Questions / Answers - the L`ORÉAL Ethics Open Talk Website

Questions / Réponses
1)
Quelle est le champ d’application du site L’ORÉAL Ethics Open Talk ?
Sous réserve des conditions énoncées à la question 2 ci-dessous, le site
L’ORÉAL Ethics Open Talk vous permet de faire part des préoccupations que
vous pourriez avoir relatives à un manquement grave en rapport avec les
domaines suivants :
-
Données financières et commerciales
-
Délit d'initié
-
Fiscalité
-
Corruption et « paiements de facilitation »
-
Cadeaux et invitation
-
Santé, Hygiène et Sécurité
-
Harcèlement moral
-
Harcèlement sexuel
-
Sécurité et qualité des produits
-
Détournement et / ou mauvaise utilisation des actifs de la société
-
Informations confidentielles / informations protégées /sécurité informatique
-
Diversité / Discrimination
-
Violation de la vie privée et protection des données personnelles
-
Conflits d'intérêts
-
Environnement
-
Publicité et marketing
-
Sélection et traitement équitable des fournisseurs
-
Pratiques anticoncurrentielles
-
Violation des droits de l'homme
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2)
Suis-je obligé d’utiliser le site L’ORÉAL Ethics Open Talk si j’ai une
préoccupation ?
Non, ce n'est pas obligatoire.
En outre, ce site doit être utilisé uniquement dans les situations suivantes :
 Vous avez utilisé les canaux de communication habituels disponibles dans
votre pays (votre supérieur hiérarchique, Directeur des Ressources Humaines,
experts fonctionnels, Correspondant Éthique, Patron de pays et / ou les
représentants du personnel) et vous estimez que ces canaux de
communication n'ont pas fonctionné correctement, ou que la décision prise est
manifestement erronée ou vous considérez que les canaux habituels de
communication sont inappropriés.
ET
 votre préoccupation porte sur un manquement grave couvert par le site
L’ORÉAL Ethics Open Talk (voir question 1 des Questions / Réponses ci
joint).
Aucune sanction ne peut être prise contre un collaborateur pour ne pas avoir
utilisé ce site.
3)
Qui peut utiliser le site L’ORÉAL Ethics Open Talk ?
Ce site est réservé aux personnes qui sont ou ont été employées par des
sociétés du groupe L'ORÉAL.
4)
Le site L’ORÉAL Open Talk a-t-il fait l’objet d’une déclaration auprès de la
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) ?
Oui.
5)
Pourquoi mettre en place un site L’ORÉAL Ethics Open Talk?
La plupart des préoccupations peuvent être traitées par les canaux de
communication habituels disponibles dans votre pays (votre supérieur
hiérarchique, Directeur des Ressources Humaines, experts fonctionnels,
Correspondant Éthique, Patron de pays et / ou les représentants du personnel).
Cependant, L'ORÉAL souhaite faire en sorte que toutes les préoccupations
soient prises en compte et a donc décidé de mettre en place une ligne directe
de communication complémentaire avec le Directeur Général de l’Éthique Délégué du Président. Ce site est tout simplement un moyen technique de
contacter le Directeur Général de l’Éthique. Il peut également être contacté par
courrier (M. Emmanuel LULIN, Directeur Général de l’Éthique - Délégué du
Président, L'Oréal SA, 41, rue Martre, 92117 Clichy, France) ou par e-mail
([email protected] - Veuillez indiquer « privé » dans l'objet de votre email).
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6)
Comment la confidentialité est-elle garantie?
Un nombre très limité de personnes ont accès aux informations collectées sur
le site L’ORÉAL Ethics Open Talk. Ces personnes autorisées sont soumises à
une obligation de confidentialité renforcée.
Le site L’ORÉAL Ethics Open Talk est hébergé auprès d’un prestataire de
externe, en dehors des systèmes informatiques de L'ORÉAL. Ce prestataire est
également tenu à une obligation de confidentialité renforcée et doit détruire
toutes les données collectées sur ce site dans les deux heures qui suivent la
confirmation que le rapport a été reçu par les personnes autorisées.
Si une enquête est jugée nécessaire, les informations seront fournies aux
personnes qui ont un besoin légitime d'en prendre connaissance, qui seront à
leur tour soumises à des obligations strictes de confidentialité.
Cet engagement de confidentialité ne peut, toutefois pas, être assuré à l'égard
de certaines tierces parties, en particulier à l'égard des autorités judiciaires et
des organismes de réglementation, sauf si cela est contraire à l'ordre public.
7)
Quelle est la durée de conservation des informations?
Toute information considérée comme n’entrant pas dans le champ d'application
du site L’ORÉAL Ethics Open Talk sera immédiatement détruite ou archivée.
Notez que les données collectées par le prestataire de services sont détruites
par ses soins dans les deux heures suivant la confirmation que le rapport a été
reçu par les personnes autorisées.
Toutes les informations ayant fait l'objet d'une vérification seront détruites ou
archivées dans les deux mois suivant la fin des opérations de vérification (sauf
si l'information donne lieu à des mesures disciplinaires ou judiciaires).
Dans le cas de mesures disciplinaires ou de poursuites contre une personne ou
qui aurait fourni de fausses accusations, les informations peuvent être
conservées jusqu'à la fin de la procédure associée.
Les informations archivées sont stockées sur un système d'information à accès
limité pour une période qui ne dépassera pas le temps des procédures
judiciaires.
8)
Ai-je le droit d'accéder à mes données personnelles ?
Les personnes qui utilisent le site L’ORÉAL Ethics Open Talk ainsi que les
témoins potentiels et les personnes contre qui des allégations sont faites ont un
droit d'accès et de rectification de leurs données personnelles si ces données
sont inexactes, incomplètes, équivoques, non à jour ou obsolètes,
conformément aux articles 39 et 40 de la “ Loi Informatique et Liberté ”
(France). Les demandes doivent être envoyées par voie postale au Directeur
Général de l’Éthique (M. Emmanuel LULIN, Directeur Général de l’Éthique Délégué du Président, L'Oréal SA, 41, rue Martre, 92117 Clichy, France).
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Ce droit ne permet pas à la personne contre qui les allégations sont faites
d'obtenir l'identité de la personne qui a transmis la préoccupation à son
encontre, ni l'identité des personnes impliquées dans l'enquête.
9)
Suis-je protégé des mesures de représaillesn?
Les préoccupations signalées en toute bonne foi, même si l'information se
révèle par la suite jugée inexacte, n'expose aucun employé à des sanctions, y
compris des mesures disciplinaires. En outre, tout salarié qui serait l'objet de
représailles à la suite de l'utilisation de ce site en toute bonne foi devra le
signaler.
10) Puis-je rester anonyme ?
Cela dépend de la loi applicable. Si vous êtes français, espagnol ou portugais
et / ou si vous travaillez en France, en Espagne, et / ou si vous êtes un employé
d'une filiale française, espagnole du groupe L'Oréal, sachez que nous sommes
légalement tenus de vous demander de vous identifier et que le Directeur
Général de l’Éthique ne pourra pas traiter votre préoccupation dans le cas où
vous auriez omis de vous identifier.
Quant aux autres collaborateurs,
l'anonymat n'est pas interdit, mais nous ne le recommandons pas. Nous
estimons fournir des garanties suffisantes pour qu'un collaborateur qui
souhaiterait nous faire part de ses préoccupations en toute bonne foi puisse le
faire sans avoir à cacher son identité. En outre, il est difficile de mener une
enquête approfondie sur une situation si elle a été signalée de manière
anonyme.
11) La personne faisant l’objet de mon rapport sera-t-elle informée des faits
qui lui sont reprochés ?
Les principes du contradictoire et de la présomption d’innocence doivent être
respectés et par conséquent la personne sera informée de sa mise en cause.
L’information peut cependant ne pas être immédiate s’il s’avère nécessaire, par
exemple, de vérifier les faits et de préserver les preuves. Il se peut donc que
lesdites personnes soient informées après que ces mesures aient pu être
adoptées.
12) Serai-je tenu au courant des conclusions de l’enquête?
Chaque cas est différent et il est impossible de répondre à l’avance à cette
question. De manière générale, la Direction de l’Éthique assurera un retour
dans la mesure où ceci est approprié et que les informations puissent être
communiquées sans enfreindre la loi ou d’autres obligations de confidentialité.
13) Que se passera-t-il en cas de fausse allégation ?
Toute personne ayant utilisé le site L’ORÉAL Ethics Open Talk pour porter, de
mauvaise foi, de fausses allégations pourra faire l’objet de sanctions
disciplinaires et/ou de poursuites judiciaires.
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14) Que se passe-t-il si je vous fais part d’une préoccupation de bonne foi
mais qu’il s’avère par la suite que je me suis trompé?
Si au moment où vous avez donné les informations vous pensiez qu’elles
étaient honnêtes et exactes, il n’y aura aucune répercussion négative. Bien
entendu, si vous réalisez après avoir fait part de votre préoccupation que vous
vous étiez trompé, merci d’en informer immédiatement le Directeur Général de
l’Éthique.
15) Qu'advient-il si je contacte le numéro d'urgence +44 1249 661689 ?
Vous serez mis en contact avec notre prestataire de services externe au
Royaume-Uni. Ce prestataire de service vous mettra en contact avec un
interprète afin de prendre note de vos préoccupations, qui seront traitées selon
les mêmes règles et conditions que si elles nous avaient été transmises par le
biais du site.
16) Les instances représentatives du personnel ont-elles été informées et
consultées au sujet de cette procédure ?
Oui, cette procédure a fait l'objet d'une procédure d'information et de
consultation auprès des instances représentatives du personnel de L'ORÉAL
lorsque cela a été nécessaire, et en particulier auprès des entités de L'ORÉAL
en France.
17) Quelle information est traitée par le biais du site L’ORÉAL Ethics Open
Talk ?
Seuls les types de données suivantes peuvent être traités :
-
Identité, fonctions et coordonnées de la personne qui fait part d’une
préoccupation
Identité, fonctions et coordonnées de la personne accusée et des
témoins possibles
Les événements nécessaires pour comprendre les préoccupations
signalées.
Seuls les faits qui sont décrits objectivement, en indiquant si possible les dates,
les personnes concernées et qui sont directement liés à votre préoccupation et
strictement nécessaires afin de vérifier vos préoccupations seront pris en
considération. Si vous avez le moindre doute sur les faits que vous décrivez,
veuillez préciser qu'ils sont allégués.
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