referentiel de conventionnement des services d`aide a

Février 2016
REFERENTIEL DE CONVENTIONNEMENT
DES SERVICES D'AIDE A DOMICILE
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE
Sommaire
Avant Propos
p2
Une analyse de la demande de conventionnement en trois étapes clés :
les pré-requis
p3
les critères qualitatifs et administratifs
p4
le partage de l’expertise avec les partenaires
p 10
Les éléments constitutifs de la demande de conventionnement
p 10
Contacts
p 11
2
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE
Avant Propos
Les orientations d’action sociale de la Branche Retraite se structurent autour d’actions en
faveur du "Bien Vieillir".
Elles se déclinent en trois niveaux d’intervention :
- une offre de prévention centrée sur l’information et le conseil à l’attention de
l’ensemble des retraités
- une offre d’actions et d’ateliers collectifs de prévention en partenariat interrégimes, à destination des retraités confrontés à des premières difficultés
- une offre d’accompagnement des plus fragiles relevant des GIR 5 et 6, de façon
personnalisée afin de prendre en compte des besoins liés au maintien à domicile : aide
humaine, prise en compte de l’isolement social, télé-alarme pour sécuriser le logement,
portage de repas.
Cette offre adaptée à l’âge et à la situation de fragilité des retraités ne peut se concevoir
sans le concours de partenaires intervenant à domicile pour préserver l’autonomie dans
un cadre de prestations facultatives extra-légales.
Il est rappelé que ces prestations ne sont pas cumulables avec l’Allocation Personnalisée
d’Autonomie (APA) délivrée par le Conseil Général.
Dans cette perspective, la Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail
(CARSAT Rhône-Alpes) noue des partenariats spécifiques à caractère conventionnel.
Elle s’attachera à examiner différents domaines : la relation de service, la
professionnalisation des intervenants, la structuration de l’intervention à domicile et la
diversification des services.
C’est le sens du présent référentiel de conventionnement destiné aux services d’aide à
domicile souhaitant l'examen de leur demande de conventionnement.
3
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE
Une analyse de la demande de conventionnement en trois étapes clés
Les pré-requis
La demande de conventionnement est examinée, en premier lieu, au regard de différents
pré-requis :
administratifs :
- être titulaire de l’agrément délivré par le Préfet ou de l’autorisation délivrée par le
Président du Conseil Général,
- intervenir en mode prestataire,
- fournir la totalité des pièces administratives (cf. liste des éléments constitutifs de la
demande de conventionnement),
- être équipé d'outils informatiques avec Internet et s’engager à réaliser la facturation des
interventions dans le portail "Partenaires Action Sociale" (PPAS),
- avoir rédigé le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP)
et/ou mis en œuvre un plan d’actions de prévention des risques professionnels,
- avoir une activité globale significative soit au moins 50 bénéficiaires au total tous
financeurs confondus.
qualitatifs :
- présenter un taux de qualification du personnel intervenant supérieur à 20 % (Cf chapitre
"critères qualitatifs") apprécié au regard du nombre de salariés en CDI,
- offrir un service de transport accompagné dédié en dehors du service d'aide à domicile,
- proposer un service de portage de repas à domicile et un service de télé-alarme
éventuellement en coopération avec d'autres services (accord de partenariat),
comptables :
- afficher une situation financière à l'équilibre sur une période de 18 mois d’activité,
- présenter 18 mois d’activité minimum depuis la date d’obtention de l’agrément ou de
l’autorisation avec une activité significative.
Ces différents pré-requis cumulatifs nécessitent d'être remplis par la structure pour
engager la seconde étape d’analyse du dossier. Dans l'affirmative, la structure complète
l’auto évaluation recouvrant des critères qualitatifs et administratifs.
Après étude des documents, un contrôle sur place est organisé par la CARSAT Rhône-Alpes.
La convention d'une durée d’un an fait l'objet d'un examen à échéance.
Si la structure ne comptabilise pas 50 bénéficiaires tous financeurs confondus, le
conventionnement n'est pas reconduit.
Références :
- Commission d’Action Sociale des 08/11/2007, 07/07/2011, 12/09/2012, 06/12/2012, 15/05/2014 et 05/03/2015
- Arrêté du 26/12/2011 fixant le cahier des charges prévu à l’article R.7232-7 du Code du Travail
- Document d’instruction DGCIS n° 1-2012 du 26/04/2012
4
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE
Les critères qualitatifs et administratifs
Ces critères s’appuient sur ceux relatifs à l’agrément tel que définis par arrêté du 26
Décembre 2011.
La connaissance du contexte local, social et médico-social par le gestionnaire
Le gestionnaire connaît le contexte local correspondant au public auquel il s’adresse
(appartenance à un réseau gérontologique, un regroupement de services d’aides à la
personne, etc), le schéma départemental d’organisation sociale et médico-sociale, afin de
situer l’action de ses services en coordination avec les autres intervenants et dispositifs.
L'information du bénéficiaire
Le gestionnaire :

dispose en propre ou de manière mutualisée de locaux adaptés à l’accueil du
public et à la coordination des prestations et des personnels,

offre un accueil physique cohérent avec son offre de services (deux demijournées par semaine à date et heure fixes avec une amplitude horaire minimale
par demi-journée de trois heures),

met à la disposition du bénéficiaire au moins un numéro d’appel pour l’ensemble
des prestations proposées localement,

offre un accueil téléphonique personnalisé et assuré au minimum 5 jours sur 7,
sur une plage horaire de 7 heures quotidiennes,

se donne les moyens de répondre aux situations d’urgence, en organisant une
permanence téléphonique durant les plages horaires de délivrance des
services, le cas échéant par des moyens mutualisés avec d’autres organismes
agréés ou autorisés ou de téléassistance,

met à la disposition du public une documentation écrite à jour, complète et
précise sur :
o son offre de service
o son mode d’intervention (prestataire, mandataire, mise à disposition)
o les tarifs des principales prestations avant déduction des aides
o le montant des frais annexes éventuels (frais de dossier, frais de gestion, ..)
o les financements potentiels et les démarches à effectuer
o les recours possibles en cas de litige,

affiche dans le lieu d’accueil du public :
o les tarifs des prestations avant déduction des aides
o le montant des frais annexes éventuels
o l’avantage fiscal éventuel clairement détaché du prix et exprimé dans une
taille de caractère inférieure.
5
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE
L’information doit être claire et porter sur des prix TTC exprimés dans une unité de valeur
adaptée à la nature du service (heure, jour, semaine, mois ou forfait)
o l’obligation de fournir un devis pour toute prestation dont le montant est
supérieur ou égal à 100 € ou à la demande du bénéficiaire.
Une proposition d’intervention individualisée
Le gestionnaire :

prend en compte, la demande directe du bénéficiaire et de son entourage,
lorsqu'il n’est pas en mesure d’exprimer ses besoins,

s'assure que la prestation attendue est en adéquation avec les compétences et
les moyens dont il dispose,

réoriente le bénéficiaire vers une autre structure adaptée en substitution ou en
complément s’il ne peut mettre en oeuvre la prestation,

élabore avec le bénéficiaire une proposition d’intervention personnalisée à partir
du plan d'aide préalablement établi,

fait connaître, les modalités de financement potentiels et les démarches à
effectuer,

prend en compte, dans la proposition d’intervention, les modalités de
coordination avec d’éventuelles autres interventions.
A cette fin, le gestionnaire recueille tout moyen d’information utile auprès du bénéficiaire.

informe le bénéficiaire des conditions générales de remplacement des
intervenantes,

établit systématiquement un devis gratuit pour toute prestation mensuelle égale
ou supérieure à 100 euros TTC, ou pour tout bénéficiaire qui le demande. Le
devis rappelle les modalités définies dans la documentation remise au
bénéficiaire, précise les prestations qui seront réalisées et leur coût réel, frais
annexes et taxes inclus,

remet, au bénéficiaire ou à son représentant légal, lors de la signature du
contrat, un livret d’accueil sous forme papier et régulièrement mis à jour chaque
fois que de besoin.
Ce document comporte au minimum les informations suivantes :
o le nom, le statut, les coordonnées de la personne morale ou de
l’entreprise, le numéro d’agrément et ou la référence d’autorisation,
o les coordonnées du ou des lieux d’accueil, les jours et les heures
d’ouverture,
o les prestations proposées, leurs tarifs avant déduction de toute aide
financière,
o les modes d’intervention proposés (prestation, mandat, mise à
disposition),
6
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE
o une information sur le droit à l’établissement d’un devis gratuit pour
toute prestation mensuelle supérieure à 100 € TTC ou à la demande du
bénéficiaire,
o les périodes d’intervention et les conditions générales de remplacement
en cas d’absence,
o la liste des personnes qualifiées prévue à l’article L. 311-5 du code de
l’action sociale et des familles à laquelle le bénéficiaire peut avoir
recours en cas de litige ou de conflit non résolu avec le gestionnaire,
o la charte des droits et des libertés de la personne accompagnée pour
les prestations destinées aux personnes âgées ou aux familles
fragilisées,
o les coordonnées de l’unité territoriale ayant accordé l’agrément,
Les tarifs des prestations offertes peuvent figurer dans un document annexe au livret
d’accueil sous réserve que ce dernier le précise.

établit pour tout abonnement ou prestation un contrat écrit dont un exemplaire
est remis au bénéficiaire précisant :
o sa durée,
o sa fréquence,
o le type de service,
o le prix de la prestation avant toute prise en charge.
L’estimation du montant restant à charge du bénéficiaire est jointe au contrat initial si l'aide
financière est connue.
Dans tous les cas, l’accord du bénéficiaire sur la prestation proposée et ses modalités est
nécessaire. Cet accord formalisé est recueilli dans le cadre du contrat avant l’intervention
à l’exception des cas d’urgence avérée.
En cas de prestations réalisées par démarchage, le bénéficiaire dispose d’un droit de
rétractation de 7 jours à compter de la signature du contrat conformément à l’arrêté du 24
Novembre 2005. Le contrat rédigé est conforme aux exigences de l’article L. 121-23 du
code de la consommation et comprend notamment un bordereau de rétractation.
Par exception, cette règle ne s’applique pas aux souscriptions à domicile proposées par
les entreprises ou les associations agréées par l’Etat ayant pour objet la fourniture de
prestations sous forme d’abonnement dès lors que le bénéficiaire dispose d’un droit de
résiliation permanent.
Les modalités d’intervention
Le gestionnaire :

met en place une procédure de gestion des messages téléphoniques,

désigne un interlocuteur au sein de la structure, chargé du suivi de chacune des
prestations dont le nom est communiqué au bénéficiaire,

informe les bénéficiaires de l’identité des intervenants au moyen d'un signe de
reconnaissance adapté à la situation (badge, carte professionnelle...),

assure lui-même la bonne coordination des interventions,
7
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE
 tient à jour l'historique des interventions,
Les moyens en personnel de la structure permettent d’assurer ses prestations telles que
définies dans le cadre du contrat, même en cas d’indisponibilité de l’intervenant (maladie,
congés, ...) et y compris, le cas échéant, les samedis, dimanches et jours fériés lorsque la
structure s’y est engagée.

propose systématiquement le remplacement de l’intervenant habituel y compris
pendant les congés annuels, sauf indication contraire dans le contrat.
(Dans le cas de bénéficiaires nécessitant un accompagnement continu pour leur maintien
à domicile, ce remplacement est organisé sans délai.),

garantit la continuité des interventions,

fait respecter les horaires d’intervention et le contenu de la prestation définis
préalablement et informe le bénéficiaire des changements éventuels,

met en place et tient à jour un cahier de liaison ou un système équivalent dès
qu’une prestation est réalisée régulièrement,

organise le traitement des réclamations et tient à jour son historique,

gère les éventuels conflits entre l’intervenant et le bénéficiaire,

définit les modalités de coordination avec les autres intervenants et les
éventuelles modifications du service à apporter suite aux remontées
d’événements importants par l’intervenant concernant le bénéficiaire,

établit une facturation mensuelle claire et détaillée,

réalise une attestation fiscale annuelle,

informe son personnel de l'interdiction de recevoir délégation de pouvoirs sur les
avoirs, biens ou droits, donation, dépôt de fonds, de valeur ou de bijoux,

établit ainsi que les intervenants, une relation de confiance et de dialogue avec
le bénéficiaire et son entourage familial et social,

respecte ainsi que tout le personnel l’intimité des personnes et des familles, leur
culture, leur choix de vie, leur espace privé, leurs biens et la confidentialité des
informations reçues,

garantit au bénéficiaire l’exercice de ses droits et libertés individuels
conformément à l’article L. 311-3 du code de l’action sociale et des familles,

informe les intervenants des besoins spécifiques des bénéficiaires et s’assure
de la bonne compréhension du protocole d’intervention (consignes, tâches à
accomplir...),

soutient et accompagne les intervenants dans leur pratique professionnelle par :
8
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE
- des actions de sensibilisation aux problématiques de santé au travail
(risques professionnels),
- des réunions d’informations et d’échanges (bonnes pratiques, respect de la
déontologie),
- des actions de formation (maltraitance, meilleure qualification des salariés,
valorisation des parcours professionnels),
- des entretiens individuels,

contribue à la prévention de la maltraitance (formation adaptée des
intervenants) et met en place un dispositif de signalement aux autorités
compétentes.
Le suivi et l’évaluation des interventions
Le gestionnaire :

met en place un dispositif de suivi individualisé de l’intervention en accord avec
le bénéficiaire et s’appuie à cette fin, sur tous les éléments utiles tels que les
retours des intervenants,

réexamine la définition de l’intervention au moins une fois par an, afin de
réactualiser l’intervention si nécessaire,

procède au moins une fois par an à la réalisation d’une enquête auprès des
bénéficiaires sur leur perception de la qualité des interventions (questionnaire
de satisfaction),

procède au moins une fois par an à des contrôles internes portant sur
l’application du cahier des charges.

prend en compte les recommandations de bonnes pratiques professionnelles
validées notamment par l’agence nationale de l’évaluation et de la qualité des
établissements et services sociaux et médico-sociaux (ANESM) lorsqu’il
intervient auprès des personnes âgées.
La sélection et la qualification des personnels
Le gestionnaire ou son représentant s’assure, pour réaliser ses missions, disposer de
compétences garantissant la qualité de la prestation rendue, afin d'exercer
personnellement ou avec des salariés, les trois fonctions suivantes :

la fonction de direction remplie par le gestionnaire ou son représentant n’exige
aucune qualification particulière dès lors qu’elle n’est pas associée à un rôle
d’encadrant au niveau local.
Elle comprend la mise en oeuvre et l’évaluation des prescriptions du référentiel
de conventionnement.
9
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE

la fonction d’encadrement comprend :
– l’évaluation globale et individuelle de la personne bénéficiaire,
– la proposition d’intervention au regard de ses attentes et besoins,
– le suivi des situations,
– l’organisation du travail en équipe.
L’encadrant répond à l'une des conditions suivantes :
- être titulaire d’une certification professionnelle soit de niveau IV, soit de niveau V inscrite
au répertoire national des certifications professionnelles, dans les secteurs sanitaire,
médico-social, social ou des services à la personne et justifiant d’actions de formation ou
d’accompagnement en cours ou effectuées dans une perspective de certification
professionnelle dans le secteur des services à la personne ;
- justifier d’une expérience professionnelle de trois ans dans le secteur sanitaire, médicosocial, social, de ressources humaines ou adaptée de services à la personne assortie
d’actions de formation ou d’accompagnement en cours ou effectuées dans une
perspective de certification professionnelle ;
- justifier d’une formation en alternance pour l'obtention d'une certification professionnelle
de niveau IV inscrite au répertoire national des certifications professionnelles, dans les
secteurs sanitaire, médico-social, social ou des services à la personne.
 la fonction d’intervenant auprès des personnes
Les compétences attendues des professionnels doivent permettre un accompagnement
personnalisé et adapté.
Les intervenants disposent :
– d’une certification, (diplôme ou titre) au minimum de niveau V ou certificat de
qualification professionnelle inscrit au répertoire national des certifications professionnelles
attestant de compétences dans le secteur sanitaire médico-social, social ou des services à
la personne et/ou justifient d’une formation spécifique pour l’interprète en langue de
signes, le technicien de l’écrit codeur en langue parlé complété ;
– ou d’une expérience professionnelle de trois ans dans le domaine sanitaire, médicosocial ou social ;
– d’une formation diplômante ou au minimum d’une formation d’adaptation à l’emploi dans
les six mois suivant l’embauche.
– d’une formation en alternance, ou d'une formation qualifiante dans le domaine sanitaire
médico-social ou social.
Le gestionnaire :
 définit le processus de recrutement
 procède au recrutement et réalise les entretiens d’embauches afin d’apprécier
les motivations, les compétences et aptitudes, la qualification et l'expérience
professionnelle des candidats.
10
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE
La professionnalisation et les diplômes requis pour le personnel intervenant (*)
20 % du personnel en CDI doit être titulaire de l’un des diplômes suivants :
 DEAVS (diplôme d’Etat d’Auxiliaire de Vie Sociale)
 CAFAD (Certificat d’Aptitude aux Fonctions d’Aide à Domicile)
 MCAD (Mention Complémentaire Aide à Domicile)
 DETISF (Diplôme d’Etat de Technicien de l’Intervention Sociale et Familiale) justifiant
d’une expérience professionnelle d’au moins 6 mois
 DEAMP (diplôme d’Etat d’aide médico-psychologique)
 DEAS (diplôme d’Etat d’aide soignante)
 BEP Carrière sanitaire et sociale
 Titre d'assistant de Vie du Ministère du Travail
 Titre employé familial polyvalent
 BEPA option services, spécialité services aux personnes
 BEPA option économie familiale et rurale
* Source :
. Agrément : Arrêté du 26 Décembre 2011
. Convention collective de la branche de l'aide, de l'accompagnement, des soins et des services à domicile du secteur
associatif du 29 décembre 2011
Les critères administratifs
Le gestionnaire :






Dispose d’un bilan qualitatif et quantitatif de l’activité exercée au titre de l’année
écoulée,
Présente les comptes de la structure (résultat et bilan) à l’assemblée générale
des adhérents chaque année au cours du 1er semestre,
Respecte les obligations légales en matière de conservation des bulletins de paie,
Tient un livre de caisse en cas de remise d'espèces,
Etablit un contrat de travail écrit pour le personnel intervenant auprès des
personnes âgées,
Est à jour de ses cotisations sociales
Le partage de l’expertise avec les partenaires
Dans le cadre de la coopération inter institutionnelle, l’avis des partenaires de la Caisse
d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail (Conseils généraux, MSA, RSI et le Service
Social Régional de la CARSAT Rhône-Alpes) est recherché durant la phase d'étude de la
demande de conventionnement de la structure.
11
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE
Les éléments constitutifs de la demande de conventionnement
Statuts
Récépissé de la déclaration à la Préfecture
Récépissé de la déclaration au Journal Officiel
Composition nominative des membres du
Bureau
Composition nominative du Conseil
d’Administration
Statuts intégrant la nature de la société et la
liste des actionnaires ou associés
Inscription au Registre du Commerce (1)
Agrément (2)
Et/ou
Autorisation d’exercer délivrée par le Conseil
Général
Zone géographique d’intervention
Attestation de paiement des cotisations
sociales
Activité réalisée sur les 2 derniers exercices (3)
Liste du personnel en CDI (Contrat à Durée
Indéterminée) mentionnant :
- le nombre en personnes physiques et en ETP
(Equivalent Temps Plein) d’administratif(s)
- le nombre en personnes physiques et en ETP
de personnels intervenants
- les diplômes du personnel administratif et
intervenant
Plan de formation réalisé (année N-1)
Plan de formation prévisionnel (année N)
Bilan consolidé des 2 derniers exercices (3)
Compte de résultat consolidé des 2 derniers
exercices (3)
Compte de résultat du service aux personnes
retraités des 2 derniers exercices(3)
Rapport d'activité de la structure n - 2 et n -1
Liste des services gérés par la structure
Justificatif du service de transport accompagné
Justificatif du service de portage de repas
Justificatif du service de télé-alarme
Attestation d’Assurance Responsabilité Civile
Document Unique d'Evaluation des Risques
Professionnels/ Plan d'actions mis en oeuvre
Fonds de Restructuration obtenu
- en 2012
- en 2013
- en 2014
Association
Loi 1901
X
X
X
Société
Collectivités
territoriales
X
X
X (sauf EURL)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
(1) : imprimé Kbis de moins de 3 mois
(2) : l'agrément délivré à votre service par Monsieur le Préfet, pour lequel le dossier doit être déposé auprès de la
DIRECCTE assorti d'une attestation sur l’honneur de non dénonciation pour l’année N
(3) : au moins 18 mois d'activité depuis l’obtention de l’agrément
12
CONVENTIONNEMENT DES SERVICES D’AIDE A DOMICILE
Contacts
Adresse électronique :
[email protected]
Portails Internet :
www.carsat-ra.fr rubrique "partenaires", "action sociale", "devenir partenaire conventionné"
www.partenairesactionsociale.fr
www.lassuranceretraite.fr
CARSAT Rhône Alpes
Direction de l’Action Sociale
Département Accompagnement de Projets et Relations Partenariales
35, rue Maurice Flandin
69436 LYON Cedex 03
13