TERMES DE REFERENCE Pour les Evaluations Externes

TERMES DE REFERENCE
Pour les Evaluations Externes d’ACF
Surveillance multisectorielle en République Centrafricaine
Projet financé par
ECHO
Sujet des modifications avant la finalisation du contrat
Référence du Contrat
ECHO/CAF/BUD/2013/91003
17 décembre 2013
Evaluation du Surveillance Multisectorielle en RCA
Termes de Reference
1. DETAILS CONTRACTUELS DE L’EVALUATION
1.1. Dates clés de l’Evaluation
Date de départ prévue:
Date de fin prévue:
Soumission du Rapport Provisoire:
Soumission du Rapport Final
1er février 2013 (variable dépendant de la situation actuelle)
25 février 2013
20 février 2013
1 mars 2013
1.2. La Langue de l’Evaluation
Langues requises pour effectuer l’évaluation
Langue du Rapport:
Français
Français
1.3. Plan de travail et calendrier
Activités
Jours de
Travail
Montage du projet : Révision des documents projet (LFA, budget, convention de
partenariat)
Elaboration des outils : Révision des kits outils et méthodologie, ateliers tenus etc…
Système de collecte de données mobile : Révision du matériel pédagogique et
transfert de connaissances aux partenaires
Qualité des données : pertinence des indicateurs
Qualité des bulletins : rapports d’analyse
Evaluation de la satisfaction auprès de la communauté humanitaire
Ecriture du rapport avec recommandations pratiques
Brief et debrief
Total
1
3
2
5
5
2
5
2
25
1.4. Budget pour l’évaluation
Le consultant devra inclure un frais journalier proposé dans l’application. ACF vas payer tous les
coutes nécessaires pour l’évaluation (e.g. logement, transport, billet d’avion etc.). Le Consultant sera
responsable de son assurance personnelle pendant l’évaluation. De plus, le consultant fournira
également tous les équipements nécessaires (e.g. ordinateur) nécessaires à l’évaluation.
2. DETAILS DU PROGRAMME
Titre de Programme:
Localisation
Début:
Fin:
Surveillance Multisectorielle
République Centrafricaine
2 février 2012
3 mars 2013
2.1. Carte de la Zone du Programme
La surveillance multisectorielle est mise en œuvre par un réseau de partenaires réparti sur une
grande partie du territoire.
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Termes de Reference
http://www.odk.missions-acf.org/rca/
2.2. Vue d’ensemble du Programme
La surveillance multisectorielle constitue un axe majeur dans la stratégie actuelle d’ACF. Pendant
les trois prochaines années, en partenariat avec d’autres acteurs clefs, ACF se positionne au sein de
la communauté humanitaire comme principal interlocuteur pour mener le renforcement des
capacités d'analyse des tendances (surveillance) et la mise en œuvre d'un système d'alerte
précoce. Ce projet s’inscrit dans le domaine de la coordination humanitaire et constituera l’un des
principaux réseaux d’information sur lequel les clusters et autres programmes de réponses rapides
comme le RRM s’appuieront.
Bénéficiaires
L'ensemble de la communauté humanitaire présente en Centrafrique bénéficie de ce projet. En
particulier, les bénéficiaires directs de la surveillance sont les acteurs humanitaires (onusien, ongistes, CICR et étatiques) participant au système cluster.
Stratégie de mise en œuvre :
L’action repose sur un partenariat de mise en œuvre avec plusieurs ONG internationales ayant une
présence forte en RCA et une capacité opérationnelle sur le terrain prévue sur une durée d'un à
trois ans. A travers ce partenariat, les ONG s’engagent à faire un suivi régulier de la situation avec
l’appui technique d’ACF.
Les ONGI partenaires formeront un comité noyau pour la réalisation et la coordination des activités
de surveillance. Ce comité sera porté par le cluster de la sécurité alimentaire dont le lead est la FAO
et PAM. Ce positionnement entend favoriser la sensibilisation et la participation élargie des
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membres du cluster ainsi que la pérennité du système. Des liens proches seront également établis
avec les clusters de Nutrition, de Santé, et d’Eau Hygiène Assainissement pour renforcer le
caractère multisectoriel de l’action.
Optimisation de la remontée de données : Collecte de Données Digitale (E-data)
Ce projet présente un volet innovation avec la collecte des données digitale. La réalisation
d’enquêtes mensuelles va générer un important volume de données qui doit être analysé dans un
délai court. La collecte électronique permet une saisie des données automatique sans ressources
humaines additionnelles. Cela réduit considérablement les risques d’erreur de saisie et permet un
gain de temps important. Les données traditionnellement recueillies sur du papier puis
transportées sur une base ayant un ordinateur, sont ici recueillies de manière digitale sur des
appareils portatifs (téléphone ou tablette) et sont envoyées et saisies dans une base de données
construite au préalable en un seul « clic ». L’utilisation de cette technologie au sein de ce projet de
surveillance permettrait à l’expert surveillance responsable des analyses d’obtenir les données
dans un délai optimal et dans un format directement exploitable pour l’analyse par tous.
Stratégie de pérennisation (pluriannuelle):
La stratégie pour la mise en place d'un système de surveillance national en RCA porte ce projet sur
une durée de trois ans avec un rôle dégressif pour le lead ACF et une passation progressive au
niveau de partenaires du cluster de sécurité alimentaire. Une passation au Ministère du
Développement Rural et de l'Agriculture n'est pas envisagée dans cette stratégie, cependant sa
participation et prise de responsabilité sur la base d'une solide coordination et de renforcement
des capacités seront encouragées. La surveillance restera principalement un outil utilisé par et pour
la coordination humanitaire.
1ère année : mise en place du système de collecte de données
2ème année : Renforcement des capacités d’analyse du système
3ème année : Pérennisation
2.3. Objectif Général
Renforcer l’analyse de la situation humanitaire des populations à risque pour prévenir des crises
humanitaires
2.4. Objectifs spécifiques/Résultats
Augmenter la disponibilité et la fiabilité d’information sur la situation humanitaire pour contribuer
à un mécanisme d’alerte précoce et permettre aux acteurs clefs de mettre en œuvre des réponses
aux crises humanitaires adaptées.
Résultat 1 : Un réseau de surveillance humanitaire multisectorielle et multi-acteurs est mis en place
et renforce les mécanismes de coordination et de réponse d'urgence en RCA.
Résultat 2 : Un système de suivi de données multisectorielles pérenne et fonctionnel contribue à
un mécanisme d’alerte précoce
Résultat 3 : Des connaissances approfondies du contexte, de la vulnérabilité et des moyens
d’existence sont obtenues à travers l’analyse de l’économie des ménages (AEM / Household
Economy Approach HEA)
2.5. Activités du Programme
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Résultat 1
 Formalisation du réseau de surveillance multisectorielle
 Mise en place de partenariats avec acteurs clefs de la surveillance aux niveaux national et
régional (Afrique Centrale)
 Intégration du système de surveillance dans les mécanismes de réponse rapide d’urgence, en
particulier le RRM
Résultat 2
 Un kit outils de suivi est développé et mis à la disposition des partenaires et de toutes les
parties prenantes
 Mise en place d’un système de collecte de données mobile avec ODK Collect
 Réalisation mensuelle d’enquêtes de suivi par ACF et les partenaires
 Rapports de surveillance diffusés à toutes les parties prenantes sous forme de bulletins et/ou
cartes
Résultat 3
 Recrutement d’un consultant HEA international francophone et d’un formateur HEA régional
 Enquête de référence dans une ou deux zones de moyen d’existence
 Production des résultats d’analyse des impacts des moyens d’existence
 Présentation des résultats à la communauté humanitaire
3. BUT DE L’EVALUATION
3.1. Les Utilisateurs cible(s) de l’Evaluation
ACF
Siège commanditaire
Au Niveau de la Mission
Autres
ACF France, ACF Centrafrique, Pool, DST
Chloé Milloz – Référente Sécurité Alimentaire
Mathias Altman – Référent projet recherche
Chef de département Sécurité Alimentaire et Moyens d’Existence
(Cécilia Blaustein)
Responsable projet – Surveillance Multisectorielle (Arthur Benao)
ONG Partenaires, INGO et ONG locale en RCA
Bailleur
3.2. Objectif(s) de l’Evaluation Sujet des modifications avant la finalisation du contrat
Cette étude devra aboutir sur des conclusions et des recommandations devant permettre à ACF et
aux acteurs associés dans la mise en œuvre de ce projet de capitaliser l’ensemble des informations
relatives à ce type d’intervention et de formuler des recommandations pour une adaptation des
activités en cours et / ou pour la mise en place d’une suite éventuelle aux interventions en cours.
L’évaluation devra lister les leçons apprises à travers ce projet et guider la prise de décision pour les
futurs projets similaires. Ceci devra être mis en évidence et analysé à travers les informations
quantitatives et qualitatives recueillies et qui devront donc figurer de manière suffisamment
détaillées dans le rapport d’évaluation.
3.3. Champs de l’Evaluation Sujet des modifications avant la finalisation du contrat
Partie gestion de projet :
Clarifier qui sont les bénéficiaires et les partenaires de ce projet.
Développer de meilleurs indicateurs (LFA) pour améliorer le suivi de la réalisation de ce projet et
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l’appropriation par la communauté humanitaire.
Donner des recommandations pour fluidifier les relations/communication entre les partenaires du
projet dans l’optique de maximiser l’efficience du projet
Partie technique :
Evaluer la faisabilité d’une analyse multisectorielle et la diffusion d’alertes précoces avec la
méthodologie et les outils élaborés.
Donner des recommandations concrètes pour améliorer l’opérationnalisation du système et son
fonctionnement.
Partie coordination :
Recommandations pour une meilleure coordination entre les partenaires de mise en œuvre et les
partenaires régionaux potentiels tels que FEWSNET
3.4. Critères d’évaluation
ACF souscrit aux critères du Comité d’Assistance au Développement (DAC) pour les évaluations :
impact, durabilité, cohérence, couverture, pertinence, efficience et efficacité. ACF promeut
également l’analyse systématique du système de suivi et des questions transversales (genre,
HIV/AIDS etc). Toutes les évaluations externes doivent utiliser les critères du DAC dans l’analyse des
données et le rapportage.
Dans le cas particulier de cette évaluation, uniquement certains critères du DAC seront retenus,
auxquels seront ajoutés des critères spécifiques liés à l’évaluation des systèmes de surveillance (en
référence aux guidelines CDC – en annexe).
L’évaluateur devra utiliser le tableau suivant pour classer les performances de l’intervention en
utilisant les critères du DAC et autres attributs propres à l’évaluation d’un système de surveillance.
Le tableau devra être présenté dans une annexe.
Critère
-
Classement Justification
(1 faible, 5
élevé)
1 2 3 4 5
Couverture
Pertinence
Timeliness
Justesse
Simplicité
Flexibilité
Acceptance
Utilité / Efficacité
3.5. Bonnes pratiques
L’évaluation doit fournir un (1) exemple clé de Bonne Pratique du programme/projet concerné. Cet
exemple doit être lié à la dimension technique de l’intervention, soit en termes de démarche, soit en
termes de dispositifs, et qui doit pouvoir potentiellement être réutilisé dans d’autres contextes où
ACF opère. Cet exemple de Bonne Pratique doit être présenté dans une annexe.
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Termes de Reference
3.6. Résultats de l’Evaluation
Les résultats de l’évaluation devraient être présentés dans un rapport écrit ainsi que par le biais de
différentes présentations orales :
 Une sur le terrain (au chef de mission et personnel technique concerné)
 Une au siège (en personne ou par téléconférence)
3.7. Méthodologie
3.7.1. Briefing
Avant qu’une évaluation ne prenne place, l’évaluateur devra être briefé au niveau du siège et au
niveau du terrain (avec le chef de mission/ ou le point focal technique concerné). La possibilité de
briefings téléphoniques doit être discutée et accordée au préalable.
3.7.2. Activités de terrain
Les consultants doivent collecter une série de données. Cela inclus (mais n’est pas limité à) :
 Informations directes : entretiens avec les bénéficiaires – visites du projet et aux
commodités offertes aux bénéficiaires.
 Informations indirectes : entretiens avec les représentants locaux ; entretiens avec l’équipe
nationale et expatriée du projet ; réunions avec les autorités locales, groupes de
bénéficiaires, agences humanitaires, représentants des bailleurs de fonds et autres parties
prenantes. Pour la collecte de données indirectes, des méthodes d’évaluation standards et
participatives doivent être utilisées (entretiens avec les unités familiales et focus group
discussion avec les bénéficiaires, non-bénéficiaires, informateurs clés – relais
communautaire, enseignants et leaders).
 Analyse des informations secondaires : ce compris l’analyse des données du suivi du projet
ou de tout autre donnée statistique pertinente.
3.7.3. Rapport
Le rapport devra suivre le format suivant :






Page de garde
Table des matières
Résumé : le résumé devra pouvoir être utilisé en tant que tel, décrivant le programme, les
conclusions et les principales recommandations de l’évaluation. Ce document sera de deux
(2) pages maximum.
Corps du rapport : le rapport développera les points listés dans le résumé. Il inclura la
référence à la méthodologie utilisée pour l’évaluation et le contexte de l’action. Par ailleurs,
la recommandation correspondante sera attachée à chaque conclusion clé. Les
recommandations doivent être autant réalistes, opérationnelles et pragmatiques que
possible, prenant précautionneusement en compte les circonstances exceptionnelles du
contexte de l’action et des ressources disponibles pour cette dernière tant sur le terrain
qu’au siège exécutif concerné.
Annexes : listées et correctement numérotées.
Le format du corps du rapport est le suivant :
o Contexte
o Méthodologie
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o
o
o
o
Termes de Reference
Constations & discussions
Conclusions & recommandations
Annexe I (Bonne Pratique)
Annexe II (Classification des évaluations de programme selon les critères DAC et
CDC)
Le rapport doit être soumis dans la langue spécifiée dans les ToRs. Le rapport ne doit pas excéder 30
pages (Annexes non comprises). Le rapport préliminaire ne devra pas être soumis plus de 10 jours
calendriers après le départ du terrain. Le rapport final ne devra pas être soumis plus tard que la date
de fin du contrat de consultance. Les Annexes du rapport seront acceptées dans la langue de travail
du pays ou du programme évalué.
3.7.4. Débriefing & atelier d’apprentissage
L’évaluateur devra faciliter un atelier d’apprentissage :
 Présenter le rapport préliminaire et les conclusions de l’évaluation à la mission et autres
parties prenantes.
 Rassembler les retours sur les conclusions et atteindre un consensus sur les
recommandations.
 Développer les affirmations de l’atelier dirigées vers l’action et basées sur les leçons et les
améliorations proposées pour le futur.
3.7.5. Débriefing avec le siège d’ACF
L’évaluateur devrait effectuer un débriefing avec le siège d’ACF concerné sur son rapport
préliminaire, les principales constations, conclusions et recommandations de l’évaluation. Les
retours et commentaires pertinents devraient être inclus dans le rapport final.
4. PROFILE DE L’EVALUATEUR










Connaissances en surveillance et mécanisme d’alerte précoce
Expérience signifiante dans le domaine de l’évaluation de projets humanitaires/développement.
Diplôme pertinent ou expérience équivalente liée à l’évaluation à entreprendre
Expérience considérable dans la coordination, la conception, la mise en œuvre, le suivi et
l’évaluation de programmes.
Capacités communicationnelles et expérience dans la facilitation d’ateliers.
Capacité à écrire des rapports clairs et utiles (il peut être demandé de fournir des exemples de
travaux précédents).
Parlant couramment le français
Compréhension des exigences des donateurs
Capacité à gérer le temps et les ressources imparties et à travailler dans des délais courts
Indépendance par rapport aux parties impliquées.
5. DROITS
La propriété du rapport (préliminaire et final) appartient exclusivement au siège commanditaire et
au bailleur concerné. Le document, ou une publication liée à ce dernier, ne sera partagé qu’avec ACF
avant qu’ACF ne transmette le document final au bailleur de fonds.
ACF est le destinataire principal de l’évaluation et ses résultats pourraient avoir un impact sur les
stratégies tant opérationnelles que techniques. Ceci étant dit, il est probable qu’ACF partage les
résultats de l’évaluation avec les groupes suivants :
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


Termes de Reference
Donateur(s)
Partenaires gouvernementaux
Entités de coordination variées
Droits de propriété intellectuelle
Tous les documents liés à l’évaluation (dans le cadre ou non des taches de l’évaluateur), doivent
demeurer la propriété seule et entière d’ACF.
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