Règlement et statuts de l`amicale

Règlement d’ordre intérieur
Article 1
Tout ce qui n’est pas réglé par les statuts, peut-être précisé par un règlement d’ordre intérieur.
Article 2
L’amicale est au service du bon fonctionnement de l’établissement en respectant ses statuts,
son ROI et le projet pédagogique de l’école.
Article 3
L’amicale se compose de membres et de membres adhérents (voir statuts articles 5-6-7-8-9)
Article 4
Le conseil d’administration se compose de 4 personnes :
- 1 président(e)
- 1 trésorière
- 1 secrétaire
- 1 comptable
Il est soumis aux directives des statuts (article 13).
Article 5
L’association est gérée par un comité comprenant 18 personnes :
- 1 président(e)
M. Kirch
- 3 vice-président(e)s
Mmes Guns – Rohart – Duvinage
- 1 comptable
M. Achy
- 1 trésorier(ère)
Mme Bouchirab
- 4 aides trésoriers(ères)
Mmes Ruelens – André – Allouchi et M. Toumi
- 1 secrétaire
Mme Vermylen M-E.
- 3 aides secrétaire
Melle Vermylen L., M. Remson et ... ???
- 3 vérificateurs aux comptes
Mme Germain, M. De Wilde et ... ???
- 2 personnes ressources
Mme De Clippel et M. El Khabbabi
Le comité se réunit au moins 1x par trimestre ou suivant les besoins du calendrier.
Parmi le comité 13 personnes peuvent voter pour l’accord des demandes soumises à l’ASBL.
Si un membre votant du comité est absent lors de la réunion, il doit donner procuration à un
autre membre votant (voir formulaire annexe 1).
SECONDAIRE
PRIMAIRE
1 vice-présidente : Mme Guns
2 vice-président(e)s : Mmes Rohart – Duvinage
1 comptable : M. Achy
2 aides secrétaires : M. Remson - ???
1 trésorier(ère) : Mme Bouchirab
2 aides trésoriers(ères) : Mmes André – Ruelens
1 secrétaire : Mme Vermylen M-E.
1 aide trésorier(ère) : M. Toumi – Mme Allouchi
1 aide secrétaire : Melle Vermylen L.
Si parité, le (la) président(e) tranche !
Article 6
Le montant des cotisations des membres est fixé annuellement par le comité et est soumis
au vote de l’assemblée générale. Cette cotisation est renouvelable chaque année scolaire.
Article 7
Rôle de chacun des membres au sein du comité :
Président(e) :
- représentant de l’association vis-à-vis des tiers
- coordination des tâches des membres du comité
- présidence des réunions du comité et assemblée générale
- proposition des dates des réunions du comité et assemblée générale
- responsable de l’encadrement des festivités scolaires
Secrétaire :
-
rédaction et expédition du courrier
établissement des rapports ou PV à usage interne
gestion du fichier des membres
transcription du plan des fêtes
Comptable :
-
tenue des comptes
gestion journalière et clôture périodique
rédaction d’un rapport annuel présenté à l’assemblée générale
établir la déclaration d’impôts
Trésorier(ère) :
- paiement des factures
- administration des photos
- organiser l’aide sociale et D+
- relever l’argent des distributeurs de boissons des 3 implantations
Vice-président(e) :
- suppléer le cas échéant aux empêchements du président
- administration des photos et Télévie
- aide à l’organisation des fêtes
Aide secrétaire :
- soutien à la secrétaire
- veiller à la distribution du courrier et à la diffusion des informations
dans les différentes implantations
- tenir la farde amicale à jour + cahier de demandes d’intervention
Aide trésorier(ère) :
- administration de la photocopieuse rue Verwée
- dresser le bilan des fêtes
- aide à l’organisation des fêtes
Contrôleur aux comptes : - vérifier et contrôler la tenue des comptes
Article 8
Les convocations aux réunions seront envoyées 8 jours ouvrables avant la date de la réunion.
Celles-ci comprendront la date, l’heure, le local, les membres invités et l’ordre du jour.
Article 9
Aide sociale
Les demandes d’interventions sociales qui requièrent un retrait d’argent, seront si possibles
formulées groupées et en début de mois.
Article 10
Prêts sociaux aux membres
ASBL peut venir en aide financièrement aux enseignants qui se trouveraient dans des situations
difficiles suite à des erreurs administratives.
Le montant maximum accordé est de 500 € avec une reconnaissance de dettes qui prévoit
le montant des mensualités de remboursement ainsi qu’une saisie sur salaire en cas de non
paiement. Cette somme est à rembourser endéans les 3 mois et au plus tard le 30 juin de
l’année scolaire en cours.
Article 11 – Rentrée d’argent
Distributeurs de boissons + gaufres
La gestion des stocks et commandes se fait par des personnes ressources dans chaque
implantation.
Une aide trésorière se charge de relever la monnaie pour toutes les implantations.
Petits magasins de matériel scolaire
L’administration de ces points de vente est assurée par une personne ressource et ceux-ci
sont ouverts mininum 1x par semaine suivant la disponibilité du responsable.
La photocopieuse
Celle-ci est située rue Verwée et est à la disposition de tous les membres du personnel de
l’athénée et des sections fondamentales annexées.
Les commandes se font 48h à l’avance, via le formulaire en annexe 2.
Commande de boissons lors des fêtes
Pour chaque fête une commande par écrit (voir formulaire annexe 3) sera effectué auprès
de la personne ressource.
Après l’évènement, un décompte sera réalisé et communiqué aux personnes responsables
du bilan des fêtes.
Article 12 - Demandes
Dans l’association tous les revenus sont mis en commun (fêtes – photos – ventes ponctuelles –
photocopieuse – distributeurs-…).
Un cahier de demandes est déposé dans les secrétariats de chaque implantation. Ces demandes
doivent être faites minimum une semaine à l’avance.
Le cahier sera relevé 2 jours avant la date des réunions prévues.
Cependant pour le bon fonctionnement de tous les jours, il est permis à la présidence de
prendre avec l’accord de son comptable, des décisions qui engagent l’ASBL sans devoir consulter
le comité.
Les décisions prises seront expliquées et justifiées à la réunion suivante.
Pour les décisions plus importantes qui demandent un investissement pécuniaire plus important,
les demandes seront toujours soumises au vote du comité.
Article 13
Il est impératif de conserver durant 10 ans les pièces comptables de l’ASBL.
Les comptes annuels de l’ASBL, sont déposés à la Banque Nationale de Belgique et au greffe
du tribunal de commerce de l’arrondissement de Bruxelles.
Article 14 – Organisation de fêtes et évènements
Toutes les sections, suivant leurs possibilités et leurs moyens, participent à l’élaboration
d’une activité ou d’un projet, ceci avec la collaboration et le soutien de l’amicale.
L’argent ainsi récolté, sera mis en commun et les demandes seront examinées et votées
par le comité.