Procès Verbal du Conseil d`Administration

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Association Royale des Elèves des Ecoles Spéciales
Procès Verbal du Conseil
d’Administration
10 - 11/ 09 / 2012
Compte rendu du week-end organisé dans le cadre du Conseil d’Administration de rentrée.
AEES ASBL - Institut Montefiore
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Bat. B28 - Parking 32
Fax : +32 4 366 91 32
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1
TABLE DES MATIERES
Table des matières.........................................................................................................................................................1
1.
Approbation de l’ordre du jour ..........................................................................................................................3
2.
Tour de table des responsabilités ......................................................................................................................4
3.
Retour sur l’enquête selon une idée originale de Tim ......................................................................................4
4.
Changements voulus pour l’année .....................................................................................................................5
Meilleure préparation des activités (qui fait quoi …) ....................................................................................................5
Meilleure communication avec les commissions et entre commissions (PV, ODJ, … …) ..............................................6
ULG J-1 ......................................................................................................................................................................6
5.
Logistique ............................................................................................................................................................7
Bar.............................................................................................................................................................................7
Transformation local ...............................................................................................................................................7
Approbation (officielle) serveur .............................................................................................................................8
PV CA, AG ..................................................................................................................................................................8
Assurance Admin .....................................................................................................................................................8
Dropbox CA ..............................................................................................................................................................9
Proclamation du 14 septembre (bics) ....................................................................................................................9
6.
Trésorerie ............................................................................................................................................................9
NDF à régulariser .....................................................................................................................................................9
Frais bancaires et possibilité d’un changement de banque ..................................................................................9
Analyse résultats année passée et prévisions pour l’année courante ...............................................................10
Donations et subsides master ...............................................................................................................................10
7.
Loisirs .................................................................................................................................................................11
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2
BBQ rentrée ............................................................................................................................................................11
Soirée Accueil .........................................................................................................................................................12
Ingé-psy ..................................................................................................................................................................12
Revue ......................................................................................................................................................................13
Bal ...........................................................................................................................................................................13
Soirées carré ? ........................................................................................................................................................13
Culture ....................................................................................................................................................................14
Sport .......................................................................................................................................................................14
8.
Relations-extérieures ........................................................................................................................................14
Forum .....................................................................................................................................................................14
Formation CV .........................................................................................................................................................14
Conférences ............................................................................................................................................................15
Discussion modif prix ............................................................................................................................................15
CV BOOK ASTON ....................................................................................................................................................16
9.
Information ........................................................................................................................................................16
Ingénu .....................................................................................................................................................................16
ApEEroS ..................................................................................................................................................................16
Site web, .................................................................................................................................................................17
Réseaux sociaux, vidéos, affiches, publicité .........................................................................................................17
Passages en amphis ...............................................................................................................................................17
10.
Participation ..................................................................................................................................................18
Élections Délégués .................................................................................................................................................18
Réunions délégués .................................................................................................................................................18
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Représentation étudiante .....................................................................................................................................18
Sondages et évaluatations cours et professeurs .................................................................................................19
AEES awards ..........................................................................................................................................................19
11.
Divers .............................................................................................................................................................19
MESA.......................................................................................................................................................................19
Peyresq ...................................................................................................................................................................20
Ski ...........................................................................................................................................................................21
CB Ingé ....................................................................................................................................................................21
Fédé ........................................................................................................................................................................21
12.
Annexes .........................................................................................................................................................22
Présences : Loïc Joine (administrateur Loisirs), Olivier Gérard (Président), Jérémy Hemmer
(administrateur Relations extérieures), Benoît Remy (Trésorier), Thomas Moreau (VicePrésident), Romain Van Hulle (administrateur Informations), Jonathan Hautecler
(Secrétaire).
Il est débattu de ce qu’il suit à partir de 12h20.
1. APPROBATION DE L’ORDRE DU JOUR
L’ordre du jour est accepté à l’unanimité.
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2. TOUR DE TABLE DES RESPONSABILITÉS
En considérant comme acquis ce qui est écrit dans les statuts de l’ASBL, il est débattu de ce qui suit
selon les postes :





Président : Il devra dorénavant envoyer les mails de convocation aux AG. Il signale qu’il sera
éventuellement absent durant un mois aux alentours de mars pour obligations
professionnelles.
Secrétaire : Il est demandé de ne pas oublier le moniteur belge ainsi que d’y inclure la
révision des statuts.
Trésorier : Présentation des différents budgets lors des AG.
Vice-Président : Important de bien gérer (rapidement et efficacement) les délégués de
section!
Administrateurs :
 Informations : Il est important d’être à l’heure pour les ingénus, Romain espère que
les membres de sa commission seront présents et impliqués. Loïc espère qu’il aura
son soutien vis-à-vis de la promotion des soirées.
 Loisirs : Olivier rappelle qu’il est important de bien tenir au courant le CA des
décisions que Loïc prend.
 Relations extérieures : Il est important de demander de l’aide au CA lorsque Jérémy
en a besoin.
Concernant l’article 16.6 du R.O.I, on décide que les demandes des autres cercles et les personnes de
contact seront examinées au cas par cas.
3. RETOUR SUR L’ENQUÊTE SELON UNE IDÉE ORIGINALE DE TIM
Discussions à propos du document en annexe (point 12).
Commentaires :

Il serait judicieux de ne pas faire des « taules internes » uniquement entre certains membres,
mais plutôt de prévenir les personnes durant l’AG et que la chose soit plus « officielle ».
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
Refaire des formations plus générales (bourse, administration,…)

Benoît Remy signale qu’il serait judicieux de modifier les statuts afin de rendre possible la
modification du R.O.I par le CA en cours d’année, dans le but de modifier/instaurer différents
postes.

Loïc signale que l’idée du sondage est intéressante, mais que les questions devraient être plus
ciblées

Jérémy nous fait remarquer le peu de réponses au sondage alors que ce dernier a été envoyé à
l’ensemble de la commission

L’ensemble des remarques formulées par le sondage sont relativement correcte. Il faut en
prendre bonne note pour la suite de l’année.
4. CHANGEMENTS VOULUS POUR L’ANNÉE
MEILLEURE PRÉPARATION DES ACTIVITÉS (QUI FAIT QUOI …)
Olivier pense qu’avant chaque soirée, il faudrait définir des rôles pour chaque administrateurs. Par
exemple : Un administrateur pour distribuer les tickets, le président pour faire l’accueil,… Cela reçoit un
avis favorable.
Rappeler à Gilles Goffard (responsable affiche) d’être discret vis-à-vis des tickets. Il faudrait par ailleurs
uniformiser le format des tickets, soit via « Fly Print », soit par tickets estampillés (cachet AEES). L’idée
d’avoir des tickets uniques pour l’ensemble des événements est lancée par Thomas. Cela pourrait
cependant éventuellement poser problème au niveau de la Trésorie.
Au final, il est décidé que l’on garde un type de ticket par soirée, tickets que l’on fait nous même pour
les petites soirées, via FlyPrint pour les plus grosses soirées.
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Pour les « entrées » : soit via Cachets sur la peau (problème de triche…), soit par bracelets. L’idée du
cachet sur la peau nous semble peu attractive
Organisation globale de la soirée : doit être prévue une semaine à l’avance au moins : qui fait quoi, qui
est là pour ranger (pas toujours les même), voitures disponibilité.
MEILLEURE COMMUNICATION AVEC LES COMMISSIONS ET ENTRE COMMISSIONS (PV, ODJ,
…)
Olivier propose que l’ordre du jour soit modifiable par les administrateurs avant le CA, et que ce dernier
soit visible pour les membres actifs (plus impliqués dans la vie du CA). Tout le monde semble d’accord.
Par conséquent, l’OdJ devra être mis à nu et proprement.
Olivier demande à ce que le PV (semaine « i ») soit prêt dans la semaine, pour approbation lors de la
réunion suivante « i+1 », ensuite mis en format PDF et signé pour la réunion « i+2 » et publié sur le site.
Pousser à la communication entre membres actifs (CA/CO) quitte à offrir un verre ou deux, et à ouvrir
les soirées « carré » avant l’heure pour les membres actifs.
ULG J-1
Le stand se situe dans la cafète de l’Europe. Il faut être là à 8h. Prendre son t-shirt MESA. On aura 7
bracelets, mangé gratuit, il faut des gens pour tenir le stand, Loïc et Olivier devront partir à 10h après
avoir monté le stand.
Amener les ingénus pour montrer, parler un peu des autres cercles.
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5. LOGISTIQUE
BAR

Possibilité de la “bière spéciale de la semaine” (rochefort 6, rochefort 8, rochefort 10, …) .
Demander à Kévin Sartor (Webmaster) comment modifier les différents articles dans la plateforme. On
fait un article bière spéciale avec prix fixe, avec le type de Bière affichée dans les valves du bar.

Ouverture bar
Le 17 au matin. Plus de consommations gratuites. Stocks remis au net (Et chiffres à zéro). Dire aux
prochaines inscriptions sur la plateforme de mettre un mot de pass (Briefing des barmen). Explication de
la plateforme aux différents administrateurs. Il faut par ailleurs modifier les différents « chefs de section »
sur la plateforme (demande à Kévin).

Fonctions
Discussions (pour bien faire) des dernières fonctions lors de chaque CA. Lors des CA les consommations
devront être prises via le compte d’Olivier.
TRANSFORMATION LOCAL
Besoin de 3-4 personnes pour le local . Liste des disponibilités : Thomas : Mercredi aprem ; Loïc :
mercredi et vendredi ; Olivier : jeudi ; Jérémy : mercredi, jeudi, vendredi (Pas sûr) ; Romain : rien ;
Benoît Remy : mercredi, jeudi ; Jonathan : Vendredi.
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Organisation d’un restaurant pour remercier les helpers au niveau des rénovation, à discuter en
interne lors d’un futur CA (pour les participants et l’organisation).
APPROBATION (OFFICIELLE) SERVEUR
Coût total : 840€. Tout le CA est d’accord. Travail de Tom remarquable. Se renseigner tout de même
pour les 8 G de RAM supplémentaires.
(Note : Retour en arrière lors de la réunion) Tom Barbette nous précise que la barette de RAM
supplémentaire est là pour éviter tout risque de plantage du serveur (grillage de l’unique barrette de
8 Giga). On est pour à l’unanimité l’acheter au final.
PV CA, AG
Ne pas oublier de faire signer le PV de l’AG et des différents CA par le bureau de l’année 2011-2012.
ASSURANCE ADMIN
Loïc prend la parole et signale qu’il existe une assurance qui couvre les mauvais choix des
administrateurs, c’est une assurance qui couvre donc les conséquences de ces mauvais choix et
couvre donc les conséquences de ces choix. Il faudrait donc se renseigner via le service juridique de
l’ULg. Olivier et Jonathan s’en occupent.
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DROPBOX CA
Une nouvelle dropbox a été créée. Il faut s’occuper de transférer les données de l’ancienne dropbox
sur le FTP.
PROCLAMATION DU 14 SEPTEMBRE (BICS)
Distribution de bics en COSTUME aux proclamations. Loïc s’en chargera. Si olivier ne part pas à la mer, il
s’en chargera.
6. TRÉSORERIE
NOTES DE FRAIS À RÉGULARISER
Transport : Aude Neven (40€) ; Loïc Joine (227,5€) ; Gilles Ghysens (115€) ; Jérémy Hemmer
(37,5€) ; Jonathan Hautecler (140€) ; Olivier Gérard (90€)
Tout le monde est pour les remboursements à l’unanimité.
FRAIS BANCAIRES ET POSSIBILITÉ D’UN CHANGEMENT DE BANQUE
Plus de 300€ de frais bancaires durant l’année dernière, ainsi que 1119€ d’intérêts, plus les frais
d’autres comptes.
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Olivier et Benoît comptent donc aller en discuter chez Belfius pour voir ce qu’ils peuvent nous offrir
comme contrats, sinon on peut éventuellement penser à changer de banque, après avoir fait
plusieurs « devis ». On comparera ensembles.
Demande : Loïc voudrait remettre les comptes à zéro avant de commencer l’année !
ANALYSE RÉSULTATS ANNÉE PASSÉE ET PRÉVISIONS POUR L’ANNÉE COURANTE
Les résultats ne sont pas analysés. Les prévisions ne sont pas achevées. Le forum a atteind des scores
très satisfaisants donc c’est bien !
DONATIONS ET SUBSIDES MASTER
Olivier souhaite augmenter les donations aux deuxième master, passer à environs 50€ par
personnes, il propose que cette somme soit donnée aux possesseurs de la carte MESA. (ce qui
augmenterait l’attractivité des soirées pour les étudiants en master…). On laisserait tomber l’histoire
de l’augmentation en cas de logo sur le t-shirt des sections.
Loïc signale que l’attractivité de la carte MESA est limitée, par conséquent, on se demande s’il ne
faudrait pas faire ça bien avec un beau design et éventuellement plus rigide que le « bêtement »
plastifié (voir section carte MESA).
Uniformisation totale des subsides, pas de demandes particulières. (cas où quelqu’un serait moins
solvable)
Vote pour l’abandon des subsides t shirt : Pour l’unanimité.
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Vote pour le montant des subsides par personne s’effectue uniquement sur présentation
carte MESA : Pour à l’unanimité.
Vote Pour le subside à 40€ : Pour à l’unanimité sauf une abstention.
Concernant les subsides à Ingénieur de Projet : Ils demandent un subside de 3000€, cela
nous semble énorme… Etant donné les sponsorings proposés par les différents organismes,
la somme demandée à l’AEES est assez énorme. Il nous faut par conséquent des informations
complémentaires… En attente de plus amples informations. Remarque que La question du
subside n’est pas remise en compte ! La somme sera cependant sujette à discussion.
Pourquoi pas plus de subsides de la part du secteur privé ? Pourquoi pas de demande au
fond Pisard ?
7. LOISIRS
BBQ RENTRÉE
Il s’agit du Barbecue MESA. Barbecue néanmoins entièrement géré par l’AEES niveau nourriture, le
CB gère les boissons.
On a demandé la prairie à la sortie de l’AEES ainsi que le parking P32 (partie isolée) si jamais il fait
mauvais les jours avant et prairie impraticable, en attente de réponse.
Pas de grande organisation, niveau saucisses Loïc aimerait un détail du dernier barbecue vis-à-vis de
Karim pour savoir si on passe par lui. Attention, Karim doit savoir pour jeudi au plus tard.
Il y aura une caisse carte MESA à l’Europe, deux caisses à Montefiore (t-shirt et cartes MESA) et caisse
barbecue à Montefiore.
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Demander au CB quoi pour le son, leur demander pour les tables Brasseur (via Alexis Courtejoie, togé
du CB Ingé).
Tickets : on reprend le restant de ceux de l’ingé psy.
Prix : 5€ pour 4 tickets ; et 1,5€ le ticket, boisson : 1 ticket ; Bouffe : 2 tickets.
Helpers : 4 tickets.
SOIRÉE ACCUEIL

Salle
Deux solutions : Château de Tilf ou Château de St Nicolas. Lequel est disponible ? Lequel est le mieux ? Il
faut des navettes quoi qu’il arrive…
Loïc téléphonera mardi matin.

Buffet
Pour un buffet de façon générale, par contre pas Karim car fort cher. Buffet simple (charcuterie, pâtes
froides,…). Les chiffres traiteur seront présentés lors du premier CA.
Date : 26/09
Présentation Ingénu écrite par un membre de l’équipe loisir.
INGÉ-PSY
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Salle : Eventuellement celle qui va ouvrir sous l’ilot saint Michel. A voir ! Loïc tente
d’avoir contact avec le gars.
Date : Aux alentours de fin novembre.
REVUE
Rdv avec le Troca jeudi, le PDG sympa, ne compte pas le premier jour de répètes dans le prix, on
économise donc 1500€.
Vu les sous économisés, on aimerait louer le cercle littéraire pour faire une after revue.
Dates : 28 et 29 mars.
BAL
Concept dernière soirée avant les examens : sympa.
On verra en temps et en heure.
SOIRÉES CARRÉ ?
On partirait sur le café « l’école du carré », car privatisation possible. Tout serait géré par le café. Il y a
possibilité de valoriser la carte MESA au niveau des boissons.
On essaiera d’en faire une le plus vite possible.
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CULTURE




Sortie Foire
Formations diverses (œnologie par exemple)
Théâtre
…
SPORT



Bowling
Football sur le temps de midi devant l’AEES,
Loïc veut créer une salle de sport pourrie dans un local à bois qui pue.
8. RELATIONS-EXTÉRIEURES
FORUM
Il se tiendra au B4, car au B52 on perd de la place. On perdrait environs 5 à 6 stands par jours…
Il faut tenter de finir le CV Book plus tôt. Pour ça, on compte mettre une deadline plus tôt (quitte a la
mettre très tôt et accepter encore un peu après…).
FORMATION CV
Loïc signale que l’année dernière la formation CV était pas top. Il propose plusieurs intervenants
(DRH,…). Jérémy doit en parler avec sa commission.
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CONFÉRENCES
Rien à dire, il faut augmenter la fréquentation. (Amener les étudiants..). Ce problème est récurrent…
Comment le régler ?
DISCUSSION MODIF PRIX
Le prix des repas est trop faible par rapport à ce qu’ils valent… (repas supplémentaires)
Pas un problème de trouver des entreprise, on envisage donc une modification du prix du deuxième
jour ( lorsque l’entreprise est présente au premier) de 65 à 75%. (Pour à l’unanimité)
Remarque : les entreprises (certaines) désirent des tables mange-debout, il serait judicieux de leur
fournir (achat ou pas achat ?). (25-30€ en plus par stand qui la réclame, et cela serait rentabilisé).
(30€ pour à l’unanimité)
Pour accompagner les tables, il faut des tabourets (Loc : ~4€).
On part sur l’achat de 4 tables ‘utilisables dans différents cas : Bal, drink, Forum, … (pour à
l’unanimité)
Retournement de situation : On propose de faire ça gratuitement la première année en tout cas, cela
ne représente pas de grosse pertes (au maximum 1200€), donc on part là-dessus. Pack de la table
mange debout + deux chaises hautes. (Pour à l’unanimité)
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CV BOOK ASTON
L’année dernière, quelqu’un s’est occupé de vendre un CV Book à ASTON, il n’ont toujours rien reçu.
Il y a donc un énorme problème.
Jérémy doit voir avec Amaury ou Sophie, il faudrait leur faire dans tous les cas une réduction, voire
envoyer gratuitement celui de cette année.
9. INFORMATION
INGÉNU
Il y en a 6 par an, plus un hors série. Octobre, novembre décembre ; février, mars, mai (ou avril).
La qualité doit primer sur la quantité !
Motiver ses rédacteurs pour être drôles.
Essayer de se renseigner sur les ragots drôles inter CA/CO/profs. (Boite à ragots à l’AEES ?)
APEEROS
Les prévoir. Et le rappeler sur le moment aux gens sortant des amphis. Il faudra tout de même écrire
un mail, mais ne pas compter juste sur ça. Ils seront oujours valable uniquement pour les cartes
MESA.
Tel. : +32 4 366 92 78
Fax : +32 4 366 91 32
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SITE WEB,
Prix : L’avis général est qu’il est trop cher. Des choses ne sont pas normales à faire payer (tests pour
différents navigateurs,…).
Il serait judicieux d’organiser une rencontre rapide entre : Représentant N-Hitec, Jobiste et nous afin
de clarifier la situation qui est assez floue (On parlait (accord verbal) d’une somme entre 1000 et
1500€, on passe à 1600€ HTVA…).
Envois d’un mail au Jobiste ainsi qu’au représentant NHitec.
Une fois la date de la réunion fixée, les membres du CA devront se réunir une heure avant l’arrivée
des jobistes pour effectuer une liste de questions.
RÉSEAUX SOCIAUX, VIDÉOS, AFFICHES, PUBLICITÉ
Il faut trouver quelqu’un pour effectuer le montage vidéo (sinon ça sera « basique »), trouver
quelqu’un pour une caméra.
PASSAGES EN AMPHIS
Beaucoup plus, et plus dynamiques ! Surtout !
Tel. : +32 4 366 92 78
Fax : +32 4 366 91 32
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10. PARTICIPATION
ÉLECTIONS DÉLÉGUÉS
On doit fixer une date pour faire les élections dans les locaux d’analyse lors des répétitions. Il va en
parler en algèbre au matin (18/09), pour ensuite faire les élections mercredi à 10h30 (temps de
réflexion…).
Pour les autres années, Thomas compte faire ça par mail.
Il est important d’avoir une liste complète et détaillée des délégués.
Cela doit être fait le pour le 1er octobre (deadline).
RÉUNIONS DÉLÉGUÉS
Si la liste est ok pour le 1er octobre, réunion entre le 8 et le 12 en fonction des disponibilités.
Important qu’ils se sentent impliqués, leur expliquer l’avancement des choses, qu’ils ont droit de vote
à l’AG.
REPRÉSENTATION ÉTUDIANTE
Il va être dur pour Thomas d’être présent aux conseils de faculté car cours… Olivier lui rappelle
d’essayer de pousser Charlier à faire les réunions en soirée.
Important d’avoir des gens motivés pour remplir une liste d’étudiants présents.
Tel. : +32 4 366 92 78
Fax : +32 4 366 91 32
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SONDAGES ET ÉVALUATATIONS COURS ET PROFESSEURS
L’évaluation avec Eric Delhez s’est relativement bien passée l’année dernière. Inciter les gens à
réaliser ces sondages.
Ils rappellent que cela peut s’avérer déterminant, ces évaluations sont entendues par le conseil de
faculté.
Il faut donc rappeler cela aux délégués lors de la « réunion délégués ».
AEES AWARDS
Premier point : Système d’évaluation « remerciement » des membres actifs,
Il ne s’agirait pas d’une chose obligatoire, mais il est important de savoir remercier le bon travail
effectué. Tom Barbette pourrait être le premier sur la liste.
Deuxième point : Miss ingé. Le CA n’est pas très partant pour réinstaurer cela.
Troisième point : Récompense pour les profs. Par quel moyen : via la procla : pas possible. Une note
parrait plus adaptée, pas besoin que cela soit public.
Les premier est accepté à l’unanimité. Le troisième est accepté à l’unanimité moins une abstention
moins une voix contre.
11. DIVERS
MESA
Tel. : +32 4 366 92 78
Fax : +32 4 366 91 32
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Le PV de la dernière réunion est disponible. Les statuts MESA sont en phase de finalisation une petite
présentation sera effectuée par Olivier Gérard lors d’un futur CA, les personnes souhaitant lire ça
plus en profondeur pourront le faire par la suite.
Le nombre de présences est satisfaisant au niveau des différents représentants.
CARTES MESA
Le design est fait, il y aura une carte normale, une carte membre actif et une carte Master.
NHitec viendra nous présenter la plateforme pour réaliser ces cartes (en même temps que la réunion
site Web).
Chaque cercle sera tenu de venir faire au minimum SES cartes.
L’idée d’une machine à effectuer des cartes et lancée. (mais très chère…)
Il serait bien de modifier les cartes afin que les activités essentielles soient présentes sur la carte…
(Karting et paintball obsolètes par exemple)
Olivier doit encore envoyer un mail pour demander la bonne présentation des cartes MESA.
PEYRESQ
L’idée de la vente est lancée. Quelques débats (la maison fait partie du patrimoine, elle n’est plus
assez utilisée…). Olivier et Kévin tâchent de revitaliser le projet.
Il reste beaucoup de choses à faire à Peyresq.
On invitera papi Peyresq pour en discuter.
Tel. : +32 4 366 92 78
Fax : +32 4 366 91 32
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21
SKI
Benoît demande à ce qu’on fasse signer des décharges aux personnes responsables des comptes. Il
nous présentera un exemple de décharge lors du prochain CA.
Il n’y a toujours pas de compte ski indépendant.
CB INGÉ
Benoît demande à ce qu’on fasse signer une décharge au CB comme quoi il sont entièrement
responsable de ce qui se passe / s’est passé sur leur(s) compte(s). Il nous présentera un exemple de
décharge lors du prochain CA. Tout a été réglé dans la modification des statuts.
Rentrée de la trésorerie : +16k€ cette année pour eux… afin de rendre tout ça « légal » et dorénavant
à la fin de chaque année, un fichier excel sera fourni au trésorier pour l’incorporé à notre trésorerie.
Le but recherché par le CB serait un Statut juridique « fourni » par l’AEES pour l’organisation
d’événements de grande ampleur.
Benoît réclame une transparence totale au niveau des comptes.
FÉDÉ
Y a pas mal de choses qui avancent.
Tel. : +32 4 366 92 78
Fax : +32 4 366 91 32
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22
FIN : 12h30 le 11/09/2012
Pour le conseil d’administration, Hautecler Jonathan, secrétaire.
12. ANNEXES
Tel. : +32 4 366 92 78
Fax : +32 4 366 91 32
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Tel. : +32 4 366 92 78
Fax : +32 4 366 91 32
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conversation inaugurale de l`exposition