Suivi budgétaire et financier des contrats

Justification et audits sur projets Européens
Suivi budgétaire et financier des contrats
Gestion budgétaire et financière du contrat
1 – Le principe de la gestion à l’avancement
2 – Règle spécifique pour les contrats du 7ème PCRD
3 – La fiche financière de suivi
4 – La fiche de prévision de dépenses pluri-annuelles
5 – Mise en place des crédits
6 – Extraction BFC / aide à la justification
7 – Ajustement des crédits en fin de contrat
Service financier et comptable – le pôle ressources
1 - Le principe de la gestion à l’avancement
Définition : C’est une méthode qui consiste à comptabiliser le chiffre d’affaire et le résultat au fur et à
mesure de l’avancement des opérations pour des contrats qui s’exécutent au moins sur deux exercices.
Dépenses réalisées depuis le début de l’opération
Produit à l’avancement = ------------------------------------------------------------------------- * Prévision de recette sur la durée de l’opération
Prévisions de dépenses sur la durée de l’opération
Ajustement du produit à l’avancement = Produit à l’avancement – produit facturé depuis le début du projet
Non suivi à l’avancement
•
•
•
Subvention d’équipement (dont FEDER)
Subvention de fonctionnement à
caractère annuel
Les opérations à obligation de résultat ou
assimilés :
–
–
–
–
Les prestations de services,
Les colloques,
Les co-financements des BDI
etc…..
Suivi sur le 9ADO ou OTP suivant la
nécessité de justification
Suivi à l’avancement
•
Les opérations pluri-annuelles sans
obligation de résultat (à obligation de
moyens)
•
•
•
•
Les contrats de recherche dont les
contrats
européens,
les
INTERREG, les décisions ANR, ….)
Les subventions de fonctionnement
pluri-annuelles (dont les FEDER)
Les mises à disposition de personnel,
Etc….
Suivi sur OTP et EOTP
(Elément d’Organigramme Technique de Projet)
Pas de gestion à l’avancement
Gestion à l’avancement
1 - Le principe de la gestion à l’avancement (suite)
Souplesse d’utilisation pour le laboratoire : les mises en place se
font selon les besoins exprimés pour l’année en cours (plus de
lien avec les échéances de paiement prévues au contrat).
Possibilité de réajuster les crédits en cours d’année si le besoin a
été mal estimé (en plus ou en moins).
Minimisation des reports sur l’exercice suivant.
Réajustement des besoins, si nécessaire, au début de chaque
année par envoi d’une nouvelle demande aux laboratoires.
Obligation d’avoir des pré-budgets dépenses et recettes fiables.
Imputation de l’ensemble des dépenses liées à un projet sur les
EOTP qui lui sont dédiés.
Service financier et comptable – le pôle ressources
2 - Règle spécifique pour les contrats du 7ème PCRD
« Le 3ème EOTP  9ADO »
Projets concernés : uniquement les projets européens du 7ème PCRD
Conséquence de l’audit qui a été mené par la commission européenne
en 2008 sur les projets en gestion au CNRS
•
Sur les EOTP du projet ne doivent être imputées que les dépenses
éligibles réellement à justifier auprès de la commission européenne
Exemple de Budget Prévisionnel
Service financier et comptable – le pôle ressources
2 - Règle spécifique pour les contrats du 7ème PCRD
« Le 3ème EOTP  9ADO - Ressources propres globalisées»
Coût supporté par le labo
P. 05
Répartition entre les EOTP du contrat et le 9ADO
Dépenses « éligibles »
imputées sur l’OTP
(CDD, missions, Fonct.
investissement
(prévus lors
de la négociation)
Dépenses non-éligibles
Ouverture des crédits
à l’issue de chaque
Reporting Périod
sauf demande motivée.
Service financier et comptable – le pôle ressources
3 – La fiche financière de suivi
Zone complétée d’après la
fiche prévisionnelle de
dépenses pluri-annuelles
Zone complétée au fur et à mesure des mises en place
4 - La fiche de prévision de dépenses pluri-annuelles
 La fiche de prévisions de
dépenses est envoyée par mail
au responsable scientifique, à
l’administrateur
et/ou
au
gestionnaire du laboratoire.
 Le fichier doit être retourné
dûment complété et signé au
SFC.
La
demande
doit
correspondre aux prévisions
annuelles estimées.
 Une marge de sécurité peutêtre envisagée, selon les
projets, afin de limiter les
demandes complémentaires.
 Un bilan est fait en fin d’année
afin de réajuster les mises en
place et réduire les reliquats
trop importants.
5 – Mise en place des crédits
A la signature du contrat
• A réception de la fiche de
prévision des dépenses pluriannuelles dûment complétée et
signée.
 Les années suivantes
• En début d’année, à la
réouverture de BFC à hauteur
du montant prévisionnel de
l’année concernée. Si besoin
est, un réajustement peut être
opéré.
 Information au laboratoire
• Par mail, avec copie de la fiche
financière remise à jour.
 Etats BFC / vérification
notification GESLAB
• Edition HISTO « ECCU-MEP »
Bonjour,
le détail.
Cordialement.
6 – Extraction BFC / aide à la justification
Export à partir des l’Histos-Labo
mensuels
Fichiers intitulés :
•
Pour les factures d’achats :
HISTO-FAC_0019_XXXX.csv ou
pdf
•
Pour les Missions :
HISTO-MIS_0019_XXXX.csv ou
pdf
•
Pour les liquidations des
salaires : HISTOFAE_0019_XXXX.csv ou pdf
La version .CSV permet de faire
des COPIER/COLLER dans les
tableaux de relevé de dépenses.
•
Exemple version HISTO-FAC_0019_XXXX.csv
Fichier enregistré sous format .xls
7 – Ajustement des crédits en fin de contrat
•
Une 1ère analyse budgétaire est effectuée lors de la transmission du relevé de dépense final.
• Elle consiste à ajuster les crédits mis en place en fonction des dépenses justifiées.
•
Une 2ème analyse budgétaire est effectuée à la suite de l’encaissement du solde de la
subvention.
• Le laboratoire peut être amené à rembourser des sommes dépensées mais considérées comme
inéligibles ou non admises par les financeurs.
•
Constat actuel : les financeurs deviennent très exigeants sur le respect des plans de
financement.
• Les dates de validité des conventions sont primordiales  en assurer le suivi
• Toute variation de poste supérieure à la marge de tolérance du financeur ou n’entrant pas dans
l’objet initial du projet peut faire l’objet d’un rejet  d’où nécessité d’avoir une vision de
l’éligibilité de la dépense dès le bon de commande et d’effectuer un suivi régulier par
poste des montants engagés.
Une simple demande au préalable de modification budgétaire auprès du financeur permet de
rendre ces dépenses éligibles.