sommaire - Comité Régional de Gymnastique Midi

SOMMAIRE
I- GENERALITES
A- OBJECTIF DU CAHIER DES CHARGES
B- CANDIDATURE À UNE COMPÉTITION RÉGIONALE
C- RELATIONS COMITÉ RÉGIONAL - CLUB
D- ASSURANCE
E- SACEM
F- FLÉCHAGE
G- RECOMMANDATIONS
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3
3
3
3
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4
II-SECTEUR ADMINISTRATIF
A- DOSSIER
B- ACCUEIL
C- HEBERGEMENT
D- RESTAURATION
E-TRANSPORT
F-FRAIS
4
4
4
5
6
6
6
III-SECTEUR TECHNIQUE
A- PERSONNES CONVOQUÉES PAR LA RÉGION
B- PERSONNES DÉSIGNÉES PAR LE CLUB
C- INSTALLATION COMPÉTITION
D- MATÉRIEL
E- SONORISATION
F- CÉRÉMONIE PROTOCOLAIRE
G- RÉCOMPENSES
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8
8
8
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11
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IV-SECTEUR INFORMATIQUE
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V-SECTEUR COMMUNICATION
A- COMMUNICATION
B- PUBLICITÉ
C - PARTENARIAT
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12
12
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VI-SECTEUR SECURITE
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VII-SECTEUR MEDICAL
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13
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A- LES MOYENS HUMAINS ET L'ORGANISATION DES SECOURS
B- LE LOCAL MEDICAL
C -MATERIEL MEDICAL ET VALISE MEDICALE
D - RAPPORTS MEDICAUX
E - FRAIS MEDICAUX
F - CONTROLE ANTI-DOPAGE
VIII-DEVELOPPEMENT DURABLE (PARTIE RENDUE OBLIGATOIRE)
I-
GENERALITES
A- Objectif du cahier des charges
Le cahier des charges a pour objet de définir les règles d’organisation des compétitions régionales de MidiPyrénées. Il s’appuie sur le cahier des charges de la Fédération Française de Gymnastique et reste en conformité
avec les statuts, règlement intérieur, règlements techniques et obligations contractuelles de la FFG.
B- Candidature à une compétition régionale
Le Comité Régional envoie au début du mois de septembre de la saison en cours un appel à candidature à
l’attention de tous les clubs régionaux via le site internet.
Les candidatures sont à renvoyer avant le 7 octobre 2014 minuit au Comité Régional soit par courrier (le cachet
de la poste faisant foi) ou par internet.
Pour prétendre à l’organisation d’une compétition régionale, le club organisateur devra assister à une
formation informatique dispensée par le personnel du siège sur une journée (courant janvier). Sont
exemptés de cette formation les clubs organisateurs des coupes formations (GAF, GAM et GR), la TSA,
l’aérobic ainsi que les clubs ayant été formés sur l’une des saisons 2012-2013.
Les lieux définitifs sont annoncés après décision du Bureau courant novembre.
DATES
LIEU
A préciser
PUBLIC CONCERNE
RESPONSABLE
INTERVENANTE
A préciser
Virginie HEBRARD
Virginie HEBRARD
A préciser
A préciser
Virginie HEBRARD
Virginie HEBRARD
A préciser
A préciser
Virginie HEBRARD
Virginie HEBRARD
A préciser
A préciser
Virginie HEBRARD
Virginie HEBRARD
Nous vous rappelons que le comité régional souhaite organiser ses manifestations sur l’ensemble du
territoire avec un renouvellement des clubs organisateurs au cours du cycle olympique et vers une
orientation en matière de développement durable.
C- Relations Comité Régional - Club
Le Comité Régional reste en liaison permanente avec le club organisateur afin de lui apporter son aide aux
niveaux administratif et technique.
D- Assurance
Le club organisateur devra s’assurer auprès de son assurance des garanties offertes à cette occasion (exemple :
Contrat Multi-gym Allianz).
A défaut, le club organisateur doit souscrire une garantie spécifique temporaire.
E- Sacem
Le club organisateur devra se conformer en tous points au protocole national FFG/SACEM (Officiel du
Gymnaste N°9 en date de décembre 1997).
Prévenir la Sacem un mois à l’avance de l’organisation de la compétition,
Joindre à votre dossier « compétition » la fiche Sacem du cahier des charges pour que vous puissiez
remplir le document de la Sacem après la compétition,
Les fiches reçues doivent être conservées par le comité d’organisation local (COL) en cas de contrôle.
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F- Fléchage
Essayer de placer un fléchage visible proche des panneaux directionnels afin de permettre une plus grande
lisibilité.
Demander préalablement l’autorisation aux municipalités concernées.
G- Recommandations
Le succès de votre organisation tient au respect de chaque point du cahier des charges et du « plus » que vous
saurez apporter au niveau de l’accueil.
Lorsque tout est en place, reprenez le cahier des charges et vérifiez que tout a été fait.
Il vous faut convaincre tous les membres de l’organisation que le sourire et la convivialité dont ils feront preuve
constitueront les principaux souvenirs des participants, de leurs entraîneurs et de leurs accompagnateurs.
II-
SECTEUR ADMINISTRATIF
A-Dossier
Le club organisateur constitue un dossier d’informations qu’il doit faire parvenir au Comité Régional 4 semaines
minimum avant la compétition régionale via internet à l’attention de Virginie HEBRARD en charge de la
gestion administrative des compétitions régionales.
Ce dossier comprend :
Les coordonnées téléphoniques des personnes responsables.
Le lieu et horaires de l’accueil.
Les horaires de compétition et d’échauffement qui seront fournis par le comité Régional en liaison avec
l’organigramme.
Les horaires de navettes s’il y a lieu (à éviter cependant).
Un plan de la ville situant les différents lieux de la manifestation ainsi que les données GPS.
La liste des hôtels et restaurants de la ville.
Tous les renseignements utiles à son organisation (buvette, repas, palmarès et tarifs pour le public…).
Une fiche récapitulative pour les réservations et règlement.
Une fiche annexe d’ordre de passage au sol pour les GAF lors des compétitions par équipe.
Une fiche annexe de déclaration de forfait et modification de composition d’équipe.
Une fiche annexe de composition d’équipes.
Une fiche SACEM précisant le nom du morceau, son auteur et sa durée.
La fiche annexe de Composition du COL est à renvoyer au Comité au minimum 4 semaines avant la
compétition.
Les fiches récapitulatives annexes forfaits et modification de composition d’équipe sont à renvoyer au club
organisateur qui transmet la liste des forfaits au Comité 1 fois/semaine.
Le Responsable de la Compétition doit renvoyer le bilan de la compétition la semaine suivant la compétition.
au Comité Régional.
B-Accueil
Il doit être d’un accès facile, proche de la salle de compétition, avec des possibilités de stationnement.
Ne pas oublier de le signaler par le fléchage.
Rôle : Accueillir au mieux et renseigner les différentes délégations et officiels.
1- Documentation
a- Aux délégations
Cartes d’accréditations,
Tickets repas pour les différentes réservations effectuées,
Reçus pour les différentes réservations effectuées,
Informations diverses : (échauffement, navettes, …).
b- Aux officiels (juges convoqués, représentants techniques et administratifs régionaux)
Un badge ou une carte d’entrée permanente,
Des tickets repas et boissons,
Des informations sur l’hébergement (n° de chambre, coordonnées de l’hôtel….),
Lieu des réunions de juges (prévoir un fléchage à l’intérieur des installations sportives),
Informations diverses que vous jugerez utiles.
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2- Accréditations
Un badge ou une carte d’accréditation autorisant l’accès aux lieux de la manifestation est délivré aux participants
suivants :
Responsable de plateau désigné par la région,
Responsable des juges désignés par la région,
1 cadre technique régional pour les compétitions à finalité nationale et les individuels poussines,
Juges Experts désignés par la région,
Représentant technique du Comité Régional désigné par la région,
Représentant administratif du Comité Régional désigné par la région,
Invités d’honneur.
Pour les délégations, le nombre d’accréditations est établi de la façon suivante :
a- Compétitions par équipes :
1 équipe qualifiée :
1 badge par gymnaste
2 entraîneurs
1 juge
1 chef de délégation
Pour les équipes supplémentaires :
1 badge par gymnaste.
1 entraîneur.
1 juge si nécessaire.
b- Compétitions individuelles : (par club et par discipline)
1 badge par gymnaste.
1 entraîneur pour 1 gymnaste et 2 entraîneurs pour 2 gymnastes et plus.
1 juge.
1 chef de délégation.
3- Entrées
Le tarif des entrées est libre mais doit être indiqué dans le dossier Club. Attention, il est conseillé de ne pas trop
s’écarter des tarifs en vigueur les années précédentes et de prendre en compte le niveau de pratique de la
compétition.
C- Hébergement
4- Délégations
Les différentes délégations effectuent leurs réservations à l’aide de la liste des hôtels contenue dans le dossier
club. Des hébergements chez l’habitant peuvent également être proposés.
5- Officiels
Le Comité Régional communique la liste nominative des officiels pris en charge par le Comité Régional.
(nombre de repas et hébergement).
Le logement est assuré dans un hôtel pratiquant des tarifs raisonnables à communiquer au comité au préalable.
Transmettre les coordonnées complètes de l’hôtel et la forme de restauration proposée au comité avec le dossier
CLUB (1 mois avant).
A l’issue de la compétition, il conviendra de renvoyer le récapitulatif des hébergements et de la restauration
consommés ainsi que la facture des établissements (pas de facture CLUB).
2 personnes par chambre sont à prévoir mais avec lits séparés et en chambre seule s’il y a un juge expert de sexe
différent.
Il est recommandé de loger l’ensemble des personnes dans le même hôtel et de prévoir les petits-déjeuners (à
l’hôtel ou au gymnase si les horaires de début de compétition sont matinaux).
S’assurer également de cette possibilité de petit déjeuner matinal (envisager 1h avant la première réunion de
juges).
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Nombre d’officiels par secteur
GAC
GAM
GAF
1 responsable de plateau
1 responsable de plateau
1 responsable de plateau
1 responsable des juges
1 à 2 responsables des juges
1 responsable des juges
1 juge expert
4 à 8 juges experts si double plateau
6 juges experts
1 représentant régional
1 représentant régional
1 représentant régional
GR
1 responsable de plateau
5 juges experts
1 représentant régional
TEAM GYM
TR
1 chef de plateau
1 responsable de plateau
1 responsable des juges
1 responsable des juges
3 juges experts
1 juge expert
1 représentant régional
1 représentant régional
TU
1 responsable de plateau - 1 responsable des juges - 1 juge expert - 1 représentant régional
D- Restauration
6-Buvette
Le club organisateur peut prévoir une buvette, dans ce cas, il est conseillé de l’implanter hors de la salle de
compétition pour éviter les nuisances (sonores et olfactives).
7-Délégations
Le club organisateur peut proposer une restauration sur le lieu de la compétition.
Il fixe les menus et les tarifs à sa convenance.
8-Officiels
Les repas doivent être prévus sur le lieu de compétition (et si possible dans une salle différente de celle de
réunion des juges). Si cette éventualité n’est pas envisageable, prévoir une séparation de ces deux espaces.
Les horaires des repas sont fixés par le Comité Régional en fonction de l’organigramme de la compétition.
Il est demandé de préparer au moins un repas chaud dans le week-end et de s’assurer du respect de la diététique :
privilégier les crudités et féculents à chaque repas ; prévoir également une boisson chaude type café et thé en fin
de repas.
Tarif maximum : 12 € par personne maximum
Pendant la compétition, il est conseillé de prévoir des boissons et des collations pour les juges (experts et clubs).
Une salle annexe devra être mise à la disposition du Comité Régional afin d’assurer des formations de dirigeants
et techniciens.
E-Transport
Dans le cas où les salles d’échauffement et de compétition sont éloignées, le club organisateur devra prévoir des
navettes gratuites pour les gymnastes et entraîneurs.
F-Frais
1- A la charge de l’organisateur
Location et installation du matériel
Promotion
Envoi du dossier au Comité Régional
Billetterie, badges et autres
Assurance
Frais médicaux (médecin, véhicule de secours…)
Récompenses (variable suivant le type de compétition)
Reprographie (feuilles de match).
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6- A la charge du Comité Régional
Déplacement, hébergement et restauration des officiels (factures à fournir)
Prise en charge du formateur informatique
Récompenses (1 coupe par catégorie pour les compétitions par équipe et 3 médailles par catégorie pour les
individuelles).
7- Recettes de l’organisateur
Entrées
Sponsors
Publicité
Buvette
Restauration
Subventions diverses
8- Recettes du Comité Régional
Engagements
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Comité Midi-Pyrénées de Gymnastique
III-
SECTEUR TECHNIQUE
A-Personnes convoquées par la région
1 responsable de plateau
1 responsable de juges par discipline
B-Personnes désignées par le club
1 responsable d’installation et matériel gymnique (1 responsable par salle si plusieurs salles)
1 responsable informatique (saisie, palmarès, reprographie…)
1 responsable de l’accueil
1 responsable de la sonorisation (et 1 personne chargée de la récupération des supports musicaux pour la GAF)
1 responsable médical
1 responsable de la sécurité
1 responsable de la salle d’échauffement
1 responsable du contrôle des engins en GR
Des secrétaires d’ateliers, des « estafettes », des chronométreurs et des juges de lignes (dans le respect de la
réglementation fédérale).
Nombre d’assistants par secteur
GAC
GAF
2 secrétaires d’atelier
4 à 8 secrétaires d’atelier
2 estafettes
2 à 4 chronométreurs
1 chronométreur
2 juges de lignes
1 caméraman
GR
GAM
6 secrétaires d’atelier
6 estafettes
1 chronométreur
2 juges de lignes
TEAM GYM
TR
3 secrétaires d’atelier
2 secrétaires de jury
3 afficheurs de notes
2 secrétaires d’atelier
2 estafettes par rotation
1 chronométreur
2 estafettes
2 juges de lignes
1 caméraman
2 caméraman
2 juges de ligne
TU
1 secrétaire d’atelier - 1 estafettes – 1 caméraman
C-Installation compétition
Pour toutes les disciplines, il est souhaité d’avoir à disposition :
1 salle de compétition (8m50 de hauteur pour la GR et le TR)
1 salle d’échauffement en fonction de la compétition
Dans le cas où les salles d’échauffement et de compétition sont éloignées, le club organisateur devra prévoir des
navettes gratuites pour les gymnastes et les entraîneurs.
Cahier des Charges des compétitions régionales – Saison 2013/2014 – VERSION 1
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Comité Midi-Pyrénées de Gymnastique
1- Salle de compétition
Se référer à la fiche matériel compétition, le matériel doit être aux normes de sécurité en fonction des
compétitions (à voir avec le Comité Technique concerné). Pour la GAF un avenant sera réalisé et adressé au club
organisateur 1 mois avant la manifestation pour chaque compétition.
Doublement des agrès souhaité si double jury (au saut, barres et poutre) pour la GAF
1 praticable GR
2 trampolines
1 piste de Tumbling
1 praticable non dynamique pour la Gymnastique Acrobatique et dynamique ( pour les sélectives catégories
fédérales et nationales)
Team Gym : 1 table de saut Gymnova GA + tapis de réception + tremplin +1 paire de rehausseur et piste de
saut, 2 mini-trampolines FFG et 1 mini-trampoline Gymnova, 1 piste de tumbling norme FIG + 2 tremplins et
tapis de réception
Le plateau de compétition doit être isolé du public par des cordages ou autre (prévoir une zone de sécurité de 1 à
2m minimum).
La table de direction doit pouvoir contenir :
8 personnes environ pour la GA et GR.
14 personnes pour le TSA.
Les tables de juges doivent être disposées de façon à respecter la sécurité des athlètes et permettant un angle de
vision adapté au jugement. En cas de doute, n’hésitez pas à vous faire aide d’un technicien compétent.
Il convient d’adapter les installations au nombre de juges présents.
Un emplacement pour les invités et les officiels doit être prévu et réservé.
Pensez à décorer la salle (sans excès).
9- Salle d’échauffement
Le club organisateur aura à charge l’organigramme des échauffements et des navettes ainsi que leur
communication dans le dossier d’accueil. Pour tous secteurs demander conseil aux techniciens régionaux.
• Pour la GR : 2 moquettes dans la salle d’échauffement.
• Pour la GAF/GAM : tapis ou moquette d’une surface de 20m carrés minimum dans un espace chauffé.
10- Annexes
a- Vestiaires
1 vestiaire au minimum par discipline d’une capacité d’accueil moyenne.
b- Infirmerie
Une salle pour apporter les premiers soins. Une mallette peut être mise à disposition par le Comité Régional sur
demande. Elle contient le nécessaire utile pour les premiers soins.
c- Salle pour les réunions des juges
Prévoir une salle par discipline pour environ 30 personnes.
Chaque salle sera équipée à la demande du (de la) responsable des juges, de :
Chaises en nombre suffisant
TV et lecteur DVD
d- Secrétariat
De préférence une salle à part de la salle de compétition pour que le service informatique ne soit pas trop dérangé
et puisse officier en toute tranquillité.
D-Matériel
Il est demandé, pour l’ensemble des compétitions, d’avoir du matériel aux normes en vigueur. (Réf. Brochure
technique nationale normes FIG ou normes FFG).
Dans le cas contraire (distance de course insuffisante, tapis de réception de 12 cm …), prévenir à l’envoi du
dossier.
Cahier des Charges des compétitions régionales – Saison 2013/2014 – VERSION 1
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Comité Midi-Pyrénées de Gymnastique
Prêt
Il est recommandé de se faire assister par des professionnels locaux, départementaux ou régionaux afin de réduire
les coûts d’organisation.
11- Installation
La mise en place du matériel incombe au club organisateur (prévoir 15 à 20 personnes pour la GA, une dizaine
pour les autres disciplines).
Nettoyage : les salles de compétition et d’échauffement doivent être nettoyées entre les deux journées de
compétition.
12- Podium (pour les palmarès)
Prévoir un podium, permanent ou non. Décoration possible et libre. Le sponsor du comité régional doit être visible
lors des cérémonies protocolaires.
13- Matériel complémentaire
Carnets de notes pour les juges
Chronomètres (pour la GAF : 1 pour le sol, 1 pour les barres, 1 pour la poutre), gongs (GAF : 1 pour la poutre),
décamètres (pour la GAF : 1 pour le saut). A adapter en fonction des compétitions
Afficheurs de notes
Planche de contrôle des engins et balance pour la GR
Rallonges et multiprises
Toile émeri et papier de verre
Magnésie en quantité suffisante
Un niveau, un mètre
Une canne pour les anneaux
Du papier collant pour fixer les pistes d’élans
Une boite à outils en dépannage
A prévoir en double : salle de compétition et salle d’échauffement.
Scotch double face pour moquettes GR
Scotch large opaque blanc pour moquettes GR
Bancs ou chaises pour les compétiteurs et les entraîneurs :
8 places pour 1 équipe par agrès ( à adapter également en fonction de la compétition)
10 places pour les individuels GA
Tables et chaises pour les juges et les assistants par secteur
GAM
GAF
GR
6 tables et 30 chaises (4 juges et
1 assistant par agrès)
8 tables et 24 chaises
(plateau simple)
15 tables et 30 chaises
TR
TU
AC
2 tables et 8 chaises
2 tables et 8 chaises
2 tables et 8 chaises
14- Matériel Son
Il est souhaitable d’avoir une sonorisation indépendante du micro dans la salle de compétition.
Deux platines CD,
1 micro dans la salle de compétition pour le déroulement,
1 micro dans la salle d’échauffement pour les rotations et appel des gymnastes,
Le club organisateur prévoit les musiques pour les cérémonies protocolaires, les rotations et fond d’ambiance
pendant les temps d’échauffement.
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Comité Midi-Pyrénées de Gymnastique
E-Sonorisation
Il appartient au club organisateur d’assurer la sonorisation de la salle.
Il désigne une ou deux personnes pour la manipulation du lecteur musical. Il doit prévoir une organisation de
récupération et mise en ordre des CD, sachant que les entraîneurs sont responsables de l’ordre qu’ils ont donné.
Pour cela, un document est mis à votre disposition dans les annexes.
F-Cérémonie protocolaire
Les horaires de palmarès sont fixés dans l’organigramme émanant du comité régional.
Le responsable du protocole du club organisateur avec l’aide du représentant régional se charge de mettre en place
le protocole de remise des récompenses avec les personnalités politiques et fédérales présentes.
Un document complété par vos soins sera à remettre au responsable de plateau.
Dans ce document figurent le nom et la fonction de la personne remettant la récompense.
G-Récompenses
Si le club organisateur décide d’en récompenser plus, il en a la possibilité.
1- A la charge du Comité Régional
1 coupe par catégorie pour les compétitions par équipe et 3 médailles par catégorie pour les individuelles.
2- A la charge du club organisateur
Deux coupes, trophées ou médailles par catégorie minimum.
Pour les compétitions d’animation (Coupe Formation), prévoir un gadget identique pour tous les gymnastes (la
moitié payé par le Comité 1.50 euros par gymnaste).
IV-
SECTEUR INFORMATIQUE
Le secrétariat technique est désigné par le club organisateur.
Sa mission :
Préparation des feuilles de match (sur papier brouillon recyclé) à mettre sur les tables des juges dans l’ordre des
différentes rotations.
Traitement informatique des résultats.
Production des palmarès (sur papier brouillon recyclé)
Transmission des résultats via internet à l’attention de la FFG dès la fin de la compétition.
En début de saison, le comité régional organise des sessions de formation sur le logiciel fédéral avec mise à
disposition du personnel du siège régional. Tous les clubs organisateurs de compétitions régionales doivent
assister à l’une de ces formations.
Les clubs organisateurs doivent faire un récapitulatif des forfaits et modifications des compositions d’équipe et les
transmettre au Comité Midi-Pyrénées (voir annexe 1) par mail.
Le Club organisateur crée alors la compétition à l’aide des codes informatiques prévus à cet effet et saisit les
engagements.
Le club organisateur se charge d’imprimer et de reproduire les feuilles de match (sur papier brouillon
recyclé).
Transmission des résultats :
Créer une sauvegarde et la conserver quelques semaines afin de pallier à toute éventualité.
Dès la fin de la compétition, le COL envoie via internet les résultats à ffgcompw.
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V-
SECTEUR COMMUNICATION
A-Communication
Le club organisateur peut faire annoncer par voie de presse, radio et télévision locales ou régionales, la
compétition.
Il fait parvenir une invitation avec le programme complet à chaque organisme de presse.
Il est souhaitable de désigner un correspondant de presse qui recevra les journalistes et préparera les articles.
Une personne peut également être désignée pour réaliser des photos et des films de la compétition afin de
poursuivre la promotion de chaque discipline.
B-Publicité
Toute publicité pouvant porter atteinte à la santé ou à la moralité ne sera pas autorisée.
La publicité sur les agrès est interdite.
Vous pouvez afficher des panneaux publicitaires ou banderoles dans l’enceinte sportive ; dans ce cas, ils ne
doivent pas gêner la visibilité des juges ni celle des spectateurs.
Les stands publicitaires sont acceptés à l’emplacement de votre choix.
C - Partenariat
Vous pouvez choisir tous partenaires équipementiers à vos conditions.
Un autre partenaire (Société TTRA.DI.TEX 9.9.Y.C) sera prévu a titre gratuit pour les compétitions GAM-GAFTSA suite à la signature du contrat de partenariat avec le comité régional.
VI-
SECTEUR SECURITE
Le club organisateur doit faire une demande d’autorisation d’utilisation de l’installation auprès du propriétaire.
Dans tous les cas, il appartient au maire de prendre les dispositions qui s’imposent pour la sécurité. Il est en droit
de demander à l’organisateur un service d’ordre s’il le juge nécessaire, bien qu’il ne soit pas obligatoire (art. 23 loi
95-79-333 du 21 janvier 95).
Le décret du 31 mai 97 n’impose pas dans ce cas de qualification particulière de service prévu par l’organisateur.
L’autorité en charge du service d’ordre est l’organisateur.
L’art. 4 du décret du 31 mai 97 indique que le service d’ordre a pour rôle de prévenir autant que possible les
désordres susceptibles de mettre en péril la sécurité des spectateurs et des pratiquants.
Il se doit :
D’inspecter les installations avant la manifestation.
Constituer un dispositif de sécurité.
Organiser la circulation des personnes dans et hors de l’enceinte sportive.
Organiser les aires de stationnement
Savoir alerter les services de police ou de secours dans les plus brefs délais.
Veiller au dégagement permanent des accès de secours.
Il est utile en amont de prévenir les services de pompiers, police et hôpital les plus proches de la manifestation.
Homologation des enceintes sportives
Le maire doit faire appel à une commission de sécurité compétente. Cette commission doit être saisie au moins 1
mois avant la manifestation. Votre demande doit donc parvenir à la municipalité bien avant.
Dans le cas d’une installation provisoire (gradins démontables…), les dispositions du décret 98-82 du 11 février
98 pour les installations destinées au public occasionnellement donnent obligation à l’organisateur à procéder au
contrôle technique du montage (art. L111-23 à L 111-626 du code de la construction).
Il devra être en mesure de présenter le rapport du contrôleur à la commission de sécurité compétente.
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VII- SECTEUR MEDICAL
La responsabilité de l’organisation médicale lors d’une manifestation gymnique et quel que soit son niveau
incombe au Comité d’Organisation Local.
A-LES MOYENS HUMAINS ET L’ORGANISATION DES SECOURS
Le COL doit informer le comité régional, pour agrément, 15 jours avant la compétition, des mesures médicales
mises en place : nom de l’organisme d’évacuation, organisation des locaux médicaux, nom du médecin
responsable de la compétition.
a- Médecin
Avant la compétition, il est particulièrement recommandé au COL d’inclure au sein de son comité d’organisation
le médecin fédéral régional ou départemental.
Le COL doit prévoir les besoins en personnel médical en fonction de la multiplicité des lieux de compétition ou
d'échauffement, du nombre de gymnastes qualifiés et de la capacité d’accueil prévue pour le public. Si la salle
d’échauffement est éloignée de la salle de compétition, un médecin supplémentaire est fortement souhaité dans
cette seconde salle.
Durant la manifestation, il est impératif d’avoir un médecin sur place.
Les attributions du médecin sont les suivantes :
- la responsabilité générale de l’organisation médicale de la compétition,
- l’intervention aussi bien au niveau du public qu’au niveau des compétiteurs et du personnel d’encadrement, étant
entendu que le médecin responsable de la manifestation doit être présent dès le début des échauffements et jusqu’à
la fin de la compétition.
- l’animation de l’équipe paramédicale s’il y a lieu : masseurs-kinésithérapeutes, secouristes.
- les liaisons avec les services d’évacuation et d’urgence (SAMU – SMUR etc.) et les services d’accueil
hospitalier.
Ce médecin doit également rendre compte, en fin de manifestation, des éventuels accidents ou incidents constatés
en complétant la fiche d’accidentologie jointe.
b- Secouristes
Il est fortement conseillé d’avoir des secouristes sur place. Les secouristes sont au minimum au nombre de 3, et de
4 si les sites de compétition et d’échauffement sont éloignés.
c- Véhicule d'évacuation
Si possible, un véhicule d’évacuation d'urgence vers un centre de traitement (véhicule équipé médicalement) doit
être prévu en permanence sur le lieu de la manifestation (Croix-Rouge, Croix Blanche, etc…). Sinon, avoir une
liaison permanente avec un service d’évacuation (pompiers) que l’on aura prévenu dans les jours qui précèdent la
compétition.
d- Centre d’accueil
Un centre de traitement sera choisi pour sa proximité, son accès rapide et ses possibilités d'intervention immédiate.
Il sera prévenu obligatoirement du déroulement des épreuves dans les 2 ou 3 jours qui précèdent la compétition.
B-LE LOCAL MEDICAL
Il s’agira d’une salle réservée aux soins, fermée, si nécessaire chauffée, très proche du plateau de compétition et au
même niveau.
Cette salle doit être équipée :
- d'une table de massage, de chaises et tables,
- de produits et matériels de première nécessité et de première urgence, mis en place et contrôlés par le médecin
responsable de la manifestation,
- un brancard, des attelles, des couvertures,
- des bouteilles d'eau en nombre suffisant,
- un appareil de réfrigération produisant de la glace, dans la salle de compétition (ou à proximité).
- tout matériel jugé nécessaire par le médecin du COL.
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C-MATERIEL MEDICAL ET VALISE MEDICALE
Le médecin de la manifestation et son équipe doivent se munir de leur équipement (soins pour tous et soins
adaptés à la pathologie du gymnaste).
Cependant, le comité régional a constitué une valise que tout club organisant une compétition régionale peut
solliciter pour mise à disposition du médecin et du kinésithérapeute couvrant la compétition.
Celle-ci est stockée au siège régional et doit faire l’objet d’une demande écrite par mail au comité régional dans
les 15 jours qui précèdent la compétition.
En fin de compétition, le médecin responsable vérifie la valise et note sur une fiche prévue à cet effet le petit
matériel utilisé, le gros matériel (attelles) devant être récupéré et restitué.
Le comité régional assure quand à lui le renouvellement du matériel utilisé.
D-RAPPORTS MEDICAUX
Le ou les médecins et masseurs kinésithérapeutes ayant des responsabilités dans l'organisation médicale d'une
manifestation gymnique, doivent adresser au médecin régional un rapport concernant leurs interventions dans la
fiche d’accidentologie.
Un document à cet effet est inclus dans la valise médicale. Il précise la catégorie de compétition du gymnaste, le
niveau, l'agrès, la localisation de la blessure, le type (Fracture, Entorse, muscle,..), les soins prodigués et
l'évacuation éventuelle. Cette fiche est à renvoyer au plus tard, trois jours après la compétition à Mr Jean Bernard
SOLIGNAC.
E-FRAIS MEDICAUX
Les frais médicaux généraux sont à la charge du COL et notamment secouristes et évacuation.
Les vacations ou honoraires médicaux d’un ou deux médecins selon la compétition (un ou plusieurs sites) sont à la
charge du COL.
Les produits pharmaceutiques, bandes et contentions sont fournis par l’équipe médicale de l’organisation, sachant
que le comité régional met a disposition du COL une valise médicale contenant du petit matériel courant, pouvant
être complétée le cas échéant par le matériel du médecin de la manifestation.
Le comité régional dotera chaque club organisateur d’une aide financière de 150€ sous réserve que l’ensemble des
obligations médicales aient été respectées :
- Signature de la convention avant la compétition,
- Présence d’un médecin durant l’intégralité de la manifestation,
- Annonce au service d’urgence et d’évacuation de la tenue de la compétition,
- Liste du petit matériel utilisé,
- Rapport médical des interventions effectuées.
F-CONTROLES ANTIDOPAGE
Conditions d'accueil du médecin agréé par le ministère de la santé et des sports ou de l’Agence Française de
la Lutte contre le Dopage :
A la demande de la FFG, de l’Agence Française de Lutte contre le Dopage ou de l’état, il peut être procédé à des
contrôles anti-dopage partout en France.
Pour ce faire, l’état lui-même ou ses directions régionales et départementales désigne un médecin agréé.
Le COL doit mettre des locaux appropriés à la disposition du médecin agréé chargé d'effectuer un contrôle.
Ils doivent respecter les normes en vigueur de situation et structure (pièce d’attente, salle de contrôle attenante à
un local toilettes).
Des bouteilles d'eau doivent être prévues à cet effet.
Le médecin de la compétition ou le COL désigne avant la compétition un membre licencié (le délégué) pour
assister, s'il en fait la demande, le médecin agréé par l’état.
Par ailleurs, le COL s'assure que le médecin est accueilli dans les meilleures conditions possibles.
Dès son arrivée, il doit être mis en contact avec le délégué désigné à cet effet.
Pour faciliter l'accueil du médecin agréé, ce dernier doit pouvoir bénéficier, tout comme le délégué, d'une place de
stationnement, d'une accréditation lui permettant d'accéder à toutes les zones du lieu de la compétition ainsi que
d'un accès à la restauration.
Les contrôles pouvant se terminer bien après la fin de la compétition, il est nécessaire de veiller à ce que toutes les
dispositions soient prises afin que le délégué, le médecin agréé et les gymnastes soient pris en charge voire
accompagnés par le COL dans les meilleures conditions.
Cahier des Charges des compétitions régionales – Saison 2013/2014 – VERSION 1
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Comité Midi-Pyrénées de Gymnastique
VIII- DEVELOPPEMENT DURABLE (partie rendue obligatoire dés la
candidature).
Le Comité Régional Midi-Pyrénées s’engage depuis quelques saisons dans une démarche de développement
durable.
Il a le souhait de favoriser la participation de l’ensemble des acteurs régionaux, tant sur la préservation des
ressources naturelles que sur les aspects économiques et sociaux du développement durable.
Toute organisation d’une manifestation sportive génère par sa préparation et son déroulement, un impact sur
l’environnement par la production de déchets et de déplacement supplémentaires.
Cette manifestation implique aussi les bénévoles et les salariés des clubs, chacun désireux de trouver « sa juste
place » au sein de l’organisation.
Les préconisations évoquées ci-dessous ne sont nullement exhaustives et l’ensemble des dispositions mises en
place lors de l’organisation de nos manifestations sportives régionales doit conduire à améliorer nos
comportements en vue d’aboutir à des comportements « éco-citoyens » durables et observables.
Les clubs organisateurs doivent renvoyer l’annexe 6 renseignée, au comité régional, afin que ce dernier puisse
valider ou non l’obtention du «Diplôme d’Initiatives Durables» pour cette manifestation.
Pour toute difficulté dans la mise en œuvre de votre action « développement durable », vous pouvez nous
contacter.
Cahier des Charges des compétitions régionales – Saison 2013/2014 – VERSION 1
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Comité Midi-Pyrénées de Gymnastique
DEVELOPPEMENT DURABLE SUR LES MANIFESTATIONS SPORTIVES
PREVU
MAITRISE DE LA CONSOMMATION D’ENERGIE
1
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Veiller à lutter contre les pertes d’énergie en évitant le sur-chauffage des pièces et en gardant clos les SAS et les portes d’entrée
Veiller à l’extinction systématique des lumières des vestiaires et des pièces inoccupées par un système d’affichettes pour prise de conscience
par le public
PRESERVATION DES RESSOURCES NATURELLES
3
4
5
6
7
8
9
Promouvoir l’utilisation raisonnée des douches et limiter le débit des robinets aux besoins réels par un affichage
Favoriser la communication par internet afin de réduire l’utilisation de supports papier
Utiliser du papier recyclé répondant aux exigences d’un éco-label officiel pour les brouillons de juge et les feuilles de match et autre
utilisation
Généraliser l’impression recto-verso
Proposer des emballages ou des contenants écologiques en papier ou carton, et les barquettes non-recyclables
Utiliser des produits recyclés ou rechargeables
Privilégier le service de boisson au verre (système de verre caution) pour réduire significativement le nombre d’emballages
GESTION DES DECHETS
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11
Mettre en place le tri-sélectif, en assurer la gestion
Prévoir des poubelles en nombre suffisant dans tous les lieux de rassemblement (aire de parking, salle de compétition, vestiaires, salle des
juges, espace de restauration)
HYGIENE ALIMENTAIRE
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14
15
Proposer des fruits à la place des barres chocolatées des fruits ou des barres de céréales et des jus de fruits au lieu des sodas (santé publique et
réduction des emballages) dans des emballages ayant un contenant recyclable ou consigné
Pour la restauration, envisager une présentation collective plutôt qu’individuelle des aliments afin de réduire les emballages
Privilégier l’eau du service de distribution d’eau potable à la place de l’eau minérale en bouteille
Elaborer le menu des officiels en fonction des spécialités locales et de la production saisonnière
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17
Etablir un fléchage dans la ville afin d’éviter des déplacements inutiles et prévoir d’en assurer le retrait à l’issue de la manifestation
Inciter l’ensemble des acteurs au covoiturage
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Prévoir des conditions d’accès pour tous les publics tant sur les tarifs pratiqués que sur l’accessibilité aux personnes en situation de handicap
19
Etre attentif aux nuisances sonores (choix raisonné de l’emplacement des haut-parleurs, qualité de la sonorisation et du volume utilisé en
fonction de la capacité de la salle)
20
Valorisation et reconnaissance des actions bénévoles
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MODES DE TRANSPORT
ACCESSIBILITE A TOUS
NUISANCES SONORES
BENEVOLAT
AUTRES ACTIONS MENEES
A préciser :
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Nombres d’items – si 10 sont réalisés la participation en matière de développement durable sera validée
Cahier des Charges des compétitions régionales – Saison 2013/2014 – VERSION 1
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REALISE
DIFFICULTES RENCONTREES