N°: COI/AC/2013/008

DOSSIER D’APPEL A CANDIDATURES
N°: COI/AC/2013/008
Intitulé du poste :
Assistant Administratif et Financier (AAF)
Niveau :
Catégorie 3 – cadre intermédiaire
Supervision :
Directement placé sous la direction du Chef du Service Administratif et
Financier de la COI.
Lieu d’affectation :
Projet ISIDSMS, Ebène, Maurice
Poste financé par :
10ème Fond Européen de Développement (FED) – Projet Mise en œuvre de la
« stratégie de Maurice » en faveur des Petits Etats insulaires en développement
dans la région AOA-OI (FED/2009/021-331)
1.
DESCRIPTION DU POSTE
1.1.
Objectif du poste
Appuyer le Secrétariat général de la COI et l’Unité de gestion du projet (UGP) à gérer les
aspects administratifs et financiers du projet ISIDSMS.
1.2.
Description des tâches
Généralité
-
Assurer le rôle de Comptable dans le cadre des Devis Programmes (DP) qui mettent en
œuvre le projet ISIDSMS. Il est donc le coresponsable (avec le Régisseur) de la gestion
financière de la partie régie du budget de ces DP. Il est également le préposé à la tenue de la
comptabilité de ces DP.
Préparation des devis programmes (DP)
-
Etre responsable de la préparation des DP qui mettent en œuvre le projet ISIDSMS quant à
leurs aspects financiers et contractuels. Il est également coresponsable (avec le Régisseur)
de la présentation de ces DP en vue de leur approbation.
Mise en œuvre des devis programmes (DP)
-
Etant chargé de la vérification des dépenses et de l’exécution des paiements et des
recouvrements correspondants après leur ordonnancement par le Régisseur, et responsable
de la tenue de la comptabilité des opérations, l’AAF aura en charge des tâches suivantes :
o
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vérifier l’application correcte des procédures de passations des marchés et d’octroi des
subventions;
vérifier l’existence des pièces justificatives probantes et suffisantes à l’appui des
engagements et des paiements ainsi que des éventuels recouvrements ;
vérifier les aspects contractuels et financiers de chaque facture, demande de paiement,
état ou décompte transmis par le Régisseur ;
cosigner avec le Régisseur les chèques, les ordres de virement ainsi que les
autorisations de décaissement ;
établir et mettre à jour la liste du personnel et de leurs rémunérations, l’inventaire du
matériel et des équipements ainsi que, le cas échéant, l’inventaire des stocks financés
dans le cadre du projet ou programme ;
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o
être responsable de la préparation et l’établissement des demandes de versement de la
dotation initiale (avance/préfinancement), de réapprovisionnement et de clôture ;
préparer avec le Régisseur les rapports de mise en œuvre des DP ;
tenir la comptabilité des opérations.
Autres tâches
2.
Effectuer les autres tâches confiées par le supérieur hiérarchique et entrant dans son
domaine de compétences (ex. : Ressources humaines et administration du projet).
Qualifications et aptitudes
-
3.
Etre titulaire au moins d’un diplôme universitaire de Bac + 3 en gestion, finance et
comptabilité ou équivalent;
Justifier d’une expérience d’au moins cinq (05) ans au sein d’une entreprise privée, de la
fonction publique, d’une organisation internationale ou régionale dont 3 ans en tant que
cadre financier et administratif avec des responsabilités progressivement importantes;
Avoir une bonne connaissance et expérience des procédures des bailleurs de fonds. La
connaissance des procédures FED est un plus ;
Avoir une bonne expérience et connaissance dans la préparation des budgets (aspects
financiers et contractuels) ;
Avoir une bonne connaissance et expérience dans la vérification des dépenses, de
l’exécution des paiements et des recouvrements ;
Avoir une bonne connaissance et expérience de la tenue de la comptabilité et de l’utilisation
d’un logiciel comptable (SARA, …);
Maîtriser l’outil informatique de base (traitement de texte, tableur, logiciel de présentation,
logiciel de navigation Internet, logiciel de gestion de messageries, …) ;
Maîtriser la langue française et avoir une bonne connaissance de l’anglais.
En matière de savoir-être :
o Esprit méthodique, dynamisme, adaptabilité, sens du contact, esprit d’équipe ;
o Qualité rédactionnelle, esprit d’analyse et de synthèse, esprit d’initiative ;
o Grande moralité et discrétion.
CONTEXTE
La Commission de l’océan Indien (COI) est une organisation intergouvernementale de coopération
régionale qui regroupe quatre Etats ACP (Comores, Madagascar, Maurice, Seychelles) et une région
ultrapériphérique européenne, la Réunion (département français d’outre-mer).
Du fait de leur géographie, de leur histoire et de leur culture, les 5 îles partagent des valeurs et des
intérêts communs face aux mutations de leur environnement. La COI s’est donnée pour mission de
resserrer les liens d’amitié et de solidarité entre les peuples et de contribuer à travers la coopération
régionale au développement durable de ses Etats membres. Les différentes réflexions engagées sur
son rôle ont permis de clarifier ses champs d’intervention. Ses 4 axes stratégiques sont depuis 2005 :
-
la coopération politique et diplomatique,
la coopération économique et commerciale,
le développement durable dans un contexte de mondialisation,
le renforcement de l’identité culturelle régionale.
La COI gère actuellement un portefeuille d’une dizaine de projets d’un montant d’environ 100
millions d’euros. Le Secretariat général de la COI noue des partenariats avec des bailleurs de fonds,
des agences et organisations de coopération régionale et internationale, des entreprises et des ONG.
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Un des projets majeurs de la COI demeure le projet ISLANDS dont le nom officiel est « Mise en œuvre
de la Stratégie PEID de Maurice dans la région de l’Afrique de l’Est et australe - Océan Indien»
(ISIDSMS). Toutefois, un nom de marque a été choisi afin de donner une dimension plus générique au
projet et de pouvoir assurer la communication plus facilement. L’objectif général du projet est de
contribuer au développement durable des Petits Etats Insulaires en développement (PIED) de la région
de l’Afrique oriental, australe et de l’océan Indien (AfOA-OI) par l’élévation du niveau social, économie
et environnemental ainsi qu’une meilleure intégration régionale. La Commission de l'Océan Indien agit,
en collaboration avec l'UNDESA, soutenu par une assistance technique fournie par un consortium de
partenaires dirigé par MWH SA / NV (Belgique), y compris MWH UK Ltd (Royaume-Uni), l'Institut des
Nations Unies pour la formation et la recherche (UNITAR) et la Fondation ETC (Pays-Bas). Les ultimes
pays bénéficiaires du projet sont, Madagascar, la République de Maurice, les Seychelles, l'Union des
Comores et Zanzibar (République Unie de la Tanzanie). L’Île de La Réunion, un département d'outremer de la France, n’est pas un bénéficiaire financier du projet, mais elle est étroitement associée aux
activités en tant que membre de la COI. Un personnel solide, compétent et au complet est nécessaire
pour la réussite de ce projet d’où le recrutement d’un Assistant Administratif et Financier (AAF)
4.
INSTRUCTIONS AUX CANDIDATS
4.1.
Eligibilité
Les candidats doivent être ressortissants de l’un des Etats membres de la COI, résidant à l’Ile
Maurice
4.2.
Dossier de candidature
Chaque dossier de candidature doit comporter :
-
4.3.
Une lettre de motivation du candidat ;
Un curriculum vitae (CV) préparé conformément au modèle annexé à cet avis d’appel à
candidatures ;
Les copies des certificats et diplômes;
Une copie du passeport ou de la carte d’identité du candidat.
Informations complémentaires avant la date limite de dépôt de candidatures
Si la COI fournit des informations complémentaires sur l’avis d’appel à candidatures, elle
communique ces informations à travers le site Internet de la COI (www.coi-ioc.org) avant le 15
septembre 2013.
4.4.
Date limite de dépôt de candidatures
23 septembre 2013 à 16h00 (heure de Maurice).
Les candidatures reçues après cette date ne seront pas prises en considération.
4.5.
Soumission des candidatures
Les candidatures peuvent être envoyées par courriel, par courrier ou par porteur, à l’adresse
suivante :
Département des ressources humaines
Secrétariat Général de la COI
Blue Tower, 3ème étage, Rue de l’Institut, Ebène, Maurice
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Tél : (230) 402 6100, Fax : (230) 465 6798
Email : [email protected]
Pour les candidatures à transmettre par courrier ou par porteur, les informations suivantes
doivent figurer sur l'enveloppe extérieure:
-
l'adresse susmentionnée à laquelle les candidatures doivent être soumises;
la référence de la procédure d'appel à candidatures à laquelle le candidat répond (en
l'occurrence COI/AC/2013/008);
le nom et le pays du candidat.
Pour les candidatures à transmettre par courriel, il est recommandé de mettre le dossier de
candidature dans un seul fichier pdf qui sera transmis en tant que fichier attaché au message
du candidat.
4.6.
Sélection des candidatures
Le recrutement se déroule comme suit :
-
Une phase de présélection sur dossier effectuée par le Département des Ressources
Humaines qui pourrait être assisté par un Bureau de recrutement ;
Une phase de sélection des candidats présélectionnés : entretien par téléphone, Skype
ou entretien en personne.
Approbation du résultat de la sélection par les autorités compétentes ;
Notification au candidat retenu.
Il est à noter que la confirmation du recrutement d’un candidat est également soumise aux
conditions suivantes :
-
4.7.
le candidat retenu a satisfait aux aptitudes médicales en vigueur ;
le candidat retenu n’a pas fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement
ayant autorité de chose jugée (c’est-à-dire, contre lequel il n’y a plus de recours possible)
pour tout délit mettant en cause sa conduite professionnelle.
Durée du contrat
Le premier contrat (avec 3 mois de période d’essai s’étend jusqu’en Juin 2014)sera conclu dans
le cadre du devis programme actuel du projet .
Dépendant de l’exécution satisfaisante des tâches par le titulaire, le contrat sera renouvelé dans
le cadre des devis programmes successifs du projet ISIDSMS. Il convient de noter que les
contrats de travail dans le cadre de cet engagement ne peuvent courir au-delà de la date de fin de
la mise en œuvre opérationnelle du projet ISIDSMS.
4.8.
Rémunération
Le salaire de base au moment du recrutement sera déterminé conformément à la grille salariale
de la COI et en fonction de la qualification et de l’expérience du candidat (i.e. : Salaire de Base
mensuelle pour la Catégorie III - échelon 1 : 935 Euros)
5.
EVALUATION DES CANDIDATURES
-
Les candidatures reçues après la date limite de dépôt de candidatures seront rejetées.
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-
Les dossiers de candidatures incomplets, notamment ceux ne disposant pas de CV seront
rejetés.
Les candidatures soumises par des candidats non éligibles (cf. point 4.1) seront rejetées.
Chaque dossier de candidature (non rejeté) sera évalué conformément à la grille
d’évaluation ci-après :
Qualification et compétence
Expérience professionnelle générale
Expérience professionnelle spécifique
Expérience dans la région COI
Total
Maximum
20
20
50
10
100
NB : Seuls les candidats ayant obtenu le score minimum de 75 / 100 seraient qualifiés à
l’interview ou au concours sur épreuves.
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CURRICULUM VITAE
1.
Nom de famille:
2.
Prénoms:
3.
Date de naissance:
4.
Nationalité:
5.
État civil:
6.
Sexe :
7.
No de Carte D’identité
8.
Adresse :
9.
Téléphone (Domicile) :
10.
E-mail :
11.
Education
Photo
Institution
12.
Portable :
Date début
Date Fin
certificat(s) obtenu(s):
Diplôme:
Institution
13.
No de Passeport :
Date début
Date Fin
Diplôme(s) obtenu(s):
Connaissances Linguistiques
Langue
Lu
Parlé
Écrit
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Commentaires
N/B : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 - niveau excellent; 5 - niveau rudimentaire)
14.
Expérience Professionnelle
Date
Debut
Date Fin
Position
Organisation/
Compagnie
Brève Description du poste
N/B : A indiquer également votre situation actuelle
15.
Références
Nom
Prénom
Position
Organisation/
Compagnie
coordonnées de
contact
Justification :
N/B : La COI se réserve le droit de contacter les personnes de référence .Si vous êtes dans l’impossibilité
de fournir cette référence, veuillez apporter une justification
16.
Affiliation à une organisation professionnelle:
Date Debut
17.
Nom
Adresse
Domaine (MgtRecherche-RH etc…)
Autres compétences:
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Apport a votre
personne
Domaine (Ex :
Connaissances
informatiques-Formateurgestion de projets etc...)
18.
Expérience spécifique dans la région:
Date
début
19.
Détails
Date fin
Pays
Actions
Autres informations pertinentes
Items (Ref de
publication etc…)
Details
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COI/AC/2011/011
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