Choisir un logiciel de comptabilité

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ACTIONS
n° 10- 10/03/06
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Choisir un logiciel de comptabilité
Les PME utilisent, de plus en plus, un
programme de comptabilité. Cet instrument
est devenu un outil essentiel en matière de
gestion et de rentabilité.
Reste à élire le logiciel parfaitement adapté à
B
ien que les petites et
moyennes entreprises
puissent s'appuyer sur
les professionnels de la comptabilité, elles ont grandement
intérêt à informatiser leur organisation comptable. Ne serait-ce que pour éviter les surcharges de travail au niveau
des petites opérations courantes. Le comptable pourra
ainsi se consacrer à des tâches
l'entreprise. Et ce, en partant du principe qu'il
est inutile d'acquérir un canon pour tuer des
moustiques ou une tapette à mouches pour
abattre un éléphant…
bien plus intéressantes pour la
société.
Le logiciel de comptabilité
intervient dans ce souci permanent de rendre sa firme toujours plus performante. Ce jeu
à finalité lucrative vaut sûrement la peine d'être joué. Car
l'utilisateur d'un tel produit,
sans être un maître de la
comptabilité, peut facilement
enregistrer une écriture comptable selon les règles établies
Un dossier de Rodolphe Masuy
en la matière. Quelques
exemples basiques ? Ces programmes facilitent grandement la facturation, les encaissements et autres décaissements…
Reste qu'il n'est pas simple
de choisir LE produit adéquat
dans la jungle des logiciels. Il y
en a tellement, pour toutes les
bourses et pour tous les secteurs d'activité. Quant au prix
d'un de ces logiciels, il débute
parfois aux alentours des 120
euros. D'autres produits, créés
sur mesure, peuvent cependant
atteindre des milliers d'euros.
Bref, dans ce dédale de productions, il vaut mieux se faire
conseiller par un professionnel. C'est à lui que revient l'importante mission de cerner
puis de répondre aux attentes
de la clientèle.
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n° 10- 10/03/06
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Les qualités d'un bon logiciel
A quels critères
l'acheteur doit-il
être attentif ?
Quelles sont les
nouveautés et les
tendances dans
le petit monde du
logiciel
comptable ?
Deux acteurs du
marché
répondent à ces
questions.
"Mettre l'accent sur la convivialité" "Miser sur la pérennité"
Olivier Constant est business development manager auprès
de la société Solid Data dont le produit phare est le logiciel
comptable ProAcc. Cette société, installée en périphérie
bruxelloise, équipe des indépendants, des entreprises, des
comptables et fiduciaires et même des administrations
publiques. Cela fait plus de 20 ans qu'elle travaille dans le
secteur.
- Quelles sont vos recommandations ?
- L'acheteur doit certainement être
attentif à la fiabilité des applications
et à l'évolutivité technologique sur les
environnements Windows ou Mac.
Cette évolutivité se manifeste également en matière de législation. Prenons un exemple : un nouveau lay-out
de déclaration TVA pour l'automatisation du scanning apparaît cette année.
Le rôle du fournisseur de logiciel est
d'apporter, dans les délais obligés, les
upgrades afin de respecter la législation. En 2003, autre exemple, l'Administration avait imposé de changer un
lay-out de déclaration TVA. Il avait
alors fallu effectuer les modifications
et livrer les clients en très peu de
temps. Tous n'avaient pu le faire. Raison pour laquelle il faut également
être attentif à la pérennité et au sérieux de l'éditeur. C'est ce dernier qui
va permettre à l'entreprise d'évoluer
avec le produit.
- Selon vous, la convivialité
d'utilisation est un point très
important…
- Certainement. Cette convivialité
de l'interface est fondamentale. Les
indépendants ne sont pas nécessairement des informaticiens ou des comptables, mais il leur faut de la performance. Ils ne peuvent pas travailler
non-stop avec leur souris pour encoder
des factures.
- Comment estimer son budget
logiciel ?
- Il faut avoir une vision sur trois
ou quatre ans. L'attention portée au
prix d'achat est une démarche très
saine, mais il ne faudrait pas oublier
d'y inclure le contrat de maintenance.
Et ce, pour éviter les mauvaises surprises. Il arrive que certains éditeurs
vendent leur contrat d'assistance plus
cher que la licence du produit.
- Quelles sont les demandes des
PME ?
- La compatibilité avec Microsoft
Office, entre autres choses, est recherchée. Les utilisateurs veulent établir
leur budget dans un tableau Excel et
l'importer ensuite. Autre tendance :
certains travaillent quotidiennement
en mode ASP. Il s'agit d'utiliser Internet pour faciliter ses relations avec le
bureau comptable. Cela permet des interactions dans diverses applications.
Concrètement, le logiciel est hébergé
sur un serveur et les utilisateurs s'y
connectent via une session sécurisée.
L'ASP offre ainsi une très grande souplesse d'emploi pour la PME et sa fiduciaire qui peuvent collaborer en
même temps dans le logiciel.
Luc Kahn est le directeur/gérant de EBP Informatique TOP
Business Software. La firme est active en Belgique depuis la
fin 2003. EBP est à l'origine une société française créée en
1984. Elle possède d'autres filiales en Suisse et en Espagne.
TOP Business Software vise le marché des petites entreprises,
des indépendants et des asbl. Elle dit simplifier leur gestion
avec des outils intuitifs et abordables. Elle se qualifie
volontiers d'acteur low-cost du secteur.
- Quelles sont les grandes qualités
d'un logiciel comptable ?
- Il y en a trois principales : la
convivialité du logiciel, l'assistance au
client si problème et, bien évidemment, le bon rapport/qualité prix.
L'acheteur doit être vigilant à la simplicité d'utilisation du programme. Il
faut bien se rendre compte que l'indépendant qui l'utilise n'est ni un informaticien ni un comptable. Le produit
doit être "ergonomique" à l'écran et
donc convivial à employer. Une autre
règle d'or : selon la configuration de
l'entreprise, le client doit acheter ce
dont il a besoin. Un logiciel destiné à
une petite entité ne convient évidemment pas pour un gros entrepreneur.
- Quel est l'avenir du logiciel ?
- On parle, depuis le début des
années 2000, des logiciels ASP (en
ligne, sur Internet). Les experts prévoyaient une explosion des ventes dès
2002. La réalité est différente. Il y a
un frémissement dans le domaine,
mais tous les indépendants ne sont pas
encore prêts à louer un logiciel sur le
Net. C'est pourtant la solution la plus
facile et la plus sûre pour un programme de comptabilité utilisé de manière irrégulière. Reste la question de
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virtualité… A titre d'exemple, notre
entreprise vend des produits en ligne.
Il est possible de télécharger les logiciels au départ de notre site, mais
beaucoup de clients préfèrent toujours
recevoir le CD physique, chez eux,
dans une boîte.
- Quid de la pérennité des produits et
des éditeurs ?
- Le marché belge est atomisé en
comparaison à d'autres pays. Il
compte près de 200 éditeurs. Il existe
encore beaucoup de petites maisons
régionales, surtout du côté flamand.
L'entreprise de Courtrai ou de Gand va
acheter son logiciel à un éditeur local.
Ce dernier ne va vendre qu'un monoproduit et seulement auprès d'une
vingtaine de sociétés. La qualité du logiciel produit par ces sociétés n'est pas
mise en cause, mais plutôt le service
qui fait défaut en cas de problème(s).
Ici, c'est la question de la pérennité du
logiciel qui se pose inévitablement.
Que faire si cette entreprise arrête ses
activités ? Ces dernières années, ce
sont de dizaines de petits éditeurs qui
ont disparu ou qui ont été absorbés.
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Les conseils de Bob !
"L'informatisation des PME possède sa singularité. Ces entreprises disposent des plus petites
équipes et ont donc le plus besoin d'automatisation dans leurs tâches administratives. Toute
la difficulté réside là puisqu'elles bénéficient des ressources humaines les plus faibles pour
mettre en place ces solutions. Il leur faut donc un logiciel avant tout simple, intuitif, qui ne va
pas bousculer les habitudes de travail", explique Philippe Tailleur, un ingénieur civil liégeois.
I
l a créé un logiciel appelé Bob,
en 1995. Un succès. La Ligne
Bob est toujours connue des entreprises de 2 à 50 collaborateurs. La
Ligne 100, l'offre la plus complète, est
destinée aux entreprises comptant jusqu'à 200 salariés. Ces programmes
équipent aujourd'hui plus de 10.000
sociétés dont 1.800 fiduciaires. Bob
fait partie, depuis octobre 2005, du
groupe Sage, le premier groupe mondial dans le secteur des logiciels de
gestion pour PME. Ce qui n'empêche
nullement Philippe Tailleur, devenu
depuis administrateur délégué pour
l'ensemble des sociétés de ce groupe en
Belgique, de toujours jouir d'une
grande autonomie de décision. "Ce
choix de rentrer dans un grand groupe
a été basé sur une certitude : tous les
observateurs sont unanimes pour affirmer que, dans les années à venir,
nous allons assister à des regroupements. Les petites entités sont
amenées soit à se replier sur un secteur précis ou régional, soit à disparaître. Notons que la disparition d'un
éditeur peut être une réelle catastrophe pour l'utilisateur (fin des mises
à jour légales, privation des nouvelles
fonctionnalités, etc.)."
Philippe Tailleur est également
convaincu que les produits de CRM
(pour Customer relational management) sont des produits complémentaires au logiciel de comptabilité. Il
s'agit de produits destinés à la gestion
de la relation clients. "On peut définir
trois activités principales : la gestion
des contacts, la gestion des cam-
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"Difficile
de s'en passer"
Marcel-Jean Paquet est un homme qui combine trois
fonctions dans le monde de la comptabilité. Il exerce d'abord
celle de comptable-fiscaliste agréé au sein de son propre
bureau comptable et fiscal. Il est itou professeur de
comptabilité dans l'enseignement supérieur. Il est enfin
président de l'Institut professionnel des Comptables et
fiscalistes agréés (IPCF).
A
pagnes commerciales & marketing et
la gestion des services annexes (hotline, après vente...)", commente-t-il.
"Quant à l'offre, elle a largement évolué. Au départ, elle assurait seulement
les obligations légales en matière de
comptabilité. En deuxième étape, elle
a permis la rédaction des factures
(autre tâche répétitive facile à automatiser). Ensuite, elle s'est penchée
sur les aspects financiers : meilleure
gestion des frais, meilleur suivi des
créances clients et fournisseurs grâce
au logiciel de comptabilité générale.
Dès cette étape, le logiciel a effectué
des tâches qui sont directement productives de valeur ajoutée au sein de
l'entreprise. Last but not least, il s'agit
désormais de mieux vendre grâce au
logiciel de gestion commerciale. Il suit
169 €
htva
les commandes, les statistiques et le
stock."
Quelques éditeurs sont désormais
dans une nouvelle phase que Philippe
Tailleur appelle "vendre plus". Elle reprend l'avènement de l'e-commerce.
"Je pense que, dans les années à venir,
ces produits de gestion vont se généraliser dans les PME", jauge le patron de
Bob. "L'e-commerce, quant à lui, est le
canal de commercialisation d'avenir
pour vendre au-delà de nos frontières.
Je prends comme exemple le site du
club de football d'Anderlecht qui fait
partie de nos références. Nous l'avons
équipé, il y a déjà presque deux ans.
Ses responsables ont ainsi pu écouler
des maillots d'Anderlecht jusqu'en
Corée à l'occasion du passage d'un
joueur asiatique dans les effectifs du
club."
la question
de savoir si
les logiciels
de comptabilité sont
devenus des outils
importants pour la
profession, l'expert
n'hésite pas une seconde : "C'est un instrument qui est véritablement devenu indispensable. A l'exception de quelques
confrères en fin de
carrière, nous utilisons tous ces
systèmes informatiques. C'est pourquoi le choix d'un bon
logiciel est si important. Cela peut
aller de soi, mais un logiciel conçu
pour une clinique ne servira à rien
pour une personne active dans le secteur de la construction. Il n'y a pas de
programme vraiment valable pour
toutes les professions."
Marcel-Jean Paquet estime qu'un
"programme comptable doit être complet et prévoir tous les cas. Il doit être
convivial, autre notion essentielle. Il
n'est pas question d'entrer dans une
machinerie où il faut passer de nombreux écrans avant de mener à bien
une imputation correcte. Les programmes qui sont trop lourds nuisent
à cette convivialité, ce qui implique
des énervements et bien du temps
perdu. Notre profession ne court pas
après la performance ultime en matière de travail à la nanoseconde, les
professionnels ont bien plus besoin de
place, c'est-à-dire de grosses mémoires tant vives que mortes. Nous recherchons aussi la fiabilité dans les
opérations. Un logiciel bien conçu doit
renseigner son utilisateur lorsqu'une
erreur de logique apparaît. Il doit refuser de clôturer une écriture qui n'est
pas parfaitement équilibrée. Un point
m'interpelle à ce sujet, celui des logiciels de comptabilité qui permettent
qu'une caisse devienne négative. C'est,
pour moi, une erreur fondamentale,
une chose qui ne devrait pas être admise."
Q
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