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TEMOIGNAGE
PCSol déploie OpenERP chez MT Service
avec agilité et succès.
PORTRAIT
DE L’UTILISATEUR
Société : MT Service
Activités : vente, mise en service et
service après-vente de machines
outils pour l’usinage du métal.
Effectif : 5 collaborateurs administratifs et commerciaux, 8 techniciens et
3000 clients en Belgique et en France.
CA Annuel : 5 millions d’euros.
DÉFIS À RELEVER
• Mise en œuvre fonctionnelle en
un temps record (4,5 mois), sans
dépassement de budget
• Transfert des données depuis
l’ancien système d’information MS
Navision vers OpenERP
MISSION
SOLUTION CHOISIE
Remplacer l’outil ERP installé depuis
10 ans, devenu obsolète par un nouveau système ERP performant, adapté aux besoins actuels de l’entreprise
et capable d’évoluer avec elle afin de
couvrir ceux à venir.
ATTENTES
A SATISFAIRE
Déployer un ERP :
- Intuitif, convivial, facile à «prendre
en main»
- Offrant les outils d’analyse commerciale et financière
- Accessible partout
(Smartphone – tablette – portable …)
- Flexible et évolutif
BÉNÉFICES
• Information centralisée et facile
d’accès pour tous les collaborateurs
• Gain d’efficacité et de rentabilité
• Satisfaction clientèle améliorée
grâce aux documents de sortie et
au suivi mis en place
• Capacités accrues d’analyses
financières
• Gestion du stock optimisée
Rue César de Paepe, 43 • 4683 Vivegnis (Belgique) • Tél +32 4 248 82 40 • Fax +32 4 248 82 49 • [email protected] • www.pcsol.be
TEMOIGNAGE
Otakar Ungerman,
Managing Director
MT Service commercialise des machines outils et assure le panel de services après-vente y afférent (installation, dépannage, maintenance, déménagement, formation, …).
Il y a trois ans, Otakar Ungerman, Managing Director de MT Service, réalise à quel point le système
de gestion alors en place, MS Navision, n’est plus en phase avec son entreprise. Mis en place une
dizaine d’années auparavant, le logiciel ne répond plus aux attentes de l’entreprise en pleine croissance. Son architecture vieillissante s’avère inapte à couvrir de nouveaux besoins, notamment les
nouvelles mesures en matière de fiscalité et de TVA que l’entreprise va devoir observer. Conscient
qu’à moyen terme, il va falloir opter pour un nouveau système d’information et de gestion, Otakar
Ungerman entame ses recherches.
Un choix stratégique et mûrement réfléchi
La méthodologie AGILE, clé de voûte du projet
Différentes options s’offrent à MT Service. L’entreprise abandonne vite l’idée
d’une migration vers la dernière version de MS Navision, trop laborieuse à utiliser.
Pêchant par son manque de convivialité et de souplesse, le logiciel a découragé
les utilisateurs qui ne sont jamais parvenu à le maîtriser complètement. Pour l’entreprise, la nouvelle infrastructure doit certes nécessairement être performante
et participer à la productivité de l’entreprise, mais elle doit également apporter
de la transparence sur les opérations et les chiffres, offrir des capacités accrues
d’analyses financières et commerciales, se montrer simple d’utilisation et facilement accessible via internet. OpenERP s’impose assez vite comme une solution
alliant tous ces aspects.
La méthodologie Scrum Agile présente l’avantage d’impliquer les utilisateurs dès
le départ dans le projet. Otakar Ungerman : « Cette méthode permet de faire
adhérer les collaborateurs plus vite au changement, puisqu’ils sont mis dans le
bain tout de suite. » Les utilisateurs expérimentent le système par eux-mêmes et
découvrent les fonctionnalités à mesure qu’elles sont développées. Dès lors, ils
s’approprient petit à petit l’outil et intègrent le changement en douceur. « Même
si nous étions un peu déroutés au départ, notre inquiétude a vite disparu, et
ce, grâce au soutien de PCSol toujours à nos côtés quand nous avions besoin
d’aide. » De plus, la méthode permet des ajustements. « C’est très rassurant
de savoir que rien n’est figé ou irrévocable. Certes, on suit un cahier
de charges, mais on a toujours la
possibilité de rectifier le tir en cours
de route, ou d’ajouter des éléments
auxquels on n’avait pas pensé au
départ. »
Une solution taillée sur
mesure
En optant pour OpenERP, MT Service a privilégié une approche plus flexible, afin que
les fonctionnalités de son logiciel s’adaptent
parfaitement aux besoins inhérents à son
cœur de métier et évoluent avec eux. La
mise en place d’Open ERP lui a rapidement
permis de gagner en efficacité et de pallier
les difficultés rencontrées avec son ancien
système d’information.
Le déploiement d’une solution ERP
sur mesure optimale implique une
réflexion sur l’organisation de l’entreprise et sur son mode de fonctionnement. Otakar Ungerman : « Outre
l’aspect purement « IT », PCSol s’est
penché sur la manière dont MT Service fonctionnait au quotidien et sur
sa philosophie. Il nous a accompagnés dans une véritable remise en
question en nous aidant à repenser
certaines actions quotidiennes et
certains principes fondamentaux
bien ancrés dans l’entreprise mais
contre-productifs. Nous avons par
exemple revu la répartition des
tâches au sein de l’équipe administrative, plus efficace et productive aujourd’hui. PCSol a très bien compris les
processus et les activités propres à notre métier et à notre société et a su les
traduire dans un système « logique », optimisant nos processus et paramétré
selon nos souhaits.»
Un partenariat, plus qu’un contrat
Néanmoins, l’introduction de tels changements peut rencontrer certaines résistances parmi les collaborateurs. Or, l’adhésion des équipes au nouveau système
est prépondérante pour la réussite d’un tel projet. Il faut donc prendre en compte
le facteur humain. Otakar Ungerman : « PCSol a joué un rôle primordial dans
la réussite du projet. Plus qu’une collaboration, nous avons créé un véritable
partenariat. L’équipe de PCSol s’est montrée très disponible et à l’écoute des
souhaits des différents collaborateurs. Compétente, elle a su gagner la confiance
de tous et nous a fortement impliqués dans le projet. Sans l’accompagnement «
rapproché » de PCSol, nous ne serions jamais parvenus à avancer aussi vite. ».
Mise en œuvre opérationnelle dans les délais
et budget impartis
Malgré ses craintes au lancement du
projet, Otakar Ungerman nous confie
être aujourd’hui totalement rassuré.
« Si, au départ, j’ai pu m’interroger
quant à la pertinence d’un système
aussi élaboré pour une structure
de petite taille comme la nôtre, je
dois avouer qu’aujourd’hui, je suis
convaincu d’avoir fait le bon choix. Je
réalise à quel point le système élargit
nos horizons par les possibilités d’exploitation illimitées qu’il offre pour notre
business. PCSol a respecté le budget et mis le système en place comme prévu,
début 2014. Leurs équipes sont même parvenues à récupérer nos données dans
l’ancien logiciel Navision, ce qui représentait un défi majeur mais qui, en définitive, n’a pas posé de problème. »
Des résultats déjà palpables
Otakar Ungerman : « Je dois avouer que suis agréablement surpris par la vitesse
à laquelle le système a été adopté. Deux mois à peine après sa mise en service,
nous sommes déjà plus à l’aise et ressentons une véritable satisfaction au quotidien. Le gain de temps est perceptible et l’impact positif sur notre productivité
indéniable. C’est donc un constat très agréable… D’autant plus que, pour être
tout à fait honnête, je m’attendais à ce que nous subissions une période d’adaptation difficile jusqu’à cet été au moins. »
Et si c’était à refaire ?
Alors que le projet initial est aujourd’hui totalement déployé, la collaboration entre PCSol et MT Service se poursuit. Otakar Ungerman se dit pleinement satisfait du service et des prestations de PCSol et montre un optimisme débordant à l’égard OpenERP « Malgré mon manque d’affinité
avec le domaine informatique, je suis vraiment séduit par OpenERP. Plus « ludique », plus facile d’accès pour un néophyte, j’y retourne volontiers
pour explorer les fonctionnalités inconnues ou rechercher des informations, chose que je n’aurais jamais imaginée jusqu’ici. » Otakar Ungerman
songe déjà à des développements futurs comme l’intégration dans OpenERP du planning de ses techniciens. Bref, MT Service ne manque pas
de projets et ça tombe bien, car avec OpenERP, comme le dit Otakar Ungerman lui-même : « The sky’s the limit ».
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