Note pour Les chefs de postes diplomatiques et consulaires (Origine

Note pour
Les chefs de postes diplomatiques et consulaires
(Origine : Agence pour l’enseignement français à l’étranger)
OBJET : CADRAGE DES TRAVAUX DES CONSEILS CONSULAIRES DE BOURSES SCOLAIRES DE SECONDE
PERIODE (CCB2) POUR LES PAYS DU RYTHME NORD 2016/2017.
Résumé
La présente note diplomatique fixe le cadre des travaux des seconds conseils consulaires en
formation « enseignement français à l’étranger - bourses scolaires » (CCB) 2016/2017 des pays du
rythme nord.
Attention : les dates qui figurent dans cette présente note prévalent sur celles qui figurent dans le
calendrier de l’instruction spécifique de la campagne 2016/2017.
Cadre général :
1° Tous les postes continuent de saisir et d’instruire comme précédemment les dossiers de demande
présentés par les familles, qu’ils soient ou non chef-lieu de conseil consulaire.
Toutefois, les postes qui ne sont pas chef-lieu de conseil consulaire devront se rapprocher du poste
chef-lieu du conseil consulaire afin de définir le calendrier local de campagne (période de
transmission des dossiers de demande et date de réunion de l’instance) et la participation, au conseil
consulaire, des membres relevant de leur circonscription.
L’instruction spécifique sur les bourses scolaires fixe la répartition précise des tâches entre les postes
chargés de l’instruction des dossiers et les postes chef-lieu de conseil consulaire quand ce dernier
diffère du précédent (conseil consulaire dont le ressort englobe plusieurs circonscriptions
consulaires).
2° Les postes qui sont devenus ou qui deviennent des postes à présence diplomatique (PPD)
n’assurent plus la gestion des bourses scolaires, ainsi qu’ils en ont été informés.
3° L’AEFE rappelle que la réforme de la représentation des Français à l’étranger n’a pas d’incidence
sur le déroulement des campagne de bourses scolaires, dont le respect du calendrier, rappelé dans
la présente note diplomatique, est impératif.
La présente note s’articule en deux points :
I- Cadrage des travaux en vue de la tenue du conseil consulaire de seconde période (CCB2)
II- Logiciel consulaire SCOLA
**********
I- Cadrage des travaux en vue de la tenue du CCB de seconde période (CCB2)
Les dispositions réglementaires applicables dans le cadre de la campagne 2016/2017 sont fixées dans
l’instruction 2016-2 disponible sur Diplonet1 (consulaire-instructions consulaires- aide à la scolarité instructions) et sur le site internet de l’AEFE2.
1. Information des familles :
Les familles concernées par la présentation d’un dossier devant le prochain conseil consulaire
doivent être averties en temps utile des démarches à entreprendre, des documents et pièces
justificatives à produire, et des délais impartis pour présenter leur demande.
S’agissant de leur date limite de dépôt auprès du poste chargé de la saisie et de l’instruction des
dossiers, celle-ci doit être fixée de façon à permettre la saisie de tous les dossiers avant la date limite
fixée dans le calendrier de campagne, date à laquelle le montant de l’enveloppe des besoins
budgétaires du poste est déterminé. Les familles qui déposeront leur dossier après cette date limite
verront ainsi celui-ci saisi, mais automatiquement rejeté.
A noter que seules les versions du formulaire de demande de bourse et de la brochure d’information,
mises en ligne sur Diplonet, doivent être utilisées.
N.B : la date de réunion du conseil consulaire en formation bourses est arrêtée par le poste chef-lieu
du conseil consulaire après concertation avec les postes instructeurs des dossiers de bourses.
2. Nature des dossiers à examiner en CCB :
L’Agence rappelle que doivent être examinées à ce stade de la campagne des pays du rythme nord :
- Les premières demandes formulées par les familles installées dans la circonscription consulaire
après la date limite de dépôt des dossiers en premier CCB ou des familles déjà résidentes dont la
dégradation de la situation financière nécessite désormais le dépôt d’un dossier,
- Les demandes de révision de leur dossier sollicitées par des familles contestant la décision de
l’Agence après avis de la commission nationale,
- Les demandes de renouvellement présentées pour des élèves ayant échoué au baccalauréat ou
par des familles qui, pour une raison majeure (maladie…), n’ont pas été en mesure de présenter leur
dossier en 1er CCB 2016/2017.
Seuls les enfants âgés d’au moins trois ans dans l’année civile de la rentrée scolaire peuvent
prétendre au bénéfice des bourses scolaires (enfants nés en 2013).
Toute famille ayant résidé en France ou dont l’un des parents continue d’y résider doit
obligatoirement produire à l’appui de son dossier de demande de bourse un certificat de cessation
de paiement de la caisse d’allocations familiales de sa dernière résidence en France. A défaut, la
demande doit être obligatoirement rejetée. Les postes peuvent transmettre à l’Agence les références
des dossiers de demande de bourses pour lesquels ils souhaitent un contrôle de la situation des
familles auprès de la CNAF. Cependant, le recours à cette procédure doit rester limité, la règle
restant la présentation d’un justificatif par les familles.
1
Diplonet est le site intranet du ministère des affaires étrangères. Son accès est restreint aux seuls agents du
ministère.
2
Cette instruction vous est disponible sur demande auprès du consulat général de France au Caire (note du
CGF Caire)
L’Agence précise enfin que chaque dossier doit faire obligatoirement l’objet d’un résumé dans le
procès-verbal du CCB au regard des points suivants : complétude du dossier, situation familiale
précise du demandeur, situation financière et patrimoniale de la famille.
NB : Deux procès-verbaux devront être établis : l’un comportant les observations générales et
commentaires détaillés sur la situation des familles, à destination de l’Agence, tel qu’il est
actuellement édité dans le logiciel SCOLA ; l’autre portant uniquement des observations générales
(après occultation de toutes les données nominatives), diffusé auprès de l’ensemble des membres du
conseil consulaire et destiné à être publié sur le site internet des postes inclus dans le ressort du
conseil consulaire.
3. Cadre budgétaire :
L’Agence va notifier aux postes dans l’application SCOLA une enveloppe limitative globale au titre de
l’ensemble de la campagne 2016/2017.
Elle a été arrêtée sur la base :
- des attributions après 1ère CNB 2016,
- des ajournements
d’une estimation des demandes tardives, des renouvellements tardifs et des demandes de
révision.
Le montant de l’enveloppe spécifique allouée aux travaux du conseil consulaire est consultable dans
l’application SCOLA sur le récapitulatif avant commission locale (« CL ») (ligne crédits disponibles
pour la période 2). Pour les CCB qui englobent plusieurs circonscriptions consulaires, le montant de
l’enveloppe est notifié pour chacune d’elle (campagnes de bourses distinctes). Les terminologies
dans SCOLA feront l’objet d’une modification ultérieure.
Le total de cette enveloppe spécifique et du montant des attributions après CNB1 constitue donc
l’enveloppe allouée au poste pour l’ensemble de la campagne 2016/2017.
La part disponible pour les décisions en CCB2 s’ajustera en temps réel suite aux mises à jour
effectuées sur les dossiers validés en CNB1.
4. Règles de gestion :
o Prise en compte du patrimoine
Les seuils arrêtés en matière de patrimoine mobilier et immobilier pour la campagne 2016/2017
continuent à servir de référence pour l’instruction des dossiers présentés devant le CCB23.
5. Tarifs scolaires :
Les tarifs scolaires définitifs applicables à la rentrée 2016/2017 ont normalement déjà été pris en
compte dans le cadre des travaux de première commission nationale.
Cependant, dans le cas où ces tarifs ne seraient transmis qu’à ce stade de la campagne, ils ne seront
pris en compte que dans la mesure où ils s’inscriront en baisse par rapport aux tarifs initialement pris
en compte ou que leur prise en compte se révèle compatible avec le montant de l’enveloppe
limitative allouée.
3
Ces seuils sont les suivants : patrimoine immobilier (200 000 €) et patrimoine mobilier (100 000 €)
Ne doivent être pris en compte que les tarifs figurant sur les fiches SCO/ETAB réglementaires et
distinguant parfaitement chacun des types de droit appelés.
L’Agence rappelle que toute augmentation de tarif supérieure à l’inflation doit être justifiée dans une
note de l’établissement jointe au dossier. Il doit en être ainsi tant pour les droits de scolarité que
pour les frais parascolaires. En effet, à défaut d'une justification acceptable, les tarifs pourront être
plafonnés par le poste ou l’Agence selon les règles fixées au point 2.13.3 de l’instruction.
N.B : les plafonnements de tarifs scolaires ou parascolaires déjà arrêtés par l’Agence après avis de la
commission nationale doivent être maintenus. Ils s’appliquent pour l’ensemble de la campagne et ne
peuvent faire l’objet d’aucune remise en cause.
6. Calendrier des travaux :
Le calendrier de campagne est présenté en annexe de l’instruction spécifique sur les bourses
scolaires. Les principales étapes de ce calendrier sont détaillées ci-après :
a) Première étape : instruction des dossiers de demande de bourses de la deuxième période de la
campagne (mi-juillet 2016 – 11 octobre 2016)
•
Réception de la présente Note Diplomatique de cadrage des travaux des seconds conseils
consulaires.
•
Ouverture par l’AEFE de la 2ème période de la campagne 2016/2017 dans l’application
informatique SCOLA.
L’ouverture interviendra dans SCOLA au cours du mois de juillet. Les postes pourront alors prendre
connaissance de l’enveloppe de référence globale.
Dès lors, les postes pourront saisir :
- les tarifs scolaires transmis par les établissements s’ils font l’objet d’une modification
- les dossiers des familles
• Instruction des dossiers :
L’agent consulaire en charge directe des bourses scolaires dans les postes instruit l’ensemble des
dossiers, sur la base du barème et des instructions en vigueur.
Par souci d’équité, les demandes présentées dans la deuxième phase de la campagne doivent être
instruites en stricte conformité avec la méthodologie retenue en premier conseil consulaire des
bourses 2016/2017, qu’il s’agisse des pondérations à la hausse ou à la baisse. Il en sera ainsi de tous
les dossiers présentés.
Il est rappelé qu’à ce stade de la campagne ne doivent être formulées que des propositions
d’attribution ou de rejet.
Le taux de chancellerie du 16 septembre 2015 doit être retenu pour le chiffrage de l’ensemble des
propositions formulées au cours de la campagne 2016/2017.
N. B : A ce stade de la campagne, des bourses ne peuvent être accordées qu’à des enfants
effectivement scolarisés à la rentrée scolaire 2016.
S’agissant des demandes de révision présentées par des familles auxquelles une bourse partielle a
été accordée en 1ère CNB : sauf changement de situation avérée (famille ou boursier), la quotité
validée par la 1ère CNB devra être maintenue.
Les renouvellements tardifs ou les premières demandes présentées par des familles résidant déjà
dans la circonscription consulaire à l’ouverture de la campagne devront, sauf cas de force majeure
(maladie, échec au baccalauréat..), changement avéré de situation ou difficultés sociales patentes,
faire l’objet d’un rejet.
L’Agence demande aux postes chefs-lieux de conseil consulaire, de bien distinguer dans le procèsverbal ces différentes catégories de demande et le motif qui conduit à leur présentation tardive
lorsqu’il s’agit, en particulier, de situations dérogatoires.
Les révisions favorables concernant des dossiers ayant fait l’objet d’un ajournement ou d’un rejet en
1ère CNB devront s’appuyer sur des documents probants attestant de la régularisation de la
situation.
L’AEFE souligne par ailleurs la nécessité de justifier dans le procès-verbal de l’instance chaque
demande de révision présentée avec un avis favorable (complétude du dossier, changement
situation familiale, financière et patrimoniale avérée du demandeur) et toute attribution de bourses
parascolaires (demi-pension, transport). Les propositions non argumentées seront rejetées.
• Enregistrement de la scolarisation effective des élèves boursiers :
Dès que possible après la rentrée scolaire, les établissements devront transmettre aux postes
instruisant les dossiers, d’une part le certificat de scolarité collectif listant les boursiers après 1ère
CNB effectivement scolarisés à la rentrée, d’autre part la liste des boursiers après première CNB non
scolarisés à la rentrée et le motif de leur non-scolarisation. Ce motif doit obligatoirement être saisi
dans l’application SCOLA
Par ailleurs, dès la fin de l’instruction des dossiers, il appartient au poste de transmettre à chaque
établissement une liste des enfants pour lesquels une demande de bourse va être présentée devant
le conseil consulaire afin que ceux-ci puissent également transmettre le certificat de scolarité
collectif les concernant. Celui-ci doit être impérativement produit et enregistré avant la date de
validation de l’instruction par le chef de poste.
Il est en effet rappelé que seul l’enregistrement des certificats de scolarité dans le logiciel permet
d’obtenir un chiffrage précis du nombre de bénéficiaires et du montant des bourses définitivement
proposées au titre de l’ensemble de l’année scolaire considérée (2016/2017) et de vérifier si ce
montant s’inscrit dans les limites de l’enveloppe limitative globale allouée au titre de la campagne.
• Validation de l’instruction des dossiers de demande :
Le chef du poste chargé de la saisie et de l’instruction des dossiers se prononce alors sur la
recevabilité des demandes et valide ainsi l’enveloppe des besoins.
A l’instar de la période 1, le chef de poste devra valider informatiquement les demandes qu’il juge
recevables et celles qu’il propose au rejet.
N.B : Toute demande de délégation des droits de validation du chef de poste doit être formulée par
courriel formel auprès de la DFAE (ESA et Assistance Racine).
Cette étape de validation devra être impérativement effectuée avant le 12 octobre 2016 (12 Heures
Paris). Elle permet la centralisation informatique des besoins du poste au titre de l’ensemble de la
campagne par l’AEFE.
A ce stade, préalablement à l’ouverture du dialogue de gestion, les chefs de postes diplomatiques ou
consulaires devront informer les membres du CCB, selon les modalités pratiques (réunion, courriel…)
qu’ils jugeront les plus appropriées, des éléments suivants :
- enveloppe de référence du poste
- enveloppe des besoins du poste après instruction des dossiers, nombre de dossiers recevables,
ajournés et rejetés
- liste complète des dossiers déclarés recevables, ajournés ou rejetés
- mesures d’ordre général éventuellement envisagées pour faire coïncider l’enveloppe de référence
et l’enveloppe des besoins
Dans ce dernier cas, vous veillerez à étayer votre propos des éléments suivants :
•
Evolution des paramètres afférents à la campagne par rapport à la campagne précédente
(évolution de la demande, évolution de l’IPPA, du taux de chancellerie, des tarifs, des seuils
d’exclusion en matière de patrimoine…),
• Le cas échéant, arguments fondant votre estimation des besoins complémentaires au-delà des
besoins calculés selon la stricte application du barème.
Cette information doit avoir lieu à l’issue de l’instruction des dossiers et en amont du dialogue de
gestion. En effet, l’attention portée par les postes à la préparation et à la conduite de la phase
préalable au dialogue de gestion facilitera la conduite du dialogue de gestion proprement dit avec
l’AEFE et le Département qui pourront s’appuyer sur l’information synthétisée et sur l’argumentation
développée à cette occasion.
N.B. : Il est important de rappeler aux membres du CCB que les informations qui leur sont
communiquées en amont du dialogue de gestion sont strictement confidentielles et qu’ils ne sont
autorisés ni à les communiquer ni à les publier.
b) Deuxième étape : mise en adéquation entre les besoins et les crédits disponibles, dialogue de
gestion (13-26 octobre 2016)
En cas de dépassement de l’enveloppe globale de référence, l’AEFE informera le poste soit de
l’acceptation du montant du dépassement, soit des mesures individuelles à prendre (rejet de
dossiers ou pondérations de quotité à la baisse) pour la respecter.
L’enveloppe limitative globale (enveloppe définitivement allouée pour les travaux du second conseil
consulaire) sera notifiée aux postes à l’issue de cette étape. Le montant sera consultable depuis
l’écran « situation locale » dans l’application SCOLA.
c) Quatrième étape : tenue des seconds CCB (27 octobre – 11 novembre 2016)
• Tenue des CCB dans le strict respect de l’enveloppe limitative définitivement allouée.
Les membres du conseil consulaire donnent leur avis sur les dossiers tels qu’ils résultent des étapes
précédentes.
Ils peuvent proposer des modifications sur les dossiers individuels qui leur sont présentés dans le
respect impératif de l’enveloppe limitative définie, c’est-à-dire en compensant toute pondération à la
hausse par d’autres à la baisse.
Les membres du CCB peuvent suivre en temps réel la consommation de l’enveloppe limitative soit via
le logiciel SCOLA (si le poste dispose d’un ordinateur connecté au logiciel pendant la tenue des
travaux) soit via l’outil SCOLA (tableau Excel téléchargeable sur Diplonet (Accueil > Consulaire >
Instructions consulaires > Aides à la scolarité > Formulaires - Documents de gestion).
• A l’issue du conseil consulaire, le montant définitif des propositions est arrêté.
L’Agence souligne qu’il appartiendra au conseil consulaire, à ce stade de la campagne, de s’interroger
en présence des représentants des établissements sur les raisons qui ont conduit des élèves
boursiers potentiels après la 1ère CNB à ne pas être scolarisés à la rentrée.
Une liste présentant les élèves concernés et le motif de leur non-scolarisation doit être établie par le
poste ou l’établissement et jointe au procès-verbal de l’instance. La situation des enfants n’ayant pas
été scolarisés pour des raisons financières devra impérativement y être précisée.
L’Agence demande enfin aux postes de signaler impérativement dans le procès-verbal les motifs de
non représentation des parents d’élèves ou des personnels de l’établissement au sein de l’instance.
N. B : Les propositions formulées par le CCB sont enregistrées dans l’application SCOLA par le poste
chef-lieu du conseil consulaire. Des droits d’accès spécifiques dans SCOLA lui seront attribués. Les
notifications des propositions aux familles sont éditées et transmises par les postes en charge de
l’instruction des dossiers.
d) Cinquième étape : centralisation informatique des dossiers et synthèse des travaux des CCB2 (12
novembre – 15 décembre 2016)
L’AEFE centralise et contrôle les propositions des conseils consulaires.
La mise en œuvre du logiciel SCOLA n’implique plus la transmission par le poste d’une ND résumant
les travaux du conseil consulaire, l’ensemble des informations qu’il contenait étant désormais
enregistré dans l’application SCOLA.
Pour permettre à l’Agence de récupérer le dossier informatisé local, il importe de valider
préalablement les travaux dans l’application.
Un exemplaire du procès-verbal détaillé du CCB, issu de l’application SCOLA, signé par les seuls
membres ayant voix délibérative, doit être adressé immédiatement à l’AEFE, indépendamment du PV
officiel du conseil consulaire.
L’AEFE centralise et contrôle les propositions des conseils consulaires :
1/ elle modifie les propositions individuelles qui seraient contraires à la réglementation.
2/ elle prend éventuellement des mesures de régulation complémentaires pour les conseils
consulaires qui n’auraient pas respecté l’enveloppe limitative fixée.
e) Sixième étape : tenue de la commission nationale (16 et 17 décembre 2016)
L’AEFE assure la tenue de la commission nationale, qui donne son avis sur l’ensemble des
propositions. Dès la fin de la commission, l’Agence envoie les décisions définitives aux postes, qui les
notifient dans les meilleurs délais aux familles.
II- Logiciel consulaire SCOLA
SCOLA doit être utilisée, non seulement pour la saisie des dossiers mais également pour la confection
du procès-verbal détaillé du CCB.
Il est par ailleurs rappelé que le logiciel SCOLA est totalement interfacé avec l’application RACINE.
Dès lors, il n’est possible d’enregistrer un dossier dans SCOLA que dans la mesure où le demandeur
(qu’il soit français ou étranger) et ses enfants ont été préalablement inscrits au registre mondial des
français établis hors de France. Les parents étrangers d’enfants français doivent y être inscrits « en
protection » conformément aux dispositions réglementaires en vigueur. Les postes doivent
impérativement signaler dans le procès-verbal transmis à l’Agence les dossiers qui n’auraient pas pu
être saisis et instruits en l’absence d’inscription au registre.
Il est rappelé que tous les dossiers reçus par le poste, même ceux qui paraissent hors barème,
doivent impérativement être saisis dans SCOLA.
**********
Les postes diplomatiques et consulaires sont invités à assurer la diffusion du contenu de cette note
diplomatique auprès des membres des conseils consulaires.
L’Agence renouvelle sa totale confiance aux postes et aux conseils consulaires pour conduire dans un
souci de rigueur, d’équité et de transparence toujours renforcé, les travaux relatifs à la seconde
phase de la campagne 2016/2017 des pays du rythme nord.
Christophe BOUCHARD (Directeur)
Rédacteur(s) :
Jean-Luc MASSIN
Date : 27/06/2016