Manuel exposants 2016

Manuel de l’exposant
12e Congrès Annuel
23 & 24 mars 2016
Hôtel Le Concorde
Concorde, Québec
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Table des matières
1. Promoteur de l’événement..................................................................................... 1
2. Heures et dates de l’exposition ............................................................................. 1
3. Lieu .......................................................................................................................... 1
4. Acquittement du compte ........................................................................................ 1
5. Horaire de montage et de démontage................................................................... 1
6. Manutention ............................................................................................................ 2
7. Électricité ................................................................................................................ 2
8. Inscriptions au congrès ......................................................................................... 2
9. Espace-kiosque ...................................................................................................... 2
10. Présence au kiosque .............................................................................................. 2
11. Préservation de l’espace loué ............................................................................... 2
12. Sollicitation et affichage de matériel publicitaire ................................................ 3
13. Concours ................................................................................................................. 3
14. Sécurité et surveillance.......................................................................................... 3
15. Assurances ............................................................................................................. 3
16. Bruit ......................................................................................................................... 4
17. Services fournis par l’hôtel .................................................................................... 4
18. Enseignes................................................................................................................ 4
19. Prévention des incendies ...................................................................................... 4
20. Restrictions générales ........................................................................................... 4
21. Obstruction des aires communes ......................................................................... 4
Annexe 1 ........................................................................................................................ 5
1. Promoteur de l’événement
Le promoteur du Salon des exposants est Bitume Québec.
Si vous désirez obtenir plus de renseignements, veuillez communiquer avec :
Madame Janik Blais
Coordonatrice aux événements
461, boulevard Saint-Joseph, bureau 213
Sainte-Julie (Québec) J3E 1W8
Téléphone : 450 922-2618 poste 3
Télécopieur : 450 922-3788
Courriel : [email protected]
Site Internet : www.bitumequebec.ca
2. Heures et dates de l’exposition
Mercredi 23 mars 2016 de 16h30 à 20h00
Jeudi 24 mars 2016 de 9h00 à 15h30
3. Lieu
Hôtel Le Concorde
1225 Cours de Général-de-Montcalm, Québec (Québec) G1R 4W6
Téléphone sans frais : 1-800-463-5256
Téléphone : 1-418 647-2222
4. Acquittement du compte
L’exposant doit respecter les modalités de paiement indiquées sur le contrat qu’il a signé.
L’exposant n’est admis sur le site de l’exposition que s’il a déjà acquitté la somme due à Bitume
Québec.
5. Horaire de montage et de démontage
Montage : le mercredi 23 mars 2016 de 13h00 à 15h30.
Les kiosques doivent être installés pour 14h le mercredi 23 mars.
Aucun exposant ne peut monter un kiosque après les heures d’ouverture de l’aire d’exposition.
Démontage : le jeudi 24 mars 2015 à partir de 15h30 ou à la fin de la pause-santé selon cas.
Tous les stands doivent rester montés jusqu’à la fermeture officielle du Salon.
SÉCURITÉ : Les exposants doivent assurer la surveillance de leur kiosque et de leurs objets de
valeur. Le promoteur et l’Hôtel Le Concorde ne pourront être tenus responsables pour tous vols
et/ou pertes de biens matériels des exposants.
Le démontage et l’expédition des marchandises doivent être faits le jour même de la fin de
l’exposition, soit le jeudi 24 mars avant 15h30.
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Manuel de l’exposant – Congrès annuel 2016 de Bitume Québec
6. Manutention
Toute marchandise laissée à l’hôtel le vendredi 25 mars à partir de 17 h sera expédiée par courrier
express aux frais de la compagnie propriétaire.
7. Électricité
Une prise électrique est fournie gracieusement avec la location de l’espace. Cette prise peut
alimenter l’éclairage en fonction d’une utilisation raisonnable (rails d’éclairage standard).
Pour toute demande de services électriques supplémentaires, vous devez communiquer avec
Madame Janik Blais (voir Annexe 1 pour ses coordonnées).
L’hôtel ne dispose d’aucunes rallonges électriques ou autres matériels tels que séparateurs et
lampes.
8. Inscriptions au congrès
La location d’un espace pour un kiosque inclut deux inscriptions complètes au congrès. Ces
inscriptions donnent accès à tous les repas et pauses-santé du congrès ainsi que les activités
prévues, comprenant la réception dînatoire – Accords Mets et Vins, le cocktail et le banquet – Soirée
à L’italienne. Les noms des représentants de l’exposant doivent être transmis à Bitume Québec sur
le formulaire prévu à cette fin avant le 11 mars 2016. Si vous désirez ajouter un représentant
additionnel, contactez-nous pour connaître le tarif.
Les représentants de l’exposant devront prendre possession de leur cocarde et documents de
e
l’exposant à la table d’accueil, située au 3 étage de l’hôtel, le mercredi 23 mars, entre 13h00 et
16h00.
9. Espace-kiosque
Votre emplacement comprend une prise électrique (15 ampères, 120 volts), une table napée, deux
chaises, un espace cocktail entièrement aménagé et deux inscriptions complètes au congrès. Les
bouchées et le vin en accord sont inclus et choisi par le promoteur. Les dimensions de l’espace
kiosque sont de 15 pieds de long par 10 pieds de profondeur. Les dimensions de la structure et des
accessoires de l’exposant ne doivent pas dépasser les dimensions d’un espace 10’x10’. Tout
exposant dépassant ces limites sera averti par Bitume Québec. L’exposant devra rectifier
immédiatement sous peine de sanction selon le cas.
Sous-location : La sous-location des emplacements est strictement interdite.
Partage de l’espace : Le partage de l’espace d’exposition 15’ x 10’ est également strictement
interdit.
10. Présence au kiosque
L’exposant doit maintenir une personne en service continu durant les heures de visites du Salon.
11. Préservation de l’espace loué
L’utilisateur est responsable de protéger les tapis des aires d’exposition. Tout bris qui vous est
attribué est sous votre responsabilité. Bitume Québec se réserve le droit de vous facturer pour tous
dommages aux revêtements muraux, aux portes et aux tapis ainsi qu’à tout autre bien facturé à
Bitume Québec par l’hôtel.
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Manuel de l’exposant – Congrès annuel 2016 de Bitume Québec
12. Sollicitation et affichage de matériel publicitaire
Il est strictement interdit d’inscrire, de peindre ou d’afficher des réclames, annonces publicitaires
ou avis sur les colonnes, murs, planchers et où que ce soit, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de
l’immeuble ou sur le mobilier à moins d’avoir obtenu préalablement une autorisation écrite de
l’hôtel.
Toute demande d’affichage à l’extérieur de l’espace kiosque devra être adressée à Bitume
Québec, au plus tard 3 jrs ouvrables avant la tenue du congrès.
La sollicitation et l'affichage de matériel publicitaire sont interdits dans les allées, les aires de
restauration, le hall principal ou dans les autres kiosques.
La sollicitation commerciale ne doit se faire qu’à l’intérieur des limites du kiosque de l’exposant.
La distribution d’échantillons, de souvenirs, de matériel publicitaire ne doit également se faire
qu’à l’intérieur des limites du stand de l’exposant.
Aucune nourriture ou boisson ne peut être distribuée, vendue ou donnée en échantillon sans
l’autorisation écrite de la direction de l’hôtel.
13. Concours
Tout concours ou tirage exige l’autorisation écrite de Bitume Québec au plus tard trois jours
ouvrables avant l’événement.
Les réclames commerciales et les concours organisés par les exposants ne doivent jamais
engager Bitume Québec.
Les responsables doivent se conformer aux lois prescrites par la Régie des alcools, des courses
et des jeux du Québec.
14. Sécurité et surveillance
L’hôtel Le Concorde est responsable de la sécurité générale requise pour maintenir l’ordre durant
l’exposition.
L’exposant doit cependant s’assurer que rien ne sera fait qui pourrait porter préjudice aux personnes
ou endommager les équipements de l’hôtel.
L’exposant sera tenu responsable d’assurer la surveillance de son espace-kiosque pendant les
heures de fermeture du Salon des exposants. L’hôtel n’assume aucune responsabilité pour tout
effet ou objet laissé ou perdu dans ses salles de conférence et autres espaces.
15. Assurances
Une preuve d’assurance en vigueur et applicable à l’événement n’est pas exigée par le promoteur.
Par contre, les exposants ont l’obligation et la responsabilité de se prémunir des assurances
nécessaires pour couvrir les membres de leur personnel, le matériel exposé ainsi que leur
équipement pour la durée totale du salon des exposants, incluant les horaires de montage, de la
période d’exposition et de démontage.
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Manuel de l’exposant – Congrès annuel 2016 de Bitume Québec
Le promoteur ainsi que l’hôtel ou ses agents n’assument aucune responsabilité pour les dommages
corporels ou les dommages matériels aux produits, kiosques, équipements ou décorations, dus au
feu, à l’eau, au vol, durant l’occupation des lieux loués ou de l’immeuble, résultant de quelle que
cause que ce soit.
16. Bruit
Tout bruit dérangeant doit être évité. Selon la norme prescrite, le niveau ne doit pas dépasser
85 décibels, à 4 pieds (1,22 m) de sa source. Aucun appareil, équipement, groupe musical, diffusion
d’informations ou autre source ne doit dépasser cette limite.
Services fournis par l’hôtel et le promoteur
Entretien des aires communes
Tous services d’électricité pendant le congrès
Le service de connexion Internet
Services alimentaires
17. Enseignes
Toute bannière ou enseigne doit être installée à l’intérieur du kiosque.
Tout accrochage de bannière ou enseigne au plafond doit avoir été approuvé auparavant par
l’hôtel. Des frais peuvent s’appliquer au frais de l’exposant.
18. Prévention des incendies
La prévention des incendies est soumise à des lois, normes et règlements très stricts. Le matériel
incendie doit être visible et accessible. Les issues et accès doivent être libres en tout temps. Toutes
les sorties d’urgence, cabinets d’incendie, déclencheurs d’alarme, escaliers et aires de service
devront être dégagés. L’hôtel se réserve le droit de demander le déplacement d’un kiosque bloquant
l’accès à une sortie ou empêchant l’accès à une intervention de sécurité.
19. Restrictions générales
Les restrictions suivantes s’appliquent aux exposants et à la main-d’œuvre utilisée pendant le
montage et le démontage du salon des exposants :
Aucune consommation de boissons alcoolisées, aucune possession ou usage de substances
prohibées ne sera tolérée.
Si le fonctionnement d’équipement ou d’appareil produit un bruit ou des odeurs qui dérangent
les exposants ou les invités, il sera demandé de cesser le fonctionnement de cet équipement.
20. Obstruction des aires communes
L’exposant ne doit en aucun temps obstruer les couloirs, ascenseurs, foyers, halls, escaliers et
issues de secours de l’immeuble, ni les utiliser à d’autres fins que celles prévues par l’hôtel et par
les autorités régissant la sécurité des édifices publics.
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Manuel de l’exposant – Congrès annuel 2016 de Bitume Québec
Annexe 1
Personnes-ressources – Congrès Annuel
Fournisseurs
Services
Bitume Québec
Personne-ressource : Madame Evelyne Desrochers
Promoteur
461, boulevard Saint-Joseph, bureau 213
Sainte-Julie (Québec) J3E 1W8
Téléphone : 450 922-2618 poste 1
Télécopieur : 450 922-3788
Cellulaire : 514-812-7138
Courriel : [email protected]
Bitume Québec
Personne-ressource : Madame Janik Blais
Coordonnatrice aux événements
461, boulevard Saint-Joseph, bureau 213
Sainte-Julie (Québec) J3E 1W8
Téléphone : 450 922-2618 poste 3
Cellulaire : 514-712-6452
Courriel : [email protected]
Productions Discair
Audiovisuel et sonorisation
lors du congrès
Téléphone : 514 617-2994
Courriel : [email protected]
Personne-ressource : Monsieur Luc Sévigny
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