Recrutement resp billetterie - Festival de musique de Besançon

RECRUTE un(e) responsable de la billetterie – CDD
Le(la) responsable de la billetterie assure la mise en place et l’organisation du service de réservation et vente
des billets pour les concerts organisés par le Festival.
Il participe aux missions de ce service et gère l’équipe de locationnaires engagés pour les réaliser à ses côtés.
Il assure l’établissement et le suivi des plannings, dans le respect du cadre budgétaire défini par la direction.
Missions du service de réservation et de billetterie
Information et conseil
• Accueillir les publics et clients (individuels, adhérents, groupes) sur place et / ou à distance
(téléphone, courrier, internet, etc.)
• Informer et renseigner les publics et la clientèle sur la programmation du Festival, les offres tarifaires, etc.
Administration et vente
• Paramétrer les outils informatiques de vente et de gestion de la clientèle, y compris billetterie en ligne
• Saisir les données relatives aux clients et aux commandes
• Assurer le suivi et le traitement des dossiers (commandes, réservations, etc.) et le rapprochement des
ventes effectuées en ligne
• Gérer et suivre les contingents de places dédiées aux ventes en ligne
• Éditer les billets et les reçus fiscaux (donateurs et mécènes individuels)
• Préparer et superviser l’envoi des billets
• Encaisser ou assurer le suivi des paiements
• Gérer les remboursements en cas d’annulation de concert(s)
• Gérer les relations avec le service technique du logiciel de billetterie en cas d’incident
Suivi de la clientèle
• Mettre à jour le fichier « clientèle » (clients, adhérents, etc.)
• Participer au recueil des informations et des données dans le cadre du suivi de l’activité (statistiques de
vente)
Le(la) responsable billetterie assure en outre les fonctions suivantes
Politique commerciale
• Participer à la définition des tarifs, des zones tarifaires et des réductions accordées
• Assurer une veille des remplissages de salles et le cas échéant participer à l’élaboration d’actions
commerciales ciblées
Formation
• Suivre les formations nécessaires, notamment liées à l’utilisation de la billetterie (logiciel SATORI) et sa
nouvelle extension aux ventes en ligne
Administration et vente
• Paramétrer les outils informatiques de vente et de gestion de la clientèle
• Superviser et mettre en place avec l’équipe les missions du service de réservation / billetterie
Encadrement
· Gérer le planning de l’équipe billetterie,
· Animer et manager l’équipe de billetterie, dans un souci de cohésion, d’efficacité et de motivation
de l’équipe, par délégation de la direction du Festival avec qui le(la) responsable restera en contact étroit
Logistique
• Veiller à l’approvisionnement et à la mise à disposition des documents d’information et des produits
auprès des publics et clients
• Organiser l’implantation du site de vente et du matériel nécessaire (informatique, téléphonie, terminal de
paiement, consommables…)
• Préparer et superviser la numérotation provisoire des places dans les salles où cela est nécessaire
Suivi comptable
• Contrôler les opérations réalisées par les locationnaires
• Éditer, vérifier et envoyer les factures en cas de paiement différé ou sur demande
• Etablir les bilans comptables journaliers des opérations réalisées (guichet, téléphone, courrier et « en
ligne »), vérifier les caisses, transmettre au service comptabilité du Festival avec les justificatifs
correspondants
• Assurer les dépôts en banque des moyens de paiement (espèces et chèques), gérer les chèques vacances
et autres titres acceptés par le Festival
• Editer régulièrement un état des ventes, à transmettre à la direction du Festival
Opérations spéciales
• Traiter les réservations des groupes après confirmation des commandes par la chargée des relations
publiques : faire des propositions de placement, émettre les billets correspondants et les transmettre aux
clients
• Emettre les invitations en application des consignes transmises par la direction,
• Participer au traitement des réclamations et des litiges
• Assurer la gestion des places « adhérent », et des autres avantages
• Mettre en place les ventes de billets dans certains lieux en région, assurer un suivi, récupérer les états de
ventes de billets, le cas échéant préparer les éléments nécessaires aux décomptes de coproduction
• Superviser et/ou assurer la vente et la tenue des stocks des disques et livres confiés en dépôt vente au
Festival, en lien avec le Festival et les partenaires de l’espace librairie
Accueil en salle - du 12 au 21 septembre 2014
• Billetterie à l’entrée des concerts et manifestations
• Veiller en amont à la présence des personnes assurant le contrôle en salle et le placement (personnel mis
à disposition par les salles ou bénévoles)
• Assurer la coordination de ces personnes sur site et veiller à leur mise en place effective
Clôture des opérations
• Réintégrer les billets émis non vendus ou remboursés
• S’assurer de l’exactitude des bilans de billetterie et du rapprochement avec la comptabilité du Festival
• Editer le bilan de ventes final et contrôler la conformité aux résultats comptables
• S’assurer de l’encaissement des billets vendus sur Internet (site Festival)
• Classer et archiver les justificatifs qui doivent être conservés
Conditions et planning
Poste basé à Besançon, au bureau du Festival (centre ville) puis au Kursaal (place du Théâtre).
Ponctuellement, déplacement possible sur d’autres lieux de concerts du Festival pour assurer notamment la
billetterie aux entrées des concerts.
CDD mensuels du 15 avril au 30 septembre 2013, forfait de 400 heures garanties.
Répartition prévisionnelle :
· Avril et mai : préparation, formation, paramétrage : 8 à 10 jours
· Juin : 4 ou 5 jours
· Juillet : 2 à 4 jours
· Août : préparation, pré-ouverture billetterie du 18 au 23 août (courrier et Internet), ouverture le 26 août :
10 à 12 jours
· Septembre : plein temps + travail WE et soirs du Festival
Au-delà des 400h prévues, les heures complémentaires seront soumises à l’accord express de la direction.
Profil souhaité
- Goût du contact avec le public et du travail en équipe, sens de l’accueil
- Disponibilité, autonomie et rigueur dans l’accomplissement des missions confiées
- Capacité et si possible expérience managériale
- Assurer la gestion des places « adhérent » et des autres avantages
- Bac + 2 apprécié, Permis B apprécié, Anglais apprécié
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel…) et de billetterie (si possible Satori / 3e Acte)
- expérience en billetterie de spectacle indispensable
Salaire
Rémunération 14 euros brut de l’heure + 10% prime de précarité + 10% congés payés, hors majorations
légales au-delà des 35h hebdomadaires.
Possibilité de rémunération sur facture pour un(e) auto-entrepreneur.
Date limite de candidature
lundi 31 mars 2014, minuit
Condition de recrutement
Un entretien sera organisé rapidement à Besançon.
Lettre de motivation et CV sont à adresser à Jean-Michel Mathé – directeur du Festival
De préférence par courriel à : [email protected]
sinon par courrier : Festival de musique, 3 bis rue Léonel de Moustier, 25000 BESANCON
Description de la structure
Créé en 1948, le Festival de Besançon compte parmi les plus anciens et les plus prestigieux Festivals de
musique en France. Ouvert aux récitals et à la musique de chambre, c’est toutefois le répertoire symphonique
qui a le plus marqué son histoire. Cette image s’est renforcée en 1951 avec la création du Concours
international de jeunes chefs d’orchestre, qui s’est rapidement imposé comme la plus prestigieuse
manifestation de sa catégorie. Leur prix à Besançon ont ainsi permis à Gerd Albrecht, Seiji Ozawa, Michel
Plasson, Zdenek Macal, Sylvain Cambreling ou Yutako Sado de faire leurs premières armes sur la scène
internationale. Le Festival est aussi depuis ses origines un acteur essentiel de la création et de la diffusion de
la musique contemporaine. Il développe un ambitieux projet de résidence de compositeur en Franche-Comté
avec le soutien de nombreux partenaires locaux. Le Festival poursuit également une démarche volontariste
d’ouverture au public le plus large.
www.festival-besancon.com
Tél. 03 81 25 05 85