Informations pratiques

Séminaire des régions ultrapériphériques françaises :
«Les régions ultrapériphériques dans l’Union
européenne : des atouts et potentiels à partager»
Guadeloupe, du 2 au 4 juin 2015
INFORMATIONS PRATIQUES
www.europe-en-france.gouv.fr/seminaire-rup-francaises-2015
Ce séminaire est cofinancé par l'Union européenne dans le cadre du programme Europ’Act.
L'Europe s'engage en France avec le Fonds européen de développement régional.
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CONTACTER L’ORGANISATION
Pour toute question relative à votre inscription et à l’organisation de votre séjour
(réservation de votre hébergement, transferts sur place), vous pouvez contacter le
secrétariat du séminaire directement à l’adresse électronique suivante :
[email protected].
Vous pouvez consulter également la page internet dédiée au séminaire via l’url
suivant :
www.europe-en-france.gouv.fr/seminaire-rup-francaises-2015
LIEU DU SEMINAIRE
La Créole Beach Hôtel & Spa
Pointe de la Verdure
97190 Gosier, Guadeloupe
Tél. : +590 (0) 5 90 90 46 46
Pour toute demande d’envoi de documentation pour le séminaire, merci d’adresser
un mail au secrétariat :  [email protected].
CONSEILS PRATIQUES
FORMALITES pour les vols
Carte d'identité ou passeport en cours de validité.
DECALAGE HORAIRE
Moins 5h00 en été par rapport à la France métropolitaine.
Prévoir un anti moustique
Ce séminaire est cofinancé par l'Union européenne dans le cadre du programme Europ’Act.
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INSCRIPTION
L’inscription au séminaire est gratuite mais obligatoire pour tous les participants
et les intervenants.
Merci de bien vouloir procéder à votre inscription sur la page internet dédiée au
séminaire :
www.europe-en-france.gouv.fr/seminaire-rup-francaises-2015
La date limite des inscriptions est le dimanche 17 mai 2015.
Lors de votre inscription, vos coordonnées professionnelles (adresse, n° de téléphone,
mail…) vous seront demandées. Ces informations seront diffusées sur la liste des
participants remise lors du séminaire et transmise aux organisateurs. Votre
participation vaut acceptation de cette disposition.
Dans le cas contraire, vous devez adresser un mail au secrétariat du séminaire :
[email protected].
Dans le cadre du séminaire des photos et des vidéos seront réalisées et auront
vocation à être utilisées et diffusées par les organisateurs à des fins de
communication sur les programmes européens, et en aucun cas à des fins
commerciales. Votre participation vaut acceptation de cette disposition.
Dans le cas contraire, vous devez adresser un mail au secrétariat du séminaire :
[email protected].
ORGANISATION DE VOTRE SEJOUR
Transports aériens
Les réservations et les frais de transport aérien sont de la responsabilité
et à la charge de chaque participant.
Transferts sur place
Des transferts sur place seront organisés entre les différents lieux du séminaire selon
le programme définitif : aéroport (arrivées/départs de Pointe-à-Pitre), hôtels, lieux
pour les dîners, lieux des visites…
1. Les transferts à l’arrivée et au départ des vols
Les transferts ne seront assurés que pour les participants ayant fourni toutes les
informations complètes relatives à leurs vols (arrivée/départ) lors de leur inscription
(dates, horaires, compagnies aériennes et n° de vol).
Ce séminaire est cofinancé par l'Union européenne dans le cadre du programme Europ’Act.
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Transferts à l’arrivée :
 le lundi 1er juin 2015
 uniquement de l'aéroport Pôle Caraïbes vers les hôtels de la zone du
Gosier réservés par l’organisation (hôtels : Créole Beach, Auberge de la
Veille Tour et Canella Beach).
 le mardi 2 juin 2015
 entre 7h00 et 10h00 : uniquement de l'aéroport Pôle Caraïbes et l’hôtel
Créole Beach (hôtel du séminaire, sans passer par votre hôtel).
Transferts au départ :
 le jeudi 4 juin 2015
 entre 12h30 et 15h00 : uniquement entre les hôtels réservés sur la zone
du Gosier par l’organisation (hôtels : Créole Beach, Auberge de la Veille Tour
et Canella Beach) et l'aéroport Pôle Caraïbes.
 au retour des visites : entre le lieux des dernières visites et l'aéroport Pôle
Caraïbes, sans repasser par les hôtels, selon les horaires des vols en départ.
2. Les autres transferts
Selon le programme définitif, les autres transferts entre les différents lieux seront
organisés, aller-retour, entre les hôtels réservés sur la zone du Gosier par
l’organisation (hôtels : Créole Beach, Auberge de la Veille Tour et Canella Beach) :
- et les lieux des dîners,
- et les circuits de visites du jeudi 4 juin.
Note : les points de rendez-vous et les horaires pour le départ des
transferts seront affichés à la réception de ces 3 hôtels.
RESTAURATION
Selon le programme définitif du séminaire, la restauration sera prise en charge par
l’organisation, pour :
 les déjeuners du mardi 2 et mercredi 3 juin,
 le déjeuner uniquement pour les participants aux visites du jeudi 4 juin,
 le cocktail dînatoire du lundi 1er juin
 les dîners du mardi 2 et du mercredi 3 juin.
En-dehors des repas indiqués ci-dessus, les frais de restauration sont à la charge de chaque
participant.
Tout repas pris à l’extérieur du séminaire ne sera pas remboursé.
Tous les «extras» sont à la charge du participant (boissons hors restauration prise en charge
par l’organisation…).
Ce séminaire est cofinancé par l'Union européenne dans le cadre du programme Europ’Act.
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HEBERGEMENT
L’hébergement sur place en Guadeloupe est à la charge de chaque participant.
Pour le séminaire, l’organisation a pré-réservé un certain nombre de chambres, de
catégories et de standing différents, dans des hôtels situés uniquement sur la zone
du Gosier, à toute proximité de l’hôtel La Créole Beach.
Les conditions de réservation et de paiement
1). Les conditions de réservation
Pour les participants qui souhaitent bénéficier des tarifs négociés sur les
hébergements, la réservation se fera directement via le module d’inscription en
ligne, sur www.europe-en-france.gouv.fr/seminaire-rup-francaises-2015.
Le nombre de chambres pré-réservées par catégorie étant très limité, la réservation
sera faite en fonction de la disponibilité de l’hôtel (les premiers inscrits seront
prioritaires).
2) Le paiement
Chaque participant réglera sa réservation d’hébergement, à réception de la facture
proforma, directement auprès du secrétariat du séminaire :
- soit par virement (RIB indiqué sur la facture proforma),
- soit par carte bancaire (Visa ou Mastercard, l’autorisation de prélèvement CB sera
jointe en annexe de la proforma).
Cas particulier : participant pris en charge par son administration
Tout participant pris en charge directement par son administration
devra impérativement transmettre par à l’adresse mail 
[email protected] :
- une copie du mandat administratif ou du bon de commande,
- ainsi qu’un bordereau de paiement avant le séminaire pour garantir la
réservation de l’hébergement.
Dans tous les cas, la réservation ne sera confirmée définitivement
qu’après paiement par le participant ou réception du mandat administratif,
avant le début du séminaire.
Toute réservation non soldée ou non garantie auprès du secrétariat du
séminaire avant le 24 mai 2015 sera automatiquement annulée.
Toute chambre non annulée dans les délais ou non occupée sans
annulation, selon les conditions de chacun des hôtels suivants, sera
facturée au participant plein tarif et sur toute la durée du séjour réservé.
Ce séminaire est cofinancé par l'Union européenne dans le cadre du programme Europ’Act.
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Informations générales sur les hébergements
-
les chambres peuvent être prêtes pour 14h00 le jour de l’arrivée, et doivent être
libérées pour 11h00 au plus tard le jour du départ,
-
pour un départ tardif, la demande est à faire auprès de la réception de l’hôtel, le
jour du départ,
-
pour les arrivées tardives, l’organisation s’assurera auprès des hôtels des
réservations et les préviendra des horaires des arrivées.
Enfin des consignes seront données au préalable à chacun des hôtels sur la non
prise en charge des extras (bar, téléphone, internet,...) par l'organisation. Par
conséquent, ces extras devront être réglés directement par le participant lors du
check out de sa chambre, le jour de son départ, lors de la remise de sa clé à la
réception.
La Créole Beach hôtel & Spa
Hôtel où se déroule séminaire

Hôtel 4 étoiles, situé à la Pointe de la Verdure, sur la commune du Gosier :
www.creolebeach.com
1). Les chambres
L'aménagement et l'équipement des chambres, les plus
spacieuses de l'île, en font un lieu de résidence apprécié et
de qualité, toutes décorées avec raffinement qui allient bois,
tomettes et cotonnades blanches.
Pour le séminaire, l’hôtel mettra à disposition 2 catégories de chambres : Confort et
Corail.
1a). Les chambres en catégorie Confort
Vue jardin, elles sont équipées :
- d’une climatisation individuelle,
- de 2 grands lits de 140 cm,
- d’une télévision câblée,
- d’un téléphone direct international,
- d’un petit coffre-fort, d’un mini réfrigérateur,
et d’une salle de bains avec :
- baignoire avec produits d’accueil,
- et d’un sèche-cheveux.
photo non contractuelle
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1b). Les chambres en catégorie Corail
Vue mer, elles sont équipées :
- d’une climatisation individuelle,
- de 2 grands lits de 140 cm,
- d’une télévision câblée,
- d’un mini réfrigérateur,
- d’un téléphone direct international,
- d’un petit coffre-fort,
photo non contractuelle
et d’une salle de bains avec :
- baignoire, produits d’accueil, sèche-cheveux et peignoir.
Pour information pour toutes les catégories de chambres :
. possibilité de chambres communicantes,
. certaines chambres accessibles aux personnes à mobilité réduite.
: connexion wifi payante dans tout l’hôtel
2). Les tarifs
Les tarifs indiqués ci-dessous ne seront garantis que jusqu’au 17 mai
2015 uniquement, au-delà ce seront les tarifs publics de l’hôtel qui
s’appliqueront selon disponibilité.
Tarifs TTC (PDJ + taxe de séjour compris, 1 € par personne) / nuit / chambre
HOTEL
CREOLE BEACH
PERIODE
CONFORT
du 1er au 4 juin,
soit 3 nuitées
Confort
du 1er au 4 juin,
soit 3 nuitées
Corail
CATEGORIE DE
CHAMBRE
simple
au 17.05.2015
QUANTITE
55
double/twin
simple
€ TTC
131.00
163.00
15
double/twin
143.00
175.00
3) Les conditions de modification et d’annulation de l’hôtel
Toute demande de modification ou d’annulation de réservation devra être adressée,
par mail dans les plus brefs délais à l’adresse du secrétariat du séminaire :
[email protected].
Frais d’annulation :
entre 30 et 7 jours avant la date d’arrivée :
2 nuits du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne annulée,
sur la base d’une réservation de 3 nuits, la totalité du séjour pour une durée
inférieure.
entre 6 jours et la date d’arrivée :
la totalité du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne
annulée.
Non présentation à l’arrivée :
la totalité du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne
annulée.
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L’Auberge de la Vieille Tour
Hôtel situé à 8 minutes en voiture de l’Hôtel La Créole Beach

Hôtel 4 étoiles, situé à proximité de
Pointe-à-Pitre, l'Auberge de la Vieille Tour, est
e
construite autour d'un moulin à vent du 18 siècle et
sur un jardin tropical : www.auberge-vieille-tour.fr
1). Les chambres
L'hôtel se compose de 103 chambres réparties
sur 3 niveaux, en 3 catégories de chambres :
supérieure, privilège et luxe front de mer.
Pour le séminaire, l’hôtel mettra uniquement des chambres supérieures à
disposition :
Toutes très spacieuses, elles sont équipées :
- d’une climatisation individuelle, avec
contrôle de la température,
- d’un téléphone direct et d’un accès internet,
- d’une télévision par câble et satellite,
- d’un coffre individuel,
- d’un mini-bar…,
et d’une salle de bains avec :
- baignoire,
- produits d’accueil,
et d’un sèche-cheveux, et d’un peignoir.
Elles sont équipées du concept de literie MY
BED, et dispose toute d’un plateau de
courtoisie (bouilloire, café/thé…).
photo non contractuelle
Pour information :
. possibilité de chambres communicantes,
. chambres accessibles aux personnes à mobilité réduite.
. connexion wifi gratuite dans tout l’hôtel.
2). Les tarifs
HOTEL
Auberge de la Vieille Tour
PERIODE
CONFORT
du 1er au 4 juin,
soit 3 nuitées
Supérieur
CATEGORIE DE
CHAMBRE
simple
twin
QUANTITE
10
€ TTC
161.00
162.00
Pas de
com /
Asp Frais de
gestion
com 8
%
10.00
10.00
3) Les conditions de modification et d’annulation de l’Auberge de la Vieille Tour
Toute demande de modification ou d’annulation de réservation devra être adressée,
par mail dans les plus brefs délais à l’adresse du secrétariat du séminaire :
[email protected].
Frais d’annulation :
entre 20 et 10 jours avant la date d’arrivée :
pas de frais d’annulation,
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entre 9 et 5 jours avant la date d’arrivée :
1 nuitée sera facturée,
moins de 5 jours avant la date d’arrivée :
la totalité du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne
annulée.
Non présentation à l’arrivée :
la totalité du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne
annulée.
La résidence-hôtel Canella Beach
Hôtel situé à 5 minutes en voiture de l’Hôtel La Créole Beach

Hôtel résidence 3 étoiles, situé à
la Pointe de la Verdure, réunit tous les services
d’un hôtel et offre l’indépendance d’une
résidence hôtelière :
www.canellabeachhotel.com
1). Les studios
La résidence-hôtel se compose 145 studios, appartements duplex et suites, meublés
de rotins et parfaitement équipés.
Pour le séminaire, le Canella Beach mettre à disposition des studios en catégorie
standard uniquement et tous équipés :
- de l'air conditionné avec réglage
individuel,
d'une salle de bains / douche avec WC
séparés,
de lits jumeaux ou d'un grand lit,
d'un coin salon avec canapé-lit,
d'une TV câblée, avec plus de 30 chaînes,
d'un téléphone avec attribution d'un
numéro direct,
d'un coffret de sûreté gratuit, clef à la
réception,
d'une loggia avec table ronde et chaises,
d'une kitchenette entièrement équipée
avec réfrigérateur,
de deux plaques chauffantes,
de la vaisselle de trois à 6 personnes
selon le type de location
photos non contractuelles
Pour information :
. possibilité de studios communicants,
. certains studios sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.
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2). Les tarifs
Les tarifs indiqués ci-dessous ne seront garantis que jusqu’au 17 mai
2015 uniquement, au-delà ce seront les tarifs publics de l’hôtel qui
s’appliqueront selon disponibilité.
HOTEL
Canella Beach
PERIODE
CONFORT
du 1er au 4 juin,
soit 3 nuitées
Standard
CATEGORIE DE
CHAMBRE
simple
QUANTITE
70
twin
€ TTC
78.00
115.00
3) Les conditions de modification et d’annulation de la résidence-hôtel
Toute demande de modification ou d’annulation de réservation devra être adressée,
par mail dans les plus brefs délais à l’adresse du secrétariat du séminaire :
[email protected].
Frais d’annulation :
entre 20 et 10 jours avant la date d’arrivée :
pas de frais d’annulation,
entre 9 et 5 jours avant la date d’arrivée :
1 nuitée sera facturée,
moins de 5 jours avant la date d’arrivée :
la totalité du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne
annulée.
Non présentation à l’arrivée :
la totalité du montant net hébergement en petit-déjeuner par personne
annulée.
Ce séminaire est cofinancé par l'Union européenne dans le cadre du programme Europ’Act.
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