Mode opératoire de réservation du nouveau portail

Mode opératoire de réservation
Services de visioconférence et audioconf
SIT’N START
Tous les moyens de connexions possibles
Portail : Login
Adresse URL du portail : https://www.sitnstart.fr
Cliquer sur Espace personnel et
Saisir le login / mdp
En cas de perte du mot de
passe, cliquez sur ce lien
pour le régénérer
Portail : Accueil
Paramétrages
de son compte
Faire une
réservation
instantanée
Accéder au
menu
d’administration
du portail
Faire une
réservation
planifiée
Formulaire de
contact en ligne
Déconnexion
Accéder à une
réservation déjà
enregistrée
Portail : Réunion instantanée
Obtenir immédiatement par mail une salle de réunion virtuelle pour faire une visio.
/!\ En mode réunion instantanée, la connexion est à l’initiative des participants
(pas de connexion par le VNOC Rétis)
Saisir un titre
Saisir la durée de la
réunion (2h par défaut)
Renseigner les participants qui
recevront automatiquement par mail
les modalités de connexion (facultatif)
Saisir les mails des participants non
présents dans la liste du champ
précédent
Valider la demande. Vous recevrez instantanément
par mail les modalités de connexion à la salle
virtuelle, charge à chaque participant de se
connecter
Portail : Réunion Planifiée
Planifier la réservation d’un salle de réunion virtuelle pour faire une visio.
/!\ En mode réunion planifiée, vous pouvez bénéficier de l’assistance Rétis pour vous
connecter (connexion de chaque équipement Visio référencés dans la réservation par la
conciergerie)
(pas de connexion par le VNOC Rétis des équipements mobiles)
Titre de la
réunion
Date
Durée
Heure de début
Ajout des
salles visio
hors Client à
connecter
Liste des salles
visio qui doivent
être connectées
par Rétis
Liste des
participants qui
recevront les
modalités de
connexion par
mail
Message
personnalisable
qui apparaitra
dans le mail de
confirmation de
réservation
Ajout d’un
participant
non
présents la
liste
déroulante
Portail : Réunion Planifiée
Options des réservations planifiées
Créer une réunion
périodique
Demander l’enregistrement vidéo
de la visio (il faut s’assurer que
tous les participants soient
informés de cet enregistrement).
Le fichier sera mis à disposition
après la visio.
Option à cocher si vous souhaitez
une audioconf sans aucune
connexion visio
Possibilité de renseigner
l’organisateur de la réunion si
différent de la personne qui fait la
réservation (l’organisateur doit
avoir un compte sur le portail)
Portail : Réunion Planifiée
Valider la réservation
Cliquer sur Planifier
pour valider la
réservation
A l’issue de cette planification, la personne qui fait la réservation,
l’organisateur différent (si option renseignée) et tous les participants
renseignés dans la réservation recevront une confirmation de
réservation par mail avec les modalités de connexion.
Portail : Afficher une réservation
Cliquer sur
Réservations
Rechercher votre
réservation au
moyen du moteur de
recherches
Cliquer sur votre
réservation pour
l’afficher
Portail : Supprimer ou modifier une réservation
Rechercher la réservation concernée dans le menu Réservation
Suppression :
Cliquer sur l’icone
de suppression
Puis valider la
suppression
Modification :
Afficher la
réservation
Faire les
modifications
Valider la
réservation modifiée
Portail : Menu administration
Menu accessible uniquement pour les comptes « admin client »
Gestion des utilisateurs
Modification du
compte
Création d’un
nouveau compte via
formulaire
Création de comptes
« collaborateur » via
import fichier csv
Téléchargement
modèle fichier csv
2 profils possibles :
- Admin client (voit toutes les
réservations et accède au menu
administration)
- Collaborateur (ne voit que ses
réservations)
Désactivation du
compte (un mail est
envoyé à l’utilisateur
pour l’informer)
Portail : Menu administration
Menu accessible uniquement pour les comptes « admin client »
Gestion des salles
Modification de la
salle
Création d’une salle
via formulaire
Création d’une salle
via import fichier csv
Téléchargement
modèle fichier csv
IP de la salle : un test est
recommandé avec la conciergerie
pour tester son fonctionnement
avant enregistrement
Sélection du contact technique de la
salle (qui doit avoir un compte sur le
portail)
Désactivation d’une
salle (un mail est
envoyé au contact
technique de la
salle)
Questions ?
Si vous avez des questions
merci de contacter votre
VNOC :
- Mail : [email protected]
- Tel : 02.99.06.34.64