Procédure d`archivage des mails

Procédure d’archivage des mails
En vue du passage vers votre nouveau système de messagerie, il est nécessaire
d’archiver vos mails. En effet, seuls les mails depuis le 1er janvier 2013 seront
remontés vers le nouveau système de messagerie. Les anciens mails seront
toujours consultables sous forme d’archives PST via votre client Outlook habituel.
 Cette procédure est à effectuer avant le passage du technicien sur votre poste.
Il est recommandé d’effectuer cette procédure d’archivage sur un créneau
d’inactivité :
 le soir avant de quitter votre poste,
 pendant la pause déjeuner, etc.
En effet, l’archivage et la compression du PST bloque tout accès à votre messagerie.
Attention : Si votre PST n’est pas archivé et compressé avant l’intervention du
technicien, ce dernier ne le prendra pas en compte. Vos mails ne seront donc pas
migrés vers le nouveau système de messagerie.
Pour toute demande d’assistance, merci de contacter le HelpDesk au
0 800 304 304.
Etape
Action
1
Ouvrez Outlook. Faites un clic droit sur le dossier Eléments supprimés et cliquez sur Vider le
dossier « Eléments supprimés ».
2
Naviguez vers Fichier > Gestion de fichiers de données (Outlook 2003/2007) ou Fichier >
Paramètres du compte > Paramètres du compte > Fichiers de données (Outlook 2010).
3
Sélectionnez votre fichier PST courant (D :\Messagerie\Outlook.pst, par exemple). Il est indiqué
Par défaut (Outlook 2007/2010) ou Emplacement de remise du courrier (Outlook 2003) dans
la colonne Commentaire. Cliquez sur Ouvrir le dossier…
4
Fermez Outlook et faites une copie de ce fichier PST (copier/coller) dans le même répertoire.
5
Rouvrir Outlook. Cliquez sur Fichier > Archiver (Outlook 2003/2007) ou Fichier > Outils de
nettoyage > Archiver (Outlook 2010) afin d’archiver les mails antérieurs au 1er janvier 2013.
Sélectionnez votre dossier personnel (test1 Office365 dans l’exemple ci-dessous). N’oubliez
pas de cocher la case Inclure les éléments pour lesquels la case à cocher Ne pas archiver
automatiquement est activée. Nommer l’archive : archive_anterieur010113.
6
Compressez votre PST dans Outlook. Pour cela, naviguez vers Fichier > Gestion de fichiers de
données (Outlook 2003/2007) ou Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte >
Fichiers de données (Outlook 2010). Sélectionnez votre fichier PST courant
(D :\Messagerie\Outlook.pst, par exemple). Il est indiqué Par défaut (Outlook 2007/2010) ou
Emplacement de remise du courrier (Outlook 2003) dans la colonne Commentaire. Cliquez sur
Paramètres, puis Compresser…
7
Il y aura désormais deux PST sur votre poste : l’un contenant les mails antérieurs au 1er janvier
2013, l’autre contenant les mails depuis le 1er janvier 2013 (votre PST par défaut).
8
Vous pouvez rattacher ce PST d’archive dans votre client Outlook. Pour cela, cliquez sur Fichier
> Ouvrir > Fichier de données Outlook. Naviguez vers D:\Messagerie et sélectionnez le fichier
archive_anterieur010113.pst, puis cliquez sur Ouvrir.
9
Le technicien qui passera sur votre poste afin de le configurer se chargera de faire remonter
vos mails depuis le 1er janvier 2013 vers le nouveau système de messagerie.