Présentation générale de la Base de données nationale IJ FLORA

Présentation générale de la
Base de données nationale IJ FLORA
CIDJ/CRIJ Côte d’Azur
octobre 2010
Le réseau documentaire
La base de données nationale IJ est un outil commun au réseau IJ permettant de
gérer les données nécessaires à l’information des jeunes.
La gestion des données dans la base de données est partagée entre le CIDJ, les CRIJ
et éventuellement le réseau IJ local.
Le CIDJ gère les données dites nationale, afin d’assurer en particulier, l’actualisation
des informations d’ACTUEL-Cidj.
Les CRIJ gèrent les données de sa région dans la base.
Chaque centre gestionnaire est propriétaire de ces données. Chaque CRIJ peut
exploiter librement les données sur sa région même si elles sont gérées par le CIDJ.
Si pour des besoins particuliers, un centre a besoin d’exploiter des données qui
n’appartiennent pas à son champ de compétence, il doit en faire, au préalable, la
demande aux autres centres gestionnaires concernés.
Quel progiciel ?
La base de données nationale IJ fonctionne avec le progiciel Flora (édité par la
société Ever Team).
C’est une application spécifique au réseau IJ et paramétrée pour répondre à ses
besoins. Le CIDJ assure l’administration technique et fonctionnelle de la base de
données dont les serveurs sont hébergés chez un prestataire de service.
Contenu de la base
Cette Base de données permet de gérer différents types de données :
- Organisme et Activité : coordonnées d’organismes et de leurs activités : description
de leurs services et produits, tous thèmes confondus (formation, emploi, vie
quotidienne, loisirs, sports, vacances etc.).
- Sites Internet : sites internet des organismes et pour certains sites web, description
qualitative de leur contenu.
- Diplôme : diplômes de l’enseignement professionnel et technologique, de
l’animation sportive et culturelle.
La table diplôme recense les diplômes existants et supprimés. Elle permet de suivre
l’évolution d’un diplôme (modification d’intitulé, d’épreuves, suppression, etc.).
- Contact : coordonnées de personnes contact rattachées à un organisme. Cette
table permet de réaliser des mailings à destination de personnes contact.
- Bibliographie : ouvrages sur support papier et électroniques, vidéo, dossiers
documentaires. La table Bibliographie permet de gérer le fonds documentaire.
CIDJ/CRIJ Côte d’Azur
octobre 2010
Vocabulaire de la base de données
Une table
A chaque type de données (Organisme, activité, Internet) correspond une table qui
stocke les données.
Chaque table comprend un ensemble de champs qui permettront de décrire les
informations.
Les mots clés sont également stockés dans des tables dites de Langage
documentaire (Exemple : table Commune, table type de diplôme).
Les tables Thésaurus sont des tables particulières qui permettent de gérer une
hiérarchie de mots clés (ou arborescence). Il existe 4 thesaurus : Domaine d’activité,
Géographique, Type de public, Type d’organisme.
Un champ
Un champ définit une catégorie de données.
Exemple : dans la table Organisme, il existe un champ Nom d’organisme, un champ
Sigle, un champ Commune, etc.
Une notice (ou fiche descriptive)
Une notice comprend l’ensemble des champs saisis. (Autre appellation = fiche
descriptive, enregistrement).
Exemple : chaque organisme saisi dans la base correspond à une notice Organisme.
Chaque notice est numérotée automatiquement par le progiciel (champ clé flora =
numéro d’enregistrement).
CIDJ/CRIJ Côte d’Azur
octobre 2010
Annexe : Schéma simplifié de la base de données
Organisme
Activité
Gestionnaire
Gestionnaire
Nom organisme
Nom de l’organisme
Adresse
Description
Lien Commune
Indice de classification
Lien Internet
Plan de
classification
Internet
Nom
Commune
Indice
Libellé
Adresse web
Commune
Code postal
Un organisme peut être relié à une ou plusieurs activités et à un ou plusieurs sites
internet.
Une activité est obligatoirement liée à un organisme.
CIDJ/CRIJ Côte d’Azur
octobre 2010