Instructions pour l`accueil du Festivals mondiaux de théâtre

Comité Permanent pour
l’Enfance et la Jeunesse
de l' AITA/IATA
Comment être candidats à l'organisation d'un
Festival Mondial de théâtre d'enfants de
l'AITA/IATA asbl
PREMIÈRE ÉTAPE : PROPOSITION PRELIMINAIRE
Tout candidat souhaitant s'insrire pour accueillir un Festival Mondial du Théâtre
d'enfants doit soumettre une proposition préliminaire par écrit au secrétariat de
l'AITA / IATA pour examen par le Comité Permanent pour l'Enfance et la Jeunesse
(CPEJ). Cette proposition préliminaire, qui ne constitue pas encore une offre
officielle, doit inclure un schéma d'organisation du Festival, qui répond aux questions
suivantes:
• Pourquoi voulez-vous accueillir le festival ?
• Où allez-vous organiser l'événement ? Indiquez l'emplacement et le(s)
lieu(x) proposés.
• Quand le festival se tiendra-t-il ? Indiquez les dates proposées pour l'année
opérationnelle.
• Qui organisera le festival ? Détaillez la composition du Comité
d'organisation : organisateurs, partenaires, sponsors, etc.
• Quels individus auront les rôles de direction ? Indiquer leurs expériences et
leurs qualifications pour le projet.
• Dans quelle mesure pouvez-vous garantir l'accès de la manifestation à des
représentants de tous les pays, indépendamment des besoins spéciaux, du
genre, de la race, de la religion ou du pays d'origine ?
La proposition préliminaire doit comprendre:
• Une proposition de budget prévisionnel détaillé, y compris les sources de
financement ;
• Un organigramme de l'organisation, y compris les personnes clés ;
• Une description des options locales d'hébergement ;
• Un engagement à respecter les statuts de l'AITA/IATA Ainsi que les règles et
directives concernant les Festivals mondiaux de théâtre d'enfants.
Note: Les candidats sont invités à demander tout complément d'information auprès
du Secrétariat, du Bureau Exécutif, du Conseil / du Coordinateur du CPEJ pour la
préparation de leur proposition préliminaire.
DEUXIÈME ÉTAPE : EXAMEN PRELIMINAIRE
Le CPEJ examinera les propositions préliminaires, en prenant en compte les critères
suivants :
• Capacité à gérer le caractère multiculturel du festival ;
• La viabilité du projet de festival ;
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Comité Permanent pour
l’Enfance et la Jeunesse
de l' AITA/IATA
• L'expérience antérieure du candidat dans l'organisation d'événements
similaires (au plan local, régional, national, international) ;
• Le degré de soutien local et les ressources locales disponibles ;
• La précision du plan du festival.
Dans la mesure du possible, de manière pratique, un entretien avec les membres du
comité d'organisation aura lieu.
Le président du CPEJ présentera formellement le choix du comité (CPEJ) au Bureau
Exécutif.
TROISIÈME ÉTAPE : PROJET FINAL, CANDIDATURE OFFICIELLE
Après que le Bureau exécutif a décidé que la proposition répondait aux critères de
l'AITA/IATA, il sera demandé au candidat de présenter une offre officielle complète
pour approbation par le Conseil. Cette offre officielle d'accueillir le festival sera
diffusée par le Secrétariat à tous les Centres Nationaux et Membres affiliés. Les
candidats peuvent également envoyer du matériel publicitaire supplémentaire à tous
les Centres nationaux et les Membres affiliés aux frais du candidat.
Lors de sa plus prochaine réunion, le Conseil se prononcera sur la proposition. L'hôte
du prochain festival mondial de théâtre d'enfants sera appelé à en faire une
présentation pendant le Congrès Mondial suivant en Assemblée Générale.
CALENDRIER
Appel à offres préliminaires
Propositions préliminaires soumises au
CPEJ et au Secrétariat
Soumission(s) de l'offre officielle finale
48 mois avant l'événement proposé
40 mois avant l'événement proposé
Lors de la Conseil environ 33 mois avant
l'évènement proposé
24 mois avant l'événement proposé
Annonce lors du Festival Mondial de
théâtre d'enfants précédent
Présentation à l'AGs suivante
12 mois avant l'événement proposé
Les candidats doivent respecter les étapes ci-dessus. Les appels à candidatures de
l'AITA/IATA sont lancés lors des Congrès mondiaux et entre ceux-ci.
MARQUES
Le nom officiel de l'évènement est Festival Mondial de Théâtre d'Enfants. Tous les
documents promotionnels doivent inclure le logo officiel et la marque AITA/IATA asbl
qui sont disponibles en divers formats auprès du Secrétariat.
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