Etes-vous en mesure de relever les défis RH d`une expansion

Harmonisation des processus paie et RH à
l’international :
quels atouts pour réussir la transformation de l’entreprise et
acquérir plus de flexibilité ?
Etes-vous en mesure de
relever les défis RH
d’une expansion à
l’international ? In partnership with:
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Les enjeux RH liés au développement international d’une
entreprise sont déterminants pour sa réussite. Les RH
sont en effet son épine dorsale et la gestion de la paie l’un
des éléments les plus importants.
Les activités essentielles des Ressources Humaines
impactent une entreprise à tous les niveaux et la santé
de celle-ci dépend de la manière dont les données et les
processus RH sont intégrés aux systèmes. Selon l’article
publié par ADP en 2011, une vue complète des données
des employés à travers le monde favorise les bonnes
décisions et génère de meilleurs résultats, et 89 % des
entreprises pensent qu’une vision 360 des salariés est clé.
Pourtant, c’est seulement le cas pour 30 % d’entre elles.
Les autres s’exposent donc à des problèmes de risque et
de conformité.
89 %
des entreprises pensent
qu’une vision 360 des
salariés est clé.
Pourtant, c’est seulement le
cas pour 30 % d’entre elles.
L’absence de standardisation RH ou d’une gestion de
la paie intégrée peut vite s’avérer problématique pour
les multinationales. L’implantation d’une entreprise à
l’étranger engendre nécessairement une familiarisation
avec les réglementations locales et la complexité
de la gestion de la paie peut ralentir son rythme de
développement sur des marchés très lucratifs, voire
l’empêcher de saisir rapidement de nouvelles opportunités
de croissance.
Être capable de relever les défis et de surmonter les
obstacles passe par la standardisation. Les entreprises
sont toutefois peu nombreuses à oser ou à savoir comment
franchir le pas. Ce qu’il faut, c’est cerner les principaux
enjeux, repérer les dysfonctionnements puis identifier les
domaines dans lesquels les RH peuvent intervenir pour
redresser la situation.
2 | Quels atouts pour réussir la transformation de l’entreprise et acquérir plus de flexibilité ?
1er défi : les coûts
Maîtrisez-vous
les coûts ?
On demande constamment aux départements RH de contribuer aux
économies globales de l’entreprise et de trouver des moyens pour
réduire les coûts. Le livre blanc d’ADP La gestion de la paie au cœur
de l’externalisation RH montre que la gestion de la paie conjuguée à
la gestion du personnel et des avantages sociaux représente 35 % du
total des coûts RH, soit environ 525 dollars par ETP.
La gestion de la paie à elle seule en représente presque la moitié,
soit une moyenne de 250 dollars par ETP par an, avec des écarts
selon les pays1. Quant aux coûts cachés, ils sont souvent exclus
du processus de due diligence alors qu’ils affectent les résultats
de l’entreprise. L’informatique - avec le coût des licences, de
maintenance et de mise à niveau, l’intégration et les interfaces
systèmes, le coût du matériel et de la sous-traitance, ainsi que le
temps consacré aux systèmes paie - en représente la majorité. Tous
ces coûts peuvent donc atteindre des sommes colossales lorsqu’on
les multiplie par le nombre de pays où l’entreprise est implantée.
De plus, en se développant à l’international, une organisation met en
place des systèmes de paie au niveau local (en interne ou en externe)
ou exploite des outils existants.
Quels atouts pour réussir la transformation de l’entreprise et acquérir plus de flexibilité ?
1
404 € par employé/an en France (Benchmark ADP 2015)
|3
Regrouper des systèmes
fragmentés
« En rachetant nos
concurrents, nous nous
retrouvons face à d’énormes
enjeux d’intégration :
partager notre façon de
travailler avec les nouveaux
arrivants et les intégrer à nos
systèmes paie et RH. »
Philippe Mennrath, KNAUF
La consolidation des données, pour une entreprise
ayant recours à plusieurs systèmes de paie locaux,
augmente les coûts. La collecte des rapports générés
par les différents systèmes prend quant à elle un temps
considérable. Philippe Mennrath, DRH chez KNAUF,
producteur multinational de matériels de construction,
nous explique : « En rachetant nos concurrents, nous
nous retrouvons face à d’énormes enjeux d’intégration :
partager notre façon de travailler avec les nouveaux
arrivants et les intégrer à nos systèmes paie et RH. »
La charge administrative liée à la gestion de plusieurs
systèmes ou prestataires nécessite une consolidation
incessante des informations et des rapports. Les
ressources mobilisées augmentent non seulement les
coûts mais elles ont un impact sur la capacité à prendre
les bonnes décisions en temps opportun.
Des systèmes au niveau local pour
une utilisation globale
Collaborer
avec un seul
prestataire
assure une
transparence
complète sur
les coûts.
Pepita Morales Saldana, directrice paie internationale
de la société TomTom (fournisseur de navigation GPS),
passée de quelques bureaux aux Pays-Bas en 2006
à des opérations dans 40 pays en 2014, se souvient :
« Nous utilisions un système de paie néerlandais local
comme un système SIRH, ce qui, comme vous pouvez
l’imaginer, nous a donné beaucoup de fil à retordre.
Nous devions enregistrer dans un système local qui
n’était pas conçu pour cela toutes les données employés
mondiales. » Une telle gestion de la paie prend du temps
et augmente les coûts d’infrastructure informatique, de
support et de maintenance.
4 | Quels atouts pour réussir la transformation de l’entreprise et acquérir plus de flexibilité ?
Existe-t-il une meilleure solution ?
Le rapport établi par Webster Buchanan Research Gestion de la paie multipays : analyse des avantages
et des enjeux commerciaux - avance que le coût est
un élément clé de la plupart des analyses et appels
d’offres liés à la gestion de la paie multipays et que
pour « les entreprises qui automatisent leurs systèmes
ou harmonisent leurs processus, les possibilités de
réduire les coûts directs sont réelles ».
L’étude Global Benchmarking Study (GBS) menée
par Jeitosa Group International a montré que « les
entreprises très performantes sont beaucoup plus
susceptibles d’avoir une équipe paie globale qui
bénéficie à la fois de la visibilité et de la responsabilité
nécessaires pour une bonne gestion de la paie au
niveau des différents pays ». TomTom a développé un
centre de services partagés où la gestion de la paie a
été externalisée. Ainsi, les processus et les services
sont standardisés et permettent une meilleure gestion
des coûts. « Les frais étant parfaitement identifiables,
nous connaissons précisément les coûts engendrés
par la gestion de la paie. Et puisqu’il est impossible
d’avoir un expert dans chaque pays, nous devons opter
pour une solution en gardant cette donnée à l’esprit.
Dans certaines filiales où les effectifs sont restreints,
il s’avère effectivement peu rentable de recourir à un
spécialiste local de la paie », nous explique Morales
Saldana.
« Nous devions enregistrer
dans un système local qui
n’était pas conçu pour
cela toutes les données
employés mondiales. »
LES AVANTAGES DE
LA STANDARDISATION
DES PROCESSUS EN
TERMES DE COÛTS :
•
Des tarifs prévisibles et évolutifs
•
Une tarification par région avec une seule
facture et une devise unique
•
La réduction du coût total de possession
(TCO) grâce aux Managed Services qui
éliminent les coûts de maintenance et
d’infrastructure
•
La simplification des workflows grâce à
une mise à jour automatique des données
paie des pays à partir d’un ERP ou d’un
SIRH
•
La réduction des erreurs coûteuses
découlant d’un manque de connaissances
ou de visibilité
•
Une vue complète des coûts globaux de
gestion de la paie avec une facture unique
pour tous les pays
•
Des systèmes toujours en conformité avec
les lois et les réglementations nationales
sur la paie
•
Des initiatives locales et des services
partagés facilités grâce à une plate-forme
et à une interface utilisateur unique pour
le traitement global de la paie
Pepita Morales Saldana, TomTom
Dierk Russell, directeur SIRH EMEA pour la société
Covidien (société de matériel médical) passée
d’une gestion de la paie fragmentée à un modèle
d’externalisation standardisé dans la zone EMEA,
commente : « Avant d’externaliser, nous n’étions pas
en mesure d’analyser les coûts. Aujourd’hui, c’est très
simple car nous avons signé avec un seul prestataire. »
Collaborer avec un seul prestataire assure une
transparence complète sur les coûts et facilite la
budgétisation et la planification financière. Cela évite
également aux entreprises de consacrer trop de
temps aux tâches back-office pour se concentrer sur
le développement de leurs activités et des différentes
stratégies opérationnelles tout en contrôlant leurs
coûts.
Quels atouts pour réussir la transformation de l’entreprise et acquérir plus de flexibilité ?
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2ème défi : la flexibilité
S’adapter aux
conditions du
marché et à un
monde des affaires
en constante
évolution
Si les systèmes et processus existants deviennent un
frein à chaque changement opéré, les entreprises ne
peuvent être ni flexibles ni réactives aux conditions de
marché. Une mauvaise gestion paie et RH peut anéantir
toute volonté de flexibilité, les équipes internes
consacrant plus de temps au traitement de la paie
qu’aux tâches stratégiques pour l’entreprise.
6 | Quels atouts pour réussir la transformation de l’entreprise et acquérir plus de flexibilité ?
Réduction de la gestion de la paie
et croissance
Papyrus, distributeur papetier opérant dans un secteur
en déclin où la compétitivité est la clé du succès, procède
actuellement à une restructuration. « Le défi pour
Papyrus est d’adapter sa structure. Nous avons donc
commencé à ajuster nos processus RH et paie, nous
sommes plus compétitifs, plus efficaces, nous prenons
le temps de mettre en œuvre d’autres fonctionnalités
RH en ne nous consacrant plus entièrement à la gestion
de la paie. Cela nous permettra d’être plus flexibles et
plus réactifs face aux changements du marché », dit
Karima Cherifi, DRH de Papyrus France.
la paie, 68 envisageaient l’expansion sur de nouveaux
marchés d’ici un an mais seulement 11 % d’entre
elles avaient mis en œuvre une solution globale de la
gestion de la paie dans le cadre de développement. Pour
ces entreprises, la croissance sera limitée car les RH
devront composer avec les lois locales et embaucher
des experts locaux.
L’expertise locale est essentielle
Lorsque les entreprises s’implantent dans de nouveaux
pays, elles ne possèdent pas l’expertise locale. Ce
manque de connaissances peut comporter des risques.
Les réglementations varient selon les régions, les
domaines d’activité et leurs conventions collectives,
les entreprises et leurs accords d’entreprise. Tous ces
facteurs réunis compliquent énormément la tâche. Le
Brésil par exemple compte plus de 10 000 conventions
collectives et le Japon près de 300 salaires minimum
différents, variant d’une branche à l’autre et d’une
région à l’autre. En France, les changements législatifs
de 2014 ont une incidence sur tous les aspects RH :
la DSN (déclaration sociale nominative) pour la paie,
la BDES (base de données économiques et sociales)
pour le dialogue social, la réforme de la formation
professionnelle pour la gestion des talents et le CICE
(crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi) pour les
cotisations sociales.
La complexité d’intégration des changements législatifs
diminue ou augmente en fonction de leur fréquence.
En un an, la réglementation de la paie a connu plus
de 20 000 modifications au niveau mondial. Les délais
accordés aux entreprises pour les appliquer sont de
plus en plus courts, qu’il s’agisse d’un nouvel impôt, de
l’emploi ou des règles de conformité.
11 %
seulement des
entreprises mettent en place
une solution de gestion de la
paie globale lorsqu’elles se
développent à l’international.
Yankee Candle, fabricant de bougies parfumées, a
quant à lui connu une croissance globale annuelle
de 30 % avec des « systèmes RH plutôt déficients »,
selon Rachael Merrett, contrôleur financier de Yankee
Candle. « Le système paie ne nous apportait aucune
des données de gestion dont nous avions besoin comme
l’enregistrement des jours de congés par exemple ;
tout était conservé manuellement. Les informations
n’étaient pas reliées entre elles. »
Sur les 161 personnes interrogées pour l’enquête
mondiale menée par Ernst & Young sur la gestion de
Une étude menée par CFO Research en collaboration
avec ADP montre que plus de 60 % des directeurs
financiers interrogés s’accordent à dire que, depuis deux
ans, les entreprises doivent répondre de plus en plus
vite aux changements de réglementations.
Appréhender et gérer autant de modifications légales
représente une tâche colossale pour les RH et cela
mobilise personnel et ressources. La complexité
croissante augmente les risques et conduit souvent à
une flexibilité réduite et à une contribution stratégique
moindre.
En un an, la réglementation
de la paie a connu plus de
20 000 modifications au
niveau mondial.
Quels atouts pour réussir la transformation de l’entreprise et acquérir plus de flexibilité ?
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La simplicité et la standardisation
sont essentielles à la flexibilité
Le rapport établi par Jeitosa International Group Gestion stratégique de la paie : une course paradoxale
à l’efficacité et à l’innovation - avance que « l’une des
caractéristiques du modèle international est qu’il est
particulièrement apte à appréhender les besoins des
business units locales et de partager les meilleures
pratiques et innovations dans l’entreprise ». La société
Papyrus a compris qu’investir dans les RH et la paie était
important : « Nous avons dû changer notre politique.
Nous avons adopté aujourd’hui une politique de
réduction des coûts, mais aussi le partage des bonnes
pratiques entre les différents pays. »
La standardisation RH permet d’augmenter la
flexibilité tout en mettant en place des processus plus
efficaces et plus rentables. Ainsi, les entreprises n’ont
pas à s’occuper elles-mêmes des changements de
réglementations de la politique liée au personnel, des
conditions de travail, des devises, des langues et des
directives. En externalisant globalement la gestion de la
paie, elles consolident des processus pour tous les pays
dans lesquels elles opèrent.
L’externalisation de la paie au niveau international offre
aux multinationales de toutes tailles une flexibilité
supplémentaire à mesure qu’elles se développent. Les
entreprises qui s’implantent dans de nouveaux pays sont
soulagées de s’appuyer sur un prestataire qui maîtrise
la législation locale. Il leur suffit de demander à leur
partenaire d’« ajouter un nouveau pays ».
LES AVANTAGES DE
LA STANDARDISATION
DES PROCESSUS EN
TERMES DE
FLEXIBILITÉ :
•
Des offres de services et des modèles
d’exploitation pour toutes les
entreprises, quelle que soit leur taille
•
Une présence géographique élargie
•
Le transfert des responsabilités et des
risques à un prestataire externe
•
La conformité avec la législation locale
dans tous les pays
•
L’harmonisation interne et le partage
des meilleures pratiques entre les
différentes filiales en appliquant les
mêmes politiques RH et les mêmes
données de référence
•
Une langue unique partagée par tous :
la direction de l’entreprise obtient des
indicateurs cohérents, aboutissant à des
rapports faciles à consolider et à une
responsabilisation accrue
•
Les services paie multinationaux
aident les entreprises à maintenir
leurs effectifs grâce à l’optimisation
des investissements dans les
infrastructures, la maintenance de
logiciels et la consolidation des systèmes
•
Le fait de recourir à un prestataire
unique pour différents pays permet de
réduire les coûts liés à la technologie du
prestataire
Une mauvaise gestion paie
et RH peut anéantir toute
volonté de flexibilité.
8 | Quels atouts pour réussir la transformation de l’entreprise et acquérir plus de flexibilité ?
3ème défi : le contrôle
En avez-vous
vraiment le
contrôle ?
Il est essentiel pour les dirigeants d’avoir accès à l’ensemble
des informations concernant leurs employés mais c’est pourtant
rarement le cas. La disparité des systèmes les en empêche et
fausse les décisions prises sur la base de données imprécises et non
actualisées. Il devient alors impossible d’obtenir des données fiables
pour la stratégie d’entreprise et pour les services RH de contrôler les
indicateurs clés de performance.
Rachael Merrett (Yankee Candle) rappelle qu’avant la transformation
RH et l’externalisation « … certaines informations concernant nos
collaborateurs manquaient. Une situation qui ne pouvait pas durer,
vu la taille de l’entreprise. Notre bureau américain nous demandait
de plus en plus de précisions sur nos effectifs et les structures de
rémunération (paiement en fonction du nombre d’heures travaillées,
fixe mensuel, salaires moyens, répartition hommes-femmes), etc.
Nous n’avions aucune visibilité ».
Quels
Quelsatouts
atoutspour
pourréussir
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del’entreprise
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acquérirplus
plusde
deflexibilité
flexibilité??
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Les services RH passent trop de temps à collecter
les données avant de prendre des décisions ou avant
de pouvoir évaluer l’impact des décisions prises. Et à
vérifier que les données sont exactes. Selon Karima
Cherifi (Papyrus France) : « Nous sommes dans un
environnement de réduction des coûts, nous devons
donc, chaque mois, nous autoévaluer sur les erreurs
commises au niveau de la paie. Mon objectif est
d’atteindre une efficacité de 99 %. Pour cela, nous
devons améliorer en parallèle d’autres indicateurs
clés de performance comme les coûts des indemnités
de départ, le nombre d’employés à temps plein, etc.
Aujourd’hui, nous avons une très bonne visibilité sur
ce type de KPI. Grâce à l’externalisation de la paie, les
différentes équipes de direction partagent de multiples
informations. »
La visibilité des données et la standardisation des
processus permettent aux entreprises de prendre des
décisions cruciales en temps réel et de se concentrer sur
leur stratégie. Dierk Russell (Covidien) le souligne : « Le
reporting consolidé nous a évidemment donné une bien
meilleure visibilité sur notre gestion de la paie. Même un
système financier et une expertise comptable de qualité
ne nous permettaient pas de réaliser le type d’analyse
que nous sommes en mesure de faire aujourd’hui. »
Une vision 360 des salariés est absolument essentielle
et requiert une mise en place de politiques communes
et une harmonisation des processus. C’est de cette
manière que l’entreprise est à même d’effectuer des
mesures clés et d’obtenir des données pertinentes.
La standardisation au service de
l’internationalisation
Un lieu de stockage unique des données pour effectuer
reporting et analyses nécessite une intégration des
données RH, des politiques communes, des processus
et des tâches sur une même plate-forme. Lorsqu’on sait
que 37 % des données des entreprises de taille moyenne
sont encore stockées sous Excel (Étude ADP Global
HCM Study, janvier 2014) ou dans des bases de données
similaires, il n’est pas superflu de réfléchir à l’avantage
qu’apporte le stockage de données dans un système
unique, accessible non seulement aux RH, mais aussi à
la direction, aux managers et aux collaborateurs. Yankee
Candle en a fait l’expérience : « Lorsque tout était fait
manuellement, nous devions collecter les données, les
saisir dans un fichier Excel, envoyer la feuille de calcul
à un prestataire externe, récupérer la feuille de calcul et
l’analyser. Aujourd’hui, nous ne pourrions plus traiter la
paie de cette façon. »
La standardisation
des processus RH
internationaux permet
d’augmenter la flexibilité.
37 %
des données des
entreprises de taille
moyenne sont encore
stockées sur des feuilles de
calcul.
Le rapport établi par Webster Buchanan Research Gestion de la paie multipays : analyse des avantages et
des enjeux commerciaux - avance que « chaque fonction
paie internationale est en mesure de répondre aux
exigences réglementaires et commerciales locales mais
a tendance à évoluer différemment selon les pays. Il n’y a
aucune standardisation des meilleures pratiques et des
processus ». La plupart des multinationales ont recours
à la fois à l’expertise interne et à l’externalisation :
« Prenons une société présente dans une dizaine de
pays. Vous pourrez facilement trouver entre 15 et 20
partenaires différents. » Difficile dans ce cas d’avoir une
visibilité des opérations paie et de veiller à ce qu’elles
ne soient pas en infraction avec la réglementation.
Le changement a été radical pour Yankee Candle :
« Aujourd’hui, je suis en mesure de produire des
rapports ad hoc. Je peux interroger les données à tout
moment.Tous les rapports que nous avons extraits ont
pu être intégrés à notre système financier. Cela a porté
ses fruits. Aujourd’hui, nous intégrons facilement les
données paie dans notre système ERP. »
10 | Quels atouts pour réussir la transformation de l’entreprise et acquérir plus de flexibilité ?
Conclusion
L’expansion internationale va de pair avec des exigences
de conformité en constante évolution, le contrôle des
filiales, les coûts liés au personnel et la nécessité
de protéger les informations les plus sensibles.
Une solution paie multipays efficace doit assurer la
compatibilité de plate-forme, l’intégration des données
et la centralisation de l’information multipays au
niveau local et mondial. Elle doit aussi permettre de
standardiser les niveaux de services entre les différents
prestataires et d’intégrer les connaissances sur la
conformité locale.
Pour les organisations de classe mondiale, la
centralisation est la clé pour une prestation de services
rationalisés et un modèle d’exploitation RH. Grâce à un
réseau de spécialistes locaux de la paie possédant une
connaissance approfondie de la législation et des RH, il
est possible d’alléger la charge des centres de services
partagés ou des filiales locales. En trouvant de nouvelles
façons de maintenir la conformité et de réduire les
risques, d’améliorer l’efficacité des processus et, à
terme, de stimuler la croissance de l’entreprise et son
développement international, les RH sont à même de
démontrer leur valeur stratégique.
Il n’est pas superflu de
réfléchir à l’avantage
qu’apporte le stockage
de données dans un
système unique, accessible
non seulement aux RH,
mais aussi à la direction,
aux managers et aux
collaborateurs.
Les organisations les moins innovantes ou les moins
flexibles seront frileuses à l’idée d’un tel changement.
En revanche, celles qui réussiront sur le marché mondial
et élargiront leur présence géographique n’auront
pas hésité à standardiser les RH et la paie. Et les
responsables RH seront à la direction des opérations.
LES AVANTAGES DE
LA STANDARDISATION
DES PROCESSUS
EN TERMES DE
CONTRÔLE :
•
Des SLA et KPI cohérents à travers le
groupe
•
Des systèmes BPM centralisés pour le
contrôle des flux de données paie et RH
•
Des systèmes uniques pour des rapports
RH consolidés multipays
•
Le transfert des responsabilités et des
risques à un prestataire externe
•
La conformité avec la législation locale
dans tous les pays
•
Le changement est beaucoup plus fluide
et efficace lorsqu’il est mis en œuvre
dans toute l’organisation
•
Le passage simultané à une plate-forme
unique, pour toutes les régions, limite
l’impact du changement sur les équipes
Quels atouts pour réussir la transformation de l’entreprise et acquérir plus de flexibilité ?
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Avec plus de 12 milliards de dollars de chiffre d’affaires et plus de 65 ans d’expérience, ADP®
(NASDAQ : ADP – Automatic Data Processing) compte environ 637 000 clients dans plus de
125 pays. Figurant parmi les principaux acteurs mondiaux sur le secteur des services
d’externalisation et de gestion du capital humain, ADP offre une large gamme de solutions
intégrées en matière de ressources humaines, gestion de la paie, gestion des talents, gestion des
temps. Le groupe permet également à ses clients de se conformer aux évolutions réglementaires
et législatives. Faciles d’utilisation, les solutions d’ADP offrent aux entreprises de toutes tailles
un réel atout dans leur développement. ADP est également le principal fournisseur de solutions
informatiques intégrées pour les concessionnaires de véhicules de loisirs, de véhicules utilitaires
et d’équipements lourds. En France, le groupe compte 2 400 collaborateurs répartis sur 9 sites
régionaux pour servir 12 140 clients représentant 2,5 millions de salariés.
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