Comment travailler …chez soi

Courte • Lukino
Comment
travailler
…chez soi
© Eyrolles
2006
Alliance des consultants industriels
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- http://www.acifr.org
ISBN : 2-7081-3417-5
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Établir des règles avec les proches
N’hésitez pas à dire et à redire : je travaille, je travaille,
je travaille…
Ok, vous bossez chez vous… Ce n’est pas une raison pour
venir vous casser les pieds à tout instant sous le fallacieux
prétexte du « oui, mais comme tu es là… »… Et alors ? !
Il va falloir entamer une très sérieuse campagne d’explications dans votre entourage immédiat. Oui, il y aura quelques
personnes froissées mais cette phase de communication est
indispensable pour la réussite de votre projet… N’hésitez pas
à redire dix fois les choses : c’est fou comme certaines personnes mettent du temps à comprendre ! Mais n’oubliez pas
de respecter vos propres règles, sinon vous n’êtes pas crédible.
Et c’est facile à vérifier : la demande de service continue ou la
confession téléphonique permanente sont les signes indiscutables que vous avez fait un flop !
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On commence par les mômes et on finit par toute la famille
comme les amis. D’où l’importance d’une porte entre votre
bulle et le reste de l’habitation… Marquez votre espace,
fermez la porte, placez une grosse étiquette : « Do not disturb »… Bon, les petits ont un peu de mal à s’habituer mais
cela vient et ce n’est pas désagréable d’avoir une bise de ses
enfants… Quand au conjoint qui s’étonne de ne pas avoir le
repas du soir prêt en rentrant du boulot, proposez-lui de s’y
employer au lieu de s’affaler devant la télé !
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Des formats de fichier standard
Si vous devez échanger fréquemment des documents, n’oubliez
pas de les expédier dans un format lisible par vos destinataires…
Bien évidemment, vous devrez utiliser des applications pointues et spécialisées pour votre activité professionnelle mais
prenez soin de vérifier que ces logiciels enregistrent au minimum dans des formats universels comme .txt, .rtf, .jpg ou
.eps pour les images. Posez toujours la question à votre correspondant avant de lui expédier une pièce jointe gigantesque qu’il ne pourra pas traiter !
Ne vous imaginez pas que Word et son .doc est un format
si universel que cela. Selon la version utilisée par votre correspondant, s’il est Mac ou PC, l’affichage ne sera pas identique… Envoyez, de préférence, des fichiers au format .pdf
(Acrobat). Ce fichier qui est devenu un standard se joue des
plates-formes comme de l’absence de certaines polices de
caractère chez vos destinataires.
La lecture des fichiers .pdf est possible depuis n’importe
quelle machine via Acrobat Reader, une application gratuite
et téléchargeable directement sur le site d’Adobe (www.
adobe.com).
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Si les fichiers sont lourds, n’oubliez de les «zipper» avant de
les expédier. Un compresseur de fichier est indispensable
pour éviter d’envoyer des pièces jointes trop volumineuses.
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Fixe ou portable, un téléphone « pro »
Si vous ne souhaitez pas être importuné à dix heures du soir par
un client, optez pour une ligne professionnelle séparée.
Rappel : installez une nouvelle ligne pour votre activité professionnelle. Cela évitera à votre petite famille de piaffer
d’impatience quand vous discuterez longuement avec un
client. Certaines mises au point de projets ou des corrections
peuvent excéder une bonne heure…
À ce propos, comparez les appareils et choisissez un combiné sans fil à la norme DECT pour éviter les interférences
avec votre Micro. Testez le raccrochage de ce combiné sur
sa base : certains jolis modèles ont une fâcheuse tendance
à glisser hors de leur support ! Pensez également au casque
téléphonique si pratique pour continuer à travailler avec vos
deux mains sur le clavier… Vérifiez que le téléphone de vos
rêves possède une sortie adaptée.
Le plus économique demeure le téléphone IP. Même les
appels vers les portables sont à coût réduit. D’ailleurs, pensez
impérativement à changer le code de votre routeur internet
le jour de l’installation : celui-ci arrive pré-programmé avec
un code constructeur identique pour tous. Comme vous
devez entrer votre mot de passe messagerie, profitez-en
pour sécuriser votre routeur. Sinon, autant laisser les clés sur
la porte de votre maison.
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Une autre option est le mobile. Si vous vous déplacez régulièrement entre votre domicile, vos clients et votre entreprise,
c’est même recommandé. Cela vous évitera de séjourner à
la maison. Attention à ne pas trop l’utiliser, le débat reste vif
sur les conséquences sanitaires.
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Planifier la journée
Bien que tout flux de production ne coule jamais de source,
le minimum est de ne jamais laisser des missions en plan…
Organisez-vous pour travailler au calme.
D’aucuns travaillent mieux le matin… Vous constaterez
d’ailleurs que le téléphone sonne rarement avant 10 heures.
Fort de cela, profitez-en pour mettre le turbo sur vos boulots
dans ces moments de calme. Vous découvrirez que vos idées
viennent plus vite, que vous êtes plus créatif et, surtout, que
vous êtes beaucoup moins dérangé…
Cette période magique vaut quelques bonnes paires d’heures de productivité, voire une demi-journée dans une entreprise… Du coup, vous allez être disponible dans la journée
pour échanger calmement au téléphone ou par courriel avec
vos correspondants.
Vous pouvez même envisager, selon votre activité, de ne plus
répondre au téléphone certains après-midi, histoire de rester
concentré.
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Essayez de ne pas vous faire déborder par une demande de
dernière minute. Généralement, cette urgence peut attendre
comme vous le constaterez en discutant. Finissez d’abord ce
que vous avez en cours…
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Urgences : parer les retards
Continuez à fixer des règles, faites-vous désirer sous peine de
vieillir avant l’âge…
Pour tout client, « sa » demande est urgente, plus urgente
que toutes les autres missions en cours… Il lui arrive donc
d’oublier que votre espace temps a singulièrement rétréci
suite à ses propres atermoiements. N’oubliez pas de lui
signaler les siens et de réclamer des délais supplémentaires.
Bref, ne vous laissez pas faire : bosser chez soi, ce n’est pas
flinguer vos soirées ou week-ends pour rattraper les retards
de vos clients… !!
D’abord, exposez immédiatement et clairement la situation. Prenez l’avantage en expédiant des courriels d’alerte
au client qui dérape et qui ne vous fournit pas les éléments
promis en temps et en heure… D’autant que lui, généralement, ne vous fera aucun cadeau si vous êtes en retard d’une
heure.
À la réponse, « oui mais vous avez le week-end…?», rappelez
froidement que vous n’êtes pas là. Pas la peine d’ajouter que
vous n’êtes pas sa « bonne » ou qu’il exagère. Soyez simplement ferme mais gentil. Et surtout, dites les choses, ne laissez pas le doute s’installer.
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Réglez le délai d’interrogation de votre messagerie à 30
minutes, voire plus et prenez du temps pour répondre.
Préférez un courriel bref et précis.
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Système : charger les mises à jour
Votre machine doit être au « top » en permanence. À vous de
vous en soucier, les clients vous en remercieront…
Vous n’êtes pas un crack en informatique. Pourtant, il sera
obligatoire de lancer régulièrement des procédures de mise
à jour de votre outil de travail. Eh oui, l’administrateur du
réseau informatique de votre entreprise ne va pas se déplacer à chaque fois pour le faire ! Et si vous êtes tout seul, c’est
encore plus certain ! Bref, vous voilà bombardé administrateur système de votre machine.
Or, les mises à jour sont des opérations vitales permettant de
corriger des « bugs » système de votre machine, de maintenir
ses performances, de pallier les failles de sécurité découvertes suite à des attaques via le net, des tentatives d’intrusion,
etc. Bref, difficile de s’y soustraire pour votre propre tranquillité.
Apprenez à le faire une première fois assisté, au téléphone
ou physiquement, par un expert de votre entourage… Vous
découvrirez que votre ordinateur n’est pas si compliqué que
cela et c’est un excellent moyen de se former. Il vous suffira
pour les alertes suivantes de lancer l’opération à réception
d’un courriel de votre responsable informatique ou d’interroger le programme interne de vérification des mises à jour sur
votre machine.
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Sinon, surveillez un ou deux forums spécialisés et suivez les
recommandations des rédacteurs techniques.
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Construire votre réseau, tisser des liens
Être seul chez soi doit vous inciter à intégrer un réseau
de professionnels avec qui partager idées, conseils et,
accessoirement, des missions…
C’est le paradoxe : on recherche une certaine solitude
pour travailler mieux mais on a aussi besoin d’échanger.
Constituer un petit réseau de bons professionnels, des personnes spécialisées dans des domaines complémentaires au
vôtre devient vite primordial. Et passionnant !
Les gains sont multiples. Échanges techniques comme amicaux, conseils et coups de main face à des problèmes précis,
le réseau fonctionne comme une véritable communauté.
Néanmoins, distinguez bien les divers groupes qui le composent. Les amis véritables avec lesquels vous ne travaillerez
jamais. Les relations de business qui peuvent, au fil du temps,
devenir des amis. Et les clients.
De fait, on a besoin de dialoguer, de parler. Le fait de correspondre avec des gens qui sont sur la même longueur d’onde
bien que distants géographiquement vous aidera, au quotidien comme en cas de crise, à conserver un mental de vainqueur !
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Les blogs sont parfois une bonne manière de créer des liens
et de constituer une amorce de réseau. Il faut passer du
temps, écrire, lire, échanger, apporter pour trouver – ou non
– les atomes crochus d’un relationnel agréable. Voir plus si
affinités… !
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Sommaire
Introduction
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1. Préparer son espace
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On ne s’installe pas n’importe où !
Penser concentration, silence et lumière
Assurance et fermetures correctes
Soigner l’ambiance de travail
Éviter le mobilier de récupération
Établir des règles avec les proches
Avertir voisinage et bureau de poste
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2. Installer matériel et connexions
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Ordinateur portable selon votre activité
Organiser câbles et connexions
Incontournable : le choix d’un bon opérateur professionnel pour le web et la téléphonie
Informatique : être polymorphe et autonome
Des formats de fichier standard
Fixe ou portable, un téléphone « pro »
Soigner courriels et signature
Périphériques : optimiser les acquisitions
Modérer la messagerie instantanée
Webcam et conférence vidéo
Confidentialité en toutes circonstances
3. Démarrer son activité
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Rappel : ceci est un lieu de travail
Planifier la journée
Mettre un cadre à son activité
Des rapports « pros » avec vos clients
Urgences : parer les retards
Respecter la pause de midi
Téléphone : être le seul à répondre
Vacances, connexion minimum
4. Optimiser sa vie au quotidien…
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Absences : prévenir et anticiper
Gagner en efficacité en sous-traitant
Saisir toutes les occasions pour décompresser
S’étirer, se détendre
Ventiler, boire, éliminer…
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Standardiser les procédures
Système : charger les mises à jour
Sauvegardes : le dernier acte de la journée
5. Des raisons d’échouer
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Se laisser distraire
Oublier des missions à réaliser
Ne plus donner signe de vie
Tout remettre au lendemain
Sombrer dans des rapports familiers
Télécharger n’importe quoi
Céder à l’appel du frigo
Ne plus sortir de sa bulle
Vivre en pyjama
6. De très bons motifs pour continuer
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Inventer votre mode de vie
Domicilier votre petite entreprise
Construire votre réseau, tisser des liens
Productivité en hausse
Plus relaxe dans vos vêtements
La planète vous dit merci
Déjeuner chez soi, bien-être immédiat
Faire la sieste pour combattre la fatigue
Du temps pour vous
Sortir le chien… !!
Postface santé par Martin Winckler
Passer sa vie devant son écran, est-ce que c’est mauvais pour la santé ?
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