Qu`est-ce qu`un événement parallèle

Il y aura tellement de professionnels des aires protégées et d’acteurs de l’industrie à Sydney en
novembre pour le Congrès mondial des parcs, que vous aurez peut-être envie de profiter de cette
occasion pour organiser une réunion ou un événement avant ou après les activités du Congrès, pour
développer ou promouvoir votre travail, ou pour développer votre réseau. C’est ce que nous
appelons les événements parallèles.
Si votre événement est lié d’une façon ou d’une autre à l’objectif du Congrès, aux courants et/ou
thèmes transversaux, faites-le nous savoir – il sera peut-être éligible pour être publié sur le site
Internet du Congrès mondial des parcs, et nous pourrons peut-être vous aider à trouver un lieu
adéquat où l’organiser.
Qu’est-ce qu’un événement parallèle ?
Un événement parallèle est un événement organisé indépendamment et en-dehors du lieu du
Congrès, mais qui est lié à l’objectif du Congrès et qui souhaite profiter de la présence des délégués
au Congrès.
Quant ont lieu les événements parallèles ?
Les événements parallèles peuvent avoir lieu avant ou après le Congrès, ou pendant le Congrès en
dehors des heures où ont lieu les activités du Congrès, comme présenté ci-dessous :
Mardi 11
novembre
Mercredi 12
novembre
Jeudi 13
novembre
Vendredi 14
novembre
Samedi 15 novembre
Jusqu’à 1 mois
avant
Jours du
Congrès
Avant 12h00
Avant 08h00
et après
16h00
Avant 08h00 et
après 16h00
Avant 08h00 et après
16h00
Dimanche 16
novembre
Lundi 17
novembre
Mardi 18
novembre
Mercredi 19
novembre
Jeudi 20 novembre
À n’importe quelle
heure
Jours du
Congrès
Avant 08h00 et
Jusqu’à 1 mois après
Avant 08h00
et après
Avant 08h00 et
après 16h00
après 16h00
16h00
Comment obtenir de l’aide pour organiser mon événement parallèle ?
En tant qu’hôte d’un événement parallèle, il est de votre responsabilité d’organiser vous-même la
logistique de l’événement. Cependant, vous pouvez obtenir de l’aide pour trouver un lieu adéquat,
un hébergement et autres services événementiels à Sydney, en-dehors du Congrès mondial des
parcs, en contactant AccessNSW, un service complémentaire fourni par Business Events Sydney.
Business Events Sydney (BESydney) est l’organisation chargée de la promotion de Sydney comme
destination d’événements d’affaires. Son objectif est d’attirer le plus d’événements possibles à
Sydney. BESydney est un partenariat à but non lucratif entre le gouvernement de Nouvelle-Galles du
Sud et le secteur privé, incluant plus de 200 attractions touristiques, lieux, organisateurs
d’événements et de conférences de premier choix.
AccessNSW propose une sélection de qualité et indépendante sur les meilleurs lieux, hébergements
et organisateurs de conférences pour répondre à vos besoins événementiels, ainsi que des
informations actualisées sur les tendances par thème, les divertissements et les transports autour de
Sydney.
Contactez AccessNSW au numéro de téléphone suivant : 1300 134 920 (Australie) ou depuis
l’étranger : +61 2 9332 5228, ou à l’adresse électronique : [email protected] ou rendezvous sur leur site : http://www.businesseventssydney.com.au/plan-an-event/ pour plus
d’informations. Le délai de réponse est de 48 heures.
Si vous souhaitez organiser votre événement au Parc olympique de Sydney avant le Congrès (de 1
mois avant le Congrès jusqu’au 9 novembre 2014), l’équipe des événements d’affaires du Parc
olympique de Sydney peut également vous aider à planifier votre événement.
Le Parc olympique de Sydney offre 10 lieux de haut standing et plus de 100 espaces intérieurs et
extérieurs pour organiser vos réunions, conférences, cocktails, dîners, expositions, lancements de
produits et réunions pour créer un esprit d’équipe. Pour plus de détails, rendez-vous sur le site :
http://www.sydneyolympicpark.com.au/conferences_and_functions/our_venues. Vous pouvez
également envoyer un courrier électronique à : [email protected] ou
contacter Jessica Heaslip, Responsable commerciale des événements d’affaires, ou Karlah Van Arend,
Responsable du développement des événements d’affaires au Parc olympique de Sydney,
téléphone : +61 9714 7133, pour plus d’informations ou réaliser une réservation.
Si vous souhaitez organiser votre événement dans un Parc national de Nouvelle-Galles du Sud,
contactez l’équipe chargée de l’expérience client, au téléphone suivant : +61 02 99956501 ou par
courrier électronique : [email protected] afin de nous faire part de vos envies
spécifiques.
N’hésitez pas à vous rendre sur le site Internet des Parcs nationaux de Nouvelle-Galles du Sud :
www.nationalparks.nsw.gov.au, pour en savoir plus sur les lieux disponibles.
Les lieux en extérieur se réservent très tôt, aussi nous vous conseillons de vous organiser dès que
possible.
Puis-je faire la publicité de mon événement parallèle sur le site Internet du
Congrès mondial des parcs ?
Votre événement parallèle peut apparaître sur le site Internet du Congrès mondial des parcs si vous
avez demandé à ce qu’il soit répertorié et s’il répond aux critères suivants :




Il possède un lien évident avec l’objectif du Congrès, les courants et/ou les thèmes
transversaux ;
Il accroît les résultats du Congrès ;
Il bénéficie ou est de l’intérêt des délégués du Congrès ;
Il a lieu au maximum un mois avant ou un mois après le Congrès et en dehors des principales
heures travaillées du Congrès (voir tableau ci-dessous*)
Le Comité d’organisation du Congrès mondial des parcs se réserve le droit d’accepter ou de rejeter la
liste d’événements parallèles sur le site Internet du Congrès. Si votre événement parallèle est
répertorié, vous serez autorisé à utiliser les logos du Congrès mondial des parcs sur les matériels
promotionnels liés à l’événement.
* Le Congrès mondial des parcs ne fera pas apparaître sur son site Internet d’événement qui n’est
pas lié à l’objectif du Congrès, aux courants et/ou aux thèmes transversaux ; et il ne soutiendra pas
d’événement qui détourne l’attention des participants des activités sur le site pendant les dates du
Congrès (12-19 novembre 2014).
Qui dois-je contacter pour que mon événement parallèle figure sur le site
Internet du Congrès mondial des parcs ?
Si vous souhaitez faire la publicité de votre événement sur le site Internet du Congrès mondial des
parcs, vous devez transmettre au Secrétariat du Congrès mondial des parcs les informations
suivantes :




Titre de l’événement
Description courte du contenu de l’événement (et sa nature, par ex. réunion, conférence,
réception)
Date, heure et lieu de l’événement
Coordonnées de la personne à contacter, notamment nom, titre, poste/organisation, courriel
et numéros de téléphone


Une petite présentation soulignant les liens de l’événement avec l’objectif du Congrès, les
courants et/ou les thèmes transversaux (et toute information complémentaire que vous
jugez pertinente, comme des liens vers des sites Internet)
Optionnel : photos/images de qualité, ou logo en format JPEG et EPS.
Veuillez envoyer ces informations à [email protected]
Le site Internet sera régulièrement mis à jour avec les informations sur les événements parallèles
approuvés. Cependant, quelques semaines peuvent être nécessaires pour approuver et publier les
informations sur votre événement.
Y a-t-il une date limite ?
Pour garantir que les informations sur votre événement sont bien publiées sur le site Internet
suffisamment en avance, veuillez envoyer vos informations dès que possible, et au plus tard le 31
octobre 2014, à [email protected].