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FAQ PORTAIL BIJOUTERIE
I.
CONDITIONS ACCEPTATION DES MODES DE REGLEMENT
CHEQUES/CB/ESPECES
1.1. C HEQUES
VERIFICATION DES MENT IONS LEGALES SI NON IMPRESSION AUTOMATIQUE
-
Lieu,
-
Date de paiement,
-
Signature,
-
Montant et formule de chèque conforme.
NE PAS ACCEPTER
-
Les chèques de société, comptes professionnels
-
Les chèques étrangers
-
Les chèques tirés sur des comptes bancaires France non-résidents (chèque mentionnant une
adresse étrangère du client mais payable sur un compte d’un établissement bancaire en France).
C O N T R O L E V E R I F I A N C E FNC I :
Consultation automatique via le lecteur chèque du fichier des chèques irréguliers (à partir de 147 €)
REPONSE SUR L’ECRAN TPE :

VERT : chèque OK

ROUGE ou ORANGE : refuser car chèque inscrit au FNCI (motif vol, perte, utilisation frauduleuse,
interdit bancaire et comptes clos)

BLANC : ligne CMC7 du chèque illisible soit demander un autre chèque soit paiement par CB ou
espèces.
R E G L E C O M P T E U R 2 V ER IF I AN C E

Si CPT2 > 5 (plus de 5 consultations sur 3 derniers jours) => renforcement des contrôles auprès des
banques des clients (absence de réponse banque = refus notamment pour chèque > 400 €)

Si CPT2 > 7 (plus de 7 consultations sur 3 derniers jours) => refus du chèque
REGLE SUR PERIODE DES FETES DE F IN D’ANNEE (MOIS DE DECEMBRE ) ET SOLDES

Si CPT2 > 7 (plus de 7 consultations sur 3 derniers jours) => renforcement des contrôles auprès des
banques des clients (absence de réponse banque = refus notamment pour chèque > 400 €)

Si CPT2 > 9 (plus de 9 consultations sur 3 derniers jours) => refus du chèque
INFORMATION DES COMPTEURS EST RESTITUEE SUR L’ECRAN TPE DE LA MANIERE SUIVANTE
Dans l’exemple – chèque VERT et 1 consultation dans la journée / 5 sur les 3 derniers jours
C O N TR O L E
( cf. art. L131-15 du Code Monétaire et Financier)
Des pièces d'identité

Une pièce d’identité si montant chèque > à 150€

2 pièces d’identité si montant chèque > à 400€
Autres vérifications

Vérifier et noter nature et n° des pièces d’identité au dos du chèque

S’assurer de la correspondance identité/signature entre pièce d’identité et chèque
Privilégier les paiements CB et PNF surtout aux heures de fermeture des banques

Contacter les banques des clients pour les chèques importants ou demander un chèque de banque
en cas de doute (chèques > 1 500 €).

En cas de refus de réponse de la banque, le client doit demander directement à sa banque de nous
communiquer une réponse quant à la constitution de la provision.

Sur les ventes exceptionnelles possibilité de demander aux clients de payer par virement sur le CCP
MATY et délivrance de l’article après réception des fonds (créations spéciales)

Eviter les chèques à encaissement différé sur clients anonymes, nouveaux clients (proposer PNF,
CB, espèces et paiement via carte 4E COFIDIS)

Ne pas accepter un chèque sur un client en refus COFIDIS

Vérifier compte client :
surveillance des nouveaux clients tentant un 1er achat par chèque puis revenant quelques jours après faire un
2nd achat plus conséquent également réglé par chèque => à refuser si pas de réponse de la banque.
Renforcer la vigilance sur les nouveaux clients venant aux heures de fermeture des banques (hors

créneaux horaires 9h-12h / 14h-17h) et ne cherchant pas à négocier sur des ventes importantes.
Règle
Zones
Devises
Guadeloupe
EUR
Acceptation
Consultation
Remise
MATY
VERIFIANCE
banque
Oui
Oui
Remise
– Martinique
banque
Guyane
distincte
–
Réunion
Mayotte
en
pour
les
des
chèq
ues
chèques
-
France
Saint-Pierre
métropolitaine
et-Miquelon
et
-
"chèques
Sain
préciser
Barthélemy
DOM/TOM"
-
sur la remise
Saint-
Martin
Monaco
s
zones
DOM/
TOM
et
Mona
co
EUR
Oui
Non
-
Remise
contrôle
normale avec
auprès de la
les
chèques
banque
du
France
client
systématique
Wallis-etFutuna
CFP
-
Polynésie
française
Non
Non
Non
(Franc
Pacifique)
-
La
NouvelleCalédonie
1.2. C ARTES B ANCAIRES
C B ET RANGE RES ET MONTANTS > 1500 €

Contrôler la signature au dos de la carte,

Comparer avec le ticket commerçant et vérifier l'identité du porteur plus particulièrement pour les
montants importants.

Ne pas forcer une demande d'autorisation.

Ne pas fractionner un paiement sur une ou plusieurs cartes.

Si « appel phonie » indiqué sur l’écran du TPE : appeler le centre d’autorisation pour se faire délivrer
un n° d’autorisation.

En cas de doute, appeler le Centre d'Appel Crédit Mutuel
1.3. E SPECES
BILLETS
Vérification des coupures de 50 € - 100 € - 200 € - 500 € via détecteurs.
Vérification billets s/détecteur si montant total du règlement espèces > 150 €.
Montant maximum acceptée 3 000 € pour les particuliers France (pour les commerçants France 1 100 €).
Clients étrangers 15 000 € maxi (le client étranger doit fournir un justificatif fiscal étranger).
PIECES D’IDENTITE FRANÇAISE A CCEPTEES
Carte Nationale d'Identité
Passeport
Permis de conduire
Titre de séjour
Remises en banque espèces et chèques :
Effectuer les remises en banque quotidiennement
II. BIJOU A VOTRE MESURE
Procédure provisoire mise en place en décembre 2014 annule et remplace la précédente.
1.1. F ICHE PRODUIT PORTAIL

Vérifier dans la fiche produit la faisabilité et mode de calcul (fonctions : Consultation/Produit)
1.2. E TABLIR UNE COMMANDE PAR PRODUIT

Saisir une ligne produit avec la référence du produit à commander (normal)
o
A ce niveau de saisie : ajouter un texte (à destination interne) en précisant l'intervention à
effectuer
Ex "Attention : bijou à votre mesure- ajouter 2 cm"
o

Si gravure saisir les informations pour la gravure.
Saisir une autre ligne produit avec comme réf 004 705.8
o
Modifier la désignation produit par ex "Mise à longueur en….. cm"
o
Modifier le prix qui doit correspondre à la différence entre le prix de base du produit et le prix
recalculé (règle de 3)
III. GESTION MONTRE DE MARQUE SUITE ANNULATION COMMANDE
AN NU L AT IO N C LI C A ND C O L L EC T – CO M M AN D E – M I S E D E C O T E
La montre est issue de votre vitrine (C&C ou mise de côté),

remettre la montre en stock vitrine
La montre vous a été envoyée par le Siège

Contacter Jacqueline Soltiziak (tél 2902) qui déterminera la destination (soit requalification avec
retour Siège soit mise en vitrine dans votre bijouterie
IV. AVOIRS
1.1. A VOIR SUR CLIENT ANON YME
Le client n'a pas souhaité communiquer ses coordonnées lors de la vente, la facture est donc passée en client
anonyme
Pour établir un avoir, il faut :

Rechercher la vente,

Créer un numéro de client : vérifier si le client n'en pas déjà un
RECHERCHE CLIENT ANONYME
Chaque bijouterie a un n° anonyme propre à sa boutique.
Vous pouvez retrouver le numéro depuis le menu Facture et sur le 1er écran, sélectionner le bouton "Anonyme".
Les informations s'y référant s'affichent.
ETABLISSEMENT DE L'AVOIR
Depuis les fonctions: "Ventes/Avoir-Echanges"

Sélectionner le bouton "Anonyme"
La liste de tous les produits, prestations s'affichent pour ce client fictif "anonyme"

Rechercher le produit retourné d'après une date, une référence, une photo

Cliquer sur la ligne du produit en question

La facture correspondante apparaît avec le produit

Cliquer sur la croix qui se trouve à côté de l’article à reprendre

Sélectionner le bouton "reprise produit"

Préciser le type de retour : "Retour définitif" – "Echange standard" – "Retour + nouvel achat"

A l'étape "Saisie d'un retour", saisir le n° client dans "identification client" si besoin

Préciser le mode d'utilisation du crédit (en compte, remboursement)

Envoyer copie de cet avoir à la comptabilité clients pour régularisation du compte client ou envoi
d'une lettre chèque

Si la somme doit être reprise immédiatement pour un nouvel achat, contacter la comptabilité
Toutes les demandes telles que remboursement, transfert avoir compte anonyme à compte client etc. sont à
adresser par mail à "[email protected]"
1.2. A VOIRS PARTICULIERS
Des avoirs peuvent être émis dans des cas particuliers
AVOIR REMISE-AVOIR FRAIS
Ce sont des avoirs établis pour régulariser une situation :

le client a reçu juste après son achat en bijouterie une remise

Offre de frais de port pour x raisons
Depuis les fonctions "Ventes/Avoirs-Echanges"

Saisir n° Client + bouton "Rechercher" +Valider
S'affiche la liste des produits vendus

Sélectionner la ligne du produit à reprendre + bouton "Avoir remise" ou "Avoir frais"

Renseigner le montant remise ou pourcentage à appliquer

Préciser le type de remboursement (compte client-lettre, chèque, espèces)
Si remboursement <15€ prélèvement de votre caisse en précisant sur l'état de fin de journée la somme et le n°
client et envoyé le document à la comptabilité)

Saisir un commentaire, un motif : carte jeune, retard, etc... + valider
AVOIR REPRISE AVEC DECOTE
2 cas
1. Cas d'une reprise d'un bijou de moins de 2 ans, en accord avec le responsable de la bijouterie qui
déterminera le montant de reprise.
Depuis les fonctions "Ventes/Avoirs-Echanges"

Saisir n° Client + bouton "Rechercher" + Valider.
S'affiche la liste des produits vendus

Sélectionner le produit à reprendre
La facture correspondante apparaît avec les produits

Cliquer sur la croix qui se trouve à côté de l’article à reprendre

Sélectionner le bouton "Reprise produit""

Choisir le bouton "Retour définitif"" + préciser le motif du retour

Indiquer le montant de reprise convenu en cliquant dans le cadre à zéro "Montant net " ou un
pourcentage de remise

Valider l’option "En compte client"
2. Cas d'une reprise d'un bijou de plus de 2 ans

Contacter la comptabilité pour procédure
V. REPRISE EN BIJOUTERIE D'ARTICLE MATY DE + 2 ANS
Concerne Produit Maty non réparable pour lequel la Bijouterie veut faire un geste commercial pour satisfaire le
client et l'inviter à faire un achat
La valeur de l'avoir doit être validée par le responsable de la Bijouterie. Il est conseillé pour les montants
significatifs, de demander avis aux ateliers du siège.
1.1. P RINCIPE
La bijouterie demande l'avoir à établir à la comptabilité Clients (Alain Cardinal) qui donne l'info à SOS REGUL
STOCK pour créer le mouvement d'entrée dans le stock de la bijouterie afin qu'elle puisse le requalifier
1.2. P ROCEDURE
LA COMPTABILITE

Etablit l'avoir avec le code générique 004528 4 (compte 707100), saisit le libellé en précisant la réf Maty
ainsi que la variante et le montant communiqué par la bijouterie

Transmet copie de l'avoir à SOS REGUL STOCK
SO S R EG U L S TO C K

Régularise par un mouvement (RCM : Retour client manuel)

Positionne le produit dans le stock réserve de la bijouterie (002)

Envoie mail à la bijouterie pour saisie d'une requalification (Retour siège)
BIJOUTERIE
Après avoir reçue l'information de l'établissement de l'avoir et du positionnement en stock
Saisir l'article en requalification (Retour siège)
Préciser en commentaire "IRREPARABLE"
Le crédit du compte client doit être utilisé pour une commande ou une facturation (pas de remboursement)
VI. REPRISE DE SOLDE
1.3. R EPRISE DE SOLDE > A MONTANT FACTURE
Lors d'une vente avec reprise de solde, si le solde est supérieur au montant de la facture
A l'étape 3 "Encaissement" :

Sélectionner le règlement "Reprise de solde"

Effacer le montant de reprise de solde affiché et saisir le montant exact de la vente

Cliquer sur le bouton "En compte" (liste mode de règlement) + saisir la différence, solde qui sera
porté au crédit du compte client.

Sur la facture du client s'affiche l'information du solde restant.
VII. PAIEMENT CARTE CA DO
-
Le montant initial d'une carte se situe entre 30 € et 150 € et peut être utilisé en totalité ou en partie.
-
Elle est cumulable avec d'autres modes de paiement.
-
Le client doit au préalable avoir activé sa carte
-
Cette carte s'utilise comme une carte bancaire.
EN FIN DE TRANSACTION DE LA VENTE

Sélectionner le mode de règlement "Carte bancaire"

Passer la Carte CA DO sur la piste du TPE (si plusieurs modes de règlement, préciser le montant
pour chacun d'eux)

Faire signer les 2 tickets de TPE par le client
En cas de refus :

Vérifier la date de validité de la carte + le montant disponible sur cette carte (conseiller au client
d'appeler le service CA DO au n° 01 77 86 21 21 (prix d’un appel local). ou consultation site internet
www.cadocarte.com

Le Montant est < 10 €
En cas d'annulation d'un paiement avec cette carte :

Contacter le service comptabilité pour régulariser le compte du client (mail
[email protected] ou tél à votre référent
VIII. CARTES CADEAUX - SODEXO
Concernent 3 types de Cartes :
SPIRIT OF CADEAU
Carte cadeaux multi-enseignes, c'est une carte VISA. Le client peut compléter son achat avec un autre mode de
paiement.
Site dédié : https://www.spiritofcadeau.com/consultation-solde/carte.html
CARTE PASS CADEAU
Carte cadeaux qui peut être offerte par des CE.
Site dédié : http://www.cadeaupass.fr/
CARTE PACIFICA
Carte destinée à des assurés victimes d'un sinistre. Les assurés bénéficient d'un abonnement de 5% et de la
possibilité de choisir la nature du bien qu'ils vont racheter parmi les enseignes partenaires.
Site dédié : http://carte.pacifica-e-reequipement.fr/gerer-ma-carte.html
Le commerçant n'a pas l'information du montant, ni de la date de validité de la carte.
Le client peut connaitre à tout moments le montant au crédit de sa carte en se connectant sur le site.
1.1. S UR LE PORTAIL
Au niveau du règlement,

Sélectionner le bouton correspondant à la carte bancaire

Préciser le montant à débiter sur une de ces cartes cadeaux

Valider l'étape
1.2. S UR LE TPE
Passer la carte sur le Tpe (sur le côté : piste magnétique) pour validation du paiement.
IX. PAIEMENT PNF ( P A I E M E N T N F O I S )
C'est le paiement en 3 fois sans frais d'une vente comprise entre 100 et 2 300 €.
1.1. S UR P ORTAIL B IJOUTERIE
En fin de transaction vente (encaissement) :

Sélectionner le bouton correspondant au règlement (Carte CB 3x)
Le système affiche une fenêtre pour la démarche à suivre (documents à fournir – mode de saisie paiementvalidation)
La présentation de la Carte Identité Nationale et le RIB est obligatoire quel que soit le type de carte bancaire.

Toujours vérifier la cohérence des informations entre les différents documents.
1.2. S UR TPE
Il n'y a pas de connexion automatique entre le "Portail bijouterie" et le TPE, il est donc nécessaire de :

Choisir l'option PNF (à partir du bouton "Fonction")

Saisir le montant (obligatoirement identique à celui du "Portail Bijouterie")

Saisir au fur et à mesure les informations demandées sur le TPE (CI – RIB – date de naissance sous
format JJMMAAAA etc.
NB
Si le numéro de compte comporte des lettres, appuyer sur touche F2 puis sélectionner la lettre (se déplacer avec
les flèches)
Lorsque l'accord est donné, le TPE édite 3 exemplaires :

Présenter immédiatement le 1er ticket à votre client pour validation :
Du montant de la transaction (montant saisi)
Du montant de l'apport initial (1ère échéance prélevée tout de suite)
Du détail des 2 échéances suivantes (dates et montants)
Attention : les données de paiement ne peuvent être modifiées, c'est le système qui les détermine.

Faire signer les tickets par le client puis validez sur le TPE
Si temps d'attente entre fin d'impression des tickets et validation TPE, la transaction en cours s'annule. Réitérer
votre demande.
Après validation sur le TPE, les opérations pour le paiement d'apport se déroulent comme une transaction de
Carte Bancaire classique (insertion de carte, code confidentiel….)
Comme toute transaction de Carte Bancaire, 2 tickets sont imprimés (1 client, 1 bij)
Si le mode de paiement est refusé, le PNF ne sera pas validé : voir avec le client pour un autre mode de
règlement.
Pour finaliser le paiement, un formulaire (contrat) doit être rempli.
1.3. L E CONTRAT
A remplir impérativement quel que soit le type de Carte Bancaire

Saisir toutes les informations correctement et obligatoirement (nom, prénom, date et lieu de
naissance, adresse et N° de téléphone, N° pièce identité, coordonnées bancaires...)

Faire signer le contrat par le client (contrat et autorisation de prélèvement).
Contrat en 3 exemplaires :
1er exemplaire : à destination du Prêteur

Agrafer ou coller un des 3 tickets « PnF » signé sur l’emplacement réservé

Agrafer le RIB en haut à gauche

Cachet du magasin en haut à droite + verso (avec signature…)

A renvoyer sous 48h à SOFEMO dans l’enveloppe prévue à cet effet sous peine d’annulation du
dossier.
2ème exemplaire : à destination de l'Emprunteur (client)

Agrafer ou coller un des 3 tickets « PNF" » signés sur l’emplacement réservé

Apposer le Cachet du magasin en haut à droite

Remettre l'exemplaire à votre client
3ème exemplaire Commerçant (Maty)

Agrafer ou coller un des 3 tickets « PNF" » signés

Agrafer la photocopie de la pièce d’identité

Cachet du magasin en haut à droite
A transmettre à la compta (avec les autres documents de caisse du soir)
Attention, un contrat non transmis à SOFEMO dans les délais impartis, mal renseigné ou incomplet
peut entrainer une annulation du dossier.
X. DETAXE
1.1. D ETAXE IMMEDIATE
CONDITIONS A REMPLIR

Avoir une adresse à l'étranger

Faire un achat de minimum 175,01 €

Passer en douane maxi dans les 21 jours qui suivent l'achat
SUR LE PORTAIL

Effectuer l'acte de vente (procédure d'une vente classique) jusqu'à l'étape "Encaissement"

Sur cet écran "Encaissement", sélectionner le bouton "Détaxe immédiate"
Le calcul du montant HT se fera automatiquement
Le client ne règle que le montant HT.
Maty sera remboursé par Taxe Free, après les formalités douanières accomplies.
1.2. D ETAXE " CLASSIQUE "
CONDITIONS A REMPLIR

Faire un achat de minimum 175,01 €

Passer en douane maxi dans les 3 mois qui suivent l'achat
PRINCIPE

Le client règle la totalité de la facture

Le remboursement du montant de la détaxe (12%) sera effectué directement par Taxe Free
après les formalités en douanes
1.3. D ETAXE PARTICULIERE
Concerne les membres des Forces Française Civiles Stationnés en Allemagne ou Diplomatiques
(FFECSA ou Diplomatique)
CONDITIONS A REMPLIR

Faire un achat de minimum 76 €

Passer en douane maxi dans les 2 mois qui suivent l'achat
PRINCIPE

Le client règle la totalité de la facture

Le remboursement du montant de la TVA sera effectué par le siège Maty après formalités en
douanes
SUR LE PORTAIL

Effectuer l'acte de vente : procédure d'une vente classique avec paiement de la totalité

Editer une facture avec le Hors Taxe et TVA :
Menus "Ventes/Factures", saisir le n° Client
Sélectionner le bouton "Historique" puis le bouton "Détail" de la ligne de facture concernée
Cliquer sur le bouton "Imprimer"

Remettre au client cette facture ainsi le document, en votre possession, "Certificat d'exonération de la
TVA sur la valeur ajoutée et droits"
Ce certificat devra être complété et visé par les douanes puis le client devra le remettre à la bijouterie qui le
transmettra à la comptabilité du siège avec la copie de la facture. A réception, le siège annulera la facture initiale
et fera une nouvelle facture en HT ainsi qu'un remboursement du montant de la TVA
XI. ANNULATION D'UNE CB SUR TPE
Annulation faite dans la journée.
Il faut votre Carte Commerçant et la Carte Bancaire Client
Sur le terminal Tpe

Appuyer sur la touche "F" (Fonction)

Choisir "Telium Manager" + valider

Choisir "Annulation" + valider

Saisir le montant de la transaction à annuler +° valider

Passer la Carte Client dans le lecteur

Retirer la Carte à puce du Client

Passer la Carte Commerçant dans le lecteur piste
Le terminal a trouvé une transaction débit non annulée qui correspond au montant saisi et au n° de carte lue (yyy
représente le n° de transaction, xxxxx représente le montant)

Appuyer sur la touche verte pour annuler la transaction affichée
L'annulation génère l'édition d'un ticket. La transaction débit correspondante est annulée.
Retour à "Montant"

Appuyer sur la touche verte "EDT" pour l'édition d'un second ticket
En clôture de caisse de fin de journée, déduire les CB annulées. Sur la bande Tpe des Cartes bancaires est
indiqué le nbre de CB annulées.
XII. PARRAINAGE
XIII. REPRISE METAUX PRECIEUX (RMP)
Les prix que nous proposons en rachat métaux précieux doivent être impérativement affichés de manière visible
et lisible :

Vérifiez dans votre bijouterie que cette disposition et respectée et que la nouvelle tarification est en
place.
1.1. S AISIE PORTAIL
VOUS POUVEZ DETERMINER LE TYPE DE METAL
L'avoir de reprise se fait en direct dans la bijouterie
Après avoir testé, vérifié l'authenticité des métaux des produits remis par le client,
SAISIE SUR LE PORTAIL
Fonctions SAV/Autres Services/Avoir RMP

Saisir coordonnées du client (numéro ou création)

Préciser le mode de paiement pour le client : chèque Maty-En compte ou remboursable

Indiquer le n° ce la carte identité

Le poids pour chacun des métaux et tarif

Valider
A l'issue de cette validation, 2 documents sont imprimés :
-
un pour le client
-
l'autre (avec code barre) est à joindre à la boîte Sav avec les déchets.
MODIFICATION DU TYPE DE REMBOURSEMENT APRES VALIDATION

Supprimer l'avoir (Fonctions Vente/Avoir Echanges/Avoir) : annulation en automatique du
mouvement généré dans Sav/Mouvement

Pour les chèques Maty, supprimer les chèques depuis Fonctions Vente/Chèques Maty

Effectuer à nouveau un avoir si client souhaite un autre mode de remboursement
T R A I T E M E N T D E S E N V O I S RM P V E R S L E S I E G E
Fonctions SAV/Autres Services/Mouvement RMP/Envois vers RMP

Pointer les linges correspondants aux reprises effectuées + valider
2 états récapitulatifs (BL) sont édités
Un qui est joint aux boîtes RMP de la journée ou plus selon la fréquence des navettes. Ces boîtes sont à
destination du siège
Le deuxième est conservé dans la bijouterie

Contrôler les envois par rapport au BL : autant de boîtes que de dossiers annoncés dans le
récapitulatif
A réception de l'avoir et des produits, RMP (siège) un numéro d'inscription est créé dans le livre
DOUTE SUR LE TYPE DE METAL
Si vous avez un doute sur le métal, c'est le service RMP (siège) qui fera l'estimation.
Pour la traçabilité, sur le portail bijouterie passer par la création d'une "réparation SAV" : SAV/Autres
critères/Autres produit

Penser à saisir le n° téléphone du client

Dans la zone commentaires, indiquer "Déchets" + nombre de pièces (pas besoin de détailler)
Ex : 4 pièces : 1 bague, 1 morceau de chaîne, 1 clou de boucle d'oreille etc.

Poids total des articles

L'offre mode de reprise : crédit compte - chèque Maty – remboursement

Mettre la destination "ESTIM RMP"
RMP (siège) fera l'estimation de reprise et la portera sur la fiche SAV qui vous sera retournée avec la boîte.
Pour réceptionner cette RMP sur le portail :
SAV/Autres Services/ Mouvements RMP/Réception RMP

Scanner le code barre de votre fiche RMP dans la zone "Dossier" + valider

Soumettre la proposition de reprise au client
Il est d'accord sur le montant de reprise :

Faire l'avoir selon procédure Avoir RMP (voir ci-dessus)
Il refuse la proposition

Lui rendre les produits

Sur le portail, positionner l'enregistrement en "Rendu Client"

SAV/Autres Services/ Mouvements RMP/Rendu Client + scanner le code barre de la fiche dans la
zone "Dossier" de l'écran
1.2. L E CONTRAT
Obligation d'établir un contrat de rachat individuel à tous les consommateurs venant vendre des bijoux en métaux
précieux (1 contrat / rachat)
Ce contrat comprend un certain nombre de mentions relatives à l’entreprise effectuant le rachat d’or et au
consommateur vendeur, mentions figurant déjà pour la plupart dans le livre de police.

Document à imprimer, une feuille recto verso,

Faire photocopie lorsque le contrat est renseigné,

Remettre un exemplaire au client et conserver un exemplaire dans votre bijouterie en cas de contrôle

Respecter les mentions prévues : Toutes les zones grisées devront être renseignées
FORMULAIRE A REMPLIR

Pour simplifier : regrouper par métaux (une ligne par métal)

Renseigner : les nom et l’adresse de la bijouterie et du client

Compléter la désignation précise de la nature et des caractéristiques des biens objet du contrat »
Ex :
(bague, bracelet, broutilles, etc.,)

Le poids total par matière du type Or 750, Or 375, Argent 925 ;

Le mode de règlement ;

Le prix total ;

Signature du contrat par le client (attention faire signer la photocopie)

La date et l’adresse du lieu de conclusion du contrat
LE DROIT DE RETRACTATION
Le client disposera désormais d’un délai légal de rétractation de 24H à compter de la signature du contrat pour
exercer son droit de rétractation.

Après signature du contrat, conserver les produits dans votre bijouterie durant 24H
Si le client change d’avis (sans donner de motif) dans les 24 H, il doit compléter le formulaire de rétractation*, le
signer et le remettre à la bijouterie qui lui restituera les éléments déposés la veille.
*formulaire prévu en bas du contrat
Attention :
Le non-respect de ces nouvelles dispositions légales (absence de contrat, non-respect d’une mention ou d’un
délai…) peut être désormais lourdement sanctionné : sanctions administratives (amendes) et pénales.
XIV. COMMANDE 1 BOUCLE OREILLE (0.5 P A I R E )
Le client souhaite 1 boucle d'oreille à livrer
1.1. DANS LA BIJOUTERIE

Saisir une commande avec la référence de la boucle d'oreille et en précisant quantité 0.5

Penser à indiquer dans la ligne produit, bouton "texte" si boucle d'oreille gauche ou droite en fonction du
modèle
La commande est transmise au Service Fournitures Sav, qui fait le nécessaire pour la faire parvenir dans votre
bijouterie pour facturation.
1.2. A UNE AUTRE ADRESSE

Demander au client de régler : faire un versement avec commentaire

Envoyer un mail à Sav Fournitures en communiquant tous les éléments :
o
N° client
o
Référence de Boucle d'oreille et éventuellement gauche ou droite selon modèle
o
Adresse de livraison
o
Solde au crédit du compte
Le service Sav effectuera l'envoi de la Boucle d'oreille avec la facture.
1.3. CAS PARTICULIER
Cas d'une commande d'un produit faisant l'objet d'une commande spéciale ou d'un produit spécifique bijouterie
Vérifier l'état des stocks
2 cas :
Aucun produit en stock siège (Exploitation) ou en bijouterie

Passer votre commande d'1 boucle d'oreille (selon modèle, préciser droite ou gauche). Une commande
fournisseur est lancée
La Boucle d'oreille se trouve dans un stock : siège (Exploitation) – Sav Fournitures (autres stocks sur le portail)
ou dans une bijouterie

Passer votre commande d'1 boucle d'oreille (selon modèle, préciser droite ou gauche)

En parallèle, contacter le gestionnaire pour qu'il annule la commande déclenchée chez le fournisseur et
qu'il fasse une demande de transfert (extraction du stock approprié)
La Boucle d'oreille vous parviendra rattachée à votre dossier client.

Intégrer la référence en réception Caisse Bleue comme une commande "normale"
XV. INVERSION BIJOU – ETIQUETTE/PRODUIT
La référence imprimée sur l'étiquette (plot) du bijou ne correspond pas au produit reçu.
Il s'agit d'une erreur d'extraction du siège.
Sur le portail

Réceptionner le bijou en scannant l'étiquette dans la caisse bleue ouverte.

Envoyer un mail à sos.erreuretiquettes@matyfr pour information

Saisir une Requalification (Retour siège) :
Fonctions Gestion stocks/Retour siège/Saisir un retour + saisir la réf portée sur l'étiquette du bijou + dans
commentaires "Attention erreur produit"

L'ajouter physiquement et informatiquement dans les requalifications de la caisse bleue à expédier la
requalification (Scanner bon de Requale)
XVI. VENTES PRIVEES - SHOWROOMPRIVE : ECHANGES
1.1. V ENTES PRIVEES
PRINCIPE
Le client, ayant acheté un produit Maty sur Ventes Privées, doit faire l'échange par le biais de la VAD : envoi de
son bijou au siège.
Mais si le client passe dans votre bijouterie, vous ferez office de boîte aux lettres car la facture n'étant pas
enregistrée, vous ne pourrez établir d'avoir.
Pour retourner le bijou au siège, passer par une prestation SAV (identique saisie réparation)
SUR LE PORTAIL

Créer le client
Selon le type et état du produit :

Vérifier si mise à taille possible (consultation fiche produit) sinon disponibilité en stock pour échange.
C'est l'atelier siège qui décidera

Saisir une nouvelle réparation en précisant bien dans le commentaire "Ventes Privées"

Mettre à destination de "Bij" si mise à taille ou échange ou "SAV/VAD" si expédition chez le client
1.2. S HOWROOMPRIVE
PRINCIPE
Pour tout achat d'un bijou Maty (hors promo) sur une période donnée et si le montant est > à xxx € le client
pourra se faire rembourser xxx€ par Showroomprivé (application mobile).
ECHANGE STANDARD OU REMBOURSEMENT
En bijouterie, le client ne peut demander que l'échange standard ou si retour définitif remboursement avec
déduction du remboursement faite par showroomprivé
SUR LE PORTAIL
Fonctions Ventes/Avoirs Echanges

Renseigner la 1ère étape (Client)

Sélectionner le produit repris

Attention, un message d'information précise que le client a bénéficié d'un remboursement de xxx€
Si échange,

Poursuivre les étapes d'avoir puis le type de retour avec échange standard
Si remboursement ou mise en compte client,

A l'étape "Saisie d'un retour", au niveau du prix du produit, saisir le montant de reprise en déduisant
la valeur de remboursement effectuée par showroom

Continuer le process de reprise
XVII.
VENTE D'UNE PIERRE SUR DEMANDE CLIENT - CONFIE
Si le client souhaite voir une pierre fine, diamant, perle etc, vous pouvez la faire venir du siège. C'est la cellule
diamantaire (DIA) qui procédera à l'envoi d'un confié.

Envoyer un mail à Véronique Pernin (v.pernin.maty.fr) avec un maximum de précisions pour le choix
de la pierre (taille-couleur-poids etc.)
VENTE DE LA PIERRE : FACTURATION
Sur le portail en fonction Ventes/Facture - Au niveau de la "Ligne produit"

Saisir la réf 089 000 6 + descriptif de la pierre à la place du libellé affiché par défaut

Indiquer le prix communiqué par le Service DIA

Envoyer un double de la facture à même service DIA/Véronique Pernin
RETOUR DE LA PIERRE
Le retour se fait par le biais du SAV
Sur le portail : Fonctions SAV/Nouvelle Réparation

Saisir un numéro client (votre bijouterie)

A partir du bouton "Par Critères" puis "Autres Produits" saisir dans une des zonez "libellé" le descriptif
complet de la pierre retournée.

Dans l'étape "Récapitulatif" dans la zone "Destination", sélectionner "Pierre"
XVIII.
FACTURATION D'UN SOLITAIRE AVEC DIAMANT DE PLUS DE
0.20 CARAT
Une carte d'identité bijou doit être obligatoirement délivrée pour toute vente d'un solitaire à partir de 0.20 carat.

Faire la demande de la carte par mail à [email protected] en communiquant les informations
suivantes :
 Le poids de la pierre gravé dans le corps
 Le numéro gravé dans le corps
 Le tour de doigt
 Le numéro de client
 L'adresse de livraison pour la carte (bijouterie ou client)
Cette certification est uniquement valable pour les bagues solitaires. Les pendentifs et boucles d'oreille n'en
comportent pas.
XIX. COMMANDE BIJOUTERIE - COLIS NON ACHEMINE
La bijouterie a pris une commande à envoyer chez le client.
Colis a été expédié mais la poste n'a rien distribué

Envoyer un mail à l'adresse Backoffice avec les informations du dossier : N° Client, N° Facture, Date
Le service concerné, traitera le dossier et de déclenchera un nouvel envoi.
XX. ECHANGE PRODUIT OFFERT
Ex : offre du 3è produit gratuit (charms)
Dans la facture le produit offert est à 0€

Effectuer l'avoir correspondant

Requalifer le produit

Passer une nouvelle commande / transformer ou facturer le produit de la vitrine. Au niveau du paiement,
dans la liste des boutons de règlement, sélectionner le bouton "Sans Règlement" (fin de liste)
XXI. RESERVATION WEB
Site maty.com
PRINCIPE
La réservation WEB (nommée « click & collect » sur Internet) permet à un internaute de réserver un produit
disponible dans votre stock bijouterie ou dans le stock siège à Besançon (transparent pour le client),
Pour le client, quel que soit le stock, le produit est mis de côté dans votre bij, seule la date de mise à disposition
qui lui sera annoncée différera.
En bijouterie, vous recevez le produit par la navette suivante (commande une commande bij) et devez ainsi gérer
cette réservation comme la réservation WEB que vous connaissez à ce jour.
A la validation d’une réservation web, un bon de réservation WEB est édité dans votre bijouterie
Plusieurs situations :
1.1. L E PRODUIT EST DISPONIBLE DANS VOTRE BIJOUTERIE .

Sortez le produit de la vitrine (ou placard),

Validez la réservation,

Classez la réservation avec les commandes et mises de côté client en attente du passage du client

Transformez la réservation web dès que vous effectuez la vente :
Menus Gestion Stocks/Réservation web,
o
Dans le filtre (en haut de l'écran), saisissez soit un n° client soit un nom et pour afficher la
réservation client
o
Sélectionnez la ligne correspondante, cliquez sur le bouton "Transformer" (idem commande
bijouterie)
1.2. L E PRODUIT ARRIVE DU STOCK SIEGE
(Pas dans votre vitrine)
Le bon de réservation vous indique que le produit est en attente de réception du siège.

Vous devez classer le document dans le trieur des commandes (comme une commande bijouterie)

Pensez à surligner le nom du client en rose.
A réception des caisses bleues, les commandes web sont isolées des autres réceptions (réapprovisionnements
et commandes bijouterie)
Repérez la réservation Web : sur le bon "sortie d'article" du produit, apparaît le message "Transfert siège

pour réservation Web".

Récupérez le bon de réservation dans le trieur des commandes

Insérer les bons et le produit dans un sachet zippé,

Déposez la réservation dans l’un des bacs de commandes et mises de côté client en attente du passage
du client.
Transformez la réservation web en facture (idem paragraphe Produit disponible dans votre bijouterie)

1.3. S UPPRESSION DE LA RESERVATION WEB
LE CLIENT NE SOUHAITE ANNULER SA RESERVATION : SUPPRIMEZ LA DEMANDE
Menus Gestion Stocks/Réservation web

Recherchez votre réservation dans la liste (utilisez le filtre)

Cliquez sur le bouton "supprimer"

Préciser la raison de l'annulation

Saisir le retour siège du produit (fiche de requalification à renseigner sur l'écran)
LE DELAI DE RESERVATI ON EST DEPASSE
Un document "Suppression des mises de côté et réservations web " est édité tous les matins
Sur cette édition est annoté "Produit à requalifier"
Suivez la procédure décrite dans le paragraphe Suppression de la réservation Web

1.4. C ONSULTATION DES RESERVATIONS TRAITEES
Menus Gestion Stocks/Réservation web

Dans le filtre (en haut de l'écran), saisissez soit un n° client soit un nom et pour afficher la réservation
client.

Cochez la case "Traités" puis cliquez sur le bouton "Rafraîchir"
XXII.
ANIMATION COMMERCIALE
1.1. L E CODE ACTION
Le code est lié à des avantages (remise et ou cadeau) suite à des animations : bijouterie – Vad – Web
Chaque code action fait référence à un support (catalogue, flyer etc). Ces codes permettent de déterminer à
partir de quel support le client effectue son l'achat.
CODE AFFICHE PAR DEFAUT SUR LE PORTAIL
Il n'affecte aucun avantage
MAGXXX (XXX correspond à la collection en cours ainsi que l'année)
Ex : MAGP15 (action en bijouterie Printemps 2015)
PRINCIPAUX CODES GENERIQUES
N'attribuent aucun avantage
MAG
VAD
SAV
+ P15 (pour collection Printemps 2015. Change à chaque collection
WEB
Remarque :
Les actions commerciales de type VAD n'appliquent pas de remise sur les références spécifiques bijouterie ni sur
les prestations SAV.
Le code ANNIPxx, est une action bijouterie qui peut appliquer la remise sur une prestation SAV
XXIII.
COMMANDE PLATEFORME
La plateforme est un regroupement de bijouteries défini permettant d'avoir un produit rapidement sans passer par
le siège.
Les conditions d'utilisation de la commande plateforme :
Le produit demandé doit être disponible dans la bijouterie faisant partie de la plateforme
-
Actuellement, ne concernent que les bijouteries parisiennes
Opéra (111) – Montparnasse (216) – Boulogne (217) – Passy (219) – Aubervilliers (222)
La commande doit être urgente
-
1.1. C OMMANDE SUR LE PORTAIL
AU NIVEAU DE LA SAISIE DE LA LIGNE PRODUIT
Saisir et valider la référence du produit

Le système vous propose d'emblée le stock siège ou bijouterie
Actionner l'option Plateforme qui ne sera proposée que si le produit est disponible dans l'une des

bijouteries de la plateforme.
C'est le système qui détermine la boutique dans laquelle le produit sera extrait

Valider la ligne produit

Prévenir le coursier afin qu'il récupère le produit dans la bijouterie
1.2. EXTRACTION DANS LA BIJOUTERIE
Edition d'une demande d'extraction avec mention spéciale Plateforme ce qui implique traitement de la demande
urgent
SUR LE PORTAIL BIJOUT ERIE

Valider la demande à partir du menu Gestion Stocks/Extractions

Déposer dans une bannette toutes les demandes qui seront remises au coursier dès passage
1.3. R ECEPTION DE LA DEMANDE EN BIJOUTERIE
SUR LE PORTAIL BIJOUT ERIE

Valider la demande à partir du menu Gestion Stocks/Réceptions

Transformer votre commande
1.4. C AS PARTICULIER DE CO MMANDE SPECIALE
Si le produit de la commande fait l'objet d'une commande spéciale et que le bijou se trouve dans l'une des
bijouteries de la plateforme :

Passer votre la commande sur le portail

Contacter le gestionnaire afin qu'il génère une demande d'extraction dans la bijouterie qui doit extraire le
bijou de sa vitrine.
La bijouterie qui doit envoyer le produit doit:

Scanner le bon d'extraction en expédition dans une caisse bleue et préciser dans le commentaire "déjà
servi par coursier donc absent de caisse bleue"
A réception du produit, vous contacter le service DRB ou Informatique pour validation de la demande d'extraction
sur le portail (Gestion stock)
Procédure à
valider
XXIV.
ERREUR DESTINATION PRODUITS
1.1. P RODUITS ( REAPPROVISIONNEMENT / COMMANDES )
Réception de produits qui ne vous sont pas destinés.
S U R L E P O R T A I L B I J O U T E R I E /C A I S S E S B L E U E S /R E C E P T I O N

Ajouter un contenant

Scanner le BL, saisir les références des produits dans le commentaire.
MESSAGE A ENVOYER AU SIEGE

Adresser à Michèle Houillon avec copie à Sos Régulstock

Expliquer et préciser dans le mail, les références et la caisse contenant les produits

Imprimer le mail
SACOCHE BLEUE

Insérer les produits à retourner ainsi que l'édition du mail

Sur la sacoche, indiquer la mention "Pour Michèle Houillon"
S U R L E P O R T A I L B I J O U T E R I E /C A I S S E S B L E U E S /E X P E D I T I O N

Ajouter un contenant

Saisir les références des produits dans le commentaire.
1.2. C AS PARTICULIER
Les références du bon de livraison sont différentes de celles du sachet
S U R L E P O R T A I L B I J O U T E R I E /C A I S S E S B L E U E S /R E C E P T I O N

Scanner le BL, déclarer en "manquant" les références affichées

Sur le même écran saisir en "plus" les références contenues dans le sachet
MESSAGE A ENVOYER AU SIEGE

Adresser à Michèle Houillon avec copie à Sos Régulstock

Expliquer et préciser dans le mail, les références et la caisse contenant les produits

Imprimer le mail
SACOCHE BLEUE

Insérer les produits à retourner ainsi que l'édition du mail

Sur la sacoche, indiquer la mention "Pour Michèle Houillon"
S U R L E P O R T A I L B I J O U T E R I E /C A I S S E S B L E U E S /E X P E D I T I O N

Ajouter un contenant

Saisir les références des produits dans le commentaire.