Ordre du jour - Var Tourisme

POLE DEVELOPPEMENT
DE l’OFFRE ET DES FILIERES
Dossier suivi par Elisabeth LOFFREDA
Tél : 04 94 18 59 73
Référent Technique : Pierre HILLY
Compte-rendu
Réunion Commission Tourisme Affaires
du Mardi 7 janvier 2014 à 10h00,
H Hôtel – Hyères-les-Palmiers
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Participants : Charlotte GREGOIRE (Présidente de la Commission et Echappée Bleue), Catherine JENOUDET (Dolce
Frégate Provence), Daniel BEYREND (Echappée Bleue), Fanny BLANC (Grand Hôtel Les Lecques), Agnès JORDY (OT
Provence Verte), Lila NAMMATHAO (Kyriad Prestige La Seyne), Laureline PROSPERI (Les Domaines de SaintEndréol), Vanessa CHEVRIER (Les Domaines de Saint-Endréol), Emilie BIANCHI (Bureau des Congrès Saint-Raphaël),
Ingrid BARRAS (Best Western La Marina), Marie-Pierre CAILLE (Château Mentone), Céline LACOMMERE (Belambra
Business), Olivier AUNEAU (Terrescale), Stéphanie JABET (OT Hyères), Stéphane PLESSIS (CCI Var), Fanny
MASSERON-MOSTEFA (Palais Neptune), Stéphane ZANARELLI (Hostellerie Bérard & Spa), Sandrine CAPDEVIELLE
(Toulon Provence Méditerranée), Ghislaine BOURGEOIS (Domaine de Fayence), Alexandra SAUVAIGO (Estérel Côte
d’Azur), Laurence MOLLE (Château Sainte-Roseline), Laurent GROSSO (OT Saint-Tropez), Claude MANISCALCO (OT
Saint-Tropez), Alexandre DURAND-VIEL (Château de la Messardière), Laetitia DIAT (Château de la Messardière),
Nadine ROLLAND (Hôtel Les Jardins de Sainte-Maxime), Béatrice GALLYOT (H Hôtel), Pierre JUNCA (H Hôtel), Reina
BOMAS-BUITER (OT Les Salles sur Verdon), Brigitte PEROT (Plein Sud Hyères), Stéphanie JACSONT (Château Font
du Broc), Eric SAIGNES (Château Font du Broc), Charlotte NEGRO (Château Pas du Cerf), Charlotte BONTE (Odalys),
Sandy DOMENECH (Odalys), Elisabeth LOFFREDA (Var Tourisme) et Pierre HILLY (Var Tourisme).
Excusés : Caroline BORSOTTI (Grand Prix Hôtel) et Marion CHATARD (Conseil Général du Var).
Absent : Stéphane D’HALLUIN (Bastide du Calalou)
Ordre du jour
1. Projet de plan d’action 2014 de la Commission
2. Date de la prochaine réunion
Introduction :
Présentation d’un nouveau membre qui a rejoint la Commission :
- Château de la Messardière à Saint-Tropez : Alexandre DURAND-VIEL et Laetitia DIAT.
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Toute correspondance doit être adressée de façon impersonnelle à M. le Président de Var Tourisme
Var Tourisme – Agence de Développement Touristique
1, boulevard de Strasbourg – B.P. 5147 – 83093 TOULON CEDEX
Tél. : 04 94 18 59 60 - fax : 04 94 18 59 61
Site : www.visitvar.fr - mél : [email protected]
1. Projet de plan d’action 2014 de la Commission
Suite à la dernière réunion de la Commission du 20/11/2013, une petite réunion s’est tenue (ADT, Charlotte et OT SaintTropez) afin de réfléchir sur un format d’opération tourisme d’affaires dans le cadre de l’événement « Les Voiles de
Saint-Tropez » (événement acté lors de la réunion du 20/11 par les membres de la Commission).
Le format proposé est le suivant :
Workshop + Déjeuner + Sortie bateau + Espace VIP dans le Village des Voiles (apéro), suivi ou non d’un éductour.
Date retenue : Jeudi 2 octobre 2014.
Tour de table :
Suite au tour de table effectué auprès des membres de la Commission, voici ce qui a été retenu concernant cette
opération :
- Date : Jeudi 2 octobre
- Lieu : Saint-Tropez
- Format :
o 10h30 : Accueil et Café à la Messardière.
o 11h00 à 14h00 : Workshop à la Messardière et cocktail déjeunatoire (ou déjeuner de 13h à 14h ?).
o 14h00 à 14h30 : Transfert des invités de la Messardière au Port.
o 14h30 : Embarquement des clients sur un catamaran motorisé afin de suivre Les Voiles.
o 17h00 : Retour à terre. Espace VIP du Village des Voiles, apéritif et Carnaval des Equipages (18h).
o 19h00 : Fin de la journée. Transfert retour des invités à la Messardière pour récupérer les véhicules.
- Exposants : 25 exposants maxi (2 personnes par structure). Opération exclusivement réservé aux membres
présents durant la réunion et au membre excusé (Best Western Grand Prix Hôtel).
- Visiteurs : Directeurs et Décisionnaires d’entreprises ou fédérations, hors PACA (région déjà sollicitée en
2013) ; Prioriser les bassins Parisiens et Lyonnais. Pas d’agence. Chaque exposant devra ramener 5 clients.
Pas d’accompagnants. Pas de doublons dans les entreprises. Ne pas inviter les clients déjà invités en 2013.
Nombre de visiteurs maxi = 25 exposants X 5 visiteurs = 125 visiteurs.
- Logistique Hébergement : Il sera proposé aux clients d’être hébergés gratuitement 2 nuits (la nuit du mercredi
afin qu’ils soient à 10h30 à la Messardière le jeudi et la nuit du jeudi).
D’une manière générale, chaque exposant de la catégorie « hébergeurs » prendra en charge ses 5 clients dans
son établissement. Il leur est demandé également s’ils peuvent fournir d’autres chambres gracieusement ou à
tarif préférentiel pour héberger les clients des exposants non hébergeurs (dans ce cas, c’est l’exposant qui
règlera à l’hôtel les chambres dont il aura besoin pour ses clients).
Un tour de table a été effectué auprès des hébergeurs afin de connaître le nombre total de chambres sui
pourraient être mise gracieusement à disposition pour cette opération (incluant les 5 chambres pour leurs
clients) :
o Dolce Frégate Provence (Saint-Cyr): 15 chambres pour les nuits du mercredi et du jeudi
o H Hôtel (Hyères) : 15 chambres pour les nuits du mercredi et jeudi
o Château des Demoiselles (La Motte) : 6 chambres pour les nuits du mercredi et jeudi
o Château Mentone (Saint-Antoni-du-Var) : 5 chambres pour les nuits du mercredi et jeudi
o Kyriad Prestige (La Seyne-sur-Mer) : 5 chambres pour les nuits du mercredi et jeudi
o Hostellerie Bérard & Spa (La Cadière d’Azur) : 5 chambres pour les nuits du mercredi et jeudi
o Grand Hôtel Les Lecques (Saint-Cyr) : 5 chambres pour les nuits du mercredi et jeudi
o La Marina (Saint-Raphaël) : 15 chambres pour les nuits du mercredi et jeudi
o Odalys (La Londe) : à confirmer
o Plein Sud (Hyères) : Ne peut pas se prononcer
o Domaine de Fayence : Ne peut pas se prononcer
o Jardins de Sainte-Maxime : doit voir avec son planning
o Belambra (Hyères) : établissement complet durant cette période. Doit voir avec le planning de
Belambra Rivera Beach Résidence
Soit un pré-total de 71 chambres mises à disposition gracieusement pour les nuits du mercredi et du jeudi.
- Tour en bateau pour découverte des Voiles : prévoir une animation à bord permettant un fil conducteur, à
charge des partenaires agences réceptives.
- Logistique Cocktail : Cocktail déjeunatoire à la Messardière : vins offerts par les exposants « Domaines
Viticoles ».
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Espace VIP / Apéritif : L’espace VIP au sein du village des Voiles est géré par l’OT de Saint-Tropez. Apéritif
offert par l’OT (recherche de partenaires des Voiles) et par les Domaines. Prévoir une ambiance musicale de
17h à 19h sur l’Espace VIP.
Transferts : Monsieur Durand-Viel s’est proposé de voir avec ses partenaires si ces derniers peuvent mettre à
disposition des véhicules (type petits mini-bus) gracieusement pour les transferts entre la Messardière et le Port
(A/R).
Logistique éductour vendredi 3 octobre : il pourrait être envisagé 2 éductours (1 éductour Var Est et 1
éductour Var Ouest). Groupes définis en fonction des lieux d’hébergements des clients la nuit du jeudi. Les 2
réceptifs interviendraient sur ces éductours. Quoi qu’il en soit, l’accent et tous les efforts doivent être mis sur la
journée du jeudi.
Gestion des fichiers : Comme en 2013, lorsque vous aurez un client confirmé, vous en avertirez Pierre à
l’ADT Var Tourisme, qui enverra au fur et à mesure un mail à tous les exposants pour avertir que Mr X de la
société Y est inscrit, afin que vous ne démarchiez pas une société déjà inscrite. Il a été demandé que vous
nous adressiez le contact du client avec toutes les informations le concernant (Société, Nom, Prénom,
Adresse complète, Tél et Mail). Ce fichier commun des invités inscrits au workshop sera adressé à tous les
exposants. Cette demande émane des exposants présents en 2013, et tous ont donné leur accord pour ce
partage du fichier des clients présents sur le workshop 2014.
Financement de l’opération : le budget alloué à Var Tourisme ne sera connu qu’en avril. Une participation
forfaitaire pourra être demandée aux exposants en fonction du budget accordé à Var Tourisme.
Les hébergeurs participent déjà pour la plupart en proposant des chambres ; les domaines offrent les bouteilles
de vin. Les exposants ne proposant pas de prestation en nature pourraient financer des repas lors de
l’eductour… (hors cocktail déjeunatoire du jeudi pendant le workshop).
Le budget consacré par Var Tourisme ne pourra concerner que la demi-journée workshop + déjeuner + bateau.
Important :
Nous demandons à chacun des membres présents à la réunion du 7 janvier de nous confirmer :
1/ Votre participation au workshop (en nous renvoyant la fiche d’inscription).
2/ Votre implication en nature
EX : (Pour les hébergeurs : nombre total de chambres offertes (y compris les 5 pour vos propres clients) sur les 2 nuits
en B&B. Merci d’indiquer également le nombre de chambres supplémentaires à celles offertes et le prix préférentiel pour
celles-ci. Pour les domaines : Vins pour cocktail déjeunatoire et apéro Espace VIP… Pour les réceptifs : organisation
des eductours…..
Prise en charge de déjeuners (hors cocktail déjeunatoire du workshop)…
Merci de retourner ces informations par mail à Pierre avant le 14/02/2014 : [email protected]
En fonction du budget accordé à Var Tourisme pour cette opération, une petite participation financière pourrait être
demandé aux exposants pour boucler le budget (réponse en avril).
2. Date de la prochaine réunion
La Prochaine réunion se déroulera au Château Mentone à Saint-Antonin-du-Var en Avril à 15h. Le jour exact
vous sera communiqué ultérieurement.
Nous tenons à remercier le H Hôtel pour l’accueil réservé pour la réunion de la Commission.
Visite de l’hôtel et fin de réunion à 12H00.
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