Niveau 1 : Importer une liste d`utilisateurs dans le LMS

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Introduction
Vous établissez un programme d'enseignement sur Dokeos LMS et le moment est venu
d'importer des utilisateurs au sein du système. Nous répondrons à ce besoin sur 3 niveaux
1. Niveau 1 : vous avez simplement besoin d'importer une liste d'utilisateurs au sein du
LMS Dokeos
2. Niveau 2 : vous avez besoin d'ajouter des filtres de profilage pour trier des utilisateurs
en fonction de critères comme le service, le pays, le poste, etc.
3. Niveau 3 : vous avez besoin de synchroniser Dokeos LMS avec votre système de
gestion des ressources humaines ou votre Active Directory, ou tout autre type de
système de gestion de personnel
Niveau 1 : Importer une liste d'utilisateurs dans le LMS
Pour importer des utilisateurs, vous avez besoin d'un fichier CSV qui liste vos utilisateurs sur
une série de colonnes et de rangées. Les en-têtes de colonnes seront libellés prénom, nom,
adresse électronique, etc. Par ailleurs, il existe des règles strictes d'ajout et de nommage de
ces en-têtes de colonnes, que nous expliquerons plus bas.
MS Excel, Google Sheets ou LibreOffice ?
Afin de gérer les listes d'utilisateurs avant leur import au sein de Dokeos, vous pouvez vous
appuyer sur un système de gestion des ressources humaines, mais au final, vous obtenez
généralement une exportation dans un format similaire à celui d'Excel : XLS, XSLX, ODS, etc.
MS Excel est un outil simple d'utilisation pour manipuler de longues listes, trier les données,
renommer les en-têtes de colonnes, compléter les champs manquants, etc. De même pour
Google Sheets (qui fait partie de Google Drive) ou LibreOffice.
La seule chose que vous devez garder à l'esprit est qu'à l'issue de ce processus de tri, de
renommage et de complètement, vous devez exporter votre liste d'utilisateurs vers un fichier
CSV. CSV est un fichier texte simple de valeurs séparées par des virgules. Souvenez-vous que
Dokeos LMS n'accepte que « ; » (point-virgule) ou « , » (virgule) comme séparateurs de
champs.
Vous pouvez ouvrir le même fichier CSV avec Microsoft Excel, Google Sheets ou LibreOffice,
mais la méthode d'ouverture correcte de ce fichier diffère avec chacun d'entre eux. Pour faire
simple, je me concentrerai à présent sur Google Sheets, étant donné qu'il correspond à la
configuration de certains de nos clients et fonctionne sur tout ordinateur.
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Génération d'un fichier CSV vierge
Connectez-vous à votre portail grâce à vos identifiants d'administration, rendez-vous sur le
panneau d'administration et cliquez sur Users > Import. Rendez-vous ensuite sur la section «
Generate an empty CSV file », cochez toutes les cases de la colonne « RECOMMENDED » et
cliquez sur « Download CSV template ». Enregistrez-le dans un dossier quelconque ;
supposons que votre dossier s'intitule « ImportUtilisateurs ».
Si vous l'ouvrez dans un éditeur de texte comme Microsoft Bloc-notes ou Apple TextEdit, il
ressemblera à cela :
Importation du modèle au sein de Google Sheets
Pour une raison quelconque, Google n'autorise pas l'ouverture des fichiers CSV. Pour modifier
le modèle CSV avec Google Sheets, commencez par créer une feuille de calcul Google Sheets
vide sur votre Google Drive :
Importez ensuite le fichier CSV au sein de Google Sheets, grâce à Fichier > Importer >
Importer. Vous devriez obtenir cette fenêtre. Sélectionnez Remplacer la feuille active et
sélectionnez Virgule pour Séparateur, puis cliquez sur Importer.
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Vous obtenez à présent un exemple CSV qui s'affiche correctement dans Google Sheets. Le
séparateur « , » a été remplacé par des cellules au sein d'un tableau. Observez attentivement
les en-têtes des colonnes. Étant donné que ceux-ci seront interprétés par Dokeos, toute
modification à cet endroit compromettra l'importation. Ne remplacez pas « FirstName » par «
First Name », etc.
Insertion de votre liste d'utilisateurs au sein du modèle
Modifiez votre liste d'utilisateurs, afin d'obtenir les mêmes types de données, dans le même
ordre : prenom / nom / adresse électronique / identifiant (également appelé login) et mot de
passe. Passez toutes les valeurs Active à 1, à moins que vous souhaitiez les importer au sein
du système pour un usage ultérieur, sans y donner accès pour le moment.
Votre licence Dokeos LMS comprend un nombre maximum d'utilisateurs ; vous pouvez en
ajouter d'autres, mais tous les utilisateurs supplémentaires doivent être définis comme Active
= 0.
Ne procédez à aucune modification de la rangée des en-têtes : FirstName | LastName, etc.
Vous devriez obtenir une liste similaire à celle-ci.
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Stratégie pour les logins et les mots de passe
Les méthodes les plus courantes pour gérer le login (aussi appelé UserName ou identifiant) est
de recopier là le nom de famille ou l'adresse email.
Pour les mots de passe, il y a deux stratégies courantes :As for passwords, you can opt for 2
common strategies
•
Inventer pour chacun un mot de passe complexe de type 72eG4f12ey32. Ceci peut
se révéler fastidieux si la liste d'utilisateurs est longue.
•
Donner le même mot de passe simple (par exemple “1234”) à tout le monde et
activer dans Admin > Portail > Paramètres > Sécurité la fonctionnalité qqui oblige
chacun à modifier son mot de passe lors de la première connection.
Dokeos envoie un email aux utilisateurs lorsque vous les inscrivez. Pensez à décocher cette
option au moment de l'import si vous ne voulez pas envoyer d'email à ce moment. Dans le cas
contraire, prenez le temps de rédiger cet email soigneusement. Ce message est peut être
votre premier contact avec certains de vos stagiaires.
Utilisateurs actifs / inactifs et rapport avec le prix de votre abonnement
Dokeos est une solution e-learning tout-en-un dans le cloud. Vous recevez un service 24h/24
et 7j/7 pour un prix annuel. Ce prix inclut le logiciel, le support, l'hébergement web et un
certain volume d'utilisateurs actifs. Pour ne pas payer trop cher, il vous appartient de
désactiver les utilisateurs qui n'utilisent pas Dokeos (plutôt que de les supprimer ce qui ferait
disparaître leurs données de suivi). Le prix de votre abonnement tient compte uniquement du
nombre d'utilisateurs actifs.
Une méthode simple est d'importer tous les utilisateurs comme iinactifs (colonne Active, valeur
=0) puis de les activer progressivement. La méthode inverse fonctionne aussi: tout le monde a
comme valeur Active = 1. Ensuite on pourra désactiver les personnes une par une. Si vous
voulez désaactiver un grand nombre d'utilisateurs en une fois, le plus simple est de réimporter
tout le monde en modifiant la valeur de Active vers 0.
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Exportation du fichier en CSV depuis Google Sheets
Une fois que nous sommes satisfaits de la structure des données (les bonnes données dans la
bonne colonne), du compte des utilisateurs, de l'orthographe, nous sommes prêts à exporter
les données vers un fichier CSV, depuis Google Sheets vers notre dossier « ImportUtilisateurs
», situé localement sur l'ordinateur.
Cliquez sur Fichier > Télécharger au format > Valeurs séparées par des virgules (.csv, feuille
active) .
Vous obtenez un fichier intitulé « Feuille de calcul sans titre - Feuille 1.csv », ou tout autre nom
que vous aurez donné à la feuille.
Importation des utilisateurs au sein de Dokeos LMS
Il est maintenant temps de revenir à notre portail Dokeos LMS et de saisir nos identifiants
d'administration. Rendez-vous sur le panneau d'administration et sélectionnez Users > Import,
faites défiler l'affichage jusqu'à la section d'importation d'utilisateurs, vérifiez que Send email
to users est réglé sur « non », si vous ne souhaitez pas encore en informer les utilisateurs.
Si votre fichier comporte une erreur, Dokeos affichera un message d'erreur indiquant
l'emplacement de cette erreur. Les erreurs courantes sont : syntaxe d'en-têtes erronée (First
Name au lieu de FirstName), encodage incorrect du fichier (les fichiers web doivent être au
format UTF-8) ou séparateur incorrect (le fichier mentionne FirstName TAB LastName au lieu
de FirstName,LastName, par exemple). Veuillez contacter le support Dokeos en cas de
problème. Nous vous apporterons notre aide sur la syntaxe de votre fichier CSV.
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Lorsque l'importation se déroule sans encombre, vous obtenez la liste des utilisateurs LMS, au
sein de laquelle vous pouvez retrouver les utilisateurs ajoutés :
Niveau 2 : ajout de champs de profilage
Vous avez besoin d'ajouter des utilisateurs dans Dokeos LMS, mais vous devez aussi ajouter
des filtres / des profils, afin de les trier en fonction des critères de votre entreprise : service,
état, pays... Le processus est le même, hormis deux étapes supplémentaires :
Création des filtres
Rendez-vous sur le panneau d'aministration > Users > Import. Sélectionnez ADD FILTER et
commencez à saisir, par exemple, COUNTRY, puis la liste des pays :
Procédez de la même façon pour tous les filtres nécessaires.
Exportation du modèle CSV
Vous exportez le modèle CSV de la même façon, mais vous devrez avoir sélectionné les filtres
comme suit :
Importez le fichier CSV au sein de Google Sheets, comme au niveau 1. Complétez les colonnes
avec les données, y compris les colonnes supplémentaires : Pays, État et Service. De la même
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façon, procédez ensuite à l'exportation du fichier en CSV, puis à son importation au sein de
Dokeos.
Vous avez à présent ajouté un profil à votre liste d'utilisateurs, et vous pouvez utiliser ces
champs de profilage comme des filtres, afin d'inscrire des personnes à des cours, des
programmes, etc.
Niveau 3 : Connexion à votre SIRH ou Active Directory
Contactez le support Dokeos. En fonction de votre autorisation de niveau de service, nous vous
porterons assistance et nous vous aiderons à connecter Dokeos à votre système existant de
rapports de données de personnel.
Besoin d'aide ?
Contactez le support Dokeos à [email protected] et sur https://support.dokeos.com. En
fonction de votre autorisation de niveau de service, l'équipe de support de Dokeos vous
répondra aussi rapidement que possible.
© Dokeos, Christine Amory & Justine Amory, le 30 juin 2015
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