Cahier des charges

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Cahier des charges

Cahier Spécial des charges :
Marché passé par appel d’offres général ayant pour objet :
- en tranche ferme : la livraison, le montage, l’installation et l’entretien d’un système
centralisé d’enregistrement et de gestion du temps de travail et d’un système de surveillance et de contrôle d’accès couplé à ce dernier et situés dans le complexe
NORTH GALAXY ;
- en tranche conditionnelle : l’acquisition de pointeuses électroniques et de licences
en vue de l’extension du système d’enregistrement et de gestion du temps de travail
à un maximum de 200 bâtiments occupés par des agents du Service Public Fédéral
Finances.
Cahier spécial des charges n° S&L/AO/308/2012
Ouverture des offres : le 30/10/2012 à 14h30
ERRATUM : 1, 11, 13 ,14
1
TABLE DES MATIÈRES
A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES............................................................................................................ 4
1. OBJET ET NATURE DU MARCHÉ ................................................................................................. 4
2. DURÉE DU CONTRAT.................................................................................................................... 8
3. POUVOIR ADJUDICATEUR – INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES. .................................... 9
4. SESSION D’INFORMATION, VISITE DU BÂTIMENT ET COMMUNICATION DES PLANS. ........ 9
5. INTRODUCTION ET OUVERTURE DES OFFRES. ..................................................................... 11
6. SERVICE DIRIGEANT – FONCTIONNAIRE DIRIGEANT. .......................................................... 14
7. DESCRIPTION DES FOURNITURES À LIVRER. ........................................................................ 15
8. DOCUMENTS RÉGISSANT LE MARCHÉ.................................................................................... 17
9. OFFRES......................................................................................................................................... 18
10. PRIX............................................................................................................................................. 20
11. RESPONSABILITÉ DE L’ADJUDICATAIRE. .............................................................................. 24
12. CRITÈRES DE SÉLECTION – RÉGULARITÉ DES OFFRES – CRITÈRES D’ATTRIBUTION . 24
13. CAUTIONNEMENT...................................................................................................................... 32
14. RÉCEPTIONS ET CONTRÔLE DES PRODUITS FOURNIS ET DES SERVICES PRESTÉS. . 34
15. EXÉCUTION DES FOURNITURES. ........................................................................................... 37
16. FACTURATION ET PAIEMENT DES SERVICES. ..................................................................... 39
17. ENGAGEMENTS PARTICULIERS POUR LE PRESTATAIRE DE SERVICES. ........................ 42
18. LITIGES. ...................................................................................................................................... 46
B. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES .................................................................................................... 47
I. SPECIFICATIONS TECHNIQUES RELATIVES AU SYSTEME DE SURVEILLANCE ET
CONTROLE D'ACCES. ..................................................................................................................... 47
AX1.A.1 Description générale du système ................................................................................. 47
AX1.A.2 Architecture générale.................................................................................................... 48
AX1.A.3 Accès au bâtiment - Occupants.................................................................................... 52
AX1.A.4 Fonctions particulières.................................................................................................. 52
AX1.A.5 Gestion du système ...................................................................................................... 54
AX1.A.6 Enregistrement des évènements.................................................................................. 57
AX1.A.7 Fonctionnements particuliers........................................................................................ 57
AX1.A.8 Configuration des types de dispositifs à contrôler ou surveiller ................................... 59
AX1.A.9 Spécifications techniques particulères ......................................................................... 70
AX1.A.10 Autres aspects techniques............................................................................................ 78
AX1.A.11 Rapports ....................................................................................................................... 78
AX1.A.12 Sous-système de surveillance vidéo ............................................................................ 79
AX1.A.13 Confection des badges d'accès.................................................................................... 82
AX1.B Dossier as-built, dossier d'exploitation et formation ............................................................ 84
AX1.C Installation et assistance à la mise en œuvre ..................................................................... 86
AX1.D Maintenance ........................................................................................................................ 87
AX1.D.1 Préambule ..................................................................................................................... 87
AX1.D.2 Objet et nature du marché............................................................................................. 87
AX1.D.3 Description des services à prester ................................................................................ 88
AX1.D.4 Prix................................................................................................................................. 89
AX1.D.5 Journal des maintenances............................................................................................. 89
AX1.E Détail des travaux à exécuter .............................................................................................. 91
II. SPECIFICATIONS TECHNIQUES RELATIVES AU SYSTEME D’ENREGISTREMENT DU
TEMPS DE TRAVAIL......................................................................................................................... 97
AX2.A.1 Description générale du système ................................................................................. 97
AX2.A.2 Architecture générale.................................................................................................... 98
AX2.A.3 Accès au bâtiment - Occupants.................................................................................. 101
AX2.A.4 Fonctions particulières................................................................................................ 102
2
AX2.A.5 Gestion du système .................................................................................................... 102
AX2.A.6 Enregistrement des évènements................................................................................ 104
AX2.A.7 Fonctionnements particuliers...................................................................................... 104
AX2.A.8 Transferts des données vers le système de gestion du temps de travail .................. 104
AX2.A.9 Spécifications techniques particulières....................................................................... 105
AX2.A.10 Rapports ..................................................................................................................... 107
AX2.A.11 Confection des badges - Tranche ferme et tranche conditionnelle ............................ 108
AX2.B Dossier as-built, dossier d'exploitation et formation .......................................................... 109
AX2.C Installation et assistance à la mise en œuvre ................................................................... 111
AX2.D Maintenance - Tranche ferme et tranche conditionnelle ................................................... 111
AX2.D.1 Préambule ................................................................................................................... 111
AX2.D.2 Objet et nature du marché........................................................................................... 112
AX2.D.3 Description des services à prester .............................................................................. 112
AX2.D.4 Prix............................................................................................................................... 113
AX2.D.5 Journal des maintenances........................................................................................... 114
AX2.E Détail des travaux à exécuter ............................................................................................ 114
AX2.F Spécification pour la gestion du temps de travail .............................................................. 119
AX2.F.1 Prescriptions légales et réglementaires ...................................................................... 119
AX2.F.2 Prestations à prendre en considération ....................................................................... 119
AX2.F.3 Type d'horaires à prendre en considération ................................................................ 120
AX2.F.4 Types de profils que le soumissionnaire devra prévoir de prendre en considération . 121
AX2.F.4.1 Calendriers de travail (=Schéma de travail) ........................................................ 121
AX2.F.4.2 Gestion des congés et absences......................................................................... 123
AX2.F.4.3 Calcul des prestations.......................................................................................... 124
AX2.F.4.4 Fonctionnalités souhaitées .................................................................................. 125
AX2.G Annexes techniques relatives au système d'enregistrement du temps de travail ........... 127
AX2.G.1 Liste plan infrastructure 2015 ...................................................................................... 127
AX2.G.2 Loi du 14 décembre 2000............................................................................................ 127
AX2.G.3 Arrêté Royal du 19 novembre 1998 ............................................................................ 127
AX2.G.4 Circulaire 476 du 28 mai 1999 .................................................................................... 128
AX2.G.5 Instructions du 11 mai 1981 ......................................................................................... 128
C. ANNEXES ADMINISTRATIVES ..................................................................................................... 129
ANNEXE 1 - FORMULAIRE D’OFFRE............................................................................................ 129
ANNEXE 2 - INVENTAIRE DES PRIX. ........................................................................................... 131
ANNEXE 3 - FORMULAIRE A SIGNER POUR LA DEVIRANCE DES PLANS ET TABLEAUX DE
SYNTHESE...................................................................................................................................... 136
3
SERVICE PUBLIC FEDERAL FINANCES
Service d’Encadrement Logistique
Division Achats
North Galaxy – Tour B – 4e étage
Boulevard du Roi Albert II, 33 – bte 961
1030 BRUXELLES
CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES n° S&L/AO/308/2012
Marché passé par appel d’offres général ayant pour objet :
-
en tranche ferme : la livraison, le montage, l’installation et l’entretien d’un système
centralisé d’enregistrement et de gestion du temps de travail et d’un système de surveillance et de contrôle d’accès couplé à ce dernier et situés dans le complexe
NORTH GALAXY;
-
en tranche conditionnelle : l’acquisition de pointeuses électroniques et de licences
en vue de l’extension du système d’enregistrement et de gestion du temps de travail
à un maximum de 200 bâtiments occupés par des agents du Service Public Fédéral
Finances.
A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES.
IMPORTANT
En application de l’article 3, paragraphe 1er, de l’AR du 26 septembre 1996, l’attention des
soumissionnaires est attirée sur le fait que, dans le présent cahier spécial des charges, il a
été dérogé :
- à l’article 5 de l’annexe de l’arrêté royal du 26 septembre 1996 relatif au cautionnement et
plus particulièrement pour ce qui concerne le montant et l’adaptation du cautionnement en
raison de l’absence d’un prix total et de l’incertitude sur l’ampleur et la fréquence des commandes de pointeuses électroniques pour la durée de ce marché public.
- à l’article 49 du cahier général des charges pour ce qui concerne la prise en charge des
frais de déchargement, de déballage et de mise en place en des lieux de livraison qui ne
sont pas mentionnés dans le cahier spécial des charges.
1. Objet et nature du marché
Le marché est un marché à tranche conditionnelle. Il est composé d'une tranche ferme et
d’une tranche conditionnelle.
IMPORTANT
Le soumissionnaire est obligé de remettre un prix pour toutes les composantes de la tranche
ferme et pour toutes les composantes de la tranche conditionnelle.
L’engagement ferme du pouvoir adjudicateur est limité à la seule tranche ferme.
4
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas commander la tranche conditionnelle et
l’adjudicataire ne pourra prétendre à un quelconque dédommagement.
L’exécution de la tranche conditionnelle ne sera en tout cas rendue possible que par la réception provisoire par le pouvoir adjudicateur des cinq premières composantes de la tranche
ferme et par l’obtention du budget nécessaire.
La tranche conditionnelle sera commandée au moyen de lettres de notification ou de bons
de commandes séparés.
La tranche ferme
La tranche ferme a pour objet la réalisation des onze composantes suivantes de l’objet du
marché et d’une option obligatoire :
1. La livraison, le montage, l’installation et l’entretien d’un système centralisé
d’enregistrement du temps de travail pour un maximum de 200 bâtiments occupés
par le Service Public Fédéral Finances ;
2. La livraison, le montage, l’installation et l’entretien d’un système de surveillance et de
contrôle d’accès pour le complexe NORTH GALAXY couplé au système
d’enregistrement du temps de travail ;
3. Le démontage et l’enlèvement de l’ensemble du système actuel de surveillance et de
contrôle d’accès dans le complexe du NORTH GALAXY ;
4. La livraison, le montage, l’installation et l’entretien de maximum 2 pointeuses électroniques dans le complexe NORTH GALAXY, vraisemblablement à un étage de la Tour
B1 ;
5. La livraison, qui se fera au complexe NORTH GALAXY, de 100 badges “test” qui
permettront, selon les modalités et niveaux d’autorisation souhaités par le pouvoir adjudicateur, de pénétrer dans le complexe NORTH GALAXY ainsi que d’enregistrer le
temps de travail dans ce même bâtiment et tout autre bâtiment du SPF Finances
parmi les quelques 200 bâtiments qui pourraient être équipés de pointeuses électroniques en cas de levée de la tranche conditionnelle2 ;
6. Le démontage et l’enlèvement des pointeuses actuelles situées dans le complexe du
NORTH GALAXY3 ;
7. L’octroi pour tous les agents du Service Public Fédéral Finances présents dans le
complexe NORTH GALAXY, d’un nombre suffisant4 de licences pour le(s) logiciel(s)
1
Le nombre limité de pointeuses commandé dans le cadre de la tranche ferme permettra au pouvoir adjudicateur de s’assurer
de la conformité des prestations exécutées par l’adjudicataire aux règles de l’art, ainsi qu’aux clauses et conditions du marché
et plus particulièrement de vérifier le bon fonctionnement du système d’enregistrement du temps de travail et du système de
contrôle d’accès et de surveillance ainsi que leur bonne intégration. A l’issue de la période de tests, à la demande du pouvoir
adjudicateur, sans supplément de prix, les deux pointeuses pourront être déplacées en un autre lieu du complexe NORTH
GALAXY ;
2
Une quantité limitée de badges commandée dans le cadre de la tranche ferme permettra au pouvoir adjudicateur de s’assurer
contrôle d’accès et de surveillance ainsi que leur bonne intégration
3
Le démontage et l’enlèvement des pointeuses électroniques dans le complexe NORTH GALAXY n’a lieu qu’après la réception
provisoire par le pouvoir adjudicateur des cinq premières composantes de la tranche ferme.
4
Le nombre de licences suffisant est déterminable sur la base des types et nombres d’utilisateurs renseignés dans les spécifications techniques du présent cahier spécial des charges ; chaque agent présent dans le complexe NORTH GALAXY doit en
tout cas pouvoir enregistrer son temps de travail à partir de son emplacement de travail ;
5
qui seront utilisés afin de permettre l’enregistrement et la gestion du temps de travail
à partir de son emplacement de travail ;
8. L’octroi, pour les gestionnaires centraux du système d’enregistrement du temps de
travail, d’un nombre suffisant5 de licences permettant l’utilisation du (des) logiciel(s)
d’enregistrement et de gestion du temps de travail ;
9. L’octroi d’un nombre suffisant6 de licences permettant l’utilisation du (des) logiciel(s)
pour l’exploitation et la gestion du système de surveillance et du contrôle d’accès ;
10. La livraison, qui se fera dans le complexe NORTH GALAXY, d’un minimum de 1000
et d’un maximum de 10.000 badges qui permettent, selon les modalités et niveaux
d’autorisation souhaités par le pouvoir adjudicateur, d’accéder au complexe NORTH
GALAXY ainsi que d’enregistrer le temps de travail dans ce même bâtiment ainsi que
tout autre bâtiment du SPF Finances parmi les quelques 200 bâtiments qui pourraient
être équipés de pointeuses électroniques en cas de levée de la tranche conditionnelle7;
11. La prestation de services de formation à l’intention des gestionnaires fonctionnels
centraux.
IMPORTANT
L’exécution des points 6 à 11 ne débute qu’après qu’ait eu lieu la réception provisoire des
cinq premières parties de la tranche ferme
Option obligatoire de la tranche ferme
Le SPF Finances prévoit en outre, comme option obligatoire, la possibilité d’interfaçage entre
le système de gestion du temps de travail et le système d’agenda électronique centralisé du
SPF Finances (IBM Lotus Notes).
Le but est de transférer automatiquement, dans l’agenda électronique, les données
d’absence enregistrées dans le système de gestion du temps de travail.
Les différents modules offerts à l’utilisateur doivent fonctionnellement agir comme un système modulaire et intégré.
La tranche conditionnelle
La tranche conditionnelle a pour objet la réalisation des six composantes suivantes de l’objet
du marché :
5
Le nombre de licences suffisant est déterminable sur la base des types et nombres d’utilisateurs renseignés dans les spécifications techniques du présent cahier spécial des charges ;
7
contrôle d’accès et de surveillance ainsi que leur bonne intégration.
6
6
1. L’octroi, pour tous les agents du Service Public Fédéral Finances présents
dans les bâtiments autres que le complexe NORTH GALAXY, d’un nombre
suffisant8 de licences pour le(s) logiciel(s) qui sera (seront) utilisé(s) afin de
permettre l’enregistrement et la gestion du temps de travail à partir de son
emplacement de travail ;
2. L’octroi pour les gestionnaires locaux et d’éventuels gestionnaires centraux
supplémentaires du système d’enregistrement du temps de travail d’un
nombre suffisant9 de licences permettant l’utilisation du (des) logiciel(s)
3. La livraison, le montage, l’installation et l’entretien des pointeuses électroniques avec un maximum de 200 bâtiments10 occupés par le SPF Finances
répartis sur tout le territoire national, y compris le complexe NORTH
GALAXY ;
4. Le démontage, et l’enlèvement des pointeuses actuelles dans un maximum
de 200 bâtiments occupés par le SPF Finances;
5. La livraison, qui se fera dans le complexe NORTH GALAXY, d’un minimum
de 10.000 et d’un maximum de 70.000 badges qui permettent, selon les
modalités et niveaux d’autorisation souhaités par le pouvoir adjudicateur,
d’accéder au complexe NORTH GALAXY ainsi que d’enregistrer le temps de
travail dans ce même bâtiment ainsi que tout autre bâtiment du SPF Finances parmi les quelques 200 bâtiments qui pourraient être équipés de pointeuses électroniques en cas de levée de la tranche conditionnelle11 ;
6. La prestation de services de formation à l’intention des gestionnaires fonctionnels locaux et d’éventuels gestionnaires centraux supplémentaires.
IMPORTANT
Dans le cadre de ce marché, il sera presté un maximum de cinq jours de formation, pour la
tranche ferme et pour la tranche conditionnelle confondues.
Procédure
La procédure choisie est celle de l’appel d’offres général.
Le présent marché consiste en un marché public mixte. Le marché public mixte est celui
dont les prix sont fixés suivant plusieurs des modes dont il est question aux alinéas 2 à 4 de
l’article 86 de l’arrêté royal du 8 janvier 1996. Il est renvoyé au point 10.1 “Prix” du cahier
spécial des charges.
8
Le nombre de licences suffisant est déterminable sur la base des types et nombres d’utilisateurs renseignés dans les spécifications techniques du présent cahier spécial des charges ; chaque agent présent dans un bâtiment autre que le complexe
NORTH GALAXY doit en tout cas pouvoir enregistrer son temps de travail à partir de son bureau ;
9
10
Le nombre de bâtiments dans lesquels des pointeuses seront installées dépend des moyens budgétaires disponibles et de
l’exécution du plan Infrastructure Horizon 2015 du SPF Finances ; il est renvoyé au point 7 .2 « Planning et phasage » du cahier
spécial des charges pour plus de détails ;
11
contrôle d’accès et de surveillance ainsi que leur bonne intégration.
7
Les variantes ne sont pas autorisées.
Ce marché comporte un seul lot.
2. Durée du contrat
La tranche ferme du marché prend cours le premier jour calendrier qui suit le jour où le fournisseur a reçu la notification d’attribution du marché et est conclu pour une période de cinq
ans.
La tranche conditionnelle du marché prend cours le premier jour calendrier qui suit le jour où
le fournisseur a reçu la notification de la décision du pouvoir adjudicateur de lever cette tranche conditionnelle du marché et est conclu pour une période qui prend fin en même temps
que la tranche ferme du marché.
L’exécution des livraisons prévues dans ce cahier des charges doit être terminée, dans tous
les cas, dans le délai prévu en regard du point 7.2 de ce cahier des charges.
A l’issue de la période de cinq ans qui prend cours le premier jour calendrier qui suit le jour
où le fournisseur a reçu la notification d’attribution du marché, à la demande expresse du
pouvoir adjudicateur, le contrat peut-être reconduit d’année en année, sans négociations,
aux même conditions, pour ce qui concerne les seules prestations d’entretien des systèmes
et autres fournitures acquises dans le cadre de la tranche ferme et de la tranche conditionnelle, pour autant que :
-
la durée totale du marché n’excède pas quinze ans ;
le pouvoir adjudicateur informe le fournisseur de sa volonté de reconduire
le contrat, par écrit, au moins un mois avant la date anniversaire de ce dernier.
IMPORTANT
Le fournisseur ne peut réclamer de dommages et intérêts ou de révision des termes du marché en cas de reconduction de ce dernier.
Conformément à l’article 7 de la Loi du 24 décembre 1993, pour ce qui concerne les seuls
services d’entretien, la révision annuelle des prix est autorisée aux conditions spécifiées au
point « 10.2 Révision des prix » du cahier spécial des charges.
8
3. Pouvoir adjudicateur – Informations complémentaires
Le pouvoir adjudicateur est l’Etat belge, représenté par Monsieur le Ministre des Finances.
Des informations complémentaires relatives à la procédure ou au contenu du marché peuvent être obtenues auprès du SPF Finances à l’adresse de courrier électronique suivante
[email protected] en mentionnant la référence et l’intitulé « TCTR », ou par téléphone, au numéro suivant :
-
Emmanuelle VANDAMME (Inspecteur d’administration fiscale, Service d’encadrement
P&O) 0257/89259
IMPORTANT
Utilisation par d’autres pouvoirs adjudicateurs fédéraux
Le SPF Finances est le pouvoir adjudicateur compétent pour la surveillance et le contrôle du
marché.
Cependant, dans le cadre du présent marché et conformément à l’article 2, 4° de la loi du 15
juin 2006, d’autres pouvoirs adjudicateurs fédéraux ou entreprises publiques peuvent se référer aux conditions du présent marché afin de répondre à des besoins éventuels, sans devoir recourir à cette fin à la mise en concurrence.
Par conséquent, chaque fois qu’il est fait mention du « SPF Finances » dans le présent
texte, il faut lire effectivement « SPF Finances » pour tout ce qui concerne ou précède
l’adjudication, ou « SPF Finances ou d’autres services publics fédéraux ou de programmation ainsi que les institutions qui en dépendent ».
4. Session d’information, visite du bâtiment et communication des plans
4.1 Session d’information
Vu la complexité du marché, le pouvoir adjudicateur a décidé d’organiser une session
d’information unique à l’intention des candidats-soumissionnaires.
Cette session d’information se tiendra le 26 septembre 2012 à 10h00 dans une des salles
de réunion du North Galaxy, accessible via l’entrée «visiteurs», boulevard du Roi Albert II, n°33 à 1030 BRUXELLES .
Un aperçu de l’objet du marché sera fourni lors de cette session d’information.
Afin de permettre un déroulement sans encombre de la session d’information, les candidatssoumissionnaires sont priés de faire parvenir leurs questions au pouvoir adjudicateur par
courrier électronique à l’adresse suivante: [email protected]. Seules les questions
qui seront parvenues au pouvoir adjudicateur le 16 septembre 2012 à 16h00 au plus tard,
seront traitées pendant cette session. En objet du courrier électronique, le soumissionnaire
renseigne «TCTR».
9
Toutes les questions doivent obligatoirement faire précisément référence au cahier spécial
des charges (par exemple partie 1, point 1.1, paragraphe 1, page1) en mentionnant la langue du cahier des charges (la pagination peut différer suivant la langue du cahier des charges).
A l’entrée de la salle de réunion, il sera demandé à chaque participant d’indiquer sur un formulaire qui sera mis à sa disposition, l’identité de l’entreprise qu’il représente, son nom et
d’apposer sa signature.
Le pouvoir adjudicateur publiera le procès-verbal de la session d’information sur le site internet du SPF Finances http://minfin.fgov.be à la rubrique « Marchés Publics ».
Si aucune question n’a été posée dans le délai prescrit, il ne sera pas publié de procèsverbal.
4.2 Visite des bâtiments
La visite du bâtiment se fera comme suit :
Bâtiment
Boulevard du Roi Albert II 33 à 1030 Bruxelles
Date
26 septembre 2012 à 11h
La visite sera limitée à certains étages du bâtiment.
Sauf interdiction formulée expressément par le représentant du pouvoir adjudicateur, l'utilisation de caméras et appareils photo est autorisée pour ce qui est en relation avec l’objet du
présent marché. Il n'est pas permis de filmer ou de prendre de photos du personnel ou de
documents ou d’informations disponibles affichées sur des écrans qui n'ont pas de rapport
direct avec l’objet du marché.
4.3 Dispositions communes concernant la session d’information et la visite des bâtiments
IMPORTANT
Un soumissionnaire ne pourra être représenté par plus de deux personnes lors de la visite
du bâtiment et/ou de la session d’information.
Pour participer tant à la session d’information qu’à la visite du bâtiment, il est demandé au
candidat-soumissionnaire de faire connaître avant le 16 septembre 2012, par courrier électronique envoyé à l’adresse suivante : [email protected] son intention de participer à
la session d’information et/ou à la visite du bâtiment. Le soumissionnaire renseigne dans le
courrier électronique d’inscription le nom et la fonction des personnes (maximum 2 personnes) qui assisteront à la session d’information et/ou à la visite du bâtiment. En objet du courrier électronique, il mentionne “TCTR”.
10
IMPORTANT
Pour participer à la session d’information et/ou à la visite du bâtiment, les visiteurs devront
prouver, grâce à un document signé par un responsable de leur société leur appartenance à
ladite société. Si ce document n’est pas présenté, le représentant du pouvoir adjudicateur
pourra refuser l’accès.
4.4 Communication des plans et tableau de synthèse
Les plans et le tableau de synthèse peuvent être retirés gratuitement auprès d’un collaborateur de la Division Achats, à l’adresse suivante, jusque 30 octobre 2012, moyennant la remise du formulaire joint en annexe 3 dûment rempli et signé. Le représentant du pouvoir adjudicateur peut demander la présentation d’une pièce d’identité.
DIVISION ACHATS
NORTH GALAXY – Tour B4
Boulevard du Roi Albert II, 33
1030 BRUXELLES
Le complexe NORTH GALAXY n’est accessible que par l’entrée « visiteurs » située au rezde-chaussée, boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 BRUXELLES et ce, uniquement pendant les heures de bureau soit de 9h00 à 11h45 et de 14h00 à 16h00.
5. Introduction et ouverture des offres
Les offres sont, avant l’ouverture des offres, soit introduites électroniquement via l’application
e-tendering (voir ci-dessous pour plus d’informations), soit envoyées par courrier (une lettre
recommandée est conseillée), soit déposées personnellement auprès du pouvoir adjudicateur. Les offres sont acceptées pour autant que la séance d’ouverture des offres n’ait pas été
déclarée ouverte.
5.1 Offres envoyées par des moyens électroniques
Les offres électroniques peuvent être envoyées via le site internet e-tendering
https://eten.publicprocurement.be/ qui garantit le respect des conditions établies par l'article
81 quater de l'AR de 8 janvier 1996.
Il y a lieu de remarquer que l'envoi d'une offre par e-mail ne répond pas à ces conditions.
Dès lors, il n'est pas autorisé d'introduire une offre par ce moyen.
Sans préjudice des variantes autorisées éventuelles, chacun des soumissionnaires ne peut
remettre qu'une offre par marché. Le soumissionnaire peut fournir sur un support papier et
ce avant la date limite de réception, des documents à joindre s’il s’avère que ces documents
ne peuvent être créés par des moyens électroniques ou qu’il s’avère trop complexe de les
créer par ces moyens. Si nécessaire, les attestations telles que demandées dans
S&L/AO/308/2012 seront scannées afin d’être jointes à l’offre.
Par le seul fait de remettre une offre totalement ou partiellement par des moyens électroniques, le soumissionnaire accepte que les données découlant du fonctionnement du dispositif
de réception de son offre soient enregistrées. (Article 81 quater de l’AR du 8 janvier 1996).
11
L’offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant la date limite de réception des offres. Afin
de remédier à certains aléas de la transmission, de la réception ou de l’ouverture des offres
introduites par des moyens électroniques, le pouvoir adjudicateur autorise le soumissionnaire d’introduire à la fois une offre transmise par des moyens électroniques et, à titre de
sauvegarde, une copie établie par des moyens électroniques ou sur support papier. Cette
copie de sauvegarde est glissée dans une enveloppe définitivement scellée qui porte clairement la mention « copie de sauvegarde » et est introduite dans les délais de réception impartis. Cette copie ne peut être ouverte qu’en cas de défaillance lors de la transmission, la
réception ou l’ouverture de l’offre transmise par des moyens électroniques. Elle remplace
dans ce cas définitivement le document transmis par des moyens électroniques. La copie de
sauvegarde est par ailleurs soumise aux règles du présent cahier spécial des charges et de
l’arrêté royal du 8 janvier 1996 qui sont applicables aux offres.
Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site : http://www.publicprocurement.be ou
via le helpdesk du service e-procurement (tél : +32 (0)2 790 52 00 of E-mail
[email protected])
IMPORTANT
1. Il est recommandé au soumissionnaire de s’enregistrer au plus tard la veille de
l’ouverture des offres afin de pouvoir prendre contact avec le helpdesk du eprocurement pour résoudre d’éventuels problèmes d’accès au site
https://eten.publicprocurement.be/
2. Il doit être tenu compte de la taille du fichier introduit par voie électronique ; celuici ne doit pas dépasser 350 Mo.
5.2 Offres non introduites par des moyens électroniques
Les offres seront déposées par le soumissionnaire ou son représentant soit:
- Le jour de la séance d’ouverture, en mains propres au président, avant que celui-ci
n’ouvre la séance;
- en mains propres à un fonctionnaire de la Division Achat, au plus tard le jour ouvrable
précédant la date de l’ouverture des offres;
- à la poste.
Toute autre modalité d’expédition (comme Taxipost, courrier exprès, etc.) se fera sous
l’entière responsabilité du soumissionnaire.
Les offres sont acceptées pour autant que la séance d’ouverture des offres n’ait pas été déclarée ouverte.
Toutefois, une offre arrivée tardivement est prise en considération pour autant:
-
que le pouvoir adjudicateur n'ait pas encore notifié sa décision à l'adjudicataire,
et que l'offre ait été déposée à la poste sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour de calendrier précédant le jour fixé pour la réception des offres.
L’offre sera déposée en trois exemplaires sur papier dont un original et un exemplaire sur
support électronique (CD-ROM) dans un format PDF.
12
En cas de divergence entre la version papier et la version électronique (Cd-rom),
l’exemplaire original de la version papier fera foi.
Le soumissionnaire procèdera à un ScanVirus du support électronique afin d’éviter toute
contamination par virus de l’infrastructure informatique du SPF-Finances. Il indiquera dans
son offre : le logiciel utilisé pour le ScanVirus (et la version de celui-ci) et la garantie que le
support a été vérifié et ne contient pas de virus.
Le SPF Finances procèdera également un ScanVirus après l’ouverture des offres.
L’offre sera glissée dans une enveloppe fermée portant les deux indications suivantes
la référence du cahier spécial des charges : S&L/AO/308/2012
la date et l’heure de l’ouverture des offres : 30 octobre 2012 à 14h30
Ce pli scellé est glissé dans une seconde enveloppe portant les mentions suivantes:
-
dans le coin supérieur gauche:
le mot « OFFRE »
la référence du cahier spécial des charges : S&L/AO/308/2012
si la soumission est déposée par porteur, les données relatives aux personnes de
contact chargées de la réception des offres:
BOGO Gwen (NL)
0257/56824
LACROIX Isabelle (FR)
0257/63023
SPRUYT Raphaël (FR)
0257/80299
VANHAUWERMEIREN Roel (NL)
0257/80427
WOUTERS Bart (NL)
0257/77524
-
à l’endroit prévu à cet effet, l’adresse du destinataire.
Le soumissionnaire qui remet son offre par porteur doit savoir que le NORTH GALAXY n’est
accessible que par l’entrée « visiteurs » située au rez-de-chaussée, boulevard du Roi Albert
II, 33 à 1030 BRUXELLES et ce, uniquement pendant les heures de bureau soit de 9h00
à 11h45 et de 14h00 à 16h00.
Si l’offre est déposée par porteur, un accusé de réception ne sera délivré que si la demande
en est faite expressément. Il est important de noter que seul cet accusé de réception peut
servir de preuve du dépôt de l’offre.
Le soumissionnaire assume l’entière responsabilité des modalités d’envoi et de réception de
son offre dans les délais impartis.
Les offres doivent être expédiées ou déposées à l’adresse suivante:
Service d’encadrement Personnel & Organisation
SERVICE CONDITIONS DE TRAVAIL
A l’attention de Madame Emmanuelle VANDAMME, Inspecteur
d’administration fiscale
North Galaxy - Tour B21
Boulevard du Roi Albert II, 33 - Boîte 80
1030 BRUXELLES
13
Il sera procédé le 30 octobre 2012 à 14h30, dans la salle de réunion au B4 du NORTH
GALAXY, accessible via l’entrée « visiteurs », boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030
BRUXELLES, à l’ouverture des offres déposées pour le présent marché (sans proclamation des prix).
5.3 Modification ou retrait d’une offre déjà introduite
Lorsqu’un soumissionnaire souhaite retirer ou modifier une offre déjà envoyée ou introduite,
ceci doit se dérouler conformément aux dispositions de l’article 105 de l’arrêté royal du 8
janvier 1996. La modification ou le retrait d’une offre déjà introduite est possible via des
moyens électroniques qui satisfont au prescrit de l’article 81 quater de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 ou sur papier.
Afin de modifier ou de retirer une offre déjà envoyée ou introduite, une déclaration écrite,
correctement signée par le soumissionnaire ou par son mandataire, est exigée. L’objet et la
portée des modifications doivent, sous peine de nullité de l’offre, être mentionnés de façon
précise. Le retrait doit être inconditionnel.
Le retrait peut également être communiqué par télégramme, télex ou téléfax, pour autant
que :
1° il parvienne au président de la séance d’ouvertu re des offres avant qu’il n’ouvre la
séance ;
2° et qu’il soit confirmé par lettre recommandée dé posée à la poste au plus tard le jour qui
précède celui de la séance d’ouverture des offres. Cette condition n’est pas d’application s’il
est fait usage de moyens électroniques qui satisfont au prescrit de l’article 81 quater de
l’arrêté royal du 8 janvier 1996.
6. Service dirigeant – Fonctionnaire dirigeant
Le service dirigeant au sens des articles 1 et 2 du cahier général des charges représente le
pouvoir adjudicateur. Seul le service dirigeant est compétent pour la surveillance du marché
ainsi que pour son contrôle.
Pour ce marché, il est désigné un fonctionnaire dirigeant :
Service d’Encadrement Personnel et Organisation
Monsieur Kurt Van Raemdonck
Directeur du Service d’Encadrement Personnel et Organisation
NORTH GALAXY - Tour B - 16 e étage
Boulevard du Roi Albert II, 33 – Boîte 80
1030 Bruxelles
Le fonctionnaire-dirigeant peut déléguer une partie de ses compétences.
14
7. Description des fournitures à livrer
7.1 Description
Il est renvoyé au point « 1. Objet et nature du marché » ainsi qu’aux prescriptions techniques du cahier spécial des charges.
7.2 Planning et phasage
Le marché est un marché à tranche conditionnelle. Il est composé d'une tranche ferme et
d’une tranche conditionnelle.
La tranche Ferme :
Les composantes suivantes de la tranche ferme du marché doivent être exécutées dans un
délai ne dépassant pas 6 mois à compter de la date d'attribution du marché, peu importe si
l'option obligatoire est levé par le pouvoir adjudicateur ou non :
1. La livraison, le montage, l’installation et l’entretien d’un système centralisé
d’enregistrement du temps de travail pour un maximum de 200 bâtiments occupés
par le SPF Finances ;
2. La livraison, le montage, l’installation et l’entretien d’un système de surveillance et de
contrôle d’accès pour le complexe NORTH GALAXY couplé au système
4. La livraison, le montage, l’installation et l’entretien de maximum 2 pointeuses électroniques dans le complexe NORTH GALAXY, vraisemblablement à un étage de la Tour
B;
5. La livraison, qui se fera au complexe NORTH GALAXY, de 100 badges “test” ;
NORTH GALAXY12 ;
complexe NORTH GALAXY, d’un nombre suffisant de licences pour le(s) logiciel(s)
qui sera (seront) utilisé(s) afin de permettre l’enregistrement et la gestion du temps de
travail à partir de leur emplacement de travail.
travail, d’un nombre suffisant de licences permettant l’utilisation du (des) logiciel(s)
d’enregistrement et de gestion du temps de travail.
12
Le démontage et l’enlèvement des pointeuses électroniques dans le complexe NORTH GALAXY n’a lieu qu’après la réception provisoire par le pouvoir adjudicateur des cinq premières composantes de la tranche ferme.
15
9. L’octroi d’un nombre suffisant de licences permettant l’utilisation du logiciel pour le
fonctionnement et la gestion du système de surveillance et du contrôle d’accès.
IMPORTANT
L’exécution des points 6 à 9 ne débute qu’après qu’ait eu lieu la réception provisoire des cinq
premières parties de la tranche ferme.
Pendant toute la durée du marché, après qu’ait eu lieu la réception provisoire des cinq premières parties de la tranche ferme, le pouvoir adjudicateur peut commander les badges par
lots de mille dans les limites prévues pour la tranche ferme. Les badges sont livrés au Complexe NORTH GALAXY dans les 30 jours de calendrier calculés à partir de l’envoi du bon de
commande.
Pendant la première année d’exécution du marché, après la réception provisoire des 5 premiers points de la tranche ferme, le pouvoir adjudicateur peut commander des formations
pour les gestionnaires centraux. Ces formations seront organisées dans un délai de 30 jours
calendriers à partir de la date d’envoi du bon de commande.
La tranche conditionnelle :
L’exécution de la tranche conditionnelle ne sera rendue possible que par la réception provisoire par le pouvoir adjudicateur des cinq premières composantes de la tranche ferme et
l’obtention du budget nécessaire.
La tranche conditionnelle sera commandée au moyen de notification ou de bons de commandes séparés.
L’octroi pour tous les agents du Service Public Fédéral Finances présents dans les autres
bâtiments que le complexe NORTH GALAXY, d’un nombre suffisant de licences pour le(s)
logiciel(s) qui sera (seront) utilisé(s) afin de permettre l’enregistrement et la gestion du temps
de travail à partir de leur emplacement de travail, doit avoir lieu dans les 30 jours de calendrier calculés à partir de la date d’envoi du bon de commande.
La livraison et l’installation des pointeuses électroniques auront lieu durant les 2 premières
années de ce marché, calculé à partir du jour qui suit la notification de l’attribution du marché, selon le rythme des bons de commande. A l’heure actuelle, le pouvoir adjudicateur ne
peut donner avec une certitude absolue le nombre exact de pointeuses électroniques qui
sera commandé annuellement.
Au moment de la rédaction du cahier spécial des charges, l’intention du pouvoir adjudicateur
est d’équiper de pointeuses électroniques dans l’ensemble des bâtiments qui seront repris
dans le plan d’infrastructure Horizon 2015 à l’exception de certains bâtiments plus petits ou
spécifiques tels certains bureaux de douanes situés dans des ports ou des aéroports.
Le nombre de bâtiments dans lesquels des pointeuses électroniques seront installées dépend en outre de la disponibilité des moyens budgétaires.
Toutefois, en cas de levée de la tranche conditionnelle, le pouvoir adjudicateur peut
s’engager sur ces quantités minimales et maximales :
16
Année d’exécution
Minimum
Maximum
1
150
250
2
150
250
Pendant toute la durée du marché, le pouvoir adjudicateur peut commander les badges par
lots de mille dans les limites prévues pour la tranche conditionnelle. Les badges sont livrés
au complexe NORTH GALAXY dans les 30 jours de calendrier calculés à partir de la date
d’envoi du bon de commande.
Au cours des 3 premières années de ce marché public calculés à partir du jour qui suit la
notification de l’attribution du marché, le pouvoir adjudicateur peut commander des formations pour les gestionnaires locaux et d’éventuels gestionnaires centraux supplémentaires,
sans, toutefois, que le nombre total de formations, tranche ferme et tranche conditionnelle
confondues, n’excède un maximum de cinq jours. Les formations sont organisées dans les
30 jours de calendrier calculés à partir de la date d’envoi du bon de commande.
ATTENTION
Les prestations d’entretien concernant les installations, le système du contrôle d’accès et le
système d’enregistrement du temps de travail commencent à la fin de la garantie d’un an et
seront exécutées pendant la durée du contrat.
Pour ce qui concerne les prestations d’entretien, à l’issue de la période de cinq ans qui
commence le premier jour calendrier qui suit le jour où le fournisseur a reçu la notification
d’attribution du marché, à la demande expresse du pouvoir adjudicateur, le marché peut-être
reconduit d’année en année pour une durée maximale qui ne peut excéder quinze ans.
8. Documents régissant le marché
8.1 Législation.
-
-
La loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services (M.B. du 22 janvier 1994) ;
L’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et
de services et aux concessions de travaux publics (M.B. du 26 janvier 1996) ;
L’arrêté royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d'exécution des
marchés publics et des concessions de travaux publics + annexe : cahier général des
charges (CGC) des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et des
concessions de travaux publics (M.B. du 18 octobre 1996) ;
Toutes les modifications à la loi et aux arrêtés précités, en vigueur au jour de l’ouverture
des offres.
17
8.2 Documents concernant le marché.
-
-
-
Les avis de marché et avis rectificatifs publiés au Bulletin des Adjudications et au Journal
Officiel de l'Union européenne qui ont trait à ce marché, font partie intégrante du présent
marché. Le soumissionnaire est censé en avoir pris connaissance et en avoir tenu
compte lors de l’établissement de son offre ;
Le présent cahier spécial des charges n° S&L/AO/308/2012 dans sa dernière version
telle que mise à disposition des soumissionnaires sur le site internet des finances
www.minfin.fgov.be .
L’offre de l’adjudicataire approuvée par le pouvoir adjudicateur.
9. Offres
9.1 Données à mentionner dans l’offre
L’attention des soumissionnaires est attirée sur l’article 10 de la loi du 24 décembre 1993 et
sur l’article 78 de l’arrêté royal du 8 janvier 1996 relatif aux incompatibilités.
IMPORTANT
Le soumissionnaire est tenu d’utiliser le formulaire d’offre joint en annexe au présent cahier
spécial des charges ainsi que l’inventaire des prix. Si, toutefois, d’autres documents sont
utilisés, il est tenu d’attester sur chaque document la conformité aux modèles joints au cahier
spécial des charges (Art. 89 de l’AR du 8 janvier 1996).
L’offre, le formulaire d’offre et l’inventaire des prix sont rédigés en français ou en néerlandais. Le soumissionnaire indique la langue qu’il choisit pour l’interprétation du contrat. Faute
de s’en être exprimé, il sera censé avoir choisi la langue dans laquelle il a rédigé son offre.
Le soumissionnaire numérote chaque feuille de son offre.
Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire renonce automatiquement à ses conditions
générales ou particulières de vente, même si celles-ci sont mentionnées dans l’une ou l’autre
annexe à l’offre.
Les renseignements suivants seront mentionnés dans l’offre :
-
les montants totaux en lettres et chiffres (hors TVA) ;
les montants de la TVA ;
les montants totaux en lettres et chiffres (TVA comprise) ;
les prix unitaires (hors TVA);
le montant de la TVA;
les prix unitaires (TVA comprise);
la signature de la personne compétente pour signer l’offre.
la qualité de la personne qui signe l’offre ;
la date à laquelle la personne précitée a signé l’offre ;
le numéro d’immatriculation complet du soumissionnaire auprès de la Banque Carrefour
des Entreprises (pour les soumissionnaires belges) ;
le numéro d’inscription à l’O.N.S.S. ;
18
-
-
le numéro et le libellé du compte du soumissionnaire ouvert auprès de la Banque de la
Poste ou d’un autre établissement financier ;
les noms, prénoms, la qualité ou profession, la nationalité et le domicile du soumissionnaire ou lorsque celui-ci est une société, sa raison sociale ou dénomination, sa forme juridique, sa nationalité et son siège social ;
tous les éléments et documents nécessaires pour l’évaluation des offres.
IMPORTANT
Pour toute offre introduite par un mandataire, le mandataire joint à l'offre un acte authentique
ou sous seing privé (ou une copie de cet acte) prouvant qu’il est habilité à engager l’entité
pour laquelle il soumissionne. Le mandataire peut également mentionner le numéro de l'annexe au Moniteur belge à laquelle est publié le mandat.
9.2 Structure de l’offre.
L’offre du soumissionnaire doit se composer des volets suivants :
Volet A « Volet administratif »
Ce volet se compose des éléments suivants :
I. Formulaire d’offre
Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes dans l’ordre suivant :
1. Le formulaire d’offre complété, daté et signé ;
2. Pour toute offre introduite par un mandataire, l’acte authentique ou sous seing privé (ou
une copie de cet acte) joint par le mandataire prouve qu’il est habilité à engager l’entité pour
laquelle il soumissionne. Le mandataire peut également mentionner le numéro de l'annexe
au Moniteur belge à laquelle est publié le mandat.
II. Documents relatifs aux critères de sélection
Le soumissionnaire présente dans ce chapitre les pièces suivantes dans l’ordre imposé :
1. Documents relatifs aux critères de sélection permettant d’évaluer la capacité financière
et économique du soumissionnaire.
∇ La déclaration quant aux chiffres d’affaires concernant les fournitures et les services
auxquels se réfère le marché, réalisés au cours des trois dernières années ;
2. Documents relatifs aux critères de sélection permettant d’évaluer la capacité technique
du soumissionnaire.
∇ Les références exigées en point 12.1 du cahier spécial des charges
∇ Le soumissionnaire indique la part du marché qu’il a éventuellement l’intention de
sous-traiter.
19
Volet B « Volet financier »
Ce volet se compose de :
-
L’inventaire des prix complété
Volet C « Volet technique »
Dans cette partie, le soumissionnaire reprend l’ensemble des informations qui permet au
pouvoir adjudicateur d’évaluer l’offre sur la base des critères d’attribution énumérés au point
12.3.1 du présent cahier spécial des charges.
Volet D « Annexes »
Dans ce volet, le soumissionnaire joint l’ensemble des annexes et des documents utiles non
exigés dans les volets précédents.
9.3. Durée de validité de l’offre.
Les soumissionnaires restent liés par leur offre pendant un délai de 180 jours de calendrier,
à compter du jour qui suit celui de l’ouverture des offres.
10. Prix
10.1 Prix.
Marché Mixte :
Le présent marché consiste en un marché mixte. Le marché mixte est celui dont les prix sont
fixés suivant plusieurs des modes dont il est question aux alinéas 2 à 4 de l’article 86 de
l’arrêté royal du 8 janvier 1996.
Prix de la tranche ferme :
Les éléments suivants seront fixés selon des prix forfaitaires globaux :
La livraison, le montage et l’installation d’un système centralisé d’enregistrement
du temps de travail pour un maximum de 200 bâtiments occupés par le
SPF Finances;
La livraison, le montage et l’installation d’un système de surveillance et de contrôle
d’accès dans le complexe NORTH GALAXY couplé au système d’enregistrement
du temps de travail ;
Le démontage et l’enlèvement de l’ensemble du système actuel de surveillance et
de contrôle d’accès dans le complexe NORTH GALAXY ;
20
L’octroi pour tous les agents du Service Public Fédéral Finances présents dans le
qui sera (seront) utilisé(s) afin de permettre l’enregistrement et la gestion du temps
de travail à partir de leur emplacement de travail ;
L’octroi, pour les gestionnaires centraux du système d’enregistrement du temps de
d’enregistrement et de gestion du temps de travail.
L’octroi d’un nombre suffisant de licences pour le logiciel qui sera utilisé pour
l’exploitation et la gestion de surveillance et de contrôle d’accès.
La livraison, qui se fera au complexe NORTH GALAXY, de 100 badges “test” qui
permettront, selon les modalités et niveaux d’autorisation souhaités par le pouvoir adjudicateur, de pénétrer dans le complexe NORTH GALAXY ainsi que
d’enregistrer le temps de travail dans ce même bâtiment et tout autre bâtiment
du SPF Finances parmi les quelques 200 bâtiments qui pourraient être équipés
de pointeuses électroniques en cas de levée de la tranche conditionnelle.
(Option obligatoire) L’implémentation de la possibilité d’interaction (interfaçage)
entre le système de gestion du temps de travail et le système d’agenda électronique centralisé du SPF Finances (IBM Lotus Notes)
Les éléments suivant seront fixés selon des prix unitaires :
La livraison, le montage et l’installation d’une pointeuse électronique dans un
des maximum 200 bâtiments du SPF Finances dispersés sur l’ensemble du territoire national ;
Le démontage et l’enlèvement d’une pointeuse actuelle dans un des 200 bâtiments occupés par le SPF Finances répartis sur l’ensemble du territoire national y compris le complexe NORTH GALAXY ;
L’entretien mensuel d’une pointeuse électronique dans un des 200 bâtiments
occupés par le SPF Finances dispersés sur l’ensemble du territoire national ;
L’entretien mensuel du système centralisé d’enregistrement du temps de travail
dans le complexe NORTH GALAXY ;
L’entretien mensuel du système de gardiennage et de contrôle d’accès dans le
complexe NORTH GALAXY ;
La livraison, qui se fera dans le complexe NORTH GALAXY, de badges, par lots
de 1000, qui permettent, selon les modalités et niveaux d’autorisation souhaités
par le pouvoir adjudicateur, d’accéder au complexe NORTH GALAXY ainsi que
d’enregistrer le temps de travail dans ce même bâtiment ainsi que tout autre bâtiment du SPF Finances parmi les quelques 200 bâtiments qui pourraient être équipés de pointeuses électroniques en cas de levée de la tranche conditionnelle ;
21
La formation d’un groupe de dix gestionnaires fonctionnels centraux ou locaux
du système de contrôle d’accès ou du système d’enregistrement du temps de
travail.
Prix de la tranche conditionnelle :
Les éléments suivants seront fixés selon des prix forfaitaires globaux :
L’octroi pour tous les agents du Service Public Fédéral Finances présents dans
les bâtiments autres que le complexe NORTH GALAXY, d’un nombre suffisant
de licences pour le(s) logiciel(s) qui sera (seront) utilisé(s) afin de permettre
l’enregistrement et la gestion du temps de travail à partir de leur emplacement de
travail ;
L’octroi, pour les gestionnaires locaux et d’éventuels gestionnaires centraux
supplémentaire du système d’enregistrement du temps de travail, d’un nombre
suffisant de licences permettant l’utilisation du (des) logiciel(s) d’enregistrement
et de gestion du temps de travail.
Tandis que les éléments suivants seront fixés selon des prix unitaires :
La livraison, le montage et l’installation d’une pointeuse électronique dans un des
maximum 200 bâtiments occupés par le SPF Finances répartis sur tout le territoire national, y compris le bâtiment NORTH GALAXY ;
Le démontage et l’enlèvement d’une pointeuse actuelle dans un des maximum
200 bâtiments occupés par le SPF Finances répartis sur tout le territoire national ;
La livraison, qui se fera dans le complexe NORTH GALAXY, de badges, par lots
de 1000, qui permettent, selon les modalités et niveaux d’autorisation souhaités
par le pouvoir adjudicateur, l’accès au complexe NORTH GALAXY ainsi que
l’enregistrement du temps de travail dans ce même bâtiment ainsi que tout autre
bâtiment du SPF Finances parmi les quelques 200 bâtiments qui pourraient être
équipés de pointeuses électroniques en cas de levée de la tranche conditionnelle ;
La formation d’un groupe de dix gestionnaires fonctionnels centraux ou locaux
du système de contrôle d’accès ou du système d’enregistrement du temps de
travail.
IMPORTANT
Le soumissionnaire ne peut pas proposer des prix différents pour des composantes identiques selon que celles-ci sont reprises dans la tranche ferme ou dans la tranche conditionnelle.
22
Eléments inclus dans les prix :
Le fournisseur est censé avoir inclus dans ses prix tant unitaires que globaux tous les frais et
impositions généralement quelconques grevant les fournitures et les entretiens, à l'exception
de la taxe sur la valeur ajoutée.
Sont notamment inclus dans les prix :
1. les frais d'emballage, sauf en cas d'application de l'article 56, § 2, de chargement, de
transbordement et de déchargement, de transport, d'assurance et de dédouanement;
2. les frais de déchargement, de déballage et de mise en place au lieu de livraison ;
3. le coût de la documentation relative à la fourniture et éventuellement exigée par le
pouvoir adjudicateur;
4. le montage et la mise en train;
5. les droits de douane et d'accises;
6. les frais de contrôle et de réception.
Tous les prix seront obligatoirement mentionnés en euros.
10.2 Révision des prix
Pour les fournitures aucune révision des prix n’est autorisée.
La révision des prix des services d’entretien est possible.
Les règles sont les suivantes :
• les prix peuvent être revus annuellement
• chaque année, l’adjudicataire demande la révision du prix par lettre recommandée
adressée au Pouvoir Adjudicateur, Service d’encadrement B&CG, Division Engagement, Boulevard du Roi Albert II 33 boîte 785, 1030 Bruxelles
La révision des prix entre en vigueur :
Le jour anniversaire de l’avis d’attribution du marché si le prestataire a introduit
sa demande de révision avant cette date. La révision des prix ne concerne que les
services effectivement prestés après l’anniversaire de l’attribution du marché;
•
Le 1er jour du mois qui suit l’envoi de la lettre recommandée si le prestataire a
laissé passer un ou plusieurs anniversaires. La révision des prix ne concerne que les
services effectivement prestés après la date visée ci-dessus (attention : le prestataire
de services doit introduire une nouvelle demande pour la révision des prix des services à prester après l’anniversaire suivant)
La révision des prix se calcule suivant la formule :


S 
Pr = Po ×  0,80 ×  + 0,20
So 


Où :
P = prix revu
Po = prix initial
23
So = indice salarial AGORIA (seulement pour les prestataires belges; les prestataires étrangers doivent proposer un indice analogue) – moyenne nationale, charges sociales comprises, pour les contrats à partir du 11/07/1981, valable le mois qui précède l’ouverture des
offres.
S= comme So ci-dessus, mais valable le mois qui précède le jour anniversaire de la notification de l’attribution du marché
Pour les indices, voir : http://www.agoria.be
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de revoir les prix en cas de baisse de l’indice.
Dans ce cas, la révision suit les règles ci-dessus, sauf que la lettre recommandée émane du
pouvoir adjudicateur.
Cette adaptation des prix peut se faire une seule fois par an.
11. Responsabilité de l’adjudicataire
Le fournisseur assume la pleine responsabilité des fautes et manquements présentés dans
les livraisons fournies, en particulier dans les études, les comptes, les plans ou dans toutes
les autres pièces déposées par lui en exécution du marché.
Par ailleurs, le fournisseur garantit le pouvoir adjudicateur des dommages et intérêts dont
celui-ci est redevable à des tiers du fait du retard dans l’exécution des livraisons ou de la
défaillance du fournisseur.
Le fournisseur sera seul responsable de l’application sur le lieu de travail de toutes les normes de sécurité imposées par le Règlement Général de la Protection du Travail, le Code sur
le bien-être au travail et le Règlement Général sur les Installations Electriques.
12. Critères de sélection – Régularité des offres – Critères d’attribution
IMPORTANT
La remise d’une offre par une association momentanée est admise
Le formulaire d’offre (voir formulaire qui est repris dans le présent cahier spécial des charges
: « annexe : formulaire d’offre ») est complété et signé par tous les membres de l'association
momentanée ou par un ou plusieurs membres qui, selon les règles, sont mandatés pour représenter tous les membres de l'association momentanée (la preuve de ce mandat doit dans
ce cas être présentée).
Chaque membre de l'association momentanée doit satisfaire aux critères d'exclusion décrits
ultérieurement dans le présent document.
L'évaluation de la capacité économique, financière et technique porte sur l'association momentanée et non sur chaque membre séparément.
Chaque membre de l’association momentanée est solidairement responsable de toutes les
obligations résultant de la présente adjudication.
24
Seules les offres régulières des soumissionnaires qui satisfont aux critères de sélection sont
prises en considération pour participer à la comparaison des offres selon les critères
d’attribution repris au point 12.3.1. du cahier spécial des charges.
12.1 Sélection qualitative
La situation personnelle et la capacité des soumissionnaires sont examinées sur la base des
critères de sélection repris ci-après.
IMPORTANT
Dans le cadre du présent marché, il peut être fait appel à la sous-traitance.
Les sous-traitants ne peuvent se trouver en une situation d’exclusion prévue au point 12.1.1.
du cahier spécial des charges.
12.1.1 Critères d’exclusion
IMPORTANT
Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu’il ne se trouve pas dans un des cas
d’exclusion figurant ci-dessous. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l’exactitude de cette déclaration sur l’honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l’offre est la mieux classée. A cette fin, il demandera au soumissionnaire concerné, par les moyens les plus rapides
et dans le délai qu’il détermine, de fournir les renseignements ou documents permettant de
vérifier sa situation personnelle. Le pouvoir adjudicateur demandera lui-même les renseignements ou documents qu’il peut obtenir gratuitement par des moyens électroniques auprès des services qui en sont gestionnaires.
Un soumissionnaire peut être exclu de la participation à un marché s'il apparaît, après vérification, que la déclaration sur l'honneur ne correspond pas à sa situation personnelle à la
date limite précédant la réception des demandes de participation lors d'une procédure limitée
ou d'une procédure de négociation avec publication, ou à la date ultime précédant la réception des offres en cas de procédure ouverte. Une régularisation à posteriori est dès lors impossible.
Une telle exclusion est également possible si, pendant le déroulement de la procédure, il
apparaît que la situation personnelle du candidat ou du soumissionnaire ne correspond plus
à la déclaration sur l'honneur.
Dans ces deux hypothèses, le pouvoir adjudicateur effectuerait un classement corrigé, en
tenant compte de l'impact possible de la suppression de la demande de participation ou de
l'offre du candidat exclu ou du soumissionnaire, à savoir, en cas d'application des dispositions relatives au contrôle des prix anormaux de l'article 110, § 4 de l'arrêté royal du 8 janvier 1996.
25
Le pouvoir adjudicateur pourra ensuite attribuer le marché au soumissionnaire dont l'offre est
classée juste après celle du soumissionnaire exclu, après avoir appliqué ces mêmes dispositions à son égard également.
Premier critère d’exclusion.
§.1. Le soumissionnaire belge qui emploie du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, doit
être en ordre en ce qui concerne ses obligations vis-à-vis de l’Office National de Sécurité
Sociale. Il est considéré comme étant en ordre en ce qui concerne les obligations précitées,
s’il apparaît, qu’au plus tard la veille de la date limite de réception des offres, il :
1°
a transmis à l’Office National de Sécurité Socia le toutes les déclarations requises
jusque et y compris celles relatives à l’avant-dernier trimestre civil écoulé par rapport
à la date limite de réception des offres et
2°
n’a pas pour ces déclarations une dette en coti sations supérieure à 2.500 EUROS, à
moins qu’il n’ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu’il respecte strictement.
Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à 2.500 EUROS, le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle, s’il établit, avant la décision d’attribuer le marché, qu’il possède, au plus tard la veille de la date limite de réception des offres à l’égard
d’un pouvoir adjudicateur au sens de l’article 4, §1 et § 2, 1° à 8° et 10° de la loi, ou d’une
entreprise publique au sens de l’article 26 de cette même loi, une ou plusieurs créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l’égard de tiers pour un montant au moins
égal, à 2.500 EUROS près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations.
§ 2.
Le soumissionnaire étranger au plus tard la veille de la date limite de réception des
offres doit :
1°
être en règle avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité
sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi.
2°
être en ordre avec les dispositions du § 1er, s’ il emploie du personnel assujetti à la loi
du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs.
§.3.
A quelque stade de la procédure que ce soit, le pouvoir adjudicateur peut s’informer,
par tous moyens qu’il juge utiles, de la situation en matière de paiement des cotisations de sécurité sociale de tout soumissionnaire.
Deuxième critère d’exclusion.
Est exclu de la participation à la procédure d’attribution :
Le fournisseur qui a fait l’objet d’un jugement ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour :
1° participation à une organisation criminelle tell e que définie à l’article 324bis du Code pénal ;
2° corruption, telle que définie à l’article 246 d u Code pénal ;
3° fraude au sens de l’article 1 er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 ;
26
4° blanchiment de capitaux tel que défini à l’arti cle 3 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la
prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du
financement du terrorisme.
En vue de l’application du présent paragraphe, le pouvoir adjudicateur peut, lorsqu’il a des
doutes sur la situation personnelle d’un fournisseur, s’adresser aux autorités compétentes
belges ou étrangères pour obtenir les informations qu’il estime nécessaires à ce propos.
Troisième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas se trouver dans un des cas suivants :
1° se trouver en état de faillite ou de liquidation , avoir cessé ses activités ou avoir obtenu
un concordat judiciaire, ou se trouver dans toute situation analogue résultant d’une
procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;
2°
avoir déposé une déclaration de faillite, avo ir entamé une procédure de liquidation ou
de concordat judiciaire ou avoir en cours une procédure de même nature existant dans
les législations et réglementations nationales.
Quatrième critère d‘exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas avoir été condamné par un jugement passé en force de
chose jugée pour un délit qui porte atteinte à son intégrité professionnelle.
Cinquième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas, en matière professionnelle, avoir commis une faute grave,
constatée par tout moyen dont le pouvoir adjudicateur pourra justifier.
En outre, le soumissionnaire, par la signature de son offre, s’engage à respecter les normes
définies dans les conventions de base de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) et, en
particulier:
- L’interdiction du travail forcé (conventions n° 29 concernant le travail forcé ou obligatoire,
1930, et n° 105 sur l’abolition du travail forcé, 1 957);
- Le droit à la liberté syndicale (convention n° 87 sur la liberté syndicale et la protection du
droit syndical, 1948);
- Le droit d’organisation et de négociation collective (convention n° 98 sur le droit
d’organisation et de négociation collective, 1949);
- L’interdiction de toute discrimination en matière de travail et de rémunération (conventions n° 100 sur l’égalité de rémunération, 1951 et n° 111 concernant la discrimination
(emploi et profession), 1958);
- L’âge minimum fixé pour le travail des enfants (convention n° 138 sur l’âge minimum,
1973), ainsi que l’interdiction des pires formes du travail des enfants (convention n° 182
sur les pires formes du travail des enfants, 1999).
Le non-respect des conventions susmentionnées sera donc considéré comme faute grave
en matière professionnelle au sens de l’article 69, 4° de l’AR du 8 janvier 1996.
Les dispositions qui précèdent s’appliquent sans préjudice des autres dispositions reprises à
l’article 69 de l’arrêté précité.
Sixième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire doit être en ordre concernant ses obligations vis-à-vis des contributions
directes et de la TVA.
27
Septième critère d’exclusion.
Le soumissionnaire ne peut pas s’être rendu gravement coupable de fausses déclarations en
fournissant des renseignements exigibles dans le cadre du présent marché.
IMPORTANT
Le non-respect de la législation environnementale et sociale, qui a été le sujet d’un jugement
définitif ou d’une décision d’effet équivalent, peut être considéré comme une violation de la
conduite professionnelle de l’opérateur économique concerné ou comme une faute grave
autorisant l’exclusion de l’acteur concerné de la soumission pour le contrat.
Réf. : Art. 53 de la directive 2004/17/CE et art. 45 de la directive 2004/18/CE
12.1.2. Critères de sélection relatifs à la capacité du soumissionnaire
Critères de sélection relatifs à la capacité financière et économique du soumissionnaire
Premier critère relatif à la capacité financière et économique du soumissionnaire
Le soumissionnaire doit avoir réalisé pour chacun des trois derniers exercices comptables un
chiffre d’affaires annuel relatif aux activités directement liées aux fournitures et services décrits dans le présent cahier spécial des charges, d’au moins 3.600.000,00 EUR. Il joindra à
son offre une déclaration relative à ces chiffres d’affaires réalisés pendant les trois derniers
exercices. Le soumissionnaire étranger fournira également les comptes annuels des trois
derniers exercices.
Critères de sélection relatifs à la capacité technique du soumissionnaire
Premier critère relatif à la capacité technique du soumissionnaire
Le soumissionnaire fournit une liste des plus importants projets réalisés au cours des 3 dernières années.
Il indiquera les instances publiques et privées pour lesquelles ces projets ont été réalisés.
Lorsqu'il s'agit de services aux pouvoirs publics, la preuve sera fournie par des certificats qui
seront émis ou signés par l'autorité compétente. Lorsqu’il s’agit de services à des personnes
privées, la preuve sera fournie par des certificats émanant de ces personnes. À défaut de
ces certificats, le soumissionnaire peut certifier lui-même la réalisation de ces projets.
Deuxième critère relatif à la capacité technique du soumissionnaire
Le soumissionnaire indique la part du marché qu’il a éventuellement l’intention de soustraiter.
12.2 Régularité des offres
Les offres des soumissionnaires sélectionnés seront examinées du point de vue de leur régularité. Les offres irrégulières seront exclues.
Seules les offres régulières seront prises en considération pour être confrontées aux critères
d’attribution.
28
IMPORTANT
Le soumissionnaire justifie ses prix de manière détaillée, complète et adéquate.
Il met en évidence dans son offre les éléments objectifs qui justifient ces derniers.
Eu égard aux caractéristiques du présent marché, les prix proposés doivent être normaux.
Conformément à l’article 88, §2 et §3 de l’Arrêté royal du 08 janvier 1996 :
1. les soumissionnaires doivent fournir, préalablement à l’attribution du marché, toutes les
indications destinées à permettre au pouvoir adjudicateur de vérifier les prix offerts ;
2. le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d’effectuer toutes vérifications sur pièces comptables et tous contrôles sur place de l’exactitude des indications fournies.
12.3 Critères d’attribution
Pour le choix de l’offre la plus intéressante d’un point de vue économique, les offres régulières des soumissionnaires sélectionnés seront confrontées à une série de critères
d’attribution.
Les points obtenus pour les différents critères seront additionnés afin d’obtenir un classement final.
12.3.1 Liste des critères d’attribution
Le marché est attribué au soumissionnaire qui a introduit l’offre la plus intéressante compte
tenu :
Critères d’attribution
Points
1. Prix (TVA comprise)
/50
2. Qualité de la surveillance et du contrôle d’accès
/20
3. Qualité de l’enregistrement du temps
/20
4. Niveau d’intégration
/10
1) le prix TVA comprise (50%)
2) la qualité de la solution proposée relative à la surveillance et au contrôle d’accès (20%)
3) la qualité de la solution proposée relative à l’enregistrement et à la gestion du temps de
travail (20%)
4) le niveau d’intégration entre d’une part, les différentes applications décrites dans le présent cahier spécial des charges et d’autre part, entre les systèmes livrés et le système informatique du Service Public Fédéral Finances (10%)
29
12.3.2. Méthode de détermination de l’offre la plus intéressante.
L’évaluation des critères d’attribution se fera comme suit :
1. Le prix (/50)
Pour ce qui concerne « le prix », le pouvoir adjudicateur a déjà établi une configuration
d’évaluation composée de différents éléments.
Pour garantir l’objectivité du pouvoir adjudicateur et l’égalité de traitement entre les soumissionnaires, la configuration d’évaluation, qui se compose d’éléments repris dans l’inventaire
des prix à compléter obligatoirement par les soumissionnaires, a été fixée avant la publication de l’avis de marché et a été communiquée à l’Inspection des Finances.
Les points sont attribués pour le critère « prix » sur la base de la formule suivante :
P = 50 X Pm
Po
Où
P est le nombre de points attribués au soumissionnaire pour le critère « Prix » ;
Pm est le prix global le plus bas TVA comprise de la configuration d’évaluation calculé pour
un soumissionnaire dans une offre régulière ;
Po est le prix global TVA comprise calculé pour la configuration d’évaluation proposé par le
soumissionnaire dont l’offre est évaluée.
Le nombre de points obtenus est arrondi à la deuxième décimale.
2. La qualité de la surveillance et du contrôle d’accès ( /20)
Pour évaluer la qualité de la solution proposée en ce qui concerne la surveillance et le
contrôle d’accès, le pouvoir adjudicateur examinera tant la qualité du logiciel (fonctionnalités,
facilité d’emploi) que celle du matériel qui permet de limiter et contrôler l'accès au complexe
NORTH GALAXY en général et à certains locaux tels le Data Center en particulier.
Le pouvoir adjudicateur prend en considération dans l’évaluation :
-
L’utilité, l’efficacité, la pertinence et la contrôlabilité des fonctions standard attendues d'un système de surveillance et de contrôle d'accès, et plus particulièrement
des fonctions explicitement prévues dans le présent cahier de charges (contrôle
d'accès, détection d'intrusion, enregistrement d'événement, etc.) ;
-
La robustesse de la solution, et en particulier, de sa capacité à assurer sa fonction
en cas d'incident technique (redondance) ;
-
La qualité et la fiabilité du couplage des portes sas ;
-
La clarté, l’efficacité, l’exhaustivité et la contrôlabilité des procédures de gestion (titulaires des badges, droits d’accès, procédures de traitements des alertes, etc.)
30
-
La clarté et la pertinence du partage des rôles de gestion entre les différents niveaux de responsabilité ;
-
La qualité technique et la facilité d’emploi des outils de surveillance, matériels et logiciels, mis à disposition du personnel de gardiennage ;
-
La durée de conservation des données dans le journal de bord ;
-
La facilité dans la production de rapport et la contrôlabilité de ces derniers.
3. La qualité de l’enregistrement et de la gestion du temps de travail ( /20)
Pour évaluer la qualité de la solution proposée en ce qui concerne l’enregistrement et la gestion du temps de travail, le pouvoir adjudicateur examinera tant la qualité du (des) logiciel(s)
(fonctionnalités, facilité d’emploi) que celle du matériel qui permet de centraliser et traiter les
données dans le cadre du système de gestion du temps de travail comme décrit dans les
prescriptions techniques.
Le pouvoir adjudicateur valorise davantage la solution qui permet de manière optimale de :
-
prendre en considération les spécificités de l’organisation du SPF Finances ;
gérer le temps de présence et d’absence du personnel ;
calculer automatiquement le temps de travail de chacun ;
visualiser immédiatement les présences, les absences, les retards, les congés,
etc. ;
établir, conserver et exploiter les données statistiques relatives à l’enregistrement
du temps de travail.
Le pouvoir adjudicateur prend également en considération la facilité et la souplesse avec
laquelle le système de gestion peut être étendu aux bâtiments autres que le complexe
NORTH GALAXY.
4. Le niveau d’intégration entre d’une part, les différentes applications décrites dans le présent cahier spécial des charges et d’autre part, entre les systèmes livrés et les systèmes
informatiques du Service Public Fédéral Finances ( /10)
L’évaluation porte tant sur l’intégration entre les fonctionnalités de gestion d’enregistrement
du temps de travail et les fonctionnalités du contrôle d’accès que sur l’intégration des systèmes proposés avec l’ensemble de l’infrastructure du Service Publique Fédéral Finances.
Pour évaluer les offres du point de vue de l’intégration entre les fonctionnalités de gestion
d’enregistrement du temps de travail et les fonctionnalités du contrôle d’accès, le pouvoir
adjudicateur prendra en considération :
-
La qualité des procédures de création, de modification et de gestion des titulaires
des badges ;
-
La possibilité d’utiliser les données du contrôle d'accès pour la gestion
d’enregistrement du temps de travail
-
La facilité de gestion et d’utilisation globale du système.
31
Pour évaluer les offres du point de vue de l’intégration des systèmes avec l’infrastructure
globale du Service Public Fédéral Finances, le pouvoir adjudicateur prendra en considération :
-
La possibilité d’utiliser les données de gestion du personnel du SPF Finances
afin de créer ou de mettre à jour la liste des titulaires des badges ;
-
La gestion et les authentifications des utilisateurs et gestionnaires du système ;
-
La gestion des mises à jour et patches de sécurité des logiciels de base, logiciels
anti-virus, etc. ;
-
L'intégration des systèmes fournis avec les services généraux de l'infrastructure
informatique du SPF Finances (DNS, DHCP, Active directory, NTP, etc.) ;
-
La facilité de gestion et d'exploitation des systèmes livrés, dans le parc
informatique du Service Public Fédéral Finances.
12.3.3. Cote finale
Une cote finale est attribuée à chaque offre en additionnant les points obtenus pour les quatre critères susmentionnés.
IMPORTANT
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de faire appel pour l’analyse des offres à un ou
plusieurs expert(s) externe(s) au SPF Finances.
L’offre la plus intéressante obtient la cote finale la plus élevée.
13. Cautionnement
Le cautionnement est fixé à 5 % du montant obtenu en additionnant :
-
-
le prix forfaitaire pour la livraison, le montage et l’installation du système de surveillance
et de contrôle d’accès dans le complexe NORTH GALAXY, relié au système
le prix global forfaitaire pour la livraison, le montage et l’installation d’un système centralisé d’enregistrement du temps de travail;
et le prix global forfaitaire pour les licences du (des) logiciel(s) d’enregistrement du
temps de travail (agents du NORTH GALAXY et gestionnaires centraux) et les licences
pour l’exploitation et la gestion d’un système de surveillance et de contrôle d’accès dans
le complexe NORTH GALAXY couplé au système d’enregistrement du temps de travail.
Le montant ainsi obtenu est arrondi à la dizaine d’euros supérieure.
Le cautionnement peut être constitué conformément aux dispositions légales et réglementaires, soit en numéraire, ou en fonds publics, soit sous forme de cautionnement collectif.
32
Le cautionnement peut également être constitué par une garantie accordée par un établissement de crédit satisfaisant au prescrit de la loi du 22 mars 1993 relative au statut et au
contrôle des établissements de crédit ou par une entreprise d’assurances satisfaisant au
prescrit de la loi du 9 juillet 1975 relative au contrôle des entreprises d’assurances et agréée
pour la branche 15 (caution).
L’adjudicataire doit, dans les trente jours de calendrier suivant le jour de la conclusion du
marché, justifier la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l’une des
façons suivantes :
1°
lorsqu’il s’agit de numéraire, par le virement du montant au numéro de compte du
Postchèque de la Caisse des Dépôts et Consignations (CCP n° 679-2004099-79) ou
d’un organisme public remplissant une fonction similaire à celle de ladite Caisse, ciaprès dénommé organisme public remplissant une fonction similaire ;
2°
lorsqu’il s’agit de fonds publics, par le dépôt de ceux-ci entre les mains du caissier de
l’Etat au siège de la Banque nationale à Bruxelles ou dans l’une de ses agences en
province, pour compte de la Caisse des Dépôts et Consignations, ou d’un organisme
public remplissant une fonction similaire ;
3°
lorsqu’il s’agit d’un cautionnement collectif, p ar le dépôt par une société exerçant légalement cette activité, d’un acte de caution solidaire auprès de la Caisse des Dépôts
et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4°
lorsqu’il s’agit d’une garantie, par l’acte d’en gagement de l’établissement de crédit ou
de l’entreprise d’assurances.
Cette justification se donne, selon le cas, par la production au pouvoir adjudicateur :
1°
soit du récépissé de dépôt de la Caisse des Dépô ts et Consignations ou d’un organisme public remplissant une fonction similaire ;
2°
soit d’un avis de débit remis par l’établissemen t de crédit ou l’entreprise
d’assurances ;
3°
soit de la reconnaissance de dépôt délivrée par le caissier de l’Etat ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
4°
soit de l’original de l’acte de caution solidair e visé par la Caisse des Dépôts et Consignations ou par un organisme public remplissant une fonction similaire ;
5°
soit de l’original de l’acte d’engagement établi par l’établissement de crédit ou
l’entreprise d’assurances accordant une garantie.
Ces documents, signés par le déposant, indiquent au profit de qui le cautionnement est
constitué, son affectation précise par l’indication sommaire de l’objet du marché et de la référence du cahier spécial des charges, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse complète de
l’adjudicataire et éventuellement, du tiers qui a effectué le dépôt pour compte, avec la mention “bailleur de fonds” ou “mandataire”, suivant le cas.
Le délai de trente jours de calendrier visé ci-avant est suspendu pendant la période de fermeture de l’entreprise de l’adjudicataire pour les jours de vacances annuelles payées et les
jours de repos compensatoire prévus par voie réglementaire ou dans une convention collective de travail rendue obligatoire.
La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à :
Service d’encadrement Budget et Contrôle de Gestion
Gestionnaire des engagements divisions
et services de lignes
Boulevard Roi Albert II, 33 – Boîte 782
1030 BRUXELLES
33
La moitié du cautionnement sera libérée à la réception provisoire du système intégré de surveillance et du contrôle d’accès (y compris la réception des licences nécessaires) et du système centralisé de l’enregistrement du temps de travail dans le complexe NORTH GALAXY.
Le solde est libéré après la réception définitive de l’ensemble des fournitures qui font l’objet
de ce marché.
14. Réceptions et contrôle des produits fournis et des services prestés
14.1 Suivi des produits fournis et des services prestés et contrôle par des tiers
14.1.1 Suivi de la bonne exécution du marché
Le SPF Finances a le droit de maintenir une surveillance permanente sur les livraisons et les
services qui sont exécutés par l’équipe impliquée dans l’exécution du marché. L’équipe
d’exécution doit fournir aux représentants du SPF Finances tous les renseignements nécessaires et faciliter au maximum l’accomplissement de cette tâche.
Les plans, spécifications, dossiers, etc. sont établis, dans le cadre de ce marché, par le personnel de l’adjudicataire. Ils doivent avoir été approuvés par le SPF Finances avant exécution. Le SPF Finances dispose d’un délai de 30 jours calendrier pour approuver ces documents ou formuler des remarques. En cas de remarques, les documents concernés doivent
être corrigés suffisamment avant l'exécution et sans que ces corrections n'aient comme
conséquence une révision des délais d'exécution planifiés, à moins que les remarques ne
proviennent de nouvelles exigences de la part du SPF Finances. Chaque dépassement du
délai planifié pour l’acceptation d’un document mène, à la demande de l’adjudicataire
concerné, à une prolongation du délai d’exécution. Le fait qu'un retard puisse être imputé au
SPF Finances ne dégage pas l'adjudicataire de son obligation de veiller à en réduire les
conséquences.
L’adjudicataire ne peut s’appuyer sur le fait que cette surveillance a été effectuée, dans le
but de se soustraire à sa responsabilité dans le cas où les fournitures ou les prestations seraient refusées pour cause de manquements de quelque nature que ce soit et que dès lors
des délais d’exécution prolongés en découleraient.
14.1.2 Contrôle par des tiers
Afin d'évaluer les services prestés et le suivi du projet, le pouvoir adjudicateur peut faire appel à un tiers. L'adjudicataire est tenu de collaborer avec la partie tierce et de lui fournir toute
l'information afin de permettre le bon déroulement de ces activités de contrôle.
Dans ce cadre, le SFP Finances souhaite mettre l’offre de l’adjudicataire à la disposition des
personnes internes et externes au SPF Finances chargées de l'évaluation et du contrôle. Les
soumissionnaires doivent indiquer clairement quelles sont les parties de leur offre qui ne
peuvent être mises à la disposition de personnes externes au SPF Finances qui sont chargées de l'évaluation et du contrôle.
Si le soumissionnaire ne prend aucune décision à cet égard dans son offre, cela sera interprété comme une absence de limites de sa part dans le cadre du «contrôle par des tiers»,
34
l’intégralité de son offre pouvant être mise à disposition des personnes externes chargées de
l’évaluation et du contrôle.
14.2 Evaluation des services prestés et opérations de vérification
Le SPF Finances procédera aux opérations de vérification complète des installations constitutives de chacune des étapes de réalisation telles qu’elles sont définies dans le calendrier
relatif à la réalisation du projet dans les 30 jours calendrier qui suivent la notification, par
l’adjudicataire, de leur achèvement. Les contrôles porteront sur la vérification de l’aptitude et
celle du sur le bon fonctionnement des équipements.
La vérification d’aptitude a pour but de constater que les installations répondent aux quantités et spécifications imposées par le SPF Finances. Le contrôle du bon fonctionnement a
pour but de constater que les équipements garantissent un bon fonctionnement dans des
conditions normales d’exploitation (en d’autres termes que l’installation satisfait aux niveaux
de services préétablis). Les activités de contrôle (si d’application) comprennent notamment :
L’établissement du fait que les livraisons et les services associés ont été effectivement réalisés;
Le contrôle que toutes les fonctionnalités sont opérationnelles et paramétrées;
Le contrôle des capacités de prestation en termes de performance, de sécurité, de
robustesse, de capacité de charges, … ;
L’installation éventuelle d’outils de test afin de pouvoir exécuter les contrôles mentionnés antérieurement ;
Le contrôle de la livraison de la documentation.
Si les équipements satisfont aux contrôles prévus à cette fin dans les délais fixés, ils seront
considérés comme appropriés et en état de bon fonctionnement. Le calendrier des activités
de contrôle sera fixé de commun accord.
Si lors des opérations de vérification, les performances et/ou des fonctionnalités requises
dans le cahier spécial des charges et/ou annoncées dans l’offre ainsi que dans ses documents complémentaires, ne sont pas conformes ou ne le sont que partiellement,
l’adjudicataire s’engage à effectuer à ses frais les modifications ou compléments nécessaires
ou à remplacer tout ou partie des fournitures logicielles par la livraison de fournitures
conformes, ceci dans les 30 jours calendrier qui suivent la date du procès-verbal de constatation de l’impossibilité de prononcer la réception provisoire. Au-delà de ce délai, le SPF Finances se réserve le droit d’appliquer les amendes pour retard. Dans cette hypothèse, dès
que l’adjudicataire aura effectué les modifications, les compléments ou remplacements nécessaires, l’ensemble des tests de réception devra être ré exécuté.
Si les équipements sont jugés inappropriés et défectueux dans les délais fixés, le SPF Finances peut :
soit appliquer les mesures d’office prévues à l’article 66 du cahier général des charges annexé à l’A.R. du 26 septembre 1996 établissant les règles générales
d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics ;
soit convenir avec l’adjudicataire de dispositions particulières.
14.3 Réception provisoire
A l’issue des opérations de vérification effectuées avec succès, le SPF Finances dressera un
procès-verbal de réception provisoire. Le procès-verbal de livraison provisoire sera signé par
les deux parties.
35
Si les services qui font l’objet de ce marché se composent de prestations purement intellectuelles, telles que des études, analyses, rapports de consultance, etc., la réception provisoire
sera considérée comme réception définitive.
14.4 Garantie
Dans cette section, le terme « élément » fait référence à toute méthodologie, équipement ou
logiciel et, par extension, à tout ce qui relève de la période de garantie et/ou de maintenance
et qui a été développé/livré par l’adjudicataire et fait partie du présent marché.
Le délai de garantie de chaque élément du marché est fixé à un an à compter de la date de
la réception provisoire.
Si des éléments sont défectueux, si des fonctions et/ou des prestations, prescrits dans le
cahier des charges ou annoncés dans l’offre de l’adjudicataire, ne sont pas satisfaisants ou
ne le sont qu’en partie, dans la mesure où les défauts ne sont pas la conséquence d’une
utilisation anormale des éléments, l’adjudicataire s'engage à effectuer toutes les réparations
ou corrections nécessaires à ses frais ou à remplacer, le cas échéant, les éléments défectueux dans les délais indiqués dans les spécifications du présent cahier spécial des charges.
Le délai de garantie complet s’applique aux éléments à remplacer
En cas de non-disponibilité de la solution pendant la période de garantie, celle-ci sera
prolongée d’une durée équivalente à cette non-disponibilité.
La garantie couvre notamment:
-
la réparation ou le remplacement, sur site, des éléments défectueux
la correction des paramètres
la durée des travaux prestés
les déplacements du personnel de l’adjudicataire.
Le soumissionnaire doit veiller actualiser les éléments pendant la période de garantie. Cette
actualisation se rapporte tant à d’éventuelles ‘corrections’ qu’aux évolutions de l’élément
installé.
14.5 Réception définitive
La réception définitive sera prononcée à la demande de l’adjudicataire, après l’expiration du
délai de garantie et au moins un an après la réception provisoire du dernier module, pour
autant que le SPF Finances n’ait pas émis, pendant cette période, de plaintes quant au bon
fonctionnement.
Dans ce dernier cas, la livraison définitive sera remise jusqu'au moment où le système aura
fonctionné de manière correcte pendant une période ininterrompue d'un an.
La réception définitive sera enregistrée dans un procès-verbal signé par l’adjudicataire et par
le SPF Finances. Le SPF Finances dispose d'un délai de 15 jours calendrier, à compter de la
demande, pour dresser le procès-verbal d'acceptation qui donne l'autorisation de réception.
36
15. Exécution des fournitures
15.1 Lieu où les fournitures doivent être exécutées
Systèmes centraux
Les serveurs faisant partie de la partie centrale des systèmes seront installés dans deux
centres informatiques des Finances. Les systèmes seront installés dans les data center suivants :
-
data center du complexe NORTH GALAXY – Boulevard du Roi Albert II 33 à 1030
Bruxelles ;
-
help data center – Boulevard Industriel 25 à Anderlecht.
Surveillance et contrôle d’accès
Le système de surveillance et du contrôle d’accès doit être livré dans le complexe NORTH
GALAXY – Boulevard du Roi Albert II 33 à 1030 Bruxelles.
Pointeuses électroniques
Les horloges pointeuses électroniques seront installées dans un maximum de 200 bâtiments
(y compris dans le complexe NORTH GALAXY) répartis sur l’ensemble du territoire et occupés par le Service Public Fédéral Finances.
15.2 Clause d’évolution technologique
Si, avant l'expiration du délai de livraison, une évolution technologique donne naissance à
des logiciels/matériels plus avancés en termes de performances ou de fonctionnalités que
ceux proposés dans l’offre et ce, sans augmentation de prix, l’adjudicataire est tenu d'en
avertir le pouvoir adjudicateur et d’en proposer le remplacement. Le pouvoir adjudicateur est
libre d'accepter ou de refuser la proposition.
15.3 Evaluation des livraisons
Au moment où les livraisons auront été exécutées, on procédera à l’évaluation de la qualité
et de la conformité des fournitures exécutées. Un procès-verbal de cette évaluation sera
établi, dont l’exemplaire original sera transmis à l‘adjudicataire.
Si pendant l’exécution des fournitures, des anomalies sont constatées, ceci sera immédiatement notifié à l’adjudicataire par un fax ou par e-mail, qui sera confirmé au moyen d’une
lettre recommandée.
L’adjudicataire sera alors tenu de faire les corrections nécessaires dans les plus brefs délais.
15.4 Clauses particulières à l’exécution du marché
L'ensemble des opérations de maintenance seront effectuées dans les locaux de l'Administration, par le personnel de l'adjudicataire. Au cas où un retour dans les ateliers serait nécessaire, un matériel semblable sera mis à la disposition de l'Administration pendant la durée de
son absence. Ce matériel devra être installé et configuré de la même manière que le matériel défectueux, par le personnel de l'adjudicataire.
37
La période journalière pendant laquelle les services de base de l'adjudicataire seront assurés, dans le cadre de ce marché de service s'étend du lundi au vendredi (à l'exclusion des
jours fériés) de 8h30 à 17h00.
L'entrepreneur fournira les garanties qu’il organisera ses travaux et interventions dans les
locaux du Service Public Fédéral Finances, de manière à ne pas compromettre:
-
le fonctionnement des services de l'Administration ;
-
la sécurité du site (porte ouverte en permanence) ;
-
la sécurité du personnel qui y travaille (personnel enfermé, faux plancher ouvert,…).
En cas de panne de l'installation, l'adjudicataire devra intervenir de façon concrète (dépannage) dans les huit (8) heures ouvrables (déplacements compris) qui suivent la demande
de l'administration. Le délai de dépannage pourra être prolongé en cas de réelles difficultés
d'accès au matériel à dépanner résultant de circonstances imputables à l'administration.
Toutefois, l'adjudicataire ne pourra revendiquer aucune indemnité du fait de ce retard.
L’administration s'engage à prendre à sa charge les frais occasionnés par:
- une utilisation de l'équipement erronée ou une utilisation non conforme aux prescriptions spécifiées par le fournisseur de l'installation ;
- une altération ou une adjonction à l'équipement, réalisée par l'administration ;
- l'usage de fournitures non conformes aux prescriptions spécifiées par le fournisseur de
l'installation,
- une altération erronée des paramètres du système, réalisée par le personnel de l'administration.
15.5 Suivi des travaux
Les travaux seront suivis par un comité de pilotage.
15.5.1 Groupe de pilotage (Steering Committee)
Le groupe de pilotage comprend, d’une part, les responsables du projet chez l’adjudicataire,
accompagné des différentes personnes concernées suivant l’état d’avancement du projet, et,
d’autre part, le(s) responsable(s) du projet du SPF Finances. Le groupe de pilotage est la
seule instance à laquelle l’adjudicataire doit rendre compte ; elle se fait assister par le groupe
de projet interne qui est chargé du suivi de l’exécution du marché.
Le groupe de pilotage (Steering Committee) a un pouvoir très large : il traite tous les aspects
contractuels, administratifs et techniques de l’exécution du marché (livraison, réception,
garantie, avancement du projet, qualité des exécutions, ...). Il est également autorisé, après
une analyse fonctionnelle, à accepter des modifications de l’offre initiale sans dépasser le
prix initial. Il est le siège des rapports.
38
15.5.2 “KICK OFF”-meeting
Dans un délai maximum d’une semaine à compter de l’attribution du marché, l’adjudicataire
et le Service Public Fédéral/l’administration tiendront obligatoirement leur première réunion
de pilotage, appelée réunion kick-off.
Cette réunion permet de présenter les équipes respectives ainsi que leur composition et
leurs compétences, de régler le calendrier des réunions de raportage et du groupe de
pilotage, de définir le planning de la réalisation du marché, ...
15.5.3 Rapports
L’adjudicataire doit présenter régulièrement un rapport complet au groupe de pilotage
(Steering Committee). Ce rapport mentionne l’avancement du projet (à chaque phase
d’exécution) et les problèmes éventuels liés aux solutions proposées.
15.5.4. Personne de contact de l'adjudicataire
Pour ce marché, l'adjudicataire devra désigner une personne de contact qui le représentera
dans ses rapports avec le pouvoir adjudicateur.
16. Facturation et paiement des services
Les paiements seront effectués après l’exécution, la livraison et l’acceptation des fournitures
et prestations suivantes pour autant que le pouvoir adjudicateur soit en possession d’une
facture (factures) :
Tranche ferme :
Un premier paiement pourra avoir lieu après la réception provisoire par le pouvoir
adjudicateur de l’ensemble des composantes de la tranche ferme, hors prestations
d’entretien, c’est à dire :
1. La livraison, le montage et l’installation d’un système centralisé d’enregistrement du
temps de travail pour un maximum de 200 bâtiments occupés par le Service Public
Fédéral Finances ;
2. La livraison, le montage et l’installation d’un système de surveillance et de contrôle
d’accès pour le complexe NORTH GALAXY couplé avec le système d’enregistrement
du temps de travail ;
4. La livraison, le montage et l’installation de maximum 2 pointeuses électroniques dans
le complexe NORTH GALAXY, vraisemblablement à un étage de la Tour B ;
5. La livraison, qui se fera au complexe NORTH GALAXY, de 100 badges “test” qui
permettront, selon les modalités et niveaux d’autorisation souhaités par le pouvoir ad39
judicateur, de pénétrer dans le complexe NORTH GALAXY ainsi que l’enregistrement
du temps de travail dans ce même bâtiment et tout autre bâtiment du SPF Finances
parmi les quelques 200 bâtiments qui pourraient être équipés de pointeuses électroniques en cas de levée de la tranche conditionnelle ;
NORTH GALAXY ;
qui sera (seront) utilisé(s) afin de permettre l’enregistrement et la gestion du temps de
travail à partir de leur emplacement de travail ;
9. L’octroi d’un nombre suffisant de licences permettant l’utilisation du logiciel pour le
fonctionnement et la gestion du système de surveillance et du contrôle d’accès.
10. La livraison, qui se fera dans le complexe NORTH GALAXY, d’un minimum de 1000
et d’un maximum de 10.000 badges qui permettent, selon les modalités et niveaux
d’autorisation souhaités par le pouvoir adjudicateur, l’accès au complexe NORTH
GALAXY ainsi que l’enregistrement du temps de travail dans complexe NORTH
GALAXY ainsi que tout autre bâtiment du SPF Finances parmi les quelques 200 bâtiments qui pourraient être équipés de pointeuses électroniques en cas de levée de la
tranche conditionnelle ;
11. La prestation de services de formation à l’intention des gestionnaires fonctionnels
centraux.
Badges supplémentaires commandés dans le cadre de la tranche ferme
Une fois que les badges sont livrés et ont fait l’objet d’une réception provisoire, le fournisseur
envoie la facture au pouvoir adjudicateur.
Tranche conditionnelle :
Les fournitures livrées et les prestations exécutées dans le cadre de la tranche conditionnelle
pourront être facturées dans le respect des modalités suivantes :
Licences pour le(s) logiciel(s) d’enregistrement du temps de travail (gestionnaires et agents)
Une fois que les licences sont délivrées et ont fait l’objet d’une réception provisoire, le
fournisseur envoie la facture au pouvoir adjudicateur.
Pointeuses électroniques
La facturation se fait sur base semestrielle pour les bâtiments entièrement équipés selon les
instructions du pouvoir adjudicateur, après la livraison, le montage, l’installation et la réception provisoire des fournitures commandées.
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Démontage et enlèvement des anciennes horloges pointeuses
La facturation se fait sur base semestrielle pour les bâtiments entièrement équipés selon les
instructions du pouvoir adjudicateur, après le démontage et l’enlèvement des anciennes horloges pointeuses ET la livraison, le montage, l’installation et la réception provisoire des nouvelles pointeuses électroniques commandées.
Badges
La facturation se fait sur base semestrielle après la livraison et la réception provisoire des
fournitures commandées.
Formations
La facturation se fait sur base semestrielle après la livraison et la réception provisoire des
services commandés.
Entretien du système de controle d’accès, entretien du système d’enregistrement du temps
de travail et entretien des pointeuses électroniques
Le paiement sera effectué à chaque date anniversaire du contrat pour les services livrés et
acceptés. Le fournisseur envoie au pouvoir adjudicateur, pour chaque système et pointeuses
électroniques, une facture détaillée pour les services prestés durant la période.
IMPORTANT
Pour les deux systèmes et des pointeuses électroniques, le fournisseur ne peut facturer les
services d’entretien avant l’expiration de la période de garantie.
-------
Tous les paiements seront effectués sur la base de factures régulièrement établies (avec
mention de la TVA et du numéro du bon de commande) accompagnées du procès-verbal de
réception provisoire, adressées à :
Comptabilité fournisseurs
Boulevard Roi Albert II, 33 bte 788 – 1030 Bruxelles
Les factures seront revêtues de la mention : « Le montant dû doit être versé sur le compte
nº… au nom de…à… ».
41
La procédure de liquidation s’effectuera conformément au Règlement sur la Comptabilité de
l’Etat.
Seuls les travaux et fournitures exécutés de manière correcte pourront être facturés.
Le paiement est effectué dans les 50 jours calendrier à compter de la date de la facture pour
autant que le pouvoir adjudicateur soit, dans le même temps, en possession des autres
documents éventuellement exigés.
La facture doit être libellée en EUROS.
17. Engagements particuliers pour le fournisseur
L’adjudicataire et ses collaborateurs sont liés par un devoir de discrétion concernant les informations dont ils ont connaissance lors de l’exécution de ce marché. Ces informations ne
peuvent en aucun cas être communiquées à des tiers sans l’autorisation écrite du pouvoir
adjudicateur. L’adjudicataire peut toutefois faire mention de ce marché en tant que référence.
17.1 Sécurité et confidentialité
Tous les renseignements dont le personnel de l’adjudicataire sera amené à prendre
connaissance dans le cadre du marché, tous les documents qui lui sont confiés, tous les
entretiens auxquels il participe, sont considérés comme strictement confidentiels.
Les renseignements concernés :
♦ peuvent être enregistrés sur n’importe quel type de support informatique, comme le
papier, un film, une bande magnétique, un disque, une disquette, un montage intégré,
etc. ;
♦ peuvent être communiqués à l’adjudicataire oralement, par une démonstration et/ou
par la transmission d’un support contenant les informations souhaitées ou peuvent
être portés à la connaissance de l’adjudicataire suite à l’exécution de ce marché ou
d’une tâche confiée par le SPF Finances dans le cadre de ce marché ;
♦ peuvent en tout ou en partie consister en, par exemple, des études, des modes
d’emploi, des plans d’aménagement, des plans de fabrication, des descriptions
techniques, des plans de détail, des spécifications fonctionnelles, des procédures, des
programmes informatiques, des codes exécutables, des calculs, etc.
L’adjudicataire s’engage à traiter de manière confidentielle, tant pendant qu’après l’exécution
du marché, toutes les données et informations confidentielles, de quelque ordre que ce soit,
qui lui seront communiquées ou dont il aura eu connaissance au cours de sa mission.
L’adjudicataire se porte garant du respect de la confidentialité des données par son
personnel et ses sous-traitants. Il s’engage à ne pas les communiquer à des tiers, en ce
compris les filiales et autres entreprises liées à l’adjudicataire. Il ne divulgera que les
données nécessaires à l’exécution du marché aux seuls membres de son personnel et à
ceux de ses sous-traitants directement concernés par le marché.
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Les obligations énoncées ci-dessus ne s’appliquent pas aux informations du SPF
Finances :
♦ dont l’adjudicataire peut démontrer par un moyen accepté par le SPF Finances
qu’elles étaient déjà en sa possession au moment où elles lui ont été communiquées
pour la première fois par le SPF Finances ;
♦ qui, au moment où elles ont été connues par le SPF Finances, étaient déjà publiques ;
♦ qui, après avoir été connues par le SPF Finances, ont été rendues publiques
autrement que par le fait de l’adjudicataire ;
♦ ou que l’adjudicateur a obtenues d’un tiers qui disposait en toute bonne foi des
informations du SPF Finances et pouvait les lui communiquer.
L’adjudicataire s’engage :
♦ à ne copier, ni en tout, ni en partie, les informations du SPF Finances si celles-ci se
trouvent sur un support mis à disposition par ce dernier ;
♦ à ne fixer sur aucun support, ni en tout, ni en partie, les informations du SPF Finances
sauf pour l’exécution des tâches qui lui ont été confiées par ce dernier et pour autant
que cela s’avère nécessaire.
Toutes les informations que le SPF Finances met à la disposition de l’adjudicataire et tout
support contenant des informations du SPF Finances et mis à la disposition de l’adjudicataire
par ce dernier, demeurent l’entière propriété du SPF Finances, de même que tout support
informatique sur lequel l’adjudicataire a copié ou enregistré des informations du SPF
Finances, reste l’entière propriété du SPF Finances.
Le SPF Finances a le droit d’exiger à tout moment de l’adjudicataire qu’il lui remette tout ou
partie des supports sur lesquels il aura enregistré des informations du SPF Finances.
L’adjudicataire s’engage à remettre immédiatement les supports réclamés sans les copier.
En outre, l’adjudicataire s’engage à remettre au SPF Finances, à l’issue de l’exécution du
marché et sans délai, tous les supports contenant des informations du SPF Finances et qui
ont été mises à la disposition de l’adjudicataire pour l’exécution du marché, pour autant que
ces supports d’information n’aient pas déjà été remis au SPF Finances.
Toute information du SPF Finances demeure la propriété du SPF Finances.
Par la mise à disposition d’informations du SPF Finances, celui-ci ne concède à
l’adjudicataire, ni explicitement, ni implicitement, aucun droit à licence sur les droits de
brevet, droits d’auteur ou autres droits intellectuels.
L’adjudicataire s’engage à ne pas appliquer à l’échelle industrielle les informations du SPF
Finances et à ne pas les utiliser à d’autres fins que l’exécution du présent marché ou d’une
tâche qui lui a été confiée par le SPF Finances dans le cadre du présent marché.
L’adjudicataire est responsable de tout dommage dont le SPF Finances pourrait être victime
en raison du non-respect, par lui-même ou par les membres de son personnel, d’obligations
qui lui incombent en vertu de cet article.
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17.2 Sécurité et personnel de l’adjudicataire
L’adjudicataire s’engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l’offre,
sauf en cas de force majeure. Les personnes mentionnées ou leurs remplaçants sont tous
censés participer effectivement à la réalisation du marché. Les remplaçants doivent être
obligatoirement acceptés préalablement par le pouvoir adjudicateur.
Le personnel de l'entrepreneur devant opérer dans les locaux du Service Public Fédéral Finances devra se soumettre aux mesures de sécurité applicables en ces lieux.
Ces mesures comprennent des mesures de contrôle d’accès. Toute personne travaillant
dans les locaux du SPF Finances devra être identifiée et devra être en possession d’une
pièce d’identité. Le SPF Finances se réserve le droit de refuser l’accès à ses locaux à une
personne qui ne présente pas les garanties de sécurité requises.
17.3 Responsabilité, information de la propriété industrielle, brevets et droits d’auteur
Toutes les informations contenues dans l’offre ou dans les spécifications pouvant être considérées comme des « informations sur la propriété industrielle » ou des « informations
confidentielles » ou en rapport avec des « brevets » ou des « droits d’auteur » doivent
être très clairement et très précisément indiquées (chaque paragraphe faisant l’objet d’une
telle réserve doit être marqué en tant que tel - si tel n’est pas le cas, la réserve n’est pas valable).
Il est recommandé d’indiquer les parties de cette nature avec la mention « PROPRIÉTÉ
INDUSTRIELLE » dans le coin inférieur droit de la partie concernée. Le fait de marquer
toute l’offre comme étant propriété industrielle ne sera pas accepté.
Le soumissionnaire doit identifier clairement comme étant « CONFIDENTIELS » tous les
éléments (parties de l’offre ou des documents de travail et spécifications transmises pendant
l’exécution du projet) qui comportent des formules, plans, dessins et données de recherche.
La seule responsabilité du SPF Finances se limitera à traiter confidentiellement les données
susmentionnées et à mettre le soumissionnaire au courant en ce qui concerne toute demande de publication dans le courant d’une période de cinq (5) ans, à compter de la date
d’adjudication du marché.
Le fait de ne pas indiquer de tels éléments ou une réaction tardive à l’annonce qu’une demande de publication a été introduite sera considéré comme un retrait de l’exigence concernée par le soumissionnaire pour ce qui est des éléments concernés
Tous les éléments qui ne font pas l’objet d’une réserve expresse et préalable (en particulier
ceux qui sont proposés en réponse au présent cahier spécial des charges) deviennent la
propriété du SPF Finances.
Ce droit n’est pas influencé par la sélection ou le rejet d’une réponse.
Si le soumissionnaire détient un brevet ou une licence d’exploitation concernant les services
ou les logiciels qui doivent être livrés dans le cadre du présent marché, il ne peut stipuler
aucune augmentation de prix de son offre auprès du SPF Finances. Il est également tenu de
signaler les dessins, modèles et droits d’auteur qui sont nécessaires pour l’exécution du
marché et dont il est l’auteur ou l’ayant droit.
S’il ne le précise pas, il ne pourra pas réclamer au SPF Finances des dommages et/ou intérêts en vertu de la méconnaissance de son droit de brevet ou d’auteur.
44
IMPORTANT
Il est fortement recommandé au soumissionnaire de joindre à son offre une partie récapitulative où il mentionne très clairement tous les points de son offre pour lesquels il émet une
réserve concernant l’aspect «Informations relatives à la propriété industrielle, aux brevets et
aux droits d’auteur».
Un adjudicataire qui n’a pas respecté les droits d’un tiers ou qui ne les a pas signalés au
SPF Finances répond auprès du SPF Finances de tous les recours introduits par ce tiers visà-vis de lui.
Le SPF Finances peut, dans le cadre d’autres projets, utiliser les produits développés pour le
présent marché. Les produits développés dans le cadre de ce marché pour le SPF Finances
deviennent sa propriété.
Le soumissionnaire garantit que les produits proposés ne sont pas des contrefaçons de produits protégés par un droit de brevet ou d’auteur qui sont la propriété de tiers et qui en freinent ou en limitent l’utilisation. Tous les droits concernés doivent être supportés par les soumissionnaires.
Après adjudication du marché, l’adjudicataire doit, à ses frais, défendre le SPF Finances
contre toute accusation dans le cas où les produits seraient une contrefaçon de brevets ou
de droits d’auteur délivrés en Belgique. L’entrepreneur concerné s’engage soit à obtenir pour
le SPF Finances le droit de continuer à utiliser les produits concernés sans frais supplémentaires, soit à modifier ou remplacer les produits à ses frais pour mettre fin à la contrefaçon et,
bien entendu, sans pour autant modifier les spécifications fondamentales des produits
L’adjudicataire concerné doit, sans limitation du montant, prendre à sa charge l’ensemble
des dédommagements, frais ou dépenses qui en découlent et qui sont mis à la charge du
pouvoir adjudicateur dans le cadre d’une action judiciaire basée sur une telle accusation, ce
pour autant que l’adjudicataire concerné soit responsable de la défense et des négociations
en vue d’un accord à l’amiable.
Le pouvoir adjudicateur s’engage à informer au plus vite l’adjudicataire concerné dans le cas
où il ferait l’objet d’une telle accusation.
En principe, l’adjudicataire cède au SPF Finances les droits de propriété intellectuelle relatifs
aux rapports, codes, documentations, etc. qu’il met à la disposition du SPF Finances.
Pour tous les rapports, codes sources, documentations, etc. qui sont prévus dans le présent
cahier spécial des charges, qui sont mentionnés ultérieurement ou qui sont évoqués de façon indirecte, et dont les droits de propriété intellectuelle n’ont pas été cédés au pouvoir adjudicateur conformément aux dispositions du cahier spécial des charges, l’adjudicataire en
question accorde au pouvoir adjudicateur – et garantit en outre que tous les membres de son
personnel, ses collaborateurs et/ou sous-traitants (y compris ceux mentionnés dans l’offre,
mais sans s’y limiter) feront de même – une licence inconditionnelle, irrévocable, non exclusive et incessible pour les versions les plus récentes de tous les rapports, codes sources,
documentations, etc. au moment de la fin du contrat à conclure, pour autant que ces éléments soient nécessaires à l’exécution des services après la fin du contrat, et sans autres
frais que le prix qui sera déterminé pour le marché dans le contrat. L’adjudicataire concerné
se porte garant vis-à-vis du pouvoir adjudicateur pour tous les frais et/ou dédommagements
45
suite au non-respect de ce contrat par des membres de son personnel, ses collaborateurs ou
ses sous-traitants (y compris ceux mentionnés dans l’offre, mais sans s’y limiter).
Les études, architectures et développements créés par les membres du personnel de
l’adjudicataire et la documentation qui y correspond et en général tout document qui a
été établi directement ou indirectement pendant l’exécution du présent marché par les
membres du personnel de l’adjudicataire, ainsi que les droits de propriété intellectuelle y liés, deviennent la propriété du SPF Finances au fur et à mesure de leur réalisation.
18. Litiges
Tous les litiges relatifs à l’exécution de ce marché sont exclusivement tranchés par les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. La langue véhiculaire est le
français ou le néerlandais.
Le pouvoir adjudicateur n’est en aucun cas responsable des dommages causés à des personnes ou à des biens qui sont la conséquence directe ou indirecte des activités nécessaires
à l’exécution de ce marché. Le prestataire de services garantit le pouvoir adjudicateur contre
toute action en dommages et intérêts par des tiers à cet égard.
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B. PRESCRIPTIONS TECHNIQUES
I. Spécifications techniques relatives au système de surveillance et de contrôle d'accès.
AX1.A.1. Description générale du système
Le Service Public Fédéral Finances souhaite mettre en place un système de surveillance de
contrôle d'accès dans le bâtiment North Galaxy. Ce système devra être intégré au, ou au
minimum coopérer avec, le système de gestion du temps de travail (voir partie II)
Le bâtiment North Galaxy est un immeuble de bureau dans lequel travaillent environ 4.000
personnes. Cet immeuble comprend essentiellement des espaces de bureau ainsi qu'un restaurant d'entreprise, des espaces d'archives, un parking et divers espaces techniques. L'immeuble abrite également un important centre informatique.
Le système doit assurer les fonctions générales suivantes :
- contrôle d'accès au bâtiment,
- contrôle d'accès à certains locaux spécifiques du bâtiment,
- détection d'intrusion ou de tentatives d'intrusion,
- gestion de consoles de surveillance et d'alarme pour gardiennage humain,
- journalisation des événements (accès, alarmes ….)
- production de rapports (mouvements, événements, états divers …),
- transfert des données de pointage vers le système de gestion du temps de travail.
Ce système sera associé à un système de surveillance video assurant les fonctions suivantes :
- surveillance vidéo par écran,
- enregistrement des images,
- fonctions de recherches, visualisation et extraction des images enregistrées,
- détection de mouvements dans les images et génération d'alarmes.
La possibilité de détecter des mouvements dans les images et de générer des alarmes, à
traiter par le système de surveillance, doit être prévue.
Tout occupant ou visiteur régulier de ces bâtiments se verra attribuer un badge d'accès. Le
titulaire d'un badge d'accès aura accès à tous les bâtiments pour lesquels il aura reçu l'autorisation d'accès de la part du gestionnaire local du système.
Le bâtiment comprend deux espaces distincts gérés par deux autorités différentes :
le bâtiment proprement dit,
le centre informatique et ses locaux annexes.
Chacun de ces espaces fait l'objet d'une gestion distincte.
Le système doit pouvoir gérer une population de 5.000 personnes. Compte tenu des badges
perdus, volés, neutralisés …, et de la nécessité de conserver un historique de ces badges, le
système doit pouvoir gérer au moins 10.000 badges.
Il doit être possible d'exploiter l'infrastructure centrale du système pour gérer la sécurité d'un
autre bâtiment des Finances. Le nombre d'utilisateurs et de badges à gérer doit pouvoir être
étendu.
47
AX1.A.2. Architecture générale
Le système complet sera constitué d'un sous-système central composé des serveurs centraux localisés dans les salles ordinateurs du SPF Finances, et de sous-systèmes locaux
gérant les différents dispositifs des bâtiments. Les sous-systèmes locaux communiquent
avec le système central par le réseau informatique (TCP/IP) du SPF Finances.
Le projet doit pouvoir gérer au moins :
- un sous-système local pour le bâtiment North Galaxy,
- un sous-système local pour le datacenter.
Le système global doit être capable de gérer d'autres sous-systèmes locaux correspondants
à d'autres bâtiments, parties de bâtiments ou ensembles de bâtiments.
Le système doit s'intégrer dans l'architecture générale du système informatique du SPF Finances. Des informations relatives à cette infrastructure peuvent être trouvées dans le document "Architecture Building Blocks" sur le site internet suivant :
- www.minfin.fgov.be
- e-services
- ICT – fondements
- Architecture building blocks V3
URL du document en français:
http://minfin.fgov.be/portail2/fr/downloads/modernisation/fondements/ArchitectureBuildingsBl
ocks23032011Fr.pdf
URL du document en néerlandais :
http://minfin.fgov.be/portail2/nl/downloads/fondements/ArchitectureBuildingBlocks23032011
Nl.pdf
AX1.A.2.1
Réseau
(Voir Architecture Building Blocks : 2. Réseau et infrastructure)
L'activité informatique du SPF Finances repose sur un important réseau informatique TCP/IP
couvrant l'ensemble des bâtiments. Chaque bâtiment dispose d'une infrastructure de réseau
local couvrant l'ensemble des bureaux et des locaux informatiques. Ces bâtiments sont reliés
au réseau d'un opérateur de télécommunication dans le cadre d'un réseau privé virtuel.
Dans chaque bâtiment, le sous-système de contrôle d'accès local sera connecté au nœud
central du réseau informatique du bâtiment. Le réseau informatique assure la communication
entre les différents bâtiments et le système central de contrôle d'accès. Le sous-système
local peut également être décomposé en plusieurs parties, chaque partie disposant d'une
liaison vers le réseau informatique du SPF Finances.
Le soumissionnaire fournira l'ensemble des composants réseaux constituant le soussystème de contrôle d'accès local, et posera les câbles nécessaires à la constitution du
sous-système local, jusqu'au point d'accès au réseau du SPF Finances. Les points d'accès
sont constitués de prises UTP - RJ45 (en principe, sans PoE) sur les switches du réseau du
SPF Finances.
48
AX1.A.2.2.
Serveurs
Le SPF Finances dispose de deux grands centres informatiques hébergeant un parc de serveurs UNIX et Windows, des serveurs de banque de données DB2, et un système de stockage de données de grande capacité.
Afin de faciliter une gestion technique centralisée de l'infrastructure, le SPF Finances souhaite que les serveurs centraux du système de sécurité et de contrôle d'accès s'intègrent
dans cette architecture, et soient, autant que possible, localisés dans ces centres informatiques. A cette fin, le SPF Finances mettra à la disposition de l'adjudicataire le nombre de serveurs centraux nécessaires. Le soumissionnaire précisera dans son offre le nombre de serveurs requis.
L'intégration des serveurs centraux du système de contrôle d'accès dans l'architecture informatique centralisée du SPF Finances lui permettra de bénéficier des services existant dans
cette architecture (DNS, DHCP, NTP, Active directory, IAM, sauvegarde, mise à jour du système, patches de sécurité, protection anti-virus …).
Le soumissionnaire fournira tous les logiciels nécessaires à la mise en œuvre de sa solution.
Le soumissionnaire fournira tous les composants matériels et logiciels constituant les soussystèmes locaux. Ceci inclus les serveurs locaux dont l'installation, localement, est inévitable.
Le soumissionnaire prévoira une solution de déploiement du logiciel des postes de travail,
via le réseau informatique.
Redondance
Pour des raisons de fiabilité et de disponibilité de service, il est nécessaire que chaque serveur essentiel existe en deux exemplaires, chacun situé dans un centre informatique distinct,
et qu'une procédure permette un basculement rapide de l'activité d'un serveur vers l'autre.
Les deux centres informatiques sont reliés par une liaison haute vitesse. Le système de
stockage de données existe en deux exemplaires, reliés entre eux par une liaison haute vitesse permettant des duplications de données. Le système de stockage des données comprend des fonctions de sauvegarde des données.
Voir : Architecture Buiding blocks : 2.3.3 – Serveurs de backup et de storage
En cas de panne d'un centre informatique, les lecteurs de badge fonctionneront en mode
dégradé, le temps nécessaire au basculement de l'application centrale sur l'autre centre. Ce
basculement doit pouvoir être réalisé dans un délai limité. Une procédure simple de basculement doit être définie.
En cas d'arrêt du système, celui-ci sera protégé contre les pertes de données. En cas de
démarrage à froid, toutes les programmations nécessaires devront démarrer automatiquement et correctement sans l'intervention d'une personne extérieure.
Les serveurs font partie d'un grand parc de serveurs virtualisés. Les caractéristiques des
serveurs sont décrits dans le document "Architecture building blocks" déjà cité.
Caractéristiques des serveurs UNIX
Voir : Architecture Buiding blocks : 2.3.2 – Serveurs Unix
49
Caractéristiques des serveurs Windows
Voir : Architecture Buiding blocks : 2.3.4 – Serveurs Wintel
Systèmes d'exploitation actuels : Windows 2003 SP2 ; Windows 2008 R2
Les équipements sensibles livrés par le soumissionnaire seront conservés dans des armoires fermées 19", à fournir par le soumissionnaire, installées dans le centre informatique.
Remarque: l'ensemble de l'installation doit être équipé d'une protection contre les surtensions et d'un filtre antiparasites. Ces protections sont comprises dans le prix total de l'installation. Les caractéristiques de la protection contre les surtensions et des filtres antiparasites
sont décrites dans la partie AX1.A.9.7.
AX1.A.2.3
Architecture locale
Le soumissionnaire définira l'architecture locale du sous-système d'un bâtiment.
Il fournira tous les composants matériels et logiciels, lecteurs de badges, dispositifs de détection et de surveillance, caméras, serveurs locaux, équipement réseau, …. Jusqu’au point de
connexion avec le réseau du SPF Finances.
Les équipements sensibles seront conservés dans des armoires fermées 19", à fournir par le
soumissionnaire, de préférence installées dans des locaux sécurisés, et en tout état de
cause, à l'intérieur du périmètre sous contrôle d'accès.
Tous les matériaux nécessaires pour réaliser ces connexions sont prévus dans la présente
entreprise.
Dans tous les cas, les sources d'alimentation, avec leurs transformateurs, redresseurs, leur
câblage et tous les appareils et accessoires nécessaires pour le fonctionnement, la protection, le placement, la connexion, etc. sont toujours comprises dans le prix total du marché,
pour la présente entreprise.
Dans son prix, l'entrepreneur prévoit tous les accessoires, connexions, programmations, etc.
de manière à obtenir une installation parfaitement opérationnelle conformément à la description du présent cahier des charges. Ces accessoires comprennent notamment tous les auxiliaires, éléments de montage, périphériques, switches, patch cords, amplificateurs éventuels,
filtres de déparasitage, câbles intermédiaires, connecteurs adaptés, programmations adaptées, etc. nécessaires.
L'implantation exacte de tous les éléments de l'installation susdite sera définie lors de l'exécution en concertation avec le maître d'ouvrage.
50
AX1.A.2.3.2. Autodéfense du système
Les installations seront exécutées avec un courant de surveillance parcourant l'ensemble du
câblage. Toutes les lignes et tous les appareils doivent toujours se trouver à l'intérieur des
zones protégées.
L'autodéfense de la totalité du système répond au minimum aux exigences suivantes, pour
chacune de ses lignes, chacun de ses appareils et pour tous les auxiliaires et analogues :
lignes :
- Toutes les lignes (c'est-à-dire les lignes de commande et de signalisation, les lignes d'alimentation, etc.) seront surveillées en permanence contre le sabotage, le
bris, la déconnexion, le sectionnement, etc.
- Toutes les lignes (c'est-à-dire les lignes de commande et de signalisation, les lignes d'alimentation, etc.) doivent toujours être placées au maximum en encastrement au-dessus de faux-plafonds, dans des niches fermées, etc. dans la mesure où ceux-ci (celles-ci) sont présent(e)s.
Si aucun faux-plafond, aucune niche fermée, etc. n'est présent; les lignes correspondantes seront protégées mécaniquement sur la totalité de leur trajet accessible au
moyen de tubes métalliques, de profilés en U métalliques ou leur équivalent, de gaines en PVC.
-
appareils, boîtes de dérivation, boîtes de jonction, etc :
- Tous les appareils, boîtes de dérivation, boîtes de jonction, etc. sont surveillés en
permanence contre le sabotage, la déconnexion, le bris, le démontage, etc. au
moyen de contacts et analogues encastrés et inaccessibles de l'extérieur.
- Tous les appareils, boîtes de dérivation, boîtes de jonction, etc. doivent toujours
être placés au maximum en encastrement au-dessus de faux-plafonds, dans des
niches fermées, etc. dans la mesure où ceux-ci (celles-ci) sont présent(e)s.
-
messages d'alarme en relation avec l'autodéfense : toute tentative de sabotage, dégradation volontaire ou accidentelle fera l'objet d'un signal d'alarme.
- un message d'alarme sera adressé à l'équipe de gardiennage compétente pour le
bâtiment concerné,
- l'information sera enregistrée dans le journal du système de surveillance.
AX1.A.2.4
Postes de travail standards du SPF Finances
Le SPF Finances met en œuvre des postes de travail avec le système d'exploitation Windows XP ou Windows 7.
Les caractéristiques minimales des postes de travail peuvent être définies comme suit :
- Mémoire : 2 Go
- Disque dur : 80 Go
- Carte graphique avec 64 Mo de mémoire
- Ecran plat 19’’
- Processeur dual core
(Voir Architecture Buildings blocks : 2.3.5 Desktops et laptops)
51
AX1.A.3. Accès au bâtiment - Occupants
Chaque occupant d'un bâtiment disposera d'un badge d'accès l'identifiant pour le système de
contrôle d'accès. Le même badge d'accès doit pouvoir donner accès à l'ensemble des bâtiments et locaux du SPF Finances. A chaque badge est associé un ensemble d'autorisations
d'accès dont bénéficie le titulaire du badge.
Chaque occupant d'un bâtiment des Finances sera enregistré dans la banque de données
du système de contrôle d'accès. Les données minimales suivantes doivent pouvoir être enregistrées :
- Nom, prénom,
- Numéro matricule,
- Institution,
- Administration,
- Service,
- Bâtiment d'activité habituelle, (adresse administrative)
- Adresse du bâtiment,
- Etage,
- Adresse email,
- Identifiant d'accès au réseau du SPF Finances,
- Numéro de téléphone,
- Information libre 1,
- Information libre 2.
Badges attribués à l'occupant
Etat du badge (actif, perdu, volé, plus utilisé, bloqué …).
Droits d'accès attribués à chaque badge.
Une procédure doit permettre de définir, ou de mettre à jour, les données individuelles d'un
occupant, à partir d'un fichier externe, produit par le système de gestion du personnel du
SPF Finances (traitement par lot). Elle doit également permettre de neutraliser les badges
des membres du personnel ayant quitté le service.
AX1.A.4. Fonctions particulières
Chaque opérateur du système de surveillance et de contrôle d'accès sera identifié individuellement. A chaque identification sera attribué les droits d'accès correspondants. Les droits
d'accès comprennent :
- les actions autorisées : création, consultation, mise à jour, suppression de données,
- les données sur lesquelles les actions sont autorisées (quel bâtiment ?).
Le processus d'identification et d'authentification des utilisateurs sera intégré au système
central d'identification et d'authentification (IAM) du réseau informatique du SPF Finances.
(voir aussi : Architecture building blocks : 3.4.1 : Solution IAM, 3.7 : Identity et access management services" )
AX1.A.4.1.
Surveillance humaine
Le bâtiment North Galaxy comprend deux équipes de gardiens ayant une mission du surveillance spécifique, respectivement :
la surveillance du bâtiment (hors centre informatique),
la surveillance du centre informatique.
52
Des agents de sécurité sont présents dans certains bâtiments. Une équipe d'agents de sécurité veille à la sécurité d'un bâtiment, d'un groupe de bâtiment, ou d'une partie de bâtiment
(ex : centre informatique).
Les agents de surveillance doivent disposer de stations de travail permettant de gérer localement le système de contrôle d'accès correspondant à l'espace dont ils ont la garde, de recevoir les signaux d'alarme et de prendre les actions appropriées.
Les fonctions suivantes doivent être supportées :
- réception des alarmes,
- traitement différencié des alarmes, en fonction de l'urgence,
- acquittement, traitement des alarmes,
- visualisation sur plans des différents dispositifs de surveillance et de contrôle d'accès,
- visualisation, sur plan, des points d'accès en alarme,
- production de rapports historiques de mouvements des occupants, ou d'un occupant,
- production de rapports historiques des alarmes, ou d'un point d'alarme,
- surveillance video,
- reproduction d'images videos enregistrées,
- neutralisation de badges suspects.
Une équipe d'agent de sécurité ne doit avoir de vision et de capacité de contrôle que sur
l'espace dont il a la charge.
En cas d'extension du système à un autre bâtiment, il doit être possible de créer une nouvelle équipe de surveillance pour ce bâtiment. Tous les bâtiments ne bénéficient pas d'une
surveillance humaine.
Le système doit être capable de représenter, sur des plans apparaissant à l'écran, la localisation et l'état des différents dispositifs de surveillance et de contrôle d'accès. Vu la taille du
bâtiment, il y a lieu de prévoir la capacité de gérer :
- +/- 80 plans pour le bâtiment North Galaxy,
- +/- 20 plans pour le centre informatique.
Poste de travail de surveillance
Le SPF Finances mettra à la disposition du personnel de gardiennage des postes de travail
administratifs standards pouvant supporter certaines applications de surveillance. Si des
postes de travail standards ne suffisent pas pour assurer les fonctions prévues, le soumissionnaire fournira, selon les cas, les postes de travail adéquats nécessaires, ou les accessoires périphériques nécessaires (ex : écrans).
Les postes de travail doivent s'intégrer dans l'infrastructure générale du SPF Finances en ce
qui concerne l'identification des utilisateurs, la protection anti-virus, la mise à jour du logiciel
de base ….
Ces postes de travail serviront essentiellement aux tâches de surveillance. Le gestionnaire
local doit toutefois pouvoir les utiliser afin d'y effectuer les tâches de gestion locale du système (attribution de badge, définition des droits d'accès, paramétrage des procédures
d'alarmes, production de rapport …), …
Un dispositif d'alarme acoustique doit être associé au poste de travail. La signalisation
acoustique doit être clairement audible. Le dispositif d'alarme acoustique doit pouvoir produire plusieurs tonalités, afin de permettre de différencier les types d'alarmes.
53
AX1.A.4.2.
Accueil des visiteurs
Le bâtiment North Galaxy est doté d'un pupitre d'accueil des visiteurs. Le système devra
comprendre une fonction permettant l'accueil et l'enregistrement des visiteurs, ainsi que l'attribution d'un badge temporaire.
Le personnel d'accueil ne doit attribuer de droits d'accès au badge visiteur que pour certaines parties du bâtiment considéré.
Les postes de travail du personnel d'accueil sont des PC standards du SPF Finances, dotés
du logiciel adéquat.
Le SPF Finances souhaite que les tâches d'accueil des visiteurs puissent s'effectuer au
moyen d'une application de type Web, via un navigateur (web browser) standard.
AX1.A.4.3.
Huissier
Un huissier est un agent chargé de la surveillance d'un point d'accès du bâtiment (par exemple, un étage) et de l'accueil des visiteurs. L'huissier doit être en mesure d'ouvrir la porte
dont il a la garde, depuis son pupitre, au moyen d'une commande manuelle. L'huissier doit
disposer :
- d'une sonnette d'appel permettant au visiteur de se manifester,
- d'une commande manuelle d'ouverture à distance de la porte.
Cette commande manuelle consistera en un bouton distinct du clavier du système informatique. Cette commande doit pouvoir fonctionner, même en cas de défaillance du système de
contrôle d'accès.
NB : sauf exception, un huissier ne dispose pas d'un poste de travail informatique travaillant
avec le système.
Toute utilisation de la commande d'ouverture "huissier" doit être enregistrée dans le journal
du système de contrôle d'accès.
AX1.A. 5. Gestion du système
Plusieurs niveaux doivent être définis dans le cadre de la gestion du système de surveillance
et de contrôle d'accès. L'adjudicataire fournira tous les logiciels nécessaires pour permettre
au nombre d'utilisateurs prévus d'assurer ces différentes tâches de gestion.
Les gestionnaires du système de contrôle d'accès sont distincts des gestionnaires du système de gestion du temps de travail.
Chaque opérateur du système de surveillance et de contrôle d'accès sera identifié individuellement. A chaque identification sera attribué les droits d'accès correspondants. Les droits
d'accès comprennent :
54
AX1.A.5.1.
Gestion technique centralisée
La gestion technique du système est assurée par une autorité administrative et technique
unique du SPF Finances, en collaboration (dans le cadre d'un contrat d'assistance) avec le
fournisseur du système.
L'équipe de gestion technique gère les serveurs et l'infrastructure informatique du SPF Finances, et exécute les procédures d'exploitation. Elle supervise le fonctionnement de l'ensemble de l'installation, identifie les dysfonctionnements et les signale au fournisseur.
Les responsables locaux des espaces surveillés signaleront les problèmes techniques locaux à cette autorité.
L'équipe de gestion technique centralisée comprend de 1 à 5 personnes.
AX1.A.5.2.
Gestion fonctionnelle centralisée
Différentes tâches fonctionnelles sont assurées de manière centralisée
- Identification et attribution des droits des gestionnaires, et en particulier des gestionnaires locaux,
- Identification et enregistrement des titulaires de cartes d'accès,
- Attribution (ou retrait) de cartes d'accès,
- Paramétrage des dénominations des dispositifs de contrôle d'accès et de surveillance,
- Adaptation des plans de surveillance,
- Paramétrage des procédures de traitement des alarmes, en fonction de leur priorité.
- Production de rapports
- Capacité de surveillance de l'ensemble du système de contrôle d'accès
- Capacité de surveillance de l'ensemble des caméras, et des images enregistrées.
La gestion fonctionnelle centralisée est assurée par une équipe de 1 à 5 personnes
AX1.A.5.3.
Gestion fonctionnelle locale
Dans chaque espace surveillé, dépendant d'une autorité spécifique, une équipe de gestion
locale exécutera les tâches locales de gestion.
Le bâtiment North Galaxy comprend deux espaces distincts gérés par des autorités distinctes :
- le bâtiment, hors centre informatique, (autorité : service d'encadrement Logistique)
- le centre informatique (autorité : service d'encadrement ICT)
Ces tâches comprendront principalement :
-
-
-
Identification et enregistrement des titulaires de cartes d'accès.
Il s'agit essentiellement de définir des occupants ou des visiteurs réguliers non définis par
la gestion centralisée.
Attribution (ou retrait) de cartes d'accès.
Il s'agit essentiellement d'attribuer des cartes d'accès à des occupants ou des visiteurs
réguliers non définis par la gestion centralisée, ou d'enregistrer des pertes, vols ou
confiscation de cartes.
Définition des autorisations d'accès.
55
-
-
-
-
L'autorité du gestionnaire local doit être limitée à autoriser l'accès à la zone sur laquelle il a autorité. En aucun cas, un gestionnaire local ne doit avoir la possibilité
d'attribuer des droits d'accès à une zone pour laquelle il n'est pas compétent.
Paramétrage des dénominations des dispositifs de contrôle d'accès et de surveillance.
Cette action doit être limitée aux dispositifs de la zone sur laquelle le gestionnaire local a
autorité.
Paramétrage des procédures de traitement des alarmes, en fonction de leur priorité.
Cette action doit être limitée aux dispositifs de la zone sur laquelle le gestionnaire local a
autorité.
Production de rapports locaux.
La production des rapports locaux doit se limiter aux matières qui sont de la compétence
du gestionnaire local, par exemple :
- mouvements d'une personne à l'intérieur de la zone dont le gestionnaire à la
charge,
- états des dispositifs de surveillance et de contrôle d'accès à l'intérieur de la zone
dont le gestionnaire à la charge.
Capacité de surveillance des dispositifs de surveillance et de contrôle d'accès de la zone
concernée.
Capacité de surveillance des caméras, et des images enregistrées, pour la zone concernée.
On peut estimer à trois le nombre moyen de gestionnaires locaux par bâtiment, groupe de
bâtiment ou partie de bâtiment.
AX1.A.5.4.
Postes de travail
Les tâches de gestion seront exécutées
- depuis les postes de travail du personnel de gardiennage
- depuis les postes de travail des gestionnaires
Les postes de travail des gestionnaires sont des PC standards du SPF Finances, dotés du
logiciel adéquat.
Le SPF Finances souhaite que les tâches de gestion fonctionnelle puissent s'effectuer au
Des logiciels spécialisés peuvent être installés sur les postes de travail dédicacés du personnel de gardiennage.
56
AX1.A.6. Enregistrement des événements
Surveillance et contrôle d'accès
Le système de surveillance et de contrôle d'accès enregistrera :
- tous les mouvements d'entrée et de sortie, des locaux et des bâtiments, détectés par le
système de contrôle d'accès, via les dispositifs contrôlant l'ouverture des portes et autres
dispositifs mécaniques de contrôle d'accès (lecteurs de badges …),
- toutes les ouvertures et fermetures de portes (avec ou sans badge d'accès),
- toutes les alarmes,
- toutes les actions exécutées, via le système, par les agents de surveillance ou par les
gestionnaires du système.
La durée de conservation des données enregistrées est de trois mois. Il doit être possible, à
tout moment, de produire des rapports à partir de ces données.
Passé ce délai, les données sont archivées. Les données archivées doivent pouvoir être
restaurées en vue d'éventuelles recherches et de la production de rapports relatifs à des
événements anciens.
AX1.A.7.
Fonctionnements particuliers
Evacuation
En cas d'évacuation d'un bâtiment, il est nécessaire de dégager les chemins d'évacuation.
Ceci implique que :
- les portes sous contrôle d'accès doivent être déverrouillées,
- les portes de secours verrouillées doivent être déverrouillées,
- les portiques de contrôle d'accès doivent s'ouvrir.
Si le système gère plusieurs bâtiments, ces actions ne doivent avoir lieu que dans le bâtiment concerné par l'évacuation, à l'exclusion de tout autre.
L'ordre d'évacuation est donné selon le cas :
- par un processus d'alerte automatique déclenché par le tableau d'incendie du bâtiment;
(Le système de contrôle d'accès doit être en mesure de recevoir et d'interpréter les signaux produits par le tableau d'incendie. La libération s'effectue normalement par contact
libre NO/NF hors potentiel donné par la centrale d'incendie du bâtiment concerné.)
- par une commande manuelle associée au tableau d'incendie du bâtiment;
(Le système de contrôle d'accès doit être en mesure de recevoir et d'interpréter les signaux produits par le tableau d'incendie.)
- par une commande manuelle directement associée au système de sécurité et de contrôle
d'accès.
Ce déverrouillage d'urgence doit fonctionner même en cas de défaillance du système exploitant le logiciel de contrôle d'accès.
Le bâtiment North Galaxy est doté de deux tableaux d'incendie :
- un tableau pour la détection d'incendie dans l'ensemble du bâtiment,
- un tableau pour la détection et l'extinction automatique d'incendie dans le centre informatique.
En cas d'évacuation générale du bâtiment, le tableau du bâtiment transmet un signal au tableau du centre informatique.
57
Mode dégradé
En cas de défaillance de certains équipements centraux, ou en cas de problème de communication, il est nécessaire que le contrôle des portes contrôlées par des lecteurs de badges
continue à fonctionner. Cette situation se produit typiquement en cas d'interruption de la
communication entre les systèmes centraux et le sous-système local.
L'unité de contrôle local du lecteur de badge doit mémoriser les informations essentielles
relatives aux badges donnant accès à la porte concernée. Les informations relatives aux
cartes lues et aux événements divers seront mémorisées localement et transmises au serveur central dès rétablissement de la liaison.
En cas d'évacuation, les portes doivent se déverrouiller automatiquement, même en mode
dégradé.
Le couplage des portes des sas doit continuer à fonctionner, même en cas de problème de
communication avec le système central.
Transfert des données vers le système de gestion du temps de travail
Les données enregistrées par le système et résultant de la présentation des badges aux
lecteurs seront exploitées par un système de gestion du temps de travail. A cette fin, ou bien
le système de contrôle d'accès et de contrôle de temps de travail constitueront un tout intégré, ou bien il y a lieu de prévoir une procédure de transfert automatique de ces données.
Si les deux systèmes ne sont pas totalement intégrés, les données peuvent être transférées,
soit immédiatement après le pointage, soit par lots transférés à intervalles réguliers (par
exemple, toutes les dix minutes). La fréquence des transferts sera paramétrable.
Les données suivantes doivent être transférées, pour chaque lecture de badge :
- date,
- heure,
- numéro de badge,
- nom, prénom du titulaire du badge,
- numéro matricule du titulaire du badge,
- identification du point d'accès (porte),
- identification du sens d'accès.
Toutes les présentations de badges ne sont pas transférées, mais seulement celles qui sont
jugées pertinentes. Les présentations pertinentes sont celles qui :
- ont été suivies d'un accès effectif (ce qui exclu les présentations de badge non suivis
par un accès),
- concernent des points d'accès pertinents.
Certaines portes (et en particulier les portes intérieures du bâtiment) ne sont pas prises en
compte dans la gestion du temps de travail. Les points d'accès pertinents sont essentiellement les points d'accès du périmètre extérieur du bâtiment. Une liste des points d'accès pertinents doit être établie, et servira à la sélection des données à transférer.
Les procédures de transfert seront basées sur l'emploi de procédures standards de transfert
des données sur IP (ex : telnet, HTTP, FTP …).
58
En cas de problème de communication entraînant le fonctionnement en mode dégradé de
certains lecteurs, les données de pointage seront transférées au système de contrôle du
temps de travail dès qu'elles seront disponibles pour le système central de contrôle d'accès.
Anti pass-back
Un système anti pass-back est prévu pour les processeurs/ unités de contrôle locaux (locales). Cette fonction vérifiera la position de chaque carte présentée, et ceci, pour toutes les
zones où cette fonction a été activée.
Ce système anti pass-back a pour but d'empêcher qu'un€ même carte/badge puisse être à
nouveau présenté(e) sans que celle-ci (celui-ci) ait d'abord été enregistré(e) en sortie. En
outre, ce système pourra toujours contrôler exactement le nombre de personnes présentes
dans le bâtiment, ce qui est important lors de l'évacuation du bâtiment en cas de calamité.
La fonction sera programmée par le logiciel par le biais de l'ordinateur de gestion principal.
Cette fonction paut être programmée pour certaines zones au choix et/ou toutes les zones.
Cette programmation s'effectue également en fonction de calendriers d'utilisation qui permettent, par processeur local, de définir des zones de temps pendant lesquelles ce système anti
pass-back sera ou non fonctionnel.
AX1.A.8.
Configuration des types de dispositifs à contrôler ou à surveiller
AX1.A.8.1.
Porte battante à un battant – contrôlée
Le contrôle d'une porte battante à un battant comprend les éléments suivants :
- un lecteur de badge ou un clavier codeur dans le sens entrant,
- un lecteur de badge ou un bouton de commande d'ouverture dans le sens sortant,
- une serrure magnétique ou électrique,
- un poussoir de déverrouillage de secours, dans le sens de l'évacuation,
- un dispositif de déverrouillage de service de la serrure, commandé au moyen d'une clé,
- un contact de contrôle d'état de la porte (ouvert ou fermé)
- une détection de coupure d'alimentation de la serrure (ex : utilisation du poussoir de
déverrouillage de secours ou du dispositif de déverrouillage de service),
- un dispositif d'alarme acoustique locale en cas de coupure de l'alimentation de la serrure.
La porte se déverrouille automatiquement en cas d'évacuation.
Toute ouverture de la porte doit être enregistrée dans le journal du système de contrôle d'accès.
Toute ouverture commandée par badge doit être enregistrée dans le journal du système de
contrôle d'accès, de même que les données identifiants le badge utilisé.
Toute situation anormale (porte ouverte sans autorisation, tentative d'ouverture avec un
badge non autorisé, durée d'ouverture anormalement longue, coupure d'alimentation de la
serrure, défaut technique) doit :
- être enregistrée, comme situation anormale, dans le journal du système de contrôle d'accès,
- générer un message d'alarme sur la console du personnel de gardiennage local (là où
ce personnel existe).
59
La porte peut être maintenue verrouillée ou maintenue déverrouillée, sur commande du personnel de gardiennage ou d'un gestionnaire (local ou central), via le système de contrôle
d'accès. Cette action doit être enregistrée dans le journal du système de contrôle d'accès.
AX1.A.8.2.
Porte battante à deux battants – contrôlée
Le contrôle d'une porte battante à deux battants comprend les éléments suivants :
- une serrure magnétique ou électrique, adaptée à la configuration particulière à deux battants (serrure simple ou double),
- un contact de contrôle d'état de la porte (ouvert ou fermé), sur chaque battant de la
porte,
Une porte à deux battants est réputée ouverte si un des battants est ouvert.
Une porte à deux battants est réputée fermée si les deux battants sont fermés.
Il doit être possible d'ouvrir un battant, même si la serrure l'a verrouillé alors que l'autre battant est resté ouvert.
AX1.A.8.3.
Sas à deux portes à un battant – Sans porte de secours
Un sas est constitué de deux portes consécutives qui ne peuvent pas s'ouvrir en même
temps.
Dès qu'une porte est ouverte, l'autre est maintenue verrouillée et tout accès, entrant ou sortant, est interdit.
60
Le couplage des deux portes doit être suffisamment précis et efficace pour qu'il ne soit pas
possible d'ouvrir les deux portes en même temps. En outre, le couplage doit continuer à
fonctionner, même en mode dégradé (perte de communication avec les serveurs centraux).
Chaque porte battante à un battant comprend les éléments suivants :
Les deux portes se déverrouillent automatiquement en cas d'évacuation.
Toute ouverture d'une porte doit être enregistrée dans le journal du système de contrôle
d'accès.
Chaque porte du sas peut être maintenue verrouillée ou maintenue déverrouillée, sur commande du personnel de gardiennage ou d'un gestionnaire (local ou central), via le système
de contrôle d'accès. Cette action doit être enregistrée dans le journal du système de contrôle
d'accès.
En cas de nécessité, il doit être possible de déverrouiller les deux portes du sas, simultanément. Une telle action ne peut être entreprise que par le personnel de gardiennage ou un
gestionnaire local. Cette action doit être enregistrée dans le journal du système de contrôle
d'accès.
AX1.A.8.4.
Sas à deux portes à deux battants – Sans porte de secours
temps.
Le couplage des deux portes doit être suffisamment précis et efficace pour qu'il ne soit pas
possible d'ouvrir les deux portes en même temps. En outre, le couplage doit continuer à
fonctionner, même en mode dégradé (perte de communication avec les serveurs centraux).
Chaque porte battante à deux battants comprend les éléments suivants :
61
-
un lecteur de badge ou un bouton de commande d'ouverture dans le sens sortant,
une serrure magnétique ou électrique, adaptée à la configuration particulière à deux battants (serrure simple ou double),
un poussoir de déverrouillage de secours, dans le sens de l'évacuation,
un dispositif de déverrouillage de service de la serrure, commandé au moyen d'une clé,
un contact de contrôle d'état de la porte (ouvert ou fermé), sur chaque battant de la
porte,
une détection de coupure d'alimentation de la serrure (ex : utilisation du poussoir de
un dispositif d'alarme acoustique locale en cas de coupure de l'alimentation de la serrure.
Les deux portes se déverrouillent automatiquement en cas d'évacuation.
d'accès.
d'accès.
d'accès.
AX1.A.8.5.
Sas à deux portes à un battant - Avec porte de secours
temps.
Une porte de secours permettant, en cas de nécessité, d'évacuer le local sans passer par le
sas, se trouve à proximité du sas.
Le couplage des deux portes du sas doit être suffisamment précis et efficace pour qu'il ne
soit pas possible d'ouvrir les deux portes en même temps. En outre, le couplage doit conti62
nuer à fonctionner, même en mode dégradé (perte de communication avec les serveurs centraux).
Chaque porte battante à un battant comprend les éléments suivants :
La porte extérieure du sas, dans le sens de l'évacuation, dispose poussoir de déverrouillage
de secours, dans le sens de l'évacuation (brise-verre). La porte intérieure du sas en est dépourvue.
La porte extérieure du sas, dans le sens de l'évacuation, se déverrouille automatiquement en
cas d'évacuation. La porte intérieure ne se déverrouille pas.
d'accès.
d'accès.
d'accès.
AX1.A.8.6.
Sas à deux portes à deux battants - Avec porte de secours
temps.
Une porte de secours permettant, en cas de nécessité, d'évacuer le local sans passer par le
sas, se trouve à proximité du sas.
63
Le couplage des deux portes du sas doit être suffisamment précis et efficace pour qu'il ne
soit pas possible d'ouvrir les deux portes en même temps. En outre, le couplage doit continuer à fonctionner, même en mode dégradé (perte de communication avec les serveurs centraux).
Chaque porte battante à deux battants comprend les éléments suivants :
porte,
- une détection de coupure d'alimentation de la serrure (ex : utilisation de la commande
d'ouverture d'urgence ou du dispositif de déverrouillage de service),
La porte extérieure du sas, dans le sens de l'évacuation, dispose d'un poussoir de déverrouillage de secours, dans le sens de l'évacuation (brise-verre). La porte intérieure du sas
en est dépourvue.
La porte extérieure du sas, dans le sens de l'évacuation, se déverrouille automatiquement en
cas d'évacuation. La porte intérieure ne se déverrouille pas.
d'accès.
d'accès.
d'accès.
64
AX1.A.8.7.
Porte d'évacuation, ou autre porte surveillée, à un battant
Une porte d'évacuation est dotée d'un dispositif de détection permettant de constater que la
porte est ouverte.
Toute ouverture de la porte, ainsi que toute situation anormale détectable (défaut technique)
doit:
AX1.A.8.8.
Porte d'évacuation, ou autre porte surveillée, à deux battants
Une porte d'évacuation est dotée d'un dispositif de détection permettant de constater que la
porte est ouverte.
Dans le cas d'une porte à deux battants, il y a lieu de prévoir une détection d'ouverture sur
les deux battants. La porte est réputée ouverte si un des deux battants est ouvert. La porte
est réputée fermée si les deux battants sont fermés.
doit:
AX1.A.8.9.
Porte d'évacuation, ou autre porte surveillée, verrouillée, à un battant
Certaines portes d'évacuation sont maintenues verrouillées en situation normale et ne sont
déverrouillées, sur commande du système de contrôle d'accès, qu'en cas d'évacuation.
Le contrôle d'une porte d'évacuation verrouillée, battante à un battant comprend les éléments suivants :
- un contact de contrôle d'état de la porte (ouvert ou fermé),
Toute ouverture de la porte, toute coupure d'alimentation de la serrure, ainsi que toute situation anormale détectable (défaut technique) doit :
65
AX1.A.8.10.
Porte d'évacuation, ou autre porte surveillée, verrouillée, à deux battants
Certaines portes d'évacuation sont maintenues verrouillées en situation normale et ne sont
déverrouillées, sur commande du système de contrôle d'accès, qu'en cas d'évacuation.
Le contrôle d'une porte battante à deux battants comprend les éléments suivants :
porte,
Toute ouverture de la porte, toute coupure d'alimentation de la serrure, ainsi que toute situation anormale détectable (défaut technique) doit :
Remarque générale : Dans un même bâtiment, tous les dispositifs de déverrouillage de service utiliseront le même type de clé. Le dispositif de déverrouillage de service sera toujours
placé à l'intérieur de la zone protégée. Attention : ceci ne correspond pas toujours au sens
de l'évacuation (notamment dans certains halls ascenseurs) .
AX1.A.8.11.
Dispositif "huissier"
Le dispositif "huissier" comprend deux parties :
Un bouton d'appel permet à un visiteur d'attirer l'attention du personnel de gardiennage ou
d'accueil. Ce bouton actionne un dispositif d'avertissement acoustique (sonnerie) placé à
proximité de l'agent d'accueil.
Une commande manuelle permet à l'huissier de déverrouiller la porte correspondante, à distance. Un huissier ne disposant pas d'un poste de travail informatique, la commande sera
constituée d'un bouton.
Cette commande doit pouvoir fonctionner, même en cas de défaillance du système de
contrôle d'accès.
Toute utilisation de la commande d'ouverture "huissier" doit être enregistrée dans le journal
du système de contrôle d'accès.
66
AX1.A.8.12.
Ascenseur Type 1
Le système de contrôle d'accès doit être capable d'autoriser ou d'interdire l'utilisation des
ascenseurs et monte-charges.
Les ascenseurs de type 1 fonctionnent de la manière suivante :
- à chaque étage, un bouton permet d'appeler l'ascenseur,
- dans la cage d'ascenseur, une batterie de boutons permet de sélectionner l'étage, à raison d'un bouton par étage.
Les ascenseurs de type 1 doivent être sécurisés de la manière suivante :
- sur certains étages sécurisés, un lecteur de badge est associé au bouton d'appel de l'ascenseur (ou s'y substitue). Le système de contrôle d'accès autorise ou interdit l'appel de
l'ascenseur, en fonction des autorisations associées au badge d'accès.
- un lecteur de badge, à l'intérieur de la cage d'ascenseur, permet de contrôler la sélection
de l'étage. L'utilisateur d'un badge ne peut sélectionner que les étages pour lesquels il a
un droit d'accès.
L'appel de l'ascenseur reste libre aux étages non sécurisés,
La sélection d'un étage non sécurisé reste libre.
En cas de nécessité, l'action du système de contrôle d'accès pourra être neutralisé, afin de
permettre une utilisation libre de l'ascenseur à tous les étages. Cette neutralisation sera réalisée au moyen de dispositifs sécurisés nécessitant l'emploi de clés, à chaque étage sécurisé et dans la cage de l'ascenseur. Dans un même bâtiment, tous les dispositifs sécurisés
des ascenseurs et monte-charges utiliseront la même clé.
Tout appel ou toute utilisation de l'ascenseur commandé par badge doit être enregistré dans
le journal du système de contrôle d'accès, de même que les données identifiants le badge
utilisé.
AX1.A.8.13.
Ascenseur Type 2
Le système de contrôle d'accès doit être capable d'autoriser ou d'interdire l'utilisation des
ascenseurs et monte-charges.
Les ascenseurs de type 2 fonctionnent de la manière suivante :
- à chaque étage, un dispositif de sélection d'étage permet à l'utilisateur de sélectionner
son étage de destination, (ex : miconic),
- aucun dispositif de sélection d'étage n'est présent dans la cage de l'ascenseur.
Les ascenseurs de type 2 doivent être sécurisés de la manière suivante :
- la sélection de l'étage s'effectue normalement au moyen du dispositif de sélection
d'étage,
- un lecteur de badge situé à l'intérieur de la cage d'ascenseur permet à l'utilisateur de
confirmer sa présence dans la cage, et de valider la sélection de l'étage, dans un délai
déterminé, si sa destination est un étage sécurisé.
La sélection d'un étage non sécurisé reste libre.
Toute utilisation de l'ascenseur commandée par badge doit être enregistrée dans le journal
du système de contrôle d'accès, de même que les données identifiants le badge utilisé.
67
AX1.A.8.14.
Portique de sécurité
L'accès à certains bâtiments est contrôlé par des portiques de sécurité ne laissant passer
qu'une personne à la fois. L'accès est contrôlé au moyen d'un lecteur de badge, en entrant et
en sortant.
Le système de contrôle d'accès sera couplé aux portiques, fournira les signaux commandant
l'ouverture et la fermeture des portiques, et exploitera les signaux d'état (ouvert, fermé, déverrouillé, dérangement …) disponibles sur ceux-ci.
Le portique s'ouvre ou se déverrouille automatiquement en cas d'évacuation.
Toute ouverture du portique doit être enregistrée dans le journal du système de contrôle
d'accès.
Toute situation anormale (portique ouvert ou déverrouillé sans autorisation, tentative d'ouverture avec un badge non autorisé, durée d'ouverture anormalement longue, coupure d'alimentation de la serrure, défaut technique) doit :
Le portique peut être maintenu ouvert (déverrouillé) ou fermé (verrouillé), sur commande du
personnel de gardiennage ou d'un gestionnaire (local ou central), via le système de contrôle
AX1.A.8.15.
Portes motorisées et portes vitrées coulissantes
L'accès à certains étages est contrôlé par des portes motorisées ou des portes vitrées coulissantes motorisées. L'accès est contrôlé au moyen d'un lecteur de badge ou d'un clavier
codeur dans le sens entrant, et d'un lecteur de badge ou d'un bouton poussoir dans le sens
sortant.
Le contrôle d'une porte coulissante comprend les éléments suivants :
- un lecteur de badge dans le sens entrant,
- une détection de coupure d'alimentation de la porte (ex : utilisation du poussoir de déverrouillage de secours),
- un dispositif d'alarme acoustique locale en cas de coupure de l'alimentation de la porte.
Le système de contrôle d'accès fournira les signaux commandant l'ouverture et la fermeture
de la porte, et exploitera les signaux d'état disponibles sur ceux-ci (et en particulier, l'état
ouvert ou fermé).
68
AX1.A.8.16.
Volet de garage
Un volet de garage coulissant verticalement est doté d'un dispositif de détection approprié
permettant de constater que la porte est ouverte.
doit:
AX1.A.8.17.
Barrière de parking
Certains bâtiments disposent d'un parking dont l'accès est contrôlé par des barrières. Selon
les bâtiments, la barrière est franchie, uniquement dans le sens entrant, uniquement dans le
sens sortant, ou bien dans les deux sens. La barrière sera dotée de lecteurs de badges permettant de demander l'accès dans le sens correspondant.
Le système de contrôle d'accès sera couplé aux barrières, fournira les signaux commandant
l'ouverture et la fermeture des portiques, et exploitera les signaux d'état (ouvert, fermé, dérangement) disponibles sur celles-ci.
Toute ouverture de la barrière doit être enregistrée dans le journal du système de contrôle
d'accès.
Toute situation anormale (barrière ouverte sans autorisation, tentative d'ouverture avec un
69
La barrière peut être maintenue ouverte ou fermée, sur commande du personnel de gardiennage ou d'un gestionnaire (local ou central), via le système de contrôle d'accès. Cette action
doit être enregistrée dans le journal du système de contrôle d'accès.
AX1.A.8.18.
Dispositifs divers de contrôle d'accès
Le système de contrôle d'accès doit être en mesure de fournir des signaux de commande
(ouverture et fermeture) à divers dispositifs de contrôle d'accès. Il doit être en mesure d'exploiter les signaux d'états fournis par ces mêmes dispositifs.
Les dispositifs se mettent en position d'ouverture en cas d'évacuation.
Toute ouverture du dispositif doit être enregistrée dans le journal du système de contrôle
d'accès.
Toute situation anormale (dispositif ouvert sans autorisation, tentative d'ouverture avec un
Le dispositif peut être maintenu verrouillé ou maintenu déverrouillé, sur commande du personnel de gardiennage ou d'un gestionnaire (local ou central), via le système de contrôle
AX1.A.9
Spécifications techniques particulières
AX1.A.9.1
Le badge
Chaque collaborateur du SPF Finances disposera d'un badge unique lui permettant de
s'identifier indifféremment au système de contrôle d'accès et au système de gestion du
temps de travail. Le collaborateur utilisera le même badge dans tous les bâtiments, équipés
par un de ces systèmes, qu'il sera amené à fréquenter.
Le badge sera du type passif à haute sécurité et fabriquée à partir d'un matériau robuste.
Le codage invisible sera intégré dans la masse du badge lors de sa fabrication. Toute tentative de lecture du code entraînera la destruction du code complet du badge. Les badges doivent être encodés d'une manière unique et infraudable.
Ces badges "proximity" se rapprochent des cartes bancaires au niveau de la forme et des
dimensions.
Les deux faces du badge doivent être également exécutées de manière à ce qu'une photo
et/ou un logo avec le nom, le service, etc. puissent être appliqués dessus.
Le badge sera insensible aux perturbations et disposera d'une grande zone de lecture insensible au sens.
70
Le protocole utilisé pour ces badges empêchera toute erreur de lecture
En cas de perte du badge, un nouveau badge doit pouvoir immédiatement être remis à celui
qui a perdu le badge. En même temps, le badge perdu doit pouvoir être rendu inutilisable
pour le système. Dans le cas où un badge est retrouvé par son propriétaire légitime, l'opération ci-dessus doit pouvoir également être exécutée en sens contraire.
Il faut également prévoir la possibilité pour le service de gestion de confectionner également
des badges qui, outre celles des membres effectifs du personnel, peuvent être également
introduites dans le système pour les membres du personnel temporaires.
Les badges sont toujours réutilisables pour plusieurs membres du personnel temporaires ou
nouveaux qui se succèdent. Lors du transfert du badge d'une personne à l'autre, toutes les
données de la (des) personne(s) précédente(s) doivent rester présentes dans le système
central, sauf si le gestionnaire souhaite supprimer volontairement des données du fichier.
Dans ce cas, il devra s'agir d'un acte volontaire.
Le SPF Finances souhaite mettre en œuvre un type de badge admis comme standard sur le
marché, comme le type Mifare Desfire.
AX1.A.9.2.
Le lecteur de badge
Le lecteur de badge doit lire les cartes présentées sans contact physique entre l'un et l'autre.
En d'autres termes, l'ensemble du badge et du lecteur de badge doivent être du type "proximity". A cet effet, un système d'antenne sera utilisé dans le lecteur de badge. Les antennes
seront pratiquement insensibles aux interférences avec l'environnement (dues à des écrans
couleur, des aimants permanents, des métaux, des appareils de mesure de laboratoire, des
transformateurs, par exemple …).
Ce système de lecture a été conçu de manière telle que la distance de lecture, lors de l'utilisation des cartes passives, puisse être réglée sur environ10 cm entre la carte présentée et
son lecteur de badge. Les lecteurs de badge seront conçus de manière à pouvoir lire plusieurs badges en succession rapide (vitesse de lecture élevée). Sur le lecteur de badge seront montées des led de signalisation qui indiquent la situation/l'état de programmation du
lecteur de badge.
Le lecteur de badge se trouvera dans un boîtier complètement fermé. Celui-ci sera protégé
contre le sabotage : une tentative de sabotage doit donner lieu à une alarme, enregistrée
dans le journal du système de contrôle d'accès.
Les lecteurs de badges seront utilisés en majorité à l'intérieur des bâtiments. Leur fonctionnement doit être garanti sous une humidité relative d'au moins 10 à 85%. Les lecteurs de
carte seront placés contre des murs en maçonnerie et/ou en béton, etc. ou fixés au dispositif
de contrôle d'accès qu'ils sont sensé contrôler (portiques). Un modèle adapté à un usage
extérieur (éventellement avec protection externe contre les intempéries) doit également être
disponible.
AX1.A.9.3
Les processeurs/unités de contrôles locaux
Les processeurs/unités de contrôles locaux gèrent/commandent de manière autonome l'(les)
accès à une (des) zone(s) protégée(s) et possèdent une liaison permanente avec les autres
processeurs locaux et/ou les serveurs centraux.
71
A cet effet, chaque processeur/unité de contrôle local disposera de sa propre horloge électronique, ainsi que d'une mémoire tampon (mémorisation des 2.000 dernières transactions
au moins comme les accès valables, les accès refusés, les alarmes, … au moyen d'une
source d'alimentation indépendante et autonome de +/- 4 hrs pour le stockage des données.
Après le rétablissement de la (des) connexion(s), la (les) mémoire(s) sera (seront) vidée(s) et
toutes les données transférées vers l'ordinateur de gestion principal.
L'ensemble de l'installation devra permettre, à terme, le contrôle de 60.000 badges au moins
(dont 30.000 actifs). Ce total sera le résultat des extensions successives du système
Le sous-système d'un bâtiment devra permettre, le contrôle de 10.000 badges au moins
(dont 5.000 actifs).
Les processeurs/unités de contrôle locaux (locales) disposent chacun(e)s de toute l'électronique et de toute la capacité nécessaires pour la commande d'un moins 4 et d'au plus 8 lecteurs de badge avec leurs serrures, aimants de messages d'état, tous les périphériques et
accessoires, etc.
Les processeurs sont groupés à proximité immédiate des portes à commander. Ils sont programmés de manière à pouvoir correspondre à des zones préalablement délimitées auxquelles certaines cartes et/ou certains groupes de badges ont accès tandis que d'autres n'ont
pas cet accès. Ces possibilités d'octroi d'accès ou non à une ou plusieurs zones devront
également pouvoir être programmées en fonction des heures de travail, de périodes de 24
heures …
Certains processeurs pourront faire partie de plusieurs groupes, mais le badge aura seulement accès à la (aux) zone(s) pour la(les)quelle(s) elle a été programmée. La programmation
doit pouvoir être modifiée à tout moment par les services du SPF Finances, et cela, de manière conviviale et simple. Une gestion relativement simple et souple doit être installée. Dans
l'hypothèse où, pour quelque raison que ce soit, l'organisation du service ou d'une partie du
service serait modifiée, aucune reprogrammation de chacun des badges/cartes ne devra
avoir lieu individuellement, mais bien par groupe(s).
A titre supplémentaire, les possibilités suivantes doivent être également prévues :
- pour chaque processeur, des groupes de temps peuvent être programmés qui permettent un libre accès à la zone protégée pour ces zones de temps programmées,
- un type d'accès du "niveau maximum d'accès" à la centrale doit pouvoir être ajouté à
tout moment par le gestionnaire à certains badges, ce qui donne accès à ceux-ci de
manière illimitée à toutes les zones et/ou à certaines zones définies, du bâtiment.
Les caractéristiques suivantes, au minimum, seront exigées :
- liaison mutuelle totale et liaison avec les serveurs principaux de manière à autoriser
une communication mutuelle,
- horloge interne et mémoire tampon propre, comme spécifié ci-dessus, associées à un
fonctionnement autonome,
- capacité de traitement de 5.000 badges au moins,
- contrôle des codes de cartes individuels présentées et de leur validité à l'intérieur de
zones de temps programmables,
- possession d'au moins 8 entrées programmables,
- possession d'au moins 4 sorties programmables,
- possibilité de connexion de différents types de lecteurs de carte et de claviers (avec
code PIN)
- la surveillance de porte donne au moins le message de porte ouverte, ouverte trop
longtemps et d'accès forcé à la zone protégée,
- possession de la fonction anti passback.
72
AX1.A.9.4
Contact magnétique pour les portes (message d'état de porte)
Le contact magnétique sert au contrôle permanent de l'état (ouvert/fermé) de chacune des
portes surveillées correspondantes.
Le contact magnétique sera du type équilibré avec contact alternatif, et possédera :
- un contact pour la surveillance/signalisation de l'état de la porte (contact Reed), y
compris un aimant de polarisation pour le positionnement contrôlé de l'aimant de
contrôle par rapport à son contact/à sa plaque d'ancrage,
- un contact pour la surveillance anti-sabotage de la ligne dans laquelle le contact magnétique se trouve.
Leur tension et leur courant absorbé sont fonction du système de protection installé.
On veillera, autant que possible, à intégrer les contacts magnétiques dans les portes. L'entrepreneur veillera à un placement judicieux et esthétique de ces contacts magnétiques. Le
métré ne prévoit aucun poste particulier pour la livraison de tous les matériaux, etc. nécessaires et pour le placement des contacts magnétiques en encastrement ou en saillie dans
ces portes. L'entrepreneur en tiendra compte pour l'établissement de son offre de prix.
Caractéristiques techniques de tous les contacts magnétiques mentionnés ci-dessus :
- Protection IP en fonction de leur site de montage,
- distance de commutation : +/- 15 mm (en fonction de la distance "porte-encadrement
de porte" des portes existantes),
- type de contact : NF (normalement fermé),
- contacts : protégés contre la corrosion, l'humidité, etc. par un revêtement à base de ruthénium ou d'un matériau équivalent,
- tension de commutation des contacts : maximum 24V.DC et en fonction du processeur/de la centrale utilisé(e),
- courant de commutation des contacts : maximum 500mA.DC et en fonction du processeur/de la central utilisé(e),
Font également partie de la présente entreprise les travaux d'adaptation éventuels aux portes de manière à encastrer les contacts magnétiques, lignes, etc. de manière professionnelle.
Chaque ouverture/fermeture de la porte sera enregistrée dans le système de surveillance et
de contrôle d'accès. Un état d'ouverture trop long des portes est signalé à la centrale de
contrôle d'accès. Le temps nécessaire à la transmission d'un message d'alarme (pour l'ouverture trop longue de chacune des portes surveillées) doit toujours pouvoir être librement
programmé pour chaque porte par le gestionnaire du système. La programmation de ces
intervalles est importante si une ou plusieurs porte(s) surveillée(s) définie(s) doit (doivent)
rester ouverte(s) pour le transfert d'éléments encombrants à l'intérieur/à l'extérieur de la zone
protégée ainsi qu'en fonction des zones de temps réglables en relation avec les heures de
service normales.
Toutes les alarmes seront affichées immédiatement ou après interrogation en fonction de la
programmation effectuée par l'utilisateur.
Tous les messages de dérangement et d'alarme peuvent donc être rassemblés au système
central de surveillance et de contrôle d'accès.
73
AX1.A.9.5. Clavier codeur
Généralités :
Un clavier codeur peut être utilisé pour contrôler l'accès à certains bâtiments ou à certains
locaux.
Caractéristiques du clavier codeur :
Le clavier codeur comprend:
• un boîtier métallique protégé contre la corrosion
• un clavier alphanumérique
• plusieurs contacts N.O et N.F avec l'utilisation d'au moins un contact N.F pour la protection interne du clavier codeur
• il est exécuté de manière à résister au vandalisme et au sabotage
• il est connecté au réseau de courant de secours de la centrale.
L'ajustement du code PIN peut être réalisé de manière simple via la centrale et peut toujours
être modifié par les services occupants.
AX1.A.9.6.
Systèmes de verrouillage des portes :
Clauses communes :
Les serrures des diverses portes seront commandées, selon le cas, au moyen d'une carte/
d'un badge de type passif (type proximity) ainsi que d'un lecteur de carte, ou bien au moyen
d'un clavier codeur, pour l'accès à la zone protégée. Pour quitter la zone protégée, un bouton
poussoir à contact NO/NF, ou un deuxième lecteur de carte est placé pour un déverrouillage
momentané de la porte.
Les serrures seront également connectées/alimentées sur une alimentation par batterie qui
possède une autonomie de fonctionnement de 4 heures minimum. Cette alimentation pourra
être placée soit dans la centrale, soit dans les contrôleurs ou encore au voisinage immédiat
des serrures de portes dans un (des) coffret(s) d'alimentation à autodéfense destiné(s) à cet
effet.
Les serrures des portes seront également câblées de manière à ce que, après une panne de
courant de plus de 4 heures (autrement dit, après que l'autonomie des batteries d'alimentation a pris fin), les serrures se placent automatiquement en position déverrouillée (= ouverture par interruption de courant). Via leur centrale, les serrures pourront également être ouvertes si un message d'alarme de la centrale de détection d'incendie et/ou d'évacuation est
reçu par la présente centrale conformément à l'exigence de protection anti-incendie en cas
d'évacuation.
En cas d' "ouverture" automatique des serrures (tant après l'écoulement de l'autonomie des
batteries qu'après un message d'évacuation incendie) un message d'alarme sera transmis
au pupitre de gardiennage du bâtiment et enregistré dans le système de surveillance et de
contrôle d'accès.
Dans tous les cas, les sources d'alimentation avec leur(s) transformateur(s), redresseur(s),
câblage(s) et tous les autres appareils et accessoires nécessaires au fonctionnement, à la
74
protection, au placement, à la connexion, etc. seront toujours compris dans le prix total, du
marché de la présente entreprise.
De même, un message d'alarme signalera toujours l'ouverture trop longue des portes à la
centrale. Le délai nécessaire à la transmission d'un message d'alarme (l'ouverture trop longue de chacune des portes surveillées) doit toujours pouvoir être programmée librement par
le gestionnaire, à partir de la centrale. La programmation de ces intervalles est importante si
une ou plusieurs porte(s) surveillée(s) doit (doivent) rester ouverte(s) plus longtemps pour le
transport d'éléments encombrants à l'intérieur/à l'extérieur de la zone protégée, ainsi qu'en
fonction des zones de temps réglables en relation avec les heures normales de service.
En fonction de la programmation de l'utilisateur, toutes les alarmes seront également affichées immédiatement sur la console du gardien du bâtiment ou après l'interrogation.
AX1.A.9.6.1. Electroaimants
Caractéristiques techniques de la serrure magnétique :
- la serrure magnétique est constituée de l'aimant proprement dit et d'une plaque de fermeture. Le côté protégé de l'aimant est monté sur l'ensemble de porte fixe; la plaque de
fermeture (avec ensemble de positionnement par rapport à l'aimant = centrage des deux
éléments) sur la partie mobile.
- la serrure magnétique possède les contacts Reed nécessaires pour la surveillance de
l'ensemble du câblage d'aimant contre le sabotage, les dégradations, la suppression, etc.
- tension de fonctionnement maximum : 24 V. DC
- consommation de courant maximum : 0,4 A à 24V DC
- pouvoir d'adhérence minimum :
Porte 1 battant : 500kg
Porte 2 battants : 2 x 500 kg
Remarques :
- la plaque de fermeture, intégrée dans l'ensemble de la serrure, sera exécutée avec une
cavité de fermeture réglable, de manière à pouvoir ajuster le jeu latéral de l'ensemble de
porte (feuille de porte + encadrement);
- les serrures magnétiques doivent toujours pouvoir être déverrouillées automatiquement
dans les cas suivants :
- coupure de courant après la fin d'autonomie, en cas de défaut des batteries de
secours ou en cas d'actionnement du poussoir de déverrouillage de secours,
- alarme incendie, alarme évacuation.
AX1.A.9.6.2
Serrures de portes électriques
Les caractéristiques techniques de la serrure de sécurité électrique répondent, dans ce cas,
aux exigences suivantes au moins :
- déverrouillage automatique en cas d'absence de tension,
- commande/ouverture mécanique de la porte possible à partir de l'espace protégé, au
moyen d'une poignée de porte,
- tension de fonctionnement maximum: 24 V - DC et en fonction des caractéristiques du
processeur/de la centrale,
- consommation de courant: maximum 1 A en fonctionnement sur 24 V - DC et en fonction des caractéristiques du processeur/de la centrale.
75
AX1.A.9.6.3. Poussoir de déverrouillage de secours
Ce poussoir est fabriqué à partir d'un matériau thermoplastique de couleur verte, résistant
aux chocs, ignifugé et doté d'un verre à briser qui, après le bris, actionne un contact incorporé (NF). Le poussoir est placé au niveau des portes protégées.
Lorsque le poussoir est activé, le câble d'alimentation pour les serrures magnétiques est interrompu. A la centrale d'alarme, le numéro d'identification et l'adresse du poussoir activé
sont également indiqués. Derrière le verre à briser, ou trouve un texte unilingue ou bilingue
selon la région (français, néerlandais, allemand, français+néerlandais, français+allemand) ou
un pictogramme qui indique l'emploi du poussoir.
Le poussoir doit pouvoir être testé sans l'ouvrir et sans briser le verre.
Le test s'effectuera au moyen d'une clé spécialement destinée à cet effet (avec représentation au niveau de la centrale).
AX1.A.9.7. Filtre de protection contre les surtensions et les parasites:
Cette protection est ou bien intégrée dans les appareils/dispositifs ci-après ou bien dans le
tableau de distribution d'où part(ent) la (les) ligne(s) d'alimentation en direction de
l'(des)appareil(s) concernées). Elle concerne chacun des processeurs locaux installés, ainsi
que les serveurs fournis par l'adjudicataire.
Les serveurs fournis par le SPF Finances sont présumés être protégés.
L'appareil répond au moins aux caractéristiques suivantes:
- l'appareil de protection est monté soit à l'entrée de l'alimentation de la centrale/du processeur au moyen de connexions soudées ou vissées, soit l'appareil est placé dans le
tableau de distribution électrique immédiatement au départ du câble d'alimentation
concerné de chacun(e) des centrales/processeurs à protéger;
- en cas de fonctionnement de la protection, l'alimentation du consommateur est interrompue; dans ce contexte, un message d'erreur externe est prévu sous la forme d'un
témoin avec texte correspondant (le placement du témoin s'effectue préférentiellement
à l'extérieur de l'appareil à protéger);
- tension de service nominale: 230 V;
- tension de service admissible: 270 Vefficace à 50 Hz ;
- courant nominal : 16 A ;
- courant de choc de dérivation nominal (EN51180-1) : minimum 2 kA ;
- temps de réaction: maximum 25 ns ;
- les fusibles éventuellement exigés selon les exigences du fabricant de l'appareil, à placer en combinaison avec la protection contre les surtensions susdite doivent être fournis et connectés.
Ces protections seront placées dans le tableau de distribution d'où part(ent) le(s) câble(s)
d'alimentation pour les centrales mentionnées et sont comprises dans le prix de chacune des
centrales correspondantes et de leurs installations partielles. Ces protections limiteront la
charge de courant en cas de courts-circuits dans le réseau électrique, de manière à ce que
la résistance de court-circuit maximale de chacun des appareils susdits soit ramenée à 6 kA
ou moins.
76
AX1.9.8.
Les portiques de contrôle d'accès
Le portique de contrôle d'accès est destiné à contrôler le passage d'une personne dans un
lieu de passage important tel qu'un couloir. Le portique ne s'ouvre que le temps nécessaire
au passage d'une seule personne.
Ces portiques seront du type "à panneaux rétractables"
Le portique sera d'une réalisation élégante compatible avec l'esthétique intérieure du bâtiment.
Le portique sera doté d'un détecteur de passage permettant
- de protéger l'utilisateur contre une fermeture intempestive,
- de commander la fermeture immédiate après passage.
Le portique sera doté d'un dispositif de sécurité protégeant les usagers contre le risque de
blessure en cas de fonctionnement intempestif (fermeture).
Le temps d'ouverture et de fermeture sera bref, de manière à optimiser le flux de passage.
La conception du portique, et sa hauteur, empêcheront toute intrusion en passant au-dessus
ou en-dessous du dispositif de fermeture. Le panneau de fermeture doit couvrir l'espace du
sol jusqu'à une hauteur minimale de 1,7m
Le système de contrôle d'accès commande l'ouverture et la fermeture du portique.
Le portique fourni au contrôle d'accès des informations d'état : ouvert, fermé, dérangement
…
Le portique s'ouvre automatiquement en cas de panne de courant, d'alerte incendie …
Les espaces entre portiques d'une même batterie, ou entre le portique et le mur, seront protégés par des obstacles empêchant le franchissement.
AX1.9.8.1.
Portique standard
Le portique standard est destiné au passage de piétons. Sa largeur utile est de 60 cm.
AX1.9.8.2.
Portique handicapé
Le portique handicapé est conçu
- pour permettre le passage d'une personne à mobilité réduite, en fauteuil roulant,
- pour permettre le passage d'une personne manœuvrant une charrette
Sa largeur utile est de 90 cm.
77
AX1.A.10.
Autres aspects techniques
Connexion d'installations existantes qui ne font pas partie de la présente entreprise
La centrale doit être équipée des sorties, relais de commande, etc. nécessaires, de même
que de la programmation adaptée afin de pouvoir transmettre les signaux nécessaires en
direction des installations respectives présentes dans ce bâtiment. (porte coulissante, barrière, ... )
-
Détection d'incendie
En cas d'évacuation incendie, un signal d'alarme est transmis depuis la centrale de détection d'incendie en direction du système du contrôle d'accès. En outre, la commande
d'ouverture des portes des différentes zones du bâtiment en alarme sera également
exécutée.
Mesure du temps.
L'ensemble des dispositifs constituant le système devra fonctionner sur une référence de
temps unique. Il sera fait usage, de préférence, de la référence de temps de l'infrastructure
informatique du SPF Finances. Cette référence est produite par un serveur NTP.
(voir Architecture Building blocks : 2.1.5 – Synchronisation temporelle (p 34) )
Les données de temps affichées ou produites dans des rapports le seront en fonction de
l'heure locale, en tenant compte des passages à l'heure d'été et à l'heure d'hiver. La transition heure d'été, heure d'hiver (et vice versa) doit être automatique. L'ordre chronologique
des événements ne doit pas être perturbé par ces passages.
Aspects linguistiques
Les applications mises à la disposition des utilisateurs, des gestionnaires fonctionnels, et des
gardiens doivent exister en français et en néerlandais. Les outils de gestion technique peuvent être en anglais.
Les messages d'alerte et autres informations doivent être produits en français et en néerlandais.
La langue de définition des messages est choisie, par bâtiment, en fonction des règles relatives à l'emploi des langues applicables dans la région.
AX1.A.11. Rapports
Le système de surveillance et de contrôle d'accès doit permettre de générer différents types
de rapports. Ces rapports seront générés à partir d'un modèle de rapport et d'une sélection
de données.
Certains modèles de rapports seront prédéfinis dans le système.
L'exploitant du système de surveillance et de contrôle d'accès doit être en mesure de définir
les modèles de rapports spécifiques dont il a besoin.
Les rapports sont destinés à deux usages :
78
-
impression sur papier, ou sur fichier informatique conforme à un format imprimable (ex :
pdf),
extraction de données sous la forme d'un fichier informatique exploitable par d'autres
applications informatiques (ex : excel, csv, …)
Les rapports suivants doivent être prédéfinis :
- Listes des paramètres de configuration du système.
- Liste des bâtiments définis dans le système.
- Listes des points d'accès contrôlés ou surveillés, classés par bâtiment.
- Listes des profils d'accès définis dans le système.
- Liste des titulaires de cartes d'accès (classement alphabétique).
- Liste des titulaires de cartes d'accès donnant accès à un bâtiment donné (ou ensemble
de bâtiments, ou partie de bâtiment).
- Liste des accès des titulaires de cartes d'accès.
- Liste des événements survenus (accès, alarmes …).
- Liste des événements survenus dans un bâtiment (accès, alarmes …).
- Liste des événements associés à un point de surveillance ou d'accès déterminé.
- Liste détaillée (sous format informatique) des titulaires de cartes d'accès donnant accès à
un bâtiment donné (ou ensemble de bâtiments, ou partie de bâtiment).
- Liste des gestionnaires et agents de sécurité ayant accès au système, avec droits d'accès associés (classés par bâtiment).
- Journal des actions des gestionnaires et agents de sécurité.
- Liste des titulaires de cartes d'accès avec dernier pointage (globalement, ou dans un
bâtiment donné).
- Liste des personnes présentes dans un bâtiment donné (liste d'évacuation).
AX1.A. 12. Sous-système de surveillance video
Le système de surveillance video sera basé sur la technologie IP et sur les normes suivantes
:
- Système couleur PAL
- Résolution type des images : 800 x 600 pixels
- Compression : MPEG4 ou H.264.
AX1.A.12.1.
Les caméras
Les caméras de la présente entreprise sont fixes. Elles sont destinées à une fonction de surveillance.
Les caméras seront utilisées :
- à l'intérieur d'un bâtiment,
- à l'intérieur d'un bâtiment, à proximité d'une fenêtre
- à l'extérieur d'un bâtiment.
La sensibilité des caméras sera adaptée en conséquence.
Description
La caméra comprend essentiellement :
- le tube de prise de vues
- l'optique
- l'alimentation
- le support
79
Le tube de prise de vue
Le tube de prise de vue est entièrement électronique du type CCD (charge-coupled device)
ou CMOS (complementary metal-oxide semiconductor) et est compatible avec tous les objectifs standard actuellement sur le marché ( 1/3" 1/2" ou 2/3")
L'optique
La caméra est équipée d'un objectif à foyer dont la monture est standard du type «C » ou
«CS »et dont l'interchangeabilité est assurée sans nécessiter l'emploi d'outils spéciaux. L'objectif est pourvu d'un diaphragme (auto-iris).
Le choix de l'objectif en vue d'obtenir la distance focale adéquate est déterminé par l'adjudicataire en accord avec le fonctionnaire dirigeant après essai préalable. Le choix doit pouvoir
être réalisé dans des distances focales comprises entre 3,5 et 8 mm.
Support des caméras
Chaque caméra est montée sur un support mural qui permet de l'orienter horizontalement
selon un angle compris entre 0° et 180° et vertical ement selon un angle compris entre 0° et
70°.
Le support est pourvu d'un système de blocage qui maintien définitivement la caméra dans
sa position de réglage.
Il est constitué principalement de :
- une tête orientable qui positionne la caméra ;
- un bras d'une longueur appropriée, la plus courte possible.
Alimentation de la caméra
Deux solutions d'alimentation peuvent être envisagées :
1)
Les caméras sont équipées d'un bloc d'alimentation intégré emboîté ou clipsé à la caméra, ce qui permet de raccorder l'ensemble sous une tension de 230V,50HZ, via un
câble souple et une boite de dérivation de degré de protection IP54 suivant la norme
C20-529. Le marché comprend la pose d'une ligne d'alimentation, du tableau électrique
disponible le plus proche jusqu'à la boîte de dérivation
2)
Les caméras sont alimentées via leur connexion réseau, depuis une source PoE. Le
marché comprend la livraison et l'alimentation du switch PoE.
Le câblage, les équipements réseaux et les installations d'alimentation des caméras, jusqu'au point d'accès de l'infrastructure réseau du SPF Finances, fait partie du présent marché.
Normes et caractéristiques techniques
La caméra doit répondre:
Aux normes:
CEI 68-2 en ce qui concerne 1'humidité, les vibrations, les chocs et les percussions.
CEI 801-2 niveau 3 en ce qui concerne les décharges électrostatiques.
-
Aux caractéristiques:
Type couleur PAL
Définition d'au moins 800 x 600 pixels
Eclairement inférieur à 1 lux objectif F 1,4
Rapport signal bruit supérieur ou égal à 48dB
Protection contre les interférences électromagnétiques.
80
-
A l'environnement:
T° de fonctionnement: -l0 à 40°
Humidité de fonctionnement jusque 90%
AX1.A.12.2.
Les écrans de surveillance et de reproduction
Le personnel des services de gardiennage devra disposer de postes de travail performants
et biens adaptés à la visualisation des images video.
En principe, il sera fait usage de postes de travail standards du SPF Finances, dotés de tous
les logiciels de gestion centralisée standards du SPF Finances, ainsi que des logiciels spécifiques nécessaires à la fonction de surveillance.
Le soumissionnaire peut néanmoins proposer, dans son offre de base, des postes de travail
ou des écrans plus performants ou mieux adaptés à cet usage spécifique, ainsi que divers
accessoires matériels dont les postes de travail devraient être dotés.
Un écran ne devrait pas visualiser plus de douze caméras simultanément, en mosaïque. Le
nombre d'écrans nécessaires est évalué en conséquence.
Il doit être possible de faire un agrandissement zoom x2 de toute partie de l'image afin de
permettre une analyse plus précise des événements critiques.
Les gestionnaires doivent pouvoir visualiser ou reproduire les images d'une ou de plusieurs
caméras depuis un PC standard du SPF Finances, dotés du logiciel adéquat.
Le personnel de gardiennage et les gestionnaires locaux n'auront la possibilité de visualiser
que les caméras installées dans leur espace de compétence.
AX1.A.12.3.
L'enregistrement d'images video
Enregistrement d'images
Les équipements d'enregistrement enregistreront les images d'une ou de plusieurs caméras,
à une cadence réglée en fonction des besoins. La durée normale de conservation des images est de un mois, dans des conditions normales d'exploitation.
L'enregistrement des images sera associé à une fonctionnalité de détection de mouvement.
Les images sont enregistrées à une cadence normale (ex : 5 images par seconde) pendant
une période de détection de mouvement, ainsi que pendant une courte période précédent et
suivant la détection de mouvement.
L'enregistrement des images s'effectuera à cadence lente (ex : 1 image par 30 secondes)
pendant les périodes sans détection de mouvement.
Aux points de passage les plus fréquentés, il faut considérer qu'il y a du mouvement pendant
12h par jour ouvrable.
Reproduction d'images
Une fonction de recherche doit permettre de rechercher les images enregistrées relatives à
une période de temps donnée ou à un événement donné (ex : détection de mouvement).
Il doit être possible de reproduire à l'écran la séquence video enregistrée.
81
Il doit être possible d'exporter les images enregistrées, sous la forme d'un fichier informatique. Il y a lieu de prévoir l'extraction dans le format d'origine, ainsi que dans un format informatique standard, aisément exportable (ex : ASF).
Il doit être possible d'extraire des photos d'une image sous un format informatique standard
(ex : JPG).
Les images ainsi reproduites doivent indiquer l'identification de la caméra, ainsi que la date
et l'heure de l'enregistrement.
Serveurs d'enregistrement
Les serveurs d'enregistrement video seront installés dans le centre informatique.
Alarmes video
Le système de surveillance video génèrera des alarmes, à traiter par le système de surveillance et contrôle d'accès, dans les circonstances suivantes :
- détection de mouvement,
- défaillance ou indisponibilité d'une caméra,
- défaillance ou indisponibilité d'un serveur d'enregistrement,
- défaillances techniques diverses.
AX1.A.13.
Confection des badges d'accès
Les badges d'accès seront personnalisés par l'impression de données d'identification du titulaire. Ces données seront imprimées, soit directement sur le badge, soit sur une plaquette à
coller sur le badge. Les données d'identification à imprimer comprendront :
- un fond d'image constituant l'aspect visuel général et comportant les logos et autres données caractéristiques de l'organisation,
- la photo du titulaire,
- les noms, prénoms et numéro matricule du titulaire,
- le numéro du badge
Les informations imprimées seront extraites du système de surveillance et de contrôle d'accès.
Les photos seront enregistrées dans le système de surveillance et de contrôle d'accès, et
exploitables pour les gestionnaires locaux et le personnel de surveillance.
Les photos seront prises, soit depuis un appareil connecté au système de confection des
badges, soit importées sous un format informatique standard (jpg). Les deux procédures
doivent pouvoir être mises en œuvre en alternance.
Les gestionnaires locaux assureront la collecte des données nécessaires à la production des
badges, y compris les photos. Ils doivent disposer du logiciel adéquat.
L'impression des badges s'effectuera dans différents bâtiments importants, dotés de l'imprimante adéquate.
Un système de production des badges comprendra :
- les stations de travail ; les stations de travail seront des postes de travail standards du
SPF Finances, doté du logiciel adéquat (donc non compris dans le marché);
82
-
le logiciel, de confection des badges (une licence par bâtiment);
le logiciel de confection des modèles de badge (une licence active);
les appareils de prise de photos compatibles avec le système de production des badges
(appareil connecté par port USB);
les imprimantes pour l'impression des badges (connectées par port USB).
83
AX1.B. Dossier as-built, dossier d'exploitation et formation
Réception et dossier as-built
L'entrepreneur remettra lors de la réception provisoire un dossier complet reprenant:
- le descriptif complet des installations mises en œuvre,
- Schéma d'entretien pendant la période de garantie,
- les fiches techniques du matériel placé
- les plans de fabrication et connexion des différents éléments tels que les racks, armoires, dispositifs de contrôle d'accès, dispositifs de contrôle de temps, etc ....
- Les schémas de principe
- les plans d'implantations et repérage des éléments à l'échelle 1/50 et 1/100
Le dossier technique sera fourni en 3 exemplaires.
L'ensemble des dossiers seront fournis dans les deux langues -Français / Néerlandais.
La période de garantie prend cours à dater de la réception provisoire
A partir de cette date, la période de garantie est fixée à un an pour l'ensemble du matériel
livré, posé et raccordé par l'adjudicataire.
Dossier d'exploitation
Le soumissionnaire fournira un dossier comprenant toutes les informations utiles à l'exploitation du système de sécurité, de contrôle d'accès et d'enregistrement du temps de travail,
décrit dans ce cahier de charges.
Ce dossier comprendra trois parties :
- Exploitation du site central
Ce dossier est destiné au personnel du SPF Finances chargé d'assurer l'exploitation
des serveurs centraux du SPF Finances sur lesquels tournent les applications informatiques du système. Ce dossier comprendra toutes les informations utiles pour la gestion
et l'exploitation des applications de surveillance et de contrôle d'accès fournies par le
soumissionnaire, par exemple :
- contraintes environnementales (environnement matériel et logiciel),
- identification et localisation des programmes et des fichiers,
- contraintes d'installation,
- procédure de démarrage,
- procédure d'arrêt,
- copies de sauvegarde,
- procédure de transfert et de reprise en cas d'incident,
- procédures de chargement de données en lot,
- procédure de première analyse des incidents au niveau central (problèmes système, problèmes réseau …),
- procédures de dépannage des problèmes simples de niveau "système" ou "réseau",
- ………………..
-
-
Utilisation du système de contrôle d'accès
Ce dossier est destiné au personnel chargé de la gestion fonctionnelle centralisée et
locale du système de surveillance et de contrôle d'accès. Il doit permettre au personnel
de gestion fonctionnelle de mettre en œuvre, et de paramétrer l'ensemble des fonctions
du système applicatif. Il doit également permettre d'analyser les incidents et de dépanner certains problèmes fonctionnels.
Description, fiches techniques et plans as-built du système installé.
84
Formation
Le soumissionnaire fournira un service de formation pour l'utilisation et la gestion du système.
Deux types de formations différentes devront être prévues (correspondant aux deux types de
dossiers prévus ci-dessus).
-
Cette formation est destinée à communiquer, à l'équipe du SPF Finances chargée de
gérer les serveurs centraux du SPF Finances sur lesquels fonctionnent les applications,
toutes les informations utiles pour la gestion et l'exploitation des applications de surveillance et de contrôle d'accès fournies par le soumissionnaire.
Le nombre de personnes à former est compris entre 1 et 5
-
Gestion fonctionnelle
Cette formation est destinée au personnel chargé de la gestion fonctionnelle centralisée et locale. Elle doit permettre au personnel de gestion fonctionnelle de mettre en
œuvre, et de paramétrer l'ensemble des fonctions du système applicatif. Elle doit également permettre d'analyser les incidents et de dépanner certains problèmes fonctionnels.
Le nombre de personnes à former comprend :
-
entre 1 et 5 gestionnaires fonctionnels centraux,
entre 1 et 3 gestionnaires fonctionnels locaux, par bâtiment, groupe de bâtiment
ou partie de bâtiment.
85
AX1.C
Installation et assistance à la mise en œuvre
L'adjudicataire effectuera toutes les prestations d'installation et de paramétrage nécessaires
pour rendre le système opérationnel. Il fournira en outre l'assistance nécessaire à la création
des données initiales de l'installation afin de créer une situation de départ immédiatement
exploitable.
Cette assistance comprend :
- la création du fichier des titulaires des badges (à partir d'un fichier de personnes fourni
par le SPF Finances),
- l'étude et la création de tous les profils d'accès,
- l'identification des points de surveillance, des points d'alarmes, des caméras … par un
libellé compréhensible par l'utilisateur,
- l'étude et la définition des alarmes, de leurs priorités et de la procédure de traitement,
- la configuration des plans et la représentation des points surveillés et des points
d'alarme sur les plans,
- La création des comptes utilisateurs des gestionnaires et agents de surveillance et
d'accueil,
- tout autre paramétrage nécessaire à la mise en exploitation du système.
86
AX1.D. - Maintenance
Le soumissionnaire proposera des services de maintenance du système mécanique, électronique et informatique de sécurité. Les services de maintenance portent tant sur les composantes logicielles «software » que sur les composantes mécaniques «hardware».
AX1.D.1. Préambule
Tout au long de cette partie du cahier spécial des charges, une terminologie spécifique au
domaine des services de maintenance sera utilisée. Cette terminologie est reprise dans ce
présent préambule.
Pour la partie logicielle, la terminologie suivante sera utilisée ;
- la maintenance corrective : celle-ci consiste à corriger les défauts de fonctionnement
ou les non-conformités d'un logiciel,
- la maintenance adaptative : celle-ci consiste, sans changer la fonctionnalité du logiciel, à adapter l'application afin que celle-ci continue de fonctionner sur des versions
plus récentes des logiciels de base, voire à faire migrer l'application sur de nouveaux
logiciels de base (un logiciel de base étant un logiciel requis pour l'exécution d'une application; exemples : système d'exploitation, système de gestion de base de données,
progiciels, applications dédicacées).
- la maintenance évolutive : celle-ci consiste à faire évoluer l'application en l'enrichissant de fonctions ou de modules supplémentaires, ou en remplaçant une fonction existante par une autre, voire en proposant une approche différente.
Pour la partie hardware, la terminologie suivante sera utilisée :
1) La maintenance corrective : celle-ci consiste à intervenir sur un équipement une fois
que celui-ci est défaillant. Cette maintenance corrective se subdivise en :
- maintenance palliative : dépannage provisoire de l'équipement, permettant à celui-ci d'assurer tout ou en partie d'une fonction requise ;
- maintenance curative : réparation durable consistant en une remise en l'état initial.
2) La maintenance préventive : celle-ci consiste à intervenir sur un équipement avant
que celui-ci ne soit défaillant, afin de tenter de prévenir la panne. Cette maintenance
préventive est prévue pour des raisons de sûreté de fonctionnement. Cette maintenance préventive se subdivise à son tour en :
- maintenance systématique : opération effectuée systématiquement, soit selon
un calendrier (à périodicité temporelle fixe), soit selon une périodicité d'usage
(heures de fonctionnement, nombre d'unités produites, nombre de mouvements
effectués, etc.) ;
- maintenance conditionnelle : réalisée à la suite de relevés, de mesures, de
contrôles révélateurs de l'état de dégradation de l'équipement ;
- maintenance prévisionnelle : réalisée à la suite d'une analyse de l'évolution de
l'état de dégradation de l'équipement.
AX1.D.2. Objet et nature du marché.
Les services de maintenance faisant l’objet du présent marché concernent :
SOFTWARE
Maintenance corrective
Maintenance adaptative
Maintenance évolutive
HARDWARE
Maintenance Préventive
87
Ces services de maintenance se font dans un cadre « Omnium ».
AX1.D.3. Description des services à prester.
Le présent marché a pour objet les services suivants:
A)
Une maintenance corrective et adaptative au niveau Software pour :
- les logiciels : l’installation de la dernière version tant des logiciels du système de
contrôle d’accès et de vidéosurveillance que ceux du système d’exploitation des
serveurs et postes de travail fournis par l'adjudicataire;
- les serveurs fournis par l'adjudicataire (software);
- les paramètres de fonctionnement du logiciel;
- les bases de données et les plans.
Cette maintenance se complète par une assistance à la mise en oeuvre et à l’évolution
de ces systèmes et la mise à jour des dossiers.
B)
Une maintenance corrective et préventive au niveau Hardware pour :
- les serveurs fournis par l'adjudicataire (hardware) ;
- les lecteurs de badges;
- les dispositifs de contrôle du temps de travail (horloges pointeuses);
- les boutons d’ouverture;
- les dispositifs d’ouverture d’urgence;
- les caméras;
- les serrures contrôlées;
- les postes de travail fournis par l'adjudicataire ;
- les divers dispositifs électroniques nécessaires au bon fonctionnement de cette
installation;
- les divers dispositifs électriques nécessaires au bon fonctionnement de cette installation, à partir de l'alimentation des armoires abritant le matériel du système;
- les dispositifs de sauvegarde électrique (UPS, batteries, dispositif de chargement);
- le réseau de câblage utilisé de manière spécifique par cette installation.
C)
Une assistance pour les utilisateurs à la mise en œuvre et à l’évolution de ces systèmes, au réglage de certains paramètres et à la mise à jour des dossiers et schémas asbuilt.
D)
Une maintenance évolutive au niveau software pour l’objet du présent marché.
L’adjudicataire est également tenu de fournir au pouvoir adjudicateur l’ensemble des
codes d’accès nécessaires à la gestion et à l'exploitation du système y compris le niveau administrateur le plus élevé.
IMPORTANT
Le soumissionnaire fait apparaître dans son offre s’il fait usage d’un dispositif de télémaintenance dans le cadre de sa procédure de première intervention.
Les moyens matériels mis en oeuvre dans le cadre de cette télémaintenance sont à la
charge de l'adjudicataire. La liaison doit être sécurisée pour empêcher une intrusion,
dans le système, par des personnes malveillantes.
L'Administration prendra à sa charge le raccordement au réseau de la liaison.
Les méthodes, moyens et prix proposés par le soumissionnaire devront être réalistes
eu égard à la qualité, la quantité, la nature et la périodicité des services demandés
dans le cadre du présent marché.
88
Au cas où, à la suite d’une circonstance imprévue, des services de maintenance complémentaires relatifs à des équipements autres que les équipements livrés et installés dans le
cadre du présent marché, conformément à l’article 17, § 2, 2º, a de la loi du 24 décembre
1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de
services, il pourrait être traité par procédure négociée sans publicité préalable avec
l’adjudicataire du présent marché pour autant :
- d’une part que le montant cumulé des marchés passés pour les services complémentaires n’excède pas 50% du montant du présent marché ;
- et, d’autre part, que ces services complémentaires ne puissent être techniquement ou
économiquement séparés du présent marché sans inconvénient majeur ou, quoique séparables de l’exécution dudit marché, sont strictement nécessaires à son perfectionnement.
Le soumissionnaire décrira, dans son offre, le plan de maintenance prévu, et en particulier la
maintenance préventive. La maintenance préventive devra comprendre un minimum de deux
visites par an.
AX1.D.4. Prix.
Les services de maintenance se font dans un cadre « Omnium ».
Le prix du marché comprendra notamment:
- Le montant périodique de maintenance dont notamment:
- la fourniture de pièces de remplacement;
- la réparation ou le remplacement, sur site, des composants défectueux;
la correction des paramètres et la mise-à-jour des schémas as-built ;
- la mise à jour des logiciels y compris le système d’exploitation;
- la main d'œuvre prestée;
- les déplacements effectués par le personnel de l'adjudicataire ainsi que les frais de
transport des équipements au cas où un retour en atelier serait nécessaire.
Le soumissionnaire est censé avoir inclus dans ses prix tous les frais possibles grevant les
prestations, à l’exception de la TVA.
AX1.D.5. Journal des maintenances
Un journal des maintenances établi dans la forme admise par le pouvoir adjudicateur et fourni par l'adjudicataire est tenu à jour, en principe, sur site. Ce journal des maintenances est
complété par un registre des attachements. Ces attachements font partie intégrante du journal des maintenances.
Le Journal des maintenances reprend l’historique des :
(a) différentes opérations de maintenances ;
(b) diverses observations et remarques de l’adjudicataire ou du délégué du pouvoir adjudicateur ;
(c) ordres occasionnels du délégué du pouvoir adjudicateur ;
(d) incidents imprévus et pannes constatées.
Il n’est pas nécessaire que ce journal soit mis à jour quotidiennement. Ce journal des maintenances doit toutefois être mis à jour après chaque intervention dans un délai maximum de
5 jours ouvrables après celle-ci.
89
Le registre des attachements est constitué des fiches techniques de chaque équipement
ainsi que de l’historique des interventions sur chacun de ces équipements. Ces attachements peuvent être placés dans des documents séparés.
Les informations fournies par les deux parties sont inscrites au journal des maintenances
et/ou au registre des attachements, sont visées par le délégué du pouvoir adjudicateur et par
l'adjudicataire ou son délégué.
En cas de désaccord à leur sujet, l'adjudicataire fait connaître ses observations par lettre
recommandée à la poste adressée au pouvoir adjudicateur dans les quinze jours de calendrier suivant la date de l'inscription de la mention concernée. Il doit faire connaître ses réclamations ou prétentions d'une manière détaillée et précise.
L'adjudicataire est censé être d'accord avec les annotations figurant au journal des maintenances et/ou au registre des attachements lorsque, dans le délai de quinze jours de calendrier précité, l'adjudicataire ne renvoie pas, accepté ou accompagné de ses observations, le
courrier qui lui a été adressé.
90
AX1.E. – Détail des travaux à exécuter
Description sommaire du bâtiment North galaxy.
Les travaux, fournitures et services à assurer comprennent les parties suivantes :
- installation du système central,
- équipement du bâtiment North Galaxy,
- équipement du centre informatique
- la fourniture de 6.000 cartes d'accès,
- la fourniture du matériel (imprimante) et du logiciel nécessaire pour équiper une station
de travail destinée à personnaliser les badges,
- la fourniture des matières nécessaires pour personnaliser les cartes en imprimant ou
apposant les données personnelles du titulaire,
- la fourniture et la livraison d'un ensembles de portiques de contrôle d'accès (en remplacement des portiques existant),
- toutes les tâches d'installation, de paramétrage et d'assistance nécessaires pour rendre
le système opérationnel,
- la formation du personnel chargé de la gestion technique centrale, de la gestion fonctionnelle centrale et de la gestion fonctionnelle locale,
- La fourniture du dossier as-built et du dossier d'exploitation
Le bâtiment North Galaxy est actuellement doté d'un système de contrôle d'accès qui doit
être remplacé par le système décrit dans le présent cahier de charges. Le démantèlement de
cette installation et l'évacuation des déchets et autres matériaux résultant de ce démantèlement font partie du présent marché.
L'installation du nouveau système et le démantèlement de l'ancien seront planifiés de manière à réduire les périodes pendant lesquelles le bâtiment, les étages, les locaux ne seront
pas protégés.
AX1.E.1.
Système central
Les serveurs constituant la partie centrale du système seront installés dans deux centres
informatiques des Finances. L'infrastructure de serveurs constituera une architecture redondante. Les systèmes seront installés dans les centres informatiques suivants :
- centre informatique du bâtiment North Galaxy (Schaerbeeck).
- centre informatique de secours (Anderlecht).
Ceci comprend également la livraison des logiciels nécessaires à la gestion centrale du système, pour au moins 3 utilisateurs simultanés,
AX1.E.2.
Bâtiment North Galaxy (Site NG)
Le bâtiment North Galaxy est un grand bâtiment administratif abritant environ 4000 fonctionnaires. Il est situé au boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 Schaerbeek.
Le bâtiment est constitué d'un socle d'où émergent deux tours de 28 étages et un bâtiment
de 6 étages.
La gestion locale du bâtiment est assurée par le Service d'encadrement Logistique – division
Bruxelles.
91
Le bâtiment fait l'objet d'une surveillance permanente par une équipe de gardiennage opérant depuis un centre de surveillance. Ce personnel doit disposer des postes de travails nécessaires pour assurer les tâches de gestion des alarmes et de surveillance video.
Les visiteurs se présentent à un guichet d'accueil
Le bâtiment comprend un périmètre de sécurité comprenant
- des portiques (tourniquets) de contrôle d'accès (à renouveler),
- des issues de secours surveillées,
- quelques portes battantes contrôlées,
- de volets d'accès au parking, et quais de déchargement.
Le bâtiment est doté d'un parking avec barrières d'accès.
Plusieurs étages font l'objet d'une surveillance spécifique. Le périmètre de sécurité de ces
étages est constitués;
- des portes d'accès contrôlées, de type battantes ou vitrées coulissantes.
- des issues de secours surveillées.
Les signaux d'évacuation proviennent de la centrale d'incendie du bâtiment (Prodef).
Le bâtiment est actuellement doté d'un système de sécurité et de contrôle d'accès (à renouveler). Ce système comprend :
- 20 portiques de contrôle d'accès (à renouveler)
- 5 portes vitrées coulissantes
- 125 lecteurs de badge
- 13 caméras
- deux PC de surveillance du gardiennage, avec trois écrans (un écran de gestion des
alarmes et deux écrans de surveillance video)
Trois monte-charges (type 1 – Schindler et Otis) et un ascenseur (VIP) (type 2 - Schindler)
font l'objet de contrôle à certains étages.
Le bâtiment North Galaxy abrite un centre informatique. Ce centre informatique est géré
comme une entité indépendante.
Le marché comprend :
- la livraison, l'installation et le raccordement au système central des dispositifs de surveillance et de contrôle d'accès requis,
- la livraison et l'installation des logiciels nécessaires pour les postes de travail du service
de gardiennage, pour la surveillance des alarmes, la surveillance video et la gestion du
système,
- la livraison et l'installation de portiques de sécurité,
- Eventuellement la livraison et l'installation du matériel spécifique pour les postes de travail du personnel de gardiennage.
- la livraison et l'installation de l'équipement de confection des badges, incluant le logiciel,
l'appareil photo et l'imprimante.
92
Portiques de sécurité
Des portiques de sécurité seront installés dans trois couloirs d'accès du bâtiment. Dans chaque couloir, des portiques seront installés sur toute la largeur du couloir. Le nombre sera
déterminé en fonction du type de portique et de la largeur du couloir. Chaque rangée de portique sera constituée de portiques standards et comprendra un portique handicapé.
La largeur des couloirs est approximativement la suivante
- Hall – Tour A :
5,37 m
- Hall – Tour B :
5,59 m
- Gare – Tour B :
7,36 m
Equipements existant
Le bâtiment est actuellement doté d'un système de surveillance et de contrôle d'accès qui
doit être renouvelé. Les parties de ce système qui sont désactivées ou démantelées doivent
être démontées et évacuées par l'adjudicataire.
Un certain nombre d'équipements existent et continueront à être utilisés, sans remplacement. Le nouveau système de surveillance et de contrôle d'accès devra, soit contrôler ces
éléments, soit communiquer avec ceux-ci. La compatibilité du système de contrôle d'accès
doit être assurée avec ces équipements.
Description
Serrures magnétiques simples (500 kg)
Serrures magnétiques doubles (2 x 500 kg)
Serrure électrique
Portes vitrées coulissantes
Tourniquets
Monte-charges bâtiment A (type 1)
Monte-charges bâtiment B (type 1)
Ascenseur VIP – bâtiment B (type 2)
Monte-charges bâtiment C (type 1)
Centrale de détection d'incendie
Marque – Modèle
PROEM
PROEM
Eff Eff
Eff3705 (avec diodes)
Boon-Edam
Boon-Edam.
Schindler
Schindler
Schindler
Otis
Prodef
(*)
(*)
(*)
(*) Le soumissionnaire peut choisir de remplacer les serrures ou de conserver les serrures
existantes. Il s'assurera néanmoins qu'elles sont compatibles avec le nouveau système. En
outre, les services d'entretien et de dépannage inclus dans la garantie et dans le contrat de
maintenance doivent inclure ces serrures.
Les composants électroniques du système actuel sont répartis dans des armoires (6) ou des
coffrets (5) placés en divers endroits du bâtiment. Le soumissionnaire peut les réutiliser, s'il
le souhaite, et si leur disposition est adéquate pour le nouveau système.
Une armoire rack abritant le serveur video du bâtiment North Galaxy est localisé dans un
local technique voisin du local service de gardiennage du bâtiment. Les nouveaux serveurs
video seront installés dans une armoire situées dans la salle ordinateur.
93
Synthèse de la nouvelle installation
La nouvelle installation comprendra donc :
- trois ensembles de portiques de contrôle d'accès comprenant au total 3 portiques handicapés et N portiques standards (N à évaluer en fonction de la configuration des
lieux),
- 130 portes de divers types, dont 43 contrôlées par des lecteurs de badges (non compris les portiques de contrôle d'accès et les monte-charges),
- l'équipement de trois monte-charges et d'un ascenseur,
- 92 + 2 * N lecteurs de badges,
- 19 boutons poussoir d'ouverture de portes,
- 28 ventouses magnétiques pour portes à un battant,
- 24 ventouses magnétiques pour portes à deux battants,
- 8 serrures à gâche électrique,
- 68 dispositifs d'ouverture d'urgence,
- 64 dispositifs d'ouverture de service,
- 13 dispositifs d'accueil "huissier" (appel et ouverture à distance de portes),
- 16 caméras (+ serveurs associés),
- les stations de surveillance pour un poste de gardiennage.
Ces chiffres sont donnés à titre indicatif. Il appartient au soumissionnaire d'en vérifier l'exactitude sur base des documents de détail en sa possession.
AX1.E.3.
Le centre informatique du North Galaxy
(Site DC)
Un important centre informatique est installé dans le bâtiment North galaxy.
La gestion locale du centre informatique est assurée par le service d'encadrement ICT.
Le centre informatique fait l'objet d'une surveillance permanente par une équipe de gardiennage opérant depuis un centre de surveillance (NB: il s'agit d'une équipe et d'un centre distincts du bâtiment). Ce personnel doit disposer des postes de travails nécessaires pour assurer les tâches de gestion des alarmes et de surveillance video.
Le centre informatique comprend un périmètre de sécurité comprenant
- deux grands sas d'accès à deux portes à deux battants, couplées,
Les locaux du centre informatique comprennent un périmètre de sécurité comprenant
- un sas d'accès à deux portes à un battant, couplées,
- ou bien une porte battante simple, ou double, contrôlée
- des portes de manutention surveillées.
Quelques locaux annexes sont associés au centre informatique.
La surveillance des étages du bâtiment C est associée au centre informatique.
Les signaux d'évacuation du centre informatique proviennent d'une centrale d'incendie du
centre informatique (Siemens), distincte de la centrale du bâtiment.
Les signaux d'évacuation du bâtiment C proviennent de la centrale d'incendie du bâtiment
(Prodef).
94
Le centre informatique est actuellement doté d'un système de sécurité et de contrôle d'accès
(à renouveler) comprenant :
- 76 lecteurs de badges,
- 39 caméras,
- trois PC de surveillance du gardiennage, avec quatre écrans (un écran de gestion des
alarmes et trois écrans de surveillance video)
- la livraison, l'installation et le raccordement au système central des dispositifs de surveillance et de contrôle d'accès requis (voir détail en annexe),
- la livraison et l'installation des postes de travail nécessaires pour le service de gardiennage, pour la surveillance des alarmes, la surveillance video et la gestion du système.
Le centre informatique est actuellement doté d'un système de surveillance et de contrôle
d'accès qui doit être renouvelé. Les parties de ce système qui sont désactivées ou démantelées doivent être démontées et évacuées par l'adjudicataire.
Description
Centrale de détection d'incendie datacenter
Centrale de détection d'incendie bâtiment
(bâtiment C)
Marque – Modèle
PROEM
PROEM
Siemens
Prodef
(*)
(*)
coffrets (1) placées en divers endroits (3) du centre informatique et de ses locaux annexes.
Le soumissionnaire peut les réutiliser, s'il le souhaite, et si leur disposition est adéquate pour
le nouveau système.
Une armoire rack abritant le serveur central du système de contrôle d'accès du bâtiment
North Galaxy et du centre informatique, ainsi que les serveurs video du centre informatique
est localisé dans le local du service de gardiennage.
La nouvelle infrastructure centrale trouvera sa place dans une salle ordinateur. L'adjudicataire fournira les armoires rack nécessaires à l'installation des équipements fournis par lui.
Synthèse de la nouvelle installation
La nouvelle installation comprendra donc :
- 110 portes de divers types, dont 44 contrôlées par des lecteurs de badges
95
-
6 boutons poussoir d'ouverture de portes,
41 ventouses magnétiques pour portes à un battant,
17 ventouses magnétiques pour portes à deux battants,
54 dispositifs d'ouverture d'urgence,
58 dispositifs d'ouverture de service,
7 dispositifs d'accueil "huissier" (appel et ouverture à distance de portes),
42 caméras (+ serveurs associés),
les stations de surveillance pour un poste de gardiennage.
Ces chiffres sont donnés à titre indicatif. Il appartient au soumissionnaire d'en vérifier l'exactitude sur base des documents de détail en sa possession.
96
II - Spécifications techniques relatives au système d’enregistrement du temps
de travail
Le soumissionnaire doit préalablement se référer partie I.
Les spécifications techniques de cette partie II se rapportent dans son ensemble à la tranche
ferme, excepté lorsqu’il est explicitement mentionné qu’une disposition se rapporte à la tranche conditionnelle.
AX2.A.1. Description générale du système
Site du North Galaxy – Boulevard du Roi Albert II, 33, 1030 Bruxelles
Le Service Public Fédéral Finances souhaite mettre en place un système de surveillance de
contrôle d'accès dans le bâtiment North Galaxy (voir partie I. des prescriptions techniques).
Ce système devra être intégré au, ou au minimum coopérer avec, le système de gestion du
temps de travail dont question dans cette partie II. Des prescriptions techniques). (Installation initiale).
Le bâtiment North Galaxy est un immeuble de bureau dans lequel travaillent environ 4.000
personnes. L'immeuble abrite également un important centre informatique.
Le système doit assurer les fonctions générales suivantes :
- transfert des données de pointage vers le système de gestion du temps de travail.
Le North Galaxy sera équipé de la centralisation du système d’enregistrement/gestion du
temps de travail du North Galaxy et de celui de tous les autres sites du SPF Finances. Cette
centralisation devra également intégrer les licences pour environ 30.000 utilisateurs simultanés (installation initiale), ainsi que les licences pour 30 à 200 questionnaires RH/ gestionnaires d’application.
Tout occupant ou visiteur régulier de ces bâtiments se verra attribuer un badge d'accès. Le
titulaire d'un badge d'accès aura accès à tous les bâtiments pour lesquels il aura reçu l'autorisation d'accès de la part du gestionnaire local du système.
Le système doit pouvoir gérer une population de 4.000 personnes. Compte tenu des badges
perdus, volés, neutralisés …, et de la nécessité de conserver un historique de ces badges, le
système doit pouvoir gérer au moins 8.000 badges.
Il doit être possible d'exploiter l'infrastructure centrale du système pour gérer la sécurité d'un
autre bâtiment des Finances. Le nombre d'utilisateurs et de badges à gérer doit pouvoir être
étendu.
Autres sites du SPF Finances – Tranche conditionnelle
Environ 200 autres sites du SPF Finances situés sur l’ensemble du territoire de la Belgique
(liste plan infrastructure 2015 – annexe AX2.G.1) devront être équipés d’appareils
d’enregistrement du temps de travail (pointeuses électroniques/lecteur de badge et badges)
(installations complémentaires).
97
Ces sites sont occupés diversement, allant de quelques collaborateurs à plus de 3.000 collaborateurs.
Chaque site sera équipé au minimum d’une pointeuse et au maximum de 10 pointeuses.
L'installation initiale sera complétée ultérieurement par l'équipement de nouveaux bâtiments, parties de bâtiment ou ensembles de bâtiment. Chaque installation complémentaire fera l'objet d'un bon de commande distinct.
Ce marché implique notamment que l'ensemble de chacune des installations à fournir et à
placer dans le cadre du présent cahier des charges sera exécuté et conçu de manière à être
prêt à l'emploi et en fonctionnement, compte tenu de tous les aspects (tant de nature technique que sur le plan des lois et normes en vigueur) concernant l'exécution des travaux et
l'évacuation des personnes en cas de calamité.
Ceci signifie notamment que tous les matériaux, appareils (commande, adressage, etc.),
câblages, connexions, logiciels, etc. nécessaires sont toujours compris intégralement dans le
prix total du marché, même si ces matériaux, appareils, câblages, connexions, logiciels, etc.
n'ont pas été mentionnés explicitement dans le cahier des charges, dans le métré récapitulatif, sur les plans, schémas, synoptiques, etc. (éventuellement) annexés.
Est également compris : l'entretien total de l'installation réalisée.
AX2.A.2. Architecture générale
Le système doit s'intégrer dans l'architecture générale du système informatique du SPF Finances. Des informations relatives à cette infrastructure peuvent être trouvées dans le document "Architecture Building Blocks" sur le site internet suivant :
- www.minfin.fgov.be
- e-services
- ICT – fondements
- Architecture building blocks V3
URL du document en français:
http://minfin.fgov.be/portail2/fr/downloads/modernisation/fondements/ArchitectureBuildingsBl
ocks23032011Fr.pdf
URL du document en néerlandais :
http://minfin.fgov.be/portail2/nl/downloads/fondements/ArchitectureBuildingBlocks23032011
Nl.pdf
AX2.A.2.1
Réseau
(Voir Architecture Building Blocks : 2. Réseau et infrastructure)
L'activité informatique du SPF Finances repose sur un important réseau informatique TCP/IP
couvrant l'ensemble des bâtiments. Chaque bâtiment dispose d'une infrastructure de réseau
local couvrant l'ensemble des bureaux et des locaux informatiques. Ces bâtiments sont reliés
au réseau d'un opérateur de télécommunication dans le cadre d'un réseau privé virtuel.
98
Dans chaque bâtiment, le sous-système de contrôle d'accès local sera connecté au nœud
central du réseau informatique du bâtiment. Le réseau informatique assure la communication
entre les différents bâtiments et le système central de contrôle d'accès. Le sous-système
local peut également être décomposé en plusieurs parties, chaque partie disposant d'une
liaison vers le réseau informatique du SPF Finances.
Le soumissionnaire fournira l'ensemble des composants réseaux constituant le soussystème de contrôle d'accès local, et posera les câbles nécessaires à la constitution du
sous-système local, jusqu'au point d'accès au réseau du SPF Finances. Les points d'accès
sont constitués de prises UTP - RJ45 (en principe, sans PoE) sur les switches du réseau du
SPF Finances.
AX2.A.2.2.
Serveurs
Le SPF Finances dispose de deux grands centres informatiques hébergeant un parc de serveurs UNIX et Windows, des serveurs de banque de données DB2, et un système de stockage de données de grande capacité.
Afin de faciliter une gestion technique centralisée de l'infrastructure, le SPF Finances souhaite que les serveurs centraux du système de sécurité, de contrôle d'accès et
d’enregistrement et de gestion du temps de travail s'intègrent dans cette architecture, et
soient, autant que possible, localisés dans ces centres informatiques. A cette fin, le SPF Finances mettra à la disposition de l'adjudicataire le nombre de serveurs centraux nécessaires.
Le soumissionnaire précisera dans son offre le nombre de serveurs requis.
L'intégration des serveurs centraux dans l'architecture informatique centralisée du SPF Finances lui permettra de bénéficier des services existant dans cette architecture (DNS,
DHCP, NTP, Active directory, IAM, sauvegarde, mise à jour du système, patches de sécurité,
protection anti-virus …).
Le soumissionnaire fournira tous les logiciels nécessaires à la mise en oeuvre de sa solution.
Le soumissionnaire fournira tous les composants matériels et logiciels constituant les soussystèmes locaux. Ceci inclus les serveurs locaux dont l'installation, localement, est inévitable.
Le soumissionnaire prévoira une solution de déploiement du logiciel des postes de travail,
via le réseau informatique.
Redondance
Pour des raisons de fiabilité et de disponibilité de service, il est nécessaire que chaque serveur essentiel existe en deux exemplaires, chacun situé dans un centre informatique distinct,
et qu'une procédure permette un basculement rapide de l'activité d'un serveur vers l'autre.
Les deux centres informatiques sont reliés par une liaison haute vitesse. Le système de
stockage de données existe en deux exemplaires, reliés entre eux par une liaison haute vitesse permettant des duplications de données. Le système de stockage des données comprend des fonctions de sauvegarde des données.
Voir : Architecture Buiding blocks : 2.3.3 – Serveurs de backup et de storage
En cas de panne d'un centre informatique, les lecteurs de badge fonctionneront en mode
dégradé, le temps nécessaire au basculement de l'application centrale sur l'autre centre. Ce
99
basculement doit pouvoir être réalisé dans un délai limité. Un procédure simple de basculement doit être définie.
En cas d'arrêt du système, celui-ci sera protégé contre les pertes de données. En cas de
démarrage à froid, toutes les programmations nécessaires devront démarrer automatiquement et correctement sans l'intervention d'une personne extérieure.
Les serveurs font partie d'un grand parc de serveurs virtualisés. Les caractéristiques des
serveurs sont décrits dans le document "Architecture building blocks" déjà cité.
Caractéristiques des serveurs UNIX
Voir : Architecture Buiding blocks : 2.3.2 – Serveurs Unix
Caractéristiques des serveurs Windows
Voir : Architecture Buiding blocks : 2.3.4 – Serveurs Wintel
Systèmes d'exploitation actuels : Windows 2003 SP2 ; Windows 2008 R2
Les équipements sensibles livrés par le soumissionnaire seront conservés dans des armoires fermées 19", à fournir par le soumissionnaire, installées dans le centre informatique.
AX2.A.2.3
Architecture locale
Le soumissionnaire définira l'architecture locale du sous-système d'un bâtiment.
Il fournira tous les composants matériels et logiciels, pointeuses électroniques, serveurs locaux, équipement réseau, …. jusqu'au point de connexion avec le réseau du SPF Finances.
Les équipements sensibles seront conservés dans des armoires fermées 19", à fournir par le
soumissionnaire, de préférence installées dans des locaux sécurisés, et en tout état de
cause, à l'intérieur du périmètre sous contrôle d'accès.
Tous les matériaux nécessaires pour réaliser ces connexions sont prévus dans la présente
entreprise.
Dans tous les cas, les sources d'alimentation, avec leurs transformateurs, redresseurs, leur
câblage et tous les appareils et accessoires nécessaires pour le fonctionnement, la protection, le placement, la connexion, etc. sont toujours comprises dans le prix total du marché,
pour la présente entreprise.
Dans son prix, l'entrepreneur prévoit tous les accessoires, connexions, programmations, etc.
de manière à obtenir une installation parfaitement opérationnelle conformément à la description du présent cahier des charges. Ces accessoires comprennent notamment tous les auxiliaires, éléments de montage, périphériques, switches, patch cords, amplificateurs éventuels,
filtres de déparasitage, câbles intermédiaires, connecteurs adaptés, programmations adaptées, etc. nécessaires.
100
L'implantation exacte de tous les éléments de l'installation susdite sera définie lors de l'exécution en concertation avec le maître d'ouvrage.
sont décrites dans l’annexe 1, partie AX1.A.9.7.
Par ailleurs, les pointeuses locales doivent présenter une unité de lecture des cartes, un affichage de la date et de l’heure.
Ces pointeuses doivent comporter les moyens de différencier les pointages en entrée et en
sortie.
L’installation d’une pointeuse inclut le raccordement au réseau électrique du bâtiment jusqu’au tableau électrique le plus proche, ainsi que le raccordement au réseau informatique du
SPF Finances jusqu’aux armoires réseau les plus proches.
L’horloge pointeuse doit mémoriser un certain nombre de pointages proportionnellement à
l’occupation des bâtiments (norme de 4.000 pointages mémorisés, voir annexe 1).
Mémorisation dans les horloges pointeuses : En cas de problème de communication entraînant le fonctionnement en mode dégradé de certains lecteurs, les données de pointage seront transférées au système de contrôle du temps de travail dès qu’elles seront disponibles
pour le système central.
AX2.A.2.4
Postes de travail standards du SPF Finances
Le SPF Finances met en œuvre des postes de travail avec le système d'exploitation Windows XP ou Windows 7.
Les caractéristiques minimales des postes de travail peuvent être définies comme suit :
- Mémoire : 2 Go
- Disque dur : 80 Go
- Carte graphique avec 64 Mo de mémoire
- Ecran plat 19’’
- Processeur dual core
(Voir Architecture Buildings blocks : 2.3.5 Desktops et laptops)
AX2.A.3. Accès au bâtiment – Occupants
Chaque occupant d'un bâtiment disposera d'un badge d'accès/pointage l'identifiant pour le
système de contrôle d'accès et enregistrement du temps de travail. Le même badge d'accès
et/ou d’enregistrement du temps de travail doit pouvoir donner accès et enregistrer les temps
de travail dans l'ensemble des bâtiments et locaux du SPF Finances. A chaque badge est
associé un ensemble d'autorisations d'accès et/ou d’enregistrement du temps de travail dont
bénéficie le titulaire du badge.
101
Chaque occupant d'un bâtiment des Finances sera enregistré dans la banque de données
du système de contrôle d'accès et d’enregistrement du temps de travail. Les données minimales suivantes doivent pouvoir être enregistrées :
- Nom, prénom,
- Numéro matricule,
- Institution,
- Administration,
- Service,
- Bâtiment d'activité habituelle, (adresse administrative)
- Adresse du bâtiment,
- Etage,
- Adresse email,
- Identifiant d'accès au réseau du SPF Finances,
- Numéro de téléphone,
- Heure du pointage ou du passage au contrôle d’accès
- Information libre 1,
- Information libre 2.
Badges attribués à l'occupant
Etat du badge (actif, perdu, volé, plus utilisé, bloqué …).
Droits d'accès attribués à chaque badge.
Une procédure doit permettre de définir, ou de mettre à jour, les données individuelles d'un
occupant, à partir d'un fichier externe, produit par le système de gestion du personnel du
SPF Finances (traitement par lot). Elle doit également permettre de neutraliser les badges
des membres du personnel ayant quitté le service.
AX2.A.4. Fonctions particulières
Chaque opérateur du système de surveillance, de contrôle d'accès et d’enregistrement du
temps de travail sera identifié individuellement. A chaque identification sera attribué les droits
d'accès correspondants. Les droits d'accès comprennent :
(voir aussi : Architecture building blocks : 3.4.1 : Solution IAM, 3.7 : Identity et access management services" )
AX2.A. 5. Gestion du système
Plusieurs niveaux doivent être définis dans le cadre de la gestion du système de surveillance, de contrôle d'accès et de l’enregistrement du temps de travail. L'adjudicataire fournira
tous les logiciels nécessaires pour permettre au nombre d'utilisateurs prévus d'assurer ces
différentes tâches de gestion.
Les gestionnaires du système de contrôle d'accès sont distincts des gestionnaires du système de gestion du temps de travail.
Chaque opérateur du système de surveillance, de contrôle d'accès et de gestion du temps
de travail, sera identifié individuellement. A chaque identification sera attribué les droits d'accès correspondants. Les droits d'accès comprennent :
102
- les données sur lesquelles les actions sont autorisées (quel bâtiment ? quel collaborateur
ou groupe de collaborateurs ?).
AX2.A.5.1.
La gestion technique du système est assurée par une autorité administrative et technique
unique du SPF Finances, en collaboration (dans le cadre d'un contrat d'assistance) avec le
fournisseur du système.
L'équipe de gestion technique gère les serveurs et l'infrastructure informatique du SPF Finances, et exécute les procédures d'exploitation. Elle supervise le fonctionnement de l'ensemble de l'installation, identifie les dysfonctionnements et les signale au fournisseur.
Les responsables locaux des espaces surveillés signaleront les problèmes techniques locaux à cette autorité.
L'équipe de gestion technique centralisée comprend de 1 à 5 personnes.
AX2.A.5.2.
Gestion fonctionnelle centralisée
Différentes tâches fonctionnelles sont assurées de manière centralisée
- Identification et attribution des droits des gestionnaires, et en particulier des gestionnaires locaux,
- Identification et enregistrement des titulaires de cartes d'accès,
- Attribution (ou retrait) de cartes d'accès,
- Paramétrage des dénominations des dispositifs de contrôle d'accès, de surveillance et de
gestion du temps de travail
- Production de rapports
- Capacité de surveillance de l'ensemble du système de contrôle d'accès et
d’enregistrement du temps de travail
La gestion fonctionnelle centralisée est assurée par une équipe de 1 à 5 personnes
AX2.A.5.3.
Postes de travail
Les tâches de gestion seront exécutées
- depuis les postes de travail des gestionnaires.
Les postes de travail des gestionnaires sont des PC standards du SPF Finances, dotés du
logiciel adéquat.
Le SPF Finances souhaite que les tâches de gestion fonctionnelle puissent s'effectuer au
Des logiciels spécialisés peuvent être installés sur les postes de travail dédicacés du personnel de gardiennage.
103
AX2.A.6. Enregistrement des événements
Contrôle d'accès et enregistrement du temps de travail
Le système de surveillance, de contrôle d'accès et/ou d’enregistrement du temps de trabail
enregistrera :
- tous les mouvements d'entrée et de sortie, des locaux et des bâtiments, détectés par le
système de contrôle d'accès, via les dispositifs contrôlant l'ouverture des portes et autres
dispositifs mécaniques de contrôle d'accès (lecteurs de badges, pointeuses électroniques …),
- toutes les actions exécutées, via le système, par les gestionnaires du système.
La durée de conservation des données enregistrées est de trois mois. Il doit être possible, à
tout moment, de produire des rapports à partir de ces données.
Passé ce délai, les données sont archivées. Les données archivées doivent pouvoir être
restaurées en vue d'éventuelles recherches et de la production de rapports relatifs à des
événements anciens.
AX2.A.7.
Fonctionnements particuliers
Mode dégradé
En cas de défaillance de certains équipements centraux, ou en cas de problème de communication, il est nécessaire que le contrôle des portes contrôlées par des lecteurs de badges
continue à fonctionner. Cette situation se produit typiquement en cas d'interruption de la
communication entre les systèmes centraux et le sous-système local.
L'unité de contrôle local du lecteur de badge doit mémoriser les informations essentielles
relatives aux badges donnant accès à la porte concernée. Les informations relatives aux
cartes lues et aux événements divers seront mémorisées localement et transmises au serveur central dès rétablissement de la liaison.
En cas d'évacuation, les portes doivent se déverrouiller automatiquement, même en mode
dégradé.
Le couplage des portes des sas doit continuer à fonctionner, même en cas de problème de
communication avec le système central.
AX2.A.8 Transfert des données vers le système de gestion du temps de travail
Les données enregistrées par le système et résultant de la présentation des badges aux
lecteurs seront exploitées par un système de gestion du temps de travail. A cette fin, ou bien
le système de contrôle d'accès et de contrôle de temps de travail constitueront un tout intégré, ou bien il y a lieu de prévoir une procédure de transfert automatique de ces données.
Si les deux systèmes ne sont pas totalement intégrés, les données peuvent être transférées,
soit immédiatement après le pointage, soit par lots transférés à intervalles réguliers (par
exemple, toutes les dix minutes). La fréquence des transferts sera paramétrable.
Les données suivantes doivent être transférées, pour chaque lecture de badge :
- date,
- heure,
- numéro de badge,
104
-
nom, prénom du titulaire du badge,
numéro matricule du titulaire du badge,
identification du point d'accès (porte),
identification du sens d'accès.
Toutes les présentations de badges ne sont pas transférées, mais seulement celles qui sont
jugées pertinentes. Les présentations pertinentes sont celles qui :
- ont été suivies d'un accès effectif (ce qui exclu les présentations de badge non suivis
par un accès),
- concernent des points d'accès pertinents.
Certaines portes (et en particulier les portes intérieures du bâtiment) ne sont pas prises en
compte dans la gestion du temps de travail. Les points d'accès pertinents sont essentiellement les points d'accès du périmètre extérieur du bâtiment. Une liste des points d'accès pertinents doit être établie, et servira à la sélection des données à transférer.
Les procédures de transfert seront basées sur l'emploi de procédures standards de transfert
des données sur IP (ex : telnet, HTTP, FTP …).
En cas de problème de communication entraînant le fonctionnement en mode dégradé de
certains lecteurs, les données de pointage seront transférées au système de contrôle du
temps de travail dès qu'elles seront disponibles pour le système central de contrôle d'accès.
AX2.A.9
Spécifications techniques particulières
AX2.A.9.1
Le badge
Chaque collaborateur du SPF Finances disposera d'un badge unique lui permettant de
s'identifier indifféremment au système de contrôle d'accès et au système de gestion du
temps de travail. Le collaborateur utilisera le même badge dans tous les bâtiments, équipés
par un de ces systèmes, qu'il sera amené à fréquenter.
Le badge sera du type passif à haute sécurité et fabriquée à partir d'un matériau robuste.
Le codage invisible sera intégré dans la masse du badge lors de sa fabrication. Toute tentative de lecture du code entraînera la destruction du code complet du badge. Les badges doivent être encodés d'une manière unique et infraudable.
Ces badges "proximity" se rapprochent des cartes bancaires au niveau de la forme et des
dimensions.
Les deux faces du badge doivent être également exécutées de manière à ce qu'une photo
et/ou un logo avec le nom, le service, etc. puissent être appliqués dessus.
Le badge sera insensible aux perturbations et disposera d'une grande zone de lecture insensible au sens.
Le protocole utilisé pour ces badges empêchera toute erreur de lecture
En cas de perte du badge, un nouveau badge doit pouvoir immédiatement être remis à celui
qui a perdu le badge. En même temps, le badge perdu doit pouvoir être rendu inutilisable
pour le système. Dans le cas où un badge est retrouvé par son propriétaire légitime, l'opération ci-dessus doit pouvoir également être exécutée en sens contraire.
105
Il faut également prévoir la possibilité pour le service de gestion de confectionner également
des badges qui, outre celles des membres effectifs du personnel, peuvent être également
introduites dans le système pour les membres du personnel temporaires.
Les badges sont toujours réutilisables pour plusieurs membres du personnel temporaires ou
nouveaux qui se succèdent. Lors du transfert du badge d'une personne à l'autre, toutes les
données de la (des) personne(s) précédente(s) doivent rester présentes dans le système
central, sauf si le gestionnaire souhaite supprimer volontairement des données du fichier.
Dans ce cas, il devra s'agir d'un acte volontaire.
Le SPF Finances souhaite mettre en œuvre un type de badge admis comme standard sur le
marché, comme le type Mifare Desfire.
AX2.A.9.2.
Le lecteur de badge
Le lecteur de badge doit lire les cartes présentées sans contact physique entre l'un et l'autre.
En d'autres termes, l'ensemble du badge et du lecteur de badge doivent être du type "proximity". A cet effet, un système d'antenne sera utilisé dans le lecteur de badge. Les antennes
seront pratiquement insensibles aux interférences avec l'environnement (dues à des écrans
couleur, des aimants permanents, des métaux, des appareils de mesure de laboratoire, des
transformateurs, par exemple …).
Ce système de lecture a été conçu de manière telle que la distance de lecture, lors de l'utilisation des cartes passives, puisse être réglée sur environ10 cm entre la carte présentée et
son lecteur de badge. Les lecteurs de badge seront conçus de manière à pouvoir lire plusieurs badges en succession rapide (vitesse de lecture élevée). Sur le lecteur de badge seront montées des led de signalisation qui indiquent la situation/l'état de programmation du
lecteur de badge.
Le lecteur de badge se trouvera dans un boîtier complètement fermé. Celui-ci sera protégé
contre le sabotage : une tentative de sabotage doit donner lieu à une alarme, enregistrée
dans le journal du système de contrôle d'accès.
Les lecteurs de badges seront utilisés en majorité à l'intérieur des bâtiments. Leur fonctionnement doit être garanti sous une humidité relative d'au moins 10 à 85%. Les lecteurs de
carte seront placés contre des murs en maçonnerie et/ou en béton, etc. ou fixés au dispositif
de contrôle d'accès qu'ils sont sensé contrôler (portiques). Un modèle adapté à un usage
extérieur (éventellement avec protection externe contre les intempéries) doit également être
disponible.
AX2.A.9.3
Les processeurs/unités de contrôles locaux
Les processeurs/unités de contrôles locaux gèrent/commandent de manière autonome l'(les)
accès à une (des) zone(s) protégée(s) et possèdent une liaison permanente avec les autres
processeurs locaux et/ou les serveurs centraux.
A cet effet, chaque processeur/unité de contrôle local disposera de sa propre horloge électronique, ainsi que d'une mémoire tampon (mémorisation des 2.000 dernières transactions
au moins comme les accès valables, les accès refusés, les alarmes, … au moyen d'une
source d'alimentation indépendante et autonome de +/- 4 hrs pour le stockage des données.
Après le rétablissement de la (des) connexion(s), la (les) mémoire(s) sera (seront) vidée(s) et
toutes les données transférées vers l'ordinateur de gestion principal.
106
L'ensemble de l'installation devra permettre, à terme, le contrôle de 60.000 badges au moins
(dont 30.000 actifs). Ce total sera le résultat des extensions successives du système
Le sous-système d'un bâtiment devra permettre, le contrôle de 10.000 badges au moins
(dont 4.000 actifs).
Les processeurs/unités de contrôle locaux (locales) disposent chacun(e)s de toute l'électronique et de toute la capacité nécessaires pour la commande d'un moins 4 et d'au plus 8 lecteurs de badge avec leurs serrures, aimants de messages d'état, tous les périphériques et
accessoires, etc.
Les processeurs sont groupés à proximité immédiate des portes à commander. Ils sont programmés de manière à pouvoir correspondre à des zones préalablement délimitées auxquelles certaines cartes et/ou certains groupes de badges ont accès tandis que d'autres n'ont
pas cet accès. Ces possibilités d'octroi d'accès ou non à une ou plusieurs zones devront
également pouvoir être programmées en fonction des heures de travail, de périodes de 24
heures …
Certains processeurs pourront faire partie de plusieurs groupes, mais le badge aura seulement accès à la (aux) zone(s) pour la(les)quelle(s) elle a été programmée. La programmation
doit pouvoir être modifiée à tout moment par les services du SPF Finances, et cela, de manière conviviale et simple. Une gestion relativement simple et souple doit être installée. Dans
l'hypothèse où, pour quelque raison que ce soit, l'organisation du service ou d'une partie du
service serait modifiée, aucune reprogrammation de chacun des badges/cartes ne devra
avoir lieu individuellement, mais bien par groupe(s).
A titre supplémentaire, les possibilités suivantes doivent être également prévues :
- pour chaque processeur, des groupes de temps peuvent être programmés qui permettent un libre accès à la zone protégée pour ces zones de temps programmées,
- un type d'accès du "niveau maximum d'accès" à la centrale doit pouvoir être ajouté à
tout moment par le gestionnaire à certains badges, ce qui donne accès à ceux-ci de
manière illimitée à toutes les zones et/ou à certaines zones définies, du bâtiment.
Les caractéristiques suivantes, au minimum, seront exigées :
- liaison mutuelle totale et liaison avec les serveurs principaux de manière à autoriser
une communication mutuelle,
- horloge interne et mémoire tampon propre, comme spécifié ci-dessus, associées à un
fonctionnement autonome,
- capacité de traitement de 4.000 badges au moins,
- contrôle des codes de cartes individuels présentées et de leur validité à l'intérieur de
zones de temps programmables,
- possession d'au moins 8 entrées programmables,
- possession d'au moins 4 sorties programmables,
- possibilité de connexion de différents types de lecteurs de carte et de claviers (avec
code PIN)
- la surveillance de porte donne au moins le message de porte ouverte, ouverte trop
longtemps et d'accès forcé à la zone protégée,
- possession de la fonction anti passback.
AX2.A.10. Rapports
Le système de contrôle d'accès et/ou de gestion du temps de travail doit permettre de générer différents types de rapports. Ces rapports seront générés à partir d'un modèle de rapport
et d'une sélection de données.
107
Certains modèles de rapports seront prédéfinis dans le système.
L'exploitant du système de contrôle d'accès et d’enregistrement du temps de travail doit être
en mesure de définir les modèles de rapports spécifiques dont il a besoin.
Les rapports sont destinés à deux usages :
- impression sur papier, ou sur fichier informatique conforme à un format imprimable (ex :
pdf),
- extraction de données sous la forme d'un fichier informatique exploitable par d'autres
applications informatiques (ex : excel, csv, …)
Les rapports suivants doivent être prédéfinis :
- Listes des paramètres de configuration du système.
- Liste des bâtiments définis dans le système.
- Listes des points d'accès contrôlés ou surveillés, classés par bâtiment.
- Listes des profils d'accès définis dans le système.
- Liste des titulaires de cartes d'accès (classement alphabétique).
- Liste des titulaires de cartes d'accès donnant accès à un bâtiment donné (ou ensemble
de bâtiments, ou partie de bâtiment).
- Liste des accès des titulaires de cartes d'accès.
- Liste des événements survenus (accès, alarmes …).
- Liste des événements survenus dans un bâtiment (accès, alarmes …).
- Liste des événements associés à un point de surveillance ou d'accès déterminé.
- Liste détaillée (sous format informatique) des titulaires de cartes d'accès donnant accès à
un bâtiment donné (ou ensemble de bâtiments, ou partie de bâtiment).
- Liste des gestionnaires et agents de sécurité ayant accès au système, avec droits d'accès associés (classés par bâtiment).
- Journal des actions des gestionnaires et agents de sécurité.
- Liste des titulaires de cartes d'accès avec dernier pointage (globalement, ou dans un
bâtiment donné).
- Liste des personnes présentes dans un bâtiment donné (liste d'évacuation).
- Liste de tous les pointages
AX2.A.11 Confection des badges d'accès
Tranche ferme et tranche conditionnelle
Les badges d'accès/enregistrement du temps de travail seront personnalisés par l'impression
de données d'identification du titulaire. Ces données seront imprimées, soit directement sur
le badge, soit sur une plaquette à coller sur le badge. Les données d'identification à imprimer
comprendront :
- un fond d'image constituant l'aspect visuel général et comportant les logos et autres données caractéristiques de l'organisation,
- la photo du titulaire,
- les noms, prénoms et numéro matricule du titulaire,
- le numéro du badge
Les informations imprimées seront extraites du système de surveillance et de contrôle d'accès.
Les photos seront enregistrées dans le système de surveillance et de contrôle d'accès, et
exploitables pour les gestionnaires locaux et le personnel de surveillance.
108
Les photos seront prises, soit depuis un appareil connecté au système de confection des
badges, soit importées sous un format informatique standard (jpg). Les deux procédures
doivent pouvoir être mises en œuvre en alternance.
Les gestionnaires locaux assureront la collecte des données nécessaires à la production des
badges, y compris les photos. Ils doivent disposer du logiciel adéquat.
L'impression des badges s'effectuera dans différents bâtiments importants, dotés de l'imprimante adéquate.
Un système de production des badges comprendra :
- les stations de travail ; les stations de travail seront des postes de travail standards du
SPF Finances, doté du logiciel adéquat (donc non compris dans le marché);
- le logiciel, de confection des badges (une licence par bâtiment);
- le logiciel de confection des modèles de badge (une licence active);
- les appareils de prise de photos compatibles avec le système de production des badges
(appareil connecté par port USB);
- les imprimantes pour l'impression des badges (connectées par port USB).
AX2.B. – Dossier as-built, dossier d'exploitation et formation- Tranche ferme et tranche conditionnelle
AX2.B.1
Réception et dossier as-built
L'entrepreneur remettra lors de la réception provisoire un dossier complet reprenant:
- le descriptif complet des installations mises en œuvre,
- Schéma d'entretien pendant la période de garantie,
- les fiches techniques du matériel placé
- les plans de fabrication et connexion des différents éléments tels que les racks, armoires, dispositifs de contrôle d'accès, dispositifs de contrôle de temps, etc ....
- Les schémas de principe
Le dossier technique sera fourni en 3 exemplaires.
L'ensemble des dossiers seront fournis dans les deux langues -Français / Néerlandais.
La période de garantie prend cours à dater de la réception provisoire
A partir de cette date, la période de garantie est fixée à un an pour l'ensemble du matériel
livré, posé et raccordé par l'adjudicataire.
AX2.B.2 Dossier d'exploitation
Le soumissionnaire fournira un dossier comprenant toutes les informations utiles à l'exploitation du système de sécurité, de contrôle d'accès et d'enregistrement du temps de travail,
décrit dans ce cahier de charges.
Ce dossier comprendra trois parties :
- Exploitation du site central
Ce dossier est destiné au personnel du SPF Finances chargé d'assurer l'exploitation
des serveurs centraux du SPF Finances sur lesquels tournent les applications informatiques du système. Ce dossier comprendra toutes les informations utiles pour la gestion
et l'exploitation des applications de surveillance et de contrôle d'accès fournies par le
soumissionnaire, par exemple :
- contraintes environnementales (environnement matériel et logiciel),
- identification et localisation des programmes et des fichiers,
109
-
-
contraintes d'installation,
procédure de démarrage,
procédure d'arrêt,
copies de sauvegarde,
procédure de transfert et de reprise en cas d'incident,
procédures de chargement de données en lot,
procédure de première analyse des incidents au niveau central (problèmes système, problèmes réseau …),
procédures de dépannage des problèmes simples de niveau "système" ou "réseau",
………………..
Utilisation du système de contrôle d'accès
Ce dossier est destiné au personnel chargé de la gestion fonctionnelle centralisée et
locale du système de surveillance et de contrôle d'accès. Il doit permettre au personnel
de gestion fonctionnelle de mettre en œuvre, et de paramétrer l'ensemble des fonctions
du système applicatif. Il doit également permettre d'analyser les incidents et de dépanner certains problèmes fonctionnels.
Description, fiches techniques et plans as-built du système installé.
AX.B.3 Formation
Le soumissionnaire fournira un service de formation pour l'utilisation et la gestion du système.
Deux types de formations différentes devront être prévues (correspondant aux deux types de
dossiers prévus ci-dessus).
-
Cette formation est destinée à communiquer, à l'équipe du SPF Finances chargée de
gérer les serveurs centraux du SPF Finances sur lesquels fonctionnent les applications,
toutes les informations utiles pour la gestion et l'exploitation des applications de surveillance et de contrôle d'accès fournies par le soumissionnaire.
Le nombre de personnes à former est compris entre 1 et 5
-
Gestion fonctionnelle
Cette formation est destinée au personnel chargé de la gestion fonctionnelle centralisée et locale. Elle doit permettre au personnel de gestion fonctionnelle de mettre en
œuvre, et de paramétrer l'ensemble des fonctions du système applicatif. Elle doit également permettre d'analyser les incidents et de dépanner certains problèmes fonctionnels.
Le nombre de personnes à former comprend :
-
entre 1 et 5 gestionnaires fonctionnels centraux,
entre 1 et 3 gestionnaires fonctionnels locaux, par bâtiment, groupe de bâtiment
ou partie de bâtiment.
110
AX2.C
Installation et assistance à la mise en oeuvre
L'adjudicataire effectuera toutes les prestations d'installation et de paramétrage nécessaires
pour rendre le système opérationnel. Il fournira en outre l'assistance nécessaire à la création
des données initiales de l'installation afin de créer une situation de départ immédiatement
exploitable.
Cette assistance comprend :
- la création du fichier des titulaires des badges (à partir d'un fichier de personnes fourni
par le SPF Finances),
- l'étude et la création de tous les profils d'accès,
- l'identification des points de surveillance, des points d'alarmes, des caméras … par un
libellé compréhensible par l'utilisateur,
- l'étude et la définition des alarmes, de leur priorités et de la procédure de traitement,
- la configuration des plans et la représentation des points surveillés et des points
d'alarme sur les plans,
- La création des comptes utilisateurs des gestionnaires et agents de surveillance et
d'accueil,
- tout autre paramétrage nécessaire à la mise en exploitation du système.
AX2.D. - Maintenance- Tranche ferme et tranche conditionnelle
Le soumissionnaire proposera des services de maintenance du système mécanique, électronique et informatique de sécurité. Les services de maintenance portent tant sur les composantes logicielles «software » que sur les composantes mécaniques «hardware».
AX2.D.1. Préambule
Tout au long de cette partie du cahier spécial des charges, une terminologie spécifique au
domaine des services de maintenance sera utilisée. Cette terminologie est reprise dans ce
présent préambule.
Pour la partie logicielle, la terminologie suivante sera utilisée ;
- la maintenance corrective : celle-ci consiste à corriger les défauts de fonctionnement
ou les non-conformités d'un logiciel,
- la maintenance adaptative : celle-ci consiste, sans changer la fonctionnalité du logiciel, à adapter l'application afin que celle-ci continue de fonctionner sur des versions
plus récentes des logiciels de base, voire à faire migrer l'application sur de nouveaux
logiciels de base (un logiciel de base étant un logiciel requis pour l'exécution d'une application; exemples : système d'exploitation, système de gestion de base de données,
progiciels, applications dédicacées).
- la maintenance évolutive : celle-ci consiste à faire évoluer l'application en l'enrichissant de fonctions ou de modules supplémentaires, ou en remplaçant une fonction existante par une autre, voire en proposant une approche différente.
Pour la partie hardware, la terminologie suivante sera utilisée :
1) La maintenance corrective : celle-ci consiste à intervenir sur un équipement une fois
que celui-ci est défaillant. Cette maintenance corrective se subdivise en :
- maintenance palliative : dépannage provisoire de l'équipement, permettant à celui-ci d'assurer tout ou en partie d'une fonction requise ;
- maintenance curative : réparation durable consistant en une remise en l'état initial.
111
2) La maintenance préventive : celle-ci consiste à intervenir sur un équipement avant
que celui-ci ne soit défaillant, afin de tenter de prévenir la panne. Cette maintenance
préventive est prévue pour des raisons de sûreté de fonctionnement. Cette maintenance préventive se subdivise à son tour en :
- maintenance systématique : opération effectuée systématiquement, soit selon
un calendrier (à périodicité temporelle fixe), soit selon une périodicité d'usage
(heures de fonctionnement, nombre d'unités produites, nombre de mouvements
effectués, etc.) ;
- maintenance conditionnelle : réalisée à la suite de relevés, de mesures, de
contrôles révélateurs de l'état de dégradation de l'équipement ;
- maintenance prévisionnelle : réalisée à la suite d'une analyse de l'évolution de
l'état de dégradation de l'équipement.
AX2.D.2. Objet et nature du marché.
Les services de maintenance faisant l’objet du présent marché concernent :
SOFTWARE
Maintenance adaptative
Maintenance évolutive
HARDWARE
Maintenance Préventive
Ces services de maintenance se font dans un cadre « Omnium ».
AX2.D.3. Description des services à prester.
Le présent marché a pour objet les services suivants:
A)
Une maintenance corrective et adaptative au niveau Software pour :
- les logiciels : l’installation de la dernière version tant des logiciels du système de
contrôle d’accès et de vidéosurveillance que ceux du système d’exploitation des
serveurs et postes de travail fournis par l'adjudicataire;
- les serveurs fournis par l'adjudicataire (software);
- les paramètres de fonctionnement du logiciel;
- les bases de données et les plans.
Cette maintenance se complète par une assistance à la mise en oeuvre et à l’évolution
de ces systèmes et la mise à jour des dossiers.
B)
Une maintenance corrective et préventive au niveau Hardware pour :
- les serveurs fournis par l'adjudicataire (hardware) ;
- les lecteurs de badges;
- les dispositifs de contrôle du temps de travail (horloges pointeuses);
- les boutons d’ouverture;
- les dispositifs d’ouverture d’urgence;
- les caméras;
- les serrures contrôlées;
- les postes de travail fournis par l'adjudicataire ;
- les divers dispositifs électroniques nécessaires au bon fonctionnement de cette
installation;
- les divers dispositifs électriques nécessaires au bon fonctionnement de cette installation, à partir de l'alimentation des armoires abritant le matériel du système;
- les dispositifs de sauvegarde électrique (UPS, batteries, dispositif de chargement);
112
-
le réseau de câblage utilisé de manière spécifique par cette installation.
D)
Une assistance pour les utilisateurs à la mise en oeuvre et à l’évolution de ces systèmes, au réglage de certains paramètres et à la mise à jour des dossiers et schémas asbuilt.
E)
Une maintenance évolutive au niveau software pour l’objet du présent marché.
L’adjudicataire est également tenu de fournir au pouvoir adjudicateur l’ensemble des
codes d’accès nécessaires à la gestion et à l'exploitation du système y compris le niveau administrateur le plus élevé.
IMPORTANT
Le soumissionnaire fait apparaître dans son offre s’il fait usage d’un dispositif de télémaintenance dans le cadre de sa procédure de première intervention.
Les moyens matériels mis en oeuvre dans le cadre de cette télémaintenance sont à la
charge de l'adjudicataire. La liaison doit être sécurisée pour empêcher une intrusion,
dans le système, par des personnes malveillantes.
L'Administration prendra à sa charge le raccordement au réseau de la liaison.
Les méthodes, moyens et prix proposés par le soumissionnaire devront être réalistes
eu égard à la qualité, la quantité, la nature et la périodicité des services demandés
dans le cadre du présent marché.
Au cas où, à la suite d’une circonstance imprévue, des services de maintenance complémentaires relatifs à des équipement non repris dans l’inventaire joint à ce cahier spécial des
charges deviendraient nécessaires, conformément à l’article 17, § 2, 2º, a de la loi du 24
décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, il pourrait être traité par procédure négociée sans publicité préalable avec
l’adjudicataire du présent marché pour autant :
- d’une part que le montant cumulé des marchés passés pour les services complémentaires n’excède pas 50% du montant du présent marché ;
- et, d’autre part, que ces services complémentaires ne puissent être techniquement ou
économiquement séparés du présent marché sans inconvénient majeur ou, quoique séparables de l’exécution dudit marché, sont strictement nécessaires à son perfectionnement.
Le soumissionnaire décrira, dans son offre, le plan de maintenance prévu, et en particulier la
maintenance préventive. La maintenance préventive devra comprendre un minimum de deux
visites par an.
AX2.D.4. Prix.
AX2.D.4.1. Prix.
Les services de maintenance se font dans un cadre « Omnium ».
Le prix du marché comprendra notamment:
- Le montant périodique de maintenance dont notamment:
- la fourniture de pièces de remplacement;
- la réparation ou le remplacement, sur site, des composants défectueux;
la correction des paramètres et la mise-à-jour des schémas as-built ;
- la mise à jour des logiciels y compris le système d’exploitation;
- la main d'œuvre prestée;
113
-
les déplacements effectués par le personnel de l'adjudicataire ainsi que les frais de
transport des équipements au cas où un retour en atelier serait nécessaire.
Le soumissionnaire est censé avoir inclus dans ses prix tous les frais possibles grevant les
prestations, à l’exception de la TVA.
AX2.D.5. Journal des maintenances
Un journal des maintenances établi dans la forme admise par le pouvoir adjudicateur et fourni par l'adjudicataire est tenu à jour, en principe, sur site. Ce journal des maintenances est
complété par un registre des attachements. Ces attachements font partie intégrante du journal des maintenances.
Le Journal des maintenances reprend l’historique des :
(a) différentes opérations de maintenances ;
(b) diverses observations et remarques de l’adjudicataire ou du délégué du pouvoir adjudicateur ;
(c) ordres occasionnels du délégué du pouvoir adjudicateur ;
(d) incidents imprévus et pannes constatées.
Il n’est pas nécessaire que ce journal soit mis à jour quotidiennement. Ce journal des maintenances doit toutefois être mis à jour après chaque intervention dans un délai maximum de
5 jours ouvrables après celle-ci.
Le registre des attachements est constitué des fiches techniques de chaque équipement
ainsi que de l’historique des interventions sur chacun de ces équipements. Ces attachements peuvent être placés dans des documents séparés.
Les informations fournies par les deux parties sont inscrites au journal des maintenances
et/ou au registre des attachements, sont visées par le délégué du pouvoir adjudicateur et par
l'adjudicataire ou son délégué.
En cas de désaccord à leur sujet, l'adjudicataire fait connaître ses observations par lettre
recommandée à la poste adressée au pouvoir adjudicateur dans les quinze jours de calendrier suivant la date de l'inscription de la mention concernée. Il doit faire connaître ses réclamations ou prétentions d'une manière détaillée et précise.
L'adjudicataire est censé être d'accord avec les annotations figurant au journal des maintenances et/ou au registre des attachements lorsque, dans le délai de quinze jours de calendrier précité, l'adjudicataire ne renvoie pas, accepté ou accompagné de ses observations, le
courrier qui lui a été adressé.
AX2.E. – Détail des travaux à exécuter
Description sommaire du bâtiment North galaxy.
Les travaux, fournitures et services à assurer comprennent les parties suivantes :
- installation du système central,
- équipement du bâtiment North Galaxy,
- équipement du centre informatique
- la fourniture de 4.000 cartes d'accès,
- la fourniture du matériel (imprimante) et du logiciel nécessaire pour équiper une station
de travail destinée à personnaliser les badges,
- la fourniture des matières nécessaires pour personnaliser les cartes en imprimant ou
apposant les données personnelles du titulaire,
114
-
la fourniture et la livraison d'un ensemble de portiques de contrôle d'accès (en remplacement des portiques existant),
toutes les tâches d'installation, de paramétrage et d'assistance nécessaires pour rendre
le système opérationnel,
la formation du personnel chargé de la gestion technique centrale, de la gestion fonctionnelle centrale et de la gestion fonctionnelle locale,
La fourniture du dossier as-built et du dossier d'exploitation
Le bâtiment Northn Galaxy est actuellement doté d'un système de contrôle d'accès qui doit
être remplacé par le système décrit dans le présent cahier de charges. Le démantèlement de
cette installation et l'évacuation des déchets et autres matériaux résultant de ce démantèlement font partie du présent marché.
L'installation du nouveau système et le démantèlement de l'ancien seront planifiés de manière à réduire les périodes pendant lesquelles le bâtiment, les étages, les locaux ne seront
pas protégés.
AX2.E.1.
Système central
Les serveurs constituant la partie centrale du système seront installés dans deux centres
informatiques des Finances. L'infrastructure de serveurs constituera une architecture redondante. Les systèmes seront installés dans les centres informatiques suivants :
- centre informatique du bâtiment North Galaxy (Schaerbeeck).
- centre informatique de secours (Anderlecht).
Ceci comprend également la livraison des logiciels nécessaires à la gestion centrale du système, pour au moins 3 utilisateurs simultanés,
AX2.E.2.
Bâtiment North Galaxy
Le bâtiment North Galaxy est un grand bâtiment administratif abritant environ 4000 fonctionnaires. Il est situé au boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030 Schaerbeek.
Le bâtiment est constitué d'un socle d'où émergent deux tours de 28 étages et un bâtiment
de 6 étages.
La gestion locale du bâtiment est assurée par le Service d'encadrement Logistique – division
Bruxelles.
Le bâtiment fait l'objet d'une surveillance permanente par une équipe de gardiennage opérant depuis un centre de surveillance. Ce personnel doit disposer des postes de travails nécessaires pour assurer les tâches de gestion des alarmes et de surveillance video.
Les visiteurs se présentent à un guichet d'accueil
Le bâtiment comprend un périmètre de sécurité comprenant
- des portiques (tourniquets) de contrôle d'accès (à renouveler),
- quelques portes battantes contrôlées,
- de volets d'accès au parking, et quais de déchargement.
Le bâtiment est doté d'un parking avec barrières d'accès.
115
Plusieurs étages font l'objet d'une surveillance spécifique. Le périmètre de sécurité de ces
étages est constitués;
- des portes d'accès contrôlées, de type battantes ou vitrées coulissantes.
- des issues de secours surveillées.
Les signaux d'évacuation proviennent de la centrale d'incendie du bâtiment (Prodef).
Le bâtiment est actuellement doté d'un système de sécurité et de contrôle d'accès (à renouveler). Ce système comprend :
- 20 portiques de contrôle d'accès (à renouveler)
- 5 portes vitrées coulissantes
- 125 lecteurs de badge
- 13 caméras
- deux PC de surveillance du gardiennage, avec trois écrans (un écran de gestion des
alarmes et deux écrans de surveillance video)
Trois monte-charges (type 1 – Schindler et Otis) et un ascenseur (VIP) (type 2 - Schindler)
font l'objet de contrôle à certains étages.
Le bâtiment North Galaxy abrite un centre informatique. Ce centre informatique est géré
comme une entité indépendante.
- la livraison et l'installation des logiciels nécessaires pour les postes de travail du service
de gardiennage, pour la surveillance des alarmes, la surveillance video et la gestion du
système,
- la livraison et l'installation de portiques de sécurité,
- Eventuellement la livraison et l'installation du matériel spécifique pour les postes de travail du personnel de gardiennage.
- la livraison et l'installation de l'équipement de confection des badges, incluant le logiciel,
l'appareil photo et l'imprimante.
Portiques de sécurité
Des portiques de sécurité seront installés dans trois couloirs d'accès du bâtiment. Dans chaque couloir, des portiques seront installés sur toute la largeur du couloir. Le nombre sera
déterminé en fonction du type de portique et de la largeur du couloir. Chaque rangée de portique sera constituée de portiques standards et comprendra un portique handicapé.
La largeur des couloirs est approximativement la suivante
- Hall – Tour A :
5,37 m
- Hall – Tour B :
5,59 m
- Gare – Tour B :
7,36 m
Le bâtiment est actuellement doté d'un système de surveillance et de contrôle d'accès qui
doit être renouvelé. Les parties de ce système qui sont désactivées ou démantelées doivent
être démontées et évacuées par l'adjudicataire.
116
Description
Serrure électrique
Portes vitrées coulissantes
Tourniquets
Monte-charges bâtiment A (type 1)
Monte-charges bâtiment B (type 1)
Ascenseur VIP – bâtiment B (type 2)
Monte-charges bâtiment C (type 1)
Centrale de détection d'incendie
Marque – Modèle
PROEM
PROEM
Eff Eff
Eff3705 (avec diodes)
Boon-Edam
Boon-Edam.
Schindler
Schindler
Schindler
Otis
Prodef
(*)
(*)
(*)
coffrets (5) placés en divers endroits du bâtiment. Le soumissionnaire peut les réutiliser, s'il
le souhaite, et si leur disposition est adéquate pour le nouveau système.
Une armoire rack abritant le serveur video du bâtiment North Galaxy est localisé dans un
local technique voisin du local service de gardiennage du bâtiment. Les nouveaux serveurs
video seront installés dans une armoire situées dans la salle ordinateur.
AX2.E.3.
Le centre informatique du North Galaxy
Un important centre informatique est installé dans le bâtiment North galaxy.
La gestion locale du centre informatique est assurée par le service d'encadrement ICT.
Le centre informatique fait l'objet d'une surveillance permanente par une équipe de gardiennage opérant depuis un centre de surveillance (NB: il s'agit d'une équipe et d'un centre distincts du bâtiment). Ce personnel doit disposer des postes de travails nécessaires pour assurer les tâches de gestion des alarmes et de surveillance video.
Le centre informatique comprend un périmètre de sécurité comprenant
- deux grands sas d'accès à deux portes à deux battants, couplées,
Les locaux du centre informatique comprennent un périmètre de sécurité comprenant
- un sas d'accès à deux portes à un battant, couplées,
- ou bien une porte battante simple, contrôlée
- des portes de manutention surveillées.
117
Quelques locaux annexes sont associés au centre informatique.
La surveillance des étages du bâtiment C est associée au centre informatique.
Les signaux d'évacuation du centre informatique proviennent d'une centrale d'incendie du
centre informatique (Siemens), distincte de la centrale du bâtiment.
Les signaux d'évacuation du bâtiment C proviennent de la centrale d'incendie du bâtiment
(Prodef).
Le centre informatique est actuellement doté d'un système de sécurité et de contrôle d'accès
(à renouveler) comprenant :
- 39 caméras,
- trois PC de surveillance du gardiennage, avec quatre écrans (un écran de gestion des
alarmes et trois écrans de surveillance video)
- la livraison et l'installation des postes de travail nécessaires pour le service de gardiennage, pour la surveillance des alarmes, la surveillance video et la gestion du système.
Le centre informatique est actuellement doté d'un système de surveillance et de contrôle
d'accès qui doit être renouvelé. Les parties de ce système qui sont désactivées ou démantelées doivent être démontées et évacuées par l'adjudicataire.
Description
Centrale de détection d'incendie datacenter
Centrale de détection d'incendie bâtiment
(bâtiment C)
Marque – Modèle
PROEM
PROEM
Siemens
Prodef
(*)
(*)
coffrets (1) placées en divers endroits (3) du centre informatique et de ses locaux annexes.
Le soumissionnaire peut les réutiliser, s'il le souhaite, et si leur disposition est adéquate pour
le nouveau système.
118
Une armoire rack abritant le serveur central du système de contrôle d'accès du bâtiment
North Galaxy et du centre informatique, ainsi que les serveurs video du centre informatique
est localisé dans le local du service de gardiennage.
La nouvelle infrastructure centrale trouvera sa place dans une salle ordinateur. L'adjudicataire fournira les armoires
AX2.F. Spécifications pour la gestion du temps de travail
Préambule : Le SPF Finances se compose d’environ 30.000 collaborateurs. 4.000 travaillent
sur le site du North Galaxy. 26.000 sont occupés sur les autres sites du SPF Finances.
Il devra exister des licences pour
-
les collaborateurs (+- 30.000 : 5.000 pour la tranche ferme et 25.000 pour la tranche
conditionnelle)
les supérieurs hiérarchiques (+- 6.000 : 1.000 pour la tranche ferme et 5.000 pour la
tranche conditionnelle)
les gestionnaires RH/gestionnaires d’application (entre 30 et 200 : entre 5 et 35 pour
la tranche ferme et entre 25 et 165 pour la tranche conditionnelle).
Les droits d’accès et les profils seront différents pour ces différents groupes et pourront être
créées, gérés, modifiés ou supprimés par un ou plusieurs gestionnaires RH/gestionnaires
d’application.
AX2.F.1. Prescriptions légales et réglementaires
Le soumissionnaire doit se conformer, pour le paramétrage des données de gestion du
temps de travail, aux prescriptions légales et règlementaires suivantes, reprises en annexe :
- Loi du 14 décembre 2000 réglant certains aspects de l’organisation du temps de travail
dans le secteur public, Moniteur Belge du 05 janvier 2001 (annexe AX2.G.2).
- L’Arrêté royal du 19 novembre 1998 relatif aux congés et aux absences accordés aux
membres du personnel des administrations de l’Etat, Moniteur Belge du 28 novembre
1998 (annexe AX2.G.3).
- Circulaire 476 du 28 mai 1999 relative aux congés et absences accordés aux membres
du personnel des administrations de l’Etat, Moniteur Belge des 17 juin 1999 et 9 novembre 1999 (annexe AX2.G.4)
- Instructions du 11 mai 1981 relatives à l’application du système de l’horaire variable au
Ministère des Finances (annexe AX2.G.5)
….. (Cette liste est indicative et non exhaustive)
AX2.F.2. Prestations à prendre en considération
Le système proposé par le soumissionnaire doit pouvoir prendre en considération les prestations suivantes effectuées au sein du SPF Finances, pouvoir les enregistrer et les paramétrer selon les règlementations en vigueur :
119
- Jour classique
- Jour décalé
- Nuit
- Samedi
- Dimanche et jours fériés
- Travail en pause et/ou en équipe
- Services en continu 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
- Prestations en jours
- Prestations en demi-jours
- Prestations en heures
- Prestations en minutes
Il doit être prévu, pour tous les types de prestations repris ci-avant :
- Un enregistrement du temps de travail (et enregistrement des toutes les entrées et sorties).
- Une comptabilisation des prestations horaires normales qui remplissent l’horaire habituel du travailleur
- Un enregistrement de tous les types de prestations excédentaires par rapport à l’horaire
habituel du travailleur (heures supplémentaires, heures de travail exceptionnelles les
WE, jours fériés, heures excédentaires par rapport à l’excédent autorisé,….)
- Un enregistrement de tous les types de prestations déficitaires par rapport à l’horaire
habituel du travailleur.
- Une distinction entre les heures excédentaires à récupérer et les heures excédentaires
à rémunérer, ainsi que leur comptabilisation respective.
- Des limites périodiques ou non à la comptabilisation des données reprises ci avant.
- Des règles de logique automatique devront pouvoir être crées : le système devra permettre l’implémentation de processus permettant de régulariser, selon des règles automatiques, certaines anomalies de pointage (par exemple 2 fois in, 2 fois out, in mais pas
out, …)
AX2.F.3. Type d’horaires à prendre en considération
Le soumissionnaire devra paramétrer le système de sorte que le SPF Finances puisse effectuer une gestion centralisée du temps de travail du personnel au départ du site North Galaxy,
dans laquelle plusieurs scénarios doivent pouvoir être pris en compte :
- Horaires variables
•
•
Plages variables
Plages fixes
120
•
Temps de pause
•
•
Plages fixes
Temps de pause
- Horaires fixes
- Prestations par forfait horaire journalier (télétravail, travail en bureaux satellites)
- Calendriers sur plusieurs années
- Codes de prestations illimités
- Simulations d’horaires possibles
- Temps de pauses variables et adaptés aux types de prestation – Décompte automatique de la pause/des pauses règlementaires minimum, même si le travailleur ne quitte
pas le bâtiment pendant ses pauses.
- Un second, deuxième ou troisième horaire doit pouvoir être appliqué à un travailleur
pour des périodes provisoires et successives
... (Cette liste est indicative et non exhaustive)
La gestion centralisée devra impliquer que le gestionnaire RH ou le gestionnaire
d’application du SPF Finances puisse créer, modifier, supprimer, lui-même de manière
autonome, les types d’horaires, plages horaires, calendriers, temps de pause, ….....
(Cette liste est indicative et non exhaustive)
AX2.F.4 Types de profils que le soumissionnaire devra prévoir de prendre en considération
Au niveau du SPF : managers, gestionnaires d’application, gestionnaires administratifs,
gestionnaires RH, arborescence hiérarchique (liens avec les banques de données et arborescences existantes au sein du SPF Finances) ... (Cette liste est indicative et non exhaustive).
Au niveau des utilisateurs et des groupes cibles : directions générales/services
d’encadrement, services, accueils, services continus 24h/24/7J/7, travailleurs de nuits, de
we, travailleurs en horaire décalés, travailleurs dont la présence doit être enregistrée
mais non comptabilisée, travailleurs en équipe, pénibilités, fumeurs, …... (Cette liste est
indicative et non exhaustive).
Le gestionnaire RH/Administrateur du système doit pouvoir créer de nouveaux profils et les
affecter aux situations de prestations ad hoc.
AX2.F.4.1. Calendriers de travail (=schémas de travail)
Parallèlement aux divers types de prestations décrits supra sous 1.B., le soumissionnaire
devra prévoir qu’à chaque travailleur soit attribué un calendrier de travail.
121
Le nombre de création de calendriers de travail/schémas de travail potentiel doit être illimité
(complexité : sur une, deux, 3 semaines ou plus, par jours et demi-jours, par heures et minutes, avec schémas différents pour chaque jour, ou pour chaque semaine, ….)
Le gestionnaire RH/Administrateur du système doit pouvoir créer de nouveaux calendriers
de travail ainsi que les affecter au travailleur.
Le gestionnaire RH/Administrateur du système doit pouvoir modifier et gérer les calendriers
de travail existants.
AX2.F.4.1.1 Chaque type de prestation doit prévoir :
- Le calendrier de travail habituel du travailleur
- Une adaptation pour chaque travailleur qui n’est pas en affectation régulière (mi-temps,
prestations réduites, … voir les types d’absence – annexes AX2.G.2 à AX2.G.5).
Chaque travailleur qui n’est pas en affectation régulière présente donc une potentialité de
calendrier de travail propre adapté, qui peut lui être unique ou similaires à d’autres calendriers de travail non réguliers.
Actuellement, environ 8.000 calendriers dérogatoires aux calendriers habituels sont attribués pour les travailleurs du SPF Finances en affectation non régulière (réduction du
temps de travail habituel).
AX2.F.4.1.2 Les calendriers de travail doivent prévoir :
- Les jours ou plages horaires de non prestation
- Les jours ou plages horaires de prestation
- Le statut des jours ou plages horaires de prestation et de non prestation, c'est-à-dire la
raison de la prestation ou de la non prestation (voir types d’absences - annexes AX2.G.2
à AX2.G.5).
…... (Cette liste est indicative et non exhaustive).
AX2.F.4.1.3 Les calendriers de travail doivent comporter les données suivantes :
- Un code spécifique
- La proportion par rapport au calendrier de travail habituel du travailleur
- Les absences prévues dans le calendrier de travail
- Le pourcentage de prestation
- Le nombre d’heure à prester par semaine
- Les plages de disponibilités
- Les organisations cycliques et/ou récurrentes du calendrier de travail
122
AX2.F.4.2. Gestion des congés et absences
AX2.F.4.2.1 Types de congés que le système devra prendre en considération :
Le système doit prévoir les types de congé en jour, demi-jour, heures et minutes.
Les différents types de congé sont repris sous AX2.F.1. Prescriptions légales et réglementaires
Certains types de congés exigent une validation hiérarchique.
Certains types de congés doivent, après validation hiérarchique, être transférés automatiquement par le système, à un récipiendaire RH déterminé.
Certains types de congés peuvent être directement introduits par le travailleur avec information à la hiérarchie.
Pour tous ces types de congé, le collaborateur doit recevoir ou voir une confirmation de validation ainsi que de transfert au récipiendaire RH après validation.
Le système doit permettre au travailleur de joindre à sa demande de régularisation une pièce
justificative (scan, mail, attachement, …).
Le système doit permettre pour chaque année civile, de générer automatiquement une liste
des droits aux congés annuels et autres congés et absences par jours limités proportionnellement au calendrier de travail de l’agent.
AX2.F.4.2.2. Types d’absences que le système devra distinguer :
Le système doit prévoir différents types d’absences
Absences ayant une incidence sur la rémunération
Absences n’ayant pas d’incidence sur la rémunération
Absences modifiant le calendrier de travail
Absences ne modifiant pas le calendrier de travail
Absences se justifiant via une attestation/preuve/certificat
Absences ne se justifiant pas via une attestation/preuve/certificat
Absences devant recevoir l’accord hiérarchique pour être validées
Absences ne devant pas recevoir l’accord hiérarchique pour être validées
Absences devant être communiquées à la hiérarchie à titre informatif
Absences pouvant être demandée via le système
Absences ne pouvant pas être demandées via le système
Absences pouvant être demandées via un formulaire
Absences à demander sans formulaire
Absences définies de manières ponctuelles via une décision interne du SPF Finances (dispenses de services, bonus, ….), c'est-à-dire nouveau type d’absence à créer par le gestionnaire RH du système.
Absences pour certains groupes (pénibilité, …) ou type de pauses (cafétaria, fumeurs, ..) :
des aménagements de l’enregistrement du temps de travail doivent être prévus, soit de manière stable et ponctuelle, soit par motif de régularisation : pause cafétaria, pause cigarette…
123
Ces types d’absence doivent pouvoir être calculé en jour, demi-jour, heures et minutes.
Certains types d’absences exigent une validation hiérarchique.
Certains types d’absences doivent, après validation hiérarchique, être transférés automatiquement par le système, à un récipiendaire RH déterminé.
Certains types d’absences peuvent être directement introduits par le travailleur avec information à la hiérarchie.
Pour tous ces types d’absences, le collaborateur doit recevoir ou voir une confirmation de
validation ainsi que de transfert au récipiendaire RH après validation.
Le système doit permettre au travailleur de joindre à sa demande de régularisation une pièce
justificative (scan, mail, attachement, …).
Le système doit permettre pour chaque année civile, de générer automatiquement une liste
des droits aux congés annuels et autres congés et absences par jours limités proportionnellement au calendrier de travail de l’agent.
AX2.F.4.3. Calcul des prestations
L’enregistrement des prestations de travail se fera via le contrôle d’accès au North Galaxy.
Sur les autres sites du SPF, l’enregistrement du temps de travail se fera par les lecteurs de
badge/carte.
Cependant, le système doit impérativement prévoir la fonctionnalité d’enregistrement du
temps de travail par le travailleur au moyen de l’application WEB, sur un PC du SPF Finances (dans le « self-service travailleur » voir infra), avec fonctionnalité de validation par le supérieur hiérarchique.
Différents « compteurs » doivent être prévus :
AX2.F. 4.3.1. Comptabilisation de prestations :
- Prestations selon l’horaire habituel appliqué au sein du SPF Finances
- Prestations excédentaires règlementaires et limitées à :
o
o
o
o
Un maximum par jour
Un maximum par semaine
Un maximum par mois
Un maximum par périodes de plusieurs mois
- Prestations exceptionnelles et/ou excédentaires hors règlement horaire habituel
- Prestations spécifiques
- Prestations à récupérer
- Prestations à rémunérer
124
AX2.F. 4.3.2. Comptabilisation d’absences :
-
Absences dont le nombre est limité pour une période donnée (congés annuels, dons
de sang, jours de circonstances, récupérations, …annexe)
-
Absences dont le nombre n’est pas limité pour une période donnée
AX2.F. 4.4. Fonctionnalités souhaitées
AX2.F. 4.4.1. Au niveau du travailleur :
-
Le système doit être facile d’utilisation, ergonomique, intuitif, convivial.
-
Le système doit permettre au travailleur de consulter quotidiennement, au moyen du
plus petit nombre d’écrans possibles, via navigateur WEB :
o
o
o
o
o
o
Ses données personnelles : nom – prénom – matricule – régime de travail –
dérogations au régime de travail- groupe cible,….
Ses pointages
Ses alertes irrégularités – Ses anomalies
Ses congés et absences en attente de validation
Ses congés et absences validés
Ses différents compteurs
-
Le travailleur ne peut consulter que ses données propres : se loguer à l’application de
manière personnalisée par identifiant réseau de l’utilisateur).
2. Le système doit prévoir un « self-service navigateur WEB » par lequel le travailleur
pourra, moyennant validation hiérarchique ou non selon les cas :
o
o
o
o
Introduire ses pointages in et out
Introduire une demande d’absence
Corriger des irrégularités
Introduire un schéma de travail
Les travailleurs doivent pouvoir accéder à leurs données de temps de travail à partir de
n’importe quel PC du SPF en interne ou en accès VPN en cas de télétravail par exemple…
125
AX2.F.4.4.2.Au niveau de la hiérarchie :
- Le système doit être facile d’utilisation, ergonomique, intuitif, convivial.
- Le système doit permettre à la hiérarchie de consulter quotidiennement, au moyen du
plus petit nombre d’écrans possibles, via navigateur WEB, les données suivantes des
travailleurs sous son ordre :
o
o
o
o
o
o
Données personnelles : nom – prénom – matricule – régime de travail – dérogations au régime de travail- groupe cible,….
Pointages
Alertes irrégularités – Anomalies
Congés et absences en attente de validation
Congés et absences validés
Différents compteurs
-
Le système doit prévoir un « self-service WEB » par lequel la hiérarchie pourra valider prestations, absences, régularisations, schémas de travail, compteurs… (Cette
liste est indicative et non exhaustive) demandés par les travailleurs sous son ordre.
-
Le système doit offrir à la hiérarchie une vue globale et unique des absences et présences de son service dans un seul écran.
-
Le système doit prévoir des règles (flow) de remplacement en cas d’absence de la
hiérarchie.
AX2.F.4.4.3. Au niveau des gestionnaires RH :
- Le gestionnaire RH/gestionnaire d’application doit avoir la possibilité, de manière illimitée :
o
o
o
o
o
de créer des nouveaux calendriers de travail
de modifier les plages horaires fixes et variables
de modifier les horaires
d’ajouter ou retirer des types de prestations et d’absences
d’introduire de nouveaux groupes cibles, profils et utilisateurs
AX2.F.4.4.4. Au niveau de l’interaction avec les systèmes existants :
Liens avec les banques de données et arborescences existantes au sein du SPF Finances.
126
Le système doit prévoir une compatibilité des données et une réplication des données
avec les systèmes suivants préexistants au sein du SPF Finances :
Nature des opérations qui doivent être intégrées.
- Transfert des données d'absence du système de gestion du temps de travail vers
l'agenda du collaborateur concerné dans IBM Lotus Notes.
- Le transfert implique l'identifiant de l'utilisateur dans Lotus Notes (adresse mail) soit
enregistré dans la banque de données du système de gestion du temps de travail.
- Le SPF Finances utilise actuellement la version 8.5 de Lotus Notes.
AX2.G. Annexes techniques relatives au système d’enregistrement du temps de travail
AX2.G.1
Liste plan infrastructure 2015
Cette annexe distincte est un document disponible en version électronique portant le nom « AX2.G.1 plan infrastructure 2015 Fr-Nl » au format .pdf (acrobat
reader). Cette annexe peut être consultée sur le site internet e-Notification
(https://enot.publicprocurement.be) ou sur le site internet du SPF Finances
(http://www.minfin.fgov.be) dans la rubrique « Marchés publics ».
AX2.G.2
Loi du 14 décembre 2000 réglant certains aspects de l’organisation du
temps de travail dans le secteur public, Moniteur Belge du 05 janvier 2001
Cette annexe distincte est un document disponible en version électronique portant le nom « AX2.G.2 Loi 14 décembre 2000 Fr » au format .pdf (acrobat reader).
Cette annexe peut être consultée sur le site internet e-Notification
(http://www.minfin.fgov.be) dans la rubrique « Marchés publics ». Cette loi peut
aussi être directement consultée via la « Banque Carrefour de la législation » sur
le site du SPF Justice : http://tinyurl.com/loi14-12-2000.
AX2.G.3
Arrêté Royal du 19 novembre 1998 relatif aux congés et aux absences accordés aux membres du personnel des administrations de l’Etat, Moniteur
Belge du 28 novembre 1998
Cette annexe distincte est un document disponible en version électronique portant le nom « AX2.G.3 AR 19 novembre 1998 Fr » au format .pdf (acrobat reader). Cette annexe peut être consultée sur le site internet e-Notification
(http://www.minfin.fgov.be) dans la rubrique « Marchés publics ». Cet Arrêté
Royal peut aussi être directement consulté via la « Banque Carrefour de la législation » sur le site du SPF Justice : http://tinyurl.com/ar19-11-1998.
127
AX2.G.4
Circulaire 476 du 28 mai 1999 relative aux congés et absences accordés aux
membres du personnel des administrations de l’Etat, Moniteur Belge des 17
juin 1999 et 9 novembre 1999
Cette annexe distincte est un document disponible en version électronique portant le nom « AX2.G.4 Circulaire 28 mai 1999 Fr » au format .pdf (acrobat reader). Cette annexe peut être consultée sur le site internet e-Notification
(http://www.minfin.fgov.be) dans la rubrique « Marchés publics ». Cette Circulaire
peut aussi être directement consultée via la « banque carrefour de la législation »
sur le site du SPF Justice : http://tinyurl.com/ci28-05-1999.
AX2.G.5
Instructions du 11 mai 1981 relatives à l’application du système de l’horaire
variable au Ministère des Finances
Cette annexe distincte est un document disponible en version électronique portant le nom « AX2.G.5 Onderrichtingen 11 mei 1981 FR-NL » au format .pdf
(acrobat reader). Cette annexe peut être consultée sur le site internet eNotification (https://enot.publicprocurement.be) ou sur le site internet du SPF Finances (http://www.minfin.fgov.be) dans la rubrique « Marchés publics ».
REMARQUE :
Le présent appel d’offres ne peut en aucun cas être considéré comme un engagement de
la part du SPF FINANCES qui se réserve le droit de ne pas attribuer le marché.
1030 BRUXELLES
LE PRESIDENT DU COMITE DE DIRECTION
HANS D’HONDT
128
C. ANNEXES ADMINISTRATIVES.
ANNEXE 1 : FORMULAIRE D’OFFRE
CAHIER SPECIAL DES CHARGES : S&L/AO/308/2012
Appel d’offre général ayant pour objet :
Pour la tranche ferme : La livraison, le montage, l’installation et la maintenance d’un système centralisé d’enregistrement et gestion du temps de travail et d’un système de surveillance et de contrôle d’accès couplé au système d’enregistrement et de gestion du temps de
travail dans le complexe immobilier NORTH GALAXY ;
Pour la tranche conditionnelle : L’acquisition d’horloges pointeuses électroniques et les
licences en vue d’étendre le système d’enregistrement du temps et la gestion du temps de
travail à un maximum de 200 bâtiments occupés par des agents du Service Public Fédéral
Finances.
FORMULAIRE D’OFFRE
Le formulaire doit être entièrement complété
La société
(dénomination complète)
dont l’adresse est :
(rue)
(code postal et commune)
(pays)
immatriculée à la Banque Carrefour des
Entreprises sous le numéro :
et pour laquelle Monsieur/Madame (*)
(nom)
(fonction)
domicilié(e) à l’adresse :
(rue)
(pays)
agissant comme soumissionnaire ou fondé de pouvoirs, signe ci-dessous et s’engage à exécuter conformément aux clauses et conditions du cahier spécial des charges les fournitures et
services faisant l’objet du présent marché, aux prix mentionnés dans l’inventaire joint en annexe.
En cas d’approbation de la présente offre, le cautionnement sera constitué dans les conditions et
délais prescrits dans le cahier spécial des charges.
129
L’information confidentielle et/ou l’information qui se rapporte à des secrets techniques ou commerciaux est clairement indiquée dans l’offre.
L’organisme de paiement du pouvoir adjudicateur payera les sommes dues par virement ou versement
sur le compte n° :
IBAN
BIC
Pour l’interprétation du contrat, la langue
française/néerlandaise (*)
est choisie.
Toute correspondance concernant l’exécution du marché doit être envoyée à l’adresse suivante :
(rue)
(n° de et de fax)
Fait :
A
Le
2012
Le soumissionnaire ou le fondé de pouvoirs :
(nom)
(fonction)
(signature)
130
ANNEXE 2 – INVENTAIRE DES PRIX
CAHIER SPECIAL DES CHARGES : S&L/AO/308/2012
Appel d’offre général ayant pour objet :
Pour la tranche ferme : La livraison, le montage, l’installation et la maintenance d’un système centralisé d’enregistrement et gestion du temps de travail et d’un système de surveillance et de contrôle d’accès couplé au système d’enregistrement et de gestion du temps de
travail dans le complexe immobilier NORTH GALAXY ;
Pour la tranche conditionnelle : L’acquisition d’horloges pointeuses électroniques et les
licences en vue d’étendre le système d’enregistrement du temps et la gestion du temps de
travail à un maximum de 200 bâtiments occupés par des agents du Service Public Fédéral
Finances.
INVENTAIRE DES PRIX
L’inventaire des prix doit être entièrement complété.
Il doit être signé et daté.
Chaque feuille doit être paraphée.
Le prix HTVA est renseigné en lettres et en chiffres. Le prix TVAC est renseigné en
chiffres uniquement.
PRIX UNITAIRES ET PRIX GLOBAUX (en EUR)
En lettres
En chiffres
LA TRANCHE FERME
1
2
3
Pgt
Prix forfaitaire global pour la livraison, le montage et l’installation d’un système centralisé
d’enregistrement du temps de travail.
HTVA
€
TVAC
€
Pmgt
Prix mensuel pour l’entretien du système centralisé d’enregistrement du temps de travail.
HTVA
€
TVAC
€
Pca
Prix forfaitaire global pour la livraison, le montage et l’installation d’un système de surveillance et de contrôle d’accès dans le complexe immobilier NORTH GALAXY.
HTVA
€
TVAC
€
131
4
5
6
7
8
9
Pmca
Prix mensuel pour l’entretien du système de surveillance et de contrôle d’accès.
HTVA
€
TVAC
€
Peca
Prix forfaitaire global pour le démontage et l’enlèvement du système de surveillance et
contrôle d’accès actuel situé dans le complexe immobilier NORTH GALAXY.
HTVA
€
TVAC
€
Pp
Prix unitaire pour la livraison, le montage et l’installation d’une horloge pointeuse électronique.
HTVA
€
TVAC
€
Pmp
Prix mensuel pour l’entretien d’une horloge pointeuse électronique.
HTVA
€
TVAC
€
Pbt
Prix forfaitaire global pour un lot de 100 badges « test ».
HTVA
€
TVAC
€
Pep
Prix unitaire pour le démontage et l’enlèvement d’une pointeuse actuelle.
HTVA
€
TVAC
€
132
10
Pgtrf
Prix forfaitaire global pour le nombre suffisant de licences d’utilisation du logiciel destiné à permettre la gestion et l’enregistrement du temps de travail, à partir d’un bureau, acquises dans le
cadre de la tranche ferme pour tous les agents Service Public Fédéral Finances présents dans le
complexe immobilier NORTH GALAXY.
HTVA
€
TVAC
€
11
Pbtrf
Prix forfaitaire global pour le nombre suffisant de licences acquises dans le cadre de la tranche
ferme pour les administrateurs centraux du système d’enregistrement du temps de travail.
HTVA
€
TVAC
€
12
Ptc
Prix forfaitaire global pour le nombre suffisant de licences du logiciel permettant l’exploitation et la
gestion de la surveillance et du système de contrôle d’accès acquises dans le cadre de la
tranche ferme.
HTVA
€
TVAC
€
13
Pb
Prix unitaire pour un lot de 1000 badges.
HTVA
€
TVAC
€
14
Pfg
Prix unitaire d’une formation destinée à un maximum de 10 gestionnaires fonctionnels du système
d’enregistrement du temps de travail ou du système de surveillance et de contrôle d’accès.
HTVA
€
TVAC
€
15
Opt
Option obligatoire : Prix forfaitaire global pour l’interaction (interfaçage) entre le système de gestion du temps de travail et le système d’agenda électronique centralisé du Service Public Fédéral
Finances (IBM Lotus Notes) .
HTVA
€
TVAC
€
133
LA TRANCHE CONDITIONELLE
1
2
3
Pgtrc
Prix forfaitaire global pour le nombre suffisant de licences d’utilisation du logiciel destiné à permettre de gestion de l’enregistrement du temps de travail, à partir d’un bureau, acquises dans le
cadre de la tranche conditionnelle pour tous les agents du Service Public Fédéral Finances présents dans les bâtiments du Service Public Fédéral Finances autres que le complexe immobilier
NORTH GALAXY.
HTVA
€
TVAC
€
Pbtrc
Prix forfaitaire global pour le nombre suffisant de licences acquises dans le cadre de la tranche
conditionnelle pour les administrateurs locaux et éventuellement les administrateurs centraux
supplémentaires du système d’enregistrement du temps de travail.
HTVA
€
TVAC
€
Pp
Prix unitaire pour la livraison, le montage et l’installation d’une horloge pointeuse électronique.
HTVA
Ce prix est déjà indiqué au point 6 (Pp) dans la tranche ferme
TVAC
4
Pmp
Prix mensuel pour l’entretien d’une horloge pointeuse électronique.
HTVA
Ce prix est déjà indiqué au point 7 (Pmp) dans la tranche ferme
TVAC
5
Pep
Prix unitaire pour le démontage et l’enlèvement d’une pointeuse actuelle.
HTVA
Ce prix est déjà indiqué au point 9 (Pep) dans la tranche ferme
TVAC
6
Pb
Prix unitaire pour un lot de 1000 badges.
HTVA
Ce prix est déjà indiqué au point 13 (Pb) dans la tranche ferme
TVAC
134
7
Pfg
Prix unitaire d’une formation destinée à un maximum de 10 gestionnaires fonctionnels du système
d’enregistrement du temps de travail ou du système de surveillance et de contrôle d’accès
HTVA
Ce prix est déjà indiqué au point 14 (Pfg) dans la tranche ferme
TVAC
Fait à :
le
2012
Le soumissionnaire ou le fondé de pouvoir :
(Nom)
(Fonction)
(Signature)
135
ANNEXE 3 - FORMULAIRE A SIGNER POUR LA DELIVRANCE DES PLANS ET TABLEAUX DE SYNTHESE
DATE
NOM
FIRME
SIGNATURE
IMPORTANT
La personne qui vient retirer les plans est celle dont le nom est repris sur le présent formulaire. Le représentant du pouvoir adjudicateur peut demander la
présentation d’une pièce d’identité.
Pour retirer le document, si elle représente une société, la personne produit une preuve de son appartenance à ladite société (attestation, etc.).
En signant le formulaire ci-dessus, le soumissionnaire s’engage à ne pas divulguer à des tiers les plans fournis, et ce pour toute autre utilisation que celle
rentrant en compte dans l’exécution du marché présenté dans ce cahier spécial des charges.
Le complexe immobilier NORTH GALAXY n’est accessible que par l’entrée « visiteurs » située au rez-de-chaussée, boulevard du Roi Albert II, 33 à 1030
BRUXELLES et ce, uniquement pendant les heures de bureau soit de 9h00 à 11h45 et de 14h00 à 16h00.
136
137

Cahier des charges

Transcription

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