour un simple
message, on peut le notifier à une
personne spécifique et même y
ajouter un document ou une image.
Voici ce que l’on voit apparaître en haut du fil des actualités de la page d’accueil
personnelle après avoir posté le sondage.
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Féliciter une personne – « Praise someone »
L’option « féliciter un personne », est visible en cliquant sur « More ». La personne
félicitée recevra une notification l’informant de l’action.
Poser une question – « Ask a question »
Pour poser une question, cliquer sur « More », puis sur « Ask a ». Remplir les différents
champs et cliquer sur le bouton « Ask ».
Poster un événement – « Post an Event »
Pour poster un événement, cliquer sur « More », « Post an Event », puis compléter les
informations nécessaires indiqués dans la boîte de texte. De même, il est possible d’y
ajouter un document ou image et d’en notifier des personnes spécifiques.
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Points importants
Yammer est outil au service de l’entreprise. C’est une plateforme uniquement destinée à
des buts professionnels et seules les personnes disposant d’une adresse email
« entreprise » peuvent s’inscrire.
C’est un outil collaboratif qui peut être notamment utilisé pour accompagner les
collaborateurs dans la migration vers un nouvel outil, mais est surtout utilisé en
communication par les entreprises.
Il permet aux utilisateurs de se regrouper en groupes d’un même réseau, mais aussi de
poser des questions, des sondages etc…
En d’autres termes, Yammer est un « Facebook pro » en mieux.
Cette fiche a été réalisée par Soleng Ngo.
Pour toute information complémentaire, merci de contacter directement :
[email protected]
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