La plate-forme de services - Visiting the Pays de Bergerac

La plate-forme de services
Le développement de la
plate-forme
de
services
répondra à trois types de
demandes :
• Informer et renseigner :
C’est un outil d’information et
de réponse aux demandes
Définir l’architecture du
Système d’informations
Concevoir l’arborescence du
site
Mettre en place les
partenariats
Animer la plateforme
• Communiquer :
L’outil permet de collaborer
(intranet pour les partenaires)
Evaluer les coûts
Temps
• Offrir des services
interactifs :
C’est un portail qui permet de
réaliser
des
démarches
administratives
La complexité de création
d’une plate-forme de services
s’éclaircit avec les questions
suivantes :
- Quelles solutions
techniques employer?
- Comment la faire évoluer et
avec quels partenaires?
- Comment développer une
forte utilisation de cet outil ?
Pour
y
répondre,
la
collectivité
réalisera
son
projet a son rythme dans un
souci d’évolution constante
de l’outil.
Proposition d’organigramme
La conception d’une plate-forme de services peut se réaliser en
plusieurs étapes :
1) Définir l’architecture du système d’information ou comment
organiser au mieux le contenu de la plateforme :
• Énumérer les objectifs de la collectivité et les besoins des
habitants du territoire.
• Classer les informations et les services de façon logique et
cohérente.
• Structurer l’organisation du site pour que l’internaute accède
facilement à l’information recherchée : en moins de 3 clics.
2) Concevoir l’arborescence du site, l’organisation du plan de
la plate-forme, en fonction de la logique d’accès de l’internaute,
par type d’information :
• Dates : actualités, évènements, agenda
• Zones : par lieux (quartier, hameau, etc.) avec des plans
• Types d’outils : annuaires, documents, télé-procédures, etc.
• Thèmes : vie quotidienne, vie citoyenne, vie associative, etc.
• Actions : entreprendre, travailler, se loger, se divertir, etc.
• Profil d’internaute : enfants, jeunes, parents, demandeurs
d’emplois, seniors, nouveaux habitants, anglophones, etc.
Guide pratique TIC - fiche stratégique
La plate-forme de services
3) L’animation de la plateforme ou comment insuffler une
nouvelle culture de mise à disposition de l’information publique
sur son territoire.
• Une implication plus forte des services internes de la
collectivité
• Une augmentation de la mise à disposition et de la
production d‘information
• Un plan de communication plus riche, ciblé et interactif.
4) L’évaluation des coûts, après sa conception, pour faire vivre
la plate-forme.
• Les dépenses de réalisation :
Equipement informatique et connexion Internet, conception et
réalisation de la plate-forme, achat de licences, formation des
utilisateurs, mise en place des bases de données.
• Les dépenses de fonctionnement :
Abonnement Internet, hébergement de la plateforme, gestion
des noms de domaines, abonnement auprès des
fournisseurs de services, frais de personnel pour la gestion
du contenu, maintenance et évolution de la plate-forme.
Le montant est aussi fonction du budget que la collectivité
souhaite affecter à ce projet et des choix techniques retenus
(cf. Schéma numérique de Pays : plate-forme collaborative),
à savoir :
- Logiciel libre et développements par le prestataires.
- Logiciel libre et développement en local
- Solution progiciel
Quelques conseils techniques :
• Soigner la page d’accueil :
Elle reflète l’image de la collectivité et
son message politique.
• Fournir des outils pour faciliter la
navigation :
Plan du site, moteur de recherche,
ergonomie adaptée.
• Évaluer
régulièrement
la
fréquentation et l’audience :
Répondre
aux
attentes
des
internautes
par
une
évolution
constante de la plate-forme.
Cet objectif nécessite de disposer d’un
outil d’évaluation, de réunions-bilans
régulières
et
d’un
technicien
informatique.
• Limiter la profondeur du site :
L’Internaute
doit
accéder
à
l’information recherchée en moins de 3
clics.
• Indiquer les mentions légales
obligatoires :
- nom de la collectivité,
- adresse postale,
- numéro de téléphone,
- le directeur de la publication,
- numéro de déclaration à la CNIL.
5) Réfléchir à la mutualisation multicanaux de la plate-forme :
• Papier :
Informations que la collectivité peut mettre à la disposition
des personnes ayant accès à la plate-forme (agents,
partenaires, usagers, etc.) pour fournir une documentation
sur demande.
• Guichet :
Le lieu d’accueil public de la collectivité s’équipe d’un poste
de travail permettant de délivrer une réponse pertinente à la
question de l’usager en accédant à une information qualifiée.
• Téléphone :
Téléphone des agents relié à la plate forme, et/ou plateforme permettant aux agents d’envoyer une information qui
alerte les citoyens.
Selon les usages, une mise en réseau des acteurs locaux par
Internet pourrait s’avérer nécessaire.
Une plate-forme de service
en six mois
• La collectivité et les prestataires
choisis devraient définir ensemble un
planning détaillé.
• La collectivité pourrait mettre en
oeuvre certaines étapes (architecture,
animation), en concertation avec ses
services internes et un panel
représentatif de ses administrés.
Pour plus d’information, cf. fiche technique Intranet
Guide pratique TIC - fiche stratégique