ENDNOTE 7 initiation

Transcription

ENDNOTE 7 initiation
Elisabeth AMBERT IRD Montpellier
mars 2004
ENDNOTE 7 - logiciel bibliographique personnel
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Alimenter ces fichiers de façon manuelle
Importer des références issues d ’autres bases
Gérer des fichiers de références bibliographiques
Faire des recherches dans une base de données EndNote ou
dans une base de données distante
Exporter des références dans différents formats
Editer des bibliographies: Formater et reformater à volonté les
références pour les éditer ou les intégrer à des publications.
EndNote 7 initiation E.Ambert - IRD
Montpellier mars 2004
2
Présentation Générale
¾
¾
¾
Voir site de la documentation IRD
http://www.mpl.ird.fr/documentation : Menu « Aides » section
Manuels / Endnote nous y ajoutons régulièrement des
informations d ’assistance
Adresse directe
http://www.mpl.ird.fr/documentation/Faq_Endnote.html
Installation à partir du CDROM
Si installation réseau : (cas de la salle Formation) copier les
répertoires Libraries, Styles, Filters, Connections et Term Lists
dans son répertoire de travail personnel.
3
Répertoires et fichiers

Fichier exécutable (endnote7.exe) sous c:\Program
files\Endnote\ par défaut
Bibliothèque = Base de données : suffixe en .enl
Fichiers de filtres : filter .enf (PC) .hqx (mac)
Fichiers de connections : connection.enz (PC) .hqx (mac)
Fichiers de styles : style .ens (PC) .hqx (mac)
Localisation des répertoires : indiquer le chemin d ’accès aux
filtres, styles et fichiers de connexions : Menu Edit, option
preferences, Folder Locations
4
bases de données de références =
Librairies

Une base de données peut contenir 32 000
références, chacune assimilée à une fiche
Différents types de fiches : 1 type de base (Generic)
non modifiable et 25 prédéfinis (journal article,
book, thesis …) et modifiables et 3 types à définir
(unused)
1 type peut contenir jusqu ’à 40 champs
Possibilité de gérer plusieurs bibliothèques (bases
de données) simultanément
5
Fenêtres EndNote

Fenêtre principale : Barre de menu (a changé avec
la v.6), Barres d ’outils (Tools / Show toolbar)
Fenêtre d ’une base : Barre de titre (nom de la
base de données), colonnes d ’affichage des
références (une référence par ligne), barre d ’état
(réf. affichées, réf. totales), pré-visualisation des
fiches : Show/hide (selon un format (style) d ’édition
choisi).
6
Barre de menu
¾
¾
File : création/ouverture/fermeture des bibliothèques,
importations, exportations
Edit : commandes classiques Windows sur les fiches de
la librairie : copier/coller, choix des paramètres des
polices de caractères (idem barre d ’outils).
Sélections, créations de filtres, styles, fichiers de
connexion.
Preferences : Paramétrages par défaut de EndNote :
ouverture d ’une bibliothèque au lancement d ’EndNote,
type de référence par défaut, préférences d ’affichage,
activation des listes de termes ...
7
Barre de Menu
¾
¾
References : travailler dans une bibliothèque, ajouter,
supprimer, rechercher, trier les références
Tools :
. Connect (z3950) Interrogation de bases distantes
. Subject bibliography éditer et imprimer une
bibliographie organisée par thèmes (Nouveau v.7)
. Terms Lists : Open, define, link : travailler sur les
listes d ’autorités auteurs, revues, descripteurs ...
Les créer, les supprimer, les mettre à jour, les lier à des
champs
8
Barre de Menu
¾
Tools :
. Show toolbar : Affichage des barres
. Manuscript Templates : format de l ’article dans une
revue particulière (.dot)
. Cwyw = module pour citer les références dans le texte
(s ’active si traitement de texte, word par ex., ouvert).
¾
help : outre l ’aide classique, lien sur support technique
sur le web, style finder et web support, informations
sur les mises à jour
9
Barres d’outils
¾
Tools / Show toolbar : Affichage des Raccourcis
pour travailler dans les bases :
. Main = barre principale de commandes
. barre de styles d’écriture (cf Edit de barre Menu)
. barre du CwYw (Cite while you write) à partir de
endnote 5 (add-in pour endnote 4). Ne s ’affiche
que si traîtement de texte ouvert.
10
Types de références

Masques de saisie ou Reference Types
- un masque de base (Generic) non modifiable, 25 types définis
personnalisables (Journal article, Book section, Thesis,
Conference proceeding, Report, Patent, Figure, Equation …) + 3
types à définir (v.6)
- un type de référence peut contenir jusqu ’à 40 champs
Modification/Création d ’un masque de saisie
- Accès au tableau des types de références par Menu Edit,
Preferences, Reference Types
- Pour définir par défaut un masque de saisie - Default
reference type (en général « Journal article »)
11
Modification des types de référence et
des champs
- Pour ajouter/supprimer/renommer des champs et/ou des types
de références : bouton : « Modify reference types ... »
- masquer un type à la saisie : taper un point (.) devant son nom
(ex : .Artwork), créer un type à partir d ’un type « unused »…
- traduire les noms des champs en français, créer un nouveau
champ à partir d ’un champ « custom »,
- Etre Cohérent dans les modifications, elles s’appliqueront
à toutes les bases EndNote
12
Fonctions de base

Créer une base : File>New choisir un répertoire, enregistrer la
base : endnote library (*.enl)
ouvrir une base : File>Open (ctrl + O)
Fermer une base : File>Close Library (ctrl + W) ou cliquer sur la
croix en haut à droite de la fenêtre
Ajouter un champ dans la fenêtre de visualisation de la base de
données : Edit>Preferences>Display Fields puis choisir le(s)
champ(s) à afficher
13
Gestion des références

Sélectionner une référence : cliquer une fois sur sur sa ligne
Sélectionner des notices qui se suivent SHIFT+Clic
Sélectionner des notices aléatoirement CTRL+Clic
Consulter une référence : la sélectionner puis
References>Edit (Ctrl+E) ou double clic sursa ligne
Prévisualiser une référence : la sélectionner puis cliquer sur
Show Preview
Sauvegarder une référence : la fermer (clic sur X) ou fermer la
base File>save ou (clic sur X) ou (ctrl +S)
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Gestion des références

Eliminer les doublons : References>Find duplicates
puis suppression References>Delete References
Supprimer des notices : les sélectionner puis
Edit>Clear ou Edit>Cut
Copier/coller des notices d ’une base dans une autre.
Sélectionner puis Edit>Copy/Edit>Past (CTRL+C)
(CTRL+V) ou glisser/déposer avec la souris
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Modification du contenu d ’un champ sur
un lot de notices

Extraire le sous ensemble contenant les références à
modifier (References>Show selected References)
Modifier = Rechercher et remplacer le contenu d ’un
champ : ATTENTION ces opérations ne peuvent pas
être annulée : References>Change and move
text>change fields>choisir le champ>choisir l ’opération
à effectuer
Déplacer le contenu d ’un champ dans un autre champ :
References>Change and move text>move
fields>choisir les champs
16
Commandes de saisie

Raccourcis claviers. Clic droit avec la souris
Glisser-déposer avec la souris
couper/copier/coller (Menu Edit ou
ctrl+X/ctrl+C/ctrl+V) dans une notice, d ’une notice
à l ’autre, d ’une notice à un traitement de texte ...
copier des références d ’une base à une autre :
sélectionner les références, copier/coller ou
Sélectionner- Glisser-déposer/souris
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Saisie de références
Menu References/New Reference (ctrl+N) choisir un « reference type » /ex.
Journal Article
¾ Attribution automatique d ’un Record Number à chaque notice (non
modifiable)
¾ Champs Author et Editor, un nom par ligne [Entrée], deux écritures
possibles :
- Nom, Prénom1 Prénom2 ou Nom, P1 P2 ou Nom, P1.P2 ou Nom, P1. P2.
Cas part. : Collectivités auteur,
- Prénom1 Prénom2 Nom ou P1 P2 Nom ou P1.P2 Nom ou P1. P2. Nom (la
liste d ’autorité ne sera pas activée)
18
¾
¾
¾
¾
¾
Si auteur est une collectivité il faut ajouter une virgule à
la fin du nom ex. Ministère de l ’Agriculture,
espace ou . entre les initiales des prénoms
Si plus de 3 auteurs, les inscrire, EndNote génèrera le
et al. automatiquement à l ’édition si prescrit par le style.
Si plus de 3 auteurs mais seulement un ou deux connus,
les inscrire et mettre « et al. » dans la dernière ligne
Si l ’auteur est anonyme, laisser le champ vide
Passage au champ suivant [Tab]
19
¾
¾
¾
¾
¾
Year (Année) sur 4 caractères ou (sous presse, etc …)
Tous les champs Title (titre) : ni point final, ni retour
chariot. Mettre les lettres majuscules si nécessaires
Journal Name (Titre de revue) : Saisie facilitée par
l ’affichage de la liste des titres associée (Term List) en
utilisant la combinaison des touches CTRL+1 choisir le
titre, insert term (les abréviations doivent être saisies
dans le champ Alternate Journal)
pages : au choix 524-529 ou 524-9 (formatage géré)
Edition : sans mention « ed. » contenu non modifié
20
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Keywords : séparateur \ ; / , ou _ entre les mots clés
Notes et abstracts : maxi 32000 caractères (8 pages)
avec une limite de 64 000 caractères (16 pages) par
référence
Short title (titre court) Si plusieurs documents sont écrits
par le même auteur, cette forme abrégé sera utilisée par
certains styles bibliographiques pour différencier les
références citées dans le texte.
Date (date d ’édition)
Reprint edition (Réimpression d ’édition)
Reviewed Item (Critique) Titre du document critiqué
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¾
¾
¾
¾
Call Number (Cote) : pour retrouver le document sur les
rayons de la bibliothèque.
Label (libellé) : Utilisation variée (cote, date de saisie,
citations/ex.)
Accession Number : no d ’enregistrement propre à la
base de donnée d ’où est extraite la réf.
URL : adresse internet ou chemin à lier à un fichier
(local ou distant) par Menu References, Link to.
Accès direct au fichier par Menu References, Open
Link => lancement de l ’application (navigateur, Acrobat,
word …)
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¾
¾
2 Nouveaux champs EndNote 6.
Dans les Types Figure, Chart et Equation :
. Image : contient un fichier lié (graphique, ill., …) le
fichier lié est copié dans un répertoire portant le nom de
la base.DATA
un seul fichier attaché par référence
Pour lier le fichier : Clic droit souris ou Menu
References/Insert Picture ou Object
. Caption : contient la légende du fichier lié
Dans EndNote 7. Nouveau Type Chart /Table permet
d ’insérer des tableaux dans word et d ’en éditer le liste
23
Saisie de références - Polices
- Par défaut « Plain font » « Plain size » in fine ce
sera la police du traitement de texte qui prévaudra.
Modifications / ex. noms d ’espèces en italiques,
lettres grecques « Symbol », exposants, ... seront
conservées.
- Si choix de police par Menu Edit/Preferences ou
Menu Tools/Show toolbar/Text Style.
Police sélectionnée prévaut sur la police utilisée
par défaut par le traitement de texte
24
Saisie de références - Polices
- Caractères spéciaux possibles :
Caractères ASCII ou ANSI : Alt + code
Copier/coller à partir de la table de caractères
Windows (dans Accessoires)
- raccourcis claviers (pc ou mac) : ctrl ou pomme b =
gras. Ctrl ou Pomme i = italique, etc ...
25
Tri des doublons

Détection par défaut par comparaison des champs
auteur, année, title et ref. type
Paramétrable : Edit, preferences, duplicates
Commande : Menu References, Find Duplicates
Suppression de références : References/Delete
references ou Edit/Cut ou Edit/Clear
26
Listes de termes

Facilitent la saisie, la recherche des données et
améliorent la cohérence de la base de données.
Pour chaque base de données, 3 listes sont générées
automatiquement : authors, journals, keywords liées à
des champs. Menu Tools /Open Term list
- Mises à jour automatiques : Edit/ Preferences/ Term
lists/ update lists during data entry et update lists
when importing ... (bien envisager les conséquences
cf. Term Lists Journals)
- Mises à jour manuelles: Tools/Define Term List/
Create List ou Update List . copier/coller possible
27
Listes de termes

Création de nouvelles listes de termes: Tools/Define
Term List /Create List /Term List Name (jusqu ’à 31
listes par base)
Chaque liste doit être liée à (un)des champs et à
une(des) base(s) Tools/Link Term List
importation de liste : tout fichier texte présentant une
liste, un élément par ligne Tools/Open ou Define Term
Lists/Import List
exporter ou imprimer : Tools/ Open ou Define Term
Lists/ Export List /sauvegarder fichier texte (ouvrir dans
un traitement de texte par ex.)
28
listes de termes

Suggestion automatique de termes à la saisie :
Edit/Preferences/Term Lists cocher Suggest…OK
Choix manuel de termes à la saisie : CTRL+1 dans le
champ (Affiche la liste liée au champ) /double clic sur le
terme ou sélection + bouton « insert term »
Particularité des Term Lists Journals permettent la
gestion des différentes formes des titres de revues
(abréviations) Endnote fournit 3 listes thématiques.
D ’autres listes sont récupérables voir Faq_Endnote.html
29
Recherche dans une base
o
o
o
o
o
o
o
o
Menu References/Search ouvre une fenêtre de
recherche
opérateurs booléens : And, Or, Not
opérateurs de comparaison
sauvegarde/rappel d ’une stratégie de recherche : save
search/load search
champs interrogés : ceux du type generic
Recherche sur tout ou partie de la base.
Distinction majuscules/minuscules (match case)
recherche sur mots entiers (match words), troncature
implicite à droite et à gauche si option non cochée
30
Recherche dans une base
o
o
o
o
o
o
o
Recherche supporte les accents. Penser aux
différentes graphies
Pas de troncature explicite
Annuler une recherche : touche « ESC »
Priorité des opérateurs = ordre d ’apparition du haut
vers le bas Ex. : (xxx OR yyy) AND zzz
Les mots d ’une case sont cherchés comme une
expression
Recherche d ’un champ vide, utiliser « Is » case vide
Utilisation des listes de termes : (affichage) CTRL+1
/(sélection) double clic sur le terme
31
Edition : styles - 1
•
•
•
Style bibliographique : Format de présentation de
citation dans un texte et de références dans une
bibliographie (Choix et présentation des éléments
bibliographiques à éditer, style du texte, ponctuation,
ordre des citations et des références)
Répertoire c:\program files\endnote\Styles (sauf réseau)
Styles prédéfinis : 700 styles fournis, mises à jour
récupérables sur le site de EndNote
http://www.endnote.com/support/ensupport.asp Style
identifié par son nom et sa catégorie. Voir Style
manager.
32
Styles d ’édition - 2
•
•
•
•
•
Catégorie Generic : 5 formats d ’édition standard
proposés
Styles de revues : fichier de définition d ’un format de
citation de références bibliographiques, chaque style est
un fichier dont le nom se réfère à la revue ou à l’éditeur
qui a défini le format bibliographique
Show preview : visualiser une référence dans le style
choisi
Recherche d ’un style File, Open Style Manager,
Find
Edition d ’un style File, open Style Manager, Edit
33
Styles d ’édition - 3
•
•
•
•
Création d ’un nouveau style File, Output Styles, New
Style
copie d ’un style existant File, save as , lui donner un
nom, pour le modifier
Formatage selon des Règles d ’écriture, police,
formatage auteur, titre, revue, tri, caractères spéciaux …
exemples des Styles imposés par les revues.
Utilisation avec le Module extérieur de Endnote « Cite
While You Write » (cwyw) word 97 ou 2000 = évolution
de Menu Add-in depuis word 95
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Exportation/impression de Références
Sélectionner les références
1) les Visualiser, Menu References/Show selected
(fenêtre de visualisation)
2) Trier les références, Menu References/Sort
References,
3) Sélectionner un format d ’édition, Menu Edit/Output
Styles (ou barre d ’Outils)
4) Exporter le fichier en .txt, .rtf ou .htm : Menu
File/Export
ou 4) Imprimer directement les références : Menu
File/Print
Les références sont triées selon l ’ordre de tri de la
base
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Impression de bibliographie seule
Sélectionner les références à formater,
1) les visualiser
2) sélectionner le format d ’édition : Menu Edit/Output
Style ou directement sur Barre d ’outils.
3 ) Création d ’un fichier : Menu Edit/Copy Formated
(press papier)
4) Sous traitement de texte insertion à l ’endroit voulu
Ctrl+V
Les références sont triées et formatées selon le Style
choisi
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Bibliographie par thèmes
Nouveauté EndNote 7 : Menu Tools "Subject
Bibliography" permet de créer des bibliographies
organisées par thèmes, mais également de
générer automatiquement des listes de lecture et
des curriculum vitae …
1) Sélectionner les références à prendre en compte
2) Choisir le(s) champs
3) Choisir les termes utiles cliquer sur OK : le fichier
est constitué vous pouvez alors choisir un style
d ’édition et imprimer
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Importer des références issues d ’une base de
données : A - Filtres
Transfert d ’un autre système vers EndNote :
Pour que les données soient transférables il faut un
fichier structuré.
Transfert à l ’aide de Filtres fournis avec le logiciel
EndNote. Les fichiers filtres sont classés dans le
répertoire Filters, accès par menu Edit / Import
Filter/ Filters Manager. Les filtres sont classés dans
des catégories, chaque filtre est un fichier dont le nom
précise le couple : base source (distributeur) /ex :
CAB Abstract (SP) (Sauf les filtres de la catégorie
Generic)
38
Transferts : Filtres
¾
¾
¾
¾
Sélection d ’un filtre : Menu Edit, import filters, choix
Open Filter Manager, sélectionner en cochant vos
filtres favoris
Edition : Menu Edit, Import Filters, Open Manager,
Edit travail sur templates, reference types …
par templates on a une table de correspondance entre
les champs de la base source et les champs de la base
EndNote par type de documents.
Importation : menu File, Import choisir le fichier à
importer et le filtre correspondant (Voir site Webdoc
IRD : Faq EndNote)
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A-) Transfert de références issues d ’une autre base
EndNote : - Filtre Generic EndNote Import (balisage par
étiquette TAG (%A %B …) sauvegarde par Menu Save,
Save a copy
- ou Utilisation du copier/coller et du glisser/déposer
- ou Déplacement de base .enl dans répertoires
Compatibilité entre toutes les versions de EndNote
B-) Transfert dans EndNote d ’une bibliographie sous
traitement de texte : copier/coller ou utilisation du filtre
Generic Endnote Import (après balisage des
références par une étiquette (TAG) au début de chaque
champ)
40
C-) Transferts de références issues de bases de données
commerciales (CAB, CC...) ou gratuites (cas de Pubmed)
¾ Exemple des CAB Abstracts (SP) = via Webspirs
¾ Exemple de Pubmed
(nouveau filtre voir FAQ sur le site de la doc IRD Webdoc
http://www.mpl.ird.fr/documentation/Faq_Endnote
D-) Transfert de références issues d ’un autre logiciel de gestion de
bibliographies
exemple référence Manager :
http://www.mpl.ird.fr/documentation/Faq_Endnote.html
Modifications, créations de filtres possibles
41
B - Transferts : télédéchargement.
Connexion norme z3950
¾
¾
¾
Fichiers de connexion : fichier permettant à partir de EndNote
la connexion à une base de données utilisant le protocole
z3950 et le déchargement direct de notices dans une
bibliothèque Endnote.
A chaque base de données (payante ou gratuite) correspond un
fichier de connexion contenant tous les paramétrages
nécessaires.
Répertoire de fichiers de connexions Connections c:\program
files\endnote\Connections (sauf install reseau)
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Interrogation de bases distantes avec EndNote
o
o
connexion : Menu Tools/ Connect, commande
connect ou clic direct sur liste favoris. Une fois la
connexion établie ouverture d ’une fenêtre de recherche
EndNote dans la base distante. Exemples Pubmed
(gratuit) , CC / CAB / Francis (mot de passe nécessaire.
Abonnement Payant voir FAQ_Endnote)
Les références sont affichées dans une nouvelle
fenêtre « connected to : nom de la base de données ».
Marquer les références pertinentes et les Sauvegarder
« copy references to » choisir/créer une base de
données.
43
Interrogation de bases distantes avec EndNote
o
o
o
Toujours vérifier que les contenus des notices sont bien dans les
bons champs (en général plus grande fidélité qu ’avec un filtre)
Procédure plus rapide que le passage par les filtres mais moins
souple à l ’interrogation pour des questions complexes (voir
diapos nos 42-44 : « recherche dans une base »)
Sauvegarder de l ’équation de recherche (en local) nom_fichier.enq
Demande de mot de passe pour un accès direct aux abonnements
de l ’IRD (CC, CAB Abstracts, Francis et Georef) + Engagement de
Confidentialité à signer voir :
http://www.mpl.ird.fr/documentation/prive/endnotez3950.html
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