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Business Internet Centrex
comment utiliser le Softphone
Liste des raccourcis
programmés
Date et heure
Indicateur d’état
du Softphone
(prêt ou non prêt)
Nom,
prénom
et numéro privé
Pavé de
numérotation
Fonctionnalités
proposées par
le service
Flèches de navigation
Accès au web
utilisateur
Raccrocher
ou refuser une
communication
Décrocher, accepter
ou lancer une
communication
Couper
le microphone
(«mute»)
Tiroir
«Boite à outils»
votre Softphone
> Au repos, l’interface du logiciel affiche :
Le statut du poste (prêt ou non prêt)
L’heure
La date
Vos Prénom et Nom
Votre numéro privé
Le nombre d’appels manqués
Le nombre de messages vocaux non lus
> Des menus contextuels, constitués d’onglets vous permettant d’accéder à des fonctions préprogrammées sont proposés :
[Bis]
Rappel du dernier numéro composé
[Histo.] Journal des appels
[IntGp] Interception d’appels de groupement
Si vous faites partie d’un groupement de postes :
[GpOff] Désactivation dans un groupement (si vous étiez actif dans le groupement)
[GpOk] Activation dans un groupement (si vous étiez désactivé)
1
connexion en situation de mobilité
> Pour les utilisateurs de Business Talk IP Centrex, lancez le kit Business Everywhere
> Identifiez-vous avec les identifiants et mot de passe. Pour utiliser le softphone la connexion est possible avec :
Accès via Hot Spot Wi-Fi Orange
Accès via GPRS/edge/3G
Accès via WiFi à la maison
Accès via ADSL à la maison (en connexion Ethernet mais pas USB)
> Une fois la connexion établie, lancez le logiciel softphone
> Attention, en situation de nomadisme, l’utilisateur n’a pas accès aux numéros d’urgence
établir une communication
> Cliquez sur le bouton
> Composez sur l’interface Softphone - ou sur le clavier du PC - le numéro de votre correspondant précédé du «0» pour les appels externes
Appuyez sur # ou valider [Appeler] - ou tapez sur la touche [Entrée] du PC - en fin de numérotation pour accélérer le départ de l’appel
> Vous pouvez valider [Annul.] à l’écran pour effacer la saisie en cours de numérotation
Secret d’identité (appel par appel)
> Pour garder secrète votre identité, composez *3651 avant le numéro de votre correspondant
> Pour présenter votre numéro lors de votre appel, (si vous disposez normalement du secret permanent), composez *#3651 avant le numéro
de votre correspondant
recevoir une communication
> Le numéro ou le nom de votre correspondant se présentent sur l’écran de votre poste si l’information est transmise
> Vous pouvez soit prendre l’appel en cliquant sur la touche [Entrée] du PC, sur la touche [Répond] ou sur le bouton
ou bien le renvoyer vers votre destination de renvoi sur non réponse (par exemple la messagerie vocale) en validant [Rejet]
Interception d’appel dirigée
> Pour intercepter un appel arrivant sur un autre poste, validez [IntDir] à l’écran, puis composez le numéro du poste en sonnerie
et appuyez sur la touche OK
en cours de communication
Mode Secret
> Pour ne pas être entendu de vos correspondants en cours de communication (mode secret), appuyez sur le bouton
Celui devient barré de rouge
> Appuyez à nouveau sur
pour désactiver le mode secret
Double appel / Transfert / Conférence
> Pour établir un 2ème appel, validez [Garde]. Composez le numéro de votre 2ème correspondant
> Si vous êtes déjà en communication, un 2ème appel vous est signalé par l’affichage du numéro ou du nom de l’appelant
sur l’écran de votre poste :
Pour refuser le deuxième appel, validez [Rejet]
Pour l’accepter et mettre le premier en attente, validez [Répond]
> Dans tous les cas, vous pouvez ensuite :
Reprendre le premier appel et mettre le deuxième en attente : [Repris]
Lbérer l’appel en cours et reprendre l’appel en attente: [Fin]
Transférer le premier appel vers votre deuxième correspondant : [Trans]
Établir une conférence à 3 avec vos 2 correspondants : [Conf]
gérer vos appels en absence
Vous vous êtes absenté momentanément et «n» correspondants ont essayé de vous joindre : l’écran de votre poste indique [appels manqués : n]
> Pour connaître le numéro de votre dernier appelant, composez *30
> Pour rappeler votre dernier appelant, composez *31
Journal des appels
> Pour consulter votre journal des appels, validez [Histo.]
> Sélectionnez le type d’appels : [Manqués], [Reçus], [Émis]
> Vous pouvez ensuite consulter les numéro, date, heure et durée de l’appel
> Validez [Appeler] pour rappeler votre correspondant
> Vous avez la possibilité de personnaliser les touches F8 à F10 (ex. supervision d’une ligne, programmation d’un numéro personnel...)
selon le profil choisi (Profil Référence, Profil Manager / Assistante, Profil Groupement)
> Le Web Utilisateur vous permet très simplement de personnaliser ces touches par la rubrique touches du poste.
Il est important de décrocher et raccrocher votre Softphone après avoir effectué la demande sur le Web Utilisateur
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renvoyer vos appels
Renvoi immédiat
F3 ou *21 puis le numéro du poste destinataire (précédé du 0 pour un n° externe) suivi de *
Pour annuler votre renvoi immédiat : F3 ou *211*
Renvoi sur occupation
*22 puis le numéro du poste destinataire (précédé du 0 pour un n° externe) suivi de *
Pour annuler votre renvoi sur occupation : *221*
Renvoi sur non réponse
*23 puis le numéro du poste destinataire (précédé du 0 pour un n° externe) suivi de *
Pour annuler votre renvoi sur non réponse : *231*
Renvoi sur occupation ou non réponse
*24 puis le numéro du poste destinataire (précédé du 0 pour un n° externe) suivi de *
Pour annuler votre renvoi sur occupation ou non réponse : *241*
Pour annuler tous vos renvois (sauf le renvoi sur déconnexion [*] s’il est actif) : *25*
[*] Le renvoi sur déconnexion (qui vous permet de renvoyer vos appels lorsque votre poste n’est pas accessible), est programmable uniquement depuis le Web Utilisateur.
utiliser votre messagerie vocale
Vous disposez d’une boîte vocale personnalisée où vos correspondants peuvent déposer des messages en votre absence ou en cas d’occupation
Renvois vers la messagerie vocale
Renvoi immédiat : F3 suivi de *888* puis appuyez sur la touche OK
Renvoi sur occupation : *22*
Renvoi sur non réponse : *23*
Renvoi sur occupation ou non réponse : *24*
Consultation des messages vocaux
> Le bouton Messagerie devient rouge pour indiquer la présence de messages non écoutés dans votre boîte personnelle
Pour consulter vos messages depuis votre poste, appuyez sur ce bouton Messagerie ou composez *888#
> Depuis l’extérieur, composez
puis votre login suivi de #, puis votre mot de passe et #
> Le guide vocal vous demande d’enregistrer votre nom, qui sera présenté à vos correspondants dans les messages d’accueil
> Vous accédez ensuite au menu principal qui vous propose les choix suivants :
1 : pour écouter les messages déposés dans votre boîte vocale
2 : pour modifier vos messages d’accueil
3 : pour changer votre mot de passe
Messagerie vocale en direct
Pour accéder directement à la messagerie vocale d’un correspondant (sans faire sonner le poste destinataire), composez *777
suivi du numéro privé du poste destinataire, puis #
utiliser l’annuaire et le répertoire personnel
> Appuyez sur le bouton
sur l’interface Softphone. L’écran propose les menus [Entreprise] et [Personnel]
Pour accéder à l’annuaire de votre entreprise, validez le menu [Entreprise] avec [Sélectionner]. Choisissez [TOUS] ou [«Site n»]
pour visualiser l’annuaire de tous les sites ou du «Site n» avec [Sélectionner]
Pour accéder à votre répertoire personnel, validez le menu [Personnel] avec [Sélectionner]
> L’écran affiche [Nom].Tapez les premières lettres du nom du correspondant recherché puis validez l’onglet [Choix]
> L’écran affiche tous les noms qui commencent par la saisie
> Choisissez ensuite le correspondant recherché avec [Sélectionner]
> L’écran affiche alors les nom, prénom et numéro de votre correspondant
> Validez [Appeler] pour établir un appel à destination du correspondant sélectionné
Nota : vous pouvez également accéder à la liste de tous les correspondants de l’annuaire ou du répertoire en ne saisissant rien comme début de nom
et en validant [Choix]
3
les touches de fonction de votre poste
> Votre poste dispose de 11 touches de fonction préprogrammées (activables par les touches F1 à F11 du clavier du PC).
Les libellés de ces fonctions sont visualisés sur la fenêtre d’interface du logiciel.
>touches F1-F4 et F11
F1
Transfert
Lorsqu’un appel a été mis en garde, la diode s’allume (en vert) ;
(c’est également le cas lorsque la touche F2 est utilisée).
L’appui sur la touche F1 transfère l’appel entre les deux postes en communication avec le softphone.
F2
Mise en conférence
Lorsqu’un appel a été mis en garde, la diode s’allume (en vert) ;
(c’est également le cas lorsque la touche F1 est utilisée).
L’appui sur la touche F2 met les 3 postes en conférence, et la diode s’allume (en rouge).
F3
F4
F11
Renvoi immédiat du poste
Rappel du dernier numéro appelant (se comprend comme le dernier appel manqué)
Appel à l’assistance utilisateur (12) ; lorsque votre entreprise a souscrit à ce service
> Des fonctions standards sont attribuées aux touches F1, F2, F3, et F11 de votre Softphone, celles-ci ne peuvent être modifiées
>touche F8
Profil « Groupement » : pour les membres d’un groupement de postes
F8
Appel de la boîte vocale du groupement
La diode associée à la touche F8 s’allume (en rouge clignotant) pour indiquer que des messages non lus
sont dans la boîte vocale.
>touches F9 et F10
Profil « Manager / Assistante » : pour le Manager filtré par une Assistante ou l’Assistante filtrant un Manager
F9
F10
Supervision du poste Manager/Assistante
La diode associée à la touche F9 s’allume (en rouge) si le Manager ou l’Assistante est déjà en ligne.
Appel direct Manager/Assistante
Appuyez sur la touche F9 (diode éteinte) pour appeler directement le Manager ou l’Assistante.
Interception d’appels dirigée
La diode clignote (en rouge) lorsqu’un appel est en cours de sonnerie sur le poste Manager ou Assistante,
l’appel peut alors être intercepté en appuyant sur la touche F1.
Activation / désactivation du filtrage Manager / Assistante
La diode associée à la touche F10 s’allume (en vert) pour indiquer que le filtrage est actif,
appuyez à nouveau sur la touche F10 pour désactiver le filtrage (la diode s’éteint).
Profil « Groupement » : pour les membres d’un groupement de postes
F9
F10
Renvoi immédiat du groupement vers la destination programmée par défaut par l’administrateur
(non modifiable par les membres du groupement).
La diode associée à la touche F9 s’allume (en vert) pour indiquer que le renvoi est activé,
appuyez à nouveau sur la touche F9 pour annuler le renvoi (la diode s’éteint).
Activation / désactivation dans le groupement
Vous devez au préalable être membre du groupement de distribution.
Contactez votre administrateur pour plus d’informations.
La diode associée à la touche F10 s’allume (en vert) pour indiquer que votre poste est actif dans le groupement,
appuyez à nouveau sur la touche F10 pour vous désactiver (la diode s’éteint).
L’écran de votre poste indique [GpOk] (poste actif dans le groupement) ou [GpOff]
(poste désactivé dans le groupement).
> Vous avez la possibilité de personnaliser les touches F4 à F10 (ex. supervision d’une ligne, programmation d’un numéro personnel...)
selon le profil choisi (Profil Référence, Profil Manager / Assistante, Profil Groupement)
> Le Web Utilisateur vous permet très simplement de personnaliser ces touches par la rubrique touches du poste.
Il est important de décrocher et raccrocher votre Softphone après avoir effectué la demande sur le Web Utilisateur
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France Télécom 6 place d’Alleray 75505 Paris Cedex 15 - SA au capital de 10 426 692 520 EUR - 380 129 866 RCS Paris - document non contractuel - 06/08 – aressy.com - 4347
Ces touches ont la même signification, quel que soit le profil du poste.