La bonne gestion des bénévoles » par les associations

« La bonne gestion des
bénévoles » par les associations
« Le recrutement et la gestion des
bénévoles »…un processus difficile!
• 1) « on ne recrute pas un bénévole…on aide des personnes
à s’engager »!
• 2) « Un bénévole, ce n’est pas un salarié qu’on ne paie
pas! »
• 3) « On ne manage pas un bénévole, on anime… »
• 4) « Le marché des bénévoles », un marché en tension
permanente
• 5) Une profonde évolution de la sociologie de l’engagement
(équilibre entre Sens, utilité et plaisir)
• 6) Les conditions pour essayer d’en trouver (attractivité du
Projet et de l’équipe)
• 7) « Les trouver, c’est bien…les garder c’est encore mieux! »
Les conditions pour essayer de les trouver!
• 1) être attractif (concurrence entre les
associations et les projets associatifs)
• 2) Bien définir le contenu des missions
• 3) Adapter ces missions et ces contenus
aux rythmes et aux disponibilités des
bénévoles potentiels: les jeunes, les actifs,
les demandeurs d’emploi, les retraités…et
les sexes (le respect « des temps
sociaux »)
Les trouver, c’est bien… les garder, c’est
encore mieux!
- Une impression (pas totalement prouvée) d’un
grand « turn over » des bénévoles, d’où des
discours sur l‘infidélité, le zapping… négatifs à
l’égard des bénévoles!
- Et si la responsabilité venait des associations?
- Une nécessité absolue de bien formuler les
besoins, de bien accueillir, de bien intégrer, de
bien animer, de bien former, de bien
reconnaître, …les 6 piliers d’une bonne gestion
Dans une démarche opérationnelle et
conviviale…
- Les associer au Projet associatif, pas seulement aux activités
à prendre en charge
- Accorder de l’importance au système de communication et au
travail en équipe, surtout si les bénévoles ne viennent pas
souvent
- Privilégier la cooptation et le tutorat/compagnonnage, plutôt
que des systèmes hiérarchiques formels
- Accorder une grande importance au contrat moral (cf.
« Convention d’engagements réciproques » ou Charte du
bénévolat recommandées par FB)
- Remercier sans cesse (que des retours symboliques)
Les six piliers d’une bonne gestion:
•
Clarifier ses besoins, les penser en fonction des cibles et identifier
les bonnes sources de « recrutement »
•
Accueillir: donner l’impression d’être attendu, dossier d’information,...
•
Intégrer: faire comprendre le Sens du Projet et de l’activité
•
Animer: donner la parole, fonctionner « collectif », écouter, revenir sur les
situations concrètes, capitaliser les bonnes pratiques, soutenir en cas de
difficultés,…
Former: bien sur à l’activité, mais éventuellement sur du « transversal »
•
•
Mettre en place la reconnaissance: remercier, faire des pots, mettre en
place « Le passeport bénévole » ® , (voir www.passeport-benevole.org)
Des motivations de départ très diverses
et toutes légitimes:
• Motivation par le besoin d’altruisme (qui part de
« l’insupportable »): exemples SDF ou solidarité internationale
• Motivation par la recherche de Sens à sa vie: exemple de
salariés qui trouvent que leur travail manque de Sens
• Motivation par le champ ou la cause: exemples de parents
d’enfants handicapés ou de jeunes sur l’environnement
• Motivation par le besoin de socialisation de sortir de chez soi
…ou « de soi » (exemple de retraités)
• Motivation pour tester un projet professionnel ou de
développer des compétences (exemples de jeunes ou de
demandeurs d’emploi)
« L’amont de l’amont »,
la clarification des besoins:
• Si les associations disent avoir besoin de bénévoles, elles
ont souvent beaucoup de difficultés à exprimer clairement
leurs besoins:
- Soit elles raisonnent « postes » par assimilation avec des
salariés (et pas « missions »)
- Soit elles ont des difficultés à « découper en missions
élémentaires » compatibles avec des disponibilités
limitées (et donc à raisonner « équipes »)
- Soit elles raisonnent en termes d’exigences plus ou
moins floues et pas termes en compétences minimales
Avant l’accueil,
les moyens de prospection:
• Des sources variées:
– La notoriété nationale ou les campagnes nationales
(Restos du Cœur, Téléthon,…) ou les sites
spécifiques de chaque association
– La presse , en particulier des collectivités
territoriales
– La cooptation inter personnelle (le plus souvent
locale)
Avant l’accueil,
les moyens de prospection (suite):
– Les actions de promotion locale, auxquelles FB est
très associée (Forums des Associations, Journée
du Bénévolat,…)
– Le site www.francebenevolat.org et les missions
mises en ligne et autres sites spécialisés
– Les permanences d’accueil et d’orientation de
France Bénévolat dans ses 290 points d’accueil
De ce point de vue, il est clair que les
compétences et les moyens de communication
de l’association jouent un rôle clé
Bien accueillir:
• Le premier contact (pré accueil): pas un entretien
d’embauche / un examen de passage, mais un
échange de vue
• Le premier contact: un endroit neutre favorisant la
communication
• Le responsable associatif présente l’association et
son Projet Associatif
• Il cherche à bien comprendre les souhaits et objectifs
personnels du bénévole potentiel et en particulier
son niveau d’engagement (donc d’abord, il écoute!)
Bien accueillir (suite):
• Il est indispensable de bien insister sur l’engagement
et de bien préciser le temps que le bénévole
souhaite donner à l’association
• A l’issue du premier entretien, il est nécessaire de
ménager un temps de réflexion (une dizaine de
jours) pour bien confirmer la volonté des deux
parties de s’engager ensemble
• Si les deux parties souhaitent s’engager ensemble,
un nouvel entretien est organisé
Bien accueillir
• Il est souhaitable que le responsable associatif mette par
écrit les missions qui sont confiées au nouveau bénévole
(« droits et devoirs » réciproques au sein d’une convention)
• Si c’est en complémentarité de salariés, il est indispensable
qu’il y ait une « Charte du bénévolat »
• Il est indispensable que tout nouveau bénévole soit présenté
non seulement aux personnes avec lesquelles il fera équipe,
mais également aux autres membres de l’association
• Il est important de laisser quelques temps au nouveau
bénévole pour « regarder » et s’imprégner des objectifs et
méthodes de fonctionnement de l’association, avant de
prendre la mission
Accueillir (suites)
• Après 1 à 2 mois, il est bon d’inviter le nouveau
bénévole à participer à une réunion
d’information d’une demi-journée au cours de
laquelle seront présentés :
–
–
–
–
le Projet associatif (à nouveau!)
le détail du fonctionnement de l’association
les résultats obtenus
les ambitions et le plan de développement
Cette présentation s’inscrit dans la
nécessité de transparence de la gestion de
l’association
Bien intégrer
• La phase la plus délicate car il convient d’ancrer le
bénévole (avec sa personnalité, sa motivation, sa
disponibilité, ses compétences …) dans le dispositif
de l’association et de le placer en situation
d’adéquation avec elle
• Le responsable associatif et le tuteur: un rôle actif
pour faciliter l’intégration du nouveau bénévole
• L’intégration, un processus un peu plus compliqué
quand les équipes sont mixtes (salariés et bénévoles)
Bien intégrer (suite):
Intégration est un peu plus compliquée quand les
équipes sont mixtes (salariés, bénévoles) – 85% des
associations n’ont pas de salariés
• Pas de réponse unique, pas de solution standard, pas
de règles d’arbitrage universelles, mais seulement une
démarche : celle de la transparence et du débat entre
les parties, sur les complémentarités des rôles
respectifs des dirigeants bénévoles, des salariés et
des « bénévoles de terrain »
• Indispensable de ne pas créer le sentiment suivant: la
compétence est du côté du salarié, alors que la
générosité est du côté des bénévoles
Bien former:
• La formation est indispensable aussi bien:
– pour les bénévoles et les responsables associatifs
– que pour les salariés et les bénévoles
Il existe de nombreux organismes qui proposent des
formations ou qui financent les formations, comme le
CDVA sous la responsabilité de la DRDJS
Cependant si possible, la meilleure formation reste
celle qui est proposée à l’intérieur de l’association, car
complètement centrée sur les compétences et besoins
de l’association
Bien animer:
• Une association n’est pas une entreprise : les liens
« hiérarchiques » n’ont pas de réelle importance. Le
bénévole a une entière liberté et peut décider à tout
moment…de partir
• Indispensable d’élaborer un calendrier de réunions et de le
respecter et de travailler sur les formes d’animation des
réunions. Informer des conclusions celles et ceux qui ne
peuvent pas participer à ces réunions
• Afin de développer le sentiment d’appartenance à l’
association, intéressant de donner de l’importance à toutes
les réunions statutaires et de diffuser leur compte rendu à
l’ensemble des bénévoles, même si les bénévoles ne sont
pas adhérents
Bien animer (suite)
• La culture de la vie en groupe est un des
moteurs principaux de la satisfaction des
bénévoles. L’ambiance de travail et de vie
collective sera favorable si les valeurs de
respect de l’autre, de respect des
décisions prises à la majorité, de l’écoute
et de la considération de tous les
bénévoles pendant les réunions, sont bien
comprises, assimilées et respectées
Bien reconnaître:
• Les bénévoles seront d’autant plus attachés à l’association
qu’elle saura valoriser leur apport et leurs compétences
• Il convient de remercier, sans cesse, chaque bénévole du
travail accompli et des résultats obtenus
• La reconnaissance de l’expérience et des compétences par
l’association, en amont d’une éventuelle validation officielle, est
pour tous un facteur de reconnaissance sociale, pour
certains un élément indispensable du parcours professionnel
• C’est l’objectif du « Passeport Bénévole »® (voir présentation
spécifique)