ADMISSION POST-BAC 2013 NOTE TECHNIQUE

ADMISSION POST-BAC 2013
NOTE TECHNIQUE
ANNEXE 3
SAIO - Novembre 2012
Réf : 12.292c
LE SITE « ADMISSION POSTBAC » EST ACCESSIBLE :
y Aux élèves à l’adresse http://www.admission-postbac.fr (site candidats) pour consulter l’information sur les formations et se porter candidat ;
y Aux établissements d’origine et d’accueil à l’adresse https://gestion.admission-postbac.fr (site établissements), avec un identifiant (n° UAI de l’établissement) et un mot de passe.
Si le mot de passe n’a pas été conservé, contacter le SAIO.
à
à
L’administrateur du site établissement gère les opérations à réaliser dans APB et crée les comptes des utilisateurs.
Les professeurs et les chefs d’établissement disposent d’un accès en tant qu’utilisateurs avec un identifiant et un mot de passe spécifiques communiqués par
l’établissement. Ils assurent le suivi des classes et la saisie des notes et des appréciations en ligne.
GUIDES ET INFORMATIONS
y Pour chacune des opérations à réaliser au cours de la procédure, des guides d’utilisation de l’application sont accessibles :
- aux élèves, sur la page d’accueil du site candidats ;
- aux établissements d’origine et d’accueil, sur le site de gestion des établissements, rubrique « informations », onglets « guide » et « informations générales ».
y Des informations importantes sont diffusées régulièrement sur le site de gestion des établissements sous l’onglet « Fil info ». L’administrateur peut cocher les utilisateurs destinataires
de ces informations dans la rubrique « comptes » et « gestion des utilisateurs ».
y Les guides académiques du candidat et du professeur principal sont transmis par le SAIO. Ils sont également consultables sur le site de l’académie: www.ac-grenoble.fr rubrique
orientation / les grandes étapes de l’orientation.
SIGNALE : Les dossiers des élèves de Terminale seront initialisés par une remontée SIECLE de l’établissement entre le 1er décembre 2012 et le 15 janvier 2013. Les élèves ne
pourront pas s’inscrire sur APB si la remontée n’a pas été effectuée. Ils n’auront ainsi plus à saisir leur scolarité. S’ils constatent une erreur, l’établissement aura la
possibilité de corriger.
NOUVEAUTE : Un accès au site de test d’APB est mis à disposition des établissements d’origine afin de familiariser les élèves de Première à l’application : www.simulation-apb.fr.
REMONTEE DES NOTES DE PREMIERE ET TERMINALE
L’expérimentation de la remontée automatique des notes pour les bacs généraux et les bacs technologiques est reconduite en 2013 sur la base du volontariat des établissements
d’origine.
NOUVEAUTE : Cette année, la remontée automatique des notes pour les bacs professionnels est également possible.
y Les établissements sont fortement incités à utiliser cette procédure afin d’anticiper la dématérialisation ultérieure des dossiers.
y Un document est mis à disposition des établissements d’origine, afin de les aider à préparer la remontée de notes en amont, notamment au moment de la configuration de leur logiciel
de gestion de notes. Ce document est disponible en ligne dans « informations générales ».
IMPORTANT : La charte signée par les établissements d’accueil précise que ceux-ci s’engagent à ne pas procéder à des admissions parallèles dans les formations qui recrutent par la
procédure APB.
CONTACTS UTILES : La messagerie accessible par la rubrique « nous contacter » permet un lien télématique direct avec le SAIO.
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DETAIL DES OPERATIONS
Mois
Candidat
Etablissement d’origine
Etablissement d’accueil
Du 2 novembre au 30 novembre :
Paramétrage des formations
Octobre
Novembre
Information - conseil sur les formations après
le
baccalauréat
auprès
du
conseiller
d’orientation-psychologue,
du
professeur
principal, du CIO….
Organisation de séances d’Information sur les
formations, les parcours possibles dans les voies de
l’enseignement supérieur, l’insertion professionnelle…
A partir du 3 décembre :
Début décembre et obligatoirement avant
le 15 janvier :
Accès à l’information sur le site admission
post-bac :
- Remontée des données
établissements d’origine.
SIECLE
par
- Mise à jour et vérification sur le site admissionpostbac des données concernant le descriptif de
l’établissement et de ses formations
- Validation du récapitulatif de paramétrage, sachant
qu’une formation ne pourra apparaître aux
candidats sur le module de recherche que
lorsque la validation du paramétrage aura été
effectuée.
- Actualisation du site de l’établissement et saisie
de l’adresse Internet de ce site afin qu’un lien
puisse être établi sur APB
les
- information sur la procédure : consultation du
Attention : Les élèves ne pourront pas s’inscrire
« guide du candidat » en ligne
sur APB si la remontée n’a pas été
- recherche dynamique de formations (selon
effectuée.
des critères géographiques, types de
formation ou spécialités)
Dans les jours qui suivent les conseils de classe
du
1er trimestre de terminale et avant le 1er février :
- information sur les formations et les
établissements …
Décembre
Consultation du « guide du candidat » du
SAIO en ligne sur le site de l’académie
(rubrique orientation).
Remontée des notes et appréciations du premier
trimestre de terminale par les établissements
volontaires.
Courant décembre :
- Organisation de réunions d’information pour les
élèves (premières, terminales) et les enseignants
- Sensibilisation des élèves à la démarche, aide à la
réflexion par les membres de l’équipe éducative
(professeur principal, COP, CPE…)
- Distribution à chaque élève de terminale du guide
après- bac 2013 de l’ONISEP Grenoble
- Mise en ligne des guides APB 2013 du candidat et
du professeur principal élaborés par le SAIO
- Mise à disposition d’ordinateurs avec connexion
Internet pour les élèves de terminale.
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Jusqu’au 20 janvier :
Du 20 janvier au 20 mars :
Saisie, validation et classement des vœux
Le candidat constitue son dossier :
y Il vérifie (ou renseigne) les rubriques sur
sa
- Vérification de la saisie du numéro OCEAN des
élèves.
y Il sélectionne ses candidatures (L1, BTS,
- Saisie des noms des professeurs par matière et
par classe de terminale.
son identité, ses
scolarité actuelle.
DUT, CPGE….)
déroulants.
à
coordonnées,
partir
des
menus
Du 20 janvier au 20 mars :
y Il classe ses candidatures selon sa
préférence (il pourra modifier l’ordre de
ses vœux jusqu’au 31 mai).
y Il peut déjà commencer à valider ses
Janvier
Février
Mars
- Saisie des intitulés des classes de terminale et du
nom des élèves (pour les établissements ne figurant
pas dans la BEA)
candidatures (il pourra le faire jusqu’au 2
avril).
Rappel : Un vœu validé ne peut plus être
retiré de la liste. Il peut ne pas
être classé mais il continue à
compter dans le nombre de
vœux autorisés.
La validation n’interdit pas la modification de
certains éléments du dossier (CV, lettre de
motivation…) jusqu’à la date limite (le 2 avril).
20 janvier : Début de la phase d’orientation
active pour les vœux L1.
20 mars :
Fin de l’enregistrement des
candidatures.
Jusqu’au 2 avril : Le candidat complète son
dossier :
y Il
termine la
candidatures
validation
de
20 janvier : Début de la phase d’orientation active
pour les vœux L1
ses
y Il imprime ses fiches de candidatures et
éventuellement ses fiches internat
y Il saisit les informations relatives aux
dossiers dématérialisés (saisie de notes,
lettres de motivation, …)
y Il rassemble les pièces constitutives de
ses dossiers-papier de candidature
(lettres de motivation, bulletins scolaires,
fiches de candidature,…). Remarque : la
fiche pédagogique est facultative pour les
candidats déjà bacheliers.
y Il envoie lui-même ses dossiers-papier
Suivi et accompagnement des élèves de
Terminale dans leurs démarches d’inscription par le
professeur principal et le conseiller d’orientationpsychologue.
Le professeur principal dispose d’un accès spécifique
au site qui lui permet de visualiser en temps réel, pour
les élèves de la classe dont il a la charge, la
progression de leurs démarches. Il peut ainsi vérifier si
les élèves :
- ont constitué un dossier Internet d’inscription,
- ont sélectionné des candidatures,
- ont imprimé leurs fiches de candidature.
Il n’a pas connaissance des demandes exactes
(seulement les types de formations demandées) ni de
l’ordre des vœux retenu par l’élève.
L’établissement d’origine accède aux mêmes
fonctionnalités que le professeur principal mais pour
l’ensemble des classes de terminale de son
établissement.
Du 20 janvier au 20 mars :
Suivi statistique des inscriptions
L’établissement peut suivre la progression du nombre
d’inscriptions pour ses formations.
Il dispose également de données l’informant sur la
progression des inscriptions sur l’ensemble des
établissements qui proposent la même formation.
Du 1er mars au 2 avril :
Saisie en ligne des notes et appréciations par les
professeurs et de l’avis par le chef d’établissement
sur la fiche pédagogique.
- Il est recommandé de commencer cette saisie à
partir du 21 mars car les élèves peuvent ajouter des
candidatures jusqu’au 20 mars.
- Les appréciations sont modulables en fonction du
type de formation.
- Le professeur principal peut suivre sur le site
l’avancement de la saisie des notes et appréciations
par les enseignants de la classe dont il a la charge.
Au plus tard le 28 mars : Remontée des notes du
2ème trimestre et mise à
disposition des bulletins aux
élèves.
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2 avril : Date limite d’envoi des dossierspapier.
Suivi et accompagnement des élèves dans leurs
démarches par le professeur principal et le
conseiller d’orientation-psychologue
Du 2 avril au 30 avril : Saisie des capacités
- la capacité d’accueil officielle pour chaque formation
(pour les STS, ce chiffre est transmis par le SAIO).
- le nombre de candidats à appeler (sur-affectation
généralement limitée à 20%)
4 avril : Récupération des listes des candidats
inscrits pour les commissions d’admission.
Les établissements ont accès aux fichiers Excel
candidats (un par formation).
Pour chaque candidat, le fichier mentionne des
renseignements sur la scolarité actuelle, la fiche
pédagogique comportant les notes et avis saisis par
les professeurs (pour les élèves de terminale), le bac
d’origine et la mention (pour les candidats déjà
bacheliers), ….
Ces fichiers permettent aux établissements de faire
des tris informatiques pour préparer le travail des
commissions d’admission.
Remarque : L’ordre des vœux n’est pas communiqué.
Avril
Mai
Du 7 mai au 9 mai :
y En
se connectant à son dossier
électronique, le candidat peut vérifier si
tous ses dossiers sont bien parvenus
dans les établissements destinataires et s’ils
sont complets.
31 mai : Fin de la possibilité d’ordonner les
vœux.
De la mi-avril au 6 mai : Pointage
reçus
des
dossiers
Ce pointage se substitue à l’envoi d’un accusé de
réception.
Pour les dossiers incomplets, l’établissement doit
impérativement cocher en ligne les pièces
manquantes.
A partir du 16 mai : Saisie du nombre de places à
pourvoir (= capacité d’accueil
moins nombre de redoublants).
Du 7 mai au 30 mai :
- Organisation des commissions d’admission
- Classement des dossiers
- Saisie des classements arrêtés par les
commissions d’admission : un numéro d’ordre ou
la mention NC (non classé) doit être attribué à
chaque candidature
Le 30 mai (délai impératif) : Date limite de retour
des classements pour
toutes les formations
sélectives.
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Du 13 juin au 14 juillet :
Propositions d’admission
y Il y a trois phases successives. A chaque
phase, au mieux, une seule proposition est
faite au candidat, la meilleure possible par
rapport à sa liste de vœux, sachant que les
vœux moins bien classés s’annulent
automatiquement.
Exception : S’il obtient la mention « en
attente de contrat» pour une formation par
apprentissage, il conserve la possibilité de
recevoir une proposition d’admission sur un
vœu moins bien classé.
y Le candidat se connecte à son dossier
électronique pour savoir si une proposition
d’admission lui est faite. Si tel est le cas, il
doit y répondre dans un délai de 120 heures
(5 jours). Si le candidat ne répond pas à la
proposition d’admission, il est considéré
comme démissionnaire.
Juin
Juillet
y 1
ère
phase :
du 13 juin 14h au 18 juin 14h
y 2èmephase :
du 27 juin 14h au 2 juillet 14h
Suivi et accompagnement des élèves :
A partir du4 juin :
- Le professeur principal dispose d’un accès spécifique
au site qui lui permet de visualiser en temps réel,
pour les élèves de la classe dont il a la charge, la
progression de leurs réponses aux propositions
d’admission qu’ils reçoivent.
Phases de simulation (avant chaque phase de
proposition) :
- Certains candidats omettent de se connecter pour
répondre. Dans ce cas apparaît la mention « en
attente de réponse ».
L’établissement prend connaissance des données
disponibles sur le site afin de réajuster si nécessaire le
nombre de candidats souhaité (effectif avec suraffectation)
Du 13 juin au 19 juillet :
Phases de proposition d’admission :
Si le candidat ne répond pas à la proposition
d’admission,
il
est
considéré
comme
démissionnaire.
Suivi statistique des admissions (rubrique : suivi
admission mode réel)
ère
¾ 1
phase :
- Simulation : du 4 juin au 11 juin midi
- Admission : le 13 juin 14h
- Réponse des candidats avant : le 18 juin 14h
- Démission automatique des candidats sans
réponse : le 20 juin 14h
¾ 2ème phase :
- Simulation : du 21 juin au 25 juin midi
- Admission : le 27 juin 14h
y 3
- Réponse des candidats avant : le 2 juillet 14h
Quatre réponses sont possibles :
- Démission automatique des candidats sans
réponse : le 4 juillet 14h
ème
phase :
du 14 juillet 14h au 19 juillet 14h
y OUI définitif : le candidat accepte la
proposition et aucune autre proposition ne lui
sera faite.
y OUI MAIS : le candidat accepte pour l’instant
mais il maintient sa candidature pour ses
vœux mieux classés. Il doit alors participer à
la phase suivante.
Si, lors de la phase suivante, il souhaite
rester en OUI MAIS, il doit impérativement
confirmer cette réponse sous peine d’être
considéré comme démissionnaire.
Si une formation mieux placée lui est
proposée
ultérieurement,
il
perdra
automatiquement ses droits sur la
proposition actuelle.
¾ 3ème phase :
- Simulation : du 9 juillet au 12 juillet midi
- Admission : le 14 juillet 14h
- Réponse des candidats avant le : 19 juillet 14h
- Démission automatique des candidats sans
réponse : le 22 juillet 14h
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y NON MAIS : le candidat refuse la proposition
mais maintient sa candidature pour ses vœux
mieux classés.
Il n’est pas sûr d’avoir une autre
proposition et il ne pourra plus être admis
dans la formation qu’il refuse ni dans les
formations moins bien classées.
y DEMISSION Générale : l’élève ne se porte
Juin
Juillet
plus candidat pour les formations gérées
dans l’application. Il convient de s’assurer
qu’il a bien d’autres projets.
Rappel : Lors de la troisième phase, seules
deux réponses sont possibles pour
les formations à temps plein : « OUI
définitif » ou « DEMISSION ».
Exception : La réponse « OUI MAIS » reste
possible jusqu’à début septembre uniquement si
le candidat a obtenu la mention « en attente de
contrat » pour une formation par apprentissage
dans sa liste de vœux.
Inscription dans l’établissement : après avoir
répondu « oui définitif » à une proposition
d’admission, le candidat se conforme aux
instructions qui lui sont données sur le site par
l’établissement pour l’inscription administrative.
28 juin : Début de la procédure d’admission
complémentaire
y Elle s’adresse aux candidats qui n’ont pas eu
de proposition d’admission ou qui n’avaient
pas fait acte de candidature dans les délais.
y Cette
Fin Juin
Juillet
Août
Septembre
procédure
est
entièrement
informatisée. Le candidat constitue un
dossier Internet s’il ne l’avait pas fait et saisit
en ligne ses bulletins. Puis il se porte
candidat sur les formations ayant déclaré
disposer de places vacantes.
y Le candidat consulte régulièrement son
dossier électronique afin de savoir si une
proposition d’admission lui est faite. Si tel est
le cas, jusqu’au 31 août, il a une semaine
pour y répondre sur le site, faute de quoi la
place pourra être proposée à un autre
candidat. A partir du 1er septembre, le délai
de réponse passe à 24 heures.
15 septembre : Fin de la procédure
d’admission complémentaire.
Saisie des inscriptions administratives lors de
l’inscription administrative des élèves.
Suivi et accompagnement des élèves sans solution
pour la procédure d’admission complémentaire
A partir du 28 juin : Procédure d’admission
complémentaire :
Les établissements qui disposent de places vacantes
après avoir épuisé leurs listes de candidats classés
s’inscrivent à la procédure complémentaire.
Dès qu’un candidat postule pour l’une de ces
formations, l’établissement examine le dossier
électronique et décide ou non de faire une proposition
d’admission.
Si la proposition est faite avant le 31 août, le candidat
a une semaine pour répondre. A partir du 1er
septembre le délai de réponse passe à 24 heures.
15 septembre : Fin de la procédure d’admission
complémentaire.
Dans la semaine suivant la rentrée :
Saisie des présents à la rentrée.
6/6