Consignes 2016 - Courir dans les Vosges

Consignes concernant les dossiers de
demande d’organisation 2016
Ces consignes s'appliquent à tous les organisateurs, affiliés ou non à la FFA.
Tous les organisateurs doivent déposer une demande d'avis auprès du Comité des Vosges d'Athlétisme
(Commission Départementale des Courses Hors Stade)
Pour toute demande de renseignements, vous pouvez me contacter aux N° 06 09 11 36 29 ou 03 29 66 83 65
[email protected]
Pour le dossier CDCHS 88 , joindre : (ce dossier est à me faire parvenir directement : 487, rue des
Grands Jardins Puttegney 88270 HAROL)
- Une attestation d'assurance couvrant la manifestation (impératif)
- Le règlement de l'épreuve et le bulletin d’inscription (mentionnant les règles à observer concernant la
licence ou le certificat médical)
- Le dispositif de sécurité (qui doit être en conformité avec les règles de sécurité 2016)
- Un chèque de 20 € pour les courses à Label, un chèque de ( nombre de coureurs ayant participé à
l'édition précédente x 0,20€) pour les autres organisations (20€ minimum si le nombre de participants
est inférieur à 100), chèque adressé à l'ordre de la CDCHS/CVA Courses sur routes.
Un seul exemplaire de votre dossier est suffisant, vous pouvez le transmettre par courriel si vous le souhaitez.
Vous recevrez rapidement l'avis de la CDCHS, cet avis est à joindre au dossier « Préfecture ». Si vous ne
transmettez pas l'avis de la CDCHS avec votre dossier « Préfecture », vous devez joindre à votre dossier
le récépissé d'envoi en lettre recommandée avec accusé de réception de votre dossier envoyé à la
CDCHS. Merci de faire parvenir un dossier complet.
Pour le dossier à transmettre à la Préfecture (ou à la Sous-Préfecture)
La demande doit parvenir 3 mois au moins avant la date prévue pour la manifestation. Ce délai est réduit à 2
mois lorsque la manifestation doit se dérouler dans le cadre d'un seul département. Le dossier doit comprendre
(article A.331-3 du code du sport) :
-les noms, adresse et coordonnées de l'organisateur ;
-la date et les horaires auxquels se déroulent la manifestation ;
-un plan détaillé des voies et des parcours empruntés ;
-le nombre maximal de participants à la manifestation ;
-la nature et les modalités d'organisation, notamment son règlement particulier, tel qu'il résulte des règles
techniques et de sécurité (à consulter sur le site internet de la FFA, ou CDCHS 88 http://courirvosges.free.fr
onglet « Organisateurs »)
-l'avis de la FFA, ou à défaut d'avis rendu, la preuve de l'envoi par lettre recommandée avec accusé de
réception de la demande d'avis de la FFA (CDCHS)
-le nombre approximatif de spectateurs attendus à la manifestation ;
-le recensement des dispositions assurant la sécurité des participants et des tiers ;
-une attestation d'assurance en responsabilité civile. Cette attestation doit être présentée à l'autorité
administrative au plus tard 6 jours francs avant le début de la manifestation. Le non-respect de ce délai
entraîne le refus d'autorisation par l'autorité administrative compétente. (Préfecture)
Le dossier est à transmettre :
-pour Epinal : Préfecture des Vosges Place Foch 88026 EPINAL Cedex Pôle « Polices administratives »
Personne en charge des dossiers : Mme Marie France FISCHER Tél. 03 29 69 89 64 [email protected] (vous pouvez adresser votre dossier au format « pdf » directement à Mme
FISCHER, sous réserve que le dossier ne soit pas trop volumineux)
-pour St-Dié : Préfecture des Vosges Sous-Préfecture St-Dié Place Jules Ferry 88100 ST DIE DES VOSGES
Mme Sophie BOULANGER Tél. 03 29 42 11 57 [email protected]
-pour Neufchâteau : Préfecture des Vosges Sous-Préfecture de Neufchâteau Place des Cordeliers 88300
NEUFCHATEAU Mme Delphine NOGARA Tél.03 29 06 39 08 [email protected]
Les deux dossiers de demande CDCHS et Préfecture peuvent être téléchargé sur le site de la CDCHS :
rubrique « Organisateurs » (si vous ne pouvez pas les télécharger et les imprimer, contactez-moi, je
vous enverrai ces dossiers).
A l’issue de la manifestation, me faire parvenir les résultats des différentes courses, soit par courrier,
soit par Courriel : [email protected] et [email protected]
Afin d’être exploitables, les données devront être transmises dans l'un des 3 formats suivant :
- Soit Gmcap (.cap)
- Soit Logica (.nxtr)
- Soit fichier Excel
- Soit Fichier texte (.txt) (séparateur tab) : mini 8 champs – exemple en pièce jointe :
- Nom
- Prénom (champ séparé du Nom)
- Sexe (M ou F)
- Année de naissance (4 chiffres)
- Temps (format hh:mm:ss)
- Club
- catégorie (2 caractères : PO-BE-MI-CA-JU-ES-SE-V1-V2-V3-V4
- N° de licence
les fichiers peuvent être transmis également au format « Excel .xls ou.xlsx»
En cas de problème, merci d'indiquer vos coordonnées téléphoniques afin de pouvoir le solutionner sans attendre.
Ces résultats seront mis en ligne sur le site de la CDCHS 88 ainsi que sur le site communautaire . Ce
site développé par la FFA à la demande du Ministère, s'adresse à tous les coureurs (licenciés de toutes
fédérations ou non-licenciés). Chaque coureur enregistré possède une fiche où sont répertoriés les résultats de
toutes ses courses, sous réserve que l'organisateur envoie ses résultats.
Le site de la commission des courses hors stade (http://courirvosges.free.fr) est à votre disposition
pour recueillir les inscriptions à vos différentes courses (sous réserve de me transmettre en temps voulu votre
bulletin d’inscription). Si vous avez votre propre site internet, je mets en place un lien vers votre site. Si ce
n’est pas le cas, une adresse courriel suffit pour que je vous fasse parvenir les inscriptions. (plus de 5000
inscriptions ont été reçues sur le site pour l’année 2015) Les coureurs utilisent de plus en plus cette formule
pour s’inscrire. Indiquez sur vos bulletins d’inscription qu’il est possible de s’inscrire sur le site
http://courirvosges.free.fr . Merci
Le livret « Manuel pratique de l'organisateur - Règlements des Courses Hors Stade 2016» est transmis
ou envoyé à tous les organisateurs, il est téléchargeable sur le site de la Commission, rubrique
« Organisateurs ». Les arches (départ et arrivée du CVA) sont à votre disposition, contacter Stéphane
DUFAYS (0674674421). (elles sont en dépôt à Vittel, mise à disposition pour tous). Possibilité également
de disposer d’une horloge (20€ la location). Le Comité des Vosges d'athlétisme peut assurer votre
chronométrage (Dag system avec puces), si vous êtes intéressés contacter Stéphane DUFAYS
(0674674421). La CDCHS peut également prêter un chronomètre à bande (2500 temps) et une horloge
130cmx0,30cm (20€ la location), me contacter pour le prêt.
Denis DUPOIRIEUX
Commission Départementale des Courses Hors Stade 88 – janvier 2016