MicroStrategy Travel and Expense Policy Politique de MicroStrategy

MicroStrategy Travel and Expense Policy
General Guidelines for Policy Application
This policy is intended to cover travel and living expenses
incurred by an employee on behalf of MicroStrategy while
conducting official company business. MicroStrategy
requires business expenses relating to client projects be
administered according to MicroStrategy’s Travel and
Expense Policy.
MicroStrategy employees who are required to be away from
home on business travel for six or more days may, at their
option, return home (or elsewhere, provided such travel is
neither further away nor more expensive) for the weekend(s)
overlapping the business travel. If a MicroStrategy
employee elects to combine personal travel with approved
business travel, additional costs incurred are the
responsibility of the employee.
Copies of expense receipts may be provided upon request.
Politique de MicroStrategy en matière de
déplacements et défraiements
Lignes directrices générales pour l’application de la
politique
Cette politique est destinée à couvrir les frais de déplacement et
de séjour encourus par un(e) employé(e) au nom de
MicroStrategy lorsqu’il/elle mène des affaires officielles pour la
société. MicroStrategy exige que la gestion des dépenses
d’affaires liées aux projets clients soit administrée conformément à
la Politique de MicroStrategy en matière de déplacements et
défraiements.
Les employés de MicroStrategy qui doivent partir en voyage
d’affaires pendant six jours ou plus peuvent, s’ils le veulent, rentrer
chez eux (ou autre part, à condition qu’un tel déplacement ne soit
pas plus loin encore ni plus coûteux) pendant le(s) week-end(s)
chevauchant la période de déplacement pour affaires. Si un(e)
employé(e) de MicroStrategy choisit de combiner un déplacement
personnel avec un voyage d’affaires approuvé, l’employé(e) est
responsable de couvrir les frais supplémentaires encourus.
Des copies des reçus correspondant aux dépenses effectuées
doivent pouvoir être fournies sur demande.
Air Travel Expenses
MicroStrategy shall be reimbursed for air travel at the
Economy Class rate. MicroStrategy employees shall seek
the lowest offered fare possible (including direct, one-stop,
and connecting flights), taking full advantage of special fare
offerings, advance purchase airfare, etc.
Ground Travel Expenses
Rental Cars – MicroStrategy shall be reimbursed for rental
car expenses when traveling to a business site outside of
the employee’s base city. Employees are encouraged to
seek the lowest rental rate.
Personal Automobiles – A MicroStrategy employee may
use his/her personal automobile, if necessary, to conduct
company business. MicroStrategy shall be reimbursed for
any mileage exceeding the number of miles to and from
their home base office. The fixed mileage rate for personal
car use reimbursement is based on official government or
tax regulations in each country. If no regulations exist for
fixed mileage rates for a particular country, then
MicroStrategy’s internal reimbursement rules shall apply.
The mileage rate(s) may be updated from time-to-time.
Rail/Bus Transportation – Under such conditions when rail
travel is a preferred and practical means of transportation
and/or bus travel (airport, intra-city, or inter-city) is used for
travel to a business site outside of the employee’s base city,
MicroStrategy shall be reimbursed. Employees are
encouraged to seek the lowest rail/bus rate.
Taxi Service – MicroStrategy shall be reimbursed for the
cost of taxis to and from places of business, hotel, airport,
or railroad stations in connection with company business
activities outside of the employee's base city. For
Bilingual MicroStrategy Travel and Expense Policy
Frais de déplacement aérien
MicroStrategy remboursera les frais de déplacement par avion au
tarif « Classe économique ». Les employés de MicroStrategy
rechercheront les tarifs proposés les plus bas possibles (y compris
vols directs, à une escale et de correspondance), en profitant
pleinement des offres de tarifs spéciaux, des tarifs aériens pour
achat effectué à l’avance, etc.
Frais de déplacement terrestre
Voitures de location – MicroStrategy remboursera les frais de
location de voiture lors d’un déplacement pour se rendre à un lieu
d’affaires hors de la ville de base de l’employé(e). Les employés
sont encouragés à rechercher les tarifs de location les plus bas.
Voitures personnelles – Un(e) employé(e) de MicroStrategy
pourra utiliser sa voiture personnelle, si nécessaire, pour mener
des affaires au nom de la société. MicroStrategy remboursera les
frais liés à tout trajet parcouru dont la distance dépasse le nombre
de kilomètres aller-retour entre le domicile et le bureau de
l’employé(e). Le taux fixe de remboursement du kilométrage pour
l’utilisation d’une voiture personnelle est basé sur les
réglementations gouvernementales ou fiscales officielles de
chaque pays. S’il n’existe aucune réglementation pour des taux
fixes de remboursement du kilométrage pour un pays particulier,
les règles de remboursement internes de MicroStrategy
s’appliqueront. Le(s) taux de remboursement du kilométrage
peu(ven)t être mis à jour de temps à autre.
Train/Bus – Dans des conditions où un déplacement en train est
un moyen de transport préféré et pratique et/ou un déplacement
en bus (aéroport, intra-ville ou inter-ville) est utilisé pour se rendre à
un lieu d’affaires hors de la ville de base de l’employé(e),
MicroStrategy remboursera les frais occasionnés. Les employés
sont encouragés à rechercher les tarifs de train/bus les plus bas.
Last Updated 9.05.2007Page 1 of 2
business activities in the employee's base city,
MicroStrategy employees should use a taxi to and from
places of business when the cost of such taxi service is
less than applicable parking charges.
Lodging Expenses
Hotels – MicroStrategy shall be reimbursed for lodging
expenses outside of an employee’s base city. When
traveling for company business outside of the employee’s
base city, an employee may stay at a reasonably priced
hotel for that location. MicroStrategy shall be reimbursed for
the cost of single room accommodations.
Base City Accommodations – MicroStrategy employees
are responsible for their own lodging and transportation
arrangements in their base city, which is located within a 50
mile radius of their home.
Meals and Incidental Expenses
Meals – MicroStrategy shall be reimbursed for reasonable
and necessary meal expenses incurred while on travel or
conducting company business. In countries where the
applicable tax legislation permits per diems to be claimed
rather than expenses supported by receipts, per diems are
claimed in compliance with such legislation.
Tips – MicroStrategy shall be reimbursed for reasonable
amounts for tipping. For example, 15% to 20% of the bill at
a restaurant is appropriate.
Parking – MicroStrategy shall be reimbursed for reasonable
business-related parking expenses (e.g. airport parking,
hotel parking, meeting sites, etc.)
Tolls – MicroStrategy shall be reimbursed for highway tolls,
whether incurred with a rental or personal car.
Telephone – MicroStrategy shall be reimbursed for long
distance and toll telephone calls placed in the performance
of its services.
Laundry Service – MicroStrategy shall be reimbursed for
laundry service incurred during travel in excess of seven
days.
In the event of any discrepancies between the English and the
French version, the English version shall prevail.
Bilingual MicroStrategy Travel and Expense Policy
Taxis – MicroStrategy remboursera les frais de déplacement en
taxi vers des lieux d’affaires, hôtels, aéroports ou gares, et de
ceux-ci, pour des activités d’affaires menées au nom de la société
hors de la ville de base de l’employé(e). Pour des activités
d’affaires se déroulant dans la ville de base de l’employé(e), les
employés de MicroStrategy devraient faire appel à un taxi pour se
rendre à des lieux d’affaires et en repartir lorsque les frais
correspondant à un tel service de taxi sont inférieurs aux frais de
parking applicables.
Frais d’hébergement
Hôtels – MicroStrategy remboursera les frais d’hébergement en
dehors de la ville de base d’un(e) employé(e). Lors d’un voyage
d’affaires au nom de la société qui se déroule en dehors de la ville
de base de l’employé(e), un(e) employé(e) pourra séjourner dans
un hôtel à cet endroit dont le prix sera raisonnable. MicroStrategy
remboursera les frais d’hébergement pour une chambre simple.
Hébergement dans la ville de base – Les employés de
MicroStrategy sont responsables de leurs propres dispositions en
matière d’hébergement et de transport dans leur ville de base,
située dans un rayon de 80 km de leur domicile.
Repas et frais accessoires
Repas – MicroStrategy remboursera les frais de repas
raisonnables et nécessaires encourus lors d’un voyage d’affaires
ou lors d’affaires menées au nom de la société. Dans les pays où
la législation fiscale applicable autorise la demande de versement
d’indemnités journalières (per diem) au lieu du remboursement de
frais sur présentation des reçus, les indemnités journalières sont
demandées conformément à cette législation.
Pourboires – MicroStrategy remboursera les frais de pourboire
raisonnables. Par exemple, 15 à 20 % de l’addition au restaurant
représentent une somme appropriée.
Parking – MicroStrategy remboursera les frais de parking
raisonnables liés à des activités d’affaires (par ex. parking
d’aéroport, parking d’hôtel, lieux de réunion, etc.).
Péages – MicroStrategy remboursera les frais de péage
d’autoroute, qu’ils soient encourus lors de l’utilisation d’une voiture
de location ou d’une voiture personnelle.
Téléphone – MicroStrategy remboursera les appels
téléphoniques longue distance et interurbains effectués dans le
cadre du travail.
Service de blanchisserie – MicroStrategy remboursera les frais
de blanchisserie encourus lors d’un déplacement dont la période
est supérieure à sept jours.
En cas de contradiction entre la version anglaise et la version
française, la version anglaise prévaudra.
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