Logiciel de gestion commerciale

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DEVIS
Créer un devis
Rappel :
Pour Hygisoft le client final est la copropriété et en aucun cas le Syndic qui lui est associé.
Aller dans Action vente et cliquer sur Devis :
La fenêtre de gestion de vos devis s’ouvre et se présente comme ci-dessous :
Toute la partie du haut vous permet de créer des filtres de recherche de vos devis afin de faciliter la lecture du
tableau.
Par défaut, seuls les devis en cours (non validés et non perdus) sont affichés à l’écran.
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Cliquer sur le bouton Nouveau :
Il vous est proposé de sélectionner votre client. Si celui-ci n’existe pas encore cliquez sur Nouveau pour créer
un nouveau client.
Fiche Devis
La fenêtre devis se compose de l’aperçu général et de plusieurs onglets.
Pour transformer par la suite votre devis en contrat le logiciel n’a besoin que des informations saisies dans la
partie Général. (Fig.1)
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Fig.1
N° de devis : automatique et partagé avec les numéros des contrats. Si vous avez un devis N°00001 et que vous
ne le transformez pas en contrat, vous n’aurez jamais de contrat N°00001 !
Date devis : saisissez la date de création du devis (date du jour par défaut)
Date devis : date formatée (Ex: Date devis : 06/05/2010 : la date formatée sera « Jeudi 6 mai 2010 »)
Client
Vous pouvez changer de client en cliquant sur le bouton
sélectionné en cliquant sur le bouton
.
ou changer les informations du client déjà
Adresse d’intervention
Par défaut le logiciel prendra celle que vous avez saisie dans le client. Vous avez la possibilité de la modifier ici
si elle est différente en saisissant directement dans les champs correspondants.
MANDATAIRE
Si vous avez choisi comme client une Copropriété cette partie ce remplira avec les données du Syndic.
Adresse du devis
Dans le cas d’un client « simple » le logiciel rendra l’adresse du client.
Dans le cas d’une Copropriété le logiciel prendra l’adresse du Syndic.
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Onglet Général
Type d’offre : Choisissez le type de votre contrat
Montant de l’offre
Montant HT : mettez ici le montant total du contrat, en effet vous ne pouvez pas détailler ici.
TVA1
choisir son taux de TAV
% TVA1
dans le cas ou vous avez une part à 19.6% et une autre à 5.5% saisissez la part en pourcentage de
du premier taux et le logiciel ajoutera un deuxième champ (TVA2)
Nature de l’offre
Commercial : Ce rempli seul après avoir choisi son client. Vous avez la possibilité de le changer.
Nature de l’Activité : Choisissez dans votre liste
Nature de l’offre :
Choisissez dans votre liste
Afin d’affiner vos statistiques vous avez la possibilité de détailler la nature de l’activité
Procédure
Cliquez sur le bouton
Si le détail de service existe sélectionnez le et
cliquer sur OK.
Sinon cliquer sur Nouveau
Notez le nouveau service et cliquer sur OK.
Nombre de passages / an : Noter le nombre d’interventions prévues
Garanties : Choisissez dans la liste la garantie à appliquer.
Durée du contrat : Hygisoft ne gère que les contrats sur une année, dans le cas d’appel d’offres ou de contrats
supérieurs à 1 an saisissez ici la durée. Cette information sera reprise à titre informatif dans la
fiche du contrat afin de porter une attention particulière à se dossier.
Résumé de l’offre
Travaux et Produits : Ses informations seront reprises dans la Fiche Technique d’Intervention.
Remarques : Saisie libre uniquement repris dans l’onglet Observation du contrat
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Onglet Word
Cet onglet vous permet d’imprimer la proposition de devis.
Les modèles de documents doivent être au format RTF (Voir Annexe 1 pour la création de vos devis).
Pour aller chercher votre modèle cliquez sur les … de :
Ensuite aller chercher votre modèle (1)
Sélectionnez le et cliquez sur Ouvrir
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Cliquez ensuite sur le bouton
Une fois cliqué sur ce bouton le devis est créé et enregistré, et le N° de devis sera conservé.
Préparer sa mise en forme et cliquez sur
afin de l’imprimer.
Pour faire une tabulation à l’intérieur de la fenêtre cliquer sur Ctrl+Tab.
Une fois cliqué que le bouton OK le contenu de ce devis est enregistré et sauvegardé.
Si vous cliquez de nouveau sur le bouton
et que vous avez modifié le contenu de la fenêtre
de l’Onglet Général, le contenu des champs de fusion changera.
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Onglet Suivi
Une fois votre devis crée il passe en ATTENTE, il passera en ACCORD automatiquement le jour ou vous allez
transformer le devis en contrat.
Si votre devis est refusé ; cocher la case REFUS.
Saisissez les champs Date de décision prévue, Prestataire en place et Montant de la concurrence.
Vous avez la possibilité de joindre des fichiers à votre devis (images, scans, documents etc.)
Cliquez sur
et faites la même procédure que Page 5 (1)
SUIVI – DECISION : Texte libre
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Onglet Lettre Acc.
Comme pour le modèle de devis, créez le modèle de lettre à joindre lors de l’impression de votre devis
Le logiciel vous demandera si vous voulez imprimer cette lettre quand vous imprimerez le devis
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Annexe 1
Créer un modèle devis.
Ouvrez votre logiciel de traitement de texte et construisez votre document
Tous les @champs seront remplacés par le contenu des cellules de l’Onglet Général
Exemple modèle de devis.
CONTRAT N° @numdevis
DERATISATION
ENTRE :
@adressedevis
ET :
DEFI NET
2 Rue de L’Euron
54320 MAXEVILLE
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
ARTICLE 1 - OBJET DU CONTRAT
Defi Net assurera @Nbpassage passages par an pendant toute la durée du contrat concernant la
dératisation.
Concernant lieux ci-dessous désignés :
@Nominterv
@Adrinterv
@Cpinterv @Villeinterv
Il garantit, la mise en oeuvre, dans les locaux concernés, des moyens nécessaires à la Détection, la
destruction et la Prévention des parasites ci-après dénommés «nuisibles» et déterminés dans la liste
suivante :
•
@Detserv
Tout autre parasite détecté n’étant pas compris dans cette liste de «nuisibles», ne rentre pas dans le
cadre de ce devis et pourra faire l’objet d’un devis particulier pour un traitement adapté.
ARTICLE 2 – METHODE ET PRODUITS UTILISES
@libtravaux
DEFI NET s'engage à n'utiliser que des produits homologués par le Ministère de l'Agriculture et des
Forêts, nos techniciens respectent la réglementation en matière d'agrément des entreprises et leurs
obligations depuis le 1er janvier 1996 (Loi du 17 juin 1992).
Enregistrez votre document en : nom_document.rtf
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Tableau des Noms des champs pour la création de modèles de devis
Date du devis
Numéro du devis
@DateDevis
@NumDevis
Client
Titre
Nom
Code
Adresse
Code postal
Ville
@TitreCli
@NomCli
@CodeCli
@AdresseCli
@CpCli
@VilleCli
Adresse d’intervention
Nom
Adresse
Code Postal
Ville
@NomInterv
@AdrInterv
@CpInterv
@VilleInterv
Mandataire
Code
Nom mandataire
Adresse mandataire
Code postal mandataire
Ville mandataire
Nom du gestionnaire
Mail du gestionnaire
Adresse Devis
Saisie libre pour pouvoir modifier les informations.
Regroupe l’intégralité de la dénomination du client.
S’il n’y a pas de mandataire de saisi ça sera l’adresse client qui
sera reprise
Onglet Général
Montant de L’offre
Montant H.T
Code T.V.A. (1)
Code T.V.A. (2)
Pourcentage T.V.A (1)
Montant T.V.A.
Montant TTC
Nature de l’offre
Code Commercial
Nom Commercial
Nature de l’activité
Nature de l’offre
Détails Service
Nombre de passage par an
Garantie
Résumé de l’offre
Travaux
Produits
Remarques
@CodeSyn
@Nom_Syn
@AdresseSyn
@CPSyn
@VilleSyn
@Nomgest
@MailSyn
@AdresseDevis
@MntDevis
@CodeTva
@CodeTva2
@PCTVA1
@MntTVADevis
@MntTTCDevis
@CodeRep
@NomRep
@Type
@Service
@Detservice
@NbPassage
@Cb_Gar_Ctr
@LibTravaux
@Produits
@Remarque
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