L`affiliation auteur

Catalogage des auteurs : Rôle et affiliation(s)
Maud Pichardie, Fabienne Pinilla, Véronique Batifol-Garandel, novembre 2012, Département SAD
Rôle
Pour tous les auteurs (Inra PEPS ; Inra NON PEPS ; extérieur) vous pouvez renseigner le champ « Rôle de l’auteur »
Par définition les auteurs ont le rôle d’auteur. Aussi il faut renseigner ce champ uniquement si l’auteur rempli une fonction particulière (auteur de correspondance, copremier auteur, préfacier, etc…).
Quand on modifie une fiche auteur, le champ Rôle se remplit parfois automatiquement avec « auteur ». Pensez à le vérifier et à supprimer cette information si
nécessaire.
S’affiche par défaut
Ne pas utiliser
Si l’auteur n’a pas une fonction particulière,
Double-cliquez sur la zone blanche pour
laisser ce champ vide
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L’affiliation auteur
Affiliation : un auteur est employé, donc payé par un organisme. Il est affilié à ce dernier (Université, Institut de Recherche, Association…). Cependant, il peut exercer son
activité professionnelle dans un autre organisme. C’est le cas par exemple des auteurs non Inra des UMRs Inra. Il s’agit alors d’un auteur PEPS : Personnels Et Partenaires
Suivis.
A ce titre, un auteur peut avoir une ou plusieurs affiliations.
Ces affiliations sont de 2 types :
Affiliation Interne :
- auteur payé par l’Inra qui travaille dans une unité ou UMR INRA = non PEPS
- auteur payé par un organisme autre que l’Inra et qui travaille dans une unité ou UMR INRA = PEPS
Affiliation Externe :
- auteur payé par un organisme autre que l’Inra et qui travaille dans une unité ou UMR INRA = PEPS
- auteur employé par un organisme autre que l’INRA (Université, Institut de Recherche, Association ….) = auteur extérieur vrai
 PEPS = Cette dénomination concerne les auteurs non payés par l’Inra mais qui travaillent dans des UMRs Inra
Comment les affilier dans ProdInra ?
Leur affecter :
- 1 affiliation interne qui permet d’identifier l’unité ou UMR INRA dans laquelle l’auteur exerce son activité professionnelle
- 1 affiliation externe qui permet d’identifier l’organisme qui finance l’auteur (c’est une des composantes de l’UMR)
 NON PEPS = Cette dénomination concerne les Auteurs Inra
Comment les affilier dans ProdInra ?
Leur affecter :
- 1 affiliation interne (voir « particularités » page 4) qui permet d’identifier l’unité ou l’UMR dans laquelle l’auteur exerce son activité professionnelle
Cette notion de PEPS et de non PEPS est donc très importante pour IDENTIFIER les auteurs payés par l’Inra et non payés par l’Inra des unités ou UMR Inra
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Comment identifier si un auteur est Inra ou non Inra ?
Cliquez
sur dans l’onglet « Auteurs » : TOUJOURS COCHER AUTEUR INRA OUI. Cela permet de vérifier ainsi son affiliation, ou non, au sein d’une unité
INRA.
• Le système se configure afin que vous saisissiez en premier une affiliation interne INRA.
Le champ « Nom* » est maintenant lié avec un référentiel auteur Inra : saisissez les premières lettres de son nom suivi éventuellement de son prénom, puis une liste
déroulante vous propose plusieurs variantes, choisissez la bonne en double cliquant sur le nom correspondant à votre auteur :
Si le nom de publication ne correspond pas au nom dans le
référentiel, (ex. nom de jeune fille), vous pouvez modifier
le nom de publication dans le champ prévu.
La saisie d’un prénom différent n’est pas encore prévue
dans ProdInra, la possibilité de l’ajouter est en cours de
réflexion.
•
Si ce menu déroulant ne s’affiche pas, 3 cas possibles
1- Soit l’auteur est NON INRA: il faut alors lui mettre une affiliation externe (voir ci-dessous)
2- Soit si après vérification auprès du chercheur, vous savez qu’il est, ou était affilié à une unité INRA au moment de la publication de votre document, cela signifie
que le référentiel est mal renseigné, alors :
Informez immédiatement le gestionnaire de l’unité afin que l’erreur puisse être corrigée dans le référentiel HR-ACCESS
En effet, il faut impérativement que chaque auteur INRA soit lié à ce référentiel pour pouvoir ensuite extraire les données correctement, notamment à des fins
d’analyses bibliométriques.
3- Soit l’auteur est INRA, mais n’est pas affecté à la bonne unité. En effet, lors de changements d’affectation d’un agent INRA, le référentiel HRAccess n’indique que
la dernière affiliation de l’auteur, même si ce dernier a changé d’affectation au cours du temps. Par exemple, M. Dupont, affecté à l’unité Y depuis 2011, publie un
article en 2012 sur un travail de recherche conduit dans son unité d’affectation précédente (X). Dans ce cas précis, il est nécessaire de modifier son affiliation pour
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relier correctement sa production à l’unité dans laquelle il a conduit ses recherches. Pour cela, le changement d’unité (remplacer Y par X) est à faire au niveau du
codique de l’unité, affiliation interne INRA oui.
Affiliation Y à remplacer par l’affiliation X
Affiliation X à choisir dans le
menu déroulant
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Auteur Inra = Affiliation interne : PEPS et non PEPS
2 statuts possibles pour un auteur qui travaille dans une unité Inra
Lorsque vous double-cliquez sur le nom de l’auteur qui vous intéresse (auteur INRA OUI), le champ « PEPS » est automatiquement renseigné.
2 possibilités :
C’est le référentiel HR-ACCESS qui implémente automatiquement l’information PEPS ou non PEPS, mais il n’est pas infaillible :
Il est donc important de vérifier cette information auprès du chercheur ou de votre gestionnaire d’unité
Si vous constatez une erreur il faut informer immédiatement le gestionnaire de l’unité afin que l’erreur puisse être corrigée dans le
référentiel HR-ACCESS
Pour rappel, il faut impérativement que chaque auteur INRA soit lié correctement à ce référentiel pour pouvoir ensuite extraire les données correctement,
notamment à des fins d’analyses bibliométriques.
Ne saisissez pas la notice tant que le problème n’est pas résolu dans HRAccess et ne contournez pas le système en créant une affiliation externe.
•
•
Si auteur PEPS oui, alors il faut impérativement ajouter une affiliation externe pour préciser qui rémunère l’auteur.
Si auteur PEPS non, voir ci-dessous pour les règles de saisie.
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Enregistrer un auteur Inra non PEPS
QUELLE(S) AFFILIATION(S) SAISIR ? :
AUTEUR Inra = NON
PEPS
(Payé par l’Inra)
1 affiliation interne en priorité
Une fois l’auteur sélectionné, les champs de l’affiliation Inra sont automatiquement renseignés
Vous enregistrez une publication récente
Si l’auteur a mentionné d’autres organismes de
rattachement dans la publication, voir « particularités » page
6 et
Vous enregistrez une publication antérieure à l’année en cours
Entre le moment de la publication de l’œuvre et le moment de votre saisie il peut y avoir eu
des changements concernant :
- l’auteur peut avoir changé d’unité
ET/OU
- l’unité peut avoir subit un changement administratif (nouveau nom, n°codique, …). Pour
en tenir compte : On peut également prévoir le cas où l’auteur n’est plus à l’Inra (retraité
ou détachement … Dans ce cas, il est présent dans Hr Access mais sans affiliation.
Cliquez sur le champ « Codique » et ressaisissez le : une liste déroulante
s’affiche avec l’historique de l’unité
Référez-vous aux dates, puis doublecliquez sur le libellé de l’unité dont
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l’intervalle de date correspond à la
publication
Particularités : suite à la note de service Inra 2012 sur la rédaction des affiliations scientifiques, il est possible qu’un auteur INRA NON PEPS signale sur la publication, en
plus de son affiliation Inra, un ou plusieurs autre(s) organisme(s) présent(s) dans les organismes de tutelles de l’unité Inra. Il n’est pas utile de les préciser dans ProdINRA,
puisque ces organismes sont indiqués dans l’affiliation interne.
Si auteur INRA oui, PEPS non, mentionner l’unité INRA d’appartenance
Si auteur INRA oui, PEPS oui, mentionner l’affiliation interne INRA et l’affiliation externe correspondant à l’organisme financeur de l’auteur
Pour ajouter une affiliation externe :
Exemple : CNRS, UMR LISE : Cliquez sur
Dans le champ « Organisme » saisissez les premières lettres de
son nom, une liste déroulante s’ouvre : double-cliquez sur le
premier nom qui correspond.
Les champs suivants se remplissent automatiquement : il faut
les contrôler et les compléter en respectant le formalisme
décrit ci-après.
Organisme : vérifiez l’intitulé : une majuscule à chaque mot de l’organisme
Sigle : vérifiez l’intitulé : en majuscule sans point
Service :
- si vous ne connaissez pas le service dans lequel travaille l’auteur, alors laisser
vide.
- si vous le connaissez, saisissez toujours dans l’ordre suivant :
• Statut unité (espace) UMR
• Sigle unité (espace) LISE
• Développé du sigle Laboratoire Interdisciplinaire pour la
Sociologie Economique
Ville : Majuscule/minuscules
Pays : le code pays se renseigne automatiquement, sinon le saisir en toutes
lettres
Co-Tutelles : mentionner les organismes si vous les connaissez. Dans le cas d’un
auteur INRA (PEPS ou NON PEPS), l’INRA est forcément en co-tutelle pour le
signalement d’une affiliation externe.
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Enregistrer un auteur Inra PEPS
Quelle(s) affiliation(s) saisir ?
AUTEUR Inra = PEPS
(Non payé par l’Inra)
En priorité, l’affiliation Inra de son unité d’appartenance
(N’oubliez pas de gérer le décalage possible entre la date de la publication et le moment de votre saisie, cf page 6)
+
1 affiliation externe pour identifier l’organisme qui finance l’auteur
Un auteur Inra PEPS est un auteur qui exerce son activité professionnelle à l’Inra mais qui est payé par un autre organisme que l’INRA
Il est obligatoire de saisir, en 2ème affiliation, son affiliation externe afin d’identifier l’organisme qui finance cet auteur
(Suivez les indications pour saisir une affiliation externe page 7)
Enregistrer un auteur « Extérieur vrai »
1- Cliquez sur
dans l’onglet « Auteurs » : indiquez que l’auteur est non Inra. Le système vous propose de saisir en premier une affiliation externe.
2 – Saisissez l’affiliation externe conformément aux indications page 6
3- Cliquez sur
pour clore la saisie ou sur
si l’auteur a mentionné plusieurs organismes sur la publication, puis
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