FICHE DE POSTE Scolarité générale _mouvement interne

DESCRIPTIF DU POSTE / SERVICE
Intitulé du poste : Gestionnaire à la scolarité générale et appui aux scolarités
pédagogiques
MISSION(S)
Mission principale de l’agent : assurer les actes de gestion d’une scolarité générale
(60%) et appui aux scolarités pédagogiques (40 %)
Mission 1 : Gestionnaire - scolarité générale
Activité 1 : Assurer la gestion des inscriptions administratives site d’Albi
- Elaborer les plannings et arrêter le calendrier
- Adapter les procédures des retraits de dossiers
- Calculer et gérer les commandes de matériel (supports de cartes, certificats de
scolarité…) pour tous les sites
- Concevoir le dossier d’inscription en relation avec le logiciel Scolarix
- Etablir les conventions avec les mutuelles étudiantes et autres organismes
- Recruter et encadrer les étudiants vacataires ALBI
- Organiser, superviser et participer à la chaîne d’inscriptions d’ALBI
- Contribuer à la gestion de la régie de recettes ALBI
Activité 2 : Réaliser les actes de gestion d’une scolarité générale
- Informer et conseiller les étudiants
- Effectuer le suivi administratif des dossiers étudiants (modifications, renouvellement
cartes, réorientation…)
- Elaborer et renouveler l’ensemble des documents
- Effectuer le traitement des dossiers de bourse, assurer le suivi des mises en
paiement, vérifier les données transmises au CROUS
- Gérer les dossiers d’annulation et de remboursement des droits d’inscription
administrative
- Carte MUT : Edition, traitement des mises à jour, des déclarations de pertes et des
dysfonctionnements, gestion des fournitures, rubans, produits d’entretien (étiquettes)
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Mission 2 : Appui aux scolarités pédagogiques
Activité 1 : Assurer les actes de la gestion pédagogique
- Informer, conseiller les étudiants
- Organiser les opérations de rentrée universitaire avec la responsable de la scolarité et
les enseignants
- Gérer les demandes de Validation d’Etudes Supérieures, Contrat d’Etudes….
- Elaborer les emplois du temps
- Réserver les salles sur le logiciel « Superplan »
- Gérer les emplois du temps : absences des enseignants, modifications et récupérations
des cours
Activité 2 : Réaliser les inscriptions pédagogiques
- Modéliser les maquettes sur le logiciel « scolpédagogie »
- Effectuer les inscriptions pédagogiques
Activité 3 : Organiser les différentes sessions d'examens
- Saisir les examens sur le logiciel
- Etablir les arrêtés d'examens et les modalités de contrôle
- Elaborer les plannings des épreuves et les épreuves orales
- Organiser les commissions : de surveillances, de correction des épreuves écrites, de
jurys d'examens
- Editer les listes d'appel et les étiquettes d’anonymat
- Mise en page des sujets
- Préparer les salles d'examens et contrôler la présence des étudiants pour toutes les
épreuves écrites
- Saisir les notes et gérer les procès verbaux de notes provisoires et définitifs
- Organiser la consultation des copies
Autres missions :
1) Rubrique scolarité sur le site Web :
Mise à jour des informations et documents sur le site
2) Participer aux actions de promotion
- Participer au Salon Infosup et aux Journées Portes Ouvertes (stand scolarité)
3) Accueil général
- Assurer l’accueil général
- Mise à jour des panneaux d’affichage
- Traiter les demandes de transfert de dossiers
- Suivre la procédure de délivrance des diplômes et procéder à leur envoi en mairie
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4) Appui à la responsable du service
- Renseigner les différentes enquêtes ministérielles (SISE)
- Gestion des heures d’enseignement
5) Assurer l’interface relationnelle avec :
les services internes du CUFR
les établissements extérieurs (CROUS, Mairie, Universités…)
COMPETENCES REQUISES
Les savoirs
Connaître la réglementation relative aux étudiants (Charte des examens, modalités de
contrôle des connaissances, modalités d’inscription, de transfert, mutuelles…), connaître
le fonctionnement de l’enseignement supérieur (instances, organisation, hiérarchie…)
Les savoir-faire
Savoir utiliser
- les logiciels WORD, EXCEL, SCOLARIX, CARD MANAGER, ANNUAIRE
- Internet, messagerie électronique
- Animer, organiser, accompagner, aider, travail seul et/ou en équipe
Les savoir-être
Dynamisante, rigoureuse, sens relationnel
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