Politique de la mémoire nationale Etude principale IV

Transcription

Institut de hautes études en administration publique
Unité de recherche : Politiques publiques et durabilité
Politique de la mémoire Mirta Olgiati
Prof. Peter Knoepfel
Politique de la
mémoire nationale
Etude principale IV
Cette étude constitue la suite des rapports :
-
Politique de la mémoire nationale. Etude de base, 2005.
Politique de la mémoire nationale. Compléments à l’Etude de base, 2007.
Politique de la mémoire nationale. Etude principale I, 2007.
Politique de la mémoire nationale. Etude principale II, 2008.
Politique de la mémoire nationale. Etude principale III, 2008.
Chavannes-près-Renens
17 février 2009
Avant-propos
La chaire Politiques publiques et durabilité de l’IDHEAP est active dans les débats
autour de la politique de la mémoire depuis fin 20031. Les produits de ses réflexions sont
constitués par une suite de rapports de travail publiés à des échéances régulières. Le présent
document constitue la poursuite des recherches empiriques réalisées dans ce cadre et doit être
considéré comme le prolongement des rapports publiés précédemment, selon le déroulement
et les contenus ci-dessous :
Document
Etude de base
Compléments à
l’Etude de base.
Etude principale I
Etude principale II
Etude principale III
Etude principale IV
Rapport final
Contenu
Pratiques de sauvegarde de la mémoire documentaire dans des
établissements classiques d’archivage d’importance nationale.
Pratiques de sauvegarde de la mémoire du bâti et des objets dans deux
établissements d’importance nationale.
Pratiques de sauvegarde de la mémoire sectorielle de politiques
publiques : gestion et archivage de données à caractère descriptif,
juridique et financier au niveau fédéral.
Pratique de sauvegarde de la mémoire sectorielle de politiques
publiques : gestion et archivage de données de l’aménagement du
territoire aux niveaux fédéral, cantonal et communal.
Pratiques de sauvegarde de la mémoire sectorielle d’entreprises
privées : gestion et archivage d’informations dans des entreprises
privées.
Pratiques de sauvegarde de la mémoire documentaire dans un
établissement d’archivage et pratiques de sauvegarde de la mémoire
sectorielle de politiques publiques au Canada.
Eléments pour la mise en place institutionnelle d’une politique de la
mémoire au niveau fédéral.
Les études intitulées Politique de la mémoire nationale constituent des rapports de travail
intermédiaires, qui seront suivis par un rapport final synthétique exposant de manière
consolidée les résultats et les recommandations. Les rapports intermédiaires sont publiés à fin
de garantir la transparence de notre recherche et de permettre aux personnes intéressées
d’accéder à notre matériel empirique. La grande quantité d’informations contenues dans les
études de cas présentées ne sera donc pleinement exploitée et synthétisée qu’à la fin du
mandat.
Il convient en outre de signaler que ces travaux font partie d’une démarche académique et
non pas d’une prise de décision politique, qui incombe dans le cadre de ce mandat à l’Office
fédéral de la culture. Le choix des études de cas à analyser répond à une logique de recherche
scientifique orientée vers la diversité.
1
Pour une explication brève et claire du processus de création d’une nouvelle politique publique, se référer à
Mirta Olgiati, « Politique de la mémoire : édifice en construction », Bulletin SAGW, Das Digitale Gedächtnis
der Schweiz / La mémoire numérique de la Suisse, 3, 2007, pp. 26-27.
Table des matières
1
2
3
4
5
6
7
8
Introduction ..................................................................................................................... 1
Organisation politique et administrative au niveau fédéral au Canada .................... 3
2.1 Divisions politiques ................................................................................................. 3
2.2 Régime politique...................................................................................................... 4
2.3 Administrations fédérales ........................................................................................ 6
Gestion du patrimoine documentaire et de l’information........................................... 9
3.1 Acteurs politico-administratifs en charge du patrimoine......................................... 9
3.2 Fusion des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale du Canada.......... 10
3.2.1 Archives nationales et Bibliothèque nationale du Canada ........................... 10
3.2.2 Evaluation des politiques du patrimoine documentaire ............................... 11
3.2.3 Crise gouvernementale et passage à un modèle de gestion par résultat....... 13
3.2.4 Création d’une nouvelle institution .............................................................. 15
3.3 Bibliothèque et Archives Canada / Library and Archives Canada ........................ 16
3.3.1 Bases légales et mandat juridique ................................................................ 17
3.3.2 Vision, orientations et stratégies .................................................................. 18
3.3.3 Organisation ................................................................................................. 21
3.4 Gestion de l’information gouvernementale ........................................................... 26
3.4.1 Développement d’une politique de tenue des documents ............................ 27
3.4.2 Caractéristiques du régime de tenue des documents .................................... 28
3.4.3 Application au sein des administrations....................................................... 30
3.5 Evolution future ..................................................................................................... 34
Analyse d’exemples choisis........................................................................................... 37
4.1 La partie « Archives » de Bibliothèque et Archives Canada ................................. 37
4.1.1 Présentation de l’institution.......................................................................... 38
4.1.2 Etude du processus de mémorisation ........................................................... 50
4.1.3 Commentaires............................................................................................... 56
4.2 Données du Commissariat à l’information ............................................................ 57
4.2.1 Présentation des données.............................................................................. 59
4.2.3 Commentaires............................................................................................... 67
4.3 Données météorologiques et climatologiques ....................................................... 68
4.3.1 Présentation des données.............................................................................. 69
4.3.3 Commentaires............................................................................................... 77
Analyse comparative du matériel empirique.............................................................. 79
5.1 Organisation politique et administrative au niveau fédéral au Canada ................. 79
5.2 Gestion du patrimoine documentaire et de l’information ...................................... 80
5.3 Etudes de cas.......................................................................................................... 84
5.3.1 Partie « Archives » de Bibliothèque et Archives Canada ............................ 84
5.3.2 Données du Commissariat à l’information................................................... 85
5.3.3 Données météorologiques et climatologiques.............................................. 86
Conclusion...................................................................................................................... 87
Références ...................................................................................................................... 89
Annexes .......................................................................................................................... 97
Liste des abréviations
ADD
Autorisation de disposer des documents
APDD
Autorisations pluriinstitutionnelles de disposer des documents
ASDD
Autorisations spécifiques de disposer des documents
BAC
Bibliothèque et Archives Canada
Commissariat Commissariat à l’information du Canada
CPVP
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
IIA
Integrated Investigation Application
IIPC
International Internet Preservation Consortium
NOAA
National Oceanic and Atmospheric Administration
OMM
Organisation météorologique mondiale
RDIMS
Records Documents and Information Management System
SMC
Service météorologique du Canada
TDR
Trusted digital repository
Liste des figures
Fig. 1 :
Carte des divisions politiques au Canada.
[Tirée de : Ressources naturelles Canada, L’Atlas du Canada, « Divisions
politiques », http://atlas.nrcan.gc.ca/site/francais/maps/
reference/national/can_political_e, consulté le 04.06.08].
Fig. 2 :
Répartition des pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire au niveau fédéral au
Canada.
Fig. 3 :
Organismes ministériels et Sociétés d’Etat faisant partie du portefeuille du
Ministère du Patrimoine canadien.
Fig. 4 :
Organigramme de Bibliothèque et Archives Canada (BAC).
[Mis à jour et modifié à partir de l’organigramme officiel :
http://www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-310-f.html].
Fig. 5 :
Représentation des couches de politiques sur lesquelles le Régime de la tenue des
documents se greffe.
Fig. 6 :
Représentation des mécanismes de politiques publiques permettant à BAC
d’imposer son Régime de tenue des documents au sein des acteurs politico-
administratifs.
Fig. 7 :
Les instruments de la politique de la gestion de l’information et de la tenue des
documents.
[Tiré du site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada :
http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/prp-pep/ff-cp/ff-cp01-fra.asp].
Fig. 8 :
Processus de déclaration des ressources informationnelles.
[Tiré et modifié à partir de la présentation destinée aux nouveaux archivistes
donnée par Pierre Desrochers et Susan Franklin, Norme Documentaire 101 : tout
ce que vous vouliez savoir à ce sujet, mais que vous n’osiez pas demander,
Bibliothèque et Archives Canada, 17.09.2008].
Fig. 9 :
Le rôle de Bibliothèque et Archives Canada vis-à-vis de l’Etat, de la société civile
et du secteur privé.
Fig. 10 :
Evaluation de la prise en charge de la politique de gestion de l’information et de
la politique du patrimoine documentaire.
Fig. 11 :
Distinction entre la partie « Archives » et la partie « Bibliothèque » à la base de
l’organisation de ce chapitre.
Fig. 12 :
Organisation des deux secteurs constituant la partie « Archives » de Bibliothèque
et Archives Canada.
Fig. 13:
Organigramme du Commissariat à l’information du Canada (niveau des
directions).
Fig. 14:
Groupes de documents produits et étapes caractérisant le processus de résolution
des plaintes déposées au Commissariat à l’information du Canada.
[Représentation simplifiée et condensée à partir de KPMG, Library and Archives.
Documentation Standard – Small Federal Institution. Office of the Information
Commissioner of Canada, Draft report, September 2, 2008, pp. 5-10 et fig. 1].
Fig. 15:
Processus de production, de récolte et d’archivage des données atmosphériques
au sein du Service météorologique du Canada.
Fig. 16:
Organigramme du Service météorologique du Canada et positionnement des
Archives nationales d’information et de données climatologiques.
Fig. 17 :
Schéma comparatif du périmètre des compétences et paysage des politiques
publiques de gestion et préservation du patrimoine et de l’information au niveau
fédéral en Suisse et au Canada.
[Pour la partie Suisse, se référer également à Peter Knoepfel / Mirta Olgiati,
Politique de la mémoire nationale. Etude principale II, IDHEAP, Chavannesprès-Renens, 2008, pp. 1-7].
1
Introduction
Cette Etude principale IV – financée par la Bibliothèque nationale suisse (BN), les
Archives fédérales suisses (AFS), Bibliothèque et Archives Canada (BAC) et l’Institut de
hautes études en adminsitration publique (IDHEAP) et rendue possible grâce à M. Daniel J.
Caron, sous-ministre adjoint principal à BAC – est consacrée à l’étude des politiques et des
stratégies mises en place au Canada dans le domaine de la gestion du patrimoine
documentaire et de l’information, ainsi qu’à deux études de cas axées sur la gestion des
documents au sein d’administrations fédérales.
Depuis 2004, le gouvernement canadien peut se prévaloir de l’existence d’une institution
unique jouant en même temps le rôle de dépôt d’archives pour le patrimoine canadien au sens
large (au titre de Bibliothèque d’archive, d’Archive gouvermentale et d’Archive privée, mais
aussi de Musée du portrait) et d’organe stratégique de gestion de l’information au sein de
l’administration fédérale, responsable de la création et de la mise en œuvre de régulations
transversales dans ce domaine. Cette institution, qui a été baptisée Bibliothèque et Archives du
Canada (BAC) en français et Library and Archives Canada (LAC) en anglais, vise par ses
réformes à un changement radical dans la manière de constituer, de mettre à disposition et de
sauvegarder le patrimoine documentaire pour les générations présentes et futures. Se
prévalant de cette nouvelle ressource institutionnelle centralisée et intégrée, le gouvernement
fédéral canadien devient un précurseur dans le domaine de la gestion et de la sauvegarde de
l’information. La création de BAC en tant qu’acteur politico-administratif responsable de
résoudre un nouveau problème collectif lié à l’évolution de la société de communication et du
savoir, les ressources qui lui sont allouées ainsi que la création de nouvelles règles
insitutionnelles soutenant son mandat nous permettent d’affirmer que par ces actions le
Gouvernement canadien a mis en place une nouvelle politique publique dédiée à la gestion du
patrimoine documentaire et de l’information. Or, les recherches empiriques que nous avons
réalisées jusqu’ici dans le contexte helvétique soutiennent l’idée de la création d’une politique
publique similaire pour la Suisse, que nous appelons politique de la mémoire nationale.
L’approche qui est choisie par BAC en tant que régulateur stratégique de la gestion et de
la conservation de l’information produite par les administrations gouvernementales est très
proche de celle que nous appliquons dans nos études conceptuelles, empiriques et
analytiques : elle se fonde sur une vision globale qui tient compte du fonctionnement sectoriel
des politiques publiques. BAC est actuellement en train de mener des projets d’application
des régulations que l’organe souhaite mettre en place dans sa nouvelle politique et touchant à
tous les aspects centraux de la gestion de la mémoire, dont les plus importants sont l’appareil
gouvernemental (qui fait quoi ?), l’enjeu et l’évolution des professions liées à la gestion de
l’information (formation interdisciplinaire) et la régulation de la gestion et sauvegarde de
l’information (comment ?). Ce dernier aspect (le Recordkeeping, selon la terminologie
canadienne), en particulier, fait actuellement l’objet d’essais concrets de mise en œuvre.
Le choix du Canada est ainsi d’un double intérêt : il offre la possibilité de disposer de
l’exemple d’un pays précurseur mettant concrètement en place des projets de régulations
transversales au niveau fédéral, ainsi que la possibilité de réaliser des études de cas sur la
gestion de la mémoire de politiques publiques déterminées dans un pays étranger.
Les niveaux provincial et municipal ne seront pas abordés dans ce document.
2
Organisation politique et administrative au niveau fédéral
au Canada
Quoique le Canada soit une nation occupant un territoire extrêmement étendu et soit de
ce point de vue là incomparable à la Suisse, pour ce qui concerne son développement
économique, son multiculturalisme, son bilinguisme et le régime politique en place, sa
situation est de plusieurs points de vue similaire à la petite Helvétie. La description des
divisions politiques, du régime politique et de l’organisation de l’administration fédérale qui
sera faite dans ce chapitre montre qu’une comparaison des politiques de gestion de
l’information et du patrimoine documentaire de ces deux pays est sensée et pertinente. Ces
connaissances seront indispensables pour comprendre le fonctionnement des acteurs publics
en charge de ce domaine et des mécanismes de régulation qu’ils ont mis en place.
2.1
Divisions politiques
Le Canada, deuxième plus grand pays au monde par sa superficie, comprend un peu plus
de 33 millions d’habitants2. Son bilinguisme français-anglais et son multiculturalisme,
entérinés respectivement en 1969 (Loi sur les langues officielles) et en 1971 (Loi sur le
multiculturalisme), sont considérés comme les pierres angulaires de sa politique ; il se
revendique d’ailleurs comme étant l’un des pays les plus tolérants, les plus ouverts et les plus
démocratiques au monde.
Fig. 1 : Carte des divisions politiques au Canada.
[Tirée de : Ressources naturelles Canada, L’Atlas du Canada,
« Divisions politiques »,
http://atlas.nrcan.gc.ca/site/francais/maps/reference/national/can_po
litical_e/referencemap_image_view, consulté le 04.06.08]
2
Se
référer
au
site
Internet
de
Statistique
canada,
consulté
(http://www40.statcan.ca/l02/cst01/demo01a_f.htm?sdi=habitants, chiffres de 2005).
le
22.05.2008
4
ORGANISATION POLITIQUE ET ADMINISTRATIVE AU NIVEAU FEDERAL AU CANADA
Son immense territoire (Figure 1) est divisé en 10 provinces (Alberta, ColombieBritannique, Ile-du-Prince-Edouard, Manitoba, Nouveau-Brunswick, Nouvelle-Ecosse,
Ontario, Québec, Saskatchewan, Terre-Neuve-et-Labrador) et en 3 territoires (territoire du
Yukon, Territoires du Nord-est et territoire du Nunavut)3.
2.2
Régime politique
Le régime politique canadien se définit comme un gouvernement responsable et une
monarchie constitutionnelle, qui regroupe les caractéristiques de la fédération et de la
démocratie parlementaire4. Il s’agit donc d’une monarchie constitutionnelle à régime
parlementaire.
Le Canada reconnaît par l’entremise de la Constitution5 et des lois la reine Elisabeth II
d’Angleterre comme Reine du Canada. En son absence, la Reine est représentée par le chef
d’Etat, le Gouverneur général6. En tant que tel, il est Commandant en chef des Forces
canadiennes, il nomme le Premier ministre en choississant le chef du parti ayant le plus grand
nombre de sièges à la Chambre basse du Parlement, il a la responsabilité d’ouvrir et de clore
les sessions parlementaires ainsi que de dissoudre le Parlement avant les élections. Il revêt en
outre des fonctions protocolaires et traditionnelles. Au sein des provinces, la Couronne est
représentée par dix Lieutenants-gouverneurs ; au sein des territoires, par trois Commissaires
territoriaux.
Comme la Suisse, le Canada est une fédération : les gouvernements fédéral, provinciaux
et territoriaux partagent la tâche de gouverner le pays. Le Gouvernement fédéral a plus de
compétences qu’en Helvétie : tout pouvoir qui n’est pas spécifiquement confié aux provinces
dans la Constitution est de son ressort. En particulier, il a la responsabilité des affaires
interprovinciales et internationales (défense, affaires étrangère, réglementation des échanges
et du commerce, etc.), du droit pénal, de la citoyenneté, de la banque centrale ainsi que de la
politique monétaire. Les compétences des gouvernements provinciaux portent sur les dossiers
d’intérêt local (enseignement primaire et secondaire, santé et services sociaux, droit de
propriété et droits civils, courts provinciales et municipales et institutions locales). Plusiers
domaines relèvent à la fois des gouvernements fédéral et provinciaux, comme les transports,
l’agriculture, l’immigration et certains aspects de la gestion des ressources naturelles. Les
pouvoirs des gouvernements des territoires ne sont pas garantis par la Constitution, mais sont
consentis par le Gouvernement fédéral ; ils ont les mêmes responsabilités que les provinces,
mais n’exercent pas le contrôle sur les terres et les ressources naturelles. Les municipalités,
quant à elles, possèdent les pouvoirs que leur confèrent les provinces, notamment en matière
de services d’aqueduc et d’égoût, d’enlèvement d’ordures, de voirie, de parcs et de
3
Se référer au site Internet de Gouvernement du Canada, « Provinces et territoires »
(http://canada.gc.ca/othergov-autregouv/prov-fra.html), consulté le 22.05.2008.
4
Se référer au site Internet de Patrimoine canadien, « Les Canadiens et leur gouvernement : un guide de
ressources » (http://www.canadianheritage.gc.ca/special/gouv-gov/index_f.cfm), ainsi qu’à Eugene A. Forsey,
Les Canadiens et leur système de gouvernement, Ottawa : Bibliothèque du Parlement, 6ème édition, 2005
(http://www.parl.gc.ca/information/library/idb/forsey/index-f.asp), consultés le 15.08.2008.
5
Au Canada, la Constitution se compose de lois écrites et de règles non écrites, de coutumes, de décisions
judiciaires et de convention. Sa partie écrite est constituée de l’Acte de l’Amérique du Nord britannique de 1867
(texte fondateur de la fédération et divisant les pouvoirs entre les gouvernements fédéral et provinciaux), de la
Loi constitutionnelle de 1982 et de la Charte canadienne des droits et libertés.
6
Il s’agit actuellement de Son Excellence la très honorable Michaëlle Jean. Se référer au site Internet du
Gouverneur général du Canada (http://www.gg.ca), consulté le 22.05.2008.
5
bibliothéques, de bâtiment et de taxes foncières. Elles se chargent ainsi des affaires des cités,
des comptés, des villes, des villages, des districts et des régions métropolitaines.
La répartition des pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire au niveau fédéral se réalise
comme suit (Figure 2).
Reine
Gouverneur général
Pouvoir législatif
Parlement
Chambre des
communes
Sénat
Premier ministre
Pouvoir exécutif
Cabinet du
premier ministre
Bureau du
Conseil privé
Cour suprème
Pouvoir judiciaire
Tribunal fédéral
Fig. 2 : Répartition des pouvoirs législatif, exécutif et judiciaire au
niveau fédéral au Canada.
Au niveau fédéral (et, de manière similaire, au niveau provincial), le pouvoir législatif est
exerçé par le Parlement qui, outre la Reine (en son absence le Gouverneur général), comprend
le Sénat et la Chambre des communes. Le Parlement7 a pour tâche de promulguer les lois et
de surveiller l’exécutif et est donc composé de deux chambres : la Chambre des communes
(Chambre basse) et le Sénat (Chambre haute). La Chambre des communes est composée de
308 députés, le Sénat comprend 105 sièges. Une fois qu’un projet de loi est adopté par les
deux chambres, pour devenir loi il nécessite de recevoir la sanction royale, accordée en règle
générale par le Gouverneur général. Les députés de la Chambre des communes font
généralement partie de comités et déposent des projets de loi d’initiative parlementaire. Les
députés, que ce soit au niveau fédéral, provincial ou territorial, sont élus par les Canadiens
tous les cinq ans. Le parti actuellement (2008) au pouvoir au niveau fédéral est le parti
conservateur.
Le pouvoir exécutif est exercé par le Premier ministre, le Cabinet et le Bureau du conseil
privé8. Le Premier ministre est le chef du gouvernement ; en règle générale, il dirige le parti
politique qui possède le plus grand nombre de sièges à la Chambre basse du Parlement. Il
préside en outre le Cabinet9, instance détenant le plus de pouvoir au sein du gouvernement et
qui est composé de Ministres, Secrétaires d’Etat10 et autres leaders11 choisis par le Premier
ministre lui-même notamment en fonction de la représentativité de la diversité régionale,
linguistique, sexuelle et culturelle du pays. Le Bureau du conseil privé soutient le Premier
ministre ainsi que le Cabinet et ses structures décisionnelles. Il est dirigé par le Greffier du
7
Se référer au site Internet du Parlement du Canada (http://www.parl.gc.ca), consulté le 23.05.2008.
Se référer au site Internet du Conseil privé (http://www.pco-bcp.gc.ca), consulté le 23.05.2008.
9
Se référer au site Internet du Premier ministre, Cabinet du premier ministre
(http://www.pm.gc.ca/fra/cabinet.asp?featureId=8), consulté le 23.05.2008.
10
Les Secrétaires d’Etat sont au nombre de cinq.
11
Le leader du gouvernement au Sénat, le président du Conseil du Trésor, le président du Conseil privé de la
Reine pour le Canada et le leader du gouvernement à la Chambre des communes.
8
6
Conseil privé – le plus haut fonctionnaire apolitique du gouvernement – et, par l’entremise de
ses secrétariats, il permet le bon fonctionnement du gouvernement.
L’exercice du pouvoir judiciaire, c’est-à-dire l’application des lois ayant reçu la sanction
royale, relève des tribunaux. La plus haute instance judiciaire du Canada est la Cour
suprême12 ; elle est formée de 9 juges. Elle entend des causes de nature civile, criminelle et
constitutionnelle, en règle générale après que celles-ci aient été entendues par les tribunaux
fédéraux, provinciaux ou locaux.
2.3
Administrations fédérales
L’organisation actuelle des administrations fédérales a été déterminée en 1993 suite à la
réorganisation de l’appareil gouvernemental. Au Canada, le nombre d’institutions et
d’organismes fédéraux peut varier en fonction des exigences émises par le premier ministre,
sous réserve de l’approbation du Parlement. Les acteurs politico-administratifs peuvent en
outre posséder différents statuts en fonction de leur rôle et de la relation plus ou moins proche
qu’ils entretiennent avec le gouvernement central (dégré d’indépendance, attribution des
responsabilités).
Ainsi, les politiques publiques institutionnelles – c’est-à-dire transversales – sont prises
en charge par quatre agences centrales. Il s’agit du Bureau du Conseil privé (Privy Council
Office), qui soutient le Premier ministre, son Cabinet et ses structures décisionnelles, assure la
coordination des politiques gouvernementales, énonce et met en œuvre le programme
stratégique du gouvernement13 ; le Conseil du Trésor du Canada (Treasury Board of Canada),
avec son Secrétariat, qui est chargé de l’imputabilité et de l’éthique, de la gestion des
finances, du personnel et de l’administration, de la fonction de contrôle et de l’approbation de
règlements et de décrets14 ; le Ministère des Finances Canada (Departement of Finance
Canada), qui prépare et planifie le budget du gouvernement, conçoit et analyse les politiques
fiscales, établit les règles pour les intitutions financières de compétence fédérale, suit la
situation économique au Canada et sur le plan international15 ; enfin, la Commission de la
fonction publique du Canada (Public Service Commission of Canada) est responsable du
recrutement et de la promotion des fonctionnaires publiques16.
Il existe des offices fédéraux, appelés Agents du Parlement, qui possèdent un haut degré
d’indépendance et des fonctions transversales touchant de nombreuses politiques publiques. Il
s’agit du Bureau du vérificateur général du Canada, qui fournit de manière indépendante
l’information dont le Parlement a besoin pour surveiller les activités du gouvernement, vérifie
les ministères et les organismes, la plupart des sociétés d’État et d’autres organisations
fédérales17 ; le Commissariat aux langues officielles, qui veille à ce que les droits
linguistiques des Canadiens soient respectés et fait la promotion de la dualité linguistique et
12
Se référer au site Internet de la Cour suprême du Canada (http://www.scc-csc.gc.ca), consulté le 23.05.2008.
Se référer au site Internet du Bureau du conseil privé (http://www.pco-bcp.gc.ca), consulté le 13.08.2008.
14
Se référer au site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor (http://www.tbs-sct.gc.ca), consulté le
13.08.2008.
15
Se référer au site Internet du Ministère des Finances Canada (http://www.fin.gc.ca), consulté le 13.08.2008.
16
Se référer au site Internet de la Commission de la fonction publique du Canada (http://www.psc-cfp.gc.ca),
consulté le 14.08.2008.
17
Se référer au site Internet du Bureau du vérificateur général du Canada (http://www.oag-bvg.gc.ca), consulté
le 14.08.2008.
13
7
du bilinguisme18 ; enfin le Commissariat à l’information du Canada, qui enquête sur les
plaintes des personnes qui estiment que leurs droits en manitère d'accès à l'information n’aient
pas été respectés ainsi que le Commissariat à la protection de la vie privée au Canada, qui a
pour mission de protéger et de promouvoir le droit des personnes à la vie privée19.
Certaines
agences,
comme
le
Conseil
de
la
radiodiffusion
et
20
des télécommunications canadiennes et l’Office des transports du Canada , possèdent une
fontion de régulation pour les entreprises privées qui fournissent un service public.
Les corporations de la Couronne sont des sociétés d’Etat. Elles appartiennent donc au
gouvernement et exerçent en règle générale des activités industrielles, commerciales ou
financières, comme par exemple Via Rail Canada ou Air Canada, mais peuvent être aussi par
exemple des musées.
Enfin, la gestion de la grande majorité des politiques publiques est effectuée au sein des
différents organismes ministériels, qui sont 25 actuellement21. Chaque Ministre est en charge
d’un portefeuille qui peut comprendre un ou deux ministères, des agences et, dans certains
cas, des corporations de la Couronne. Chaque ministère est divisé en secteurs, directions
générales et directions selon le domaine de compétence et la répartition des portfolios.
18
Se référer au site Internet du Commissariat aux langues officielles (http://www.ocol-clo.gc.ca), consulté le
14.08.2008.
19
Se référer au site Internet du Commissariat à l’information du Canada (http://www.infocom.gc.ca) et du
Commissariat à la protection de la vie privée au Canada (http://www.privcom.gc.ca), consultés le 14.08.2008.
20
Se
référer
au
site
Internet
du
Conseil
de
la
radiodiffusion
et
des télécommunications canadiennes (http://www.crtc.gc.ca) et l’Office des transports du Canada
(http://www.otc-cta.gc.ca), consultés le 14.08.2008.
21
Voici la liste des 25 Ministres : 1) Ministre de la Justice ; 2) Ministre du Commerce international et ministre
de la porte d’entrée du Pacifique et des Olympiques de Vancouver-Whistler ; 3) Ministre du Travail et Ministre
de l’Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec ; 4) Ministre des Anciens
Combattants ; 5) Ministre des Ressources humaines et du Développement social ; 6) Ministre des Affaires
indiennes et du Nord canadien ; 7) Ministre des Ressources naturelles ; 8) Ministre de la Défense nationale et
Ministre de l’Agence de promotion économique du Canada atlantique ; 9) Ministre des Pêches et des Océans ;
10) Ministre de la Sécurité publique ; 11) Ministre des Affaires intergouvernementales et Ministre de la
diversification de l’économie de l’Ouest canadien ; 12) Ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration ; 13)
Ministre du Revenu national ; 14) Ministre de la Coopération internationale ; 15) Ministre de l'Industrie ; 16)
Ministre de l'Environnement ; 17) Ministre des Affaires étrangères ; 18) Ministre des Transports, de
l’Infrastructure et des Collectivités ; 19) Ministre de la Santé ; 20) Ministre de l’initiative fédérale du
développement économique dans le Nord de l’Ontario ; 21) Ministre des Finances ; 22) Ministre du Patrimoine
canadien, de la Condition féminine et des Langues officielles ; 23) Ministre des Travaux publics et des Services
gouvernementaux ; 24) Ministre de la réforme démocratique ; 25) Ministre de l’Agriculture et de
l’Agroalimentaire et Ministre de la Commission canadienne du blé. Se référer au site Internet du Bureau du
conseil privé, Les ministres du BCP (http://www.pco-bcp.gc.ca/index.asp?lang=fra&page=min), consulté le
23.05.2008.
3
Gestion du patrimoine documentaire et de l’information
Bibliothèque et Archives du Canada (BAC)22 est le nouvel acteur politico-administratif
fédéral formellement en charge de recueillir et de préserver le patrimoine documentaire
canadien : son mandat associe les rôles de régulateur (acteur stratégique) et d’opérateur
(établissement d’archives). Son statut au sein de l’administration fédérale est celui d’une
agence ministérielle ; il se situe parmi les acteurs politico-administratifs en charge du
patrimoine au sens large.
3.1
Acteurs politico-administratifs en charge du patrimoine
La gestion et la sauvegarde du patrimoine sont de la responsabilité du Ministre du
Patrimoine canadien, de la Condition féminine et des Langues officielles (Figure 3) 23.
Ministre
du Patrimoine canadien,
de la Condition féminine
et des Langues officielles
Patrimoine canadien
Sous-ministre
Direction générale
du Patrimoine
Institut canadien
de conservation
(ICC)
Réseau canadien
d'information sur
le patrimoine
Organismes
ministériels
• Bibliothèque et Archives Canada
• Commission des champs de bataille
nationaux
• Condition féminine Canada
• Conseil de la radiodiffusion et des
télécommunications canadiennes
• Office national du film du Canada
Sociétés
d'Etat
Tribunal administratif:
Commission canadienne
d’examen des exportations
de biens culturels
• Centre national des Arts
• Conseil des Arts du Canada
• Fondation canadienne des relations raciales
• Mus;e canadien de la nature
• Mus;e des beaux-arts du Canada
• Société du Musée canadien des civilisations
• Société du Musée des sciences et de la
technologie du Canada
• Société Radio-Canada
• Téléfilm Canada
Fig. 3 : Organismes ministériels et Sociétés d’Etat faisant partie du
portefeuille du Ministère du Patrimoine canadien.
Le ministère du Patrimoine canadien24 comprend la Direction générale du Patrimoine, de
la responsabilité d’un sous-ministre25 ; celle-ci est en charge des diverses institutions
patrimoniales gouvernemantales, parmi lesquelles Bibliothèque et Archives Canada, l’Institut
canadien de conservation (ICC) ainsi que toute une série d’autres organismes, institutions et
musées de portée nationale (Musée canadien de la guerre, Musée canadien de la nature,
Musée canadien de la photographie contemporaine, Musée canadien des civilisations, Musée
de l’agriculture du Canada, Musée de l’aviation du Canada, Musée des beaux-arts du Canada,
Musée des sciences et de la technologie du Canada, Musée virtuel du Canada, etc.).
22
Se référer au site Internet de Bibliothèque et Archives Canada (http://www.collectionscanada.gc.ca), consulté
le 27.05.2008.
23
Actuellement l’honorable Josée Verner.
24
Se référer au site Internet du Patrimoine canadien (http://www.oag-bvg.gc.ca), consulté le 14.08.2008.
25
Actuellement Mme. Judith A. LaRocque.
10
GESTION DU PATRIMOINE DOCUMENTAIRE ET DE L’INFORMATION
Comme anticipé, Bibliothèque et Archives Canada est une agence ministérielle. En tant
que telle, l’institution rend compte au Parlement de ses activités et résultats, d’abord par
l’entremise du sous-ministre de la Direction générale du Patrimoine, ensuite du Ministre du
Patrimoine canadien, de la Condition féminine et des Langues officielles.
Dans le paysage des institutions en charge du patrimoine documentaire au niveau national
il convient de mentionner encore la Bibliothèque du Parlement à Ottawa, l’Office national du
film du Canada26 et Radio Canada27, qui archivent leurs documents d’entente avec BAC.
3.2
Fusion des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale du
Canada
Depuis 2004, Bibliothèque et Archives du Canada combine le personnel, les services et
les collections des anciennes Archives nationales du Canada et Bibliothèque nationale du
Canada, ainsi que du Musée du portrait du Canada. L’historique de la fondation et du
développement des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale nous aide à
comprendre comment ces deux différents organismes – traditionnellement reliés à des cultures
d’entreprise et des corps de métier distincts – ont liés leurs destinées.
3.2.1 Archives nationales et Bibliothèque nationale du Canada
Les Archives nationales et la Bibliothèque nationale du Canada ont été fondées sur
inspiration des traditions britannique et française.
Les Archives nationales (AN)28 ont été créées en 1872. Dès leur création et pour des
raisons historiques, en vertu de la Loi sur les Archives nationales du Canada (dont la dernière
version datant de 1987 a été abrogée en 2004), elles faisaient office d’institution patrimoniale
nationale et d’organe administratif du gouvernement fédéral. A ce titre, elle recouvraient – et
ceci est toujours le cas dans le cadre du mandat du BAC – un rôle d’archives totales : elles
récoltaient d’une part des documents sur des supports en tout genre, d’autre part des
documents publics et privés de tout genre et de toute provenance, ceci en vue de transmettre
les différents aspects de la vie canadienne et de préserver ainsi la mémoire collective de la
nation, plutôt que de se limiter à conserver la mémoire de l’institution parraine, en
l’occurrence le Gouvernement du Canada29.
26
Se référer au site Internet de l’Office national du film du Canada (http://www.onf.ca), consulté le 11.09.2008.
Se référer au site Internet de Radio Canada (http://www.radio-canada.ca), consulté le 11.09.2008.
28
Se référer au site Internet de Bibliothèque et Archives Canada, « A propos des anciennes Archives nationales
du Canada. Les Archives nationales : qui nous sommes et ce que nous faisons »
(http://www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-209-f.html), consulté le 27.05.2008.
29
Laura Millar dresse l’histoire du concept d’archives totales et le définit ainsi: In Canada, a concept known as
“total archives” emerged in the archival lexicon in the 1970s to explain a particular style of archival
management. The total archives concept was understood by many to mean that publicly funded archival
institutions – such as national archives, provincial archives, and city archives – would acquire, preserve, and
make available for public use both government and private sector records in all media, including paper
documents and visual and cartographic images, sound recordings, and in more recent years, megnetic and
digital media. Se référer à Laura Millar, “Discharging our Dept: The evolution of the Total Archives Concept in
English
Canada”,
Archivaria,
1998,
1:
46,
pp.
103-104
(disponible
à
l’adresse:
http://journals.sfu.ca/archivar/index.php/archivaria/article/view/12677/13846).
27
11
La Bibliothèque nationale du Canada (BN)30 a été créée tardivement par le Parlement à
Ottawa, elle a en effet fêté son 50ème anniversaire en 2003. La Bibliothèque du Parlement a
joué dans les faits le rôle de bibliothèque nationale jusqu’à l’ouverture de celle-ci, s’appuyant
sur les dispositions de dépôt légal prévues à l’époque dans la Loi sur les droits d’auteur. Lors
de la création de la Bibliothèque nationale en 1953, le noyau de sa collection a été constitué
par ce fonds. En tant qu’organisme culturel fédéral, son rôle était d’acquérir, de conserver et
de promouvoir le patrimoine canadien. L’aquisition de ses collections a poursuivi toujours sur
la base du dépôt légal s’appuyant cette fois-ci sur la Loi sur la Bibliothèque nationale (de
1969, mise à jour en 1985 et abrogée en 2004).
Lors de l’ouverture de la Bibliothèque nationale, l’Administrateur général des Archives
nationales a été nommé à sa tête, cumulant ainsi les fonctions d’Archiviste et de
Bibliothécaire national. A la fin des années 60, les deux établissements ont aménagé ensemble
dans un bâtiment nouveau au 395 Wellington Street à Ottawa et ont partagé pendant plusieurs
décennies certains services. Par la suite, les deux fonctions dirigeantes ont été séparées et les
mandats ont été clairement distincts. A partir des années 70 les deux établissements se sont
rapidement développés, que ce soit en terme de collections ou de ressources à disposition. Le
milieu des années 90, par contre, a été marqué par une période de compressions de budget et
de personnel. L’année 1997 a constitué une nouvelle étape importante pour les Archives
nationales, car elles ont inauguré un centre d’archivage et de conservation très moderne et
avant-coureur – l’un des plus perfectionnés au monde – au 625 Boulevard du Carrefour à
Gatineau.
Ce rapide survol de l’historique des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale
du Canada nous montre que, quoiqu’il s’agisse de deux établissements bien distincts
répondant à des politiques différentes, au cours de leur existence leur destin a toujours été lié.
3.2.2 Evaluation des politiques du patrimoine documentaire
En 1998, la Ministre du Patrimoine canadien de l’époque, l’honorable Sheila Copps, avait
annoncé l’ouverture de consultations sur la fonction et la structure des Archives nationales et
de la Bibliothèque nationale du Canada auprès des associations professionnelles, des médias,
du personnel des AN, de la BN et du public. A travers sept thèmes31, le but de la consultation
était de déterminer si ces institutions étaient toujours à même de préserver et de promouvoir le
patrimoine canadien et de le rendre accessible, compte tenu des changements induits par le
développement de l’ère de l’information et de la globalisation et, en même temps, par la
nécessité d’assurer la subsistance des collections et des documents dans leur forme classique.
Il s’agissait ainsi d’une évaluation des deux politiques publiques fédérales de gestion et
préservation du patrimoine documentaire. L’exécution du rapport32 avait été confiée à M.
John English, qui résume ainsi le sens et la nécessité d’une telle évaluation :
Il arrive des moments dans la vie d’un organisme où l’avenir fait figure d’intrus. […] La
Conservatrice du Public Records Office du Royaume-Uni, Mme Sarah Tyacke, compare l’évolution
30
Se référer au site Internet de Bibliothèque et Archives Canada, « À propos de l'ancienne Bibliothèque
nationale du Canada. Enoncé de mission et mandat de la Bibliothèque nationale du Canada »
(http://www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/010/012010-1007-f.html), consulté le 27.05.2008.
31
Les sept thèmes sont les suivants : 1) mandats, 2) collections et acquisitions, 3) accès, 4) conservation, 5)
questions de gestion de l’information, 6) structures de l’organisation et 7) direction.
32
M. John English, Rôle des Archives nationales du Canada et de la Bibliothèque nationale du Canada. Rapport
présenté à l’honorable Sheila Copps (Consultants: Mme. Jane Beaumont et M. Marcel Caya), Ottawa:
Patrimoine canadien, 1999. Outre le résumé de l’état de la question sur la base des consultations effectuées ainsi
que la liste des recommandations qui en découlent, le rapport contient un intéressant historique des Archives
nationales et de la Bibliothèque nationale du Canada, pp. 3-7.
12
actuelle à celle qui s’est opérée du XIe au XIVe siècle en Occident où l’écrit a remplacé la mémoire et
la tradition orale. Il n’y avait pas, nous rappelle-t-elle, de voie directe et simple de la mémoire au
papier ; le cheminement a été long, ardu et coûteux. Pour les bibliothèques et les services d’archives
en cette époque du Web, de documents et des publications électroniques à l’échelle mondiale, ainsi
qu’à la normalisation internationale, la tâche nous paraît aussi immense qu’elle a pu paraître aux
scribes du XIIIe siècle.33
Le rapport English a eu un très fort impact sur l’évolution des deux politiques publiques
en question, il convient donc d’en relever les éléments centraux. Tenant compte du nouveau
contexte, des réponses des acteurs publics et privés ayant participé à la consultation et de
l’expertise de son auteur, le rapport identifiait les difficultés et les lacunes du système en
place et recommandait une serie de mesures à prendre34, dont nous aimerions relever les
quatre plus importantes :
33
•
au sujet des mandats des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale,
le rapport recommandait de resserrer les liens de collaboration en partageant
certains services et en créant notamment un conseil commun, sans toutefois
fusionner les deux organismes. Il était souhaité que la collaboration entre ces
deux organismes, les établissements patrimoniaux faisant partie du
portefeuille du ministère du Patrimoine canadien et les autres organismes
gouvernementaux, s’intensifie. Aux Archives nationales en particulier, on
recommandait d’affirmer les pouvoirs dans la sélection, conservation et
sauvegarde des documents officiels en évaluant la nécessité de nouvelles
mesures législatives et en travaillant de concert avec le Commissaire à
l’information afin de se situer plus au cœur des pratiques de gestion des
documents et de l’information au gouvernement fédéral ;
•
concernant les collections et acquisitions en vue d’une future révision de la
Loi sur les Archives nationales, on recommandait à celles-ci un renforcement
de la notion d’archives totales dans l’acquisition, la gestion et la conservation
de la mémoire documentaire canadienne ;
•
les recommandations allaient ensuite vers une amélioration de l’accès aux
collections, y compris avec l’utilisation du Web. Le rapport conseillait une
plus grande coordination des ressources parmi les organes faisant partie du
portefeuille du Patrimoine canadien ;
•
pour les questions de gestion de l’information, le rapport suggérait la fusion
de la Direction de la gestion de l’information des Archives nationales et des
Services de technologie de l’information de la Bibliothèque nationale, ainsi
que la présence de représentants de ces deux organismes au sein des comités
gouvernementaux qui s’occupent de gestion et de technologie de
l’information d’entente avec le Conseil du Trésor, Industrie Canada, Travaux
publics et Services gouvernementaux Canada. Les Archives nationales
avaient intérêt à s’employer davantage à établir des politiques, des normes et
des lignes directrices pour la gestion de la documentation et de l’information
au sein du gouvernement canadien, en établissant notamment un plan
stratégique concernant les questions à long terme de gestion de documents
électroniques et de systèmes de gestion et conservation des documents. Au
sein des ministères, le rapport recommandait d’ériger en normes de
Ibid., p.8. Se référer également à Sarah Tyacke, “Continuous History or History by the Yard: Archives in the
year 2001”, Archives. The Journal of the British Records Association, 1998, vol. XXIII, no. 98, p. 4-5.
34
Ibid., Annexes, pp. 2-8 en particulier.
13
rendement la gestion de l’information des documents, considérant en cette ère
de l’information que le renseignement consigné devrait être reconnu et traité
comme une ressource fondamentale, tout comme les ressources financières,
humaines et matérielles35 ;
En somme, les mesures recommandées visaient dans l’ensemble à renforcer la visibilité et
le leadership des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale, à augmenter la
coordination entre ces deux organismes phares et les nombreux autres établissements
concernés, ainsi qu’à une prise en charge plus poussée de la question de la gestion des
documents au sein de l’administration de la part des Archives nationales au moyen d’appuis
venant en particulier du Conseil du Trésor, de Travaux publics et Services gouvernementaux
Canada et du Commissaire à l’information :
Nous croyons que les Archives nationales et la Bibliothèque nationale n’auront de succès à l’avenir
que dans la mesure où elles joueront efficacement leur rôle en gestion de l’information au sein de
l’administration publique. La visibilité et l’activité dans l’appareil gouvernemental engendreront des
ressources qui aideront à créer une même visibilité auprès de la population canadienne en général.
[…] Il y a danger que les Archives nationales et la Bibliothèque nationale ne soient marginalisées
dans ce domaine au gouvernement, circonstance qui, à l’heure de la numérisation, de la connexité et
de la responsabilité dèmocratique, serait sûrement source d’atrophie institutionnelle.36
Quoique la fusion en tant que telle des deux organismes n’était pas préconisée, les
recommandations mettaient en évidence la convergence toujours plus accentuée de leurs rôles
et services, la nécessité pour les deux de bénéficier d’une meilleure visibilité et les difficultés
communes causées par les nouveaux défis liés à la technologie de l’information. En
particulier, la question d’une prise en charge plus autoritaire de la part des Archives nationales
(et en mesure plus marginale de la Bibliothèque nationale) de la gestion et sauvegarde de
l’information au sein de l’administration fédérale était présentée par le rapport non seulement
comme un devoir, mais comme une nécessité de survie.
3.2.3 Crise gouvernementale et passage à un modèle de gestion par résultat
Peu de temps après la publication du rapport English (1999), le gouvernement canadien a
vécu une période de crise marquée par des affaires juridiques retentissantes, dont la difficile
résolution avait été intimement liée à des questions de gestion des documents et de
l’information au sein de l’administration fédérale. Suite à la démocratisation de l’information
et à la multiplication des voies de l’information, la perception des Canadiennes et des
Candadiens du rôle du Gouvernement était en train de changer : celui-ci était tenu de faire
preuve d’imputabilité et de plus de transparence37.
Au début des années 2000, des recours collectifs (class actions) menés contre le
gouvernement ont donné lieu à des polémiques découlant directement de ces problématiques.
Les vérificateurs en charge d’examiner la manière dont le gouvernement avait géré les affaires
publiques en cause, en effet, n’arrivaient pas à mener à bien leurs enquêtes car ils ne
trouveaient pas les documents qui leur permettaient la reconsitution de ce qui s’était passé38.
35
Ibid. p. 47.
Ibid., p. 44.
37
Entretien avec M. Richard Brown, Conseiller principal, Direction des documents gouvernementaux. Gatineau,
Bibliothèque et Archives Canada, le 17 juin 2008.
38
Dans son discours d’allocution à l’Association canadienne des archivistes à Montréal le 28 mai 2004, la
vérificatrice générale Sheila Fraser se penche sur la question et cite des exemples où la qualité et l’intégralité de
l’information fournie par le Gouvernement aux vérificateurs était à telle point insuffisante, que ceux-ci n’ont pas
été à même de finaliser leur travail. Se référer au site Internet du Bureau de vérificateur général du Canada
(http://www.oag-bvg.gc.ca/internet/Francais/sp_20040528_f_23862.html), consulté le 16.09.2008.
36
14
Dans cette perspective juridique et d’enquête, il apparaissait que la gestion et l’accessibilité
des documents était une condition sine qua non pour pouvoir garantir l’imputabilité et la
transparence des actions de l’Etat. Dans la même période, un autre grand scandale – le
scandale des commandites39 – a renforcé la tendance à une chute de confiance de la
population vis-à-vis du gouvernement libéral en place, ce qui a causé à terme son
renversement.
Suite à cette période de crise et à l’avènement d’un nouveau gouvernement, conservateur
cette fois-ci, deux importantes réformes ayant un impact fondamental dans la gestion des
documents et de l’information ont été introduites.
Une nouvelle politique institutionnelle a été mise en place à partir de 2005. Elle s’appelle
Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats40 (Annexe 1) ; la
surveillance de sa mise en œuvre a été attribuée à une agence centrale, le Conseil du Trésor.
Le changement est radical, puisque l’introduction de cette politique a impliqué le passage
d’une gestion de l’administration publique axée sur les activités à une gestion orientée sur les
résultats : tous les ministères doivent assumer une approche commune de collecte, gestion et
déclaration des données financières et non-financières sur le rendement, ceci afin de permettre
au gouvernement de renforcer la gestion du secteur public et la reddition des comptes. Cette
nouvelle gestion implique l’existence ou, le cas échéant, la mise en place de trois éléments
fondamentaux :
•
des résultats stratégiques clairement définis et mesurables qui reflètent le
mandat de l’organisme ;
•
une architecture des activités de programmes formulée de manière
suffisamment concrète pour montrer comment un ministère alloue et gère les
ressources sur lesquelles il exerce un contrôle pour atteindre les résultats
visés ;
•
une description de la structure de gouvernance, qui soit actuelle et qui donne
les grandes lignes des mécanismes décisionnels et des responsabilités du
ministère.
Cette nouvelle structure de gestion des ressources et des résultats, implémentée dans tout
le secteur public, sert d’outil afin de rendre compte au Parlement des activités réalisées au
sein des différentes administrations. Comme nous l’expliquerons plus loin, elle servira en
outre de base pour la mise en place généralisée d’une gestion de l’information.
Un autre événement important survenu en relation à la période de crise est la
promulgation de la part du gouvernement conservateur de Steven Harper d’une nouvelle loi,
la Loi fédérale sur la responsabilité41. Suite à l’introduction de cette loi, le sous-ministre en
39
Le programme des commandites, doté d’un budget de 250 millions de dollars, avait pour but d’accroître la
visibilité du Canada au Québec. Le ministère des Travaux publics, duquel le programme relevait, octroyait des
sommes d’argent aux organisateurs d’événements, de festivals ou de rassemblement afin qu’ils y exposent des
symboles canadiens. L’argent alloué transitait par des agences de publicités, qui encassaient au passage des
commissions disproportionnées. Suite aux résultats accablants exposés dans le rapport du Vérificateur général
demandé par l’ancien Premier ministre, une enquête a été menée par la Commission Gomery. Se référer aux
archives Internet de Radio Canada (http://www.radio-canada.ca/nouvelles/special/2006/07/04/001-gomerytoutcapourca.shtml).
40
Conseil du Trésor du Canada, Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats /
Management, Resources, and Results Structure Policy, entrée en vigueur le 1er avril 2005 (http://www.tbssct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?section=text&id=12412).
41
Loi fédérale sur la responsabilité / Federal Accountability Act (2006, ch. 9).
15
charge de Bibliothèque et Archives Canada est en outre devenu l’agent d’imputabilité de BAC
(accounting officer)42.
3.2.4 Création d’une nouvelle institution
L’évaluation des politiques du patrimoine documentaire faite à la fin des années 90 et la
crise gouvernementale du début de la nouvelle décennie liée aux difficultés et aux
conséquences d’une gestion de l’information lacunaire au sein de la fonction publique ont
ouvert de nouvelles possibilités et perspectives aux acteurs de politiques publiques centrées
sur l’information. La nécessité de renforcer les mécanismes d’obligation de rendre compte du
gouvernement est devenue pressante et les politiques publiques touchant à ces aspects ont pris
de l’importance.
Dans le Discours du Trône du 30 septembre 2002 – exposant un programme axé sur
l’avenir du Canada suivant les objectifs de l’innovation, la prospérité durable et la meilleure
qualité de vie possible – la Gouverneure générale a annoncé la création d’une nouvelle
institution, résultant de la fusion des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale43, qui
partageaient déjà un certain nombre de services : il s’agit de Bibliothèque et Archives Canada.
La lecture des derniers rapports sur les plans et les priorités des deux anciennes
institutions et des premiers rapports de la nouvelle institution montrent un changement
fondamental dans la manière de comprendre et d’évaluer l’importance du patrimoine
documentaire et de l’information. Le patrimoine documentaire et l’information produits dans
le secteur public sont considérés désormais comme un tout, ceci indépendamment des
contenus, de la forme du support ou du type de document. Cet ensemble est la base du savoir
et de la connaissance, désormais compris comme une nouvelle ressource humaine, ayant une
importance économique croissante et de laquelle il faut prendre le meilleur soin. Les
bâtisseurs de BAC ont ainsi considéré que, afin de participer au marché global de la
connaissance, il était nécessaire d’investir dans une nouvelle institution phare prenant soin de
cette ressource comme d’un tout, indépendamment de la forme que ce patrimoine ou cette
information est susceptible de prendre. La fondation de BAC a par conséquent été faite non
seulement sur la base d’arguments patrimoniaux et juridiques (imputabilité, transparence),
mais aussi sur la base d’arguments économiques attribuant à l’information un statut
particulièrement important44.
L’administrateur général de la Bibliothèque nationale considère en 2004 que
En créant la Bibliothèque et les archives du Canada, le gouvernement a exprimé sa confiance dans la
valeur et l'importance du savoir, de la créativité et de l'imagination en tant que pierres angulaires de
la nouvelle économie et de la prospérité de notre nation.45
Selon lui, la gestion de l’information occupe désormais une place fondamentale :
Après la technologie, l’information constitue le nouveau centre d’intérêt de l’économie du savoir, ce
qui n’est pas sans poser un nouveau défi […] : promouvoir une vision et une approche unifiées de la
gestion de l’information au gouvernement. […]
42
Se référer aux art. 16.3 et 16.4 et à L’annexe IV, partie III de la Loi sur la gestion des finances publiques /
Financial Administration Act (R. Sl, 1985, c. F-11).
43
Le Canada que l’on veut. Discours du Trône ouvrant la deuxième session de la trente-septième législature du
Canada, 30 septembre 2002, p. 13.
44
Bibliothèque et Archives Canada, le 17 juin 2008.
45
Bibliothèque nationale du Canada, Budget des dépenses 2003-2004, Partie III: Rapport sur les plans et
priorités, p. 8.
16
Un meilleur accès au savoir nécessite un investissement considérable dans la gestion de
l’information. La Bibliothèque et les Archives élaborent une infrastructure d’information globale qui
leur permettra de gérer un volume et une variété toujours croissants de publications et de dossiers
électroniques. Le défi est de traiter un nombre grandissant de publications produites sous forme
électronique et de s’adapter aux nouveaux outils de gestion de l’information. Il peut s’agir, par
exemple, de conserver des publications et des archives à long terme, d’élaborer une infrastructure
commune et de suivre l’évolution de la technologie et de l’industrie. De nouveaux outils seront
conçus, mis à l’essai et adoptés.46
De manière similaire et dans la même période, l’Archiviste national écrivait que
Cette puissante institution sera une organisation phare vouée au savoir, qui servira les citoyens
durant le XXIe siècle et au delà. Elle représentera la foi qu’a notre gouvernement dans la valeur du
savoir — ainsi que des idées, du savoir-faire, de la créativité et de l’imagination — comme carburant
pour faire marcher notre économie et assurer au Canada un avenir prospère.47
Ainsi, dès le début, la création de la nouvelle institution a été comprise comme une
profonde transformation dont la concrétisation prendrait plusieurs années, et non pas comme
une simple réorganisation ou une transition à un statut juridique différent : la nouvelle
institution devrait être plus que la somme de deux éléments, elle devrait être différente et plus
compétente. Ce processus, d’ailleurs encore en cours, devrait commencer par un changement
de perspective de la part des corps de métier concernés : les bibliothécaires et les archivistes
doivent prendre conscience du fait qu’ils appartiennent tous au domaine du savoir et qu’ils
partagent la mission d’acquérir le patrimoine documentaire et de le rendre accessible, dans
une perspective de collaboration étroite48.
L’existence de Bibliothèque et Archives Canada n’a pris réellement effet qu’au moment
de la création de la nouvelle loi, la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada. Son
projet a été amendé et adopté par le Parlement au début de la période législative 2004-2005,
elle est entrée en vigueur la même année. La création officielle de Bibliothèque et Archives
Canada date ainsi du 21 mai 2004.
3.3
Bibliothèque et Archives Canada / Library and Archives Canada
Nous allons présenter Bibliothèque et Archives Canada (BAC) dans sa forme actuelle à
travers un résumé du contenu de ses bases légales et de son mandat juridique, de ses
compétences et priorités, de son organisation, des médias et supports qu’elle recèle, de la
collection qu’elle s’occupe de préserver et bâtir et, enfin, des ressources dont elle dispose.
Il est à noter que, puisque BAC est une institution jeune, elle se trouve toujours dans une
période de chambardement : elle subit encore des changements structurels internes, elle
s’efforce de se positionner davantage dans le paysage des acteurs politico-administratifs
fédéraux et de créer et mettre véritablement en œuvre les visions et les orientations qu’il a été
décidé de mettre en place lors de sa création. Par conséquent, puisque nous ne sommes pas au
courant de tous les changements et des progrès réalisés jusqu’ici dans le détail, les
informations relatées ici constituent un état des lieux à un moment donné (septembre 2008) ou
la description de visions ou stratégies à atteindre à plus ou moins long terme. L’institution est
46
Ibid., p 10.
Archives nationales du Canada, Budget des dépenses 2003-2004, Partie III: Rapport sur les plans et priorités,
p. 2.
48
Bibliothèque nationale du Canada et Archives nationales du Canada, Budget des dépenses 2004-2005, Partie
III: Rapport sur les plans et priorités, p. 7.
47
17
en train de vivre en cette période même (été-automne 2008) une vague de changements
internes qui devraient lui permettre à terme l’accomplissement des objectifs choisis.
3.3.1 Bases légales et mandat juridique
La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004, ch. 11), sanctionnée le 22
avril 2004 (Annexe 2), lie l’existence de BAC au fait qu’il soit nécessaire :
-
-
que le patrimoine documentaire soit préservé pour les générations présentes et futures ;
que le Canada se dote d’une institution qui soit une source de savoir permanent accessible à tous
et qui contribue à l’épanouissement culturel, social et économique de la société libre et
démocratique que constitue le Canada ;
que cette institution puisse faciliter la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition, à
la préservation et à la diffusion du savoir ;
que cette institution soit la mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions.
La nouvelle institution nationale aborde ainsi la question de l’acquisition, la préservation
et l’accessibilité du patrimoine documentaire, ainsi que la gestion de l’information au sein de
l’administration fédérale comme un tout et de manière globale. Pour ce faire, la loi attribue à
certains concepts une signification juridique bien précise en leur attribuant une définition (art.
2). Ainsi, on parle de patrimoine documentaire comme englobant toutes les formes de
publications et de documents ayant un rapport avec le Canada, ce qui constitue par conséquent
l’objet au centre des activités de BAC. Document désigne tout élément d’information, quel
qu’en soit le support, publications exclues. Un document fédéral est un document qui relève
d’une institution fédérale et un document ministériel est afférent à un ministre ou à un
membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada (à l’exclusion des documents personnels
ou politiques et des documents fédéraux). Enfin, une publication est un article de bibliothèque
mis à la disposition – quel que soit le média, la forme ou le support utilisé – du grand public
ou d’un segment particulier du public.
La loi constitue BAC comme étant un secteur de l’administration publique placé sous
l’autorité du ministre et dirigé par un administrateur général (art. 4) : celui-ci, appelé
Bibliothécaire et Archiviste du Canada, est nommé par le gouverneur en conseil et a rang et
pouvoirs d’administrateur général de ministère (art. 5). Ainsi, à la tête de BAC, monsieur Ian
E. Wilson est le premier à recouvrir le rôle d’administrateur général et à être désigné en tant
que Bibliothécaire et Archiviste du Canada.
L’art. 7 de la loi résume la mission de BAC :
-
constituer et préserver le patrimoine documentaire ;
faire connaître ce patrimoine et le rendre accessible ;
être le dépositaire permanent des publications des institutions fédérales, ainsi que des documents
fédéraux et ministériels qui ont un intérêt historique ou archivistique ;
faciliter la gestion de l’information par les institutions fédérales ;
assurer la coordination des services de bibliothèque des institutions fédérales ;
appuyer les milieux des archives et des bibliothèques.
Disposant désormais d’une loi lui donnant un statut et une mission générales, BAC
nécessitait un texte donnant des repères aux collaborateurs. Dans cet objectif, il a été crée en
2006 un document de référence – mais n’ayant aucune implication juridique – intitulé
Orientations pour le changement49. Ce document, organisé en trois parties, décrit ce que BAC
devra être (vision), ce qui guidera ses choix (orientations) et ce qu’il conviendra de mettre en
49
Bibliothèque et Archives Canada, Orientations pour le changement, juin 2006.
18
place pour réaliser sa vision (stratégies). Ce document a été dressé sur la base d’une
consultation interne et auprès des utilisateurs et des diverses parties intéressées.
3.3.2 Vision, orientations et stratégies
Nous allons relater dans ce chapitre le contenu des Orientations pour le changement. Ce
document contient en effet le cœur des décisions qui ont été prises sur le futur de BAC et il
constitue pour cette raison une source précieuse d’informations. Il nous donne un aperçu
précis et complet de la vision, des orientations et des stratégies choisies pour la construction
de la nouvelle institution.
Le texte dresse tout d’abord en cinq points un portrait de ce que BAC est appelée à
devenir (vision de l’institution)50.
50
51
•
Un nouveau type d’institution du savoir. Les fonctions, les collections, les
services et les compétences d’établissements d’archives auparavant distincts
sont regroupés, mais les divers éléments de la collection de BAC sont
compris et gérés comme un tout, c’est-à-dire comme une seule et même
collection. Le travail est organisé de manière à maximiser les liens entre les
différentes composantes de la collection et une même equipe est responsable
de traiter un fonds d’archives sur tous ses différents supports. L’institution ne
se veut pas un dépôt passif : l’accès, la capacité de faire connaître et
comprendre le patrimoine documentaire et les besoins des utilisateurs
constituent une priorité.
•
Une institution véritablement nationale. Les ressources documentaires de
BAC doivent réfléter la diversité géographique, linguistique et culturelle du
Canada et doivent être représentatives sur les plans géographique, intellectuel
et culturel (y compris les peuples autochtones, ethnoculturels et les néocanadiens), ainsi que être accessibles à tous les Canadiens. Elle doit être
visible dans l’ensemble du pays, physiquement et virtuellement. Elle doit
prendre en charge la recherche en matière de conservation, l’établissement de
normes, les collaborations internationales et la mise en place de stratégies
nationales, les collaborations à l’échelle du pays. Elle doit être un chef de file
au sein du vaste « écosystème d’information » canadien51.
•
Une institution travaillant avec des partenaires pour renforcer l’ensemble du
patrimoine documentaire du Canada. BAC veut assumer un rôle de chef de
file national en facilitant l’établissement de réseaux structurés, de partenariats
et d’activités coopératives qui donneront aux activités décentralisées un cadre
de référence commun, en partant par une répartition plus claire des
responsabilités des différents participants.
•
Un lieu d’apprentissage incontournable. Le préambule de la loi énonce que
BAC contribuera au développement culturel, social et économique du
Canada. L’objectif est donc d’appuyer l’apprentissage au sein de la
population canadienne. Enseignants et apprenants, quelque soit leur âge,
doivent trouver à BAC les outils pédagogiques et le contenu dont ils ont
besoin.
Ibid., pp. 2-11.
Ibid., p. 6.
•
19
Un chef de file en gestion de l’information gouvernementale. BAC considère
que la gestion de l’information joue un rôle clé dans la réussite du
gouvernement du Canada et de la société canadienne. Dans ce cadre, elle joue
trois rôles : elle est chargée de faciliter la gestion efficace des informations
produites par les institutions de l’administration fédérale ; elle assume la
responsabilité finale de la garde des publications du gouvernement ainsi que
des documents gouvernementaux et ministériels qui revêtent une valeur
historique ou archivistique ; et a le mandat de coordonner et de faire office de
chef de file au sein des bibliothèques de l’administration fédérale afin
d’assurer que le gouvernement dispose des ressources en information et des
compétences en gestion de l’information requises pour fonctionner avec
efficacité.
Dans la deuxième partie, le texte annonce comment on prévoit s’y prendre pour atteindre
effectivement les visions exprimées de la nouvelle institution (orientations)52 :
52
•
Viser l’accès en tout. Dans toutes les activités, BAC veut prendre en compte
l’usage qui sera fait de ses ressources. L’institution considère que le mandat
de tous ses employés est l’accès : accès direct au contenu en place ou en
ligne, accès indirect au moyen de différents outils de recherche, produits
d’interprétation qui expliquent le contenu d’un ensemble de documents
choisis, accès aux services de référence.
•
Se concentrer sur le client. BAC entend connaître et déterminer les besoins de
collectivités ciblées afin de répondre efficacement aux différents besoins des
utilisateurs de ses ressources. Elle entend leur rendre la recherche aussi
simple que possible.
•
Assurer une intendance efficace du patrimoine en gérant les risques. BAC est
en train de mettre en place un cadre de gestion du risque, qui sera intégré à
chaque étape du cycle de vie de l’information. Il s’agit d’un ensemble d’outils
permettant de décider si, comment et quand des ressources peuvent être
aquises, des fonds conservés, des systèmes élaborés et des services offerts.
On considère en effet que la conservation parfaite de tout le patrimoine
documentaire est un objectif irréalisable : il est nécessaire de pouvoir évaluer
les risques de manière continue et d’établir des priorités, ce qui permet
ensuite de mettre en place des stratégies pour atténuer les risques.
•
Développer de nouvelles approches de description du patrimoine
documentaire du Canada. BAC doit contribuer à l’établissement de normes
communes en matière de métadonnées (portant sur la description, la
conservation, l’administration, les droits, les données techniques et les
idendificateurs), promouvoir leur application dans le milieu de l’information
au Canada et chercher des solution de rechange pour la création de
métadonnées (indexage automatique).
•
Généraliser le numérique. Une majorité croissante d’utilisateurs cherche
l’information sur le Web à l’aide de moteurs de recherche comme Google.
BAC entend par conséquent chercher à comprendre les incidences du
numérique et s’adapter à la nouvelle réalité en exploitant les possibilités
qu’offre le numérique.
Ibid., p. 12-23.
20
•
Être un leader et posséder une capacité stratégique renforcée. BAC entend
faire sentir son influence à l’échelle nationale et assumer un rôle au niveau
international, notamment dans les domaines de politiques générales comme
l’apprentissage, l’alphabétisation, l’accessibilité universelle à l’information,
la propriété intellectuelle, la politique culturelle, la politique de patrimoine et
la politique d’information du gouvernement. BAC entend en outre utiliser
stratégiquement ses capacités pour apporter des changements positifs et de
portée nationale, ainsi qu’attribuer un investissement modeste à la recherche.
•
Développer des démarches intégrées et holistiques, fondées sur le cycle de vie
de l’information, de manière à ce que la collection soit définie de façon
globale, sans égard au support ou au format et soit gérée de façon efficace et
efficiente durant l’ensemble des étapes de planification, de collecte,
d’organisation, de diffusion, de protection, de conservation et d’évaluation.
Dans sa troisième et dernière partie, Orientations pour le changement détermine les
stratégies internes qui devront être mises en place afin de mettre réellement en œuvre la vision
et les orientations choisies53. BAC doit faire en sorte que ses systèmes, ses services et ses
processus internes soient accordés à sa vision et orientations. Les éléments stratégiques
mentionnés sont les suivants :
53
•
Être axé sur les résultats : BAC veut être une institution claire quant à sa
vision et sa raison d’être, aux résultats visés et à la façon de les mesurer. Pour
cela, elle s’efforce de renforcer sa capacité stratégique et de mesure du
rendement (et non pas des activités et des produits) et d’instaurer une
philosophie de collaboration à son interne. Le Conseil de gestion, principal
organe de décision de BAC, concentre son attention sur les résultats
stratégiques globaux de l’organisation.
•
Instaurer la souplesse dans le fonctionnement. La souplesse concerne aussi
bien les ressources humaines que la gestion des ressources financières ou
l’aménagement des installations.
•
Favoriser une culture d’apprentissage. BAC est une institution perméable qui
favorise les échanges à l’interne et à l’externe, ainsi que l’apprentissage et la
formation continue, ceci dans une vision multidisciplinaire et recherchant des
employés aux compétences hybrides ou complexes.
•
S’enrichir de nouvelles compétences professionnelles, ceci afin de se doter de
nouvelles capacités, notamment en termes de gestion, de communication, de
partenariat, de travail d’équipe, d’innovation et de fonctionnement des
organisations.
•
Se doter de la technologie requise, notamment : utiliser des systèmes souples
et interopérables, être à même de gérer le contenu numérique, posséder des
outils adaptés aux opérations quotidiennes.
•
Enfin, offrir un milieu de travail sain et stimulant, mettant en valeur la
diversité et la différence, en cultivant le bilinguisme, en offrant des structures
de résolution des problèmes et des conflits, etc.
Ibid., pp. 24-33.
21
BAC a dressé un Initial Corporate Risk Profile afin d’identifier les facteurs de risques,
les difficultés ou les incertitudes qui pourraient rendre plus difficile la réalisation de son
mandat54. Les principaux risques identifiés sont de ne pas pouvoir :
•
assurer toutes les responsabilités en terme de préservation du patrimoine
documentaire digital et analogique à cause de lacunes dans les ressources
financières, humaines ou technologiques ou de l’absence de partenaires
appropriés ;
•
assumer toutes les responsabilités de préservation et d’accessibilité au
patrimoine documentaire à cause de l’absence d’infrastructures physiques et
technologiques ;
•
assurer l’ensemble de ses activités ou des conditions nécessaires aux activités
à cause de l’insuffisance de ressources matérielles ou financières ;
•
transmettre aux nouvelles générations d’employés le savoir institutionnel ou
rénover son capital humain avec un personnel ayant un savoir et des
connaissances appropriées ;
•
partager l’allocation des ressources humaines et financières entre les
initiatives attribuées par le Gouvernement et le mandat à réaliser.
L’identification des missions clefs et des risques potentiels permet à l’institution de faire
le choix du chemin à suivre pour aboutir aux meilleurs résultats possibles dans le cadre de son
mandat, ainsi que d’évaluer sa progression dans ses choix. Sur la base de la vision à atteindre,
les cadres de l’institution revoient les orientations et les stratégies à suivre tenant compte des
progrès réalisés dans le temps, ceci toujours en fonction des résultats55.
Afin de rendre compte au Parlement de ses décisions, activités et résultats, BAC publie
chaque année différents rapports présentés par le Ministre du Patrimoine canadien, de la
Condition féminine et des Langues officielles et signés par le Bibliothécaire et Archiviste du
Canada. Les plus importants sont le Rapport sur les plans et les priorités, le Rapport sur le
rendement et le Plan d’affaires.
3.3.3 Organisation
BAC employe 1143 personnes à plein temps56 issues de différentes disciplines :
archivistique, bibliothéconomie, records management, informatique, électronique,
ingénieurie, sciences sociales et politiques, analyse des politiques publiques, gestion,
restauration, etc. Dans le contexte canadien, il s’agit d’une administration de taille moyenne.
54
Bibliothèque et Archives Canada, Plan d’affaires 2008-2011, p. 9.
Les orientations, stratégies et résultats à atteindre à court terme sont d’ailleurs décidés par l’ensemble des
cadres de BAC (environ 40 personnes) lors de retraites de travail (Executifs retreats). Les cadres s’occupent
ensuite de transmettre les décisions prises à l’ensemble des leurs collaborateurs, en principe lors de réunions
hebdomadaires d’équipe. Cette démarche, qui prône l’horizontalité des processus décisionnels, vise à trouver le
juste milieu entre un processus de gouvernance top down et un processus bottom up et à responsabiliser
l’ensemble du corps décisionnel de l’institution. Participation à titre d’observatrice de la Retraite des EX / EX
Retreat, le jeudi 4 septembre 2008, Hampton Inn Ottawa & Conference Centre, Ottawa.
56
Bibliothèques et Archives Canada, Plan d’affaires 2008-2010, p. 7.
55
22
L’organigramme de l’institution est de type matriciel : les trois secteurs d’activité se
trouvant au cœur de son mandat se croisent avec les structures d’appui fournissant des
services transversaux (Figure 4) 57.
Bibliothécaire et Archiviste du Canada
Gestion intégrée
& des documents
gouvernementaux
Collection
du patrimoine
Programmes
& Services
Bureau de la stratégie
Direction de la technologie de l'information
Direction des Communications
Fig. 4 : Organigramme de Bibliothèque et Archives Canada (BAC).
[Mis à jour et modifié à partir de l’organigramme officiel :
http://www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-310-f.html].
L’un des trois Secteurs d’activité de BAC est dirigé par un sous-ministre adjoint
principal, les deux autres chacun par un sous-ministre adjoint :
•
le secteur Gestion intégrée & des documents gouvernementaux, dirigé par le
sous-ministre adjoint principal, s’occupe d’une part de fournir conseils et aide
pour la gestion des ressources humaines, administratives et financières et
d’autre part d’appuxer les institutions fédérales en matière de gestion de
l’information et des connaissances ;
•
le secteur Collection du patrimoine documentaire se concentre sur
l’acquisition, la préservation et l’organisation des différentes collections
gérées selon le type de matériel traité ;
•
le secteur Programmes & services encourage la connaissance, l’accès,
l’utilisation et la compréhension du patrimoine documentaire et gère en outre
le Musée du portrait du Canada.
Ces trois secteur opérationnels sont soutenus par des structures d’appui sous la
responsabilité de directeurs généraux – appelées Directions générales – et travaillant de
manière horizontale afin d’augmenter la cohésion :
57
Se référer au site Internet de Bibliothèque et archives Canada, « A notre sujet. Structure organisationnelle et
personnel » (http://www.collectionscanada.gc.ca/a-notre-sujet/012-207-f.html), consulté le 3 septembre 2008.
Voir également Bibliothèque et Archives Canada, Une nouvelle institution canadienne consacrée au savoir. La
nouvelle structure organisationnelle : document d’information, septembre 2004. Les informations tirées de ces
documents ont été ici mises à jour à l’aide des renseignements récoltés à l’interne.
•
le Bureau de la stratégie a pour tâche d’élaborer une vision globale cohérente
et de fixer les politiques et les orientations stratégiques desquelles
découleront les objectifs et les priorités de l’institution ;
•
la Direction de la technologie de l’information fournit tous les services de
technologie de l’information au BAC (gestion de l’infrastructure
informatique, maintien des application, appui aux réseaux, aux services
d’ordinateurs, à la formation TI, soutien aux clients) ;
•
et la Direction des Communications gère la communication stratégique,
l’édition, le marketing, la promotion et la publicité, la gestion des événements
et des relations externes.
23
Chacun des Secteurs et des Directions générales est ensuite subdivisé en Directions (sous
la responsabilité de directeurs) et en Sections (sous la responsabilité de gestionnaires). Des
structures formelles (appelées Initiatives horizontales) et informelles (réunions, rencontres)
favorisant le travail intégré et la collaboration entre les Secteurs opérationnels et les
Directions générales ont en outre été mises en place dès la création de BAC afin de garantir
une vision globale et, par là, la réalisation des objectifs recherchés par l’institution.
L’organisation actuelle de BAC montre clairement que les axes prioritaires qui ont été
choisis dans le domaine de la gestion de l’information et du patrimoine documentaire pour les
prochaines années sont au nombre de trois, et qu’ils requièrent à la fois ses compétences en
tant que régulateur et qu’opérateur.
(1)
BAC gère et sauvegarde l’information ayant un intérêt public et historique
produite au sein du gouvernement (rôle opérationnel) et développe de
nouvelles politiques et stratégies dans le domaine du recordkeeping (rôle
régulatif).
(2)
BAC préserve, organise et promeut activement le patrimoine documentaire et
muséal dont elle est responsable et s’engage à son développement (rôle
opérationnel) en collaborant avec d’autres institutions (rôle régulatif).
(3)
L’accès (rôle opérationnel) et la nécessité de faire connaître le patrimoine
documentaire canadien (rôle régulatif) sont au centre des préoccupations de
BAC.
La structure interne de BAC est composée de trois parties : les groupes de conseil au
Bibliothécaire et Archiviste du Canada (Conseils consultatifs externes et internes), les
groupes de prise de décision (Conseil de direction, Conseil de direction élargi, Comités du
conseil de direction et sous-comités) et la consultation et coordination internes (Cercle
autochtone, Forum des services administratifs, Comité des communications internes, Forum
des gestionnaires, Groupe des initiatives multiculturelles, Réseau de planification et Comité
de consultation patronale-syndicale). Sa stratégie d’action est proactive et se base sur une
architecture d’activités qui prévoit la réalisation d’objectifs individuels et bien identifiés. Elle
est organisée du général au particulier : résultats stratégiques, activités, sous-activités, soussous activités.
BAC, qui vise à être présente dans les régions à travers tout le territoire, comprend
également des Centres de services régionaux. Ces centres gèrent des documents pour le
24
compte de plus de 200 ministères et organismes du gouvernement fédéral. Ils se trouvent à
Halifax, Québec, Montréal, Ottawa, Toronto, Winnipeg, Edmonton et Vancouver58.
Pour terminer, il convient de souligner qu’en plus de cet organisme ministériel, d’autres
acteurs politico-administratifs sont bien évidemment impliqués soit dans la conservation du
patrimoine documentaire, soit dans sa gestion. Afin de réaliser son mandat, BAC s’appuie
alors sur des collaborations étroites avec d’autres bibliothèques et dépôts d’archives d’une
part et, d’autre part, avec d’autres acteurs gouvernementaux tels que le Secrétariat du Conseil
du trésor, le Bureau du contrôleur général, le Bureau du Conseil privé, le Bureau de gestion
du changement, les Services d’habilitation ministériels de la gestion de l’information, l’Ecole
de la fonction publique du Canada, la Communauté de la Gestion de l’information de
l’administration fédérale et le Comité de la gestion de l’information dans les opérations. BAC
est en outre active au sein d’organisations faîtières internationales, nationales et régionales.
3.3.1.4 Collection
La collection de BAC a été fondée avec le cumul de la collection des anciennes Archives
nationales et Bibliothèque nationale du Canada. Elle est composée de documents réalisés
partout au pays ainsi que de documents étrangers intéressants pour les Canadiens, suivant
pour les publications le concept Canadiana59. La collection est composée de toutes formes de
supports60.
Comme expliqué précédemment, l’organigramme de BAC distingue les responsabilités
concernant la collection du patrimoine (c’est-à-dire le patrimoine de l’édition ainsi que les
archives canadiennes et collections spéciales) et les documents gouvernementaux : quoique
les responsabilités soient ainsi partagées, on considère qu’il s’agit d’une seule et même
collection, faite de différentes composantes. Une même équipe d’archivistes traite d’ailleurs
un fonds d’archives sur tous ses différents supports. L’institution est actuellement en train
d’intégrer les collections existantes et de développer et mettre en place des approches
uniformes d’acquisition des nouvelles publications et des nouveaux documents faisant partie
du patrimoine documentaire. La description ci-dessous donne un aperçu estimatif de
l’ampleur et du contenu des principales composantes de la collection61 :
58
•
plus de 71 000 heures de courts et de longs métrages, de documentaires, de
films muets et de « films sonores », en couleur ou en noir et blanc, dont les
plus anciens datent de 1897 ;
•
plus de 2,5 millions de dessins, plans et cartes d'architecture, dont certains du
début du XVIe siècle ;
•
environ 3,18 millions de mégaoctets d'information sous forme électronique,
dont plus de 26 000 périodiques et livres canadiens accessibles en ligne
depuis août 2007 ;
•
des millions de livres publiés dans diverses langues ;
Se référer au site Internet de Bibliothèque et Archives Canada, « Centres de services régionaux »
(http://www.collectionscanada.gc.ca/gouvernement/produits-services/007002-4001-f.html),
consulté
le
05.09.2008.
59
Les Canadiana sont définies par BAC ainsi: ouvrages publiés au Canada et publiés dans un autre pays, si le
créateur est un Canadien ou si la publication porte sur un sujet canadien.
60
Cadre
de
travail
du
développement
de
la
collection
du
30
mars
2005
(http://www.collectionscanada.gc.ca/collection/024/003024-200-f.html), consulté le 10.09.2008.
61
Se référer au site Internet de Bibliothèque et Archives Canada, « Dans notre collection »
(http://www.collectionscanada.gc.ca/collection/003-300-f.html), consulté le 09.09.2008.
25
•
plus de 21,3 millions de photographies prises depuis les années 1850 ;
•
des publications et des textes destinés aux gouvernements fédéral,
provinciaux, territoriaux et étrangers ;
•
plus de 270 000 heures d'enregistrements audio et vidéo ;
•
plus de 343 000 œuvres d'art, dont des aquarelles, des huiles, des esquisses,
des caricatures et des miniatures ;
•
une collection de musique en feuilles canadiennes, des documents relatifs à la
musique canadienne, environ 200 000 disques et enregistrements de tous
formats, dont des cylindres piqués pour pianos mécaniques, des bobines et
des rubans à huit pistes ;
•
les archives postales canadiennes ;
•
une collection de médailles, sceaux, affiches et armoiries ;
•
des textes d'archives concernant plusieurs groupes ou individus qui ont
contribué au développement culturel, social, économique et politique du
Canada ;
•
des journaux nationaux, provinciaux et territoriaux publiés partout au Canada,
des quotidiens aux journaux étudiants, des magazines autochtones aux
bulletins des communautés ethniques ;
•
des périodiques, microfilms, manuscrits et thèses ;
•
et des portraits de plus de un million de Canadiens, réalisés depuis 1689.
Le mandat de BAC est de continuer à enrichir la collection et de moderniser son propre
mandat afin de l’adapter à l’ère du numérique. Le personnel qui s’occupe de concevoir la
vision à venir de la collection, de traiter avec les producteurs ou les donateurs et de prendre en
charge les documents sur tout support quel qu’il soit se trouve dans le bâtiment de Place de la
Cité 550 à Gatineau.
Juste à côte se trouve le Centre de préservation, inauguré en 1997. Cette construction
ultramoderne est composée d’un énorme édifice en béton – comprenant 48 chambres fortes
sur trois étages où sont stockées les différentes composantes de la collection et sur le toit
duquel se trouve un village abritant l’ensemble des laboratoires de traitement de conservation
et de reproduction des documents – protégé par une coque en verre et acier ; les systèmes de
chauffage, de ventilation et de climatisation du bâtiment sont situés dans une structure
séparée. Le Centre de préservation a pour but de jouer un rôle de leader dans l’application de
technologiques et de méthodes anciennes, actuelles et nouvelles de préservation du
patrimoine. Ses activités couvrent entre autres la conservation des documents textuels et
visuels et des documents reliés, la préservation des archives électroniques, la conservation des
archives audiovisuelles, le microfilmage, la photographie et l’imagerie numérique de
conservation, ainsi que la gestion de la préservation et la mise en circulation du patrimoine62.
D’autres dépôts sont situés à différents emplacements de la ville d’Ottawa et des environs.
BAC remplit son mandat législatif d’acquérir des publications et des documents ou d’en
obtenir la possession, la garde ou la responsabilité de différentes manières : en réalisant des
échantillonnages de sites Internet, en appliquant le dépôt légal, en récoltant les documents
62
Se référer au site Internet de Bibliothèque et Archives Canada,
(http://www.collectionscanada.gc.ca/preservation/1301_f.html), consulté le 10.09.2008.
« Préservation »
26
gouvernementaux, mais aussi en achetant, recevant en don, échangeant des documents par des
ententes et des partenariats ciblés. Parmi les publications et les documents récoltés, un accent
particulier est mis sur les documents numériques63, sur les documents autochtones, sur les
documents multiculturels et sur la collection nationale.
L’accès étant l’une des priorités majeures de l’institution, BAC s’efforce de lui donner
autant de visibilité que possible et de rendre accessible sa collection à tout le monde. Le
contenu d’un bon nombre de pièces de sa collection est consultable au travers de son site
Internet64. Le reste de sa collection est rendu accessible au public par des services de
circulation, de prêt et de reproduction. Lorsqu’un utilisateur demande la consultation d’une
publication ou d’un document, celui-ci est transféré au bâtiment de la Rue Wellington 395 à
Ottawa, où il est mis à disposition dans différentes salles de consultation. La salle de référence
permet en outre de faire des recherches bibliographiques, thématiques et d’identifier les
documents d’archive à consulter sur des catalogues en libre service.
3.3.1.5 Ressources
Pour l’année 2008-2009 BAC dispose d’un budget d’environ 175 millions de dollars,
dont 90 millions constituent son budget permanent65. En fonction du résultat stratégique visé,
à savoir que les générations de Canadiens et Canadiennes actuelles et futures aient accès à
leur patrimoine documentaire, les ressources financières sont ainsi reparties : un peu moins de
12 millions sont consacrés à gérer la disposition des documents du gouvernement du Canada à
valeur continue ; 95 millions environ sont consacrés à la gestion du patrimoine documentaire
qui présente un intérêt pour le Canada ; 68 millions environ sont utilisés pour faire connaître
le patrimoine documentaire et le rendre accessible pour fins d’utilisation.
3.4
Gestion de l’information gouvernementale
Parmi les différentes activités de Bibliothèque et Archives Canada, la gestion de
l’information gouvernementale nous intéresse plus particulièrement. En effet, comme nous
l’avons montré dans les différents rapports consacrés à la Politique de la mémoire, en Suisse
il n’existe pas une véritable politique publique dans ce domaine. Cette tâche est assurée par un
régime de régulations découlant de la législation concernant l’organisation de l’administration
et sur la base des outils informatiques implémentés dans les institutions, suivant l’expertise
des Archives fédérales suisses et des offices informatiques de la Confédération. Dans les
exemples étudiés dans nos rapports précédents66, nous avons cependant constaté que dans la
pratique la gestion de l’information et la tenue des documents ne sont pas suffisamment
développées ; elles sont souvent considérées par les administrations comme une affaire
interne. C’est la raison pour laquelle il nous intéresse de comprendre ici quel est l’état de la
question au Canada en passant par l’historique du développement d’une politique de tenue des
63
Se référer à la Politique de développement des collections numériques, conçue par le Secteur de la collection
du patrimoine documentaire et adoptée par le Conseil de gestion du BAC le 1er février 2006
(http://www.collectionscanada.gc.ca/collection/003-200-f.html), consultée le 10.09.2008.
64
Se référer au site Internet de Bibliothèque et Archives Canada, « Sur notre site Web »
(http://www.collectionscanada.gc.ca/site-web/index-f.html), consulté le 09.09.2008.
65
Bibliothèque et Archives Canada, Rapports sur les plans et priorités 2008-2009, p. 9.
66
Peter Knoepfel / Mirta Olgiati, Politique de la mémoire nationale. Etude principale I, Chavannes-près-Renens,
IDHEAP, 2007 et Peter Knoepfel / Mirta Olgiati, Politique de la mémoire nationale. Etude principale II,
Chavannes-près-Renens, IDHEAP, 2008.
27
documents, la description des caractéristiques principales de cette politique et de son niveau
de développement actuel.
3.4.1 Développement d’une politique de tenue des documents
Ici comme ailleurs, la question de la gestion de l’information gouvernementale n’est pas
une nouveauté : depuis plus de 100 ans le gouvernement fédéral canadien s’interroge sur
quels sont les moyens pour prendre en charge cette tâche et mettre ainsi de l’ordre dans la
gestion des documents produits par les acteurs politico-administratifs. A partir de 1897,
plusieurs commissions se sont tour à tour penchées sur la question et ont toujours abouti à des
constatations similaires : la nécessité d’un changement en réponse à l’augmentation de la
production documentaire, la difficulté de retrouver les documents, leur état de désorganisation
et d’inaccessibilité au sein des administrations. Les recommandations faites au fil des
décennies soulignaient la nécessité de mettre en place des régulations, des méthodes et des
standards qui assurent véritablement la tenue, la gestion, la préservation et la mise à
disposition de l’information, ceci à travers la création d’institutions spécialisées : la Records
Branch of the Department of Secretary State jusqu’aux début du XXe siècle, ensuite les
Archives publiques et plus tard les Archives nationales du Canada67. Ainsi, sans être la
première institution à prendre en charge cette importante tâche au sein de l’administration
fédérale canadienne, Bibliothèque et Archives Canada attribue à la gestion de l’information
une importance qui dépasse de loin celle qui lui avait été attribuée : la description du contexte
historique dans lequel l’institution a pris naissance nous a montré à quel point ce domaine est
désormais considéré comme étant crucial, non seulement pour l’administration fédérale
productrice de l’information, mais tout aussi pour la survie et le développement même de
BAC.
Son véritable engagement et apport nouveau dans ce domaine a commencé en 2005 par
une rencontre entre le Bibliothécaire et Archiviste du Canada et le Greffier du Conseil Privé.
Suite à cette rencontre, le gouvernent a alors organisé en 2006 une série de tables rondes
rassemblant les sous-ministres de la fonction publique et de BAC : les discussions ont été
centrées sur la gestion des documents et de l’information et sur les enjeux en relation avec les
priorités gouvernementales, la transparence et l’imputabilité du gouvernement. La création et
le développement d’une politique de tenue des documents au sein de l’administration
publique canadienne constituent ainsi le résultat de l’initiative, d’une vision pionnière et de la
capacité de persuasion de quelques cadres de BAC, conscients des enjeux que ce domaine
pose désormais, ainsi que des groupes de travail ayant rédigé les recommandations destinées
au gouvernement. Au fil des séances, BAC a été capable de faire valoir son point de vue et de
pousser les partenaires gouvernementaux à la création et à la mise en œuvre d’une politique
de tenue des documents. En 2007, le comité consultatif du portefeuille du Conseil du Trésor
chargé de l’affaire a demandé à BAC de réaliser des projets ayant pour but d’évaluer la
faisabilité, les avantages et les inconvénients, les enjeux et les coûts nécessaires à la mise en
œuvre d’un régime réglementaire en tenue de documents : celui-ci, au contraire des initiatives
promues précédemment, croise la tenue des documents avec la gestion des politiques
publiques68.
67
Bibliothèque et Archives Canada, Recordkeeping in the Gouvernment of Canada : Some Significant Moments
over the Past 100 Years, document interne, [s. d.].
68
Entretien avec M. Jean-Stéphen Piché, Directeur général, Direction des documents gouvernementaux.
Gatineau, Bibliothèque et Archives Canada, Gatineau, le 10 juin 2008.
28
3.4.2 Caractéristiques du régime de tenue des documents
La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada attribue à BAC la mission d’être le
dépositaire permanent des publications des institutions fédérales, ainsi que des documents
fédéraux et ministériels qui ont un intérêt historique et archivistique (art. 7, al. c)) ; une
section de la loi attribue des pouvoirs particuliers à l’administrateur général afin qu’il puisse
mener à bien ce mandat (art. 12 à 15.1). Cette mission concerne donc les documents qui ont
terminé leur cycle de vie. La loi attribue néanmoins à l’administrateur général également la
tâche de conseiller les institutions fédérales sur la gestion de l’information qu’elles
produisent et utilisent et leur fournir des services à cette fin (art. 8, al. g)), sans toutefois
spécifier plus en détail de quelle manière cette fonction doit-elle être réalisée, ni quel est son
lien avec l’archivage des publications et des documents fédéraux et ministériels69.
Sur cette base, BAC définit
anglais recordkeeping) comme suit :
la
tenue
des
documents
(appelée
en
L’expression « tenue des documents » désigne les modalités et les moyens pour tirer parti de
l’information d’une organisation en tant qu’actif essentiel et outil du processus décisionnel, de même
que la collecte des données sur les activités, afin de satisfaire aux exigences de politique et de
transparence et aux obligations légales.70
Sa raison d’être est la suivante :
Une tenue des documents efficace garantit la cohérence administrative et opérationnelle essentielle
au sein du gouvernement. Elle est destinée à soutenir le processus décisionnel, l’élaboration des
politiques ainsi que l’application des programmes et la prestation de services aux Canadiens. Elle se
situe foncièrement au cœur même des responsabilités des gestionnaires publics dans le processus
démocratique de la nation. Sa fonction est double : d’une part, permettre aux ministres et aux sousministres de rendre compte des décisions et interventions grâce à la présentation des preuves
documentaires ; d’autre part, offrir aux citoyens – par l’entremise du Parlement et de ses agents et
comités – les moyens documentaires d’évaluer les résultats organisationnels ou le rendement afin
d’analyser le processus décisionnel et d’apprécier la validité et l’adéquation des politiques et des
interventions.71
Pour BAC, le lien entre l’archivage des publications et des documents fédéraux et la
tenue des documents est évident : une gestion de l’information bien conçue, planifiée et mise
en œuvre au sein de l’administration donne accès à un patrimoine documentaire de qualité,
plus uniforme, durable, choisi sur la base de critères clairs. Il est par conséquent dans son
intérêt non seulement de fournir du conseil aux administrations, mais d’intervenir en leur sein
afin de créer une politique de tenue des documents adéquate pour chaque acteur politicoadministratif et de s’assurer de sa mise en œuvre effective. Dans ce contexte, son rôle est le
suivant : identifier, déterminer, sélectionner, acquérir et conserver les documents
gouvernementaux ayant une valeur historique et archivistique ; émettre des autorisations de
disposition des documents afin de permettre aux organisations publiques fédérales et aux
ministères de mettre en œuvre leurs plans de conservation et d’élimination des documents ;
gérer et protéger les documents essentiels et les documents consultés moins souvent par les
ministères fédéraux.
Qu’est-ce que la définition de la tenue des documents et les fonctions que BAC identifie
impliquent-ils ? Une capacité organisationnelle accrue et une gestion publique efficace de la
69
Presque toutes les institutions fédérales, soit environ 200, sont assujetties à la Loi sur la Bibliothèque et les
Archives du Canada. L’entrée en vigueur en 2006 de la Loi fédérale sur la responsabilité a encore accru le
nombre d’institutions assujetties.
70
Ibid., p.1.
71
Bibliothèque et Archives Canada, Régime de tenue des documents : Les défis de la tenue des documents à
surmonter dans la fonction publique, document interne, [s. d.], p. 1.
29
part du gouvernement et de ses institutions. En d’autres termes, pour pouvoir mettre de l’ordre
dans la gestion des documents et de l’information, il est indispensable d’avoir une gestion et
un suivi du travail bien structurés.
Ainsi, le régime de tenue des documents que BAC propose se greffe en premier lieu sur
la Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats de 2005 (Annexe 1)
présentée précédemment (chapitre 3.2.3), dont le Conseil du Trésor est responsable. Tous les
ministères doivent ainsi se prévaloir de résultats stratégiques clairement définis et mesurables,
d’une architecture des activités de programmes formulée de manière concrète et d’une
description de la structure de gouvernance. Cette nouvelle politique introduit une gestion
orientée sur les résultats commune et uniforme dans toute l’administration publique fédérale.
Deuxièmement, le régime de tenue des documents conçu par BAC fait partie du Cadre
stratégique sur l’information et la technologie du 1er juillet 2007 (Annexe 3) et se greffe sur
la Politique de la gestion de l’information entrée en vigueur le 1er juillet 2007 (Annexe 4) elle
aussi de responsabilité du Conseil du Trésor, ainsi que sur sa Directive sur les rôles et les
responsabilités en matière de gestion de l’information en vigueur le 8 octobre 2007 (Annexe
5).
L’objectif de la politique est
d’assurer une gestion de l’information efficace à l’appui de la mise en œuvre des programmes et des
services ; d’assurer des processus décisionnels efficaces ; de faciliter la reddition des comptes, la
transparence et la collaboration ; de préserver l’information et de veiller à l’accès à l’information et
aux documents pour le bienfait de la génération actuelle et des générations à venir.72
C’est sur la base de ces deux politiques institutionnelles (Figure 5), c’est-à-dire
contraignantes pour tout acteur politico-administratif au niveau fédéral, que BAC met en
place son régime de la tenue des documents. Pour l’instant, la Politique sur la structure de
gestion, des ressources et des résultats et la Politique de la gestion de l’information ne sont
toutefois pas directement interconnectées.
Bibliothèque et Archives Canada: Régime de la tenue des documents
Directive sur la
tenue des documents
Creating Documentation Standards for Government
Programs, Services and Results: A Developmental
Framework and Guide for Business
Managers and Information Resource Specialists
ADD
APDD
Conseil du Trésor du Canada:
Politique de la gestion de l’information
Conseil du Trésor du Canada:
Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats
Fig. 5 : Représentation des couches de politiques sur lesquelles le
Régime de la tenue des documents se greffe.
Ce régime se fonde essentiellement sur l’élaboration de normes de documentation pour la
tenue des documents dans les institutions liées aux activités de programme, aux secteurs
d’activités et aux rôles et responsabilités assignés. Le régime de la tenue des documents sera
basé sur des directives, des standards et des normes spécifiques encore à créer. Une Directive
72
Conseil du Trésor du Canada, Politique sur la gestion de l’information, entrée en vigueur le 1er juillet 2007.
30
sur la tenue des documents est en train d’être préparée : elle comprendra des normes
documentaires et un guide sur la création des normes documentaires intitulé Creating
Documentation Standards for Government Programs, Services and Results : A
Developmental Framework and Guide for Business Managers and Information Resource
Specialists, dont il existe une ébauche. Ces instruments sont en outre complétés par deux
dispositions : l’Autorisation de disposer des documents (ADD)73 et l’Autorisation
pluriinstitutionnelle de disposer des documents (APDD)74. Ce sont des autorisations émises
par le Bibliothécaire et Archiviste du Canada – conformément aux pouvoirs que la loi lui
confère – à l’intention des institutions fédérales : elles leur octroient le droit de disposer des
documents dont celles-ci n’ont plus besoin pour fonctionner, que ce soit en leur permettant de
les détruire, en exigeant leur transfert à BAC ou en consentant à ce qu'ils passent sous le
contrôle d'une autre entité que l'administration fédérale.
Le régime proposé par BAC se base sur un suivi des affaires par fonction75, ce qui permet
de l’affranchir des éventuels changements organisationnels au sein d’une administration. En
partant de la mission propre à l’acteur politico-administratif concerné, il s’agit d’être à même
de détailler tout le processus qui mène à la production d’un document ou d’une information,
ceci suivant une hiérarchie de fonctions, sous-fonctions, procédés tactiques, activités et
transactions. La maîtrise de chaque étape de ce processus et des informations produites
permet aux fonctionnaires de rendre compte des résultats de leur travail de manière claire et
transparente à leurs cadres supérieurs d’abord, au Parlement ensuite et, en fin de compte, aux
citoyens canadiens. Comme nous le montrerons plus dans le détail dans le chapitre dédié aux
Archives de BAC (chapitre 4.1), l’évaluation par fonction des fonds archivistiques est ensuite
pratiquée au sein de BAC dans son rôle de dépôt d’archive auquel les acteurs publics versent
les documents à préserver dans le temps : les dossiers à archiver ne sont pas évalués pièce par
pièce, mais dans une perspective macro qui tient compte de leur producteur et de sa fonction
au sein d’une politique publique.
En outre, la gestion des documents se concentre sur ceux qui possèdent une valeur
opérationnelle permanente lors de leur création : les ressources des ministères et organismes
pourront ainsi être consacrées à la gestion des documents opérationnels essentiels, plutôt que
de tenter d’assurer l’accessibilité de tous les documents, sans égard à leur valeur pour le
gouvernement ou l’intérêt du public.
La planification allant de la création à l’implémentation de la politique de tenue des
documents que BAC est en train de construire s’étale sur la période allant de 2005 à 2012.
3.4.3 Application au sein des administrations
Quels sont les moyens dont BAC dispose afin d’imposer ce régime de tenue des
documents aux acteurs publics ?
La présentation de BAC et de ses activités faite dans les pages précédentes nous a montré
que, en dépit du fait qu’il s’agisse d’une agence ministérielle appartenant à une politique
publique substantielle (la politique patrimoniale), certaines de ses tâches (en particulier la
gestion des documents gouvernementaux, mais aussi le dépôt légal) relèvent de politiques
institutionnelles, c’est-à-dire transversales. Dans certains domaines, BAC possède donc le rôle
73
Records Disposition Authority (RDA) en anglais.
Multi-Institutional Disposition Authority (MIDA) en anglais.
75
Ce cadre d’évaluation archivistique a été mis au point par Terry Cook, « Mind over Matter : Towards a New
Theory of Archival Approisal », The Archival Imagination. Essays in Honour of Hugh A. Taylor, Association of
Canadian Archivists, Ottawa, 1992, 38-70.
74
31
d’une agence centrale sans en être une. Sur la base de la loi qui régit ses activités, elle ne peut
donc pas imposer des obligations aux autres acteurs publics fédéraux. Afin d’y parvenir tout
de même et de s’assurer que les instruments de gestion des documents soient gérés et mis en
place de manière durable et en mesure d’assurer l’imputabilité, BAC a fait en sorte qu’ils
soient intégrés aux politiques centrales du Conseil du Trésor76.
Le Conseil du Trésor étant l’organe ministériel en charge des politiques institutionnelles,
les régulations émises créent des obligations à toutes les politiques publiques substantielles.
Le recordkeeping peut donc être mis en place grâce à trois acteurs principaux : le Conseil du
Trésor, qui s’occupe d’établir les règles et les exigences générales de la politique ; BAC, qui
élabore les solutions qui permettent de répondre aux exigences émises (fonctionnalités, règles
détaillées) ; et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada77, qui crée et met en
œuvre les solutions techniques (systèmes informatiques, infrastructure) sur la base des
meilleures pratiques, ensuite introduites au sein de toutes les administrations. Par
l’intermédiaire d’acteurs politico-administratifs de politiques institutionnelles (politique de
gestion des finances publiques, politique de gestion de l’information, politique de
l’infrastructure), BAC réussit ainsi à imposer des obligations transversales à toute la fonction
publique (Figure 6).
Acteurs de
politiques
institutionnelles
Conseil du Trésor du Canada
Acteurs de
politiques
substantielles
Travaux publics et
Services gouvernementaux Canada
Fig. 6 : Représentation des mécanismes de politiques publiques
permettant à BAC d’imposer son Régime de tenue des
documents au sein des acteurs politico-administratifs.
Afin de mettre en place ces nouvelles obligations au sein des administrations, BAC a
emprunté deux chemins :
•
76
elle a profité du renouvellement des politiques entrepris par le Conseil du
Trésor dès 2005, qui – outre l’information et la technologie – touche des
politiques comme la gestion des actifs et services acquis, la gouvernance et la
gestion des dépenses, la gestion de la rémunération, les langues officielles, les
Le Conseil du Trésor est un acteur politico-administratif d’une politique institutionnelle (transversale) de par
les pouvoirs qui lui sont attribués par la Loi sur la gestion des finances publiques / Financial Administration Act
(R.S., 1985, c. F-11).
77
Se référer au site Internet de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (http://www.tpsgcpwgsc.gc.ca), consulté le 15 septembre 2008.
32
personnes, etc. Le renouvellement aura entre autres pour effet de favoriser le
plan d’action pour l’imputabilité fédérale et la réduction des règles régissant
la gestion du secteur public78 ;
•
sur la base de la Directive sur la tenue des documents en préparation, la
responsabilité de la gestion des documents et du développement des
ressources de l’information nécessaires au sein d’un ministère sera désormais
attribuée aux gestionnaires (délégation de l’autorité), qui deviendront les
instruments de mise en œuvre ; les archivistes et les spécialistes TI seront
désignés davantage comme des facilitateurs en lieu et place de responsables
de l’administration des documents. La responsabilité pour la tenue des
documents sera introduite dans les contrats de performance (appelés ententes
de rendement) des cadres seniors.
Ainsi, les responsabilités concernant la bonne tenue de l’information et des documents se
fera sur trois niveaux simultanément :
•
au niveau ministériel (bases légales, politiques, régime de tenue des
documents, Directive sur la tenue des documents) ;
•
au niveau de l’organisation (politique interne de tenue des documents) ;
•
au niveau des cadres (ententes de rendement).
Comme nous l’avons dit, l’ensemble des mécanismes présentés ici sont tout juste en train
d’être développés. Alors que presque tous les instruments de régulations nécessaires à cette
nouvelle manière de vouloir gérer les documents et la production de l’information au niveau
ministériel sont désormais en place (exception faite pour la Directive sur la tenue des
documents), les politiques de tenue des documents spécifiques aux différentes sortes
d’organisations selon leur taille et le type d’information produite sont en train d’être créés sur
la base d’exemples pilotes. Il s’agit d’élaborer au sein des institutions des normes
documentaires pour la tenue des documents liées aux activités de programme, aux secteurs
d’activités ainsi qu’aux rôles et responsabilités assignés. Les normes documentaires sont des
prescriptions visant à faire de la tenue des documents un moyen de développement des
ressources de l’information.
Conformément à la structure des outils de politique du Conseil du Trésor79, l’architecture
des instruments de la politique de gestion de l’information et de tenue des documents sera
bâtie suivant des couches de régulations (Figure 7).
78
Se référer au site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, « Renouvellement des politiques »
(http://www.tbs-sct.gc.ca/prp-pep/index-fra.asp), consulté le 15.09.2008.
79
Se référer au site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, « Cadre principal des politiques du
Conseil du Trésor » (http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/prp-pep/ff-cp/ff-cp01-fra.asp), consulté le 24.09.2008.
33
Les Instruments de la politique de la GI/TD
Instrument
Description
Application
Audience
Cadre
Pourquoi
Architecturale
Gouvernement du
Canada
Politique
Quoi
Obligatoire
Sous-ministres;
Haut fonctionnaires
Directive
Comment
(politique)
Obligatoire
Sous-ministres;
Haut fonctionnaires;
Spécialistes
Norme
Comment
(tâches)
Obligatoire
Managers;
Spécialistes
Lignes
directrices
Conseil
Volontaire
Gestionnaires;
Spécialistes
Utiles
Pratique
exemplaire
Volontaire
Employées
Fig. 7 : Les instruments de la politique de la gestion de l’information et
de la tenue des documents.
[Tiré du site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du
Canada :
http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/prp-pep/ff-cp/ff-cp01fra.asp].
Processus de déclaration des ressources informationnelles
PROCESSUS DE
DECLARATION
Exigences
requises en
matière de
responsa- Permanentes
Obligatoires
bilisation
Ressources informationnelles
déclarées, structurées et gérées dans
un dépôt institutionnel pour la
tenue de documents
Ressources informationnelles
gérées au poste de travail
de manière non structurée
Contextuelles
Ressources
informationnelles
Ressources
informationnelles
déclarées
Fig. 8 : Processus de déclaration des ressources informationnelles.
[Tiré et modifié à partir de la présentation destinée aux nouveaux
archivistes donnée par Pierre Desrochers et Susan Franklin, Norme
Documentaire 101 : tout ce que vous vouliez savoir à ce sujet, mais
que vous n’osiez pas demander, Bibliothèque et Archives Canada,
17.09.2008].
A terme, le but poursuivi est de faire en sorte que les documents (ou, selon une nouvelle
terminologie, les ressources informationnelles) ne disposant pas de valeur opérationnelle
soient gérés par les employés eux-mêmes à leur poste de travail, tandis que ceux qui disposent
d’une valeur opérationnelle fassent l’objet d’un processus de déclaration et soient ainsi
déclarés, structurés et gérés dans un dépôt institutionnel pour la tenue des documents ; de
34
ceux-ci, une très petite partie sera sélectionnée et fera l’objet d’une conservation permanente
(Figure 8).
L’étude de cas dédiée au Commissariat à l’information qui sera présentée plus loin
(chapitre 4.2) montrera concrètement de quelle manière une politique de tenue des documents
est créée et mise en place au sein d’une administration.
3.5
Evolution future
Nous désirons terminer ce chapitre par un bref bilan de la situation actuelle du paysage
institutionnel de la gestion de l’information et de la tenue des documents, ainsi que par une
réflexion sur son évolution80.
Nous avons montré que, suite au développement et à l’évolution historique des
institutions, à des rapports d’évaluation ayant eu un impact significatif, à une crise
gouvernementale et à l’évolution qui caractérise la production documentaire des dernières
décennies, la gestion du patrimoine documentaire et de l’information gouvernementale est
désormais de la responsabilité d’une seule et même institution, ayant le statut d’une agence
ministérielle et bénéficiant de la responsabilité d’une agence centrale pour la création de
nouvelles régulations des politiques publiques majeures. La fusion des établissements
précédents et la création sur cette base de Bibliothèque et Archives Canada ne va cependant
pas de soi.
Le développement d’une culture d’entreprise nouvelle et le changement des mentalités à
l’interne ne se font pas aussi rapidement qu’une fusion. Ainsi, plusieurs mondes se croisent,
s’entrechoquant parfois : les tâches relevant de la traditionnelle politique patrimoniale, celles
qui relèvent de la nouvelle politique de gestion de l’information au sein du gouvernement, qui
vise au fond à transformer en profondeur la manière de travailler des fonctionnaires publics ;
les « bibliothécaires » et les « archivistes » ; la collecte à la fois de documents publics et de
documents privés, etc. BAC risque en somme de souffrir d’une « skyzophrénie
institutionnelle » entre employés, mais aussi entre directions et divisions (en particulier, entre
la Direction des documents gouvernementaux et les autres directions). Afin de l’atténuer et
d’installer une nouvelle culture d’entreprise, les décideurs de l’institution doivent renforcer la
communication interne, mais aussi la socialisation entre les employés. Ce problème devrait
néanmoins s’atténuer dans le temps, entre autres grâce au recrutement de personnel possédant
des formations et des connaissances interdisciplinaires. Dans l’éventualité d’aboutir à une
situation trop crispée, les décideurs de BAC réfléchissent à la possibilité de créer un Ministère
de développement de l’information et d’y intégrer la politique de tenue des documents, qui
serait alors séparée de Bibliothèque et Archives Canada. Cette solution n’est pour l’instant pas
réellement prise en considération, car elle présente deux désavantages majeurs : d’une part,
elle aura pour conséquence de déconnecter les lieux de provenance de l’information des lieux
qui permettent son accès, brisant ainsi le continuum dans la gestion des documents ; d’autre
part, une institution uniquement consacrée à la collecte des documents patrimoniaux risque
avec le temps de devenir anachronique et de mettre par conséquent en danger sa propre
subsistance.
80
Les informations relatées proviennent de réflexions personnelles ainsi que des entretiens réalisées avec M. Ian
E. Wilson, Bibliothécaire et Archiviste du Canada, Bibliothèque et Archives Canada, Gatineau, le 18 septembre
2008 ; avec M. Daniel Caron, Sous-ministre adjoint principal, Bibliothèque et Archives Canada, Gatineau, le 08
juillet 2008 et avec M. Richard Brown, Conseiller principal, Direction des documents gouvernementaux.
Gatineau, Bibliothèque et Archives Canada, le 17 juin 2008.
35
Les haut cadres de BAC estiment que pour l’instant l’institution possède un profil culturel
encore trop accentué et que – dans la perspective d’institution du savoir qui est désormais la
sienne – il convient qu’à l’avenir la gestion de l’information et la tenue des documents
prennent plus de poids : la nouvelle institution doit s’ancrer dans les politiques du savoir et de
l’information et non pas dans les politiques du patrimoine et de la culture. Il est probable que
sa dénomination actuelle de Bibliothèque et Archives Canada sera abolie au profit d’un nom
ne mettant plus en exergue ces deux mondes et le fossé qui les sépare encore. En outre,
prenant désormais en charge des tâches transversales, il serait souhaitable que BAC ne fasse
plus partie d’un ministère (à l’heure actuelle, le ministère de la culture), mais qu’elle soit
rattachée directement au Premier Ministre via le Bureau du Conseil Privé ou qu’elle fasse
partie d’une agence centrale comme le Conseil du Trésor.
Selon les cadres de BAC, l’orientation générale de l’institution doit changer et doit passer
d’une vision culturelle, muséale et historique à une vision axée sur le droit, le fonctionnement
de la société et de la démocratie moderne. Son rôle et le contenu de ses collections doivent se
différencier (Figure 9) selon qu’ils concernent l’Etat (qui doit être au centre de ses
préoccupations), la société civile ou le secteur privé (pour laquelle elle doit se limiter à un rôle
de chef de file)81.
BAC: simple leader
BAC: opérateur
BAC: régulateur + opérateur
Rôle de BAC
ETAT
SOCIÉTÉ CIVILE
SECTEUR PRIVÉ
Fig. 9 : Le rôle de Bibliothèque et Archives Canada vis-à-vis de l’Etat,
de la société civile et du secteur privé.
Dans ce contexte, dans l’hypothèse probable que BAC restera à l’avenir une seule et
même institution, elle aura besoin de disposer de capacités renforcées en termes de ressources
et d’offre. En effet, avant que les démarches au sein du gouvernement fédéral et de
l’administration publique ne soient entreprises afin de convaincre de la nécessité de mettre en
place un nouveau régime de tenue des documents, la situation en termes d’offre et de
demande était la suivante : BAC disposait d’une offre diversifiée (savoir-faire, compétences,
expertise, ressources) mais pas de demande de la part des administrations publiques. Après
avoir créé une incitation en réussissant à convaincre le gouvernement de la nécessité d’une
prise en charge beaucoup plus structurée de la gestion des documents, BAC dispose d’une
demande croissante de la part des administrations, mais d’une offre et de ressources
désormais trop limitées82.
81
Entretien avec M. Daniel Caron, Sous-ministre adjoint principal, Bibliothèque et Archives Canada, Gatineau,
le 08 juillet 2008.
82
Bibliothèque et Archives Canada, Gatineau, le 17 juin 2008.
36
Politique de
gestion de l'information
gouvernementale
Passé
Futur
Politique du
patrimoine documentaire
Fig. 10 : Evaluation de la prise en charge de la politique de gestion de
l’information et de la politique du patrimoine documentaire.
En termes de l’évolution de la prise en charge des deux politiques dont BAC est
actuellement responsable, nous croyons donc que la politique de gestion de l’information
gouvernementale prendra de plus en plus d’importance à l’avenir. Ceci permettra à
l’institution de poursuivre la traditionnelle politique de collecte, gestion et préservation du
patrimoine documentaire et d’en assurer la survie (Figure 10).
Il ne faut pas oublier qu’il est tout à fait possible qu’à l’avenir la limite entre une
politique et l’autre, entre une mission et l’autre, entre le patrimoine documentaire et
l’information sera de moins en moins visible et somme toute sans importance.
4
Analyse d’exemples choisis
Dans cette partie dédiée à l’analyse empirique d’exemples choisis, nous désirons montrer
concrètement d’une part comment Bibliothèque et Archives Canada fonctionne du point de
vue opérationnel et d’autre part comment la tenue des documents est faite au sein de deux
administrations canadiennes, dont l’une ayant fait l’objet d’un projet concret de mise en ouvre
de la part de BAC. Nous pourrons de cette manière donner un aperçu large et cohérent de la
problématique abordée dans ce rapport.
Puisque nous avons mis l’accent sur les questions liées à la gestion des documents au sein
de l’administration, le premier chapitre sera dédié à la partie « Archives » de Bibliothèque et
Archives Canada, qui correspond en fait aux anciennes Archives nationales du Canada. Le
chapitre sera bâti suivant la structure du Questionnaire Memopolicy (orientation institution)
de l’Etude de base (Annexe 6) : il comprend les éléments de présentation de l’institution
(bases légales ; compétences ; structure ; données et supports ; collections ; coûts) qui n’ont
pas encore été présentés dans la partie 3 de ce document, l’étude du processus de
mémorisation et des commentaires. Il pourra facilement être comparé au chapitre dédié aux
Archives fédérales suisses83.
Le deuxième chapitre sera consacré aux données produites au sein du Commissariat à
l’information, qui a fait l’objet d’un projet de mise en oeuvre d’une politique interne de tenue
des documents (recordkeeping) ; il n’y aura pas de comparaison avec la même administration
en Suisse, puisque nous n’avons pas réalisé d’études de cas dans ce domaine à cause du fait
que la mise en œuvre de la Loi fédérale sur le principe de la transparence dans
l’administration (LTrans) du 17 décembre 2004 (RS 152.3) – entrée en vigueur le 1er juillet
2006 – est trop récente. Quant au troisième chapitre, il sera dédié aux données produites,
gérées et archivées par le Service météorologique du Canada, qui par contre n’a pas encore
fait l’objet d’un projet de tenue des documents de la part de BAC. Ce chapitre pourra être
aisément comparé au chapitre 4.1 de l’Etude principale I84. Les deuxième et troisième
chapitres comprendront une présentation des données (choix des données à étudier, contenu,
supports, organe compétent, ases légales, coûts), l’étude du processus de mémorisation et les
commentaires suivant la structure du Questionnaire Memopolicy (orientation données) de
l’Etude principale I (Annexe 7).
4.1
La partie « Archives » de Bibliothèque et Archives Canada
[Etat en octobre 2008]
Lors de la création de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) en 2004, sa collection a
été constituée par le cumul des collections des anciennes Bibliothèque nationale et Archives
nationales du Canada. Nous avons pris l’option de présenter dans ce chapitre la partie de la
collection de BAC qui appartenait auparavant aux Archives nationales (Figure 11), ceci afin
83
Peter Knoepfel / Mirta Olgiati, Politique de la mémoire nationale. Etude de base, IDHEAP, Chavannes-prèsRenens, février 2005, pp. 62-77. Il est à souligner que le chapitre dédié aux Archives fédérales suisses décrit leur
situation et fonctionnement en l’état de novembre 2004. Il existe donc un décalage de 4 ans entre les deux
chapitres dont le lecteur doit tenir compte.
84
Peter Knoepfel / Mirta Olgiati, Politique de la mémoire nationale. Etude principale I, IDHEAP, Chavannesprès-Renens, juin 2007, pp. 17-30. Le chapitre sur les données météorologiques et climatologiques produites par
MétéoSuisse rend état de la situation en mars 2007.
38
LA PARTIE « ARCHIVES » DE BAC
de pouvoir comparer ce chapitre à celui qui avait été consacré aux Archives fédérales suisses.
A ce stade avancé de la fusion entre les deux institutions, une telle distinction entre la
partie « Bibliothèque » et la partie « Archives » de la collection est difficile à faire et résulte
artificielle, mais est tout de même encore possible. Dans les prochaines années, tous les
éléments qui permettent encore de les distinguer (responsabilités au niveau de
l’organigramme, programmes informatiques de gestion et de recherche, systèmes de
description, répartition des compétences, etc.) auront complètement fusionné. BAC est en
effet en train de développer une stratégie commune, qui se base sur l’approche holistique de
sa collection (l’ensemble des pièces collectées et préservées font partie d’un tout) : les
collections existantes seront intégrées et on mettra en place des approches uniformes
d’acquisition du patrimoine documentaire.
Partie
« Archives »
(anciennes Archives
nationales du Canada)
Archives gouvernementales
Archives privées / collections spéciales
Partie
« Bibliothèque »
(ancienne Bibliothèque
Nationale du Canada)
Patrimoine de l’édition
Fig. 11 : Distinction entre la partie « Archives » et la partie
« Bibliothèque » à la base de l’organisation de ce chapitre.
La partie « Bibliothèque » et la partie « Archives » se distinguent ainsi : la partie
« Bibliothèque » – qui ne sera donc pas traitée dans ce chapitre – comprend essentiellement le
patrimoine de l’édition, à savoir les publications (tout support) soumises au dépôt légal ; la
partie « Archives » – à laquelle nous nous intéressons spécifiquement – comprend non
seulement les Archives gouvernementales, mais aussi les Archives privées et les collections
spéciales. C’est dans ce sens que le terme d’« Archives » sera utilisé dans ce chapitre.
4.1.1 Présentation de l’institution
4.1.1.1 Bases légales
Les activités de BAC sont régies par la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
(2004, ch. 11), qui détermine les missions et les attributions de l’institution, responsable de
constituer, préserver et rendre accessible le patrimoine documentaire canadien (art. 7, Annexe
2). Pour être à même de réaliser ce mandat, la loi attribue beaucoup de pouvoirs à
l’administrateur général : le pouvoir de prendre toute mesure qui concourt à la réalisation de
la mission de l’institution (art. 8), d’aliéner ou éliminer les publications ou documents dont il
a la responsabilité s’il estime que leur conservation n’est plus nécessaire (sous réserve des
modalités afférentes à l’acquisition ou à l’obtention des publications ou documents concernés,
art. 9), d’exiger que lui soit remis un exemplaire de tout enregistrement (tout support
d’information utilisable par le biais d’une machine) mis à la disposition du public au Canada
et qu’il estime présenter un intérêt historique ou archivistique justifiant sa préservation (art.
11). Concernant spécifiquement les documents fédéraux et ministériels, la loi n’impose pas
l’obligation de verser les documents à BAC et laisse la possibilité aux administrations de
gérer elles-mêmes leurs archives (ce qui est le cas par exemple pour l’agence Parcs Canada),
39
suivant certaines règles : notamment, l’art. 12(1) prévoit que l’élimination ou l’aliénation des
documents soit subordonnée à l’autorisation écrite de l’administrateur général ; l’art. 13(1)
prévoit que le transfert des documents qui présentent un intérêt historique ou archivistique
s’effectue selon les accords convenus entre l’administrateur général et le responsable des
documents. Il n’existe pas de délai formel pour le versement des archives : la loi implique que
le délai soit déterminé sur la base du dialogue permanent entre BAC et les acteurs publics qui
y sont soumis.
La création de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada a exigé la
modification de nombreuses autres lois ayant un effet sur les activités de BAC et sur ses
Archives. Parmi celles-ci, la plus importante est la Loi sur le droit d’auteur (L.R., 1985, ch.
C-42), qui a un impact sur tous les documents des collections et des fonds de BAC : elle
protège les œuvres qui ne sont pas publiées jusqu’à la cinquantième année après le décès de
l’auteur (art. 6).
Certaines lois concernent plus spécifiquement les Archives gouvernementales. En
particulier :
•
la Loi sur l’accès à l’information (L.R., 1985, ch. A-1) contient dans son
annexe 1 la liste de toutes les institutions gouvernementales qui lui sont
soumises et implique qu’elles soient soumises également à la Loi sur la
Bibliothèque et les Archives du Canada. Le Premier ministre, les Courts de
justice, le Parlement et le Gouverneur général ne font pas partie de la liste :
les Archives du Premier ministre et des Courts de justice se trouvent dans les
Archives privées de BAC ; les documents publics du Parlement et du
Gouverneur général se trouvent par contre dans les Archives
gouvernementales. Les corporations de la couronne (comme par exemple la
poste, les centrales atomiques, l’aviation et les chemins de fer) ont récemment
été rajoutées aux organismes soumis à la loi ;
•
la Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R., 1985, ch. P-21),
qui règle spécifiquement la protection des renseignements personnels relevant
des institutions fédérales, ainsi que le droit d’accès des individus aux
renseignements personnels qui les concernent (art. 2) ; cette loi a également
un impact sur les Archives privées, pour lesquelles on n’efforce d’en
respecter l’esprit dans les lignes directrices établissant les conditions d’accès.
D’autres lois ont un impact important plutôt sur les Archives privées de BAC :
•
la Loi de l’impôt sur le revenu (1985, ch. 1 (5e suppl.)) ;
•
et la Loi sur l’exportation et l’importation de biens culturels (L.R., 1985, ch.
C-51), qui prévoient des crédits d’impôt pour les donateurs de patrimoine
documentaire et qui constituent par conséquent un grand incitatif pour les
dons.
La nouvelle loi et les modifications insérées dans toutes les lois ayant un impact sur les
activités de BAC n’ont pas changé le travail de collecte des documents archivistiques
gouvernementaux et privés, car il était indispensable d’assurer le continuum de la collection.
Le travail de collecte se fait suivant différents chemins selon le secteur concerné (récolte de
documents gouvernementaux, dépôt légal, échantillonnage de sites Internet, achats, dons,
échanges, etc.) et sur la base d’instruments de régulation sans force de loi organisés du
général au particulier, qui donnent aux employés les indications nécessaires sur la manière de
procéder. Outre les orientations au niveau ministériel, qui donnent des lignes directrices
générales (concernant par exemple les documents des peuples autochtones et les documents
40
multiculturels, auxquels BAC doit donner une plus grande emphase dans son activité de
collecte des documents), l’instrument de régulation le plus important est le Cadre de travail
du développement de la collection85, qui détermine les cinq orientations clés que l’institution
doit viser jusqu’en 2010. Il existe ensuite des politiques, des stratégies, des lignes directrices
et des guides spécifiques à chaque secteur de la collection de BAC (édition, Archives
gouvernementales et Archives privées et collections spéciales) – comme l’Orientation sur
l’acquisition (2006-2010)86, centrée sur les Archives privées – ou concernant une catégorie
déterminée de la collection, comme la Politique de développement des collections
numériques87.
L’acquisition concrète des collections et des fonds se fait sur la base de contrats types sur
les dons et de contrats types sur les achats pour les Archives privées ; sur la base de
protocoles d’entente, de modalités et d’accords de transfert ainsi que de gabarits pour les
Archives gouvernementales. Ces instruments règlent formellement la relation entre BAC et
les acteurs qui donnent, lèguent ou versent les documents archivistiques à préserver. Ces
outils sont mis à jour chaque deux ou trois ans ; les modifications qui y sont introduites
découlent plus du changement des supports d’information que du changement institutionnel et
législatif de 2004.
BAC possède un service légal au sein du Bureau de la stratégie qui émet si nécessaire des
avis légaux sur les droits et responsabilités de tous les acteurs concernés.
4.1.1.2 Compétences
Comme le survol des bases légales et des autres instruments de régulation le laisse
entendre, le mandat de BAC en termes d’Archives s’exprime de manière très large (art. 7 de
la loi) : constituer et préserver le patrimoine documentaire et être le dépositaire permanent des
publications des institutions fédérales.
Les Archives de BAC constituent ainsi des archives totales : elles s’efforcent de
documenter toutes les activités de la société canadienne et sont composées de tout type de
support. Néanmoins, comme déjà anticipé et représenté dans la Figure 11, elles peuvent être
subdivisées et décrites en deux parties : les Archives gouvernementales, qui contiennent des
documents papier, micrographiques et informatiques du gouvernement fédéral ayant une
valeur archivistique (juridique, financière, intrinsèque ou de témoignage) et les Archives
privées et collections spéciales, rassemblant des documents papier, architecturaux,
cartographiques, iconographiques, photographiques, cinématographiques et sonores.
Le Cadre de travail du développement de la collection88 donne les orientations
principales de l’institution. Il détermine que – en dehors de la collection d’ouvrages publiés
qui n’est pas considérée ici – BAC s’efforce de créer des collections complètes de documents
qui permettent de répertorier les fonctions et les activités du gouvernement du Canada
(Archives gouvernementales) ainsi qu’un dossier représentatif de documents ayant une valeur
patrimoniale qui démontre le développement et la diversité historiques de la société
canadienne (Archives privées et collections spéciales). La collection doit être véritablement
85
Bibliothèque et Archives Canada, Cadre de travail du développement de la collection, approuvé le 30 mars
2005 par le Conseil de gestion de BAC.
86
Bibliothèque et Archives Canada, Orientation sur l’acquisition (2006-2010), Direction des archives
canadiennes et collections spéciales, 22 février 2007.
87
Bibliothèque et Archives Canada, Politique de développement des collections numériques, adoptée par le
Conseil de gestion de BAC le 1er février 2006.
88
Doc. cit., « Principes pour la constitution de la collection ».
41
nationale, c’est-à-dire qu’elle doit bien représenter toute la diversité géographique,
intellectuelle et culturelle passée et présente du Canada ; sa représentativité et son équilibre
doivent être garantis au niveau des sujets traités ; elle doit refléter l’évolution de l’histoire et
du patrimoine du Canada ainsi que les changements de perceptions et de significations
culturelles dans le temps. Elle se développe de manière organisée et coordonnée, en vertu de
critères de sélection et d’estimation prédéterminés. Le Cadre de travail définit en outre les
concepts clé qui ne sont pas formellement définis dans la loi ou dans la réglementation, mais
qui sont essentiels à la compréhension du mandat de collecte de l’institution :
Valeur patrimoniale : les documents seront considérés comme ayant une « valeur patrimoniale » s'ils
contiennent des expériences ou des histoires typiquement canadiennes, s'ils s'intéressent aux
tendances ou aux événements (culturels, politiques, économiques, sociaux, démographiques,
scientifiques et religieux) de portée nationale, s'ils donnent des aperçus importants des activités d'une
société diversifiée et en plein développement ou s'ils sont d'une rareté ou d'une importance qui leur
permettent d'être considérés comme trésors nationaux.
Canadiana : les ouvrages publiés au Canada et publiés dans un autre pays, si le créateur est un
Canadien ou si la publication porte sur un sujet canadien.
Publications et documents qui présentent un intérêt pour le Canada : les ouvrages publiés, produits
ou créés au Canada, et les ouvrages publiés ou produits dans un autre pays si le créateur est un
Canadien, ou si la publication ou le document porte sur un sujet canadien.
Créateur : un créateur est tout particulier ou toute organisation qui a eu une fonction créative dans la
production de l'oeuvre, par exemple comme auteur, interprète, producteur, artiste, photographe ou
compositeur. Un créateur individuel canadien peut être un citoyen canadien, un résident permanent
du Canada, un résident temporaire au moment où l'oeuvre a été créée, ou un expatrié qui est
généralement reconnu comme un Canadien.
Sujet d'intérêt : un sujet d'intérêt se dit généralement d'un lieu, d'une personnalité, d'un groupe, d'un
événement, d'une activité, d'une expérience ou d'un thème qui a eu une grande portée nationale ou
internationale ou qui illustre un aspect national important de l'histoire et de la vie sociale et culturelle
du Canada. Cette définition comprend, par exemple, des organisations et des particuliers dont
l'influence a été déterminante sur le développement du Canada et qui ont participé à la définition des
aspects de l'identité canadienne.
La ligne de partage entre les canadiana et les documents de pertinence provinciale (de la
responsabilité d’une autre institution) est parfois difficile à établir. La stratégie d’acquisition
de BAC tient compte du partage des territoires d’acquisition entre institutions et met l’accent
sur le changement de société. L’acquisition d’une collection ou d’un fond dont la ligne de
partage n’est pas évidente se fait sur la base du dialogue et de négociations (y compris
financières) avec les établissements d’archives concernés. Ce dialogue est particulièrement
important avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec89, car le partage des collections
entre ces deux organismes a un impact politique important.
L’Orientation sur l’acquisition (2006-2010), déjà citée, donne l’orientation à venir de la
collection, spécifiquement pour ce qui concerne la Direction des Archives canadiennes et
collections spéciales : elle se préfixe d’élargir le rôle de BAC dans la préservation de la
mémoire nationale du Canada en incorporant de nouveaux éléments, c’est-à-dire
en créant des liens plus étroits entre l’acquisition du matériel patrimonial publié et non publié et en
relevant le défi de marginalisation (en termes de l’historique documentée), de la modernisation (la
croissance des dossiers électroniques et numériques à l’origine à titre de supports) et de la mémoire
(considérée comme importante dans la société en termes des éléments dont il faut se souvenir et
90
oublier).
89
90
Se référer au site Internet de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (http://www.banq.qc.ca).
Doc. cit., p. 1.
42
Comme expliqué dans la partie 3 de ce document, BAC est une agence ministérielle et
fait partie du ministère du Patrimoine canadien. En tant que telle, elle est soumise aux lois et
règles du Conseil du Trésor et du Bureau de Conseil privé. L’organisme n’est rattaché à aucun
autre acteur, mais les nombreuses collaborations formelles et informelles au niveau
provincial, national et international avec des acteurs ayant un lien avec son mandat lui
permettent de remplir son mandat. Ces contacts et collaborations peuvent être résumés ainsi :
91
•
les contacts avec des institutions en charge du patrimoine documentaire
national à l’étranger, notamment aux Etat Unis (National Archives and
Records Administration)91, en France (Archives nationales)92, en Australie
(National Archives of Australia)93 et en Nouvelle Zélande (Archives New
Zealand)94 ;
•
les collaborations avec des associations faîtières ou professionnelles. En font
partie le Conseil canadien des archives (Canadian Council of Archives)95, qui
regroupe des archives de toutes les provinces et les territoires du Canada et
qui fournit des subventions aux Services d’archives et au sein duquel BAC
recouvre un rôle de leadership ; ainsi que le Bureau canadien des archivistes
(Bureau of Canadian Archivists)96, qui regroupe les archivistes appartenant
aux deux associations nationales Association of Canadian Archivists
(représentant les archivistes anglophones du Canada) et Association des
archivistes du Québec (qui représente les archivistes francophones québécois
et du reste du Canada), dans le but de promouvoir le développement de la
discipline, de la profession et de la connaissance archivistiques, ainsi que de
favoriser la communication et la coopération sur les plans national et
international. BAC est également membre de l’International Internet
Preservation Consortium 97 ;
•
les collaborations avec d’autres Archives, notamment les Archives
provinciales (suivant l’exemple déjà cité de Bibliothèque et Archives
nationales du Québec) ou les Archives des grandes universités ;
•
les partenariats en relation à des projets spécifiques : par exemple, la
description de fonds, l’organisation d’une exposition, la projection d’un film
faisant partie de la collection de BAC, le développement d’un nouvel outil,
etc. ;
•
le suivi de la carrière de personnes publiques susceptibles par la suite de céder
un jour leurs archives à BAC et dont la renommée passe d’une envergure
locale à une envergure nationale et internationale ; ceci requiert une
collaboration avec les archives locales ou provinciales ayant suivi leur
carrière précédemment ;
•
les très nombreuses collaborations informelles que chaque archiviste
spécialisé entretient avec des partenaires externes appartenant au même
secteur (par exemple, le patrimoine audiovisuel).
Se référer au site Internet de la National Archives and Records Administration (http://www.archives.gov).
Se référer au site Internet des Archives nationales (http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr).
93
Se référer au site Internet des National Archives of Australia (http://www.naa.gov.au).
94
Se référer au site Internet des Archives New Zealand (http://www.archives.govt.nz).
95
Se référer au site Internet du Conseil canadien des archives (http://www.cdncouncilarchives.ca).
96
Se référer au site Internet du Bureau canadien des archivistes (http://bca.archives.ca).
97
Se référer au site Internet de l’International Internet Preservation Consortium (http://www.netpreserve.org).
92
43
Au Canada, BAC se veut le leader dans le monde de la gestion et de la préservation de
l’information et du patrimoine. L’institution entretient ainsi tous contacts et collaborations lui
permettant de renforcer son rôle et son expertise.
4.1.1.3 Structure
Suivant l’organigramme de BAC présenté à la Figure 4 de ce document ainsi que la
distinction que nous avons introduit dans la Figure 11, les différentes parties qui composent
les Archives de BAC sont à l’heure actuelle prises en charge par des secteurs, des directions
générales, des directions, des divisions et des sections différentes (Figure 12). Chaque
domaine est pris en charge par des archivistes spécialisés.
Secteur
Gestion intégrée
& des documents gouvernementaux
Direction gén. des
documents guovernementaux
Direction des opérations archivistiques
Section
Section
Section des
état,
démocratie, ressources
militaire,
économie,
naturelles,
affaires
science,
autochtones
internation., société et
et culture
justice
culture
Secteur
Collection du
patrimoine documentaire
Direction des archives canadiennes et des
collections spéciales
Division du
patrimoine
politique et
social
Arch. politiques
Arch. sociales
Arch. économie/
gestion publique
Division du
patrimoine
visuel
Division du
patrimoine
culturel:
Art/photo
Cartographie
Architecture/
géomatique
Philatélie
Film/télédiff.
Arts littéraires
Musique/enr.sons
Fig. 12 : Organisation des deux secteurs constituant
« Archives » de Bibliothèque et Archives Canada.
Direction du
patrimoine
de l’édition
[Livres,
périodiques,
thèses]
la
partie
Les Archives gouvernementales sont de la responsabilité du secteur de la Gestion
intégrée & des documents gouvernementaux, de la Direction générale des documents
gouvernementaux et de la Direction des opérations archivistiques; chaque section prend
ensuite en charge un portefeuille de domaines archivistiques spécifiques. Les Archives
privées et collections spéciales sont de la responsabilité du secteur de la Collection du
patrimoine documentaire et de la Direction des archivies canadiennes et collections
spéciales; celle-ci est ensuite subdivisée en trois divisions selon les différents groupes de
collections98. D’autres directions et divisons font bien évidemment partie des deux secteurs
cités : ces unités, qui ne sont pas mentionnées ici, s’occupent de tâches comme la
coordination, les ressources (financières, humaines, infrastructurelles), le support logistique,
le transport, le contrôle physique des collections, la digitalisation, la restauration, etc. Au
niveau opérationnel, une cinquantaine d’archivistes sont rattachés aux Archives
gouvernementales et presque une centaine aux Archives privées et collections spéciales
(ordres de grandeur).
La division entre les Archives gouvernementales et les Archives privées et collections
spéciales dérive du fait que la clientèle et les stratégies archivistiques sont différentes. Alors
que la clientèle des Archives privées est composée de tout public et que la stratégie
d’acquisition est « active » (recherche de pièces, fonds, legs ou documents tirés du Web
98
Il est à noter que les deux subdivisions Arts littéraires et Musique / enregistrements des sons – insérés dans la
Division du patrimoine culturel – faisaient auparavant partie de l’ancienne Bibliothèque nationale du Canada. La
Direction du patrimoine de l’édition, responsable de la collection du dépôt légal qui n’est pas traitée ici, fait elle
aussi partie du secteur de la Collection du patrimoine documentaire.
44
correspondant au mandat de BAC), la clientèle des Archives gouvernementales est composée
essentiellement de fonctionnaires du gouvernement fédéral, auxquels BAC doit donner des
conseils de gestion et d’élimination des documents, sa stratégie d’acquisition est le résultat de
l’application de la loi de la part des producteurs.
L’organigramme présenté ici est en passe d’être complètement réformé. La raison
principale de cette réforme est liée aux différentes cultures organisationnelles qui subsistent
au sein de BAC et en particulier au sein des différentes directions. Les mondes et les cultures
des archivistes (Archives gouvernementales vs Archives privées et collections spéciales) et
des bibliothécaires ne se sont pas encore assimilés au sein de la nouvelle organisation : une
vision patrimoniale, culturelle et historique du rôle de BAC subsiste à côté d’une vision plus
avant-gardiste, tournée vers la gestion de l’information et la tenue des documents. Le nouvel
organigramme, pas encore publié à ce jour (octobre 2008), sera fortement matriciel et obligera
chaque groupe d’archivistes et bibliothécaires spécialisés à travailler en collaboration proche
avec les autres corps de métier et fonctions présentes au sein de l’institution. Toutefois, ce
changement ne devrait pas avoir d’impact sur l’organisation et la gestion de la collection qui,
comme anticipé, doit conserver un continuum au fil du temps indépendamment des
changements institutionnels internes.
4.1.1.4 Données et supports
La collection de BAC est composée de toute sorte de données et de supports : il s’agit en
grande partie d’informations électroniques sur supports digitaux et des documents papier
(textuels, visuels, musique) ; mais aussi de pellicules de film et de vidéos ; de supports
sonores (disques, CD, cylindres, etc.) ; de photographies ; de microfilms ; d’œuvres d’art
(peintures, aquarelles, huiles, esquisses, miniatures, etc.) ; de timbres ; de médailles, de
sceaux, d’armoiries, etc. En effet, suivant le Cadre de travail du développement de la
collection ainsi que l’Orientation sur l’acquisition (2006-2010),
l’acquisition de tout matériel réputé de valeur patrimoniale est considérée, peu importe le support sur
lequel il est présenté. La documentation d’un support (photographie, carte ou film) ne constitue pas
l’objectif principal, même si elle peut devenir le résultat indirect de l’activité de développement de la
collection. Le document le plus complet en termes de valeur informationnelle ou probante sera
99
acquis .
Comme pour tout acteur engagé dans la préservation du patrimoine documentaire, les
documents électroniques – récoltés à partir du milieu des années 70 – sont ceux qui posent le
plus de difficultés, que ce soit en termes de collecte, de description, de traitement et de
préservation. Les ressources du patrimoine documentaire numérique (acquis, produits ou
numérisés par BAC) qui font partie de la collection comprennent toute sorte de documents
(monographies et documents en série, documents et sites Web gouvernementaux, photos et
documents artistiques, documents audio-visuels, documents géomatiques, thèses, dessins
techniques et d’architecture, documents textuels et données). On peut les distinguer suivant
cinq catégories :
99
•
les publications numériques sur supports physiques (disquettes, disques
compacts, CD-ROM ou en ligne sur Internet),
•
les documents numériques (en format numérique ou sur support physique),
•
les sites Web,
Doc. cit., p. 3.
•
les ressources numériques visant l’accès (copies de ressources en format
traditionnel) et
•
les ressources numériques résultant de la conversion de ressources de la
collection dans un format technique dépassé.
45
Les ressources qui ne sont pas produites à l’interne entrent à faire part de la collection de
BAC via différents canaux, en particulier le dépôt légal (publications en ligne), la collecte
sélective (blogues, Facebook, You Tube, Wikipédia, etc.) et le moissonnage ou
échantillonnage d’Internet (Archives du Web du Gouvernement du Canada), ceci suivant des
règles établies d’acquisition (acquisition authorities) et des protocoles de transfert (transfer
protocols).
Pour répondre aux défis au niveau de la collecte des documents électroniques, BAC a mis
en place en 2006 une nouvelle politique : la Politique de développement des collections
numériques déjà citée, qui complète d’autres documents stratégiques et lignes directrices en
rapport aux documents numériques100 et qui constitue la première étape d’un processus de
perfectionnement des politiques, des procédures, des technologies et des compétences du
personnel nécessaires pour travailler de manière efficace dans le domaine du numérique101.
Cette politique donne les orientations suivies par l’institution afin de constituer la collection
de ressources du patrimoine documentaire numérique qui présentent un intérêt durable pour
l’histoire et la culture du Canada. L’objectif émis est celui de devenir une institution
numérique, c’est-à-dire de devenir aussi habile à rassembler le patrimoine documentaire dans
un format numérique que le patrimoine traditionnel. Dans ce domaine, les questions ouvertes
sont de différente nature, qu’elle soit technique, matérielle, légale, etc. Parmi les défis
énoncés dans le texte, on trouve tout d’abord
•
le volume considérable de ressources numériques de tous types qu’on
produit ;
•
son augmentation exponentielle ;
•
et la vitesse à laquelle les ressources numériques disparaissent ou deviennent
inaccessibles.
D’autres défis majeurs sont mentionnés, en particulier :
•
la nécessité d’analyser davantage le contenu pour en déterminer la qualité et
la valeur ;
•
la nécessité d’analyser les exigences et les capacités techniques pendant le
processus d’acquisition ;
•
la structure et le contenu souvent dynamiques des ressources.
Toujours du point de vue de l’acquisition et suivant notre distinction entre les Archives
gouvernementales et les Archives privées et collections spéciales, la quête des Archives
numériques privées pose plus de problème : fait partie de ce groupe par exemple la collecte
100
Notamment les lignes directrices suivantes : Bibliothèque et Archives canada, Lignes directrices relatives aux
types de fichiers informatiques, aux formats de transfert et aux normes d’information, 28 juin 2004. Le
document précise les types de fichiers électroniques, les formats de transfert et les normes d’information
recommandées par BAC pour faciliter l’interopérabilité de l’information numérique au sein du Gouvernement.
Deux catégories d’utilisation des formats sont établies : les « acceptables » et les « recommandés », qui sont
préconisés.
101
Le Cadre de travail du développement de la collection établit que BAC prépare des lignes directrices et des
normes afin de diriger ou d’aider les créateurs lors du transfert de documents numériques à BAC.
46
des documents d’un écrivain d’importance nationale qui aurait délaissé plume et papier pour
l’informatique. Les défis de ce type de collecte résident dans l’identification de ces fonds,
dans la vérification de leur authenticité et de la pertinence de leur contenu intellectuel ainsi
que dans l’évaluation de leur valeur marchande.
Pour ce qui concerne la description et le traitement, les défis se situent en particulier dans
la nécessité de trouver de nouvelles approches à la description, notamment pour s’adapter aux
diverses méthodes de recherche de l’information en ligne102. Une telle exigence implique la
nécessité de collaborer de manière beaucoup plus proche avec les créateurs de l’information.
En termes de préservation, le grand challenge est constitué par la dépendance des
ressources numériques aux changements rapides des matériels informatiques et des
logiciels et, donc, par leur caractère volatil ; parmi ceux-ci, les documents du multimédia sont
les plus difficiles à traiter en raison de leur volume. La migration constitue un éternel
recommencement engendrant des coûts importants et liant l’institution à ce passage
obligatoire. BAC considère toutefois que la recherche d’un support stable n’est actuellement
pas une alternative et a choisi une autre option : elle a lancé une initiative nationale majeure
sous forme du projet Trusted digital repository (TDR en français Dépôt numérique fiable),
qui se trouve dans sa phase de développement : il s’agit de la création d’un dépôt virtuel sur la
base d’un ensemble de logiciels commerciaux, open source et orientés client, dont le but est
de conserver les informations électroniques et les métadonnées. L’architecture du système
tient compte du stockage des données, de la préservation des documents originaux, des
stratégies de migration et de l’accessibilité103.
Enfin, en termes d’accès, le développement des ressources numériques constitue une
facilitation, quoique les attentes élevées dans ce domaine de la part des utilisateurs soit un
important facteur de pression pour l’institution.
Ainsi, les questions liées à la recherche de solutions globales pour la collecte, la
description, le traitement, la préservation et l’accès aux ressources numériques est considérée
par BAC comme étant le défi majeur pour les années à venir, en particulier tenant compte des
ressources financières à disposition, toujours très limitées par rapport à l’ampleur de la tâche.
La formation des employés constitue elle aussi un enjeu principal, puisque tout collaborateur
de BAC aura besoin de connaître de manière beaucoup plus approfondie les fondements des
ressources numériques.
D’autres problèmes plus ciblés existent en termes de préservation des supports et de
l’information. En particulier, BAC reçoit encore des boîtes destinées à faire partie de la
collection des Archives gouvernementales contenant différents types de supports (papier,
vidéos, photos couleur, documents faxés) puisque, à cause de l’insuffisance des moyens
financiers, les administrations productrices qui les versent ne respectent pas toujours les
modalités de transfert imposées par l’institution : celle-ci n’a pas systématiquement la
possibilité de les traiter immédiatement de manière approfondie et d’en séparer les supports :
avec le temps, ceux-ci se dégradent. Enfin, les pellicules de films font partie des supports
particulièrement touchés par l’usure du temps et nécessitant une prise en charge urgente.
102
Dans ce domaine également une nouvelle politique est en préparation : la Politique de la description des
publications numériques, qui vise à l’utilisation de méthodes de description capables de gérer un grand nombre
de données.
103
Se référer à Pam Armstrong, Library and Archives Canada : Towards a Trusted Digital Repository, 74.th
IFLA General Conference and Council, 10-14 August 2008, Québec.
47
4.1.1.5 Collection
Quoiqu’il existe des différences entre l’organisation de BAC et les catégories de
collections et de fonds d’archive, nous allons en présenter le contenu en nous appuyant sur les
distinctions utilisées dans l’organisation de l’institution.
Les Archives privées et collections spéciales sont organisées suivant trois divisions
d’acquisition (Figure 12, à droite) : patrimoine politique et social, patrimoine visuel et
patrimoine culturel. L’Orientation sur l’acquisition (2006-2010) donne les détails sur le
contenu et sur l’orientation de chaque section pour la période définie :
•
•
le patrimoine politique et social est composé
-
des Archives politiques, constituées des documents personnels et politiques
d’importance nationale créés par les politiciens fédéraux canadiens, leur
personnel, les partis politiques et les documents ministériels officiels, comme
les documents du premier ministre, des ministres du Cabinet, des députés, des
sénateurs et des partis politiques nationaux ;
-
des Archives sociales, qui documentent les relations entre les groupes et les
particuliers à l’intérieur d’une société civile et traitent de sujets tels que les
femmes, les enfants, la famille, les réformes et les mouvements sociaux, les
droits de la personne, la santé et le bien être social, l’immigration et les
collectivités ethnoculturelles, les peuples autochtones, la religion, l’éducation,
les sports et les loisirs ; les documents sont produits par des particuliers ou
des organisations sans but lucratif.
-
des Archives sur l’économie et la gestion publique, qui documentent la vie
économique et la gestion publique canadienne remontant jusqu’au XVIe
siècle. Les Archives sur l’économie comprennent les documents des
particuliers, des sociétés et des organisations qui traitent de sciences et de
médecine, des syndicats et des mouvements coopératifs, des entreprises
canadiennes et des organisations connexes qui ne sont plus en mesure de
conserver leurs archives. Les Archives sur la gestion publique comprennent
des documents publics créés avant la Confédération et des documents privés
du cabinet du Gouverneur général et de ses prédécesseurs coloniaux, de la
Cour suprême et de la Cour fédérale, de la fonction publique, du corps
diplomatique et des Forces armées.
le patrimoine visuel est constitué :
-
des Archives art et photographie : composées de documents d’artistes,
photographes, concepteurs graphiques, caricaturistes politiques et bédéistes,
médailleurs et organisations axées sur les arts et la photographie ainsi que de
documents de peintres, sculpteurs, graveurs, concepteurs, photographes,
historiens de l’art, conservateurs, critiques et associations artistiques à
l’échelle nationale, etc.
-
des Archives cartographiques, architecturales et géomatiques, qui
regroupent les documents d’architectes, cartographes, ingénieurs, arpenteurs,
ainsi que de documents architecturaux, cartographiques et géomatiques
d’importance nationale des ministères et des agences du gouvernement du
Canada ou résultant de travaux individuels d’importance nationale
exceptionnelle.
48
-
•
des Archives philatéliques, regroupant des documents des services
philatéliques de la Société canadienne des postes, des documents de
philatélistes et d’organisations philatélistes d’importance nationale du secteur
privé et de la sélection de matériel publié lié à la philatélie et à l’histoire
postale.
le patrimoine culturel – faisant abstraction des Archives des arts littéraires,
de la musique et des enregistrements, qui étaient auparavant de la
responsabilité de la Bibliothèque nationale – est constitué des Archives de
film et télédiffusion, composées de toutes les formes d’archives liées à la
production de film et à la télédiffusion au Canada.
Les contenus des Archives gouvernementales n’ont pas pu être détaillés dans le contexte
de cette étude. Ils sont déterminés suivant la division des compétences en sections (Figure 12,
à gauche) :
•
état, militaire, affaires internationales, justice ;
•
démocratie, économie, science, société et culture ;
•
ressources naturelles, autochtones et culture.
A chaque section est attribuée la récolte des documents produits au sein des
administrations responsables des sujets de politiques publiques concernés. Ceux-ci sont
organisés en groupes de documents – c’est-à-dire en ensembles de documents provenant d’un
ministère, d’un organisme ou d’une direction qui fait preuve d’une certaine continuité
administrative –, eux-mêmes divisés en séries et sous-séries104.
BAC ne dispose pas encore de statistiques formelles et globales sur la taille de sa
collection, car elle est éparpillée et une évaluation exacte de son état général n’a pas encore eu
lieu après la fusion entre les Archives nationales et la Bibliothèque nationale. Le Conseil du
Trésor a accepté d’allouer un budget destiné à la mise à jour des systèmes de description des
pièces de la collection et à améliorer la gestion de l’espace. Le projet qui en découle est
composé de différents modules qui permettront à terme de disposer d’une meilleure
connaissance de la collection. La tabelle suivante, qui se base sur d’anciennes statistiques,
donne un aperçu estimatif de la taille de la collection des Archives privées et collections
spéciales en fonction des supports ainsi que de leur évolution:
Archives privées
et collections spéciales
Dessins d’architecture (articles)
Cartes (articles)
Documents d’art (articles)
Documents électroniques (terabytes)
Film (heures)
Son (heures)
Musique (articles)
Vidéo (heures)
Photographie (articles)
Documents philatéliques (articles)
104
Taille
2004-2005
1'143'939
1'792'867
366'440
44,5
72'939
165'389
565'197
131'086
24'610'855
1'015'449
Evolution
2004-2005
40
152
150
41
45
962
18'002
14'963
13'918
14'556
Le contenu des groupes de documents peut encore à l’heure actuelle être déduit en utilisant comme référence
la publication des anciennes Archives nationales du Canada de Cynthia Lovering, Archives nationales. Division
des archives gouvernementales, Ottawa, Archives nationales du Canada, 1991. Notre chapitre visant à donner un
aperçu général des Archives, nous n’avons pas jugé utile ici de détailler le contenu des Archives
gouvernementales.
Livrer rares (articles)
Collection Lowy (articles)
Documents textuels (mètres linéaires)
49
102'125
27'963
45'837
84
209
Dans le cadre de cette étude il n’a pas été possible de fournir les chiffres pour les
Archives gouvernementales.
Les collections et les fonds d’archives de BAC sont stockés en fonction des supports et de
leurs exigences en termes de préservation à différents endroits dans la région d’Ottawa et dans
le reste du pays : dans la région de la Capitale nationale, les Archives se trouvent au Centre de
préservation de Gatineau, à Refrew et dans deux entrepôts à Ottawa, ainsi que dans les
entrepôts des ministères ; dans le reste du pays, elles se trouvent dans certains centres
régionaux de BAC (Halifax, Winnipeg, Edmonton, Vancouver). En plus des 48 chambres
fortes de 350 m2 chacune, le Centre de préservation de Gatineau (Québec) abrite en outre les
laboratoires de conservation de BAC, qui regroupent ainsi les spécialistes de nombreux
domaines de conservation (documents textuels et visuels, documents reliés, préservation des
archives électroniques, conservation des archives audiovisuelles, microfilmage, photographie
et image numérique de conservation, gestion de la préservation et mise en circulation).
Il n’existe pas pour l’instant de statistiques sur la place occupée et la place restante dans
l’ensemble des entrepôts. La question de la place à disposition est l’un des leitmotifs des
institutions d’archives, car dès que de la place se libère elle est immédiatement occupée. BAC
espère dans la construction future d’un deuxième et, plus loin, un troisième Centre de
préservation à Gatineau.
Comme pour toutes les autres fonctions archivistiques de BAC, la préservation fait elle
aussi l’objet d’une politique ciblée. Le site Internet de l’institution présente comme référence
un document établi encore sous l’égide des Archives nationales du Canada et intitulé
Politique de préservation105. Ce document fixe les exigences de la politique en termes de
planification et stratégies reliées à la préservation ; acquisition, sélection et élimination ;
gestion de la préservation des collections ; locaux, sécurité et conditions ambiantes ; mesures
en cas d’urgence et de désastre ; reproduction ; traitement de conservation ; accessibilité ;
recherche et formation en matière de préservation ; intervenants, partenaires et relations
professionnelles ; préservation dans les Centres fédéraux de documents ; sensibilisation du
public à la préservation. Il donne en outre dans les annexes les définitions des termes centraux
et énumère les attributs d’un document (forme de l’objet, support, accessibilité, métadonnées,
présentation, provenance, authenticité, contenu, contexte, fonctionnalité, capacité d’associer
une citation et valeur marchande).
4.1.1.6 Coûts
Suivant les chiffres présentés chaque année dans les Rapports ministériels sur le
rendement106 et les Rapports sur les plans et les priorités107, l’évolution des dépenses réelles
de sa création jusqu’en 2006-2007 et des budgets des dépenses de BAC de 2007-2008 jusqu’à
l’année prochaine est résumée dans le tableau ci-dessous (en dollars canadiens). L’exercice
financier débute chaque année le 1er avril et se termine le 31 mars.
105
Archives
nationales
du
Canada,
Politique
de
préservation,
décembre
2001
(http://www.collectionscanada.gc.ca/preservation/1304_f.html), consulté le 06.11.2008.
106
Bibliothèque et Archives Canada, Rapport ministériel sur le rendement 2005-2006, p. 10 et Rapport
ministériel sur le rendement 2006-2007, p. 9.
107
Bibliothèque et Archives Canada, Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008, p. 15 et Rapport sur les
plans et les priorités 2008-2009, p. 17.
50
2005-2006
2006-2007
2007-2008
2008-2009
Année financière
Dépenses réelles 113'900'300 $ 106'166'000 $
119'303'000 $ 175'671'000 $
Budget des dépenses
Les budgets à disposition pour les achats des Archives privées et les collections spéciales
sont très limités. Néanmoins, l’estimation de la valeur des dons que BAC reçoit chaque année
est très significative : elle se situe autour des 5 millions par année, ceci grâce aux crédits
d’impôts auxquelles les dons donnent droit en fonction de leur valeur marchande, établie par
des experts indépendants.
4.1.2 Etude du processus de mémorisation
Suivant le concept d’analyse présenté dans des rapports précédents à celui-ci108 et
appliqué dans toutes les études de cas réalisées jusqu’à présent, nous allons analyser les
différentes étapes de sélection qui mènent à la production de la mémoire dont BAC est
responsable en prêtant une attention particulière à toute forme de régulation mise en place.
Cette analyse tiendra compte elle aussi de la distinction entre les Archives gouvernementales
et les Archives privées et collections spéciales.
4.1.2.1 Mémorisabilité
Suivant notre concept, la « mémorisabilité » désigne la possibilité de fixer une
information sur un support et de la maintenir ; à un niveau plus abstrait, la condition pour que
cela soit possible est l’existence d’un langage ou code commun qui permette de communiquer
(ressource fondamentale « langage »).
Les Archives de BAC (anciennes Archives nationales) étant des archives totales, les
documents entrent dans la collection suivant des chemins et des procédures différents.
Les Archives gouvernementales sont composées de documents que l’administration
publique fédérale a produits. Toutefois, BAC n’est pas à même de savoir si une sélection
préalable non déclarée a été effectuée par les acteurs publics producteurs de l’information et,
si tel est le cas, de réclamer les documents manquants. En outre, un certain pourcentage
d’informations échappe au processus de mémorisation et n’est donc pas capturé, ceci pour des
raisons variables :
•
les producteurs ne savent pas s’ils doivent capter une information ou bien
s’ils peuvent la considérer comme étant une information personnelle leur
appartenant ;
•
les producteurs ne captent pas une information volontairement, notamment à
cause de la Loi sur l’accès à l’information et de l’usage que les médias
risquent d’en faire ;
•
les informations à capter ne sont pas identifiées ou échappent aux processus
qui permettent de les capter (comme par exemple des informations relatant
une prise de décision transmises oralement ou par e-mail).
Ces mécanismes de mémorisabilité manquée dépendent du non respect volontaire ou
involontaire à cause essentiellement de deux facteurs : une connaissance insuffisante des
règles et des bons réflexes à adopter de la part des producteurs de l’information (à qui
108
Peter Knoepfel / Mirta Olgiati, Politique de la mémoire nationale. Etude de base, Chavannes-près-Renens,
IDHEAP, 2005, pp. 1-13 et Peter Knoepfel / Mirta Olgiati, Politique de la mémoire nationale. Etude principale
I, Chavannes-près-Renens, IDHEAP, 2007, pp. 5-13.
51
appartient l’information, contient-elle des prises de décisions ?) ; et le désir de se protéger en
retenant l’information pour éviter des embarras professionnels ou personnels. Ces
phénomènes existaient déjà par le passé, mais l’utilisation massive par les médias de la Loi
sur l’accès à l’information, la profusion de l’information et l’utilisation de supports et outils
informatiques ont probablement accentué le problème. La mise en place d’une politique de
tenue des documents et sa mise en œuvre progressive (chapitre 3.4 de ce document)
impliquera une présence beaucoup plus forte de BAC au sein des administrations fédérales
(contact, collaboration, conseil) et lui permettra d’intervenir dans leurs démarches de gestion
de l’information et tenue des documents dès l’étape de mémorisation.
Les questions liées à la mémorisabilité jouent un rôle beaucoup plus marginal dans les
Archives privées et collections spéciales. Celles-ci sont en effet composées soit de document
qui ont été choisis suivant une politique de collecte active, soit de documents qui ont été
acceptés en fonction de ce que le donateur a décidé d’offrir : au moment où BAC et le
donateur entrent en contact, les collections dont il est question constituent déjà des Archives
possédant des caractéristiques propres. Dans ce domaine, BAC n’a donc aucun contrôle sur ce
qui n’aurait pas franchi l’étape de la mémorisabilité.
Concernant la ressource que nous appelons « langage », il est intéressant de remarquer
l’utilisation au sein du gouvernement canadien de vocabulaires contrôlés, notamment le
Thésaurus des sujets de base du gouvernement du Canada, dont la terminologie bilingue
représente l’ensemble des domaines traités dans les ressources d’information du
gouvernement du Canada et qui s’adresse aux gestionnaires de contenu, bibliothécaires,
indexeurs et développeurs de métadonnées des ministères et organismes fédéraux109. BAC est
le registraire des vocabulaires contrôlés par le gouvernement canadien et s’engage dans leur
développement, gestion et utilisation ; l’institution maintient en outre le Registre des
vocabulaires contrôlés du gouvernement du Canada.
4.1.2.2 Dignité à la mémorisation
La dignité à la mémorisation renvoie à l’évaluation de la valeur archivistique d’une
information et de son support ; elle dépend, à un plus haut niveau d’abstraction, de la
possibilité de solliciter les connaissances nécessaires à ce jugement et, par conséquent, de
réaliser une sélection raisonnée (ressource « raison »).
Les documents qui sont dignes d’entrer à faire part des Archives gouvernementales sont
ceux d’importance nationale, qui documentent les prises de décisions et les activités
commerciales de l’Etat. Leur sélection s’opère de deux manières : suivant les analyses et les
évaluations (macro-évaluation et analyse fonctionnelle) de BAC, sur la base des recherches
effectuées quant à l’histoire, l’organisation, la production documentaire, etc. de l’institution
concernée ; au sein des administrations elles-mêmes, en fonction de leurs besoins.
La procédure qui règle la relation entre BAC et les ministères et le contenu des fonds à
archiver se fait – suivant le Guide pratique des activités de recherche afférentes à
l’élaboration d’un protocole d’entente pour disposer des documents gouvernementaux – en
six étapes :
(1)
109
une première communication écrite de la part du Bibliothécaire et Archiviste
du Canada afin d’ouvrir une procédure d’élaboration d’un plan pour disposer
des documents ;
Se
référer
au
site
Internet
(http://www.thesaurus.gc.ca/thesf/thes_f.html).
du
Thésaurus
du
gouvernement
du
Canada
52
(2)
une première rencontre entre un archiviste de la section pertinente des archives
gouvernementales et un représentant de l’institution concernée afin de lancer
véritablement le projet ;
(3)
une phase de recherche en vue de la préparation du Protocole d’entente
(Autorisation de disposer des documents) entre l’institution et BAC. La
recherche de base se concentre d’abord sur les renseignements généraux
(aperçu historique de l’organisation, mandat et fonctions, structure
organisationnelle, fonds archivistiques actuels, évaluation de l’importance de
la portés des fonctions et des programmes de l’institution, préoccupations liées
à l’accès et à la conservation), ensuite elle détermine l’ordre dans lequel seront
évalués les fonctions, les programmes et les documents à partir des exigences
de BAC, en tenant compte de la complexité de l’institution et des documents ;
(4)
la rédaction du Protocole d’entente, qui vise à conclure une entente générale
entre les deux parties afin de régir l’élaboration et la délivrance des
Autorisations de disposer des documents (qui en permettent la destruction ; en
exigent le transfert à BAC ; ou en admettent éventuellement le passage sous
contrôle d’une autre entité) pour l’institution concernée. Le protocole donne
droit à l’autorisation écrite du Bibliothécaire et Archiviste du Canada de
détruire les documents dépourvus de valeur opérationnelle et archivistique à
l’expiration des délais de conservation et d’identifier les documents dotés de
valeur archivistique à transférer à BAC ;
(5)
les négociations, qui ont pour fonction de vérifier le Protocole d’entente et
d’en rédiger de commun accord les dispositions d’applications jointes ;
(6)
la demande d’autorisation elle-même dans sa version définitive, traduite et
signée dans les deux versions originales par les cadres concernés de BAC et
de l’institution en question.
Le Protocole d’entente est valide pour deux ans dès sa signature. Sur cette base, sont
élaborées les Modalités de transfert des documents archivistiques, qui déterminent de quels
documents il s’agit, quand doivent-ils être transférés, comment, etc., ainsi que l’Accord sur le
transfert des documents archivistiques, qui confirme que le transfert est accepté et que BAC a
l’autorisation de disposer des documents : les documents à transférer sont alors versés à BAC,
les autres détruis. Toute cette procédure se réalise sur l’appui de directives, guides, lignes
directrices et listes de contrôle qui permettent aux archivistes d’assurer l’ensemble de la
procédure de manière complète et uniforme. Les Autorisations de disposer des documents
constituent l’output de la procédure. Elles peuvent être délivrées de deux manières : elles
peuvent s’adresser à une institution fédérale en particulier et viser donc les documents gérés
par cette seule institution (Autorisations spécifiques de disposer des documents – ASDD) ;
elles peuvent s’adresser à plusieurs institutions fédérales à la fois et viser les documents que
gèrent toutes les institutions fédérales concernées (Autorisations pluriinstitutionnelles de
disposer des documents – APDD). Elles sont signées par le Bibliothécaire et Archiviste du
Canada, sont numérotées et, suivant le nom du programme, de l’activité ou de la direction,
s’appliquent suivant trois cas de figure : 1) tous les documents ont une valeur archivistique ;
2) certains documents ont une valeur archivistique ; 3) documents sans valeur archivistique.
Seulement une très petite partie des documents gouvernementaux est destinée aux
Archives110. De la part des institutions gouvernementales, l’exigence permanente de conserver
110
Les cadres de BAC parlent seulement de 1% de l’ensemble des documents produits.
53
les documents se fait habituellement sur la base de besoins opérationnels (élaboration de
politiques, prises de décisions, exécution de programmes, prestation de services, conclusion
de transactions d’affaires), d’exigences juridiques (conservation de documents prévue par la
législation) et d’autres considérations d’ordre juridique (protection pendant un litige, enquête,
vérification). Du point de vue de BAC111, les critères qui déterminent quels sont les
documents à archiver sont la valeur archivistique ou historique des documents en fonction de
leur pertinence nationale. Puisqu’une évaluation pièce par pièce ne serait pas faisable en vue
de la quantité de documents à considérer, BAC pratique la macro-évaluation et l’évaluation
fonctionnelle sur la base de trois considérations théoriques :
•
la nécessité de créer une mémoire documentaire globale de l’évolution de la
société au fil du temps, en fournissant un nombre suffisant de documents
probants de la façon dont le gouvernement a élaboré ses politiques, pris ses
décisions, traité ses affaires et délibéré ses questions et, enfin, interagi avec
les citoyens du Canada ;
•
la prise en considération empirique et pragmatique de l’utilisation actuelle ou
future des documents aux fins de recherche ;
•
la conviction que le créateur du document est le seul véritablement à même
d’en déterminer la valeur archivistique et de l’indiquer à l’archiviste.
La macro-évaluation constitue une stratégie de documentation. Elle vise à donner une
perspective globale en s’attachant aux domaines fonctionnels de l’institution productrice des
documents (qui correspondent souvent aux secteurs et directions, mais pas toujours), suivant
les responsabilités et le mandat qui lui ont été attribués. L’évaluation véritablement dite des
documents s’effectue sur la base d’une hypothèse de macro-évaluation qui identifie, du
général au particulier : les activités et le mandat de l’organisation en question ; les aspects
qu’elle partage avec d’autres institutions ; ses fonctions ; enfin, les documents les plus
importants qui en témoignent.
Il est évident que dans le cadre des Archives privées et collections spéciales les
procédures sont tout à fait différentes. Les archivistes ont la discrétion de choisir les
collections ou pièces en fonction de ce que les producteurs proposent grâce au crédit d’impôt
ou, plus rarement, en fonction des budgets d’achat de BAC. Les principaux critères de
sélection pratiqués sont la pertinence nationale d’une personne ou d’une organisation, la durée
en termes de temps couverte par la collection ou l’ancienneté de la pièce, la qualité de la
collection et la possibilité de la part de BAC de former des échantillons. Les archivistes, qui
sont spécialisés dans le support et le domaine concerné, ont toute discrétion dans le choix des
collections : leur rôle en tant que négociateurs avec les personnes physiques ou morales qui
proposent les Archives est fondamental et caractérise leur activité.
La procédure se déroule ainsi : l’archiviste en charge du projet se rend sur place et évalue
l’histoire, l’étendue et l’état de la collection ; il rédige un Rapport sur le voyage d’acquisition
contenant ses recommandations et adressant une proposition d’acquisition aux Comité
compétent (en fonction de l’investissement financier nécessaire). Une fois un accord établi
suivant une procédure bien déterminée, les parties de la collection qui sont acceptées sont
transférées à BAC et sont traitées, ce qui implique une évaluation approfondie. Suit un
Rapport de disposition qui, selon accord préétabli, prévoit soit le retour des boîtes que BAC
ne veut pas, soit leur destruction.
111
Bibliothèque et Archives Canada, Méthodologie d’évaluation : macro-évaluation et analyse fonctionnelle,
approuvé par l’Archiviste national du Canada le 17 octobre 2001.
54
Que ce soit dans le cadre des pratiques des Archives gouvernementales ou des Archives
privées et collections spéciales, nous constatons que les archivistes responsables de la
sélection de ce qui est digne d’être conservé ont une marge de manœuvre intéressante. Dans
les deux contextes, les décisions se font en accord avec les producteurs ou les propriétaires
des fonds ou collections à acquérir et sur la base d’un savoir approfondi : dans le cadre des
Archives gouvernementales, ce savoir se construit suivant la procédure qui mène au Protocole
d’entente ; dans le cadre des Archives privées et collections spéciales sur la base du savoir de
l’archiviste, souvent très spécialisé et recouvrant également le rôle de chercheur ou historien
dans son domaine. La « ressource raison » est ainsi spécifiquement prise en considération.
4.1.2.3 Mémorisation réelle
La mémorisation réelle désigne toutes les actions liées à la préservation, la restauration,
l’organisation et la protection du patrimoine documentaire sélectionné. Nous avons désigné la
ressource « espace et temps » comme étant l’élément abstrait permettant la mémorisation
réelle des objets concernés.
La problématique ainsi désignée est similaire pour les Archives gouvernementales et les
Archives privées et collections spéciales. Alors que l’acquisition des fonds ou des collections
est, comme expliqué, prise en charge sous forme de projet par un archiviste responsable, les
documents sont ensuite stockés et préservés séparément, en fonction du support dont il s’agit
et des conditions de conservation que celui-ci requiert.
Conservation
Les parties de la collection qui sont stockées au Centre de préservation à Gatineau
bénéficient de conditions de conservation et de sécurité exceptionnelles en fonction du
support dont il s’agit. Les autres dépôts contiennent en prévalence des supports papier et
offrent les conditions qui conviennent.
Le défi de BAC (comme de tout autre établissement d’archives préservant les documents
à perpétuité) en termes de conservation réside dans l’augmentation inévitable des coûts au fil
du temps. Chaque nouvelle acquisition engendre des coûts de conservation à perpétuité, qui
augmentent proportionnellement à la faiblesse de la durée de vie des supports. De ce point de
vue, les documents électroniques et numériques constituent un casse-tête : la préservation des
équipements que BAC utilise pour les lire constitue un défi en soi. Leur préservation concerne
aussi bien le contenu, la technologie et le niveau de maintenance, dont on distingue l’état
suivant trois niveaux désignés par des couleurs : le vert, pour les équipements dont le contrôle
de la maintenance et le changement des pièces est détenu par la compagnie propriétaire de la
marque d’équipement; le jaune, pour les équipements dont la maintenance est assurée par
BAC, mais dont les pièces de rechange sont encore disponibles sur le marché ; le rouge, pour
les équipements dont aucun service ni pièce n’existent plus. Plus le niveau de maintenance se
trouve dans la zone rouge, plus les risques liés à la préservation sont élevés, ceci
indépendamment de l’investissement financier qui est fait pour leur préservation. Seulement
60 équipements sur 1150 se trouvent dans le niveau de maintenance vert, alors qu’environ le
70% d’entre eux ont moins de 5 ans.
Restauration
Comme expliqué, avec le Centre de préservation BAC bénéficie d’un pôle qui regroupe à
un même endroit toutes les compétences en matière de restauration. Les documents
audiovisuels et numériques étant les plus exposés aux risques de préservation, ils demandent
une prise en charge particulière.
55
Classement et répertoriage
Comme tout établissement d’archives, BAC possède des entrepôts intermédiaires (back
lags). Que ce soit pour les Archives gouvernementales ou les Archives privées et collections
spéciales, une fois que les documents sélectionnés arrivent à BAC, trois différents niveaux de
traitement sont appliqués :
(1)
l’enregistrement des boîtes, qui constitue un contrôle physique de base afin de
déterminer si les documents sont bien organisés et si le contenu des boîtes
correspond à ce qui a été décidé ;
(2)
l’acquisition, qui constitue un contrôle physique et substantiel des boîtes et des
listes fournies ; souvent, le traitement s’arrête à ce niveau faute de moyens et
les boîtes sont stockées dans des entrepôts intermédiaires.
(3)
la description permanente, qui constitue un contrôle complet et approfondi
prévoyant si nécessaire un remplacement des boîtes et la séparation des
différents supports éventuellement contenus. L’organisation d’une exposition,
le projet d’une publication ou une dégradation trop rapide des supports sont
souvent les éléments déclencheurs pour une description permanente.
Il existe en outre un quatrième niveau de traitement (qui n’est pas formalisé) : le
remaniement de la description permanente. Ce niveau de traitement est utilisé dans le cadre de
la numérisation de documents en vue d’une mise à disposition via Internet : dans ce cas, le
document ne peut pas être visible dans son ensemble, mais seulement une partie à la fois (par
exemple, page après page). Ceci nécessite une mise en contexte plus poussée.
Actuellement, l’identification et la description des éléments composant la collection de
BAC se fait par deux bases de données indépendantes : MIKAN sert à gérer la description des
contenus de la collection par séries, sous-séries et pièces ; TRAKER à identifier
l’emplacement physique des boîtes via des codes barre. Le passage de la première base de
données à l’autre doit se fait manuellement : le demandeur remplit un formulaire, qui est
ensuite utilisé pour insérer la demande dans la base TRAKER. BAC essaie actuellement
d’intégrer les deux bases de données en une seule pour que le processus de demande d’un
document se fasse de manière complètement automatique.
Protection
Chaque entrepôt dont BAC a la responsabilité assure la protection des parties de la
collection qui y sont stockés. Grâce au fait que le Centre de préservation ait été conçu et
construit en tant que dépôt d’archive, il constitue un modèle également du point de vue de la
protection de la collection qu’il continent (intrusion, inondation, incendie, etc.).
En conclusion, comme pour tout autre établissement d’archives, la mémorisation réelle
des objets composant la collection de BAC est réalisée au mieux en fonction des ressources à
disposition. Comme ailleurs, la ressource que nous appelons « espace et temps » est jugée par
l’institution comme étant constamment insuffisante. On essaie alors de mobiliser les
ressources informationnelles et politiques en vue de convaincre le monde politique de
renforcer le soutien. L’investissement de BAC en termes de gestion de l’information et tenue
des documents participe de cet effort.
4.1.2.4 Accessibilité au public
Enfin, dernier élément de l’étude du processus de mémorisation selon notre concept,
l’accessibilité au public renvoie à tous les éléments qu’il convient de considérer au sujet de
56
l’accès, y compris la mise à disposition et la valorisation des documents. Nous avons désigné
la ressource primaire à la base de l’accessibilité avec les termes de « espace public ».
Suivant l’art. 7 litt. b) de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada,
l’accessibilité est considérée par BAC comme étant le but ultime de son mandat112.
L’institution met en œuvre toutes les activités qui favorisent l’accessibilité des fonds ou
collections ouverts à la consultation, ainsi que leur valorisation (Site Internet, accès en ligne
aux collections numérisées, expositions, journées portes ouvertes, conférences, communiqués
de presse, publications, etc.). L’accès aux documents se fait dans le bâtiment de Rue
Wellington 395 à Ottawa, qui joue le rôle de ressource « espace public », mais qui exige un
transfert sur place des documents demandés. Les règles d’accès – spécifiques aux Archives
gouvernementales et aux Archives privées et collections spéciales – sont bien déterminées ; le
service de consultation est gratuit. Comme pour tout document se trouvant au sein d’une
administration, les documents encore soumis à la Loi sur l’accès à l’information ne peuvent
être obtenus que sur demande et approbation du Commissaire à l’information.
Les principaux utilisateurs des ressources informationnelles de BAC sont, dans l’ordre,
les employés du Gouvernement, les généalogistes, les chercheurs, les personnes concernées
par un conflit juridique, les autochtones ainsi que tous les autres utilisateurs.
4.1.3 Commentaires
Les descriptions et réflexions des pages précédentes sur la partie Archives de
Bibliothèque et Archives Canada ont été réalisées sur la base de la lecture des bases légales,
de documents publiés et internes, des rubriques très fournies du site Intranet et Internet de
l’institution, de la participation aux visites guidées présentant les différents services, ainsi que
grâce aux informations recueillies lors des entretiens réalisés avec Geneviève Allard, Marc
Levene, Paul Marsden, Mireille Miniggio, Peter DeLottinville, Candace Loewen et René
Paquet.
Sur la base de toutes ces informations, nous désirons mettre en évidence les éléments
suivants :
112
(1)
Bibliothèque et Archives Canada constitue à la fois – sous le contrôle du
Conseil du Trésor – la plus haute instance de régulation et de coordination en
matière de préservation du patrimoine documentaire et de tenue des
documents, ainsi que l’institution leader au niveau opérationnel et de
coordination. Ces tâches sont clairement réparties hiérarchiquement (instances
et fonctions dirigeantes de l’institution vs services qui assurent les opérations).
La distinction fonctionnelle entre régulateur et opérateur est ainsi assurée.
(2)
La fusion entre les deux institutions à l’origine de la naissance de BAC
constitue un effort continu qui s’étale sur plusieurs années (probablement une
décennie) et qui touche tous les domaines et activités de l’institution. La
fusion présuppose la prise en charge de l’information et de l’ensemble de son
cycle de vie comme un tout, c’est-à-dire en tant que ressource : d’ailleurs,
BAC parle désormais de « ressources informationnelles ». Cette nouvelle
perspective exige une évaluation et des modifications de tous les outils
permettant la réalisation du mandat qui lui est confié. L’effort d’unification
que la fusion requiert vise à éliminer les difficultés et les obstacles qui peuvent
être dépassés et à éliminer les règles spécifiques qui ne sont pas indispensables
Se référer à la brochure Bibliothèque et Archives Canada 2007-2008, Accès, Ottawa, 2008.
57
ou qui n’ont plus de sens ; ceci, tout en respectant les caractéristiques
intrinsèques de fonds, collections et objets qui, dans leur ensemble, constituent
la collection.
(3)
Au sein de BAC, on considère que la capacité de travailler dans le domaine du
numérique déterminera de façon croissante le succès de la nouvelle institution,
que ce soit du point de vue de l’acquisition, de la sélection, de la préservation
ou de la mise à disposition et de la valorisation. De manière générale, on
considère que le savoir faire et la connaissance pratique dans ce domaine sont
encore embryonnaires ; les défis à affronter sont de taille.
(4)
Tenant compte de la procédure qui règle la relation entre BAC et les acteurs
publics producteurs de l’information à archiver (Archives gouvernementales),
nous constatons que BAC est déjà très proche de l’administration. Du côté des
Archives privées et collections publiques aussi, il apparaît que l’institution
s’efforce de garder une relation de proximité avec les producteurs et donateurs
potentiels qui sont connus et suivis.
(5)
La gestion de BAC et de ses ressources est faite en fonction des résultats
visés. Ses choix et ses stratégies sont communiqués de manière transparente et
sont clairement identifiables ; en particulier, ils sont mis en relief dans les
documents de régulation (politiques, instructions, guides, etc.) et les différents
rapports publiés, de manière cohérente et claire.
(6)
Enfin, il est intéressant de remarquer que toutes les ressources théoriques que
nous identifions dans notre modèle sont clairement prises en considération et
intégrées dans les stratégies adoptées. La ressource « langage », en particulier,
fait l’objet d’une réflexion spécifique.
Le chapitre suivant est consacré à l’information produite et gérée au sein du
Commissariat à l’information. Cette étude de cas nous permettra d’avoir un aperçu du
fonctionnement futur du régime de tenue des documents à travers l’exemple des documents
produits par une administration ayant fait l’objet d’un projet pilote de recordkeeping. Une
partie des documents qu’elle produit seront archivés, au terme de leur cycle de vie, chez BAC.
4.2
Données du Commissariat à l’information
[Etat en novembre 2008]
Ce chapitre est consacré aux données du Commissariat à l’information du Canada113,
c’est-à-dire aux informations essentielles que cet acteur public produit et gère afin de remplir
son mandat. Le choix de cette étude de cas est extrêmement intéressant pour trois raisons.
Premièrement, le Commissariat à l’information fait l’objet d’un projet d’évaluation pour
la création et la mise en place d’une politique de tenue des documents (Recordkeeping
Assessment Project) en collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada114, ceci dans le
cadre du régime de la tenue des documents et suivant la version encore provisoire du guide
qui encadre, justifie et détermine l’ensemble des démarches qui sous-tendent la création de
normes de documentation au sein du gouvernement fédéral canadien (se référer au chapitre
113
Se référer au site Internet du Commissariat à l’information (http://www.infocom.gc.ca), consulté le
14.11.2008. Nombre d’informations relatées dans ce chapitre ont été tirées de ce site Internet.
114
Library and Archives Canada, Recordkeeping Assessment Projects. Project Charter. Documentation Standard
for the Office of the Information Commissioner of Canada, ADM version 2, 4 January 2008.
58
DONNEES DU COMMISSARIAT A L’INFORMATION
3.4.2 de ce document)115. Le projet vise à évaluer la faisabilité et les implications pratiques du
développement d’une norme de documentation dans une agence fédérale de petite taille ayant
des fonctions investigatrices et à en identifier les conditions d’implémentation : le
Commissariat à l’information a été sélectionné parmi d’autres administrations publiques de
petite taille dans ce but. Bibliothèque et Archives Canada définit les normes de documentation
comme suit :
Documentation standards are codifications of recordkeeping strategy, methodology, process and
procedure determined and established by government institutions to support decision-making and
assure the continuing presence of appropriate and adequate documentary evidence for business
activity over time116.
Ainsi, premier important résultat de ce projet, le rapport intitulé Library and Archives.
Documentation Standard – Small Federal Institution. Office of the Information Commissioner
of Canada (Annexe 8)117 identifie à travers l’analyse des processus de gestion du programme
d’activité les documents nécessitant d’être créés, capturés et gérés afin que le Commissariat
puisse remplir son mandat, assurer son devoir de rendre compte en étant à même de fournir à
tout moment les documents probants concernant ses prises de décisions au fil du temps. Deux
autres produits seront développés sur la base de ce projet : un guide identifiant les réquisitions
et les processus nécessaires au développement de normes de documentation pour agences
fédérales de petite taille ; et un guide d’application pour le personnel des agences de petite
taille responsable d’implémenter les normes de documentation dans son institution. Cette
étude de cas nous permettra ainsi d’avoir un aperçu concret des éléments de fonctionnement
d’une politique de tenue des documents au sein d’une administration fédérale canadienne
ayant réalisé l’exercice de bâtir une telle politique en l’alignant à son programme et à ses
opérations.
Deuxième raison d’intérêt, ce chapitre nous fournit l’exemple d’un acteur public qui
souffrait de manière directe des problèmes liés à l’évolution des technologies de l’information
et à l’absence de politiques internes de tenue des documents au sein des administrations
fédérales canadiennes, ce qui rend parfois difficile la réalisation de son mandat. En effet, le
Commissariat à l’information est l’acteur public responsable d’enquêter sur les plaintes des
personnes qui estiment que leurs droits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (L.R.,
1985, ch. A-1) – adoptée au Canada en 1983 et conférant à tous les citoyens canadiens et
résidents permanents le droit d’accès à une information détenue par une institution fédérale –
n’aient pas été respectés. Or, suite à l’évolution des technologies de l’information et aux
changements que celles-ci ont engendré dans nos capacités de créer, stocker et communiquer
l’information, le contexte dans lequel la loi s’applique a considérablement changé ces
dernières 25 années. D’une part, l’information dans le domaine public est de moins en moins
régie et, d’autre part, les citoyens souhaitent plus d’information et de transparence dans le
domaine de l’élaboration des politiques publiques et du fonctionnement des processus
décisionnels.
Enfin, la dernière raison d’intérêt pour cette étude de cas réside dans le fait qu’en Suisse
la Loi fédérale sur le principe de la transparence dans l’administration (LTrans) du 17
115
Library and Archives Canada, Creating Documentation Standards for Government Programs, Services and
Results : A Developmental Framework and Guide for Business Managers and Information Resources
Specialists, Corporate Management and Government Records Sector, Draft 3, 2008.
116
Ibid., p. 7.
117
KPMG, Library and Archives. Documentation Standard – Small Federal Institution. Office of the Information
Commissioner of Canada, Draft report, September 2, 2008. Ce document – ainsi que les informations obtenues
lors de l’entretien semi-directif réalisé et des lectures effectuées – servira de source principale aux descriptions
développées dans ce chapitre.
59
décembre 2004 (RS 152.3) est toute récente, elle n’est entrée en vigueur que le 1er juillet
2006. Ce chapitre pourra fournir des nouveaux éléments de réflexion liés à l’application de
cette nouvelle loi en Suisse.
Ce texte est construit suivant la structure du Questionnaire Memopolicy (orientation
données) présenté à l’Annexe 7.
4.2.1 Présentation des données
4.2.1.1 Choix des données à étudier
En vertu de la loi, toute personne qui fait une demande d’accès à l’information à une
institution fédérale et qui n’est pas satisfaite de la réponse a le droit de porter plainte auprès
du Commissariat à l’information. Les sujets des plaintes sont principalement118 :
•
le temps jugé excessif pour le traitement d’une demande (qui est en principe
de 30 jours, mais qui peut être prolongé pour des raisons déterminées et à
justifier) ;
•
le choix de la part des institutions fédérales des informations à communiquer
et des informations à soustraire à la communication en invoquant des
exceptions spécifiques et limitées (suivant le bon équilibre entre le droit à
l’information et la protection des intérêts, comme par exemple la vie privée
des personnes, le secret commercial, la sécurité nationale, etc.) ;
•
l’accès aux documents confidentiels du Cabinet119, qui sont exclus en vertu de
la loi et que les institutions ne peuvent donc pas communiquer.
Le Commissariat distingue ainsi trois grands groupes de plaintes, sur lesquelles il enquête
de manière approfondie, impartiale et privée : les plaintes administratives, les plaintes de refus
et les plaintes relatives aux exclusions applicables aux documents confidentiels du Cabinet.
Alors que le Commissaire est doté de pouvoirs d’enquête très étendus, il ne peut pas ordonner
le règlement d’une plainte : il doit faire recours à la médiation et à la persuasion. Après avoir
porté plainte après du Commissariat et avoir reçu son rapport, un plaignant insatisfait peut
déférer son affaire à la Cour fédérale du Canada pour qu’elle la révise. Le Commissaire à
l’information a comme rôle de représenter la bonne application de la Loi. Dans ce contexte,
suivant des conditions déterminées, il peut amener une affaire à la Cour, y représenter un
plaignant ou participer en tant qu’intervenant. De plus en plus, le Commissariat fait en outre
la promotion du droit des Canadiens d’accéder à l’information gouvernementale : il préconise
un plus grand accès à l’information et une transparence accrue.
Le Commissariat à l’information est organisé en quatre directions, qui toutes dépendent
du Commissaire à l’information (Figure 13):
118
•
la Direction Règlement des plaintes et respect de la loi, qui mène les enquêtes
et les activités de règlement des différends en vue de la résolution des
plaintes ;
•
la Direction Politique, communications et opérations, qui suit le rendement
des institutions fédérales en vertu de la loi, assure les orientations
Se référer au Rapport annuel 07-08. Une nouvelle direction, Commissariat à l’information du Canada,
Ottawa, 2008, pp. 8-9.
119
Le Cabinet constitue le conseil des Ministres au Canada. Se référer au site Internet du Premier ministre,
Cabinet du premier ministre (http://www.pm.gc.ca/fra/cabinet.asp?featureId=8).
60
stratégiques, dirige les relations avec le public, le gouvernement et le
Parlement et fournit un leadership stratégique et institutionnel dans les
domaines de la gestion financière, de la vérification interne et de la gestion de
l’information.
•
la Direction Services juridiques, qui représente le Commissaire dans les
dossiers judiciaires et offre des conseils juridiques sur les enquêtes et les
questions législatives et administratives ;
•
la Direction Ressources humaines, qui supervise la gestion des ressources
humaines et offre des conseils dans ce domaine.
Commissaire à l’information
Direction
Politique,
communications
et opérations
Direction
Règlement
des plaintes
et respect
de la loi
Direction
Services
juridiques
Direction
Ressources
humaines
Fig. 13: Organigramme du Commissariat à l’information du Canada
(niveau des directions).
Les informations qui se trouvent au cœur des activités du Commissariat et qui, d’ailleurs,
sont les plus nombreuses, sont produites par la Direction Règlement des plaintes et respect de
la loi : ce sont les dossiers d’enquête.
Nous concentrons ainsi la réflexion autour du processus de création, de tenue, de gestion
et de conservation de ce groupe particulier d’informations.
4.2.1.2 Contenu
Les documents produits dans le cadre des enquêtes qui sont menées ont pour but de
pouvoir réaliser le programme d’activités du Commissariat, à savoir : évaluer, enquêter,
réviser une décision, réaliser une enquête judiciaire et fournir un avis dans le respect des
plaintes déposées. Le soin apporté à la création, la gestion et la tenue des documents permet
de respecter les normes d’investigation qui assurent l’imputabilité et la transparence dans les
processus d’investigation et de décision. Si une affaire est déférée à la Cour, le Commissariat
doit s’assurer que ses dossiers soient admissibles comme preuve, soient fiables et
authentiques. Ainsi, les enquêteurs de la Direction Règlement des plaintes et respect de la loi
rendent compte de leur travail avec les dossiers d’enquête.
Le rapport Library and Archives. Documentation Standard – Small Federal Institution.
Office of the Information Commissioner of Canada détermine précisément le processus qui
mène à la résolution des plaintes et dresse une liste de tous les documents produits lors des
différentes étapes (Figure 14) 120.
120
Doc. cit., pp. 5-10.
Enquête
informelle
Rapport sur
les résultats et
clôture du dossier
Etc.
Dossier
d’enquête
Rapports d’enquête, des résultats
Compte rendu de l’enquête
Copies de documents gouvernementaux
Documentation des actions d’enquête
Révision de la
gestion de l’affaire
et approbation
Recommandations formelles
Dossier
d’enquête
Etc.
Rapport d’instruction
Correspondance avec le plaignant
Compte rendu des étapes d’enquête
Ouverture
du dossier
d’enquête
Enquête
formelle
Rapport et
fermeture
de l’affaire
Red files
Fermeture
du dossier
d’enquête
Copie signée du rapport des résultats
Révision
de la gestion
de l’affaire
Révision de la
gestion de l’affaire
Compte rendu final du rapport d’enquête
Admission et
enregistrement
de la plainte
Enquête
Impression des actions d’enquête
Admission et
enregistrement
de la plainte
61
Fig. 14: Groupes de documents produits et étapes caractérisant le
processus de résolution des plaintes déposées au Commissariat
à l’information du Canada
[Représentation simplifiée et condensée à partir de KPMG, Library
and Archives. Documentation Standard – Small Federal Institution.
Office of the Information Commissioner of Canada, Draft report,
September 2, 2008, pp. 5-10 et fig. 1].
Ce processus est composé de quatre étapes fondamentales (appelées sousprocessus). Chacune d’entre elles se caractérise par la production ou la récolte de documents
dont une partie est obligatoire et est présente dans chaque dossier d’enquête et une partie varie
selon le type d’affaire en cours :
•
admission de la plainte et enregistrement : si la plainte est admise, les
documents principaux qui la caractérisent sont la lettre du plaignant (qui peut
être accompagnée d’autres documents du plaignant pertinents, ainsi que de sa
correspondance avec l’institution gouvernementale concernée) ; le registre
des événements, les données de base du plaignant et toute correspondance ou
document en lien avec le plaignant ; l’accusé de réception, qui attribue
l’affaire à un enquêteur ; les documents produits à l’interne contenant les
données de base qui permettent de faire le lien entre l’enquête, le plaignant et
l’institution, la date de réception de la plainte, le numéro du dossier, le
résumé de la problématique ; le compte rendu de l’enquête initiale ; le rapport
d’instruction ; etc. ;
•
enquête : cette étape correspond à l’ouverture du dossier d’enquête. Elle se
déroule habituellement en deux temps, avec une première enquête informelle
et, si la plainte ne peut être résolue à ce stade, l’enquête formelle. Les
documents clés de ces deux étapes sont tous ceux qui sont produits par
l’action d’enquêter, y compris les notes d’appels téléphoniques, de
discussions avec les différentes parties concernées, etc. ; un compte rendu de
l’enquête envoyé à l’institution gouvernementale concernée par la plainte ;
une copie des documents en cause de l’institution gouvernementale ; un
rapport d’enquête et un rapport sur les résultats. De nombreux autres
62
documents peuvent être produits lors de l’enquête selon la manière dont celleci se déroule ;
•
révision de la gestion de l’affaire et approbation : cette étape se caractérise
par l’impression papier de la part de l’enquêteur de toutes les actions
entreprises pendant l’enquête sous forme d’un compte rendu ;
•
rapport sur les résultats et clôture du dossier : lors de cette dernière étape,
l’enquêteur produit une copie signée du rapport sur les résultats et un compte
rendu final du rapport d’enquête.
Il apparaît ainsi que les dossiers sont composés de documents produits à l’interne de la
Direction tout au long du processus (par les enquêteurs, les avocats, les responsables du
contact avec le client, les responsables du suivi de la correspondance, etc.), de documents
produits et envoyés au Commissariat par les plaignants ou par les institutions
gouvernementales concernées, ainsi que des copies des documents au centre de litige (red
files). Il peut s’agir de lettres, notes d’appels ou de discussions, de courriels, de rapports, de
comptes rendus, de listes de contrôle, etc. Les red files – parce qu’ils constituent des copies,
ne sont pas produits au sein du Commissariat et se trouvent au cœur du litige – sont conservés
à part tout en faisant partie du dossier. Les dossiers et les red files sont conservés de manière
sécurisée.
Depuis la création du Commissariat à l’information jusqu’aujourd’hui, tous les dossiers
d’enquête ont été conservés, car une politique interne de tenue des documents manquait.
Cependant, ces documents ont une valeur surtout dans les périodes active et intermédiaire de
leur cycle de vie. On considère que dans leur période définitive ils n’ont pas de valeur
patrimoniale particulière ; leur utilité réside plutôt dans la possibilité de réaliser des
statistiques et de rédiger un résumé qui consigne les cas particulièrement intéressants. Suite au
développement d’une politique interne de tenue des documents, le Commissariat, en
collaboration avec BAC, est en train de déterminer la période de conservation pour les
différents dossiers : la période de conservation des dossiers d’enquête sera de 2 ans, certaines
autres catégories particulières de dossiers seront conservés pendant 5 ans, les dossiers qui ont
été le sujet d’un litige devront être conservés pendant 21 ans et, enfin, les dossiers identifiés
comme ayant une valeur archivistique seront versés à BAC. Suite à cette décision, en cours
d’approbation, les dossiers produits avant 1995 (dont les plus anciens remontent à 1983)
devront être détruits, exception faite pour les dossiers qui font l’objet d’une action
judiciaire121.
D’autres informations de nature administrative sont produites au sein de la Direction
Règlement des plaintes et respect de la loi : elles concernent surtout les déplacements des
employés, les réunions et décisions internes (par exemple : ordres du jour, notes,
présentations, photocopies), etc. Ces documents sont conservés dans des dossiers
administratifs au sein de la division du Commissariat concernée (par exemple, la division des
Finances).
Suivant la même démarche que pour la direction Règlement des plaintes et respect de la
loi, le rapport Library and Archives. Documentation Standard – Small Federal Institution.
Office of the Information Commissioner of Canada détermine de manière préliminaire les
processus d’affaires et la production documentaire dans la Direction Politique,
121
Le processus de décision concernant les périodes de conservation des dossiers est en cours au moment de
rédaction de ce chapitre ; elles n’ont donc pas encore été formellement approuvées.
63
communications et opérations, la Direction des services juridiques et la Direction des
ressources humaines122.
4.2.1.3 Supports
Une majorité des documents créés à l’intérieur du Commissariat à l’information dans le
processus de résolution des plaintes sont produits électroniquement. Le suivi de la gestion des
affaires, des documents et de l’information est garanti par des programmes informatiques ad
hoc utilisés au sein d’institutions gouvernementales ayant des caractéristiques communes
(IIA : Integrated Investigation Application et RDIMS : Record Documents and Information
Management System). Au moment de la révision de la gestion de l’affaire, l’enquêteur
responsable les imprime et les introduit dans le dossier afin qu’il soit complet et qu’il
permette la reconstitution exacte des événements. Ces documents sont donc conservés à
double, à la fois sous forme papier et sous forme électronique. Les documents produits par les
plaignants ou par les institutions gouvernementales concernées sont par contre uniquement en
papier. Quant aux red files, ils sont composés de copies de documents papier ou
d’informations électroniques sur CD.
4.2.1.4 Organe compétent
Le Commissariat à l’information est une institution publique structurée comme expliqué
en quatre directions (Figure 13), elles-mêmes organisées en divisions. Elle bénéficie d’une
très grande indépendance. Il ne fait d’ailleurs pas partie d’un ministère, mais est directement
soumis au Parlement : la loi qui fonde son mandat a un statut quasi constitutionnel et plus de
250 institutions gouvernementales doivent s’y référer. L’organe formellement en charge de la
surveillance de la mise en œuvre de la Loi sur l’accès à l’information est le Conseil du Trésor
du Canada, qui renseigne l’administration fédérale canadienne sur la manière d’implémenter
la loi. Le Commissaire à l’information est un ombudsman qui émet des recommandations aux
institutions fédérales sans qu’ils soient obligés de les appliquer. Le 96% des plaintes sont
résolues à la satisfaction des plaignants à travers ce travail de médiation et de négociation.
Le Commissariat à l’information constitue le pendant du Commissariat à la protection de
la vie privée du Canada (CPVP)123, qui a la responsabilité de surveiller le respect de la Loi sur
la protection des renseignements personnels (pour les pratiques de traitement des
renseignements personnels utilisés par les ministères et organismes fédéraux)124 et de la Loi
sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (pour les
organismes privés)125. Jusqu’à 2005 les deux institutions partageaient certains services
(comme les Ressources humaines ou les Finances) tout en gardant leur indépendance dans
l’exercice de leurs responsabilités. Depuis, chacune d’entre elle possède et gère ses propres
services.
Le Commissariat se trouve dans une phase de profonde réorganisation. D’une part, sa
scission du CPVP l’a contraint à entamer une réorganisation interne des aspects qui étaient
pris en charge de manière conjointe, dont l’organisation de la tenue des documents fait partie.
D’autre part, la Loi sur l’accès à l’information a désormais 25 ans et c’est l’occasion pour le
122
Puisque notre chapitre se concentre sur les dossiers d’enquête uniquement, pour plus de détails nous
renvoyons le lecteur intéressé à l’Annexe 8.
123
Se référer au site Internet du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
(http://www.privcom.gc.ca).
124
Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R., 1985, ch. P-21).
125
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (2000, ch. 5).
64
Commissariat de faire le point sur l’état de l’accès à l’information au Canada et de renforcer
sa position, notamment en modernisant les outils informatiques utilisés, en rendant les
processus internes plus efficaces, en renforçant la communication à l’externe.
Avec ses 78 employés, le Commissariat à l’information est une institution fédérale de
petite taille qui travaille de manière totalement indépendante et neutre. Il n’entretient que des
collaborations ponctuelles, concernant des projets déterminés : la création d’une politique
interne de gestion des documents – qui implique la collaboration avec Bibliothèque et
Archives Canada ainsi que l’appui d’une société privée de consultants (KPMG) – en est un
exemple.
L’entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité (2006, ch. 9) a apporté des
changements importants à la Loi sur l’accès à l’information126. L’une des modifications
concerne la définition de « institution fédérale », qui a été élargie notamment aux hauts
fonctionnaires du Parlement et aux sociétés d’Etats : depuis le 1er avril 2007, environ 250
institutions sont désormais assujetties à la Loi sur l’accès à l’information (environ 70
institutions en plus), dont le Commissariat lui-même. Celui-ci a donc dû faire face à une
importante augmentation de la charge de travail et, en même temps, mettre en place à l’interne
les outils nécessaires à répondre lui-même au droit d’accès : en particulier, afin d’éviter les
conflits d’intérêt, nommer un Commissaire à l’information ad hoc qui se charge des plaintes
déposée contre le Commissariat. Le Commissariat a en outre mis en place un processus
d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Cette nouvelle donnée
met le Commissariat à l’information encore plus qu’auparavant sous la loupe des médias, du
gouvernement et du public en général. Dans ce contexte, son investissement actuel dans la
création et mise en place d’une politique de tenue des documents – qui se fonde également sur
la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur la Bibliothèque et les
Archives du Canada (2004, ch. 11) – n’est pas anodin.
A moyen terme, un autre changement important pourrait avoir lieu : l’évolution tout au
long de ce dernier quart de siècle dans le domaine de la technologie de l’information a
entraîné des changements fondamentaux et permanents dans les pratiques de gestion des
documents des institutions publiques : le régime d’accès à l’information a donc besoin d’une
réforme profonde. Parmi les éléments à considérer figurent le renouvellement des
investissements relatifs à la gestion des documents dans le secteur public, l’encouragement
d’une communication spontanée et obligatoire de l’information (appelée divulgation
proactive), la prise en considération des défis posés par les nouvelles technologies (par
exemple par messagerie électronique) et l’accès à l’information pour tous (et non seulement
pour les Canadiens ou les résidents permanents)127.
Plus spécifiquement concernant la création, la gestion et la tenue des documents au sein
du Commissariat à l’information, plusieurs lois en constituent la base légale. En plus de la Loi
sur l’accès à l’information, de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et de la
Loi sur la protection des renseignements personnels, il convient de citer encore la Loi de
crédits (L.R., 1899, ch. Z-01), la Loi sur la gestion des finances publiques (L.R., 1985, ch. F11), la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (2003, ch. 22, art. 12 et 13).
126
Se référer au Rapport annuel 07-08, pp. 50-51.
Se référer à Murray Rankin, La Loi sur l’accès à l’information 25 ans plus tard : vers une nouvelle génération
de
droits
d’accès
au
Canada,
10
juin
2008
(accessible
en
ligne
à
l’adresse
http://www.ppforum.ca/fr/events/details.asp?id=259&theme=all&year=u2008).
127
65
4.2.1.6 Coûts
Le financement du Commissariat à l’information provient annuellement du Conseil du
Trésor. Son budget annuel tourne autour des 7,665 millions dollars canadiens. En 2007-2008,
le nombre de plaintes a augmenté de 80% par rapport à l’année précédente : le Commissariat
a reçu presque 2400 plaintes.
Suivant notre concept d’analyse, l’étude du processus de mémorisation et – à un niveau
abstrait – des ressources qui en sont le fondement permet de comprendre les processus qui
mènent à la préservation ou à la destruction des informations contenues dans les dossiers
d’enquête du Commissariat à l’information du Canada. Alors que jusqu’à présent le processus
de mémorisation aboutissait à la préservation de toutes les informations contenues dans les
dossiers et à l’ensemble des dossiers d’enquête, la mise en place de la politique interne de
tenue des documents permettra de compiler les dossiers sur une base uniforme d’indications
très précises et, après un délai établi de commun accord avec Bibliothèque et Archives
Canada, de détruire les dossiers qu’il ne convient plus de préserver.
Nous avons désigné avec le terme de « mémorisabilité » la possibilité de fixer une
information sur un support et de l’y maintenir, ce qui présuppose l’existence préalable d’un
langage ou code commun (ressource « langage »).
Au sein du Commissariat à l’information la question de la mémorisabilité ne pose pas de
difficulté particulière. Toutes les actions entreprises par les enquêteurs du Commissariat à
l’information dans le cadre d’une enquête, qu’elle soit formelle ou informelle, sont
mémorisables : même s’il s’agit d’échanges verbaux comme lors d’une réunion, d’une
rencontre ou d’une discussion téléphonique, l’enquêteur fixe les informations essentielles
qu’il a récoltées sous forme de notes et enregistre l’action et son contenu au moyen des outils
informatiques IIA et RDIMS. Les seules informations que les enquêteurs sont susceptibles de
ne pas mémoriser sont celles récoltées lors de petites recherches préalables – par exemple via
Internet – afin de se mettre au courant d’un thème, d’une problématique ou pour trouver des
informations de base. Le critère qui permet à l’enquêteur de décider s’il convient de
mémoriser une information en la fixant sur un support ou non est la pertinence pour résoudre
une affaire. En plus des règles d’éthique professionnelle, la soumission à la loi exclut la
mémorisation d’informations qui ne sont pas pertinentes.
Les choses se compliquent considérablement si l’on oriente la réflexion sur la
mémorisabilité des informations au sein des institutions gouvernementales, suivant les
obligations de la Loi sur l’accès à l’information. Même si cette réflexion déborde du sujet de
ce chapitre, elle constitue un enjeu majeur pour que le Commissariat à l’information puisse
remplir son mandat en cas de plainte. Le développement de la société et des technologies de
l’information constitue un défi pour le Commissariat, car l’utilisation et l’emmagasinage des
données électroniques posent des difficultés en termes de mémorisabilité. Le Rapport annuel
07-08, qui contient le résumé de quelques affaires particulièrement intéressantes, fourni un
exemple représentatif à ce sujet. En vertu de la loi, une personne a demandé d’accéder à tous
les messages poste à poste envoyés par BlackBerry (non enregistrés ailleurs) entre deux hauts
fonctionnaires fédéraux pendant une période déterminée. Puisque les institutions
gouvernementales concernées ont répondu qu’aucun document n’existait, la personne s’en est
plainte auprès du Commissariat. Celui-ci a pu déterminer que les politiques pertinentes en
66
termes de tenue de dossiers reliés aux messages de BlackBerry (distinction entre documents
transitoires, qui peuvent être détruits, et documents de valeur durable, qui doivent être fixés
dans un compte de courrier électronique) existaient auprès des institutions en question et en a
déduit que la plainte n’était pas fondée. En effet, il n’est pas possible de déterminer si des
messages de valeur durable ont effectivement existé et ont été éliminés à mauvais escient128.
Cette problématique dérive du fait que les nouvelles technologies donnent la possibilité de
communiquer en tout temps et en tout lieu avec des outils extrêmement souples qui – si leurs
utilisateurs ne se tiennent pas à une discipline rigoureuse – échappent facilement aux
processus de mémorisabilité.
L’exemple cité et l’étude de cas du Commissariat à l’information montre que la
mémorisabilité – en particulier pour ce qui concerne les nouveaux outils des technologies
d’information comme le BlackBerry, très utilisés par les cadres de l’administration fédérale
canadienne – est principalement régulée au sein des institutions fédérales elles-mêmes et non
pas suivant une politique générale129. Les enquêteurs du Commissariat sont particulièrement
attentifs à la mémorisation de toutes les actions en lien avec une plainte qu’ils entreprennent.
Les outils informatiques qu’ils ont à disposition pour assurer le suivi de la résolution d’une
affaire font office de ressource « langage ».
La dignité à la mémorisation renvoie à l’évaluation de la valeur d’une information et de
son support ; elle dépend de la possibilité de réaliser une sélection raisonnée sur la base des
connaissances substantielles du domaine concerné (ressource « raison »).
Dans le travail concret des enquêteurs, la dignité à la mémorisation d’une information
correspond à son introduction dans le dossier d’enquête. Le critère appliqué, en plus de celui
de la pertinence de l’information pour résoudre l’affaire, dont nous avons déjà parlé, est son
utilité pour reconstituer les différentes étapes de l’enquête. Les enquêteurs eux-mêmes sont
donc les seuls aptes à juger de ce qui est digne d’être mémorisé.
Comme expliqué, depuis la création du Commissariat et jusqu’à présent, tous les
documents produits lors du processus de résolution des plaintes ont été conservés : en
l’absence d’une politique formelle de tenue des documents, d’un Protocole d’entente rédigé
de commun accord avec BAC et de la signature des Autorisations de disposer des documents,
tous les dossiers d’enquête ont toujours été conservés une fois les affaires résolues.
Désormais, le Commissariat bénéficiera d’une Autorisation pluriinstitutionnelle de disposer
des documents (APDD) proposant une période de conservation de 2 ans (ou d’une durée plus
longue, comme expliqué) après laquelle les dossiers d’enquête (papier et informatiques) sont
détruits. Depuis que le Commissariat lui-même est soumis à la Loi sur l’accès à l’information,
il est particulièrement important que les dossiers qui sont susceptibles d’être demandés en
vertu de la loi ne contiennent pas des documents dont le Commissariat n’a pas la
responsabilité, même s’ils sont protégés. Des résumés sans informations personnelles des cas
les plus intéressants seront publiés sur le site Internet du Commissariat à l’information. Ces
textes ont un intérêt historique et seront conservés sur le long terme, de même que les
informations nécessaires à réaliser des statistiques.
Les dossiers des affaires d’enquête qui deviennent des affaires légales sont insérés dans
les dossiers légaux et commencent un nouveau cycle de vie beaucoup plus long, soumis aux
128
129
Rapport annuel, doc. cit., pp. 38-39.
Ibid., p. 39.
67
règles de conservation mises en œuvre dans les courts. La dignité à la mémorisation de ces
informations trouve ainsi une nouvelle raison d’être.
Nous constatons ainsi que, par ces démarches centrées sur une nouvelle politique de
tenue des documents, le Commissariat à l’information mettra en place de nouvelles règles
concernant la dignité à la mémorisation et basées sur une réflexion approfondie de ce qu’il
convient conserver à long terme. Ces règles tiennent compte de la ressource « raison » et ne
prônent la préservation que des informations qui méritent réellement d’être sauvegardées.
La mémorisation réelle désigne toutes les actions contribuant à l’organisation et à la
préservation des documents ; celle-ci est possible grâce à la ressource que nous désignons par
les termes « espace et temps ».
Les enquêteurs de la Direction Règlement des plaintes et respect de la loi assurent le suivi
des affaires, des documents et des informations avec des outils informatiques (IIA pour la
gestion des affaires et RDIMS pour la gestion des documents et des informations
électroniques). Chaque action entreprise et chaque document produit sont enregistrés dans le
système et sont ainsi stockés. Les documents produits à l’interne sont ainsi doublement
conservés, sur support électronique et sur support papier. Le lien entre les informations
électroniques et les dossiers papier est assuré grâce à une double numérotation comprenant le
numéro d’investigation (qui est utilisé uniquement à l’interne) et le numéro de plainte.
La mémorisation réelle des informations et des dossiers est assurée à l’intérieur de la
Direction de manière uniforme. Les enquêteurs sont responsables des plaintes et des dossiers
correspondants qui leur sont confiés, qui pendant leur période active de vie sont stockés dans
leurs propres bureaux, sous clé. C’est de leur responsabilité de s’assurer la place et le temps
nécessaires à la qualité des informations récoltées et des dossiers compilés. Une fois que
ceux-ci ont terminé leur cycle de vie, ils sont stockés dans des locaux sécurisés.
4.2.2.4 Accessibilité
L’accessibilité renvoie à tous les éléments qu’il convient de considérer au sujet de l’accès
à l’information sur la base de la ressource « espace public ».
Suivant l’art. 35.(1) de la Loi sur l’accès à l’information, les enquêtes sur les plaintes
menées par le Commissariat sont secrètes. Tous les dossiers d’enquête du Commissariat sont
conservés de manière sécurisée et personne d’autre que les enquêteurs directement concernés
ou le Commissaire à l’information ne peuvent y accéder. Dans le cas d’une demande d’accès,
les dossiers qui contiennent des informations protégées (art. 19.(1) et suivants de la loi) et les
red files (art. 16.1(1) et 16.2(1)) ne peuvent pas être communiqués. Les règles d’accès sont
donc précisément déterminées par la loi.
4.2.3 Commentaires
Les descriptions et les réflexions contenues dans ces pages dédiées au Commissariat à
l’information du Canada ont été réalisées sur la base de la lecture des bases légales, de
documents publiés et internes, des rubriques du site Internet de l’institution, ainsi que grâce
aux informations recueillies lors d’un long entretien avec Mme. Marey Gregory et Mme.
Nadine Welter. Cette étude de cas nous permet de mettre en évidence les éléments suivants :
(1)
L’exemple du Commissariat à l’information confirme le fait que la création
d’une politique interne de tenue des documents présuppose impérativement la
68
connaissance approfondie du programme d’activités et du suivi des affaires ;
le Commissariat a procédé à l’analyse de son propre fonctionnement grâce aux
compétences d’employés désignés, des archivistes responsables du secteur
auprès de BAC et de consultant externes. Sur cette base, il a été possible
ensuite d’établir quels sont les groupes de documents et d’informations
produits, quel est leur rôle et quelles sont les nécessités en termes de
préservation.
(2)
La mise en place concrète d’une politique de tenue des documents, qui
constitue la prochaine étape à affronter par le Commissariat, nécessite des
compétences spécifiques et un suivi constant, c’est-à-dire de disposer à
l’interne d’une personne compétente et responsable en la matière.
(3)
Alors qu’il est vrai que la création et la mise en place d’une telle politique
demande à court terme un investissement significatif de la part de l’institution
concernée, qui doit en premier lieu assurer son mandat, un bon suivi des
affaires, des documents et des informations permet à long terme d’obtenir un
meilleur rendement (en termes de travail, mais aussi en termes de ressources
financières, humaines, infrastructurelles).
(4)
Pour une institution comme le Commissariat à l’information, qui doit veilleur
à une correcte interprétation de la loi tout en y étant elle-même soumise, il est
fondamental d’éviter que les employés ne séparent les documents liés à un
dossier d’enquête en créant des tiroirs personnels. Une politique de tenue de
document doublée d’outils informatiques adéquats permet de conserver le lien
entre les actions d’enquête et les documents correspondants.
(5)
La scission d’un organisme en deux institutions séparées et les changements
technologiques constituent autant de facteurs qui augmentent le risque de
perdre la mémoire corporative d’une institution. Les politiques et les outils
qu’on crée doivent être suffisamment souples pour supporter de tels
changements.
(6)
La soumission d’une institution à la législation concernant la transparence et
l’accès à l’information a visiblement un impact très important sur la manière
dont la documentation et l’information produites à l’interne sont tenues,
gérées et préservées.
4.3
Données météorologiques et climatologiques
[Etat en décembre 2008]
Ce chapitre est consacré aux données météorologiques et climatologiques du Service
météorologique du Canada (SMC)130. Celui-ci est responsable sur le plan national de
l’information météorologique qui – comme nous l’avions constaté dans l’étude de cas dédiée
à MétéoSuisse – constitue un service indispensable au bon fonctionnement de la nation131.
Parmi ses tâches principales on peut citer la surveillance du niveau des eaux, la mise à
130
Se référer au site Internet du Service météorologique du Canada (http://www.msc-smc.ec.gc.ca), consulté le
02.12.08. De nombreuses informations relatées dans ce chapitre ont été tirées de ce site Internet.
131
Il est significatif de noter en ce sens que, d’après le Rapport annuel 2006, p.3 du Service météorologique, le
Site Internet de celui-ci est le plus populaire du gouvernement, avec en moyenne 540'000 visites par jour en
2006.
DONNEES METEOROLOGIQUES ET CLIMATOLOGIQUES
69
disposition d’information et la réalisation de recherches en climatologie, en sciences de
l’atmosphère, dans le domaine de la qualité de l’air, des glaces et dans d’autres champs
environnementaux.
Les informations contenues dans ce texte, rédigées sur la base du Questionnaire
memopolicy (orientation données) présenté à l’Annexe 7, peuvent être comparées au chapitre
4.1 de l’Etude principale I132, consacré aux données météorologiques et climatologiques
produites par l’Office fédéral de météorologie et de climatologie en Suisse.
4.3.1 Présentation des données
En 2003, le Service météorologique du Canada a mis en place un important programme
visant à moderniser ses opérations et à améliorer ses services. Dans ce cadre, la gestion et la
préservation des données constituent des enjeux fondamentaux : le SMC vise à les rendre plus
efficaces, notamment en comprenant mieux les mécanismes qui caractérisent le cycle de vie
des informations produites en relation aux différentes fonctions du Service météorologique, à
uniformiser leur production, leur traitement et leur archivage en fonction des usages, à
renforcer leur mise à disposition. Afin d’atteindre ces objectifs, une nouvelle politique de
gestion des données (Data Management Initiative) est en train d’être créée. Celle-ci n’est pas
considérée comme étant un changement radical, mais comme l’évolution et l’amélioration des
pratiques existantes.
4.3.1.1 Choix des données à étudier
Le Service météorologique du Canada produit différents types de données dont la récolte,
le traitement et la préservation sont faites à différents niveaux (national ou provincial) et par
différents services. La préservation à long terme est prise en charge par des archives
d’informations environnementales contenant entre autres des données climatologiques
passées, des données sur l’hydrologie et les glaces, des informations sur les conditions
actuelles (comme la qualité de l’air, les niveaux d’eau, la température, l’humidité, les
précipitations), ainsi que des prévisions environnementales.
Les données reliées à l’information météorologique et climatologique produites par le
SMC peuvent être distinguées en quatre grands groupes 133 :
•
les données de relevés (systematic monitoring data) atmosphériques ;
•
les données relevant de calculs informatiques (computer generated results) ;
•
les données des prévisions (forecast data) ;
•
les données de recherche (research data).
Ces quatre groupes de données sont conservés à long terme. Les Archives nationales
d’information et de données climatologiques (Archives climatiques nationales)134, qui se
trouvent à Toronto, s’occupent de préserver les relevés atmosphériques, c’est-à-dire les
données découlant des observations climatiques et météorologiques officielles du Canada. Les
132
Peter Knoepfel / Mirta Olgiati, Politique de la mémoire nationale. Etude principale I, IDHEAP, Chavannesprès-Renens, juin 2007, pp. 17-30.
133
Nous n’aborderons pas dans ce chapitre les données concernant le fonctionnement du Service météorologique
du Canada, comme par exemple les données ou dossiers administratifs ou concernant le personnel.
134
Se référer au site Internet des Archives nationales d’information et de données climatologiques
(http://climate.weatheroffice.ec.gc.ca), consulté le 01.12.08.
70
données appartenant aux trois autres groupes identifiés sont produites sur la base des relevés
atmosphériques et sont préservées par des services d’Archives basées à Montréal135.
Les données de relevés atmosphériques sont fondamentales, car elles constituent la base
pour la production de tous les autres types de données (prévisions, surveillance de la météo,
du climat et du niveau des eaux, recherche) et – tout comme les données météorologiques et
climatologiques produites par MétéoSuisse – se trouvent au cœur du mandat du Service
météorologique. En outre, elles constituent un outil fondamental pour le bon fonctionnement
d’une multitude d’acteurs publics et privés, ainsi que pour tout individu au Canada. C’est
donc sur ce groupe spécifique de données que les descriptions et les analyses de ce texte se
concentrent.
4.3.1.2 Contenu
Les relevés atmosphériques sont produits par la Direction générale Surveillance
météorologique et environnementale grâce à un réseau national d’observation du climat et de
la météorologie (stations). En termes de préservation, l’un des enjeux pour ce type de données
est le fait qu’elles peuvent être produites et exploitées à des moments différents. Les données
produites et exploitées immédiatement (par exemple pour les prévisions) sont des données en
temps réel (real time data) et ne sont pas organisées pour l’archivage ; les données qui sont
exploitées plus tard (par exemple pour les analyses climatologiques) sont des données en
temps non réel (non real time data) et doivent être organisées pour l’archivage, dans le sens
qu’elles doivent être utilisables et disponibles à long terme.
Le processus allant de la récolte à l’archivage des données en temps non réel se déroule
actuellement parallèlement au processus de traitement et d’analyse des données.
De manière simplifiée, il peut être résumé ainsi (Figure 15) :
A. les données brutes en temps réel (relevés) sont recueillies par le réseau
d’instruments de mesure disséminés dans les différentes régions du pays (stations
de
surveillance
des
conditions
atmosphériques,
hydrographiques,
océanographiques et terrestres).
B. des enregistreurs automatiques de données consignent les informations récoltées ;
C. ces informations sont envoyées via la ligne téléphonique ou le réseau Internet
dans des Centres locaux de collecte ;
D. ceux-ci envoient les données au Centre national de distribution à Montréal, qui les
centralise ;
E. le Centre national de distribution fournit les données à tous les utilisateurs du
Service météorologique du Canada qui en ont besoin ;
F. les Archives nationales d’information et de données climatologiques constituent
l’un des utilisateurs. Les données brutes sont archivées telles quelles dans une
base de données appelée Raw data base. En parallèle, ces mêmes données sont
contrôlées automatiquement par des logiciels informatiques pour en détecter les
erreurs : s’ils en trouvent, des techniciens les vérifient individuellement et les
corrigent. Les données corrigées sont archivées dans une autre base de données
135
Les données concernant la qualité de l’eau et de l’air sont essentiellement de la responsabilité des
gouvernements provinciaux, exception faite pour les données de la surveillance de base, qui sont de la
responsabilité du gouvernement fédéral.
71
appelée Quality controlled data base. Les données sont archivées dans deux bases
de données indépendantes à des intervalles de quinze minutes, d’une heure, d’un
jour ou d’un mois suivant un format standard. Chaque enregistrement comporte
l’indicatif de la station, la date et le numéro d’élément ainsi que les données pour
chaque intervalle de temps. Les fichiers d’archives sont organisés par répertoires :
-
observations météorologiques horaires ;
taux de précipitations ;
données climatologiques quotidiennes ;
données climatologiques mensuelles ;
insolation effective ;
rayonnement solaire ;
température du sol ;
données des bacs d’évaporation ;
vents ;
données des précipitations ;
données aérologiques en altitude.
G. les Archives climatiques nationales entendent désormais fusionner les deux bases
de données et en créer une nouvelle qui permette de distinguer différents niveaux
d’élaboration des données et différents produits : les données brutes, un premier,
deuxième, troisième, quatrième et cinquième niveau de contrôle de qualité et
jusqu’aux données traitées (produites à partir d’un processus de calcul).
La création d’une base de données unique distinguant les niveaux d’élaboration et les
produits permet de maintenir le contrôle des démarches de traitement effectués (contrôle de la
qualité et analyse), de renforcer la constitution de métadonnées et de développer une gestion
intégrée des données qui permette de les associer à d’autres groupes de données.
Ces changements sont introduits suivant un Modèle de plan de projet axé sur les
résultats136, qui vise à garantir l’archivage et l’accessibilité de toutes les données et
métadonnées météorologiques, climatologiques, hydrométriques et sur la qualité de l’air. Ils
font partie des mesures de réorganisation du SMC et s’insèrent dans une initiative
pluriannuelle appelée Cadre de gestion des données (Data management initiative)137, qui
constitue en fait le projet de création d’une nouvelle politique interne de gestion des données.
La nécessité de gérer les données d’une nouvelle manière découle principalement de la
quantité de données à gérer – toujours en augmentation – et des coûts de leur mise à
disposition. Le projet s’appuie sur la conviction que la gestion des données contribue à la
prise de décision et potentialise l’aboutissement des résultats des utilisateurs.
136
Service météorologique du Canada, Modèle de plan de projet axé sur les résultats [document interne], version
du 22 avril 2005.
137
Service météorologique du Canada, MSC Data Management Initiative. Draft Road Map [document interne],
draft, August 12, 2008.
72
A.
Réseau de
mesure
E.
Données
brutes
Utilisateur SMC
Utilisateur SMC
C.
B.
Enregistreurs
automatiques
de données
Données
brutes
Centres
locaux de
collecte
D.
Centre
national de
distribution
Données
brutes
Données
brutes
Utilisateur SMC
F.
G.
Utilisateur SMC: Archives nationales
d’information et de données
climatologiques
Données
brutes
Contrôles
Données
corrigées
Données
Données
brutes
Situation actuelle
Situation à venir
Fig. 15: Processus de production, de récolte et d’archivage des données
atmosphériques au sein du Service météorologique du Canada.
La stratégie de création de cette nouvelle politique, qui aboutira concrètement à la mise
en place d’un Système de gestion des données (Data Management System), se déroule suivant
trois niveaux, du général au particulier : la création d’un cadre stratégique, la mise en place
des systèmes nécessaires et la gestion concrète des données. Les éléments qui caractériseront
le cadre stratégique du Système de gestion des données seront notamment les suivants :
•
une politique d’accès et d’utilisation basée sur une analyse de la gestion des
affaires et permettant de prioriser les exigences en termes de gestion et
préservation des données ;
•
un archivage intégré permettant de disposer à un moment déterminé de
données officielles uniques, en dépassant notamment la distinction entre les
données en temps réel et les données en temps non réel ;
•
la certification ISO du système ;
•
un vocabulaire contrôlé ;
•
des standards pour l’échange des données ;
•
une taxonomie ;
•
une structure de gouvernance qui permette de connaître les rôles et les
responsabilités pour les différents groupes de données produites ;
•
des métadonnées ;
•
des directives qui permettent d’être à même de gérer l’ensemble du cycle de
vie de la gestion des données (identification des besoins ; acquisition ;
organisation ; protection ; récupération ; analyse et utilisation ; dissémination
et communication ; stockage, archivage et préservation ; mise à disposition ;
évaluation et compte rendu).
A terme, le nouveau Système de gestion des données permettra au Service
météorologique de se positionner encore mieux au niveau international et de renforcer
ultérieurement l’échange de données météorologiques et climatologiques.
73
4.3.1.3 Supports
Les Archives climatologiques nationales conservent des données remontant jusqu’à 1839.
Les données les plus anciennes sont conservées sur papier et sur microfilm. Ces supports,
dont les volumes n’augmentent plus depuis 2007, sont stockés dans un local et sont
soigneusement conservés. Lorsque les Archives possèderont les moyens nécessaires, ces
informations seront numérisées et pourront ainsi être gérées comme les autres données
numériques.
La plupart des données atmosphériques archivées sont en effet numériques : les Archives
nationales d’information et de données climatologiques en stockent actuellement 5 Terabytes.
Leur augmentation annuelle est d’environ 1 Terabyte. Depuis 2005 les Archives
climatologiques nationales archivent également tous les fichiers radar de base, qui sont
produits tous les 10 minutes et qui permettent de créer une vaste gamme d’images, très
utilisées par les médias. Ces données sont extrêmement nombreuses et augmentent
considérablement d’une année à l’autre : alors que les Archives en possèdent environ 1
Terabyte, ce qui correspond à 5 ans de données archivées, à l’heure actuelle l’augmentation
s’élève à 1 Terabyte par année. Toutes ces données sont stockées pour archivage sur un
serveur informatique géré par les Archives elles-mêmes. Il existe deux autres copies d’au
moins une partie de ces données: la première copie est opérationnelle et permet à tous les
utilisateurs du SMC d’avoir accès aux données ; l’autre est une copie faite pour le
développement et ne contient qu’un choix de données utilisées par les chercheurs du SMC en
fonction des besoins et des programmes en cours.
La question de la place de stockage pour toutes ces données n’est pas considérée par les
Archives comme étant un défi. Les données sur papier et microfilm n’augmentent plus, les
données numériques peuvent être stockées et conservées à un coût limité.
4.3.1.4 Organe compétent
Le Service météorologique du Canada est dirigé par un sous-ministre et fait partie depuis
1971 du ministère Environnement Canada. Il a été créé en 1871.
Son organigramme comporte quatre Directions générales138 (Figure 16) :
138
•
la Direction Surveillance météorologique et environnementale, qui est basée à
Toronto, est responsable de la capacité de conception et de maintien des
réseaux de collecte, d’assurance de la qualité, de diffusion et d’archivage des
données. C’est au sein de cette direction, qui génère les relevés, que les
Archives nationales d’information et de données climatologiques et les
responsables du Cadre de gestion des données se trouvent ;
•
la Direction Prévisions et services météorologiques et environnementaux, qui
est basée à Montréal et possède des antennes à Ottawa et dans les régions, est
responsable de la production et la diffusion des services et des prévisions
environnementales, de mener des activités de sensibilisation et de
mobilisation auprès de la population et de groupes issus de secteurs
économiques et de répondre aux besoins de clients importants ;
•
la Direction Opérations météorologiques et environnementales, qui se trouve
dans les cinq régions du SMC (Pacifique et Yukon ; Prairies et Nord ;
Se référer à Service météorologique, Rapport annuel 2006, doc. cit., p. 5.
74
Ontario ; Québec ; Atlantique), s’assure que les bureaux régionaux disposent
de la capacité nécessaire à l’exécution des programmes de surveillance, de
prévision et de services dans les cinq régions d’Environnement Canada ;
•
la Direction Politiques de l’entreprise, à Ottawa, est chargée de la mesure de
la performance et de la gestion des activités, de la gestion des partenariats
nationaux et internationaux et du dialogue auprès des autres institutions du
ministère et des organismes centraux pour ce qui a trait aux politiques, à la
planification et à l’établissement des rapports.
Secrétariat du
Conseil du Trésor
du Canada
Direction
du dirigeant principal
de l’information
IT
IM
Environnement
Canada
Service météorologique
du Canada
(SMC)
Surveillance
météorologique
et environnementale
Prévisions et
services météorologiques
et environnementaux
Opérations
météorologiques
et environnementales
Politiques
de l’entreprise
Toronto
Montréal
5 régions
Ottawa
Archives nationales
d’information et de
données climatologiques
Fig. 16: Organigramme du Service météorologique du Canada et
positionnement des Archives nationales d’information et de
données climatologiques.
Parmi les environ 6000 employés du ministère Environnement Canada, presque 2000
travaillent au SMC. Le personnel des Archives nationales d’informations et de données
climatologiques est composé de 40 personnes, dont la moitié sont des informaticiens et l’autre
moitié des techniciens scientifiques dans le domaine de la météorologie ou la climatologie.
Le Service météorologique du Canada entretient de très nombreuses collaborations et
partenariats au niveau provincial, national et international, notamment avec le milieu
universitaire, les médias, le secteur privé et le secteur public. Au niveau national, le SMC
travaille en collaboration avec le secteur météorologique privé du Canada, qui est constitué de
plus de 50 entreprises139. Au niveau international, les collaborations les plus significatives se
font avec :
139
•
l’Organisation météorologique mondiale (OMM)140 ;
•
la National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA)141 aux EtatsUnis et d’autres services météorologiques nationaux, en particulier dans les
domaines des projets scientifiques et de développement de modèles, la
gestion des données, l’échange de données (global data exchange) et le
développement de standards ;
•
le Consortium NinJo, dont le but est la création de la prochaine génération de
workstations pour la météorologie142. La participation du SMC au
La liste de ces entreprises est disponible sur le site Internet de la Société canadienne de météorologie et
d’océanographie (SCMO) (http://www.cmos.ca/Privatesector/indexe.html), consultée le 01.12.08.
140
Se référer au site Internet de l’Organisation météorologique mondiale (http://www.wmo.int).
141
Se référer au site Internet de la National Oceanic and Atmospheric Administration (http://www.noaa.gov).
142
Se référer au site Internet du Consortium NinJo (http://www.ninjo-workstation.com).
75
Consortium depuis 2003 joue d’ailleurs un rôle moteur pour la mise en place
d’une politique de gestion de données, car elle exige de disposer de données
d’excellente qualité tout au long de leur cycle de vie.
La base légale du mandat du Service météorologique canadien est la Loi canadienne sur
la protection de l’environnement (1999, ch. 33) qui, concernant la météorologie, spécifie
uniquement qu’elle est du ressort du ministère Environnement Canada.
Les prévisions météo pour l’aviation sont de la responsabilité de NAV CANADA, qui
gère le système aéronautique canadien sous la surveillance du ministère Transports Canada143.
Pour ce faire, celle-ci a engagé des contrats avec le Service météorologique du Canada.
D’après les personnes interviewées, il n’y a aucune base légale, règlement ou document
officiel qui donne l’obligation au SMC d’entretenir des Archives : il s’agit plutôt d’une
décision interne liée à une nécessité. Néanmoins, les politiques de gestion de l’information du
Conseil du Trésor et sa présence ou collaboration au sein d’organismes internationaux (OMM,
NinJo, NOAA) l’obligent à une gestion transparente des données et à leur préservation en vue
d’un échange équitable d’informations.
4.3.1.6 Coûts
Le SMC est géré suivant un programme quinquennal (dont le nouveau a commencé en
2008-2009). Le budget annuel du Service météorologique du Canada est de 160 millions de
dollars canadiens environ, auxquels il faut rajouter environ 30 millions pour les contrats avec
NAV CANADA et entre 15 et 20 millions pour les contrats avec les provinces dans le
domaine de l’hydrométrie.
Le budget des Archives nationales d’informations et de données climatologiques est de
750'000 dollars canadiens par année pour les opérations et l’infrastructure et environ 4
millions de dollars pour les salaires. Ces chiffres ne comprennent pas les autres Archives du
SMC.
Suivant notre concept d’analyse, l’étude du processus de mémorisation permet de passer
en revue les différentes sélections que subissent les données destinées à être conservées à long
terme en vue d’une mise à disposition.
Le terme de « mémorisabilité » désigne la possibilité de fixer une information sur un
support et de l’y maintenir sur la base de l’existence préalable d’un langage ou code commun
(ressource « langage »).
Toutes les données qui sont produites par le Service météorologique du Canada suivant le
processus expliqué (Figure 15) sont mémorisables : dès leur production, elles sont
automatiquement introduites dans les systèmes d’enregistrement et collectées afin que le SMC
puisse réaliser son mandat (établir les prévisions météorologiques) et, à plus long terme, pour
réaliser des études climatologiques. Outre les données produites à l’interne, le SMC conserve
143
Se référer au site Internet de NAV CANADA (http://www.navcanada.ca).
76
également des données produites par d’autres acteurs – comme par exemple NAV CANADA
– et qu’il exploite également. Ces données ne sont mémorisables que sur la base d’accords
formels.
La mise en place d’accords, collaborations et échanges au niveau national et international
renforce le développement de standards qui assurent la transmissibilité, la reproductibilité, la
comparabilité et l’universalité des données (ressource « langage »). Les phénomènes
météorologiques et climatologiques sont en effet analysés et interprétés toujours plus de
manière globale, planétaire.
La dignité à la mémorisation renvoie à l’évaluation de la valeur d’une information et de
son support et dépend de la possibilité de réaliser une sélection raisonnée sur la base des
connaissances substantielles du domaine concerné (ressource « raison »).
Comme nous l’avions constaté dans l’étude de cas dédiée à MétéoSuisse, les Archives
climatiques nationales n’opèrent pas de sélection et conservent toutes les données
atmosphériques produites par le SMC (relevés), exception faite pour les données erronées, qui
sont corrigées. Pour les Archives, l’enjeu n’est pas de sélectionner les données, car elles sont
toutes considérées comme étant dignes d’être mémorisées.
Il apparaît que le ressource « raison » joue un rôle moins important dans ce domaine,
puisque aucune sélection n’est réalisée parmi les données atmosphériques à conserver.
La mémorisation réelle désigne toutes les actions contribuant à l’organisation et à la
préservation des données ; celle-ci est possible grâce à la ressource que nous désignons par les
termes « espace et temps ».
Pour les données atmosphériques, le véritable enjeu se situe au niveau de l’organisation
des données et de la capacité de trouver les données requises. Concernant l’organisation des
données, il apparaît fondamental de pouvoir distinguer les différents produits et niveaux de
traitement. Jusqu’à présent, la distinction s’est faite en séparant les Archives (relevés
atmosphériques, données de calcul, données des prévisions et données de recherche) et les
bases de données (par exemple, pour les relevés atmosphériques, données brutes et données
corrigées). A plus long terme, la distinction se fera en distinguant dans une même base de
données le type d’information et le niveau de traitement. Concernant la capacité de trouver les
données recherchées parmi toutes celles qui sont archivées, les deux éléments décisifs sont la
présence des métadonnées nécessaires et l’existence d’une taxonomie, c’est-à-dire d’une
structure qui permette de nommer et de classer les différents types de données, ceci
indépendamment de la structure de l’institution. Les responsables de la création de la nouvelle
politique interne de gestion des données ont essayé de trouver une taxonomie déjà prête et
utilisée au sein d’une autre institution de météorologie, mais ils ne l’ont pas trouvée ; afin
d’en créer une sur la base d’un modèle préexistant, ils se sont alors tournés vers le milieu
bancaire, plus avancé dans ce domaine.
Les données qui sont encore conservées sur papier ou microfilm ne pourront être
considérées comme étant réellement mémorisées et exploitables qu’une fois numérisées et
intégrées dans le système.
77
4.3.2.4 Accessibilité
L’accessibilité renvoie à tous les éléments qu’il convient de considérer au sujet de l’accès
aux données sur la base de la ressource « espace public ».
Le développement des nouvelles technologies et des réseaux permettant de partager
l’information a constitué un énorme pas en avant pour le Service météorologique du Canada,
qui se doit d’assurer sa mission sur toute l’étendue du pays. Dans ce contexte, l’accessibilité
des données, des informations traitées et des produits météorologiques constituent la raison
d’être du Service et, par conséquent, un des enjeux majeurs. Le site Internet des Archives
climatiques nationales a d’ailleurs été désigné en 2006 par le Reader’s Digest comme étant
l’un des meilleures sites Web.
Toutes les données qui sont conservées par les Archives climatologiques nationales sont à
disposition des employés du Service météorologique du Canada. Une grande partie d’entre
elles sont en outre accessibles à tout utilisateur intéressé grâce aux services et aux bases de
données en ligne, en particulier la base de données des valeurs climatiques et
météorologiques144 et la base de données des normales et moyennes climatiques de 1961 à
1990 et de 1971 à 2000145. D’autres services spécifiques peuvent être obtenus sur demande
suivant les règles de tarification des Archives.
La mise à disposition et la diffusion des données, plus que leur préservation, sont
considérées un défi, car elles sont très directement dépendantes des ressources financières à
disposition (le coût des télécommunications étant élevé). Les données radar par exemple, sont
très exploitées par les médias mais ne sont pas disponibles via Internet à cause de leur
quantité et de leur volume excessif, qui en rendent le coût trop élevé.
4.3.3 Commentaires
Les descriptions et les réflexions contenues dans ces pages dédiées aux données
atmosphériques produites et conservées par les Archives nationales d’information et de
données climatologiques ont été réalisées sur la base de documents publiés et internes ainsi
que grâce aux informations recueillies lors des entretiens avec Mme. Tsoi Yip (ancienne
Directrice intérimaire, Analyse et archives des données), M. Tony Colavecchia (Directeur
intérimaire, Analyse et archives des données) et M. Michael Crowe (Directeur, Intégration
stratégique).
Cette étude de cas nous permet de mettre en évidence les éléments suivants :
144
145
(1)
Les données atmosphériques conservées par les Archives climatologiques
nationales ont une valeur à la fois patrimoniale, scientifique et économique.
Leur caractère patrimonial disparaît lorsqu’elles sont à nouveau utilisées, par
exemple dans le cadre de recherches sur les changements climatiques ou
l’exploitation de nouvelles voies maritimes.
(2)
La conservation des données numériques n’est considérée comme un défi ni
du point de vue technique ni du point de vue financier. Le SMC donne d’ores
et déjà la priorité en termes de conservation aux données qui ne peuvent pas
être reconstituées.
Se référer à l’adresse Internet http://climate.weatheroffice.ec.gc.ca/climateData/canada_f.html.
Se référer à l’adresse Internet http://climate.weatheroffice.ec.gc.ca/climate_normals/index_f.html.
78
(3)
Pour un pays vaste comme le Canada, la possibilité de mettre les données en
réseau grâce à l’évolution des technologies de l’information est un énorme pas
en avant et constitue un catalyseur pour la collaboration entre acteurs et la
mise en place de standards augmentant les possibilités de comparer et associer
les données. Dans ce contexte, la mise à disposition et la dissémination des
données – qui nécessitent un investissement majeur en ressources financières
et infrastructurelles – sont considérées au sein du SMC comme étant un enjeu
et un défi majeur.
(4)
Les changements en termes de politique de gestion de données montrent que
l’existence de ces réseaux de données nécessite un entretien et une mise à jour
périodique. La modification des systèmes de gestion en place réduit les
risques : par exemple, le risque de comparer des données obtenues sur des
bases différentes (ce qui peut amener à des pertes économiques et à des
affaires juridiques), le risque de mettre en péril la subsistance de données à
cause du manque de ressources humaines ou financières.
5
Analyse comparative du matériel empirique
Les politiques et les stratégies de gestion de l’information et du patrimoine documentaire
ainsi que les deux études de cas axées sur la gestion des documents au sein d’administrations
fédérales présentées dans ce document ont pour but de faire le point de la situation dans ce
secteur au Canada et de disposer d’un point de comparaison pour la Suisse. Ceci devrait
fournir des éléments susceptibles d’intéresser les acteurs principalement concernés (au
Canada : Bibliothèque et Archives Canada; en Suisse : Archives fédérales suisses,
Bibliothèque nationale suisse et Office fédéral de la culture).
Cette cinquième partie dédiée à l’analyse comparative du matériel récolté se propose de
mettre en relief les éléments les plus importants de ce rapport et de les comparer avec la
situation helvétique. Elle sera structurée suivant la construction globale du rapport.
5.1
Organisation politique et administrative au niveau fédéral au
Canada
Le chapitre consacré à l’organisation politique et administrative au Canada nous a permis
de confirmer le fait qu’une comparaison des politiques de gestion de l’information et du
patrimoine documentaire entre le Canada et la Suisse146 est pertinente. Néanmoins, des
différences notables caractérisent les deux pays.
En termes de divisions politiques, développement économique et présence de différentes
langues, cultures et religions, il est apparu que les deux nations sont tout à fait comparables en
dépit d’une étendue territoriale se situant aux extrêmes, ce qui – étant donné le développement
des technologies de l’information et de la communication – nous ne semble pas constituer un
empêchement à la comparaison.
En termes de régime politique, certaines caractéristiques notables différencient
sensiblement le fonctionnement des deux pays et sont susceptibles d’avoir un impact dans les
politiques de gestion de l’information et du patrimoine. En effet, alors qu’il s’agit dans les
deux cas de fédérations (avec trois niveaux administratifs), nous constatons des compétences
et un pouvoir gouvernementaux plus étendus au niveau fédéral au Canada, puisque en Suisse
les tâches qui ne sont pas expressément attribuées à la Confédération sont du ressort des
cantons. Aussi, il apparaît que la hiérarchie politique (en particulier, suivant un système de
dominance politique d’un seul parti, le Premier ministre et le Cabinet) bénéficie au Canada
d’une plus grande liberté de manœuvre, ce qui se différencie fortement du système de
démocratie directe caractérisant la Suisse et attribuant de nombreux droits au peuple (entre
autres, le droit d’élire ses représentants, de voter sur des objets, de déposer une initiative ou de
lancer un référendum), ainsi que des règles de collégialité et de concordance pratiquées par les
membres du Conseil fédéral.
Au niveau de l’organisation des administrations fédérales, l’existence au Canada de
divers statuts (agences centrales, offices fédéraux, agences, corporations de la couronne,
ministères) attribuant des degrés plus ou moins élevés d’indépendance et de responsabilité
146
Pour plus de renseignements sur la Suisse, se référer à Confédération Suisse, La Confédération en bref 2008,
Berne, Chancellerie fédérale, 2008 (accessible à l’adresse Internet de la Confédération Suisse,
http://www.admin.ch/dokumentation/00104/index.html?lang=fr), consulté le 08.12.2008.
80
ANALYSE
COMPARATIVE DU MATERIEL EMPIRIQUE
aux acteurs politico-administratifs est comparable à l’organisation en quatre cercles des unités
d’organisation fédérales en Suisse147. Néanmoins, dans ce domaine également on observe des
différences remarquables entre les deux pays : l’existence au Canada d’un nombre de
ministères et de ministres bien supérieur aux sept départements et Conseilleurs fédéraux
suisses et, surtout, l’existence d’agences centrales responsables des politiques publiques
institutionnelles, en particulier le Conseil du Trésor. Aucune institution gouvernementale en
Suisse ne peut se prévaloir de la position hiérarchique, du pouvoir politique et des moyens
d’une agence centrale, en dépit du fait que la Chancellerie fédérale148 et certains
Départements possèdent le pouvoir de formuler et de mettre en œuvre des politiques
institutionnelles valables pour toutes l’action publique de l’administration fédérale149.
5.2
Gestion du patrimoine documentaire et de l’information
Le chapitre consacré à la gestion du patrimoine documentaire et de l’information au
Canada nous a permis de comprendre de manière détaillée le paysage des acteurs politicoadministratifs en charge du patrimoine au niveau fédéral, les conditions ayant amené à la
fusion de deux institutions patrimoniales et à la création de Bibliothèque et Archives Canada,
les caractéristiques de la nouvelle institution, le cadre de gestion de l’information et de tenue
des documents et les défis qu’il reste à relever dans ce domaine. Ce chapitre est source de
nombreuses informations précieuses pour la création d’une politique de la mémoire en Suisse,
car il fourni les éléments clés qu’il est nécessaire de considérer afin d’en concevoir la
structure.
Au Canada comme en Suisse, les acteurs politico-administratifs en charge du patrimoine
sont reliés institutionnellement à une vision patrimoniale, historique et culturelle de
l’information et aux supports à conserver à long terme. Bibliothèque et Archives Canada fait
partie du Ministère du Patrimoine canadien. La Bibliothèque nationale suisse150 fait partie de
l’Office fédéral de la culture151 au sein du Département fédéral de l’intérieur152. Les Archives
fédérales suisses153 sont institutionnellement les plus affranchies de cette vision, car tout en
faisant partie du même Département que la Bibliothèque nationale, elles ne font pas partie de
l’Office fédérale de la culture. Le rattachement des établissements d’archivage à un ministère
ou office patrimonial ou culturel découle de la compréhension de leur rôle au fil du temps et
de l’évolution historique des institutions. A l’heure actuelle, leur assimilation à un organisme
à forte connotation culturelle constitue à notre avis une limitation de leur fonction
transversale.
147
Premier cercle : administration centrale ; deuxième cercle : unités administratives gérées par mandat de
prestations et enveloppe budgétaire ; troisième cercle : entreprises et établissements ; quatrième cercle :
entreprises d’économie mixte soutenues financièrement par la Confédération.
148
La Chancellerie fédérale constitue l’état-major du Conseil fédéral.
149
Par exemple, le Département fédéral des finances (dont font partie l’Office fédéral des constructions et de la
logistique, Office fédéral de l'informatique et de la télécommunication, l’Office fédéral du personnel et
l’Administration fédérale des finances), le Département fédéral de l’intérieur (dont font partie l’Office fédéral
des statistiques et les Archives fédérales suisses) ou le Département fédéral de justice et police (dont fait partie
l’Office fédéral de la justice).
150
Se référer au site Internet de la Bibliothèque nationale suisse (http://www.nb.admin.ch).
151
Se référer au site Internet de l’Office fédéral de la culture (http://www.bak.admin.ch).
152
Se référer au site Internet du Département fédéral de l’intérieur (http://www.edi.admin.ch).
153
Se référer au site Internet des Archives fédérales suisses (http://www.bar.admin.ch).
ANALYSE
81
Le paysage institutionnel dans lequel s’insère la gestion et préservation du patrimoine
documentaire et de l’information au niveau fédéral en Suisse et au Canada présente des
caractéristiques distinctes (Figure 17).
AF
Acteurs hors
politiques
publiques
BAC
Politique publ.
substantielle
de la culture /
volet sauvegarde
du patrimoine
Politiques
publiques
substantielles
Politique publique de
gestion et préservation
du patrimoine
et de l’information
Patrimoine
documentaire
Recordkeeping
Lacune en termes
de politiques
publiques
Périmètre des compétences et
paysage des politiques publiques de
gestion et préservation du
patrimoine et de l’information au
niveau fédéral en Suisse.
Politiques
publiques
substantielles
Périmètre des compétences et
paysage des politiques publiques de
gestion et préservation du
patrimoine et de l’information au
niveau fédéral au Canada.
T
Cour. Interm. Définitive
BN
& al.
Politique publique
institutionnelle
d’archivage
Périodes de vie
d’une information:
Acteurs hors
politiques publiques
Fig. 17 : Schéma comparatif du périmètre des compétences et paysage
des politiques publiques de gestion et préservation du
patrimoine et de l’information au niveau fédéral en Suisse et au
Canada.
[Pour la partie Suisse, se référer également à Peter Knoepfel / Mirta
Olgiati, Politique de la mémoire nationale. Etude principale II,
IDHEAP, Chavannes-près-Renens, 2008, pp. 1-7].
Au Canada, les politiques du patrimoine documentaire ont été fusionnées (ce qui
correspond principalement à la fusion de la Bibliothèque nationale et des Archives nationales
du Canada et à la création d’une loi unique) et ont assimilé la politique de tenue des
documents (recordkeeping). En Suisse, la distinction entre les politiques patrimoniales des
documents et informations publiés et la politique d’archivage est maintenue. Les régulations
concernant la gestion de l’information et des documents sont prises en charge à travers la
stratégie GEVER (Systèmes électroniques de gestion des affaires)154, mise en place par les
Archives fédérales suisses et d’autres acteurs publics et privés appartenant essentiellement au
secteur informatique. Ces régulations sont constituées essentiellement de normes,
recommandations et outils informatiques que les administrations fédérales appliquent suivant
leurs besoins. Dans ce contexte, la grande différence entre la démarche entreprise au Canada
et celle entreprise en Suisse est que dans le premier cas, la création d’un recordkeeping s’est
faite « par la grande porte », c’est-à-dire suite à une décision gouvernementale qui en a
attribué les compétences à des acteurs centralisés. En Suisse, la création et la mise en place
d’un système de gestion de l’information et des documents se fait par l’initiative et la
collaboration de différents acteurs gouvernementaux et laisse une marge de manœuvre aux
administrations qui doivent l’appliquer. Néanmoins, la structure qui est en train de voir le jour
en Suisse suit les mêmes principes de transversalité de la politique de recordkeeping
canadienne.
154
Se référer à la page Internet des Archives fédérales suisses consacrée à la stratégie GEVER
(http://www.bar.admin.ch/themen/00532/00537/index.html?lang=fr), consultée le 12.12.2008.
82
ANALYSE
Le chapitre consacré à la fusion des Archives nationales et de la Bibliothèque nationale
du Canada montre que ces institutions sont aussi anciennes que leurs pendants helvétiques :
en effet, la création des Archives nationales du Canada (1872) précède celle des Archives
nationales suisses (1914) ; la Bibliothèque nationale suisse (fondée en 1895) est plus ancienne
de la Bibliothèque nationale du Canada (fondée en 1953), mais la fonction de cette dernière
était auparavant en partie prise en charge par la Bibliothèque du Parlement, très ancienne
(créée lors de l’union du Haut-Canada et du Bas-Canada en 1841 en fusionnant leurs deux
bibliothèques législatives). Alors que le rôle des Bibliothèques nationales canadienne et
helvétique est comparable, le mandat des Archives nationales du Canada a été dès le départ
conçu de manière plus large (archives totales), tandis que les Archives fédérales suisses sont
surtout des archives d’Etat. En outre, la fusion des Archives nationales et de la Bibliothèque
nationale du Canada a été possible grâce à plusieurs facteurs, dont en particulier :
•
leur proximité ;
•
l’analyse approfondie de la part du gouvernement des politiques du patrimoine ;
•
le déclenchement d’une période de crise gouvernementale intimement liée à des
questions de gestion des documents et de l’information ;
•
la mise en place d’une nouvelle politique institutionnelle imposant à chaque
organisme gouvernemental l’identification de résultats stratégiques clairement
définis et mesurables, la formulation d’une architecture des activités de programmes
et la description de la structure de gouvernance inspirés par la Nouvelle Gestion
Publique ;
•
et, enfin, une nouvelle définition de ce qu’est l’information (y compris le patrimoine
documentaire). L’information courante, intermédiaire et définitive est désormais
abordée comme étant une ressource unique, indépendamment des contenus, de la
forme du support ou du type de document : cet ensemble est appelé en anglais
information resources.
Quoique la Bibliothèque nationale et les Archives fédérales suisses entretiennent des
collaborations proches, que quelques affaires retentissantes en relations à des problèmes de
gestion de documents et d’informations se soient déclenchées ces dernières années en Suisse
et que des réflexions et des initiatives autour des défis posés par l’évolution de la société de
l’information et du patrimoine documentaire ont lieu, les facteurs ayant amené à la création de
Bibliothèque et Archives Canada ne sont pas réunis en Suisse.
Le chapitre consacré à Bibliothèque et Archives Canada détaille ses caractéristiques
fondamentales et ses choix stratégiques les plus importants. La situation de BAC et des
établissements d’archivage au niveau fédéral en Suisse ne se laissent pas facilement comparer.
On peut dire que ce qui rapproche BAC des établissements suisses est le désir d’aller de
l’avant, c’est-à-dire de s’adapter aux changements notables qui caractérisent la production
documentaire et informationnelle de notre société. Ce qui distingue principalement BAC des
acteurs suisses sont l’esprit avant-gardiste, le leadership et le pouvoir institutionnel agrandis
que l’institution – en tant qu’établissement unique et fort – est en train d’acquérir, en
particulier dans le domaine du recordkeeping. BAC, institution du savoir, organe stratégique
et opérationnel du patrimoine documentaire, de l’information et de la tenue des documents,
vise et opère afin de devenir un acteur incontournable pour tout autre acteur public au niveau
fédéral.
Le chapitre dédié à la gestion de l’information gouvernementale a pour fonction de
montrer le développement de ce domaine au Canada ainsi que les piliers de la politique mise
en place. Nous ne pouvons pas réaliser ici une comparaison approfondie de la situation avec
ANALYSE
83
la Suisse, car dans le cadre de la suite des rapports consacrés à la politique de la mémoire
nous n’avons pas réalisé d’analyse approfondie des régulations de gestion de l’information et
des documents mis en place ces dernières années au sein de la Confédération. La comparaison
ne se limitera donc qu’à des aspects généraux.
Sur la base de nos connaissances, il apparaît que dans ce domaine la Confédération soit
en train d’emprunter un chemin très similaire à celui du Canada. En effet, tout comme la Loi
sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004, ch. 11), la Loi fédérale sur l’archivage
(Lar) du 26 juin 1998 (RS 152.1) n’attribue pas la compétence aux Archives fédérales
d’imposer des obligations en termes de gestion de l’information et des documents au sein de
l’administration publique. Par contre, l’Ordonnance sur l’organisation du gouvernement et de
l’administration (OLOGA) du 25 novembre 1998 (RS 172.010.1) prévoit que les unités
administratives de la Confédération consignent leurs activités en assurant la gestion
systématique des dossiers par des mesures organisationnelles, administratives et techniques
nécessaires suivant le travail de coordination, de contrôle et d’assistance des Archives
fédérales et de l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication (art. 22). Sur la
base de cet article, le Département fédéral de l’intérieur a édicté des Instructions concernant
la gestion des documents dans l’administration fédérale du 13 juillet 1999.
Dans ce contexte, la stratégie GEVER fixe trois conditions-cadre contraignantes : des
prescriptions en matière d’organisation (gestion exhaustive et systématique des documents),
un système de classement (qui englobe l’ensemble des tâches d’une unité administrative) et la
constitution de dossiers d’affaires (permettant de préserver le contexte de création des
documents)155. De cette manière, trois domaines fonctionnels et opérationnels sont régulés : la
gestion des documents, le contrôle des affaires et le pilotage des processus.
La budgétisation et l’introduction de GEVER au sein des administrations publiques se
fait suivant les domaines de compétence des départements et offices fédéraux : sont ainsi
impliqués les principaux acteurs publics possédant des rôles transversaux, comme la
Chancellerie fédérale156, les Archives fédérales suisses, l’Office fédéral de la construction et
de la logistique157 et l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication158, des
organes tels que l’Unité de stratégie informatique de la Confédération159, ainsi que des
associations comme eCH160, la Communauté d’intérêts Records Management161, etc. Ainsi, en
l’absence d’une politique publique spécifiquement dédiée à la gestion des documents et
explicitement appuyée par une législation formelle, les acteurs publics directement concernés
ont – d’entente avec les organes gouvernementaux – créé et mis en place une série de
régulations transversales visant à imposer des obligations et une certaine uniformité dans ce
secteur, notamment en exploitant les possibilités fournies par les outils informatiques.
Par conséquent, ce qui distingue actuellement la situation en Suisse par rapport au
Canada dans le domaine de la gestion de l’information et des documents est essentiellement la
moins bonne visibilité par rapport à une politique publique en bonne et due forme des
régulations mises en place en Suisse ainsi que le nombre élevé d’acteurs publics et privés
155
Archives fédérales suisses, La gestion des documents. Clé de la gestion de l’information, Berne, Office
fédéral des imprimés et du matériel, 1999.
156
Se référer au site Internet de la Chancellerie fédérale (http://www.bk.admin.ch).
157
Se référer au site Internet de l’Office fédéral de la construction et de la logistique (http://www.bbl.admin.ch).
158
Se référer au site Internet de l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication
(http://www.bit.admin.ch).
159
Se référer au site Internet de l’Unité de stratégie informatique de la Confédération (http://www.isb.admin.ch).
160
Se référer au site Internet de l’association eCH (http://www.ech.ch).
161
Se référer au site Internet de la Communauté d’intérêts Records Management (http://igrm.ch).
84
ANALYSE
impliqués dans le processus et partageant pouvoir et responsabilités. Ce qui rapproche les
deux pays est que la mise en place de régulations dans ce domaine passe obligatoirement par
d’autres réformes.
Le chapitre consacré à l’évolution future du paysage institutionnel de la gestion de
l’information, des documents et du patrimoine documentaire au Canada montre que les
changements institutionnels importants prennent du temps et ne se font pas sans accrocs. En
particulier, le rapprochement de corps de métier possédant chacun une tradition forte implique
la création d’une nouvelle culture d’entreprise commune, ce qui requiert un effort
considérable. A plus long terme, la tendance au niveau fédéral au Canada sera de se diriger
vers des politiques du savoir et de l’information plutôt que des politiques du patrimoine et de
la culture, où la gestion de l’information gouvernementale prendra de plus en plus de place.
Enfin, il est à noter qu’au Canada, BAC n’intervient pas dans le politiques du patrimoine
documentaire, ni de gestion de l’information et de tenue des documents des gouvernements
provinciaux ou, d’autant moins, d’entreprises privées. L’institution s’est préfixée d’atteindre
un niveau de visibilité et de leadership suffisamment élevés pour que les acteurs
éventuellement intéressés soient au courant des choix entrepris.
5.3
Etudes de cas
Les études de cas réalisées nous ont donnée la possibilité de mieux comprendre comment
les choses fonctionnent dans les institutions choisies au niveau opérationnel.
5.3.1 Partie « Archives » de Bibliothèque et Archives Canada
Tenant compte de l’écart temporel de 4 ans qui sépare les deux études – ce qui implique
que des changements qui ne pourront pas être considérés ici ont certainement eu lieu entre
temps – le chapitre dédié à la partie « Archives » de Bibliothèque et Archives Canada (BAC)
peut être comparé au chapitre consacré aux Archives fédérales suisses (AF) dans l’Etude de
base162.
La partie des chapitres dédiée à la présentation des deux institutions montre qu’il existe
des différences notables entre les deux Archives en termes de taille, de ressources à
disposition, d’organisation interne, mais aussi en termes de mandat, règles de versement des
archives et de pouvoir institutionnel : le mandat qui est attribué aux Archives de BAC est
d’être des Archives totales, alors que les Archives fédérales sont des Archives d’Etat ; le délai
de versement des archives de la part des institutions fédérales est fixé au cas par cas au
Canada, tandis qu’en Suisse il est fixé à au plus tard 10 ans depuis la dernière modification
d’un dossier ; les pouvoirs attribués à l’Archiviste et Bibliothécaire du Canada sont en outre
très étendus. Nous avons pu constater que BAC étant une institution très récente, elle fournit
un effort particulier en termes de communication interne (création d’une nouvelle culture
d’entreprise) et externe (se faire connaître). Par contre, les Archives fédérales faisant partie du
Département fédéral de l’intérieur, elles sont plus affranchies d’une vision culturelle et
purement historiques des archives. En termes de collection, de données et de supports, nous
avons pu constater que les données et documents numériques constituent un casse-tête pour
les deux institutions.
162
Peter Knoepfel / Mirta Olgiati, Politique de la mémoire nationale. Etude de base, Chavannes-près-Renens,
IDHEAP, 2005, pp. 62-77.
ANALYSE
85
L’étude du processus de mémorisation montre par contre beaucoup de similitudes. Pour
ce qui concerne les archives gouvernementales, sont mémorisables les informations et les
documents qui sont déclarés et qui entrent ainsi dans le processus de mémorisation, les autres
demeurant inconnus probablement pour des raisons de méconnaissance des règles et de
protectionnisme (sélections préalables « cachées »). Dans les deux cas, nous avons constaté
qu’une relation de confiance est nécessaire entre les Archives et les acteurs publics
producteurs d’informations : les Archives s’efforcent ainsi de se rapprocher des acteurs
publics et d’influencer positivement les processus de production. L’existence au sein du
gouvernement canadien de vocabulaires officiels contrôlés, dont BAC est le registraire, nous
semble dans ce contexte particulièrement intéressant. Les deux Archives évaluent la dignité à
la mémorisation suivant un processus différent, mais bien déterminé et sur la base de critères
précis dans les deux cas ; pour faire face à l’ampleur de la tâche, BAC a développé la macroévaluation et l’analyse fonctionnelle appliquées aux administrations individuelles ; les AF ont
développé des critères d’évaluation assez restrictifs, taillés sur mesure selon le type d’acteur
et de documents. Quoi qu’il en soit, dans les deux cas les décisions se font en accord avec les
producteurs ou les propriétaires des fonds et collections. Les deux Archives mettent bien sûr
en œuvre tout ce qu’il faut pour garantir la mémorisation réelle des informations et des
documents conservés ; BAC possède des infrastructures très modernes et une centralisation de
compétences techniques qui n’existe pas en Suisse. L’accessibilité au public constitue le but
ultime du travail des deux institutions.
Enfin, les commentaires des chapitres dédiés l’un à la partie « Archives » de Bibliothèque
et Archives Canada et l’autre aux Archives fédérales suisses nous permettent de constater que
les défis qu’il s’agit d’affronter sont très similaires : la distinction entre les tâches régulatives
et opérationnelles, l’élargissement de leur mandat, le désir de développer et faire évoluer les
méthodes et critères d’évaluation, la prise en considération de tout le cycle de vie de
l’information, la recherche d’une plus grande proximité avec l’administration productrice, la
recherche de solution pour l’information et les documents numériques.
5.3.2 Données du Commissariat à l’information
Le chapitre dédié aux données du Commissariat à l’information ne peut pas être comparé
à une étude de cas sur le même sujet en Suisse.
Cette étude de cas se révèle particulièrement intéressante, car elle montre comment se
déroulent les différentes étapes de création et mise en oeuvre d’une politique de tenue des
documents à l’intérieur d’une institution publique suivant le nouveau régime de la tenue des
documents développé au Canada ; en outre, la démarche de création d’un standard de
documentation pour le Commissariat à l’information joue le rôle de modèle pour les
institutions fédérales de petite taille. Cette démarche s’appuie donc sur l’idée de base que
certaines administrations possèdent des caractéristiques similaires et comparables et que, une
fois développé pour celles-ci un modèle type du suivi des affaires et de la production
d’information et de documents, il peut être réutilisé et adapté à d’autres institutions. En
prenant en considération toutes les études de cas que nous avons réalisées dans le cadre du
mandat sur la Politique de la mémoire nationale, il nous semble que celle qui a été dédiée à la
Gestion de records liés à un produit d’assurance (AXA Winterthur) et celle concernant la
Gestion de records liés à un produit bancaire (Crédit Suisse)163 présentent des similarités
avec le cas des données du Commissariat à l’information. Dans tous ces cas en effet, le cycle
163
Peter Knoepfel / Mirta Olgiati, Politique de la mémoire nationale. Etude principale III, Chavannes-prèsRenens, IDHEAP, 2008, pp. 25-36 et 37-49.
86
ANALYSE
de vie d’une affaire ou d’un produit se caractérise par des actions qui en déterminent le début
et la fin (ouverture et fermeture d’une enquête, vente ou résiliation d’un produit d’assurance,
ouverture ou fermeture d’un compte). Ces actions se matérialisent par la création d’un dossier
(dossier d’enquête, dossier de client) qui comporte des groupes d’informations distincts
exigeant un traitement différent en termes de durée de conservation et de protection.
L’introduction d’une information ou d’un document dans le dossier et dans les outils
informatiques de gestion correspondent à son entrée dans un processus de mémorisation.
5.3.3 Données météorologiques et climatologiques
Le chapitre consacré aux données météorologiques et climatologiques du Service
météorologique du Canada (SMC) peut être comparé à son chapitre pendant, dédié aux
données météorologiques et climatologiques de l’Office fédéral de météorologie
(MétéoSuisse)164 et réalisé en mars 2007.
La partie de présentation des données des deux chapitres montre que, quoique il s’agisse
d’institutions de taille et ressources sensiblement différentes, les deux institutions considèrent
les relevés atmosphériques comme se situant au cœur de leurs activités et permettant la
réalisation de leur mandat ; ils présentent dans ce domaine de nombreuses similarités :
première parmi d’autres, au moment où les deux études de cas ont été réalisées, les deux
institutions se trouvaient dans une phase de questionnement et cherchaient des solutions
adéquates pour une bonne gestion des données qu’elles produisent. Les caractéristiques
principales des données météorologiques et climatologiques sont les suivantes : il s’agit de
données numériques (ou numérisées), qui ne peuvent pas être reconstituées et qui ne
constituent pas un ensemble uniforme, car elles sont le résultat d’un processus de contrôle et
de traitement réalisé par couches successives et provenant de différents systèmes. Les données
augmentent donc rapidement et posent des défis en termes d’organisation (par groupes dans
différentes bases de données ou par couches dans une même base de données). La distinction
entre les données en temps réel et les données en temps non réel pose également des défis,
tout comme le besoin d’augmenter la quantité et la qualité des métadonnées qui leurs sont
associées.
L’étude du processus de numérisation montre que la grande question concernant la
préservation des données météorologiques et climatologiques est constituée par le choix de ce
qu’il convient de conserver, étant donné l’augmentation de plus en plus exponentielle de ce
type d’information. En l’absence d’une réponse à cette question, les institutions conservent
toutes les données dont elles se servent (y compris celles produites par d’autres acteurs, ceci
sur la base d’accords formels), sauf les données erronées.
Les commentaires en fin de chapitre mettent en relief en particulier la valeur utilitaire,
scientifique, patrimoniale et historique de ces données ainsi leur gestion par des bases de
données en réseau. Celles-ci, tout comme un réseau routier, facilitent la communication et
abolissent les distances, mais nécessitent un entretien constant et une mise à jour périodique.
164
Peter Knoepfel / Mirta Olgiati, Politique de la mémoire nationale. Etude principale I, Chavannes-prèsRenens, IDHEAP, 2007, pp. 17-30.
6
Conclusion
Les analyses et les descriptions réalisées dans ce rapport dédié à l’étude des politiques et
des stratégies créées au Canada dans le domaine de la gestion du patrimoine documentaire et
de l’information constituent un excellent point de comparaison pour la Suisse.
En effet, le gouvernement Canadien a pris l’option d’affronter les changements qui
caractérisent actuellement ce domaine en faisant une refonte complète des politiques
publiques concernées : création d’une nouvelle loi, d’un nouvel acteur central, attribution des
ressources, construction d’un nouveau régime de régulations. En observant la situation en
Suisse, nous constatons que dans le domaine de la gestion de l’information et des documents
les nombreux changements intervenus ces dernières années semblent suivre la même direction
empruntée au Canada, mais de manière bien moins visible et identifiable. Ainsi, le travail de
refonte global, du général au particulier, entrepris au Canada nous donne l’occasion
d’identifier les éléments fondamentaux nécessaires soit à la construction d’une nouvelle
politique de la mémoire ou, le cas échéant, très utiles pour l’identification des éventuelles
lacunes du régime complexe et multi-actoriel actuellement en place en Suisse.
Les éléments principaux que nous retenons de cette analyse sont les suivants :
•
l’identification d’un organe de régulation ayant une fonction fortement
institutionnelle – c’est-à-dire transversale – et se trouvant à un niveau
hiérarchique aussi élevé que possible ;
•
l’identification d’une ou plusieurs institutions responsables du développement de
nouvelles stratégies et de la surveillance de la mise en œuvre des régulations
développées ;
•
l’identification d’une politique ou d’instruments de réforme administrative
imposant une structuration plus uniforme de la gestion des affaires et des buts
poursuivis au sein de chaque administration sur laquelle il soit possible de greffer
des processus de gestion de l’information et des documents ;
•
l’identification ou le développement de l’architecture d’instruments de politiques
publiques (du général au particulier) pour tout le secteur de gestion du patrimoine
documentaire, de l’information et des documents.
Dans le Rapport final, qui conclura la série de rapports intermédiaires dédiés à la
Politique de la mémoire nationale, nous présenterons les conclusions générales de nos
travaux ainsi que nos recommandations pour la Suisse.
7
Références
Les indications mentionnées ici constituent la source des informations contenues dans ce
rapport. Les informations tirées d’entretiens ou de visites guidées ont été parfois complétées
ou précisées par les renseignements acquis lors de réunions ou de discussions informelles. Les
informations contenues dans ce rapport qui ne relèvent pas de l’analyse des auteurs ont été
soumises aux personnes concernées, corrigées selon leurs indications et validées, sauf le
chapitre sur la partie « Archives » de Bibliothèque et Archives Canada.
7.1
Entretiens
Bibliothèque et Archives Canada se trouvant dans une phase de réorganisation, les
fonctions indiquées en relation aux personnes interviewées se réfèrent à la date indiquée.
Chapitre 3 – Gestion du patrimoine documentaire et de l’information
M. Jean-Stéphen Piché, Directeur général, Direction des documents gouvernementaux.
M. Richard Brown, Conseiller principal, Direction des documents gouvernementaux.
M. Daniel Caron, Sous-ministre adjoint principal, Bibliothèque et Archives Canada, les
08 juillet et 23 septembre 2008.
M. Ian E. Wilson, Bibliothécaire et Archiviste du Canada, Bibliothèque et Archives
Canada, le 18 septembre 2008.
Chapitre 4.1 – La partie « Archives » de Bibliothèque et Archives Canada
Mme. Geneviève Allard, Directrice, Direction des documents gouvernementaux,
M. Marc Levene, Gérant intérimaire, Section Etat, militaire, affaires internationales et
justice, Gatineau, Bibliothèque et Archives Canada, le 10 juillet 2008.
M. Paul Marsden, Archiviste, Section Sécurité, affaires internationales, militaire et
justice, Gatineau, Bibliothèque et Archives Canada, le 09 juillet 2008.
Mme. Mireille Miniggio, Directrice, Division du patrimoine culturel, Gatineau,
Bibliothèque et Archives Canada, les 21 et 25 août 2008.
M. Peter DeLottinville, Directeur, Division du patrimoine politique et social, Gatineau,
Bibliothèque et Archives Canada, le 10 juillet 2008.
Mme. Candace Loewen, Directrice, Gestion de la collection, Gatineau, Bibliothèque et
Archives Canada, le 18 septembre 2008.
M. René Paquet, Gestionnaire, Préservation des médias numériques, Gatineau,
Bibliothèque et Archives Canada, le 21 août 2008.
Chapitre 4.2 – Commissariat à l’information
Mme. Marey Gregory, Analyste principale des programmes et des politiques (Gestion de
l’information et Politiques, communication et opérations), et Énquêteur
90
REFERENCES
(Règlement des plaintes et respect de la loi), Commissariat à l’information du
Canada, le 07 août 2008.
Mme. Nadine Welter, Agente principale de la communication, Ottawa, Commissariat à
l’information du Canada, le 07 août 2008.
Chapitre 4.3 – Données météorologiques
Mme. Tsoi Yip, ancienne Directrice intérimaire, Analyse et archives des données,
Toronto, Service météorologique du Canada, le 18 août 2008.
M. Tony Colavecchia, Directeur intérimaire, Analyse et archives des données, Toronto,
Service météorologique du Canada, le 18 août 2008.
M. Michael Crowe, Directeur, Intégration stratégique, Ottawa, Service météorologique
du Canada, le 11 août 2008.
7.2
Visites guidées
Visite guidée des bureaux administratifs de Bibliothèque et Archives Canada, Place de la
Cité 550 à Gatineau, les 03 et 12 juin 2008.
Visite guidée du Centre de préservation de Bibliothèque et Archives Canada, Boulevard
du Carrefour 625 à Gatineau, le 03 juillet 2008.
Visite guidée de la Bibliothèque du Parlement, Colline du Parlement, Ottawa, le 08 juillet
2008.
Visite guidée des services aux clients et de programmation publique de Bibliothèque et
Archives Canada, Rue Wellington 395 à Ottawa, le 15 juillet 2008.
7.3
Sites Internet
Chapitre 2 – Organisation politique et administrative au niveau fédéral au Canada
http://atlas.nrcan.gc.ca
(Site Internet de l’Atlas du Canada)
http://www.statcan.ca
(Site Internet de Statistique canada)
http://canada.gc.ca
(Site Internet de Gouvernement du Canada)
http://www.canadianheritage.gc.ca
(Site Internet de Patrimoine canadien)
http://www.gg.ca
(Site Internet du Gouverneur général du Canada)
http://www.parl.gc.ca
(Site Internet du Parlement du Canada)
http://www.pco-bcp.gc.ca
(Site Internet du Bureau du Conseil privé)
http://www.pm.gc.ca
(Site Internet du Premier ministre)
REFERENCES
http://www.scc-csc.gc.ca
(Site Internet de la Cour suprême du Canada)
http://www.tbs-sct.gc.ca
(Site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor)
http://www.fin.gc.ca
(Site Internet du Ministère des Finances Canada)
http://www.psc-cfp.gc.ca
(Site Internet de la Commission de la fonction publique du Canada)
http://www.oag-bvg.gc.ca
(Site Internet du Bureau du vérificateur général du Canada)
http://www.ocol-clo.gc.ca
(Site Internet du Commissariat aux langues officielles)
http://www.infocom.gc.ca
(Site Internet du Commissariat à l’information du Canada)
http://www.privcom.gc.ca
(Site Internet du Commissariat à la protection de la vie privée au Canada)
http://www.crtc.gc.ca
(Site Internet du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications
canadiennes)
http://www.otc-cta.gc.ca
(Site Internet de l’Office des transports du Canada)
http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca
(Site Internet de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada)
http://www.canadianheritage.gc.ca
(Site Internet de Patrimoine canadien)
http://www.collectionscanada.gc.ca
(Site Internet de Bibliothèque et Archives Canada)
http://onf.ca
(Site Internet de l’Office national du film du Canada)
http://www.radio-canada.ca
(Site Internet de Radio Canada)
http://www.oag-bvg.gc.ca
(Site Internet du Vérificateur général du Canada)
(Site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor)
http://www.collectionscanada.gc.ca
(site Internet de Bibliothèque et Archives Canada)
http://www.banq.qc.ca
(site Internet de Bibliothèque et Archives nationales du Québec)
http://www.thesaurus.gc.ca
(site Internet du Thésaurus du gouvernement du Canada)
http://www.netpreserve.org
(site Internet de l’International Internet Preservation Consortium)
http://bca.archives.ca
(site Internet du Bureau canadien des archivistes)
http://www.cdncouncilarchives.ca
91
92
REFERENCES
(site Internet du Conseil canadien des archives)
http://www.archives.gov
(site Internet de la National Archives and Records Administration, Etats Unis)
http://www.archivesnationales.culture.gouv.fr
(site Internet des Archives nationales, France)
http://www.naa.gov.au
(site Internet des National Archives of Australia)
http://www.archives.govt.nz.
(site Internet des Archives New Zealand)
http://www.infocom.gc.ca
(site Internet du Commissariat à l’information du Canada)
http://www.privcom.gc.ca
(Site Internet du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada)
http://www.pm.gc.ca
(Site Internet du Premier ministre)
(Site Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)
http://www.msc-smc.ec.gc.ca
(site Internet du Service météorologique du Canada)
http://climate.weatheroffice.ec.gc.ca
(site Internet des Archives nationales d’information et de données
climatologiques)
http://www.tbs-sct.gc.ca/cio-dpi/index-fra.asp
(page Internet de la Direction du dirigeant principal de l’information, Secrétariat
du Conseil du Trésor)
http://www.cmos.ca
(site Internet de la Société canadienne de météorologie et d’océanographie)
http://www.wmo.int
(site Internet de l’Organisation Météorologique Mondiale)
http://www.noaa.gov
(site Internet de la National Oceanic and Atmospheric Administration)
http://www.navcanada.ca
(site Internet de NAV CANADA)
http://www.ninjo-workstation.com
(site Internet du Consortium NinJo)
Chapitre 5 – Analyse comparative du matériel empirique
http://www.nb.admin.ch
(site Internet de la Bibliothèque nationale suisse)
http://www.bak.admin.ch
(site Internet de l’Office fédéral de la culture)
http://www.edi.admin.ch
(site Internet du Département fédéral de l’intérieur)
http://www.bar.admin.ch
(site Internet des Archives fédérales suisses)
REFERENCES
93
http://www.bk.admin.ch
(site Internet de la Chancellerie fédérale)
http://www.bbl.admin.ch
(site Internet de l’Office fédéral de la construction et de la logistique)
http://www.bit.admin.ch
(site Internet de l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication)
http://www.isb.admin.ch
(site Internet de l’Unité de stratégie informatique de la Confédération)
http://www.ech.ch
(site Internet de l’association eCH)
http://igrm.ch
(site Internet de la Communauté d’intérêts Records Management)
7.4
Références bibliographiques
Knoepfel Peter / Olgiati Mirta, Politique de la mémoire nationale. Etude de base,
Knoepfel Peter / Olgiati Mirta, Politique de la mémoire nationale. Compléments à
l’Etude de base, Chavannes-près-Renens, IDHEAP, 2007.
Knoepfel Peter / Olgiati Mirta, Politique de la mémoire nationale. Etude principale I,
Knoepfel Peter / Olgiati Mirta, Politique de la mémoire nationale. Etude principale II,
Knoepfel Peter / Olgiati Mirta, Politique de la mémoire nationale. Etude principale III,
Olgiati Mirta, « Politique de la mémoire : édifice en construction », Bulletin SAGW, Das
Digitale Gedächtnis der Schweiz / La mémoire numérique de la Suisse, 3, 2007,
pp. 26-27.
Chapitre 2 – Organisation politique et administrative au niveau fédéral au Canada
Forsey Eugene A., Les Canadiens et leur système de gouvernement, Ottawa :
Bibliothèque du Parlement, 6ème édition, 2005.
Archives nationales du Canada, Budget des dépenses 2003-2004, Partie III: Rapport sur
les plans et priorités.
Bibliothèque et Archives Canada, Bibliothèque et Archives Canada, Une nouvelle
institution canadienne consacrée au savoir. La nouvelle structure
organisationnelle : document d’information, septembre 2004.
Bibliothèque et Archives Canada, Cadre de travail du développement de la collection du
30 mars 2005.
Bibliothèque et Archives Canada, Orientations pour le changement, juin 2006.
Bibliothèques et Archives Canada, Plan d’affaires 2008-2010.
94
REFERENCES
Bibliothèque et Archives Canada, Politique de développement des collections
numériques, conçue par le Secteur de la collection du patrimoine documentaire et
adoptée par le Conseil de gestion du BAC le 1er février 2006.
Bibliothèque et Archives Canada, Rapports sur les plans et priorités 2008-2009.
Bibliothèque et Archives Canada, Recordkeeping in the Gouvernment of Canada : Some
Significant Moments over the Past 100 Years, document interne [s. d.].
Bibliothèque et Archives Canada, Régime de tenue des documents : Les défis de la tenue
des documents à surmonter dans la fonction publique, document interne, [s. d.].
Bibliothèque nationale du Canada, Budget des dépenses 2003-2004, Partie III: Rapport
sur les plans et priorités.
Bibliothèque nationale du Canada et Archives nationales du Canada, Budget des dépenses
2004-2005, Partie III: Rapport sur les plans et priorités.
Conseil du Trésor du Canada, Cadre stratégique sur l’information et la technologie entré
en vigueur le 1er juillet 2007.
Conseil du Trésor du Canada, Politique sur la gestion de l’information, entrée en vigueur
le 1er juillet 2007.
Conseil du Trésor du Canada, Politique sur la structure de gestion, des ressources et des
résultats / Management, Resources, and Results Structure Policy, entrée en
vigueur le 1er avril 2005.
Cook Terry, « Mind over Matter : Towards a New Theory of Archival Approisal », The
Archival Imagination. Essays in Honour of Hugh A. Taylor, Association of
Canadian Archivists, Ottawa, 1992, 38-70.
English John, Rôle des Archives nationales du Canada et de la Bibliothèque nationale du
Canada. Rapport présenté à l’honorable Sheila Copps (Consultants: Mme. Jane
Beaumont et M. Marcel Caya), Ottawa: Patrimoine canadien, 1999.
Le Canada que l’on veut. Discours du Trône ouvrant la deuxième session de la trenteseptième législature du Canada, 30 septembre 2002, p. 13.
Millar Laura, “Discharging our Dept: The evolution of the Total Archives Concept in
English Canada”, Archivaria, 1998, 1: 46, pp. 103-146.
Secrétariat du Conseil du Trésor, Directive sur les rôles et les responsabilités en matière
de gestion de l’information entrée en vigueur le 8 octobre 2007.
Tyacke Sarah, “Continuous History or History by the Yard: Archives in the year 2001”,
Archives. The Journal of the British Records Association, 1998, vol. XXIII, no.
98, pp. 3-18.
Archives nationales du Canada, Politique de préservation, décembre 2001.
Archives nationales du Canada, Trésors des Archives nationales du Canada, Sillery
(Québec), Editions du Septentrion, 1992.
Armstrong Pam, Library and Archives Canada : Towards a Trusted Digital Repository,
74.th IFLA General Conference and Council, 10-14 August 2008, Québec.
Bibliothèque et Archives Canada, Bibliothèque et Archives Canada 2007-2008. Accès,
Ottawa, 2008.
REFERENCES
95
Bibliothèque et Archives Canada, Cadre de travail du développement de la collection,
approuvé le 30 mars 2005 par le Conseil de gestion de BAC.
Bibliothèque et Archives Canada, Lignes directrices relatives aux types de fichiers
informatiques, aux formats de transfert et aux normes d’information, 28 juin
2004.
Bibliothèque et Archives Canada, Méthodologie d’évaluation : macro-évaluation et
analyse fonctionnelle, approuvé par l’Archiviste national du Canada le 17 octobre
2001.
Bibliothèque et Archives Canada, Orientation sur l’acquisition (2006-2010), Direction
des archives canadiennes et collections spéciales, 22 février 2007.
Bibliothèque et Archives Canada, Politique de développement des collections
numériques, adoptée par le Conseil de gestion de BAC le 1er février 2006.
Bibliothèque et Archives Canada, Rapport ministériel sur le rendement 2005-2006.
Bibliothèque et Archives Canada, Rapport ministériel sur le rendement 2006-2007.
Bibliothèque et Archives Canada, Rapport sur les plans et les priorités 2007-2008.
Bibliothèque et Archives Canada, Rapport sur les plans et les priorités 2008-2009.
Brochure Bibliothèque et Archives Canada (ses images, ses voix, ses écrits ; ses idées, ses
valeurs et ses espoirs ; son passé, son présent, son avenir), Ottawa, [s.d.].
Lovering Cynthia, Archives nationales. Division des archives gouvernementales, Ottawa,
Archives nationales du Canada, 1991.
Commissariat à l’information du Canada, Rapport annuel 07-08. Une nouvelle direction,
Ottawa, 2008.
KPMG, Library and Archives. Documentation Standard – Small Federal Institution.
Office of the Information Commissioner of Canada, Draft report, September 2,
2008.
Library and Archives Canada, Creating Documentation Standards for Government
Programs, Services and Results : A Developmental Framework and Guide for
Business Managers and Information Resources Specialists, Corporate
Management and Government Records Sector, Draft 3, 2008.
Library and Archives Canada, Recordkeeping Assessment Projects. Project Charter.
Documentation Standard for the Office of the Information Commissioner of
Canada, ADM version 2, 4 January 2008.
Murray Rankin, La Loi sur l’accès à l’information 25 ans plus tard : vers une nouvelle
génération de droits d’accès au Canada, 10 juin 2008.
Service météorologique du Canada, Modèle de plan de projet axé sur les résultats
[document interne], version du 22 avril 2005.
Service météorologique du Canada, MSC Data Management Initiative. Draft Road Map
[document interne], draft, August 12, 2008.
96
REFERENCES
Service météorologique du Canada, Rapport annuel 2006, Environnement canada,
Ottawa.
Chapitre 5 – Analyse comparative du matériel empirique
Confédération Suisse, La Confédération en bref 2008, Berne, Chancellerie fédérale,
2008.
Archives fédérales suisses, La gestion des documents. Clé de la gestion de l’information,
Berne, Office fédéral des imprimés et du matériel, 1999.
7.5
Références législatives
Acte de l’Amérique du Nord britannique de 1867.
Loi constitutionnelle de 1982.
Charte canadienne des droits et libertés.
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada / Library and Archives of Canada Act
(2004, ch. 11).
Loi sur l'accès à l'information / Access to Information Act (L.R., 1985, ch. A-1).
Loi sur le droit d'auteur / Copyright Act (L.R., 1985, ch. C-42).
Loi sur la protection des renseignements personnels / Privacy Act (L.R., 1985, ch. P21).
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
(2000, ch. 5).
Loi de l’impôt sur le revenu / Income Tax Act (1985, ch. 1).
Loi fédérale sur la responsabilité / Federal Accountability Act (2006, ch. 9).
Loi sur l’emploi dans la fonction publique / Public Service Employment Act (2003, ch.
22, art. 12 et 13).
Loi sur la gestion des finances publiques / Financial Administration Act (R.S., 1985, c.
F-11).
Loi de crédits / Appropriations Act (L.R., 1899, ch. Z-01).
Loi canadienne sur la protection de l’environnement / Canadian Environmental
Protection Act (1999, ch. 33).
MO, 17.02.09
8
Annexes
Annexe 1
Conseil du Trésor du Canada, Politique sur la structure de gestion, des ressources et des
résultats / Management, Resources, and Results Structure Policy, entrée en
vigueur le 1er avril 2005.
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada | Treasury Board of Canada Secretariat
Symbole du gouvernement du Canada | Symbol of the Government of Canada
Politique sur la structure de gestion, des ressources et
des résultats
1. Titre
2. Date d'entrée en vigueur
La présente politique remplace le cadre politique sur la structure de planification, de rapport et de
responsabilisation mis en place en 1996, et prend effet le 1er avril 20051.
3. Application
La présente politique s'applique à tous les « ministères », tels que définis à l'article 2 de la Loi sur la gestion
des finances publiques.
Toute société d'État qui désire obtenir des crédits du Parlement doit discuter avec le Secrétariat du Conseil du
Trésor du Canada (le Secrétariat) une application modifiée appropriée de la présente politique.
1. reflètent le mandat et la vision de l'organisme et qui sont reliés aux priorités générales et aux
résultats escomptés du gouvernement;
2. servent de fondement à l'établissement de liens horizontaux entre les ministères ayant des résultats
stratégiques semblables ou des regroupements naturels de ces résultats.
2. Une architecture des activités de programmes qui est formulée de manière assez concrète pour montrer
comment un ministère alloue et gère les ressources sur lesquelles il exerce un contrôle pour atteindre les
résultats visés, et qui :
1. regroupe des activités de programmes connexes et établit des liens logiques entre elles et les
résultats stratégiques qu'elles soutiennent;
2. sert de cadre permettant d'établir un lien entre les allocations prévues et chaque activité à tous les
niveaux par rapport auxquels les résultats financiers sont déclarés;
3. sert de cadre permettant d'établir un lien entre les résultats attendus, les mesures de rendement et
chaque activité à tous les niveaux et par rapport auxquels les résultats réels sont déclarés;
4. fournit le cadre dans les limites duquel les personnes responsables des activités à chaque niveau
peuvent préciser les résultats qu'elles comptent atteindre avec les ressources dont elles disposent et
par rapport auxquels elles peuvent rendre compte au sein du ministère et à l'extérieur de celui-ci;
5. établit la structure de présentation des prévisions budgétaires, des comptes publics et des rapports
au Parlement;
6. sert de fondement à l'affectation des ressources par le Parlement, le Conseil du Trésor et les
gestionnaires ministériels;
7. sert de fondement à l'établissement de toute architecture horizontale des activités de programmes
mettant en cause plus d'un ministère.
3. Une description de la structure actuelle de gouvernance, qui donne les grandes lignes des mécanismes
décisionnels et des responsabilités du ministère.
7.2 Examen du Conseil du Trésor
4. Objectif de la politique
Les projets de structure de gestion, des ressources et des résultats seront soumis au Conseil du Trésor.
La Politique sur la structure de gestion, des ressources et des résultats appuie l'élaboration d'une approche
pangouvernementale commune pour la collecte, la gestion et la déclaration de données financières et
non-financières sur le rendement. En fournissant une base normalisée pour produire des rapports à l'intention
des citoyens et du Parlement sur l'appariement des ressources, des activités de programme et des résultats, la
politique réitère la promesse faite par le gouvernement de renforcer la gestion du secteur public et la reddition
de comptes, conformément au Cadre de responsabilisation de gestion. La politique fournit aux ministères la
marge de manœuvre et les pouvoirs discrétionnaires dont ils ont besoin pour concevoir et gérer leurs
programmes d'une manière qui permet de mieux fournir des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.
En examinant les projets présentés , le Conseil du Trésor :
5. Définitions
1. approuvera le niveau de l'architecture des activités de programmes auxquels il allouera et pour lesquels il
contrôlera les ressources et le niveau des renseignements fournis à l'intention du Parlement dans les
documents budgétaires et les Comptes publics. Le niveau d'affectation et de contrôle, le Conseil du
Trésor demeurera au niveau ministériel, sauf s'il en décide autrement;
2. notera les autres niveaux de l'architecture des activités de programmes pour lesquels le ministère a
accepté de fournir de l'information au Secrétariat afin d'alimenter le système d'information sur la gestion
des dépenses du gouvernement;
3. pourra décider de conclure une entente de responsabilisation avec un ministère, en ce qui a trait à
l'affectation des ressources, y compris les résultats réels par rapport aux résultats escomptés, pour une ou
plusieurs activités de l'architecture des activités de programmes.
Voir l'annexe A.
7.3 Changements à la structure de gestion, des ressources et des résultats
6.Énoncé de la politique
Tous les ministères définis à l'article 3 de la Politique doivent avoir une structure de gestion, de ressources et
de résultats qui soit à jour et conforme à la manière dont ils gèrent divers programmes et activités connexes, et
allouer les ressources nécessaires pour atteindre les résultats escomptés.
7. Exigences de la politique
7.1 Structure de gestion, des ressources et des résultats
1. Conformément au paragraphe 7.2.1 qui précède, les changements qu'on envisage d'apporter aux niveaux
suivants de l'architecture des activités de programmes ne seront faits qu'après avoir été approuvés par le
Conseil du Trésor :
1. le ou les niveaux déjà approuvés par le Conseil du Trésor aux fins d'affectation et de contrôle;
2. le ou les niveaux déjà approuvés par le Conseil du Trésor afin de déterminer les renseignements à
fournir au Parlement dans les documents budgétaires.
2. Conformément au paragraphe 7.2.2 qui précède, les ministères informeront le Secrétariat du Conseil du
Trésor de tout changement notable qu'ils comptent apporter aux éléments de leur Structure de gestion,
des ressources et des résultats (tel que défini à la section 7.1) déjà notés par le Conseil du Trésor à titre
informatif.
La Structure de gestion, des ressources et des résultats doit renfermer les trois éléments suivants :
7.4 Systèmes et rapports d'information de gestion
1. Des résultats stratégiques clairement définis et mesurables qui :
La Structure de gestion, des ressources et des résultats servira d'outil de base pour fournir des renseignements
au Parlement dans les documents budgétaires, les Comptes publics et tout autre document de déclaration
parlementaire, de la manière et dans le format que définira le Conseil du Trésor ou son Secrétariat.
Les ministères devront veiller à ce que leurs systèmes d'information, stratégies de mesure du rendement,
rapports et structures de gouvernance soient conformes à leur structure de gestion, des ressources et des
résultats et tiennent compte du mode de gestion et d'affectation des ressources en vigueur dans leur propre
organisation.
7.5 Surveillance
Le Secrétariat mènera une évaluation de la politique au cours des cinq années suivant son entrée en vigueur.
8. Références
De plus amples renseignements
Le Secrétariat tiendra à jour sur son site web (http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/index_f.asp) des
renseignements sur :
sa stratégie actuelle pour mettre en œuvre la politique et la rendre opérationnelle;
des données contextuelles;
des conseils et des exemples de pratiques exemplaires.
Législation
La présente politique est publiée en vertu de l'alinéa 7(1)c) de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Publications connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes : Un cadre de gestion pour le gouvernement du Canada
Cadre de responsabilisation de gestion
Renforcer la gestion du secteur public – Aperçu du plan d'action et des principales initiatives du
gouvernement
Publication connexe du Bureau du Conseil privé
Guide du sous-ministre
Gouverner de façon responsable : Le Guide du ministre et du ministre d'État
9. Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements sur la présente politique doivent être adressées à l'analyste du secteur de
programmes chargé de votre ministère ou organisme au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Annexe A – Définitions
Activité (Activity) — Opération ou processus de travail interne à une organisation, visant à utiliser des intrants
pour produire des extrants déterminés, comme la formation, la recherche, la construction, la négociation, les
enquêtes, etc.
Ministère (Department) — Tous les « ministères », tels que définis à l'article 2 de la Loi sur la gestion des
finances publiques.
Gouvernance (Governance) — Processus et structures dans le cadre desquels le pouvoir décisionnel est
exercé, par ex. une structure de gouvernance efficace garantit que des personnes ou des groupes de personnes
sont chargés d'établir les orientations stratégiques et les priorités, de prendre des décisions en matière de
placement, de réaffecter les ressources et de concevoir des programmes.
Programme (Program) — Groupe d'activités connexes qui sont conçues et gérées pour répondre à un besoin
public précis et qui sont souvent traitées comme une unité budgétaire.
Architecture des activités de programmes (Program Activity Architecture) — Répertoire de tous les
programmes et de toutes les activités menées par un ministère ou un organisme. Ces programmes et activités
sont présentés selon les liens logiques qui existent entre eux et leurs liens avec les résultats stratégiques
auxquels ils contribuent. L'architecture des activités de programmes est le document initial qui sert à établir la
structure de gestion, des ressources et des résultats.
Résultat stratégique (Strategic Outcome) — Avantage à long terme et durable pour les Canadiens qui
découle du mandat, de la vision ou des efforts d'un ministère ou organisme. Il s'agit de l'apport qu'un ministère
ou organisme veut avoir dans la vie des Canadiens et il devrait être mesurable et s'inscrire dans le domaine
d'influence du ministère.
[1]
Les renseignements exigés pour étayer la production de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence de 2005-2006 et les prévisions budgétaires doivent
être transmis au Secrétariat conformément à la présente politique.
Annexe 2
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada / Library and Archives of Canada Act
(2004, ch. 11).
«ministre »
"Minister"
Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
2004, ch. 11
«ministre » Le membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada chargé par le gouverneur en conseil de
l'application de la présente loi.
«patrimoine documentaire »
"documentary heritage"
«patrimoine documentaire » Les publications et les documents qui présentent un intérêt pour le Canada.
L-7.7
[Sanctionnée le 22 avril 2004]
Loi constituant Bibliothèque et Archives du Canada, modifiant la Loi sur le droit d’auteur et modifiant certaines
lois en conséquence
Préambule
«publication »
"publication"
«publication » Article de bibliothèque mis à la disposition — quel que soit le média, la forme ou le support utilisé,
notamment imprimé, enregistrement ou en ligne — du grand public ou d'un segment particulier du public, par
abonnement ou autrement, en de multiples exemplaires ou à plusieurs endroits, à titre gratuit ou contre
rémunération.
2004, ch. 11, art. 2; 2006, ch. 9, art. 179.1.
Attendu qu'il est nécessaire :
Application
a) que le patrimoine documentaire du Canada soit préservé pour les générations présentes et futures;
3. La présente loi lie Sa Majesté du chef du Canada.
b) que le Canada se dote d'une institution qui soit une source de savoir permanent accessible à tous et qui
contribue à l'épanouissement culturel, social et économique de la société libre et démocratique que constitue
le Canada;
c) que cette institution puisse faciliter au Canada la concertation des divers milieux intéressés à l'acquisition,
à la préservation et à la diffusion du savoir;
d) que cette institution soit la mémoire permanente de l'administration fédérale et de ses institutions,
CONSTITUTION ET ORGANISATION
Constitution
4. Est constitué un secteur de l'administration publique fédérale appelé Bibliothèque et Archives du Canada
placé sous l'autorité du ministre et dirigé par son administrateur général.
2004, ch. 11, art. 4 et 54(A).
Sa Majesté, sur l'avis et avec le consentement du Sénat et de la Chambre des communes du Canada, édicte :
TITRE ABRÉGÉ
Titre abrégé
Nomination et mandat
5. (1) L'administrateur général, dont le titre est «bibliothécaire et archiviste du Canada » , est nommé, à titre
amovible, par le gouverneur en conseil et a rang et pouvoirs d'administrateur général de ministère.
Intérim
1. Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.
DÉFINITIONS ET CHAMP D'APPLICATION
(2) En cas d'absence ou d'empêchement de l'administrateur général ou de vacance de son poste, le ministre
peut désigner un intérimaire; la durée de l'intérim est, sauf prorogation approuvée par le gouverneur en conseil,
limitée à six mois.
Constitution d'un comité consultatif
Définitions
2. Les définitions qui suivent s'appliquent à la présente loi.
6. Le ministre peut constituer un comité consultatif qu'il charge de conseiller l'administrateur général sur la
façon de faire connaître le patrimoine documentaire aux Canadiens et à quiconque s'intéresse au Canada, et de
le rendre accessible.
«administrateur général » "French version only"
«administrateur général » L'administrateur général nommé au titre du paragraphe 5(1).
«document »
"record"
«document » Éléments d'information, quel qu'en soit le support; la présente définition ne vise pas les
publications.
MISSION ET ATTRIBUTIONS
Mission
7. Bibliothèque et Archives du Canada a pour mission :
a) de constituer et de préserver le patrimoine documentaire;
«document fédéral »
"government record"
«document fédéral » Document qui relève d'une institution fédérale.
«document ministériel »
"ministerial record"
«document ministériel » Document, afférent à sa qualité de ministre, d'un membre du Conseil privé de la Reine
pour le Canada, à l'exclusion des documents personnels ou politiques et des documents fédéraux.
«institution fédérale »
"government institution"
«institution fédérale » S’entend au sens de l’article 3 de la Loi sur l’accès à l’information ou de l’article 3 de la
Loi sur la protection des renseignements personnels, ou d’une institution désignée par le gouverneur en
conseil.
b) de faire connaître ce patrimoine aux Canadiens et à quiconque s'intéresse au Canada, et de le rendre
accessible;
c) d'être le dépositaire permanent des publications des institutions fédérales, ainsi que des documents
fédéraux et ministériels qui ont un intérêt historique ou archivistique;
d) de faciliter la gestion de l'information par les institutions fédérales;
e) d'assurer la coordination des services de bibliothèque des institutions fédérales;
f) d'appuyer les milieux des archives et des bibliothèques.
Attributions de l'administrateur général
8. (1) L'administrateur général peut prendre toute mesure qui concourt à la réalisation de la mission de
Bibliothèque et Archives du Canada et, notamment :
a) acquérir des publications et des documents ou en obtenir la possession, la garde ou la responsabilité;
(4) Pour l'application du présent article, chaque édition, version ou forme d'une publication est considérée
comme une publication distincte.
b) prendre toute mesure de catalogage, de classement, de description, de protection et de restauration des
publications et documents;
c) compiler et maintenir des sources d'information et notamment une bibliographie et un catalogue collectif
nationaux;
d) fournir des services d'information, de consultation, de recherche et de prêt, ainsi que tous autres services
permettant d'avoir accès au patrimoine documentaire;
OBTENTION D'ENREGISTREMENTS DE QUALITÉ ARCHIVISTIQUE À
DES FINS DE PRÉSERVATION
Copie de qualité archivistique
e) mettre en place des programmes visant à faire connaître et comprendre le patrimoine documentaire et
encourager ou organiser des activités — notamment des expositions, des publications et des spectacles —
à cette fin;
11. (1) L'administrateur général peut, par écrit, exiger que lui soit remis un exemplaire de tout enregistrement
mis à la disposition du public au Canada qu'il estime présenter un intérêt historique ou archivistique justifiant sa
préservation. La demande peut être adressée à quiconque est habilité à rendre l'enregistrement accessible et
précise les modalités de la remise, y compris la forme et la qualité archivistique de l'exemplaire.
f) conclure des accords avec d'autres bibliothèques, archives ou institutions au Canada ou à l'étranger;
Enregistrement
g) conseiller les institutions fédérales sur la gestion de l'information qu'elles produisent et utilisent et leur
fournir des services à cette fin;
(2) Constitue un enregistrement tout support d'information dont le contenu — notamment sons et images —
n'est utilisable qu'au moyen d'une machine.
h) déterminer les orientations des services bibliothécaires des institutions fédérales et, à cette fin, fixer des
lignes directrices;
Frais
i) apporter un appui professionnel, technique et financier aux milieux chargés de promouvoir et de préserver
le patrimoine documentaire et d'assurer l'accès à celui-ci;
j) s'acquitter de toute autre fonction que lui confie le gouverneur en conseil.
(3) L'administrateur général assume les coûts réels de réalisation de l'exemplaire. Il n'assume cependant pas
ceux de Sa Majesté du chef du Canada ou de ses mandataires.
Application
(4) Le présent article lie Sa Majesté du chef d'une province.
Réalisation d'échantillons à partir d'Internet
Propriété
(2) Pour l'application de l'alinéa (1)a), l'administrateur général peut, à des fins de préservation, constituer des
échantillons représentatifs, selon les modalités de temps ou autres qu'il détermine, des éléments d'information
présentant un intérêt pour le Canada et accessibles au public sans restriction dans Internet ou par tout autre
média similaire.
(5) Les exemplaires reçus au titre du présent article appartiennent à Sa Majesté et font partie du fonds de
Bibliothèque et Archives du Canada.
GESTION DES DOCUMENTS FÉDÉRAUX ET MINISTÉRIELS
Élimination ou aliénation
9. (1) L'administrateur général peut aliéner ou éliminer les publications ou documents dont il a la
responsabilité s'il estime que leur conservation n'est plus nécessaire.
Réserve
(2) L'aliénation ou l'élimination ne peuvent se faire que sous réserve des modalités afférentes à l'acquisition ou
à l'obtention de ces publications ou documents.
DÉPÔT LÉGAL
Élimination et aliénation
12. (1) L'élimination ou l'aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu'il s'agisse ou non de biens de
surplus, est subordonnée à l'autorisation écrite de l'administrateur général ou de la personne à qui il a délégué,
par écrit, ce pouvoir.
Accès aux documents
(2) Par dérogation aux autres lois fédérales, l'administrateur général a accès aux documents visés par la
demande d'autorisation.
Exception
Publications mises en circulation
10. (1) Sous réserve des règlements, l'éditeur d'une publication au Canada est tenu d'en remettre à ses frais
deux exemplaires à l'administrateur général — qui en accuse réception —, soit dans les sept jours suivant la
date de mise en circulation, soit, pour les publications faisant partie d'une catégorie visée à l'alinéa (2)d), dans
les sept jours suivant la réception de la demande écrite de l'administrateur général, ou dans le délai supérieur
que celui-ci peut préciser dans la demande.
(3) L'accès est toutefois subordonné à l'autorisation du greffier du Conseil privé dans le cas des documents du
Conseil privé de la Reine pour le Canada visés au paragraphe 69(1) de la Loi sur l'accès à l'information, et à
celle du responsable de l'institution en cause dans le cas des documents fédéraux qui contiennent des
renseignements dont la communication est restreinte au titre d'une disposition figurant à l'annexe II de cette loi.
Accès aux documents
Règlements
(4) Par dérogation aux autres lois fédérales, les personnels des institutions fédérales sont habilités à permettre
à l'administrateur général d'avoir accès aux documents visés par la demande d'autorisation.
(2) Le ministre peut, par règlement, prendre les mesures d'application du présent article, et notamment :
Normes de sécurité
a) définir le terme «éditeur » ;
b) régir les mesures à prendre pour permettre à l'administrateur général l'accès aux publications qui ne sont
pas disponibles sur support papier et aux éléments d'information qu'elles contiennent;
c) prévoir les catégories de publications pour lesquelles la remise d'un seul exemplaire suffit;
d) prévoir les catégories de publications pour lesquelles la remise ne se fait qu'à la demande écrite de
l'administrateur général.
(5) L'administrateur général et les personnes agissant en son nom ou sur son ordre sont tenus, quant à l'accès
aux documents visés par la demande, de satisfaire aux normes de sécurité applicables et de prêter les
serments imposés à leurs usagers habituels.
Transfert des documents
13. (1) Le transfert, sous la garde ou la responsabilité de l'administrateur général, des documents fédéraux
ou ministériels qui, à son avis, présentent un intérêt historique ou archivistique s'effectue selon les accords
convenus à cet effet entre lui-même et le responsable des documents.
Propriété
Règlement
(3) Les publications reçues au titre du présent article appartiennent à Sa Majesté et font partie du fonds de
Bibliothèque et Archives du Canada.
(2) Le gouverneur en conseil peut, par règlement, fixer les modalités du transfert des documents.
Publication distincte
Documents menacés
(3) L'administrateur général peut exiger le transfert, selon les modalités qu'il fixe, de tout document fédéral visé
au paragraphe (1) s'il estime qu'il risque d'être détruit ou gravement endommagé.
Anciennes institutions fédérales
INFRACTIONS ET PEINES
Infraction et peine
(4) L'administrateur général a, sauf instruction contraire du gouverneur en conseil, la garde et la responsabilité
des documents des institutions fédérales qui ont cessé leurs activités.
Matériel de musée ou de bibliothèque
14. Les articles 12 et 13 ne s'appliquent pas aux documents qui sont du matériel de bibliothèque ou de
musée conservé par une institution fédérale à des fins de consultation ou d'exposition.
20. (1) Quiconque contrevient au paragraphe 10(1) ou aux règlements ou omet de se conformer à la
demande de l'administrateur général faite au titre du paragraphe 11(1) commet une infraction et est passible,
sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire :
a) s'agissant d'une personne physique, de l'amende prévue au paragraphe 787(1) du Code criminel;
b) s'agissant d'une personne morale, de l'amende prévue à l'alinéa 735(1)b) de cette loi.
Accès aux documents du Conseil privé
Exclusion de l'emprisonnement
15. L'administrateur général ne peut donner accès aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine
pour le Canada visés au paragraphe 69(1) de la Loi sur l'accès à l'information qu'avec l'autorisation du greffier
du Conseil privé.
(2) La peine d'emprisonnement prévue par le paragraphe 787(2) du Code criminel ne peut être infligée en cas
de non-paiement d'amende.
Recherches sur l’opinion publique
Recouvrement des amendes
15.1 Il incombe à tout ministère, au sens de l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, de
transmettre à l’administrateur général, dans les six mois suivant la fin de la collecte de données effectuée dans
le cadre de toute recherche sur l’opinion publique réalisée à sa demande dans le cadre d’un marché et pour
l’usage exclusif de Sa Majesté du chef du Canada, le rapport mentionné au paragraphe 40(2) de la Loi sur la
gestion des finances publiques.
(3) L'amende infligée constitue une créance de Sa Majesté du chef du Canada dont le recouvrement peut être
poursuivi devant tout tribunal compétent ou effectué sous le régime d'une loi fédérale.
MODIFICATION DE LA LOI SUR LE DROIT D'AUTEUR
21. [Modifications]
2006, ch. 9, art. 180.
LOI SUR LES BIENS DE SURPLUS DE LA COURONNE
MODIFICATIONS CORRÉLATIVES
Publications surnuméraires
LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION
16. Par dérogation à la Loi sur les biens de surplus de la Couronne, les publications en surnombre dont n'a
plus besoin une institution fédérale sont placées sous la garde ou la responsabilité de l'administrateur général.
22. [Modification]
Non-application
23. [Modification]
17. La Loi sur les biens de surplus de la Couronne ne s'applique pas aux publications et documents placés
sous la garde ou la responsabilité de l'administrateur général.
24. [Modification]
LOI SUR LE DROIT D'AUTEUR
DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Compte
25. [Modification]
26. [Modification]
18. (1) Est ouvert, parmi les comptes du Canada, un compte intitulé «compte de Bibliothèque et Archives du
Canada » , lequel est crédité des sommes que reçoit — notamment sous forme de don — Bibliothèque et
Archives du Canada.
LOI SUR LE MINISTÈRE DES ANCIENS COMBATTANTS
27. [Modification]
Prélèvements sur le compte
LOI SUR LA TAXE D'ACCISE
(2) Les sommes nécessaires à l'application de la présente loi peuvent être prélevées sur le compte.
Utilisation
28. [Modification]
(3) Ces sommes sont utilisées conformément aux modalités dont est assortie leur remise.
LOI SUR LA GESTION DES FINANCES PUBLIQUES
DISPOSITION GÉNÉRALE
Production d'une copie conforme
19. (1) S'il est tenu de produire un document ou une publication sous sa responsabilité, l'administrateur
général peut en produire une copie qu'il a certifiée conforme, laquelle est admissible en preuve au même titre
que l'original sans qu'il soit nécessaire de prouver l'authenticité de la signature qui y est apposée ni la qualité
officielle du signataire.
29. [Modification]
30. [Modification]
LOI SUR LES LIEUX ET MONUMENTS HISTORIQUES
31. [Modification]
Production d'originaux
(2) Si, dans une affaire, la production d'un document ou d'une publication peut être requise, il incombe à la
juridiction ou l'autorité en cause, après avoir dûment pris en compte les risques associés à la production de
l'original et la nécessité de préserver celui-ci tout en le gardant accessible au public, de veiller à ce que toutes
les mesures voulues soient prises pour en garantir la sécurité et la préservation et à ce que l'original soit
restitué à l'administrateur général dès qu'il n'est plus nécessaire pour les besoins de l'affaire.
LOI DE L'IMPÔT SUR LE REVENU
32. [Modification]
LOI D'INDEMNISATION DES MILITAIRES AYANT SUBI DES BLESSURES
33. [Modification]
LOI CONCERNANT L'ACCORD SUR LES REVENDICATIONS TERRITORIALES DU NUNAVUT
34. [Modification]
LOI SUR LE PARLEMENT DU CANADA
Transfert des collections existantes
(2) Les documents et publications qui constituaient les fonds des Archives nationales du Canada et de
la Bibliothèque nationale à l'entrée en vigueur de l'article 55 sont transférés à l'administrateur général
sous réserve des modalités dont était assortie leur remise.
Maintien en poste du personnel
35. [Modification]
LOI SUR LES PENSIONS
(3) Les personnes qui étaient des employés des Archives nationales du Canada ou de la Bibliothèque
nationale à l'entrée en vigueur de l'article 55 deviennent des employés de Bibliothèque et Archives du
Canada.
Crédits
36. [Modification]
LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
37. [Modifications]
(4) Les sommes qui sont, parmi les comptes du Canada, au crédit du compte des Archives nationales
du Canada et du compte spécial d'exploitation de la Bibliothèque nationale sont, à l'entrée en vigueur
de l'article 55, portées au crédit du compte de Bibliothèque et Archives du Canada.
Mentions
38. [Modification]
(5) Sauf indication contraire du contexte, « Archives nationales du Canada » et « Bibliothèque nationale
» sont remplacés par « Bibliothèque et Archives du Canada », avec les adaptations grammaticales
nécessaires, dans :
39. [Modification]
40. [Modification]
a) tout règlement, au sens de l'article 2 de la Loi sur les textes réglementaires, pris en vertu d'une loi
fédérale;
41. [Modification]
LOI SUR LE RECYCLAGE DES PRODUITS DE LA CRIMINALITÉ ET LE FINANCEMENT DES ACTIVITÉS
TERRORISTES
b) tout autre texte pris :
(i) soit dans l'exercice d'un pouvoir conféré sous le régime d'une loi fédérale,
(ii) soit par le gouverneur en conseil ou sous son autorité.
42. [Modification]
Mentions
LOI SUR LA RÉMUNÉRATION DU SECTEUR PUBLIC
43. [Modification]
44. [Modification]
LOI SUR LES RELATIONS DE TRAVAIL DANS LA FONCTION PUBLIQUE
(6) Sauf indication contraire du contexte, « archiviste », au sens de la Loi sur les archives nationales du
Canada, et « administrateur général », au sens de la Loi sur la Bibliothèque nationale, sont remplacés
par « bibliothécaire et archiviste du Canada » au sens de la présente loi, avec les adaptations
grammaticales nécessaires, dans :
a) tout règlement, au sens de l'article 2 de la Loi sur les textes réglementaires, pris en vertu d'une loi
fédérale;
b) tout autre texte pris :
45. [Modification]
(i) soit dans l'exercice d'un pouvoir conféré sous le régime d'une loi fédérale,
46. [Modification]
(ii) soit par le gouverneur en conseil ou sous son autorité.
LOI SUR LES ALLOCATIONS AUX ANCIENS COMBATTANTS
47. [Modification]
LOI SUR LE SYSTÈME DE JUSTICE PÉNALE POUR LES ADOLESCENTS
48. [Modification]
Mentions
(7) Sauf indication contraire du contexte, dans tout contrat, accord, entente, acte, instrument ou autre
document, la mention de « Archives nationales du Canada » ou de « Bibliothèque nationale » vaut
mention de « Bibliothèque et Archives du Canada », et la mention de « archiviste », au sens de la Loi
sur les archives nationales du Canada, ou de « administrateur général », au sens de la Loi sur la
Bibliothèque nationale, vaut mention de « bibliothécaire et archiviste du Canada » au sens de la
présente loi.
49. [Modifications]
LOI SUR LE RÈGLEMENT DES REVENDICATIONS TERRITORIALES DES PREMIÈRES NATIONS DU
YUKON
50. [Modification]
DISPOSITIONS DE COORDINATION
53. [Modification]
54. [Modifications]
LOI SUR L'AUTONOMIE GOUVERNEMENTALE DES PREMIÈRES NATIONS DU YUKON
51. [Modification]
ABROGATIONS
55. [Abrogation]
DISPOSITIONS TRANSITOIRES
56. [Abrogation]
Cessation de fonctions
52. (1) L'archiviste national et l'administrateur général de la Bibliothèque du Canada en fonctions à
l'entrée en vigueur de l'article 55 cessent de l'être à l'entrée en vigueur du paragraphe 5(1).
ENTRÉE EN VIGUEUR
Décret
*57. Exception faite des articles 21, 53 et 54, les dispositions de la présente loi entrent en vigueur à la date
ou aux dates fixées par décret.
* [Note : Articles 21, 53 et 54 en vigueur à la sanction le 22 avril 2004; loi, à l'exception des articles 21, 53 et
54, en vigueur le 21 mai 2004, voir TR/2004-58.]
Annexe 3
Conseil du Trésor du Canada, Cadre stratégique sur l’information et la technologie entré
en vigueur le 1er juillet 2007.
Cadre stratégique sur l'information et la technologie
Cadre stratégique sur l'information et la
technologie
1.
Date d'entrée en vigueur
1.1
Le présent cadre entrera en vigueur le 1er juillet 2007.
(Also published in English as Policy Framework for Information and Technology)
2.
Contexte
Table des matières
2.1
L'information est la pierre angulaire d'un gouvernement démocratique, efficace et
responsable. En conséquence, il faut bien gérer l'information pendant toute la durée de
son cycle de vie, afin qu'existe un gouvernement efficace et réceptif.
2.2
La régie de l'information et de la technologie comprend la responsabilité financière de
répondre aux besoins et aux attentes des clients, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du
gouvernement. Il faut notamment s'assurer que les solutions techniques et les pratiques de
gestion de l'information respectent la vie privée des personnes et que l'information est
protégée contre un accès non autorisé. L'information et la technologie doivent être
élaborées, déployées et gérées dans le cadre des formats et de la technologie appropriés.
Ainsi, tous ceux qui accèdent aux services du gouvernement pourront le faire avec une
plus grande aisance, y compris les personnes ayant un handicap. De plus, il est ainsi
possible d'appuyer la prestation de services et de renseignements dans les deux langues
officielles, tout en respectant les droits individuels et collectifs.
2.3
Le Cadre stratégique sur l'information et la technologie vient donner le contexte
stratégique de la Politique sur la gestion de l'information et la Politique sur la gestion des
technologies de l'information. Il tient aussi compte de la Politique sur la protection des
renseignements personnels et des données, de la Politique sur l'accès à l'information et
de la Politique du gouvernement sur la sécurité. Par ailleurs, il renferme des principes
directeurs pour assurer de saines pratiques de gestion de l'information et de la technologie
à l'échelle du gouvernement. Ces principes permettent également d'aider les particuliers
et les fonctionnaires à exercer pleinement leurs droits et leurs obligations.
2.4
Le cadre s'inscrit dans une approche intégrée et uniforme à l'égard de la gestion de la
fonction publique. Ainsi, il démontre son harmonisation et ses liens avec les principaux
cadres stratégiques et les lois.
3.
Principes
3.1
La gestion de l'information et des technologies connexes est dictée par l'engagement de
respecter les principes suivants :
1.
Date d'entrée en vigueur..............................................................................1
2.
Contexte ........................................................................................................1
3.
Principes .......................................................................................................1
4.
Rôles et responsabilités ..............................................................................3
5.
Lien avec d'autres cadres du Conseil du Trésor .......................................4
6.
Planification des investissements, surveillance, établissement de
rapports et évaluation du rendement .........................................................4
7.
Conséquences..............................................................................................5
8.
Demandes de renseignements....................................................................5
Annexe A – Définitions .......................................................................................6
Annexe B – Lois connexes.................................................................................7
1er juillet 2007
i
1er juillet 2007
1
L'information
nécessaires, et assurer une protection adéquate des renseignements personnels, conformément à
la loi qui s'applique. La technologie de l'information, en plus d'être un catalyseur clé en matière
de saine gestion de l'information, représente également un élément essentiel afin de veiller à la
protection de la vie privée.
L'information détenue par les ministères du gouvernement fédéral consigne les mesures
gouvernementales et celles visant à perpétuer l'histoire canadienne. Elle appuie une planification,
l'établissement de rapports publics et un processus décisionnel rigoureux pour les gouvernements
actuels et futurs. En tant que ressource précieuse, l'information doit être traitée comme telle, et
cette responsabilité incombe à tous les employés.
Sécurité
Le fait d'assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de l'information est essentiel au
processus décisionnel du gouvernement et à la prestation de services. Une sécurité efficace de
l'information exige une approche systématique qui vient cerner et catégoriser l'information et les
biens connexes, qui évalue les risques qui se posent à leur égard, et qui permet de mettre en
œuvre les mesures de protection qui s'imposent à l'égard des employés, du matériel et des TI.
Technologie de l'information
Des technologies efficientes, efficaces et novatrices représentent les principaux catalyseurs qui
permettent l'obtention d'une information bien gérée qui appuie les politiques, les programmes et
les services.
Transparence
Régie
Les employés se chargent de documenter les mesures et les décisions servant à appuyer les
programmes et les activités du gouvernement, et de conserver cette information de façon à ce
qu'elle soit accessible à toute personne qui a le droit d'y accéder, y compris les personnes qui
décident d'exercer leurs droits d'accès à l'information, en vertu de la Loi sur l'accès à
l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La gestion de
l'information pour appuyer la transparence et la responsabilisation nécessite également
l'établissement de rapports évidents sur le rendement, tant pour les Canadiens que le Parlement.
Il faut gérer rigoureusement l'information pendant son cycle de vie, peu importe la forme ou le
support utilisé, aussi longtemps qu'il est nécessaire de le faire pour que les ministères du
gouvernement puissent satisfaire à leurs responsabilités opérationnelles et financières, de même
qu'à leurs besoins et obligations juridiques. Il faut également s'assurer que des stratégies sont en
place pour veiller à ce que l'information soit actuelle, complète et exacte. La technologie de
l'information est un outil habilitant clé et elle doit être bien gérée selon une discipline stricte en
matière d'analyse de rentabilisation et de gestion de projets. Une saine régie signifie que les
besoins opérationnels déterminent les besoins et les processus, applications et technologies de
l'information connexes.
Langues officielles
Approche pangouvernementale
Une approche pangouvernementale signifie qu'il faut transcender les cloisonnements ministériels
et intergouvernementaux pour assurer, en temps opportun, dans le cadre des paramètres imposés
par la loi, un accès à une information homogène et intégrée. Il faut établir des cadres et des
politiques, des normes, des pratiques, de même que des outils à l'échelle du gouvernement, afin
de s'assurer de la qualité de l'information et de son intégration. Une intégration efficace est
assurée lorsque les opérations, l'information et les technologies sont fiables et compatibles. Il
faut normaliser les sources d'information en matière de données communes, réutiliser
l'information et les solutions technologiques pour éliminer les chevauchements et la redondance,
maximiser les investissements et minimiser les coûts, tout en respectant les droits à la vie privée
des personnes qui accèdent aux services du gouvernement. Une approche pangouvernementale
signifie surtout que, même si les personnes interagissent avec différents organismes, la
communication se fait avec un seul gouvernement du Canada.
Accès et respect de la vie privée
La prestation de services relatifs à l'information et à la technologie au public et aux employés
dans les deux langues officielles transmet des valeurs d'égalité et de respect. La prestation de
services de qualité au public et aux employés est régie par le principe du bilinguisme
institutionnel et par le biais d'un environnement de travail qui encourage l'utilisation des deux
langues officielles dans les régions ayant été désignées comme étant bilingues, conformément à
la Loi sur les langues officielles et aux instruments de politique connexes.
4.
Rôles et responsabilités
4.1
Les administrateurs généraux rendent compte à leur ministre et au Conseil du Trésor :
4.1.1
De la gestion efficace de l'information et des technologies à l'échelle de leur ministère.
4.1.2
De la mise en œuvre efficace des décisions en matière d'investissements, en matière de
gestion de l'information et de la technologie.
4.1.3
De la mesure soutenue du rendement, en ce qui a trait à la gestion de l'information et de
la technologie.
Le respect de la vie privée des particuliers s'applique, tout au long du cycle de vie de
l'information. Le respect de la vie privée suppose qu'il faut limiter les interventions
gouvernementales dans la vie privée des Canadiens et des Canadiennes à des fins légitimes et
1er juillet 2007
2
1er juillet 2007
3
4.2
Le Secrétariat du Conseil du Trésor est chargé d'élaborer des directives, des normes, des
lignes directrices et des outils pour aider les ministères à mettre en œuvre les politiques
assujetties au présent cadre.
6.3
Le Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor renferme des renseignements
additionnels sur l'établissement de rapports et la surveillance dans le cadre des politiques
du Conseil du Trésor.
4.3
Le Dirigeant principal de l'information du gouvernement du Canada a la responsabilité de
diriger la quête d'excellence à l'échelle du gouvernement en matière de prestation de
services, et de gestion de l'information et de la technologie, au Canada.
7.
Conséquences
7.1
Le Cadre principal des politiques du Conseil du Trésor explique le rôle et l'imposition de
conséquences dans le cadre des politiques du Conseil du Trésor. Les conséquences
spécifiques de la non-conformité sont énoncées dans les politiques individuelles et les
instruments de politique associés à ce cadre.
8.
Demandes de renseignements
5.
Lien avec d'autres cadres du Conseil du Trésor
5.1
Le Cadre stratégique sur l'information et la technologie, de même que ses instruments de
politique connexes, ont été conçus de façon à ce qu'ils puissent s'intégrer aux autres
cadres stratégiques, et ainsi contribuer à la gestion générale du gouvernement.
5.2
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada est responsable des instruments de politique à
l'appui du présent cadre stratégique.
Les principes régissant la gestion de l'information, la technologie, le respect de la vie
privée et l'accès recoupent tous les cadres stratégiques du Conseil du Trésor. Voici
certains liens avec d'autres politiques du CT :
Veuillez adresser toute demande de renseignements aux coordonnées suivantes :
la sécurité du gouvernement;
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa ON K1A 0R5
la structure de gestion des ressources et des résultats;
les communications;
les services;
Courriel : [email protected]
Téléphone : 613-952-2400
Télécopieur : 613-952-8536
les systèmes financiers;
l'information financière et l'établissement de rapports;
la gestion de projets;
la planification des investissements
les langues officielles.
6.
Planification des investissements, surveillance, établissement
de rapports et évaluation du rendement
6.1
Les politiques individuelles et les instruments de politique décrivent les indicateurs de
rendement et les exigences spécifiques visant l'établissement de rapports et la
surveillance qui s'imposent à l'égard des services gouvernementaux internes et externes
qui appuient le présent cadre.
6.2
Le Secrétariat du Conseil du Trésor utilisera l'information recueillie lors de la
surveillance des politiques et de l'établissement de rapports, et d'autres activités
d'évaluation pour évaluer le rendement des ministères et la situation générale de la
gestion de l'information et de la technologie au sein du gouvernement du Canada.
1er juillet 2007
4
1er juillet 2007
5
Annexe A – Définitions
Annexe B – Lois connexes
Gestion de l'information (Information management) : Discipline qui oriente et appuie une
gestion efficace et efficiente de l'information au sein d'un organisme, depuis l'étape de la
planification et de l'élaboration des systèmes jusqu'à celle de l'élimination de l'information ou de
sa conservation à long terme.
Loi sur l'accès à l'information
Loi sur la preuve au Canada
Loi sur la protection civile
Loi sur la protection de l'information
Loi sur la protection des renseignements personnels
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Partie 2)
Loi sur la statistique
Loi sur le casier judiciaire
Loi sur le droit d'auteur
Loi sur les langues officielles
Technologie de l'information (Information technology) : Comprend tout équipement ou
système qui sert à l'acquisition, le stockage, la manipulation, la gestion, le déplacement, le
contrôle, l'affichage, la commutation, les échanges, la transmission ou la réception automatiques
de données ou d'information. Elle englobe la conception, le développement, l'installation et la
mise en œuvre de systèmes et d'applications informatiques visant à répondre à des besoins
opérationnels.
Ministère (Department) : Entité fédérale au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des
finances publiques, à moins d'en être exclue en vertu de certains lois, certains règlements ou
certains décrets en conseil.
1er juillet 2007
6
1er juillet 2007
7
Annexe 4
Conseil du Trésor du Canada, Politique sur la gestion de l’information, entrée en vigueur
le 1er juillet 2007.
Treasury Board of Canada Secretariat
Politique sur l'accès à l'information
d'instruments politiques nécessaires à la mise en œuvre de la Loi et de son règlement. La
Loi établit que les politiques et les lignes directrices constituent des moyens appropriés
pour appuyer son application.
3.4 Les responsables d'institutions fédérales sont chargés de l'application efficace, bien
coordonnée et proactive de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement sur l'accès à
l'information au sein de leurs institutions.
1. Date d'entrée en vigueur
1.1 La présente politique entre en vigueur le 1er avril 2008.
3.5 La présente politique est diffusée conformément à l'alinéa 70(1)c) de la Loi sur
l'accès à l'information. Elle comprend également certains éléments qui relèvent des
alinéas 70(1) b), c.1) et d) de la Loi.
1.2 Elle remplace la Politique sur l'accès à l'information publiée en 1993, et toutes les
obligations politiques contenues dans les rapports de mise en œuvre diffusées jusqu'à la
date d'entrée en vigueur de la présente politique.
3.6 La présente politique doit être lue de concert avec le Cadre stratégique sur
l'information et la technologie et laPolitique sur la protection de la vie privée.
3.7 Le président du Conseil du Trésor établira des directives et des normes particulières à
l'appui de la présente politique en ce qui concerne l'administration de la Loi sur l'accès à
l'information, l'obligation de prêter assistance aux auteurs de demandes, les rapports
annuels au Parlement, l'établissement de catégories de documents pour Info Source et les
rapports statistiques.
2. Application
2.1 La présente politique s'applique aux institutions fédérales visées par l'article 3 de la
Loi sur l'accès à l'information (la Loi), y compris toute société d'État mère ou filiale à
cent pour cent d'une telle société. Elle ne s'applique pas à la Banque du Canada.
2.2 La présente politique ne s'applique pas aux renseignements exclus en vertu de la Loi.
4. Définitions
4.1 Les définitions à utiliser dans l'interprétation de la présente politique figurent à
l'annexe A. Certains des termes sont définis dans la Loi sur l'accès à l'information et se
retrouvent dans l'annexe A afin de faciliter la consultation. Certaines de ces définitions
comportent des renseignements supplémentaires ne figurant pas dans le texte de la Loi.
3. Contexte
3.1 Le gouvernement du Canada reconnaît le droit du public à l'accès aux documents
relevant des institutions fédérales comme un élément essentiel du régime démocratique
du pays. Le gouvernement s'engage à la transparence en respectant l'esprit et les
exigences de la Loi sur l'accès à l'information, de son règlement d'application et de ses
instruments de politique connexes.
5. Énoncé de la politique
5.1 Objectifs
3.2 Les tribunaux ont reconnu le statut « quasi constitutionnelle » de la Loi sur l'accès à
l'information. Ceci est en raison du rôle qu'elle joue, car elle :
Ⴠ facilite la démocratie en donnant accès aux documents nécessaires à la
participation au processus démocratique;
Ⴠ assure la responsabilisation des titulaires de charge publique et des fonctionnaires.
Le gouvernement du Canada reconnaît également l'importance de faciliter l'accès aux
documents en obligeant les institutions fédérales de faire tous les efforts raisonnables
pour prêter assistance aux auteurs de demande. Le gouvernement doit s'assurer d'une
gestion de qualité par rapport aux documents relevant d'institutions fédérales. La saine
gestion de l'information joue un rôle essentiel pour ce qui est de faciliter l'exercice du
droit d'accès prévu à la Loi.
Les objectifs de la présente politique sont les suivants :
5.1.1 Faciliter la conformité législative et règlementaire, ainsi que renforcer l'application
efficace de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement par les institutions
fédérales.
5.1.2 Assurer l'application uniforme de pratiques et procédures dans l'administration de
la Loi et du Règlement afin que les auteurs des demandes obtiennent de l'aide tout au
long du processus de demande.
5.2 Résultats escomptés
La présente politique vise l'atteinte des résultats suivants :
3.3 Avec l'adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité, le champ d'application de la
Loi sur l'accès à l'information a été élargi et la Loi s'applique maintenant à plus de 200
institutions fédérales. En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, le président du
Conseil du Trésor est le ministre désigné responsable de la rédaction et la diffusion
5.2.1 Une saine gestion et une prise de décisions judicieuses dans le traitement de
demandes, sans égard à l'identité des personnes exerçant leur droit d'accès aux documents
1
2
relevant d'une institution fédérale.
Protection de l'identité de l'auteur de la demande
5.2.2 Des réponses précises, complètes et en temps utile aux demandes formulées aux
termes de la Loi.
6.2.3 Veiller à ce que l'identité des requérants soit protégée, et à ce qu'elle ne soit
divulguée qu'aux personnes ayant absolument besoin de la connaître dans l'exercice de
leurs fonctions relatives à un programme ou à une activité légitime.
5.2.3 Des responsabilités claires en ce qui concerne la prise de décisions et
l'administration efficace de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement sur l'accès
à l'information.
Prêter assistance
5.2.4 La présentation de rapports cohérents destinés au public sur l'application de la Loi
par l'entremise de rapports annuels soumis au Parlement par les institutions fédérales, de
rapports de statistiques et de la publication annuelle d'Info Source préparée par le
Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).
6.2.4 Faire en sorte que l'on déploie tous les efforts raisonnables pour prêter assistance
aux auteurs de demandes afin qu'ils reçoivent une réponse précise, complète et en temps
utile, sur le support demandé, selon le Règlement et sans que l'on tienne compte de leur
identité. Ceci comprend le développement et la mise en œuvre de procédures écrites et
des pratiques qui aideront concrètement les auteurs de demandes.
6. Exigences de la politique
Traitement des demandes d'accès
6.1 Les responsables des institutions fédérales assument les responsabilités
suivantes :
6.2.5 Établir des processus et des systèmes efficaces pour répondre aux demandes d'accès
et documenter les délibérations et les décisions prises au sujet de chaque demande reçue
aux termes de la Loi.
6.2.6 Établir des processus visant à assurer :
Ⴠ l'examen les documents demandés pour déterminer s'ils sont assujettis à la Loi et
le cas échéant, déterminer s'ils peuvent faire l'objet d'une exception. Les
exceptions au droit d'accès doivent être précises et limitées.
Ⴠ l'application du principe de prélèvement;
Ⴠ la tenue des consultations nécessaires pour le traitement des demandes présentées
en vertu de la Loi soient complétées.
Délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
6.1.1 Déterminer si leurs pouvoirs, attributions ou fonctions prévus par la Loi sur l'accès
à l'information seront délégués en vertu de l'article 73 de la Loi. La pertinence de
procéder ou non à une délégation devrait faire l'objet d'un examen attentif. Les
dispositions de la Loi qui énoncent les pouvoirs, attributions ou fonctions qui peuvent
être délégués figurent à l'annexe B.
6.1.2 Signer un arrêté de délégation, lorsque la décision de déléguer est prise, autorisant
des cadres ou employés de l'institution qui occupent un poste de niveau approprié à
exercer les pouvoirs, les attributions ou les fonctions mentionnés dans l'arrêté. Une fois
l'arrêté signé, les pouvoirs, attributions ou fonctions qui ont été délégués ne peuvent être
exercés que par le responsable de l'institution ou son représentant délégué. Les déléguées
sont responsables des décisions qu'ils prennent. Cependant, la responsabilité finale
incombe toujours au responsable de l'institution fédérale.
6.2 Les responsables des institutions fédérales ou leurs délégués assument les
responsabilités suivantes :
Renseignements confidentiels du Cabinet
6.2.7 Consulter le Bureau du Conseil privé selon les procédures établies avant d'exclure
des renseignements confidentiels du Cabinet.
6.2.8 Obtenir selon les procédures établies et sur demande du Commissaire à
l'information, une attestation que les renseignements exclus constituent des
renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada.
Contrats et ententes
6.2.9 Prendre des mesures visant à garantir que l'institution fédérale soit conforme à la
Loi sur l'accès à l'information lors de la conclusion de contrats avec des organisations du
secteur privé ou l'établissement d'accords ou d'ententes avec des organisations du secteur
public.
Exercice du pouvoir discrétionnaire
6.2.1 Exercer le pouvoir discrétionnaire en vertu de la Loi sur l'accès à l'information de
manière équitable, raisonnable et impartiale en ce qui concerne les décisions prises
relativement au traitement des demandes et à la résolution de plaintes présentées dans le
cadre de la Loi et sujet aux conditions énoncées dans le Règlement.
Répondre aux entraves au droit d'accès
6.2.10 Assurer la mise en œuvre de procédures adéquates en cas d'allégation d'entrave au
droit d'accès de la Loi sur l'accès à l'information. Ces procédures doivent être en
harmonie avec la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes
répréhensibles. Entraver le droit d'accès est un acte criminel.
6.3 Exigences en matière de surveillance et de rapports
Sensibilisation à l'accès à l'information
6.2.2 Faire connaître aux employés de l'institution fédérale les politiques, les procédures
et leurs responsabilités légales aux termes de la Loi.
3
4
processus du CRG.
7.3 En fonction de l'analyse de la surveillance et de l'information reçue, le ministre
désigné pourra faire des recommandations appropriées au responsable de l'institution
fédérale. Ceci peut comprendre l'établissement d'exigences additionnelles en matière de
rapports, conformément au paragraphe 7.1 de la présente politique.
Au sein des institutions fédérales
6.3.1 Les responsables ou leurs délégués sont chargés de surveiller la conformité à la
présente politique dans le cadre de l'application de la Loi sur l'accès à l'information.
Par les institutions fédérales
6.3.2 En vertu de la Loi, le responsable ou ses délégués ont les responsabilités suivantes :
Ⴠ préparer et déposer devant chaque chambre du Parlement un rapport annuel sur
l'application de la Loi;
Ⴠ mettre à jour le chapitre d'Info Source de l'institution fédérale;
Ⴠ fournir au Secrétariat du Conseil du Trésor les documents suivants :un exemplaire
du rapport annuel;
Ⴠ une mise à jour du chapitre d'Info Source concernant leur institution;
Ⴠ un rapport statistique sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information au
sein de l'institution.
Ⴠ
À l'échelle du gouvernement
6.3.3 Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveillera la conformité à tous les aspects de la
présente politique en analysant et en examinant les rapports publics requis en vertu de la
Loi sur l'accès à l'information et d'autres renseignements tel que les présentations au
Conseil du Trésor, les rapports ministériels sur le rendement, les résultats des
vérifications, des évaluations et des études, afin d'évaluer l'application de la Loi par
l'institution fédérale. En ce qui concerne les institutions assujetties au Cadre de
responsabilisation de gestion (CRG), les renseignements obtenus pour évaluer la
conformité avec la présente politique seront utilisés dans les évaluations effectuées dans
le cadre du CRG.
6.3.4 Le Secrétariat du Conseil du Trésor examinera la politique ainsi que ses directives,
normes et lignes directrices connexes ainsi que leur efficacité cinq ans après l'entrée en
vigueur de la politique. Si une analyse des risques le justifie, le SCT veillera également à
ce qu'une évaluation soit réalisée.
7. Conséquences
7.1 Les institutions fédérales qui ne se conforment pas à la présente politique, à ses
directives et à ses normes seront tenues de fournir, dans leur rapport annuel au Parlement,
des renseignements supplémentaires concernant l'élaboration et la mise en œuvre de
stratégies visant la conformité. La présentation de ces renseignements viendra s'ajouter
aux autres exigences en matière de rapports et portera expressément sur les problèmes de
conformité en question.
7.2 En ce qui concerne les institutions fédérales assujetties au CRG, l'inobservation, la
conformité et le rendement exemplaire relativement à la présente politique et à ses
directives et normes connexes seront signalés dans l'évaluation effectuée dans le cadre du
5
8. Rôles et responsabilités des organisations
gouvernementales
8.1 Il incombe au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de fournir une orientation
politique et des lignes directrices aux institutions fédérales concernant l'application de la
Loi et l'interprétation de cette politique. Et à cette fin, le SCT :
Ⴠ publie un répertoire annuel qui décrit les institutions fédérales ainsi que leurs
responsabilités, programmes et fonds de renseignements;
Ⴠ examine et publie les révisions aux chapitres d'Info Source concernant les
institutions fédérales, établit les formulaires à utiliser dans l'administration de la
Loi et détermine la forme et le fond des rapports au Parlement;
Ⴠ avise tous les membres de la collectivité d'Accès à l'information et de la
protection des renseignements personnels (AIPRP) des mises à jour apportées aux
instruments politiques;
Ⴠ travaille étroitement avec L'École de la fonction publique du Canada afin de
déterminer dans quelle mesure les éléments de connaissance touchant la Politique
sur l'accès à l'information seront intégrés aux cours de formation indispensable,
aux programmes et aux instruments d'évaluations du savoir qui sont requis.
8.2 Le greffier du Conseil privé est responsable des politiques concernant la gestion des
renseignements confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada et il détermine
quelle information constitue des renseignements confidentiels du Conseil privé de la
Reine pour le Canada.
8.3 Le commissaire à l'information du Canada est un haut fonctionnaire du Parlement qui
est chargé de veiller au respect des droits et obligations établis dans la Loi sur l'accès à
l'information. Le commissaire reçoit et mène des enquêtes indépendantes portant sur des
plaintes d'auteurs de demande, ou de son propre initiative, sur toutes questions relatives à
la demande et l'obtention de documents qui relèvent d'institutions fédérales. Le
commissaire fait état de ses constatations et peut offrir des recommandations. Le
commissaire peut également initier ou intervenir dans des procédures judiciaires. De plus,
le commissaire présente au Parlement un rapport annuel de ses activités et peut, en tout
temps, faire rapport sur toute question importante relevant de ses pouvoirs et fonctions.
8.4 Le ministère de la Justice fournit l'appui nécessaire au ministre de la Justice dans son
rôle de ministre désigné chargé de l'application de dispositions précises de la Loi sur
l'accès à l'information. Le ministre assume les responsabilités suivantes :
Ⴠ désigner par décret le responsable d'une institution fédérale aux fins de la Loi;
Ⴠ étendre par décret le droit d'accès;
Ⴠ déterminer les organismes d'enquête et préciser les catégories d'enquêtes;
Ⴠ modifier l'annexe I de la Loi.
6
9. Références
Annexe A : Définitions
Autres lois et règlements pertinents :
Nota : Certains termes peuvent contenir des extraits (en guillemet avec la référence citée)
de la Loi sur l'accès à l'information (Loi).
Loi sur la gestion des finances publiques
Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
Loi sur les frais d'utilisation
Règlement sur la protection des renseignements personnels
Auteur d'une demande (Applicant) - est un citoyen canadien, un résident permanent ou
toute personne morale qui est présente au Canada et qui demande à avoir accès à des
documents dans le cadre de la Loi.
Commissaire à l'information (Information Commissioner) - est un haut fonctionnaire du
Parlement qui est nommé par le gouverneur en conseil.
Délégué (Delegate) - est un cadre ou employé d'une institution fédérale délégué pour
exercer les pouvoirs, attributions et fonctions du responsable de l'institution en vertu de la
Loi.
Politiques et lignes directrices connexes :
Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels
Lignes directrices sur l'accès à l'information
Politique de communication du gouvernement
Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement
Politique sur la gestion de l'information
Politique sur la gestion des technologies de l'information
Politique sur la protection de la vie privée
Politique sur la Sécurité
Politique sur les normes de service pour les frais d'utilisation
Demande d'accès (Access Request) - est une demande d'accès à un document en vertu de
la Loi sur l'accès à l'information.
Document (Record) - est tous les « Éléments d'information, quel qu'en soit le support. »
(l'article 3 de la Loi)
Exception (Exemption) - est une disposition obligatoire ou discrétionnaire en vertu de la
Loi qui autorise au responsable d'une institution de refuser de communiquer des
renseignements en réponse à une demande d'accès.
Info Source (Info Source) - est une série de publications annuelles du Secrétariat du
Conseil du Trésor dans lesquelles les institutions fédérales sont tenues de décrire leurs
organisations, leurs responsabilités en matière de programmes et leurs fonds de
renseignements, dont les catégories de documents qu'elles détiennent. Les
renseignements doivent être suffisamment clairs et détaillés pour permettre au public
d'exercer son droit d'accès en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Les publications
Info Source présentent également les coordonnées des ministères et organismes fédéraux
ainsi que des résumés des causes de la cour et des statistiques sur les demandes d'accès.
10. Demandes de renseignements
Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente politique au
coordonnateur de l'AIPRP de votre institution. Pour une interprétation de cette politique,
le coordonnateur de l'AIPRP doit communiquer avec :
La Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements
personnels
Direction du dirigeant principal de l'information
219, avenue Laurier Ouest, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Institution fédérale (Government institution) - est « tout ministère ou département d'État
relevant du gouvernement du Canada, ou tout organisme ou bureau figurant à l'annexe I»;
« toute société d'État mère ou filiale de cette dernière, au sens de l'article 83 de la Loi sur
la gestion des finances publiques » (article 3). Le terme « institutions fédérales »
n'englobe pas les cabinets de ministre.
Courriel : [email protected]
Téléphone : 613- 946-4945
Télécopieur : 613-952-7287
Ministre désigné (Designated Minister) - est le président du Conseil du Trésor aux fins
d'interprétation de cette politique.
Plaignant (Complainant) - est une personne qui dépose une plainte auprès du
commissaire à l'information en s'appuyant sur l'une ou l'autre des raisons prévues au
paragraphe 30(1) de la Loi sur l'accès à l'information.
7
8
Prélèvements (Severability) - est le principe dans la Loi par lequel l'application
d'exceptions doit être limitée aux documents ou aux parties de document que le
responsable de l'institution fédérale est autorisé ou obligé de refuser la communication en
vertu de la Loi. Le principe s'applique aux documents qui font l'objet d'une demande
d'accès.
Annexe B : Pouvoirs pouvant être délégués
Rapport annuel (Annual Report) - est un rapport établit pour présentation au Parlement
par le responsable de l'institution qui porte sur l'application de la Loi au sein de son
institution au cours de l'exercice financier.
En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, le responsable d'une
institution fédérale peut, par arrêté, désigner des cadres ou employés de cette institution,
s'ils occupent un poste de niveau approprié, afin qu'ils exercent les pouvoirs, attributions
ou fonctions qu'il doit exercer conformément aux dispositions de la Loi et du Règlement
sur l'accès à l'information mentionnées ci-dessous.
Rapport de mise en œuvre (Implementation Report) - est un avis publiés par le
Secrétariat du Conseil du Trésor pour orienter l'interprétation et l'application de la Loi sur
l'accès à l'information et la politique, les directives, les normes et les lignes directrices
connexes.
Loi sur l'accès à l'information
4(2.1) Responsable de
l'institution
fédérale
Rapport statistiques (Statistical report) - est le rapport statistiques annuel qui fourni des
statistiques à jour sur l'application de la Loi. Le rapport permet au gouvernement de
surveiller les tendances et de répondre aux demandes de renseignements provenant des
députés, du public et des médias. Il constitue en outre la portion statistique du rapport
annuel présenté au Parlement par les institutions fédérales. Les formulaires utilisés pour
la préparation de ce rapport sont prescrits par le ministre désigné, selon l'alinéa 70(1)(b)
et (d) de la Loi sur l'accès à l'information.
7a)
Aviser l'auteur
de la demande
d'accès
7b)
Autoriser l'accès
à un document
8(1)
Transmettre la
demande à une
autre institution
9
Prorogation du
délai
Renseignements exclus (Excluded information) - constituent tous renseignements non
assujettis à l'application de la Loi tel qu'indiqué aux articles 68, 68.1, 68.2, 69, et 69.1.
Responsable (Head) - est le ministre, dans le cas d'un ministère ou un département
d'État. Dans tout autre cas, la personne désignée en vertu du Décret sur la désignation
des responsables d'institutions fédérales (Loi sur l'accès à l'information), ou bien en
l'absence d'une telle désignation, le premier dirigeant de l'institution, quel que soit son
titre.
11(2), Frais
(3), (4), supplémentaires
(5), (6)
12(2)b) Langue de
communication
des
renseignements
12(3)b) Accès aux
renseignements
sur un support de
substitution
13
9
Exception –
Renseignements
obtenus à titre
confidentiel
10
14
15
16
16.5
Exception –
Affaires
internationales et
défense
Exception –
Application de la
loi et enquêtes
Exception – Loi
sur la protection
des
fonctionnaires
divulgateurs
d'actes
répréhensibles
17
Exception –
Sécurité des
personnes
18
Exception –
Intérêts
économiques du
Canada
18.1
Canada Inc.
Canada Inc.
Exception –
Affaires fédéroprovinciales
Exceptions –
Intérêts
économiques de
la Société
canadienne des
postes,
d'Exportation et
développement
Canada, de
l'Office
d'investissement
des régimes de
pensions du
secteur public et
de VIA Rail
19
Exception –
Renseignements
personnels
20
Exception –
Renseignements
de tiers
21
Exception –
Activités du
gouvernement
22
Exception –
Procédures de
vérification
22.1
Exception –
Documents de
travail relatifs à
la vérification et
ébauche des
rapports de
vérification
23
Exception –
Secret
professionnel des
avocats
24
Exception –
Interdictions
réglementaires
25
Prélèvements
26
Exception –
Renseignements
devant être
publiés
27(1), Avis aux tiers
(4)
11
12
Avis aux tiers
Parlement
Parlement
28(1)b),
(2), (4)
Règlement sur l'accès à l'information
29(1)
33
Recommandation
du Commissaire
à l'information
6(1)Transmettre
une
demande
Avis au
Commissaire à
l'information de
la participation
d'un tiers
Frais liés à
7(2)la recherche
et à la
préparation
Frais liés à
7(3)la
production
et aux
programmes
35(2)b) Droit de
présenter des
observations
37(4)
43(1)
44(2)
Accès accordé
au plaignant
8
Avis au tiers
(demande de
révision par la
Cour fédérale)
Donner
accès aux
documents
8.1
Restrictions
applicables
au support
Avis à l'auteur
de la demande
(demande de
révision par la
Cour fédérale,
présentée par un
tiers)
Règles spéciales
52(2)b),concernant les
(3)
audiences
71(1)
Salles publiques
de consultation
des manuels
72
Élaborer un
rapport annuel à
l'intention du
13
14
Annexe 5
Secrétariat du Conseil du Trésor, Directive sur les rôles et les responsabilités en matière
de gestion de l’information entrée en vigueur le 8 octobre 2007.
Secrétariat du Conseil du Trésor
Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information
Directive sur les rôles et responsabilités en
matière de gestion de l’information
1.
Date d’entrée en vigueur
1.1
La présente directive entre en vigueur le 8 octobre 2007.
(Also published in English as Directive on Information Management Roles and
Responsibilities)
2.
Application
2.1
La présente directive s’applique aux ministères au sens de l’article 2 de la Loi sur la
gestion des finances publiques (LGFP), sauf si des lois, des règlements ou des décrets en
conseil les en excluent.
Table des matières
1.
Date d’entrée en vigueur..............................................................................1
2.
Application ....................................................................................................1
3.
Contexte
3.
Contexte ........................................................................................................1
3.1
4.
Définitions .....................................................................................................1
5.
Énoncé de la directive..................................................................................1
6.
Exigences......................................................................................................2
Au sein d’un ministère, la gestion de l’information constitue une composante essentielle
de la gestion efficace des opérations. L’utilisation et la gestion de l’information font
partie intégrante des activités du gouvernement du Canada (GC). L’information est
produite, recueillie, conservée et communiquée sous des formes et à des fins variées. La
technologie de l’information (TI) est un élément clé qui fait en sorte que l’information est
bien gérée à l’appui des politiques, des programmes et des services.
7.
Surveillance ..................................................................................................5
3.2
8.
Conséquences ..............................................................................................6
9.
Rôles et responsabilités d’autres organismes publics .............................6
Grâce à l’établissement de modalités redditionnelles claires permettant d’exercer une
gestion de l’information, cette dernière conserve son utilité au cours de la période où elle
est requise dans le cadre des opérations de l’État. Les responsabilités associées à la
gestion de l’information (GI) à l’intérieur des ministères incombent à l’administrateur
général en application de la Politique sur la gestion de l’information. La directive définit
les rôles et les responsabilités des employés ministériels en vue d’appuyer les
administrateurs généraux dans la gestion de l’information au gouvernement du Canada.
3.3
La présente directive est émise en vertu de l’article 7 de la LGFP et de l’article 3.4 de la
Politique sur la gestion de l’information.
3.4
La présente directive doit être lue de concert avec le Cadre stratégique sur l’information
et la technologie, la Politique sur la gestion de l’information et les instruments de
politique connexes.
4.
Définitions
4.1
Les définitions servant à l’interprétation de cette directive figurent dans l’appendice.
5.
Énoncé de la directive
5.1
Objectif
10. Documents de référence..............................................................................9
11. Demandes de renseignements..................................................................10
i
1
La présente directive a pour objet de déterminer les rôles et les responsabilités de tous les
employés des ministères pour appuyer l’administrateur général dans la gestion efficace de
l’information au sein de leur ministère.
6.1.5
s’assurer qu’il y ait en place une gouvernance et des structures de reddition des
comptes appropriées dans tout le ministère et que les structures en matière de
reddition des comptes sont clairement définies lorsque l’information est échangée
avec d’autres ministères du gouvernement fédéral, d’autres gouvernements ou
avec des organisations non gouvernementales;
6.1.6
coordonner les ressources et la mise en œuvre des activités ministérielles de
gestion de l’information, y compris : la prestation des services, la mise au point
interne des instruments de politique, la formation et le perfectionnement des
employés ainsi que les efforts de sensibilisation des employés;
5.2.3. La gestion de l’information au sein des ministères appuie le programme sur la
gestion de l’information du GC.
6.1.7
identifier, déterminer et exercer un regard sur les besoins entourant la gestion de
l’information ministérielle pour ce qui est des ressources et de la formation;
6.
Exigences
6.1.8
6.1
Cadres supérieurs désignés par l’administrateur général à titre de responsables de
la gestion de l’information (GI) au sein de leur ministère
Le cadre supérieur chargé de la GI désigné par l’administrateur général conformément à
l’article 6.1.7 de la Politique sur la gestion de l’information assume le rôle central de
coordonner, de promouvoir et d’orienter la gestion de l’information au sein du ministère.
Ce cadre supérieur doit s’assurer que l’orientation de la gestion, les processus et les outils
nécessaires sont en place pour gérer efficacement l’information qui relève du ministère
pour soutenir les opérations et assurer la qualité de l’information tout au long de son
cycle de vie. À ce titre, il doit :
s’assurer que l’efficacité de la Politique sur la GI et de ses instruments est
régulièrement évaluée en fonction des objectifs du ministère (p. ex., à tous les
trois ans);
6.1.9
adopter, au besoin, des solutions gouvernementales relatives à la GI au sein du
ministère;
5.2
Résultats attendus
5.2.1. Les structures de gouvernance au sein des ministères assurent une reddition des
comptes rigoureuse relativement à la GI.
5.2.2. La gestion de l’information est un élément identifiable et constitue une partie
intégrante des programmes et des services ministériels.
6.1.1
participer aux comités sur la GI au sein du GC et assurer la participation de son
ministère dans l’élaboration et la mise en œuvre des instruments de politique à
l’échelle du gouvernement;
6.1.2
veiller à ce que les exigences en matière de GI soient dûment prises en compte
dans le cadre des travaux de planification stratégique de leur ministère;
6.1.3
conseiller le haut fonctionnaire désigné du ministère chargé de la technologie de
l’information (TI) relativement aux exigences et aux objectifs en matière de
gestion de l’information;
6.1.4
veiller à ce que les exigences en matière de GI soient dûment prises en compte à
l’étape de la planification en vue de la conception des programmes et systèmes
ministériels;
2
6.1.10 aviser le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) de toute retombée potentielle des
lois ou politiques nouvelles ou modifiées sur la GI du ministère.
6.2
Gestionnaires
Les gestionnaires de tous les niveaux du ministère assument le rôle de la gestion des
ressources, des outils et des processus en vue d’obtenir les livrables et les résultats
souhaités. Les gestionnaires sont responsables de la gestion de l’information, laquelle fait
partie intégrante de la prestation de leurs programmes et services et constitue une
ressource stratégique. À ce titre, ils doivent :
6.2.1
analyser le processus opérationnel et communiquer les exigences aux spécialistes
fonctionnels de la gestion de l’information, c’est-à-dire déterminer quelle
information est nécessaire au processus opérationnel ainsi que celle qu’il doit
produire, recueillir et stocker; qui a besoin d’y accéder, à quelle fin et pour
combien de temps; intégrer des solutions au processus opérationnel;
6.2.2
mettre en application la politique, les normes, les procédures, les directives, les
lignes directrices, les outils et les pratiques exemplaires de gestion de
l’information dans l’exécution de leurs tâches pour assurer l’authenticité et
l’intégrité de l’information;
3
6.3
6.2.3
signaler les problèmes et les besoins en matière d’information aux spécialistes
fonctionnels de la gestion de l’information afin de s’assurer que les processus et
les systèmes prennent en compte ces problèmes et ces besoins;
6.2.4
veiller à ce que les employés possèdent les connaissances requises et exercent une
gestion de l’information efficace dans le cadre des opérations courantes, et
s’assurer que ces responsabilités fassent partie des objectifs de rendement;
6.2.5
6.2.6
la gestion efficace de l’information ministérielle tout au long de son cycle de vie. À ce
titre, ils doivent :
6.4.1
mettre en œuvre les politiques, les directives et les normes à l’échelle
gouvernementale; adopter les procédures, les directives, les pratiques exemplaires
et les outils opportuns, et mettre au point des initiatives ministérielles en matière
de gestion de l’information;
s’assurer que les besoins en gestion de l’information font partie intégrante des
conditions contractuelles pour les entrepreneurs et les autres parties dont les
services sont retenus pour le compte du GC;
6.4.2
concevoir et offrir des services de gestion de l’information, des conseils en la
matière ainsi que des séances de formation et de conscientisation à l’intention des
employés ministériels de tous niveaux;
s’assurer que des mesures appropriées sont mises en place en vue de la gestion de
l’information provenant d’autres ministères et organismes fédéraux ainsi que de
particuliers ou entités à l’extérieur du gouvernement fédéral (par exemple simples
citoyens, secteur privé, autres juridictions).
6.4.3
appuyer l’intégration des exigences de GI aux stratégies, cadres et plans
ministériels relatifs aux opérations et aux technologies de l’information;
6.4.4
collaborer avec les gestionnaires de programmes afin de combler les besoins
rattachés au cycle de vie de l’information au chapitre de l’élaboration et de
l’application de processus, de systèmes, de normes et d’outils en vue de répondre
aux besoins en matière d’information opérationnelle;
6.4.5
analyser les incidences sur la GI des lois, politiques et normes nouvellement
mises en vigueur ou modifiées.
Employés du gouvernement du Canada
Tous les employés sont responsables de gérer l’information qu’ils recueillent, créent et
utilisent comme une ressource précieuse à l’appui non seulement des résultats des
programmes et des services, mais aussi des responsabilités et des besoins opérationnels.
À ce titre, ils doivent :
6.3.1
6.4
mettre en application la politique, les normes, les procédures, les directives, les
lignes directrices, les outils et les pratiques exemplaires de gestion de
l’information du gouvernement du Canada et du ministère, de manière à appuyer
les opérations ministérielles, conformément à l’exécution exigée par leur
ministère;
7.
Surveillance
7.1
Au sein des ministères
7.1.1
6.3.2
documenter leurs activités et leurs décisions;
6.3.3
signaler les besoins et les enjeux liés à l’information à leur gestionnaire et, s’il y a
lieu, aux spécialistes fonctionnels de la gestion de l’information;
6.3.4
gérer l’information ministérielle de manière à en faciliter l’accès tout en assurant
le respect des exigences en matière de protection des renseignements personnels
et de sécurité.
7.2
De la part des ministères
7.2.1
Spécialistes fonctionnels de la GI
Les spécialistes fonctionnels de la gestion de l’information sont responsables d’appuyer
7.3
4
Les administrateurs généraux ont la responsabilité de surveiller le respect de la
présente directive au sein de leur ministère respectif en conformité des
dispositions de la Politique d’évaluation et de la Politique sur la vérification
interne du Conseil du Trésor. Ils ont la responsabilité de veiller à ce que les
mesures correctives qui s’imposent soient prises pour remédier à toute lacune au
sein de leur ministère.
Les administrateurs généraux informent le Secrétariat du Conseil du Trésor, en
temps opportun, de toute préoccupation que soulèvent les rôles et les
responsabilités en matière de la gestion de l’information.
À l’échelle du gouvernement
5
7.3.1
7.3.2
Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveillera la conformité à tous les aspects de
la présente directive et la réalisation des résultats escomptés de diverses façons, et
notamment, mais non exclusivement, en procédant à des évaluations en vertu du
Cadre de responsabilisation de gestion, en étudiant les présentations au Conseil
du Trésor, les rapports ministériels sur le rendement et les résultats des
vérifications, des évaluations et des études. Le SCT travaillera également
directement avec les ministères.
9.1
9.1.1
Offrir des conseils et des avis pour l’interprétation de la présente directive.
9.1.2
Élaborer et promouvoir, en consultation avec d’autres ministères fédéraux :
o un programme et un cadre de gestion de l’information;
o un modèle intégré d’architecture d’information englobant des principes, des
méthodes, des processus et des normes, pour assurer une architecture
d’information homogène dans des domaines comme les finances, les
ressources humaines, etc.;
o les normes, procédures, directives, lignes directrices, outils et pratiques
exemplaires à adopter pour la réalisation des objectifs et des résultats
escomptés de la présente directive.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor (par l’entremise du dirigeant principal de
l’information) passera en revue la présente directive et son efficacité cinq ans
après son entrée en vigueur (ou plus tôt si nécessaire). Lorsqu’une analyse des
risques le justifie, la Direction du dirigeant principal de l’information veillera
également à ce qu’une évaluation soit menée.
8.
Conséquences
8.1
L’inobservation pourrait avoir comme conséquence, entre autres, des suivis informels et
des demandes officieuses de la part du Secrétariat du Conseil du Trésor, par voie de
vérifications externes ou de directives formelles sur les mesures correctives qui
s’imposent.
8.2
Les conséquences d’une non-conformité à la présente directive peuvent comprendre toute
mesure prescrite en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques que le Conseil
du Trésor pourrait déterminer comme étant appropriée et acceptable, selon les
circonstances.
9.
Rôles et responsabilités d’autres organismes publics
Nota : La présente section énumère d’autres ministères qui sont appelés à jouer un rôle en ce qui
concerne la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information. Elle
ne confère en soi aucun pouvoir.
6
9.2
9.1.3
Selon les besoins, promouvoir les collectivités fonctionnelles aux fins de la
gestion de l’information pour appuyer les spécialistes fonctionnels en gestion de
l’information.
9.1.4
Selon les besoins, élaborer des normes de compétences et d’autres normes
professionnelles pour les spécialistes fonctionnels de la gestion de l’information.
Bibliothèque et Archives Canada (BAC) est responsable d’appliquer la Loi sur la
Bibliothèque et les Archives du Canada. Plus précisément, BAC est responsable de ce qui
suit :
9.2.1
constituer et préserver le patrimoine documentaire du Canada, le faire connaître et
le rendre accessible;
9.2.2
préserver les publications faisant partie du patrimoine de la nation et celles du
gouvernement du Canada;
9.2.3
fournir aide et orientation pour la tenue des documents pour le gouvernement du
Canada;
9.2.4
déterminer, sélectionner, acquérir et conserver les documents gouvernementaux
ayant une valeur durable pour le Canada, conformément à la Loi sur la
Bibliothèque et les Archives du Canada, à titre de patrimoine documentaire, quel
que soit leur support;
7
9.2.5
9.3
gérer et protéger les documents essentiels et les documents consultés moins
souvent des ministères fédéraux;
9.2.7
aider les ministères fédéraux à faire en sorte que l’information qu’ils publient soit
facilement accessible aux décideurs, et que cette dernière soit mise à la
disposition du public.
10.
Loi fédérale sur la responsabilité
Loi sur l’accès à l’information
Loi sur la protection civile
Loi sur la protection de l’information
Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
(partie 2)
Loi sur la statistique
Loi sur le casier judiciaire
Loi sur le droit d’auteur
collaborant avec les ministères fédéraux et en les aidant pour la collecte, la
compilation, l’analyse et la publication de données statistiques, y compris des
statistiques découlant des activités des ministères du gouvernement fédéral;
Politiques du Conseil du Trésor
Politique d’évaluation
Politique de communication du gouvernement
Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement
Politique sur l’accès à l’information
Politique sur l’autorisation et l’authentification électroniques
Politique sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation pour les personnes
handicapées dans la fonction publique fédérale
Politique sur l’utilisation des langues officielles pour les communications avec le public
et la prestation de services
Politique sur la gestion de l’information
Politique sur la gestion des technologies de l’information
Politique sur la langue de travail
Politique sur la sécurité
Politique sur la vérification interne
Politique sur les langues officielles pour la gestion des ressources humaines
Politique sur les services*
Politique sur les services communs
Protection des renseignements personnels
déterminant et saisissant les occasions qui permettent d’éviter le double emploi
dans la collecte de données statistiques à l’échelle du gouvernement du Canada.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable des services
gouvernementaux communs dans le domaine des technologies de l’information,
notamment :
9.4.1
Documents de référence
Lois
Statistique Canada
Statistique Canada est responsable d’appliquer la Loi sur la statistique, plus précisément
en :
9.3.2
9.5
émettre des autorisations de disposition des documents, conformément à l’article
12 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, pour permettre aux
ministères d’exécuter leurs plans de conservation et d’élimination des documents;
9.2.6
9.3.1
9.4
la présentation de solutions en information de portée pangouvernementale
concernant la gestion des documents, la gestion des contenus Web, la création de
portails, la collaboration à travers les sites Web et la gestion de la recherche
interne.
École de la fonction publique du Canada
L’École de la fonction publique du Canada est responsable du développement et de la
prestation d’une stratégie et d’un programme d’apprentissage pangouvernemental de base
pour tous les fonctionnaires qui prennent part à la gestion de l’information. Ces fonctions
sont menées en consultation avec les centres d’autorité fonctionnels pertinents, et se
conforment à la Politique en matière d’apprentissage, de formation et de
perfectionnement.
Autres publications
*
Les instruments de politique et les autres documents auxquels il est fait référence uniquement par le titre et qui ne comportent
pas de lien sont présentement en cours d'élaboration et donc pas en vigueur. Ils paraîtront dès qu’ils seront approuvés.
8
9
Cadre de la gestion de l’information (CGI)
Cadre de responsabilisation de gestion
Directive sur la gouvernance de la technologie de l’information (en élaboration)
Le cadre amélioré de la gestion
11.
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements au sujet de la présente directive doivent être faites à
l’administration centrale du ministère. Aux fins de son interprétation, l’administration
centrale doit communiquer avec :
Division des stratégies de la gestion de l’information
Direction du dirigeant principal de l’information
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Appendice – Définitions
Remarque : Les définitions suivantes complémentent celles qui se trouvent dans la Politique sur
la gestion de l’information.
Cadre supérieur (senior executive) : Membre du personnel de direction désigné par
l’administrateur général de l’institution pour fournir une orientation à l’échelle du portefeuille en
matière de gestion de l’information.
Cycle de vie de l’information (information life cycle) : Dans le domaine de la gestion de
l’information, comprend les étapes suivantes : planification, collecte, production, réception et
saisie, organisation, utilisation et diffusion, conservation, protection et préservation, élimination
et évaluation de l’information.
Spécialiste fonctionnel en gestion de l’information (information management functional
specialist) : Employé qui effectue des rôles et responsabilités qui exigent des connaissances, des
compétences et des qualités spécialisées dans les domaines relatifs à la gestion de l’information,
notamment en ce qui a trait à la gestion des dossiers et des documents, aux services de
bibliothèque, aux archives, à la gestion des données, à la gestion du contenu, aux renseignements
opérationnels et au soutien décisionnel, à l’accès à l’information, la protection des
renseignements personnels et les renseignements rattachés à la vie privée.
Le spécialiste fonctionnel en gestion de l’information soutient les objectifs et les programmes
ministériels en ayant recours à la planification, aux outils et aux services qui fournissent une
information précise, fiable, à jour et complète aux personnes pertinentes, dans un format adéquat
et en temps opportun.
10
Annexe 6
Questionnaire Memopolicy (orientation institution).
QUESTIONNAIRE MEMOPOLITIQUE (INSTITUTION)|
QUESTION PAPER MEMOPOLICY (INSTITUTION)
1.3.3 Commentaire éventuel. | Other comments.
1.4
1
INFORMATIONS GÉNÉRALES | GENERAL INFORMATION
1.1
BASES LÉGALES | LEGAL BASIS
1.1.1 Sur quelles bases légales repose votre institution ? | On which legal basis leans your
1.4.1 Quelles sont les données, les informations que l’institution s’occupe de récolter ? |
What data, documents and information does the institution collect?
1.4.2 Quels sont les différents supports utilisés par votre institution pour conserver les
données (donner la liste complète et détaillée)? | What are the different types of media
institution on?
used by LAC for preserving the data, documents and information (please provide the
1.1.2 Quelles sont les dernières modifications survenues concernant ces bases légales ? |
What are the last changes introduced concerning the legal basis?
1.1.3 Y a-t-il des changements prévus dans un futur proche ? | Are there changes planned
complete list)?
1.4.3 Y a-t-il un changement de supports récemment intervenu ou prévu pour les années à
venir (par exemple grâce à l’avancée technologique)? | Has there been or is there a
in the forseeable future?
planned change in mediums in the foreseeable future (for instance, thanks to the
Si oui, lesquels ? | If yes, which ones ?
technological development)?
1.1.4 Pour quelles raisons et selon quels arguments les dernières modifications ou les
éventuels changements prévus ont-ils été introduits ? | What are the reasons and the
arguments supporting the last changes?
Si oui, lequel ? Quand ? | If yes, which ones and when?
1.4.4 Quels sont les problèmes principaux associés aux supports utilisés actuellement (par
exemple la place qu’ils occupent, leur durée de vie, leur capacité de mémorisation)? |
1.1.5 Commentaire éventuel concernant les bases légales (par exemple des lacunes, des
What are the main problems associated with the media types currently being used (for
problèmes d’application). | Other comments concerning the legal basis (for instance
gaps, implementation problems).
1.2
COMPÉTENCES | COMPETENCES
1.2.1
De quel organe dépend votre institution ? | On which organization depends your
institution?
1.2.2
A quelles autres institutions est-elle rattachée ? | Is it attached to any other
institutions?
1.2.3 Quelles sont ses compétences ? | What are their competences?
DONNÉES ET SUPPORTS | DATA AND MEDIUMS
instance their storage place, their lifecycle, their memorisation capacity)?
1.4.5 Commentaire éventuel.| Other comments.
1.5
COLLECTIONS | COLLECTIONS
1.5.1 Quelles sont les collections conservées par l’institution ? Lesquelles font partie du
patrimoine national ? | What are the collections preserved by the institution? Which
of these is part of the national heritage?
1.5.2 Quel est le volume des différentes collections (en mètres linéaires, unités, bytes ou
autre entité de mesure) conservées actuellement par l’institution ? | What is the volume
of each of these collections (linear meters, units, bytes or other measurement entity)
actually preserved by the institution?
1.3
STRUCTURE | STRUCTURE
1.3.1 Quels sont les différents services de l’institution ? | What are the different services of
the institution?
1.3.2 Combien de collaborateurs y travaillent ? | How many employees are working in each
service areas?
1.5.3 Quel est l’accroissement des collections par année (estimation) ? | What is the yearly
increase rate of the collection (estimate)?
1.5.4 Où sont conservées actuellement ces collections ? | Where are the collections
preserved ?
1.5.5 Comment sont stockées les collections ? | How are the collections stored ?
1.5.6 Quelle est la capacité (m3) et la dimension (m2 au sol) des bâtiments à disposition ? |
2.1.4 Qui est responsable des décisions prises à ce sujet ? | Who is responsible about the
What is the capacity (m3) and/or dimension (m2) of the storage buildings?
1.5.7 Pour combien de temps la place à disposition sera-t-elle suffisante ? | For how long
decisions taken in this field ?
2.1.5 Est-ce que la situation a changé par rapport au passé (par exemple la conservation de
nouvelles données grâce à l’amélioration des supports en termes de place) ? | Has the
will be the storage space be sufficient?
situation changeed in relation to the past (for exemple the preservation of new data
1.5.8 Y a-t-il un agrandissement des lieux prévu ? | Is an increase in storage space
scheduled?
thanks to the improving of the media in terms of space)
Si oui, dans quelle mesure ? Pour quand ? | If yes, how important? For when?
Quelle évolution prévoyez-vous pour le futur ? | Which evolution are you expecting in
the future ?
2.1.6 Commentaire éventuel sur la sélection des données. | Other comments about data
1.6
selection.
COÛTS | COSTS
1.6.1 Quels sont et à quel montant sont estimés les coûts directs globaux que l’institution
doit assumer ? Si possible, détaillez les différents montants entre 2004 et 2007. | What
2.2
are the global costs of the institution? If possible, give the total amounts between 2004
2.2.1 Quels sont les documents qui sont jugés dignes d’être conservés à long terme?
and 2007.
1.6.2 Quels sont et à quel montant sont estimés les coûts indirects ? Si possible, détaillez
SÉLECTION DES DOCUMENTS | DOCUMENTS SELECTION
Lesquels ne le sont pas ? | Which documents are identifed for long-term preservation?
Which ones are not?
les différents montants entre 2004 et 2007. | What is the estimate of the indirects
2.2.2 A quel moment la sélection est-elle opérée ? | When is the selection done?
costs? If possible, give the total amounts between 2004 and 2007.
2.2.3 Quel sont les critères appliqués pour faire cette sélection ? | What are the selection
1.6.3 Commentaire éventuel sur les coûts (par exemple leur évolution, les coupures, les
changements de financement). | Additional comments about the costs (for exemple,
their evolution, the budget cuts, the financing changes).
criteria?
2.2.4 Qui applique ces critères dans l’institution ? | Who applies the criteria in the
institution?
2.2.5 Y a-t-il dans les bases légales sur lesquelles l’institution s’appuie un article qui
spécifie comment la sélection des documents doit être opérée ? | Is there in the legal
2
ETUDE DU PROCESSUS DE MÉMORISATION |
basis of the institution an article that states how the documents selection has to be
MEMORISATION PROCESS STUDY
carried out?
Si oui, lequel ? Si non, qui établit ces critères de sélection ? | If yes, what is the article?
2.1
SELECTION DES DONNEES | DATA SELECTION
2.1.1 De toutes les données que votre institution pourrait collecter (analogiques et
numériques), lesquelles sont écartées d’emblée de votre activité de collectionnement
et sont donc destinées à disparaître ? | Among all data (analogical or numerical) that
your institution could collect, which are dismissed of your collection activity and are
destined to or risk disappearing?
2.1.2 Pour quelles raisons ces données sont-elles écartées ? | Why are they dismissed?
2.1.3 Quels sont les critères de jugement appliqués pour décider qu’il ne faut pas les
mémoriser ? | What are the criteria used to decide not to collect them?
If no, who decide the selection criteria?
2.2.6 Quelle est la marge de manœuvre dans l’application des critères de sélection (par
exemple suite aux différentes manières de les interpréter) ? | How much leeway is
there in the application of the selection criteria (for instance the different ways to
interpret them)?
2.2.7 Commentaire éventuel sur la sélection des documents (par exemple les changements
des critères de sélection ou de leur application). | Other comments about documents
selection (for instance changes of the selection’s criteria or the implementation).
2.4.1 Quels sont les documents accessibles au public ? | What are the documents accessible
2.3
CONSERVATION,
RESTAURATION,
CLASSEMENT,
RÉPERTORIAGE
to the users?
|
PRESERVATION, RESTORATION, CLASSIFICATION, INDEXING
2.4.2 Y a-t-il des documents pour lesquels l’accès au public est exclu ? | Are there
documents for which the public acces is excluded?
2.3.1 Quels sont les procédés de conservation que les documents collectés par l’institution
Si oui, lesquels ? Pour quelles raisons ? | If yes, which ones and why?
nécessitent pour ne pas se dégrader ? | What are the preservation procedures for
collected documents to ensure their stability?
2.4.3 Dans les bases légales sur lesquelles l’institution se fonde y a-t-il des articles qui
concernent l’accessibilité des documents ? | In the legal basis or directives of your
2.3.2 Est-ce que les procédés de conservation demandent un transfert sur d’autres
insititutions, are there articles concerning the accessibility of the documents?
supports ? | Does the preservation procedure demand a transfert on other media?
Si oui, lesquels ? | If yes, which ones?
Si oui, lesquels ? | If yes, which ones ?
2.3.3 Quel est le pourcentage de documents conservés par l’institution qui nécessitent une
2.4.4 Y a-t-il des documents dont l’accès est réservé seulement à certains utilisateurs ? | Are
there documents for which the acces is possible only for some users?
restauration ? | What percent of the documents collected require restauration?
Si oui, lesquels et à qui sont-ils accessibles ? Sous quelles conditions ? | If yes, which
Quel est le pourcentage de documents effectivement restaurés ? | What percent of the
ones and to who are they accessible?
documents collected is actually restored?
2.3.4 Quelles sont les conditions de stockage nécessaires pour la conservation des
2.4.5 Y a-t-il des documents dont l’accès est payant (émoluments) ? | Are there documents
for which there is a charge (fees)?
documents (par exemple la protection contre la lumière, une température et une
Si oui, quels sont les tarifs appliqués ? | If yes, what are the prices ?
humidité spécifiques) ? | What are the storage conditions necessary to the preservation
of the documents (for instance light protection, specific temperature and humidity)?
2.4.6 Qui sont les utilisateurs qui désirent prioritairement accéder aux documents (par
exemple des acteurs publics, des privés, des chercheurs, etc.) ? | Who are the users
2.3.5 Quel est le système de classement appliqué ? | What is the classification system used?
asking to have access to the documents (for instance, public actors, individual persons,
2.3.6 Quel est le système de répertoriage utilisé ? | What is the indexation system used?
researchers, etc.)?
2.3.7 Dans quelle mesure toutes les dispositions de conservation, de restauration, de
stockage, de classement et de répertoriage nécessaires à une bonne conservation et
2.4.7 Quelles sont les dispositions mises en place par l’institution pour informer le public ?
| What are the measures in place to inform users?
mise à disposition des documents sont effectivement appliquées ? | To what extent
are the conservation, restoration, storage, classification and indexation dispositions
2.4.8 Commentaire éventuel sur l’accessibilité au public. | Other comments about the
accessibility to the users.
necessaries for a good documents preservation and disposition are actually applied?
Où sont les lacunes, quels types de documents concernent-elles? | Where are the gaps,
what kinds of documents are concerned?
3
Quelles sont les causes de ces lacunes ? | What are the reasons?
3.1
OBSERVATIONS FINALES | FINAL COMMENT
Dans quelle mesure l’institution réussit effectivement à sauvegarder les données et
2.3.8 Quelles sont les mesures de sécurité et de protection mises en oeuvre pour
les documents qu’elle aimerait conserver, notamment concernant le patrimoine
sauvegarder les documents ? | What are the security and protection preservation
national ? | To what extent is your institution able to actually preserve the data and
measures implemented?
documents, particulary data and documents concerning the national heritage?
3.2
2.4
3.3
Quels sont les principaux problèmes auxquels l’institution est confrontée ? | What are
the main problems that the institution has to resolve?
ACCESSIBILITÉ AU PUBLIC | ACCESSIBILITY TO THE UNSERS
Commentaire final. | Final comment.
Annexe 7
Questionnaire Memopolicy (orientation données).
QUESTIONNAIRE MEMOPOLITIQUE (DONNEES) |
QUESTION PAPER MEMOPOLICY (DATA)
Si oui, dans quelle mesure ? Pour quand ? | If yes, how important ? For when ?
1.3 SUPPORTS | MEDIA
1
PRÉSENTATION DES DONNÉES | DATA PRESENTATION
1.3.1 Quels sont les différents supports utilisés par votre institution pour conserver ces
données ? | What are the different media used to preserve the data?
1.1
CHOIX DES DONNÉES À ÉTUDIER | CHOICE OF THE DATA TO STUDY
1.3.2 Comment ces supports sont-ils gérés ? Où se trouvent-ils ? | How are these media
managed? Where are they stored?
1.1.1 Quelles sont les différents types de données, d’informations ou de documents que
l’institution produit et conserve / archive à long terme ? | What are the different
types of data, information or documents that your institution produces and
coserves / archives for a long time?
1.1.2 Quelles sont les données, informations ou documents qui ne suivent pas le
parcours habituel d’archivage ? | What are the data, information or documents
which doesn’t follow the usual archival process?
1.2
CONTENU SUBSTANTIEL DES DONNÉES CHOISIES
CONTENT OF THE CHOOSEN DATA
| SUBSTANTIAL
1.2.1 Quelles sont les informations que ce type de données contient ? Quelles sont leurs
caractéristiques ? Qui les produit ? | What are the different types of information
that this kind of data holds? What are their characteristics? Who produces them?
1.2.2 Sont-elles structurées par couches ? | Are they structured by levels?
Si oui, comment, lesquelles ? | If yes, how and which ones?
1.2.3 Pourquoi faut-il conserver ces données à long terme ? Dans quelle mesure fontelles partie du patrimoine national, dans quelle mesure sont-elles un bien
commun ? | Why is it neccessary to retain these data for a long time? To what
extent are they part of the national heritage, and to what extent are they a common
good?
1.2.4 Quel est le volume des données actuellement sauvegardées (en mètres linéaires,
unités, bytes ou autre entité de mesure) par votre institution ? | What is the volume
(linear meters, units, bytes or other measurement entity) of the data retained by
your institution?
1.2.5 Quel est l’accroissement de la masse de données par année (estimation) ? | What is
the yearly increase of the data (estimate)?
1.3.3 Y a-t-il un changement de supports récemment intervenu ou prévu pour les années
à venir (par exemple grâce à l’avancée technologique) ? | Has there been a change
in medium recently or is a change planned in the forseable future (for instance,
thanks to the technological development)?
Si oui, lequel ? Quand ? | If yes, which one and when?
1.3.4 Quels sont les problèmes principaux associés aux supports utilisés
actuellement (par exemple la place qu’ils occupent, leur durée de vie, leur capacité
de mémorisation) ? | What are the principal problems associated to the media
being currently used (for instance the storage place, the life lengh, their
memorisation capacity)?
1.3.5 Commentaire éventuel concernant les supports. | Other comments.
1.4 ORGANE DE COMPÉTENCE | COMPETENCE ORGANISM
1.4.1 Quelles sont les compétences de votre institution pour ce qui concerne les données
choisies ? | What are the competences of your institution about the data we are
speaking of?
1.4.2 De quel organe dépend votre institution ? | On which organisations depend your
institution?
1.4.3 Quels sont ses différents services ? | What are their different services?
1.4.4 Combien de collaborateurs y travaillent ? | How many employees work there?
1.4.5 A quelles autres institutions est-elle rattachée ? | Is it attached to other institutions?
1.4.6 Qui sont les autres producteurs de données dans le domaine concerné ? | Who are
the other data producers in the same field?
1.2.6 Où sont conservées actuellement ces données ? | Where are the data retained?
1.5 BASES LÉGALES | LEGAL BASIS
1.2.7 Comment sont-elles stockées ? | How are the data stored?
1.2.8 Pour combien de temps la place à disposition sera-t-elle suffisante ? | For how
long will the storage space be sufficient?
1.2.9 Y a-t-il des changements prévus ? | Are changes scheduled ?
1.5.1 Sur quelles bases légales repose votre institution ? Sur quelles bases légales
reposent les activités de conservation des données, des informations, des
documents ? | On which legal basis leans your institution on? On which legal basis
leans the retention and preservation activities of data, information, documents on?
1.5.2 Quelles sont les dernières modifications survenues concernant ces bases légales ? |
What are the last changes introduced concerning the legal basis?
2.1.4 Qui est responsable des décisions prises à ce sujet ? | Who is responsible about the
decisions taken in this field?
1.5.3 Y a-t-il des changements prévus dans un futur proche ? | Are there changes
scheduled in the foreseable future?
2.1.5 Est-ce que la situation a changé par rapport au passé (par exemple la conservation
de nouvelles données grâce à l’amélioration des supports en termes de place) ? |
Has the situation changed in relation to the past (for exemple the preservation of
new data thanks to the improving of the media in terms of space)?
1.5.4 Pour quelles raisons et selon quels arguments les dernières modifications ou les
éventuels changements prévus ont-ils été introduits ? | What are the reasons and
the arguments supporting the last changes?
1.5.5 Y a-t-il d’autres bases légales desquelles il faut tenir compte ? | Are ther other
legal basis that you need to take in consideration?
1.5.6 Commentaire éventuel concernant les bases légales (par exemple des lacunes, des
problèmes d’application). | Other comments concerning the legal basis (for
instance gaps, implementation problems).
1.6 COÛTS | COSTS
1.6.1 Quels sont et à quel montant sont estimés les coûts directs globaux que
l’institution doit assumer en rapport avec la conservation / l’archivage à long
terme des données, des informations, des documents ? Si possible, détaillez les
différents montants entre 2004 et 2007. | What are the global costs in relation to
the retention or preservetion of data, information, documents that the institution
has to assume? If possible, give the total amounts between 2004 and 2007.
Quelle évolution prévoyez-vous pour le futur ? | What evolution do you expect in
the forseeable future?
2.1.6 Commentaire éventuel sur la sélection des données. | Other comments about data
selection.
2.2 SÉLECTION DES DOCUMENTS | DOCUMENTS SELECTION
2.2.1 Quels sont les données qui sont jugés dignes d’être conservés à long terme?
Lesquelles ne le sont pas ? | Whic data are identified for long-term preservation??
Which not ?
2.2.2 A quel moment la sélection est-elle opérée ? | When is the selection decided?
2.2.3 Quel sont les critères appliqués pour faire cette sélection ? | What are the selection
criteria ?
2.2.4 Qui applique ces critères dans l’institution ? | Who applies the criteria in the
institution?
1.6.2 Quels sont et à quel montant sont estimés les coûts indirects ? Si possible,
détaillez les différents montants entre 2004 et 2007. | What is the estimate of the
indirects costs? If possible, give the total amounts between 2004 and 2007.
2.2.5 Y a-t-il dans les bases légales sur lesquelles l’institution s’appuie un article qui
spécifie comment la sélection des données doit être opérée ? | Is there in the legal
basis of the institution an article that states how the data selection has to be carried
out?
1.6.3 Commentaire éventuel sur les coûts (par exemple leur évolution, les coupures, les
changements de financement). | Other comments about the costs (for exemple,
their evolution, the budget cuts, the financing changes).
Si oui, lequel ? Si non, qui établit ces critères de sélection ? | If yes, which article?
If no, who decides the selection criteria?
2
ETUDE DU PROCESSUS DE MÉMORISATION |
MEMORISATION PROCESS STUDY
2.1 SÉLECTION DES DONNÉES | DATA SELECTION
2.1.1 De toutes les données que votre institution pourrait conserver parmi le type qui a
été choisi (analogiques et numériques), lesquelles sont écartées d’emblée de votre
activité de collectionnement et sont donc destinées à disparaître ? | Among all data
(analogical or numerical) that your institution could preserve, which are dismissed
of your retention activity and are destined to or risk disappearing?
2.1.2 Pour quelles raisons ces données sont-elles écartées ? | Why are these data
dismissed?
2.1.3 Quels sont les critères de jugement appliqués pour décider qu’il ne faut pas les
mémoriser ? | What are the retention criteria currently being used?
2.2.6 Quelle est la marge de manœuvre dans l’application des critères de sélection (par
exemple suite aux différentes manières de les interpréter) ? | What is the leeway in
the application of the selection criteria (for instance the different ways to interpret
them)?
2.2.7 Commentaire éventuel sur la sélection des documents (par exemple les
changements des critères de sélection ou de leur application). | Other comments
about documents selection (for instance changes of the selection’s criteria or the
implementation).
2.3
CONSERVATION, CLASSEMENT, RÉPERTORIAGE
RESTORATION, CLASSIFICATION, INDEXING
| PRESERVATION,
2.3.1 Quels sont les procédés de conservation que les données conservés par
l’institution nécessitent pour ne pas se dégrader ou pour qu’elles soient
effectivement sauvegardées à long terme ? | What are the retention procedures that
your institution does to effectively preserve the data for a long time?
2.3.2 Est-ce que les procédés de conservation demandent un transfert sur d’autres
supports ? | Does the preservation procedures demand a transfer on other media?
2.4.7 Commentaire éventuel sur l’accessibilité. | Other comments.
2.3.3 Quelles sont les conditions de stockage nécessaires pour la conservation des
données ? | What are the storage conditions necessary for the retention or
preservation of the data?
3
OBSERVATIONS FINALES | FINAL COMMENT
3.1
Dans quelle mesure l’institution réussit effectivement à sauvegarder les données et
les documents qu’elle aimerait conserver ? Dans quelle mesure peuvent-ils être
considérés comme étant partie du patrimoine national ? | To what extent is your
institution able to actually preserve the data and documents? To what extent could
they be considered like a part of the national heritage?
3.2
Quels sont les principaux problèmes auxquels l’institution est confrontée ? | What
are the main issues that the institution has to resolve?
3.3
Commentaire final. | Final comment.
2.3.4 Quel est le système de classement appliqué ? | What is the classification system
used?
2.3.5 Quel est le système de répertoriage utilisé ? What is the indexation system used?
2.3.6 Dans quelle mesure toutes les dispositions de conservation, de stockage, de
classement et de répertoriage nécessaires à une bonne sauvegarde et mise à
disposition des données sont effectivement appliquées ? | To what extent are the
conservation, storage, classification and indexation dispositions necessaries for a
good data retention or preservation and disposition are actually applied?
Où sont les lacunes, quelles données concernent-elles? | Where are the gaps,
which kinds of data are concerned?
Quelles sont les causes de ces lacunes ? | What are the reasons?
2.3.7 Quelles sont les mesures de sécurité et de protection mises en oeuvre pour
sauvegarder les données ? | Which security and protection measures are
implemented to preserve the data?
2.4 ACCESSIBILITÉ | ACCESSIBILITY
2.4.1 A qui sont accessibles ces données ? | To whom are the data accessible?
2.4.2 Dans les bases légales sur lesquelles l’institution se fonde y a-t-il des articles qui
concernent l’accessibilité des données ? | In the legal basis or directives of your
insititutions, are there articles concerning the accessibility of the data?
2.4.3 Y a-t-il des données dont l’accès est réservé seulement à certaines catégories
d’utilisateurs ? | Are there data for which access is possible only for some users?
Si oui, lesquels et à qui sont-ils accessibles ? Sous quelles conditions ? | If yes,
which ones and to whom are they accessible to?
2.4.4 Y a-t-il des émoluments à payer pour y accéder ? | Are there charges to pays
(fees)?
Si oui, quels sont les tarifs appliqués ? | If yes, what are the prices?
2.4.5 Qui sont les utilisateurs qui désirent prioritairement accéder aux données (par
exemple des acteurs publics, des privés, des chercheurs, etc.) ? | Who are the users
asking to have access to the data (for instance, public actors, individual persons,
researchers, etc.)?
2.4.6 Quelles sont les dispositions mises en place par l’institution pour informer le
public ? | What are the means in place to inform the users?
Annexe 8
KPMG, Library and Archives. Documentation Standard – Small Federal Institution.
Office of the Information Commissioner of Canada, Draft report, September 2,
2008.
[Publié avec la permission de Bibliothèque et Archives Canada et du Commissariat à
l’information]
Table of Contents
Library and Archives
Documentation Standard – Small
Federal Institution
Office of the Information
Commissioner of Canada
1
INTRODUCTION..............................................................................................................................................1
2
BUSINESS CONTEXT FOR RECORDKEEPING .......................................................................................2
2.1 LEGISLATIVE CONTEXT FOR THE OIC.....................................................................................................2
2.2 LEGISLATION REQUIRING THE CREATION OF RECORDS IN SUPPORT OF BUSINESS ACTIVITIES .....2
2.3 BUSINESS CONTEXT ..................................................................................................................................3
3
PROGRAM ACTIVITY BUSINESS PROCESS............................................................................................4
3.1 COMPLAINT RESOLUTION PROCESS OVERVIEW....................................................................................4
3.2 COMPLAINT RESOLUTION BUSINESS PROCESS MODEL ........................................................................4
3.2.1 Future Enhancements to Process......................................................................................................6
3.3 COMPLAINT RESOLUTION BUSINESS RECORDS .....................................................................................7
3.3.1 Complaint Intake and Registration ...................................................................................................7
3.3.2 Investigation......................................................................................................................................8
3.3.3 Management Review .......................................................................................................................10
3.3.4 Complaint Closure Process ............................................................................................................10
3.4 SCOPE/SCALE OF RECORDKEEPING REACH .........................................................................................10
3.5 EXECUTIVE SUPPORT FUNCTIONS WITH RESPECT TO COMPLAINT RESOLUTIONS .........................11
3.6 COMPLAINT RESOLUTION AUDITING AND MONITORING OF RECORDS ............................................12
3.7 COMPLAINT RESOLUTION – DOCUMENTATION STANDARD APPROVAL ..........................................12
3.8 COMPLAINT RESOLUTION RECORDKEEPING OBSERVATIONS ...........................................................13
September 2, 2008
4
INTERNAL SERVICES BUSINESS PROCESSES .....................................................................................14
4.1 STRATEGIC PLANNING, PARLIAMENTARY AFFAIRS AND COMMUNICATIONS BUSINESS
PROCESSES ...............................................................................................................................................14
4.1.1 Strategic Planning Business Process and Records.........................................................................14
4.1.2 Parliamentary Relations Business Process and Records................................................................17
Disclaimer
KPMG's findings and report are confidential and are intended solely for internal use in this matter. This report
is not intended for general use, circulation or publication and any use of KPMG's report for any purpose other
than circulation within Library and Archive without KPMG's prior written permission in each specific instance is
prohibited. KPMG assumes no responsibility or liability for any costs, damages, losses, liability or expenses
incurred by anyone as a result of the circulation, reproduction or use of or reliance upon KPMG's reports,
contrary to this paragraph.
KPMG LLP
Street, Suite 2000
Ottawa, ON K2P 2P8
160 Elgin
KPMG and the KPMG logo are registered trademarks of KPMG International, a Swiss cooperative.
© 2008 KPMG LLP, a Canadian limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of
independent member firms affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved. Printed
Solly Patrontasch
in Canada.
Disclaimer
KPMG's findings and report are confidential and are intended solely for internal use in this matter. This report is not intended for
general use, circulation or publication and any use of KPMG's report for any purpose other than circulation within Library and
Archive without KPMG's prior written permission in each specific instance is prohibited. KPMG assumes no responsibility or liability
for any costs, damages, losses, liability or expenses incurred by anyone as a result of the circulation, reproduction or use of or
reliance upon KPMG's reports, contrary to this paragraph.
KPMG and the KPMG logo are registered trademarks of KPMG International, a Swiss cooperative.
© 2008 KPMG LLP, a Canadian limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved. Printed in Canada.
(613) 212. 3723
[email protected]
Final Report
Page i
Table of Contents
Table of Contents
4.1.3 General Communications Business Process and Records..............................................................19
4.1.4 Policy Development Business Process and Records.......................................................................21
4.1.5 Scope/Scale of Recordkeeping Reach for Strategic Planning, Parliamentary Affairs and
Communications .............................................................................................................................23
4.1.6 Strategic Planning, Parliamentary Affairs and Communications Auditing and Monitoring of
Records ...........................................................................................................................................24
4.1.7 Strategic Planning, Parliamentary Affairs and Communications – Documentation Standard
Approval..........................................................................................................................................24
4.2 FINANCE BUSINESS PROCESS AND RECORDS.......................................................................................25
4.2.1 Planning Process ............................................................................................................................26
4.2.2 Budget process................................................................................................................................26
4.2.3 Manage and Control process..........................................................................................................27
4.2.4 Measure ..........................................................................................................................................28
4.2.5 Scope/Scale of Recordkeeping Reach for Finance..........................................................................28
4.2.6 Finance Auditing and Monitoring of Records ................................................................................29
4.2.7 Finance – Documentation Standard Approval ...............................................................................29
4.2.8 Finance Recordkeeping Observations ............................................................................................29
4.3 HUMAN RESOURCES BUSINESS PROCESS AND RECORDS ...................................................................30
4.3.1 HR Planning Process......................................................................................................................30
4.3.2 Recruit/Staff Process.......................................................................................................................31
4.3.3 Develop Process..............................................................................................................................31
4.3.4 Retain ..............................................................................................................................................32
4.3.5 Performance Measurement.............................................................................................................32
4.3.6 Scope/Scale of Recordkeeping Reach for HR .................................................................................32
4.3.7 Human Resources Auditing and Monitoring of Records ................................................................33
4.3.8 Human Resources – Documentation Standard Approval ...............................................................33
4.4 INFORMATION MANAGEMENT BUSINESS PROCESS AND RECORDS ..................................................34
4.4.1 ATIP Business Process ...................................................................................................................34
4.4.2 IM/IT Support Services Business Processes ...................................................................................37
4.4.3 OIC Security Support......................................................................................................................37
4.4.4 Records Management......................................................................................................................37
4.4.5 Scope/Scale of Recordkeeping Reach for Information Management..............................................37
4.4.6 Information Management Auditing and Monitoring of Records.....................................................37
4.4.7 Information Management – Documentation Standard Approval ...................................................38
5
6
DOCUMENT STANDARDS - PROCESS AND PROCEDURES...............................................................40
6.1 PROCESS FOR BUSINESS CONTEXT FOR RECORDKEEPING .................................................................40
6.2 PROCESS FOR BUSINESS ACTIVITY DIAGRAM AND RECORDS ...........................................................40
7
LESSONS LEARNED .....................................................................................................................................42
APPENDICES
A – INTERVIEW PARTICIPANTS
B – HUMAN RESOURCE DOCUMENTS/CHECKLISTS
C – LEGAL SERVICES TEMPLATES
LEGAL SERVICES.........................................................................................................................................39
Final Report
Page ii
Final Report
Page iii
1 Introduction
2 Business Context for Recordkeeping
Library and Archives Canada (LAC) has undertaken an initiative to develop documentation standards in
support of the development of organization recordkeeping within federal institutions. These documentation
standards will provide the capacity to support the requirements of decision making, accountability,
stewardship and performance within the administration of Canada’s public business.
2.1 Legislative Context for the OIC
In support of LAC’s documentation standard initiative, a study was undertaken as the first step to develop
the documentation standard for the Office of the Information Commissioner (OIC). The OIC is
representative of a small institution focused on the Investigative function. It is envisioned that the eventual
document standards developed for the investigative function for the OIC can also be ported to other small
institutions with similar regulatory and investigative functions.
The objectives of the study included:

Establishing the business context for recordkeeping

Analyzing business needs and specifying documentation requirements

Identifying recordkeeping requirements for creating, capturing and managing business records, and

Preparing a methodology guide for establishing documentation standards in small institutions.
The scope of the study included both the Program Activity and Internal Services within the OIC. However,
the breadth of the analysis was more detailed with regard to complaints resolution, where the business
process is fairly mature and established.
For the Internal Services, this study aimed to establish a baseline of the current state (at the time of the
study) of processes and records. By establishing this baseline, it could eventually be integrated into
broader document standards for internal services. Broader documentation standards for internal services
are currently being developed by LAC and key stakeholders within the Government of Canada.
The Access to Information Act (Canada’s freedom of information legislation) came into force in 1983, giving
Canadians the broad legal right to information recorded in any form and controlled by most federal
government institutions. Through section 54 of the Act, Parliament appoints the Information Commissioner
as an ombudsman to investigate complaints that government has denied rights under the Access to
Information Act.
The Act provides government institutions with 30 days to respond to access requests. Extended time may
be claimed if, for example, there are many records to examine, other government institutions are to be
consulted, or third parties are to be notified. The requester must be notified of these extensions within the
initial timeframe. Access rights are subject to specific and limited exemptions, balancing freedom of
information against individual privacy, commercial confidentiality, national security, and the frank
communications needed for effective policy making.
The mandate of the OIC is to ensure that the rights conferred by the Access to Information Act are
respected: that complainants, heads of federal government institutions and any affected third parties are
given a reasonable opportunity to make representations to the Information Commissioner, to persuade
federal government institutions to adopt information practices consistent with the objectives of the Access
to Information Act, and to bring appropriate issues of interpretation of the Access to Information Act before
the Federal Court.
The primary function of the Commissioner is receiving and investigating complaints from persons, including
corporations, who believe that their access to information rights as conferred by the Access to Information
Act, have not been respected by government institutions. However, this role is expanding to include
outreach to parliamentarians, government institutions and the public to advocate the ‘right to know’ and
contribute to better stewardship of the Access to Information and Privacy (ATIP) system by government.
The Commissioner has strong investigative powers. These powers are real incentives for government
institutions to comply with the Act and respect applicants’ rights.
As an ombudsman, the Commissioner may not order that a complaint be resolved in a particular way,
relying upon persuasion to resolve disputes. A review by the Federal Court is requested if it is found that
the government institution has not respected the rights of the requester and a negotiated solution has
proved impossible.
2.2 Legislation Requiring the Creation of Records in Support of
Business Activities
The following are examples of the types of Acts and Policies which may require the creation of records for
federal institutions.
Legislation and Regulations
Final Report
Page 1

Access to Information Act and Regulations

Appropriations Act

Financial Administration Act
Final Report
Page 2

Library and Archives of Canada Act

Privacy Act and Regulations

Public Service Employment Act
3 Program Activity Business Process
3.1 Complaint Resolution Process Overview
Treasury Board Secretariat Policies

Access to Information Policy

Communications Policy

Electronic Authorization and Authentication Policy

Evaluation Policy

Policy on Information Management

Management of Information Technology Policy

Management, Resources and Results Structure Policy

Policy on Delegation of Authorities

Policy on the Use of Electronic Networks

Privacy and Data Protection Policy

Procurement Review Policy

Government Security Policy
The Office of the Information Commissioner (OIC) has the primary function of receiving and investigating
complaints from persons, including corporations, who believe that their access to information rights as
conferred by the Access to Information Act, have not been respected by government institutions. Access
rights are not absolute and are subject to exemptions which require the balancing of freedom of information
against individual privacy, commercial confidentiality, national security and communications needed for
effective policy making. Dissatisfied applicants of access to information can turn to the Information
Commissioner who investigates complaints concerning:

A delay in providing a response

The denial of information

An extension of time

A fee assessment

An incomplete response

Any other problem related to requesting or obtaining access to records under the Act.
In support of this function, the primary program activity for the OIC is to assess, investigate, review, pursue
judicial enforcement and provide advice with respect to complaints received.
2.3 Business context
In addition to legislation, policies, and directives instructing the creation of records, the OIC Program
Activity Architecture (PAA), which supports/facilitates the mandate of the OIC, will generate records. The
OIC PAA is based on the following single Strategic Outcome and single Program Activity.
3.2 Complaint Resolution Business Process Model
The Complaint Resolution process is the key business process which supports the OIC’s Program Activity.
Figure 1 below depicts this detailed process. The OIC Complaint Resolution business process below was
developed by the OIC and reviewed and validated with internal stakeholders during this study.
Strategic Outcome – Requester’s rights under the Access to Information Act are safeguarded.
Program Activity – Compliance with access to information obligations.
Records are needed to support investigation standards to ensure accountability and transparency in the
investigation and decision making process as well as to recommend the disclosure of information to
complainants and respondents during investigations. In addition, the OIC may need to represent
complainants or defend recommendations within the Federal Court and must ensure its records which are
admissible as evidence, are reliable and authentic.
In support of this program activity (assess, investigate, review, pursue judicial enforcement and provide
advice with respect to complaints received) the OIC must maintain records (and in some cases chain of
evidence) which have reliability, authenticity and integrity, and which enable and provide evidence of
decision making, accountability, stewardship and performance with regard to the above program activity.
The business context for internal services records is predicated on the services provided in support of the
Program Activity as well as legislative and policy obligations of federal institutions (e.g. Financial
Administration Act and Public Service Employment Act). Adequate records are needed to show evidence
of decision making, accountability, stewardship and performance.
Final Report
Page 3
Final Report
Page 4
Page 5
Through discussions with stakeholders it was determined that the difference between informal and formal
investigations was the degree of escalation required to resolve a complaint. From a document standard
perspective, the business process was simplified as depicted in Figure 2 below.
Figure 2 – Complaint Resolution High Level Business Process
Complaint
Intake and
Registration
Management
Review and
Approval
Investigation
Report of
Finding and
Closure
Figure 1 – THE OIC Complaint Resolution Business Process
Final Report
There are four major sub-processes within this process:

Complaint Intake and Registration – This process is concerned with the initial receipt and registration
of the complaint. Some review and resolution can occur during this process.

Investigation – This is the more complex process of the four sub-processes and involves all of the
investigative work, legal advice (as required) and analysis to prepare a recommendation regarding the
complaint.

Management Review – This process involves the approval process for recommendations of the
various investigations. There may be several iterative interactions between the investigation and
management review activities.

Report of Finding and Closure of files – This process involves the delivery of the report of findings to
the complainant and the closure of the investigation file.
Each of the processes above generates records which need to be kept as part of the official record. The
investigation process generates the majority of the records. Some of these records are standard but most
are dependant on the nature of the complaint and the degree of escalation needed to resolve it. The
investigator, through negotiation and mediation with the affected government institutions, resolves the vast
majority of cases. A small percentage of investigations may be elevated to higher levels of management
within the government institution which is the subject of the complaint and may result in a formal hearing at
the OIC.
3.2.1 Future Enhancements to Process
The OIC is currently reviewing its processes with a view to reducing the time taken to complete
investigations and reduce the number of investigations which have a ‘backlog’ status. The current
Complaint Intake and Registration process is being reviewed to:

Prioritize and categorize complaints to streamline processing

Resolve certain complaints early at this initial stage of the process, and

Better prepare the file for the investigator by gathering the necessary information from complainants
and government institutions.
As a result of this review, additional records may be created. Where known today, these records have been
highlighted in tables below. In general, the documents and records currently collected and created will
continue to be required by the OIC.
Final Report
Page 6
3.3 Complaint Resolution Business Records
ID
#
The following tables list the key records that are collected, created and updated/ maintained within each of
the major activities of the Complaint Resolution process. The table identifies the primary owner (OPI) of
the document/record. As well, the table indicates who, if required, must approve the document/record
before it proceeds to the next step within the business process. The OIC approver is only indicated if it is
someone other than the OPI or Key Owner of the document/record. If no approval is required, not
applicable (N/A) is indicated.
7
Many of the records collected in this process are obtained from other government institutions. Due to the
nature of the business process, not all of the records within the investigation process will be required for all
complaint files. However, a paper file is generated for each complaint to be investigated and contains hard
copies of all the records generated. This paper file and the records created within each activity are passed
along to the next process.
Document Name
Create record in IIA - Investigation
Module

Create record by linking
tombstone data related to
investigation, complainant and
institution (e.g. complainant
name, address, telephone
number, email address,
institution contact, etc.)

Date complaint received
ID
#
1
2
Document Name
Letter of Complaint
Complainant – pertinent records
3
3 Complainant – Letter of response from
government institution
4
Create record in IIA – CCM
(Correspondence Control Module)

Register receipt
OPI - Key
Owner
Collect/I
nput
Client
Liaison /
Investigator
X
Client
Liaison /
Investigator
X
Client
Liaison /
Investigator
X
Correspondence
Clerk
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC
Approval
Create/
Output
Client
Liaison
X
Update /
Maintain
OIC
Approval
Summary of Issues
8
Initial Investigation Summary Report
Client
Liaison
X
9
Inquiry Report
Client
Liaison
X
10
Physical File and labels
Client
Liaison
X
Intake &
Resolution
Unit
X
TBD
11 8 Future - Acknowledgement Letter of
receipt of complaint and advising not
assigned due to backlog/inventory.
(IRU)
N/A
12
Future - Acknowledgement Letter to
complainant advising name of assigned
investigator.
IRU
X
TBD
13
Future – Letter of Early Resolution
IRU
X
TBD
14
Future – Any documentation related to
decisions made during prioritization and
categorization of files
IRU
X
TBD
N/A
N/A
3.3.2 Investigation
X
In addition to the records of the complaint intake and registration process, the following are the key records
within the Investigation Process. The records which exist as a minimum for each file are highlighted in
Bold.
Tombstone data with regard to
complaint letter (e.g.
complainant name and address,
nature of complaint, government
institution which is subject of
complaint, etc.)
ID
#
1
5
5 Letter of invalid complaint
Client
Liaison
X
6
6 Acknowledgement Letter - receipt of
complaint and provide name of
assigned investigator.
Client
Liaison
X
Document Name
IIA documented events
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
Investigator
X
X
Investigator
/ Client
Liaison
X
OIC Approval
(all actions of investigative process
including preliminary call to complainant
for clarification/obtain representations,
discussions with govt. institution, 3rd
parties etc.)
Capture any event or
correspondence with
complainant
Final Report
Collect/I
nput
File number
3.3.1 Complaint Intake and Registration
The following are the key records within the Complaint Intake and Registration process. As mentioned
above, not all the records are created for each complaint file. The records which exist as a minimum for
each file are highlighted in Bold. The records which are anticipated to be created as part of the new
complaint intake and registration process are highlighted as Future.
OPI - Key
Owner
2
Page 7
Cancellation Letter – sent prior to
sending Section 32 notice
Final Report
Chief
Page 8
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
Summary of Complaint (Section 32)
sent to government institution
Investigator
Discontinuance Letter – can be sent
anytime in the process after file has
been assigned to an investigator and
Section 32 notice has been issued
Investigator
Processing file (copy) of government
institution
Investigator
6
Subject records if required (copy) of
Investigator
7
Exemption Analysis Worksheet for
exemption/exclusion files
Investigator
X
8
General Letters
Investigator
X
9
Notes to file
Investigator
X
10
Request for legal opinion
Investigator
X
11
Legal Opinions
Legal
X
12
Subpoena duces tecum (copy)
Legal
X
13
Affidavit for Service Document
Legal
X
14
Receipt for Service Document
Legal
X
15
Memo to Senior Management
Investigator
X
Investigator
16
Pre Section 35 Letter to government
institution
Investigator
X
Director
17
Section 35 issued to government
rd
institution and 3 parties (requesting
information)
Investigator
X
Director
18
Letters to/from government institutions
Investigator
X
X
19
Letters to/ from 3 parties
Investigator
X
X
20
Investigation Report
Investigator
X
Investigator &
Management
21
Interim Investigation Report
Investigator
X
Investigator &
Management
22
Addendum to Investigation Report
Investigator
X
Investigator &
23
Report of Finding
Investigator
X
Management
24
Copies of external and internal email
transmissions
Investigator
X
3
4
5
X
X
X
Document Name
Collect/
Input
X
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
Transcript tape
Investigator
32
Letter to Transcription Service to
transcribe tape
Clerical
Support
33
Hearing Transcript
Investigator
34
Chronology of events
Investigator
X
35
Notice of Adverse findings
Investigator
X
Management
36
Section 37 letter issued to government
institution (complaint is well founded)
Investigator
X
Information
Commissioner
or delegated
authority
37
Section 42 letter - Information
Commissioner requests a review by
Federal Court
Investigator
X
Information
Commissioner
38
Authorization letter to complainant to
accept Section 42 rights
Investigator
39
Authorization letters from complainant
to allow lawyer or representative to act
on their behalf.
Investigator
N/A
N/A
X
X
N/A
or delegated
authority
X
Information
Commissioner
or delegated
authority
X
3.3.3 Management Review
In addition to the records of the previous processes, the following are the key additional records within the
Management Review Process. The records which exist as a minimum for each file are highlighted in Bold.
Document Name
rd
OPI - Key
Owner
31
Chief
N/A
X
ID
#
1
Research
Investigator
26
Letter of notification of hearing
Investigator
X
Management
27
Order of Production of Records
Legal
X
Legal
28
Order re Undertakings of Confidentiality
Legal
X
Legal
29
Book of exhibits
Investigator
X
N/A
30
Exhibits from complainants
Investigator
Final Report
Collect/
Input
Investigator
Create/O
utput
Update /
Maintain
OIC
Approval
X
3.3.4 Complaint Closure Process
In addition to the records of the previous processes, the following are the key additional records within the
Complaint Closure Process. The records which exist as a minimum for each file are highlighted in Bold.
Management
25
Documented Events print out
OPI - Key
Owner
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/O
utput
1
Copy of signed Report of Finding
Investigator
X
2
Final Investigation Summary Report
Investigator
X
Update /
Maintain
OIC
Approval
Management
X
X
N/A
Page 9
3.4 Scope/Scale of Recordkeeping Reach
Currently all the records generated within the Complaint Resolution process are retained. The OIC is now
subject to the LAC Act but has not yet established a retention policy or disposition schedule.
Most of the records created within the OIC are stored electronically and the vast majority are also printed
and stored in physical files. Electronic records are stored within the following systems:
Final Report
Page 10

IIA – Integrated Investigation Application

RDIMS

Local drives or LAN drives - Notes to file generated in Word (but not necessarily stored in RDIMS).

Email systems
Copies of the records which are collected from other government institutions to investigate an
exemptions/exclusions complaint are referred to as the subject records and are kept in ‘red files’. These
records belong to the government institution the originals of which are disposed of by that institution
according to its own Record Disposal Authority. Until the OIC became subject to the LAC Act, the subject
files were disposed of by the OIC upon the completion of the investigation. Currently, the OIC retains
these records pending a policy to deal with their disposition. The records can be paper copies or stored on
CD. These records are kept under lock and key within an investigator’s office. Lack of storage space is
becoming an issue.
Security of the records is a high priority for the OIC and therefore secure recordkeeping is essential to
ensure:

Secret/Top Secret files are maintained and stored within secure areas, and

Risks to the business due to misplaced records are mitigated.
Secure storage of Secret/Top Secret files

Training of investigators with respect to their responsibilities of the files

Secure safes, secure briefcases for the transport of documents

Office security system

All investigators have offices with locking doors, and

Transport of the records in the office is done by hand.
Proactive Disclosure – Travel and hospitality expenses of Executive. Information is obtained from
travel claims which are also filed in Finance and is posted on the OIC website.

Translation Requests – Includes copies of requests sent to the Translation Bureau, receipt of
completed translation and reconciliation of invoices.

Training - Registrations for the University of Alberta for Information Access and Protection of Privacy
(IAPP) Certificate Program. This information is also kept in HR files.
3.6 Complaint Resolution Auditing and Monitoring of Records
The OIC is just in the process of introducing an audit function within the organization. To date there have
been no formal audits of the records kept in support of the Complaint Resolution process. A regular
auditing process is envisioned once key performance indicators for the process have been established.
Records are however monitored on a regular basis throughout the Complaint Resolution process.
Investigators are responsible to ensure that investigation files are complete as per policy and procedures,
however the Chiefs review files for completeness on a regular basis when files are sent through for
approval and consultation.
3.7 Complaint Resolution – Documentation Standard Approval
Some of the mitigation strategies that have been put in place to date include:

The Assistant Commissioner, Complaints Resolution and Compliance, has been identified as having the
responsibility for the approval of documentation standards for the Complaint Resolution process.
3.5 Executive Support Functions with respect to Complaint
Resolutions
A number of documents are created in the support of the Complaint Resolution Process which are mostly
administrative in nature. These files are related to the management of the organization and its staff. They
include:

Travel files for employees (duplicates kept in Finance)

Documentation of internal Branch meetings including, agendas, minutes and distributed
documentation. A physical file is kept locally of these records. As well, most are stored in RDIMS
unless the distributed documentation was created outside of RDIMS.

Documentation pertaining to all the Information Commissioner Management Group (ICMG) meetings
including, agendas, minutes and distributed documentation. Two physical files are kept locally of these
records. One file is used primarily to provide information in response to ATIP requests. As well, most
are stored in RDIMS unless the distributed documentation was created outside of RDIMS.

Chronological files of correspondence sent regarding:
–
Reports of Finding – a copy also on investigation file
–
Section 35 and 37 letters – chronological files kept for each person who signs these letters, for
example, the Information Commissioner or the Assistant Commissioner as well as by the
government institution to which the letters are sent. A copy is also kept on the investigation file.
Final Report
Page 11
Final Report
Page 12
4 Internal Services Business Processes
3.8 Complaint Resolution Recordkeeping Observations
The following are some specific observations within the Complaint Resolution process which need to be
addressed with regard to recordkeeping:

A policy is needed with respect to the disposition of subject records or ‘red files’. These records
belong to government institutions that have disposition policies which differ from those of the OIC.
Keeping these records longer than the government institution which owns the records could introduce
undue risk to the original owner of the records.

Investigators generally print and keep relevant e-mails in physical files. From a records and lifecycle
management perspective, there is a need to establish a formal policy with respect to the overall
management of e-mail.

Roles and responsibilities related to records need to be clarified with respect to the executive support
services. Duplicate sets of the records appear to be kept by executive support services and other
corporate support services such as Finance or HR.
The Internal Services business processes were determined through one hour interviews with key
stakeholders for each of the business processes. The focus of these interviews was limited to identifying
priority processes and the key records associated with those processes. As a result, detailed information is
not available for each process.
4.1 Strategic Planning, Parliamentary Affairs and Communications
Business Processes
The Strategic Planning, Parliamentary Affairs and Communications Division of the OIC is responsible for
the following major business processes:

Strategic Planning – including the preparation of all Treasury Board Secretariat (TBS) reporting
documents such as Departmental Performance Report (DPR), and Report on Plans and Priorities
(RPP)

Parliamentary Relations

General Communications (internal, external and Special events), and

Policy Development.
From a high level perspective, each of these business processes result in the preparation of
communication material. The detailed activities within each business process will vary depending on the
type of communication being prepared. In addition, the need for recordkeeping may vary within each
business process.
4.1.1 Strategic Planning Business Process and Records
The Strategic Planning process includes the preparation of all reporting documents including the OIC
Annual Report, Departmental Performance Report (DPR), and Report on Plans and Priorities (RPP).
Although the content of the reports differs, from a high level perspective, the process is depicted as follows.
Figure 3 – High Level Strategic Planning Process ----- this chart has been amended – see original
Minister of
Justice
Approval
Parliamentary
Planning Cycle
(Triggering
Event)
Consult with
Operations
(Gather
Pertinent
Information)
Submit to
Parliament
(Dissemination)
Draft
documents and
reports
Minister of
Justice
Signature
Submit to
Parliament
Through TBS
(Dissemination)
ICMG
Approval
Final Report
Page 13
Final Report
Page 14
There are five major activities to the process:
4.1.1.3 Draft Documents and Reports

Parliamentary Planning cycle, legislation or OIC priorities – are the events which trigger the need for
the preparation of strategic planning documents.
The following are the key records within the Draft Documents and Reports process:

Consult with Operations – Operations are consulted to gather the pertinent information. There may be
several consultations and reviews of the draft documents.
ID
#

Draft documents and reports – can involve several iterations and multiple consultations with
stakeholders but always ends with a final draft of the documents.
1
Final draft of document or report
Director

Approval/Signature – documents and reports are either approved by the Information Commissioner
Management Group (ICMG) and/or simply sent for signature by the Minister of Justice. This process
results in the approval of the documents to be forwarded or tabled as appropriate.
2
Submit to Parliament, to Parliament through TBS or for wider dissemination – the final approved
documents and reports are submitted either electronically or in hard copy.
Correspondence with organization to
whom report being submitted
Director

The following tables list the key records that are collected, created and updated/ maintained for each step
in the high level Strategic Planning process. The table identifies the primary owner (OPI) of the
document/record. As well, the table indicates who, if required, must approve the document/record before it
proceeds to the next step within the business process. The OIC approver is only indicated if it is someone
other than the OPI or Key Owner of the document/record. If no approval is required, not applicable (N/A) is
indicated. Please note that although records are created at each step of the process, only the records that
are to be kept as part of OIC records are noted.
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
X
X
X
OIC Approval
appropriate
delegated
management
authority
X
4.1.1.4 Approval/Signature
The following are the key records within the Approval/Signature process:
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
1
ICMG approval or Minister of Justice
signature of document or report
Director
2
Final copy of approved document or
report
Director
3
Correspondence with Minister of Justice
Director
4.1.1.1 Parliamentary Planning Cycle (Triggering Event)
The following are the key records within the Parliamentary Planning Cycle (Triggering Event) process.
Document Name
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
X
ICMG
X
X
OIC Approval
X
N/A
X
OIC Approval
1
Notice of reporting requirement
Director
X
N/A
4.1.1.5 Submit to Parliament, to Parliament through TBS or Wider
Dissemination
2
Templates supporting reporting
requirement
Director
X
N/A
The following are the key records within the Submit to Parliament or to Parliament through TBS process:
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
4.1.1.2 Consult with Operations (Gather Pertinent Information)
1
Submitted copy of approved document
or report
Director
The following are the key records within the Consult with Operations (Gather Pertinent Information)
process:
2
Translation of documents as required
Director
X
ID
#
3
Correspondence with TBS
Director
X
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
1
Submissions from OIC Branches
Director
X
N/A
2
Commented drafts of documents
Director
X
N/A
Final Report
Page 15
Final Report
Create/
Output
X
Update /
Maintain
OIC Approval
N/A
N/A
X
Page 16
4.1.2.2 Consult, Gather Pertinent Information
4.1.2 Parliamentary Relations Business Process and Records
The following are the key records within the Consult, Gather Pertinent Information process:
Within the Parliamentary Relations function there is periodically the need to respond to questions which
have been posed by Parliamentary Committee or to appear before a Parliamentary Committee. A number
of records are prepared in support of the Parliamentary Relations process. From a high level perspective,
the process is depicted as follows.
Figure 4 – High Level Parliamentary Relations Process
Request from
Parliamentary
Committee
(Triggering
Event)
Consult, Gather
Pertinent
Information
Approval of
Final of
Communication
Material
Draft
Communication
Material
Communicate to
Parliamentary
Committee
(Dissemination)
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
1
Questions from Parliamentary
Committee
Director
X
N/A
2
Notes from discussions with legislative
assistants to Members of Parliament.
Director
X
3
Submissions from OIC Branches
Director
X
N/A
4
Commented drafts of documents
Director
X
N/A
X
N/A

Request from Parliamentary Committee (Triggering Event) or OIC proactive action – generally triggers
the need to prepare materials.

Consult, Gather Pertinent Information – Subject Matter Experts (SME) are consulted and pertinent
information is gathered to be able to draft the communication material.

Draft Material – can involve several iterations and several stakeholders (SMEs). This activity always
ends with a final draft of the communication material.

Approval of Final Communication Material – results in the approval of the final communication
materials by the appropriate delegated authority, which could include: ICMG (Executive Group), the
Information Commission, Assistant Commissioners, Legal Counsel, Director of Finance or Director of
Human Resources.

Communicate to Parliamentary Committee (Dissemination) – communications to Parliamentary
Committees can vary from providing background documents to delivery of speeches.
in the high level process. The table indicates who within the business process, is the primary owner (OPI)
of the document/record. As well, the table indicates who, if required, must approve the document/record
applicable (N/A) is indicated. Please note that although records are created at each step of the process,
only the records that are to be kept as part of department records are noted.
4.1.2.3 Draft Communication Material
The following are the key records within the Draft Communication Material process:
ID
#
6
7
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Director
X
X
Draft documents/publications supporting
speech/Briefing book.
Director
X
X
Draft Questions and Answers
Director
X
X
1
Request to appear before Parliamentary
Committee
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Director
Final Report
X
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
OIC Approval
4.1.2.4 Approval of Final Communication Material
The following are the key records within the Approval of Final Communication Material process:
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
1
Approved material
Director
X
ICMG or
appropriate
delegated
management
authority
2
Minutes of ICMG meeting reflecting
approval if applicable
Director
X
ICMG
The following are the key records within the Request from Parliamentary Committee process:
Document Name
Update /
Maintain
Draft Speech
4.1.2.1 Request from Parliamentary Committee
ID
#
Create/
Output
N/A
Page 17
Final Report
Page 18
4.1.2.5 Communicate to Parliamentary Committee
The following are the key records within the Communicate to Parliamentary Committee (Dissemination)
process:
ID
#
1
2
OPI - Key
Owner
Document Name
Material as approved by ICMG or
appropriate delegated management
authority
Director
Translated documents sent to
Parliamentary Committee:
Director
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
X
OIC Approval
only records that are to be kept as part of department records are noted.
4.1.3.1 Triggering Event
N/A
The following are the key records within the Triggering Event Process.
X
ID
#
N/A
1
Speeches
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC
Approval
Invitation or any event requiring
communications action/advice
Supporting Documentation
4.1.3.2 Research, Gather Pertinent Information
The following are the key records within the Research, Gather Pertinent Information process:
4.1.3 General Communications Business Process and Records
Document Name
The general communications business process includes the following:

Internal communications to employees (e.g. policy
communication is generally disseminated via email.

External communications to media, federal institutions and the general public (i.e. usually speeches,
presentations, notices). A more rigorous approval process exists for external communication products.
updates,
Commissioner
News).
OPI - Key
Owner
1
Meeting Notes
Director
2
Background Research
Director
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC
Approval
X
X
N/A
This
Although each form of communication is varied, at a high level, the communication business process can
be depicted as follows:
X
N/A
4.1.3.3 Draft Communication Material
The following are the key records within the Draft Communication process:
Figure 5 – High Level General Communications Process
Triggering
Event
Research
Gather Pertinent
Information
Draft
Communication
Material
Approval of
Final of
Communication
Material
Dissemination
of
Communication
Material
ID
#
1
Document Name
Working copies with record of decision
when applicable (significant change in
message)
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC
Approval
Comm’ns
X
X
X
N/A
Comm’ns
X
X
X
X
X
(internal/external communications)
2

Triggering Event – an event which triggers the need for communication. This can either be done
proactively or in a reactive mode.

Research, Gather Pertinent Information – information which provides background and context is
gathered for the communication piece.

Draft Communication Material – can involve several iterations and several stakeholders including
Subject Matter Experts but always ends with a final draft.

Approval of Final Communication Material – can be implicit or explicit but results in approval of final
draft communication for dissemination.

Dissemination of Communication Material – communications can be disseminated in various ways,
e.g. electronically, verbally, paper copy, etc.
Media Lines
(external communications)
3
Final draft of Communication Material
Comm’ns
Final Report
Page 19
Final Report
Page 20
ID
#
4
Document Name
Email, meeting notes, documents
generated through discussions with
subject matter experts (i.e. ATI working
group)
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Comm’ns
Create/
Output
Update /
Maintain
X
X
OIC
Approval

Request for Comment/Triggering Event – a request for comment will generally be initiated external to
the organization while a triggering event would be internal to the organization. The triggering event
may result from either a proactive or a reactive action.

Consult, Gather Pertinent Information – with external request for comment there is a generally a need
to consult with SMEs or the Access to Information (ATI) working group.

Draft Comments/Internal Policy – can involve several iterations and several stakeholders but always
ends with a final draft of the comments or policy.

Approval of Comments/Internal Policy – Results in approval of final draft of Comments/Internal Policy.

Dissemination of Comments/Internal Policy – can be disseminated in various ways, e.g. electronically,
or paper copy, etc.
4.1.3.4 Approval of Final Communication Material
The following are the key records within the Approval of Final Communication Material process:
ID
#
1
Document Name
Approved Final Communication Material
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Director
Create/
Output
Update /
Maintain
X
OIC
Approval
ICMG or
Comm’ns
appropriate
delegated
management
authority
only the records that are to be kept as part of department records are noted.
4.1.3.5 Dissemination of Communication Material
4.1.4.1 Request for Comment/Triggering Event
The following are the key records within the Communication Dissemination process:
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
1
Approved Final Communication Material
Comm’ns
2
Speeches – Delivery speech if differs
from final copy
Comm’ns
3
Email including media lines
Comm’ns
4
Translation of final Communication
Material
Comm’ns
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
X
X
OIC
Approval
N/A
X
The following are the key records within the Triggering Event Process.
ID
#
1
Document Name
Correspondence requesting comment
on external policy
OPI - Key
Owner
Collec
t/Input
Director
Create/
Output
Update /
Maintain
X
OIC Approval
N/A
X
X
4.1.4.2 Consult, Gather Pertinent Information
X
The following are the key records within the Consult, Gather Pertinent Information process:
4.1.4 Policy Development Business Process and Records
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
The Policy Development business process could include either the development of internal policy
documents or the provision of comments and advice on externally produced policy documents. Currently
much of the workload focuses on the latter.
1
From a high level perspective, the Policy Development process is depicted as follows:
4.1.4.3 Draft Comments/Internal Policy
Figure 6 – High Level Policy Development Process
Request for
Comment /
Triggering
Event
Consult
Gather Pertinent
Information
Draft Comments
/ Internal Policy
Final Report
Background material supporting
comments or policy
Collec
t/Input
Create/
Output
X
X
Director
Update /
Maintain
OIC Approval
N/A
The following are the key records within the Draft Comments/Internal Policy process:
Approval of
Comments /
Internal Policy
Dissemination
of Comments /
Internal Policy
Page 21
ID
#
1
Document Name
Final draft of Comments on external
policy statement
OPI - Key
Owner
Collec
t/Input
Director
Final Report
Create/
Output
X
Update /
Maintain
OIC Approval
ICMG or
appropriate
delegated
management
authority
Page 22
ID
#
2
3
Document Name
OPI - Key
Owner
Email, meeting notes, documents
generated through discussions with
subject matter experts (i.e. ATI working
group)
Director
Final draft of internal policy
Director
Collec
t/Input
Create/
Output
X
X
Update /
Maintain
OIC Approval
4.1.6 Strategic Planning, Parliamentary Affairs and Communications Auditing
and Monitoring of Records
been no formal audits of the records kept in support of the Strategic Planning, Parliamentary Affairs and
Communications processes.
X
ICMG or
appropriate
delegated
authority
4.1.7 Strategic Planning, Parliamentary Affairs and Communications –
Documentation Standard Approval
The Assistant Commissioner, Policy, Communication and Operations, has been identified as having the
responsibility for the approval of documentation standards for the Strategic Planning, Parliamentary Affairs
and Communications processes.
4.1.4.4 Approval of Comments/Internal Policy
The following are the key records within the Approval of Comments/Internal Policy process:
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
Collec
t/Input
Create/
Output
X
1
Approval of Comments for response to
external policy
Director
X
2
Approval of Internal Policy
Director
X
Update /
Maintain
OIC Approval
ICMG
ICMG
4.1.4.5 Dissemination of Comments/Internal Policy
The following are the key records within the Dissemination of Comments/Internal Policy process:
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
1
Correspondence with Comments for
response to external policy
Director
2
Translated internal policy
Director
Collec
t/Input
Create/
Output
Update /
Maintain
X
OIC Approval
ICMG or
appropriate
delegated
management
authority
X
4.1.5 Scope/Scale of Recordkeeping Reach for Strategic Planning,
Parliamentary Affairs and Communications
The Strategic Planning, Parliamentary Affairs and Communications Division produces a number of the
records to support policy development, decisions and official communications from the OIC. One of the key
challenges facing the Division is the official storage of all final documents. These exist in both electronic
and hard copy. In some instances, subject files are created. Generally, physical files are kept in local
offices and electronic files stored on local drives. The Branch does not have access to RDIMS.
As the Division, in many instances, undertakes a coordinating function, gathering input from other parts of
the organization, there are often many copies of official documentation in circulation with ranging levels of
security attached to each of the documents. From a records and information lifecycle management
perspective, policies and processes are needed with respect to the maintenance, protection and
preservation of the records, as well as their disposition.
Final Report
Page 23
Final Report
Page 24
4.2 Finance Business Process and Records
4.2.1 Planning Process
The Finance Branch supports the financial management of the annual budget of the OIC. The OIC
complies with the Treasury Board Secretariat (TBS) and Public Works and Government Services
(PWGSC) reporting requirements and must prepare yearly financial statements which are subject to yearly
audit by to Office of the Auditor General (OAG).
The following table lists the records found within the Finance Plan business process.
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Director
X
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
1
From a high –level perspective, the financial management business processes can be depicted as follows:
2
TBS Templates for preparation of
Reports on Plans and Priorities
(Financial sections)
3
TBS Templates for preparation of
Departmental Performance Reports
(Financial sections)
4
OIC Main Estimate Submission
5
Supplementary Estimates submission
Figure 7 – High Level Finance Business Process
Planning
Budget
Manage and
Control
Measure
N/A
X
X
N/A
Director
X
X
Information
Commissioner
Minister of
Justice
Director,
X
X
Information
Commissioner
Minister of
Justice
The four major sub-processes include:

CFO
Planning – determining how financial resources will be used to achieve the goals and objectives of the
OIC. This process supports the yearly strategic planning exercise. From a Finance perspective, a
major output of this process is the preparation of the OIC Estimates for submission to TBS.
Budget – involves the assigning of financial resources to specific programs and activities. Free
Balance is the main financial tool used to distribute the budget among the various responsibility
centres within the OIC.

Manage and Control – involves the executing, managing and controlling of financial resources through
the processes of accounting, reconciliation, quality assurance and reporting.

Measure – assessing Financial Management Performance.
Finance &
Administrati
on
CFO
6
Treasury Board Submissions for
additional funds
Director,
X
Information
Commissioner
Minister of
Justice
F&A
CFO
Each of the Finance sub-processes generate records which must be maintained to ensure that adequate
financial management controls are in place pursuant to the Financial Administration Act (FAA) and
legislative requirements for the OIC. For the purposes of this study, we have not identified specific records
unless they were deemed to be particularly significant, but rather have identified categories of records that
may be found in each process.
the major activities within the Finance Business process. The table indicates who within the business
process, is the primary owner (OPI) of the document/record. As well, the table indicates who, if required,
must approve the document/record before it proceeds to the next step within the business process. The
OIC approver is only indicated if it is someone other than the OPI or Key Owner of the document/record. If
no approval is required, not applicable (N/A) is indicated.
Final Report
Page 25
4.2.2 Budget process
The following table lists the records found within the Budget business process.
ID
#
1
2
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
TBS Allotment for Vote 40 (salaries
and operating) – Budget Allocation
Director,
Records within Freebalance financial
system
Director,
Document Name
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
X
X
ICMG
X
X
F&A
F&A
Final Report
Page 26
4.2.3 Manage and Control process
4.2.4 Measure
The following table lists the records found within the Manage and Control business process.
The following table lists the records found within the Budget business process.
ID
#
1
2
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
Delegation of Financial Signing
Authorities
Director,
X
X
X
Monthly Budget Reports
Director,
X
X
X
Document Name
(Includes budget, commitments,
expenditures, balance)
F&A
OIC Approval
ICMG/ Minister
of Justice
F&A
ID
#
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
Financial input to Reports on Plans and
Priorities (RPP) and Departmental
Performance Reporting (DPR) as
requested from TBS
Director
X
X
X
Chief Financial
2
Public Accounts for PWGSC
Director,
F&A
X
X
X
Information
Commissioner
3
Financial Statements
Director,
F&A
X
X
X
Information
Commissioner
4
Monthly reconciliations with PWGSC
Director,
F&A
X
X
X
5
Yearly audits by OAG
Director,
F&A
X
X
X
1
Document Name
Officer
3
4
CFO
Mid-year and other in-year Budget
Reviews
Director ,
X
X
X
F&A
5
CFO
6
Procurement of goods and services
(administrative function not related to
Finance)
Director,
F&A
X
Proactive disclosure records for
contracts over $10,000.
Director ,
X
Invoices from Vendors signed by
appropriate signing authority for receipt
of goods - Accounting
Director,
10
Travel Advances/Claims
Director,
11
Accounts Receivable – related to ATIP
requests
Director,
F&A
12
T4 for Vendors and Individuals
Director,
7
8
9
X
X
X
X
Information
Commissioner
CFO
F&A
X
Responsibility
Center Manager
F&A
X
X
X
Responsibility
Center Manager
X
X
X
N/A
F&A
X
N/A
F&A
4.2.5 Scope/Scale of Recordkeeping Reach for Finance
The records generated within the Finance business process are generally well controlled as they are
subject to the Financial Administration Act and yearly audits of financial statements. The records are
retained by fiscal year. Once the fiscal year is complete and closed out, the records are sent to Records
for storage. Financial records are generally kept for seven years. Currently, a disposition policy does not
exist at the OIC.
Many of the records created within Finance are stored electronically, however, the majority of operational
files (i.e. invoices, travel claims, etc) exist in paper format. The Free Balance financial system stores the
financial information however reports are printed for distribution to the management team.
The financial planning documents although produced electronically are stored in paper format in binders for
distribution to management. These paper files are updated as changes occur throughout the year.
Electronic records within Finance are stored on three separate servers/systems including:

Free Balance Financial system

Internal LAN

External LAN
Many of the records are duplicated between both the internal and external LAN servers. The Finance
Branch does not have access to RDIMS.
Final Report
Page 27
Final Report
Page 28
4.2.6 Finance Auditing and Monitoring of Records
4.3 Human Resources Business Process and Records
The OIC is just in the process of introducing an audit function within the organization. To date the audits
conducted within Finance have been performed by the Auditor General of Canada. The OIC financial
statements are audited on a yearly basis.
The Human Resources (HR) Branch is responsible for providing services in support of the planning,
staffing and compensation of resources within the OIC. They are subject to all rules and policies as set out
by Treasury Board and the Public Service Commission. Currently the Branch is comprised of three human
resource professionals, and a manager of compensation.
4.2.7 Finance – Documentation Standard Approval
responsibility for the approval of documentation standards for the Finance processes.
There are several processes within Human Resources however from a high - level generalized
perspective, the processes can be depicted as follows:
Figure 8 – High Level Human Resources Business Process
4.2.8 Finance Recordkeeping Observations
HR Planning
Recruit/Staff
Develop
Performance
Measurement
Retain
The following are some specific observations within the Finance process which need to be addressed with
regard to recordkeeping:

The five major sub-processes include:
Due to security concerns, Finance must store its records on two separate servers, one of which is
connected to the internal network and the other to an external network. Many documents are
duplicated on both of these servers which can introduce issues related to the versions of the records.
This could pose a risk should an ATIP request occur for these documents as it may be difficult to
ensure that all data and the most current version have been retrieved.

HR Planning – defining human resource requirements in order to meet business objectives and goals.
The OIC has just completed a Business Integrated HR Plan.

Roles and responsibilities with regard to certain documents submitted to Treasury Board need to be
clarified to ensure that only final copies of documents are kept as records. Currently many versions of
these documents exist within Communications, Finance and Legal.
Recruit/Staff – involves the activities involved in classifying positions, determining job competencies,
and selecting appropriate staff for positions.

Develop – involves activities related to developing staff through on the job experience or training.

Retain – involves those activities concerned with compensation, health and safety, staff relations and
release of employees.

Performance Measurement – involves activities related to the measuring of staff performance against
goals and objectives.
Each of the HR sub-processes generates a large volume of records which must be maintained to support
transparency in the HR processes and legislative requirements for the OIC. For the purposes of this study,
we have not identified specific records unless they were deemed to be particularly significant, but rather
have identified categories of records that may be found in each process.
the major activities within the HR business process. The table indicates who within the business process,
is the primary owner (OPI) of the document/record. As well, the table indicates who, if required, must
approve the document/record before it proceeds to the next step within the business process. The OIC
approver is only indicated if it is someone other than the OPI or Key Owner of the document/record. If no
approval is required, not applicable (N/A) is indicated.
4.3.1 HR Planning Process
The following table lists the records found within the HR Planning business process.
ID
#
Final Report
Page 29
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
ICMG
1
Business Integrated HR Plan
Director
HR
X
X
2
Quarter HR Plan updates
Director
HR
X
X
Final Report
Page 30
4.3.2 Recruit/Staff Process
4.3.4 Retain
The following table lists categories of records found within the Recruit/Staff business process. These
categories include a number of the mandatory records needed for recruitment and staffing within the public
service.
ID
#
1
2
Document Name
OPI - Key
Owner
Master Staffing Checklist (contains over
50 different templates for records which
are created depending on the type of
staffing undertaken). This checklist is
included in Appendix B.
Director
HR
Classification Checklist (refers to
numerous records including
organization charts, classification
request forms and approvals needed to
classify a position). This checklist is
included in Appendix B.
Director
HR
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
X
OIC Approval
Delegated
Authority
dependant on
document
X
Delegated
Authority
dependant on
document
HRIS Records
4
Position files
Director
HR
X
X
N/A
5
Policy documents
Director
HR
X
X
ICMG
N/A
4.3.3 Develop Process
Document Name
The following 5 files are kept for each
individual at the OIC:

Pay
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
Manager
Compens
ation
X
X
X
N/A
Superannuation
HR
Personnel
Leave
2
HRIS records
3
Health and Safety file
Director
HR
X
X
N/A
N/A
4
Staff Relations files
Director
HR
X
X
N/A
5
EAP files
Director
HR
X
X
N/A
6
Policy documents
Director
HR
X
X
ICMG
4.3.5 Performance Measurement
The following table lists the records found within the HR Develop business process.
Document Name
ID
#
1
3
ID
#
The following table lists the records found within the HR Retain business process.
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
The following table lists the records found within the HR Performance Measurement business process.
Update /
Maintain
OIC Approval
ID
#
Document Name
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
1
Employee learning plans
Director
HR
X
Appropriate
Manager
1
ICMG
Training registrations
Director
HR
X
Delegated
Authority
Director
HR
X
2
Employee Performance Measurement
policies
2
Director
HR
Director
HR
N/A
Policy documents
templates
X
3
3
appraisals.
Employee
X
X
ICMG
X
Information
Commissioner/
Assistant
Commissioners
4.3.6 Scope/Scale of Recordkeeping Reach for HR
The retention of records generated within HR is dependant on the type of document. For example,
position files are retained for as long as a position exists, even if it is no longer staffed. Staffing files are
kept 5 years from the last staffing audit. Individual pay records are kept for as long as an individual is an
employee of the Federal Government and follows the employee from institution to institution. Disposition of
other types of records should be reviewed.
Much of the HR records are kept within the OIC’s Human Resource Information System (HRIS). However
many of the records are also kept in hard copy in files (i.e. employee forms, payroll information, request for
name change, benefit changes, signed copies of staffing requests/approvals, etc.).
Final Report
Page 31
Final Report
Page 32
Currently most HR physical files are kept within Records due to space constraints. When the organization
moves to its new facilities, the files will be kept within the HR Branch.
Many documents are produced electronically and stored on local drives. However these documents are
also printed and placed in physical files. HR does not have access to RDIMS.
Sensitive HR records are kept under lock and key within the Director of HR’s office.
4.3.7 Human Resources Auditing and Monitoring of Records
been no formal audits of the records kept in support of the Human Resources processes.
4.3.8 Human Resources – Documentation Standard Approval
4.4 Information Management Business Process and Records
The Information Management Branch is responsible for providing services with respect to the following
areas:

ATIP – Access to Information and Privacy

IM/IT support services

Security, and

Records Management.
The records created within each of these business processes varies depending on the process. The ATIP
business process is fairly robust and follows the general activities needed to ensure a response to a
requester within the 30 days required by legislation. For the purposes of this document, this process was
reviewed in greater detail than the IM/IT support services and records management business processes.
The Director of Human Resources has been identified as having the responsibility for the approval of
documentation standards for the Human Resources processes.
4.4.1 ATIP Business Process
On April 1, 2007, the OIC became subject to the Access to Information Act and the Privacy Act, which
requires that a response to a request under these acts must be provided within 30 days. Extensions of
time can be taken to process a request made under the Access to Information Act where justification is
shown. From a high level perspective, the ATIP business process is very similar to the OIC’s Complaint
Resolution process. It is illustrated below:
Figure 9 – High Level ATIP Business Process
Receive Access
Request
Record
Tasking
Record Review
Management
Review and
Approval
Response to
Requester
There are five major sub-processes within this process:

Receive Access Request – This process is concerned with the initial receipt and registration of the
request at which time some initial analysis of the nature of the request will be undertaken.

Record Tasking – Within this process, the Office(s) of Primary Interest (OPI) is requested to provide
the responsive records (if any) and recommendations.

Record Review – This is where the bulk of the activities take place. If records exist, they are reviewed
to determine whether any information must be withheld. This may require internal consultations with
OPIs and/or Legal Services, or consultations with other government institutions and/or third parties.

Management Review and Approval – This process involves the approval process for the response to
the requester.

Response to the Requester – A letter of Response is issued to the requester that may or may not
include the release of records.
Each of the ATIP sub-processes generates records which must be maintained to support the ATIP process
and any complaints that may arise regarding the processing of the request.
the major activities within the ATIP business process. The tables indicate who within the business process,
is the primary (key) owner of the record. As well, the table indicates who, if required, must approve the
record before it proceeds to the next step within the business process. The OIC approver is only indicated
Final Report
Page 33
Final Report
Page 34
if it is someone other than the Key Owner of the record. If no approval is required, not applicable (N/A) is
indicated.
4.4.1.1 Receive Access Request Process
ID
#
5
Scanned documents for review
6
Extension Letter sent to requester due
to:
The following table lists the records found within the Receive Access Request business process. The
records which exist as a minimum for each file are highlighted in Bold.
ID
#
Document Name
Key Owner
Collect/
Input
Create/
Output
1
Access Request
ATIP
Officer
2
Physical file with appropriate
labeling
ATIP
Officer
X
3
Acknowledgement Letter
ATIP
Coordinator
/Officer
X
X
4
Letter of Clarification to requester
(request not clear or does not meet
requirement under Act)
ATIP
Coordinator
/Officer
5
Letter from requester with modified
request
ATIP
Officer
Update /
Maintain
X
X
Document Name
OIC Approval

9(1)(a) – large number of records

9(1)(b) – consultation with

9(1)(c) – 3 party consultation
Key Owner
Collect/
Input
Create/
Output
ATIP
Officer
X
ATIP
Coordinator
X
Update /
Maintain
OIC Approval
N/A
rd
N/A
7
Memo for approval of release to ATIP
Coordinator
ATIP
Officer
X
ATIP
Coordinator
N/A
8
Response Letter to requester for ATIP
Coordinator sign-off
ATIP
Officer
X
ATIP
Coordinator
4.4.1.3 Record Review Process
The following table lists categories of records found within the Management Review and Approval business
process. The records which exist as a minimum for each file are highlighted in Bold.
ID
#
X
6
Acknowledgement Letter of revised
request
ATIP
Coordinator
/Officer
X
7
Letter acknowledging abandonment of
request
ATIP
Coordinator
X
Document Name
Key Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
X
ATIP Officer
1
Processing notes
ATIP
Officer
X
2
Research material & Email exchange
with OPIs
ATIP
Officer
X
3
Records file which contains a copy of
the records released as well as the
"working copy" of the records
indicating the exempted information
ATIP
Officer
X
4.4.1.2 Record Tasking Process
ATIP Officer
X
N/A
The following table lists categories of records found within the ATIP business process. The records which
exist as a minimum for each file are highlighted in Bold.
4.4.1.4 Management Review and Approval Process
ID
#
The following table lists categories of records found within the Management Review and Approval business
Document Name
Key Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
Memo tasking OPI with searching of
records
ATIP
Officer
X
2
Fee Estimate Letter to requester if
large numbers of records involved
ATIP
Coordinator
/Officer
X
3
OPI response with recommendations
for disclosure (copies of records)
ATIP
Coordinator
/Officer
X
N/A
4
Request for legal advice
ATIP
Coordinator
X
N/A
Legal advice
Legal/ATIP
Coordinator
X
1
Final Report
ID
#
ATIP
Coordinator
Page 35
1
Document Name
Approval to release documents
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
ATIP
Coordinator
X
Final Report
Create/
Output
Update /
Maintain
OIC Approval
ATIP
Coordinator
Page 36
4.4.1.5 Response to the Requester Process
4.4.7 Information Management – Documentation Standard Approval
The following table lists the records found within the Release of Documents to Requester business
responsibility for the approval of documentation standards for the Information Management processes.
ID
#
1
Document Name
Released documents
OPI - Key
Owner
Collect/
Input
Create/
Output
Update /
Maintain
ATIP
X
N/A
X
ATIP
Coordinator
OIC Approval
Coordinator
2
Signed Response Letter
ATIP
Coordinator
4.4.2 IM/IT Support Services Business Processes
The IM/IT Support business processes were not investigated in detail. The organization is small and has
limited capacity to provide IT services. Most of the services provided are limited to basic system
maintenance and desktop support.
The significant records within this area which need to be produced and maintained include:

IT Annual Plan

Annual Business Continuity Report

Threat Risk Assessment (TRA) which is reviewed every second year

Requests for support – these are generated through email.
4.4.3 OIC Security Support
The Information Management Branch is also responsible for Security services for the OIC. This includes
control of the physical building, employee ID cards, safes, and primary contact with the RCMP and CSIS.
Records exist to control the employee ID cards and safes. Most correspondence is generated through
email. All records are kept secured with the Information Management Branch.
4.4.4 Records Management
Records Management is responsible for the OIC records. This area is currently under review and
developing new policies to reflect the fact that they are now subject to the Library and Archives Canada
(LAC) Act.
4.4.5 Scope/Scale of Recordkeeping Reach for Information Management
The scope of the records created and collected within Information Management is dependant on the
process involved. Within the ATIP function, records are fairly extensive and well managed. Currently there
are few records within the IT Support Services area with most of these being created and collected within
the email system. Currently there is no policy for their retention, management and overall disposition.
4.4.6 Information Management Auditing and Monitoring of Records
been no formal audits of the records kept in support of the Information Management processes.
Final Report
Page 37
Final Report
Page 38
5 Legal Services
6 Document Standards - Process and Procedures
The Legal Services Branch provides legal support services to the Office of the Information Commissioner.
These services include:
The following provides an overview of the steps undertaken to collect and analyze the data contained
within this report. Although some of these steps are unique to the Officer of the Information Commissioner
(OIC), many can be applied to other small regulatory institutions. Given the size of the OIC many of the
steps were conducted in parallel.

Providing strategic advice, recommendations and information with legal implications of any matter
pertaining to the administration of the Access to Information Act including related to investigations,
litigation, jurisprudence, program, policy and legislation development,

Representing the Information Commissioner before the Federal Court, Federal Court of Appeal and
the Supreme Court of Canada as required,

Conducting legal research into questions relevant to current investigations of complaints, proposed
policies, including matters of procedures during the investigative process,

Monitoring the legislative activities of Parliament regarding any matter relating to the Access to
Information Act, and
Review of the research for overall legislative and business context for recordkeeping conducted by
accessing the OIC Annual Report (2006-2007) and the Access to Information Act.

Representing, the Information Commissioner in dealing with the senior officials of the Department of
Justice, representatives/counsel of complainants and respondents, academic groups, law societies,
professional organizations and the media.
Background research to gain a basic understanding of the mandate of the OIC by accessing the OIC
Annual Report (2006-2007), Departmental Planning Report (2006-2007), and Management,
Resources and Results Structure Report (2007).

Initial interviews with project leader to provide an overview of the OIC organization, its mandate and
major business process.
All records created/collected by Legal Services are kept within the Legal Tracking System (LTS) which is a
custom built system based on RDIMS. The LTS system also contains a large inventory of templates which
can be used to render legal opinions and other legal documents including court documents. Appendix C
contains a list of these templates. LTS is ten years old and the technology has become unreliable. As a
result, LTS is mostly used to access templates, precedence files and search documents. Producing legal
opinions, court documents and related correspondence and the versioning of documents is frequently done
on local desktops and then saved to LTS once complete.
6.1 Process for Business Context for Recordkeeping
The following steps were undertaken to establish the business context for recordkeeping.
6.2 Process for Business Activity Diagram and Records
The following steps were undertaken to establish business activity diagrams and records for the OIC
Program Activity - Complaint Resolution business process diagram and records.

Both electronic and hard copy records are kept. Final copies of all legal opinions, court documents,
comments on strategic plans and input to Parliamentary Committees on legislation activities are all kept
within Legal Services as well as within other parts of the organization which may be the actual OPI for the
information. The physical records produced by Legal are kept within a secure area in Legal Services and
selected files (dependant on the type of file) are sent once a year to Records Management for safekeeping.
All these records have been kept since there is no disposition authority as yet.
Final Report
Page 39

Background documents were collected and reviewed. These included:
–
Organization charts (dated 11-12-2007 and Feb 2008)
–
Complaints Resolution and Compliance Business Processes (dated 13-11-2007), and
–
Samples of records and files used to support the Complaint Resolution process.
A preliminary interview was conducted with project authority to:
–
Establish an overall familiarity of the business activities, and
–
Identify the process for data collection – interviews, workshops and document review.

A straw-model for the business process was established – as the OIC had recently revised its
complaints resolution and compliance business process, this was used as a basis when conducting
interviews.

An interview questionnaire was developed which focused on identifying the specific information
required – process validation, high level functions, records created/capture/compiled throughout the
process, ownership of record, how records are managed and stored.

Interviews were conducted with the primary stakeholders of the Complaints Resolution and
Compliance business processes. The interviews usually involved more than one individual facilitating
validation, clarification and agreement. The interviews focused on the following:
–
Review/validation of the existing Complaints Resolution and Compliance business model,
–
Records which were created/collected or compiled throughout the process, and
–
Identification of key points of decision making and the records required to support this activity.

Following the first interview, the business process was updated to reflect the current state. Tables
were developed to capture the required records for each major sub-process.

At subsequent interviews, the updated business model and table of the records were used to refine the
data collected to date.
Final Report
Page 40

A draft report outlining the business activity diagram and the records required to support the activity
were validated with key stakeholders.
The steps undertaken to establish business activity diagrams and the records for the Internal Services
business processes were similar to the steps for Complaints Resolution. The review of the background
documents for the Complaints Resolution process served as background as well for Internal Services. In
addition, the following steps were undertaken:

A preliminary interview was conducted with the project authority to establish an overall familiarity of the
internal services business activities and identify who would be interviewed to enable data collection.

An interview was conducted with the Assistant Commissioner, Policy, Communications and Operations
to determine key areas of concern with regard to recordkeeping.

In order to establish a straw-model for the internal services business processes research was
conducted to determine high level business processes for Government wide services such as Human
Resources Management and Finance. High level business processes for these functions were used
as a basis for conducting interviews. In other cases, the high level business process was established
during the interview with the stakeholder.

An interview questionnaire was developed which focused on identifying at a high level the documents
required to support the Internal Services business processes.

One hour interviews were conducted with the primary stakeholder of each of the OIC Internal Service
business processes. These interviews focused on priority processes within each function. The
interviews usually involved more than one individual facilitating validation, clarification and agreement.
The interviews focused on the following:
–
Review/validation of the appropriate high level Internal Service business model,
–
Identification of the priority sub-process within the service,
–
Identification of the records or category of records which were created/collected or complied in
support of the process, and
–
Identification of any key points of decision making and the records required to support this activity.

Tables were developed to capture the required records and categories of records for each the internal
services business processes.

A draft report outlining the business activity diagram and the records required to support the activity
were validated with key stakeholders.
7 Lessons Learned
The following “lessons learned” emerged during the course of this study:

–

Page 41
The kick-off meeting was instrumental in ensuring the alignment of expectations between OIC,
LAC, and KPMG. Going into the meeting, the participants each had different outcomes in mind.
Understanding the Program Activity Architecture for the Organization
–

Final Report
“Kick –Off” meeting
It was important to understand the strategic objectives of the Program Activity and its business
context. Having a clear understanding of the mandate of the organization and its need for
documentation standards to support its main Program Activities provided focus to the study.
Knowledge/Expertise of Project Lead
–
It was critical to have a Project Lead who was knowledgeable of the Program Activity being
reviewed. This allowed the team to obtain clarification as required and helped in keeping the
study focused.
–
The Project Lead was also very engaged in the study, responding quickly and with substantive
comments to the draft material provided. This meant that as the project progressed, the
information gathered was constantly being validated.
Target interviews
–
The ordering of interviews was important to the overall information gathering exercise. The first
set of interviews was undertaken with the management staff directly responsible for the day to day
operations of the Program Activity. This allowed the information gathering to quickly focus in on
the key decision points and core activities involving records within the business process.
–
The second set of interviews was undertaken with staff more intimately involved with certain steps
in the business process.
–
Group interviews were extremely beneficial as they provided the participants with the opportunity
to build on each other’s contributions and to provide a more holistic and inclusive view of the
business process being reviewed.
The group interviews served to help data collection and
validation.
–
Once the basic records needed to support the Program Activity were determined, these were
continually validated throughout subsequent interviews.
Interviews versus workshops
–
In a small organization, it was found that workshops were not required to gather and validate
information. Group interviews were conducted and served the same purpose as a workshop.
–
Because the organization was small, individuals were generally aware of all aspects of the
business process, not just their own piece. This was critical in linking the key activities that
spanned the enterprise.
Use of draft or ‘straw model’ high level business processes
–
In order to focus the discussion on the records created and used within a business process, it was
helpful to start discussions with a draft or ‘straw model’ high level business process. In the case of
the Program Activity, a business process diagram existed and was used to guide the overall
discussion. Although it was recognized that the business process was being refined, the basic
records were unlikely to change.
–
For Internal Services, we developed a draft of the high level business process for each of the
service areas prior to the start of the formal data collection activities. This proved to be very
valuable, as it helped to focus the discussions around the records of business value. The high
level processes used during these interviews were aligned to the high level processes for internal
services of the Government of Canada as a whole.
Final Report
Page 42
Appendix A – Interview Participants
The following individuals were interviewed during this study:
Complaints Resolution and Compliance Directorate
Appendix A – Interview Participants

Andrea Neill, Assistant Commissioner, Complaints Resolution and Compliance

Carole Audette, Manager, Executive Services

Julie Tremblay, Director, Complaints Resolution

Eric Fraser, Chief, Complaints Resolution

Sandra George, Chief, Complaints Resolution

Sharon Nadeau, A/Director, Compliance

Carmen Garrett, Chief, Compliance

Dan O’Donnell, Chief, Compliance

Eric Murphy, Client Liaison Officer
Legal Services and General Counsel

Daniel Brunet, Director Legal Services & General Counsel

Patricia Boyd, Counsel
Policy, Communications and Operations

Suzanne Legault, Assistant Commissioner, Policy, Communications and Operations

Josée Villeneuve, Director, Strategic Planning, Parliamentary Affairs and Communications

Christian Picard, Director, Information Management

Stephen Campbell, Director, Financial Services
Human Resources Directorate

Ginette Rochon, Director, Human Resources
Private and Confidential — Final Report
Final Report
Page A.1
Appendix B – Human Resource
Documents/Checklists
Appendix B – Human Resource
Documents/Checklists
Final Report
Final Report
Page B.1
Final Report
Page B.2
Final Report
Page B.3
Appendix C – Legal Services
Templates
Final Report
Final Report
Page C.1