Cahier des charges de l`organisation du Challenge National Inter-ITEP

Cahier des charges
de l’organisation du
Challenge National Inter-ITEP
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SOMMAIRE
1. Généralités – Pré-requis de l’organisation
1.1 Objet du cahier des charges
1.2 Candidature - Définition du contenu
1.3 Le Comité de pilotage
2. La coordination de l’évènement
2.1 La coordination en amont
2.2 La mobilisation d’une équipe
2.3 La coordination sur l’évènement
3. Secteur Communication/Promotion/Partenariat
3.1 Communication/ Promotion externe
3.2 Communication interne
4. Le Pôle Financier
4.1 Recherche de financement - Quels partenariats rechercher ?
4.2 Comment présenter l’évènement aux partenaires ?
4.3 Exemple de budget prévisionnel type de l’évènement
5. Secteur Accès/ Sécurité/ Légal
6. Le Pôle Logistique
5.1 Hébergement
5.2 Restauration
5.3 Animation
5.4 Signalétique
5.5 Site sportif :
5.6 Toilettage :
5.7 Equipements :
7. Les Etapes du projet
7.1 Le Déroulement sur la préparation de l’évènement
7.2 Le Déroulement des trois jours
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1. Généralités – Pré-requis de l’organisation
1.1 Objet du cahier des charges
Le cahier des charges constitue la base des règles et directives pour l’organisation du
Challenge National Inter-ITEP. Il définit les responsabilités réciproques des différents
partenaires, ainsi que l’ensemble des tâches inhérentes à la mise en place d’un tel évènement.
Le cahier des charges aura pour objectif de mettre en avant les différents aspects de
l’organisation. Ce document doit assurer la reconductibilité de l’évènement, et ce
quelque soit l’organisateur. Il constitue la « feuille de route » pour l’ITEP organisateur.
1.2 Candidature - Définition du contenu
- Qui organise ? Appel d’offre, et sélection d’un ITEP en coorganisation avec une autre
structure.
- Quand ? Le week-end autour du 12 Juin.
- Où ? Le choix de l’ITEP organisateur se fait sur sa capacité à se situer sur un espace
approprié, tant au niveau de l’hébergement que de la zone sportive.
- Pourquoi ? Motivations de l’ITEP à organiser le Challenge. Les raisons de l’organisation
d’un tel tournoi doivent correspondre à l’état d’esprit souhaité par les organisateurs, et
formalisé dans le « cadre technique et moral du tournoi ».
1.3 Le Comité de pilotage
3 entités, parties prenantes de l’organisation :
1- L’ITEP accueillant l’évènement : Celui-ci est chargé de l’organisation du Challenge dans
sa globalité, hormis la partie sportive.
2- L’Association Rebonds!: Elle joue un double rôle. Elle accompagne les ITEPs
organisateurs lors des comités de pilotage préparant l’évènement. Elle est en outre garante de
la gestion sportive du Challenge, en amont et sur le tournoi.
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3- L’AIRe : L’Association des ITEPs et de leurs Réseaux parraine l’évènement. Elle apporte
sa caution à la bonne réalisation de cet évènement.
Planification et ordres du jour des comités de pilotage :
Réunion au mois de décembre N-1 :
- Détermination de la date du Challenge
- Détail des rôles et implication de chaque partie
- Premières pistes sur le lieu sportif et d’hébergement
- Début de la recherche de financement
Réunion au mois de janvier N :
- Choix du lieu réalisé
- Premières pistes sur les questions de restauration
- Premières remédiations de Rebonds! sur les questions logistiques et de financement
- Lancement de la campagne d’inscription des équipes
Réunion au mois de février/mars N :
- Création d’une plaquette partenaires
- Réalisation d’un budget prévisionnel
- Démarchage des premiers partenaires réalisés
- Bouclage des inscriptions équipes
Réunion au mois d’avril N :
- Bouclage du budget
- Bouclage des questions de restauration
- Réglages logistiques à finaliser
- Création de la plaquette-équipe
Réunion au mois de mais/juin N :
- Réglages des dernières questions logistiques
- Répétition du déroulement des trois jours
- Appel à chaque ITEP : Confirmation de la date du Challenge, de la catégorie et de
l’effectif de chaque équipe
2. La coordination de l’évènement
2.1 La coordination en amont
La coordination de l’évènement et la bonne répartition des tâches constituent un moment clef
dans le lancement de l’organisation du Challenge. Il s’agit de « découper » le montage du
projet en plusieurs commissions, par exemple :
- Commission animation
- Commission bénévole
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- Commission restauration
Il faut ensuite désigner un coordinateur pour chaque commission qui aura pour rôle de définir
les tâches de sa commission, de les réaliser, et enfin de rendre compte de ses avancées auprès
du Comité de Pilotage.
2.2 La mobilisation d’une équipe
Il s’agit-là d’une partie essentielle de l’organisation. La réussite des éditions précédentes a
toujours tenu dans la capacité de l’ITEP accueillant à mobiliser tout un établissement sur le
projet. De plus, la mobilisation d’un réseau de bénévoles extérieurs à l’ITEP constitue l’une
des clefs de la réussite de l’évènement, pour le nombre de personnes mobilisées ainsi que
pour l’état d’esprit du Challenge. En effet, des personnes « désintéressées » présentes sur
l’évènement apportent, par expérience, de l’envie et un état d’esprit nécessaires à
l’organisation.
2.3 La coordination sur l’évènement
L’objectif est de diviser les tâches sur l’évènement de manière similaire à ce qui a été réalisé
pour le montage de l’évènement. Nous retrouvons donc un responsable bénévole, restauration,
hébergement etc…, qui seront en charge, durant les trois jours de la bonne application des
différentes tâches.
3. Secteur Communication/Promotion/Partenariat
3.1 Communication/ Promotion externe
- Etablissement d’un document de présentation du Challenge à destination des
différents partenaires, qui sera envoyé une fois les équipes inscrites.
Cette plaquette contient :
- La présentation générale de l’évènement
- La présentation d’un ITEP
- La répartition sur une carte géographique de l’ensemble des équipes
- Le rappel de « l’esprit du Challenge »
- Une partie promotionnelle de l’évènement
- Le budget prévisionnel
- Création de flyers et affiches, et implication de personnalités locales permettant de
promouvoir l’évènement.
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3.2 Communication interne
- Création d’une plaquette « équipes » qui précisera l’organisation globale du
Challenge ainsi que le déroulement détaillé de la journée sportive. Celle-ci sera
distribuée aux équipes le vendredi soir.
Cette plaquette contient :
- Le déroulement détaillé de la journée sportive
- Rappel historique du Challenge National Inter-ITEPs
- Le plan du site
4. Le Pôle Financier
4.1 Recherche de financement - Quels partenariats rechercher ?
Partenaires institutionnels (40 % du budget global):
- Conseil Régional
- Conseil Général
- Mairie
- Comité territorial/départemental de rugby
Partenaires privés locaux (10 % du budget global) :
- L’ITEP accueillant fait appel à ses partenaires « habituels » afin de pouvoir mobiliser
des fonds supplémentaires. Nous vous renvoyons au paragraphe ci-dessous pour construire un
argumentaire décisif dans l’engagement du partenaire.
Partenaires techniques 10% du budget (global) :
- Il s’agit ici de mobiliser les partenaires privés susceptibles de s’impliquer sur
l’évènement, mais ne pouvant pas s’engager financièrement. On leur propose alors d’apporter
un soutien sur un domaine particulier de l’organisation.
- Exemple : Sport 2000 offre 30 ballons pour le tournoi.
NB : Le financement restant est assuré par l’inscription des équipes, à 700 euros l’unité.
Toute inscription d’un joueur ou éducateur supplémentaire coûtera à la structure 50 euros de
plus.
4.2 Comment présenter l’évènement aux partenaires ?
L’objectif, dans cette partie, est de proposer un argumentaire pertinent de manière à
promouvoir l’évènement auprès des différents partenaires.
Voilà les différents points à développer :
- Une manifestation rugbystique d’ampleur nationale
- La présence sur l’évènement de personnalités du rugby
- Une compétition à portée éducative
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4.3 Exemple de budget prévisionnel type de l’évènement
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5. Secteur Accès/ Sécurité/ Légal
5.1. Accès
L’accessibilité du site sportif est un point fondamental dans l’objectif d’une bonne
organisation sportive. En termes de sécurité, l’espace doit être rapidement accessible aux
équipes des premiers secours sur place
5.2 Organisation médicale
La solution optée habituellement par les organisateurs est de faire appel à un prestataire
extérieur de premiers secours sur la journée du tournoi, afin d’assurer les éventuels problèmes
liés aux blessures des joueurs.
5.3 Organisation de la sécurité
La sécurité doit être assurée en interne par les organisateurs. Le moment des nuits est le seul
véritable « temps à risque » pour les organisateurs. C’est pourquoi il est conseillé d’opter pour
une surveillance par des gardiens de nuit, habitués à ces tâches.
6. Le Pôle Logistique
6.1 Hébergement
La question de l’hébergement est centrale dans le bon déroulement des trois jours. En effet,
l’état de repos des jeunes va garantir les bonnes dispositions de ces derniers à (1) s’adapter à
un environnement nouveau, et (2) les placer dans un état de forme bon en vue du tournoi.
- Prévoir un emplacement de camping pour chaque équipe. Regrouper les
emplacements par catégories d’équipes (- de 13 ans, - de 16 ans)
- Prévoir l’hébergement sur place de l’association Rebonds!
- Prévoir un espace afin d’accueillir les équipes, et d’enregistrer leur arrivée.
- Prévoir un espace vert afin de permettre aux enfants de se détendre durant les
« temps faibles » du week-end.
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6.2 Restauration
2 parties :
- les repas du soir :
La réussite de cette partie est moins essentielle que le pique-nique du samedi. Toutefois, il
convient de tenir compte de plusieurs paramètres :
- nourriture sans porc
- repas relativement rapide < 1heure
- tables séparées
- éviter les espaces fermés
- le pique-nique du samedi midi :
Il s’agit d’un moment essentiel dans le bon déroulement du Challenge. En effet, celui-ci se
situe à la mi-temps du tournoi, dans le temps faible de la journée. C’est pourquoi de
nombreuses recommandations sont à prendre en compte pour assurer une bonne
transition entre le matin et l’après-midi :
- un panier repas par équipe, à récupérer par l’éducateur
- nécessité d’un repas copieux et équilibré, car le tournoi est long et intense.
- le temps du repas doit être cadré de manière précise, afin d’éviter les
longueurs et donc les dispersions d’enfants.
6.3 Animation
La bonne gestion de la section « Animation » dans l’organisation du Challenge peut constituer
une véritable plus-value dans la réussite de l’évènement.
Les animations réalisées par des prestataires extérieurs :
3 parties :
- Animation d’accueil avec un groupe local qui joue le 1er jour afin d’accueillir les
équipes, et les accompagner dans le calme vers une bonne installation (de préférence,
musique douce).
- Animation durant la journée avec une musique festive servant d’introduction au
tournoi, et de « toile de fond » durant le déroulement du tournoi (de préférence,
musique).
- Animation le soir du tournoi à la suite du repas. Celle-ci se doit d’être adaptée au
type de public (contre-exemple : Le spectacle des « Milles et Une Nuit » à Aix en
Provence).
Les animations réalisées en interne :
2 parties :
- Initiation de l’ensemble du personnel encadrant au rugby-tag entre 13h et 13h15
- Mise en place d’un stand d’exposition des mascottes de chaque équipe.
6.4 Signalétique
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Importante pour éviter les retards sur les horaires prévus :
- à l’arrivée pour guider les équipes vers le lieu d’accueil
- entre le lieu d’accueil et le stade en cas de perte de véhicule dans le convoi allant au
tournoi.
- sur le lieu pour aiguiller les équipes sur chaque terrain. Cette signalétique vient en
complément de la plaquette équipe distribuée la veille lors du briefing nocture.
6.5 Site sportif
L’aménagement du site sportif est divisé en deux :
Les demandes propres aux installations sportives doivent être envoyées au service
technique de la mairie de la ville accueillante (traçage des terrains, mise à disposition
des douches…) : Partie gérée par Rebonds!.
Les installations complémentaires (Barnum, tonnelles, barbecue) sur site doivent être
mises en place 24h voire 48h avant l’évènement.
Exemple du plan du site d’Auch :
6.6 Toilettage
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- Douche
Nécessité de posséder des douches sur le site d’hébergement, et sur le site du tournoi.
- Site d’hébergement : 8 douches (Mende 2010)
- Site du tournoi : 4 douches (Mende 2010) – Prévoir des vestiaires particuliers pour les filles
- Toilettes
Idem que pour les douches :
- Site d’hébergement : 12 toilettes (Mende 2010)
- Site du tournoi : 6 toilettes (Mende 2010)
Le toilettage peut se faire soit par l’utilisation de locaux à disposition sur site (Auch 2009),
soit par l’installation de douches et de toilettes mobiles (Mende 2010).
6.7 Equipements
- Sportifs :
La gestion de l’équipement sportif est divisée en deux :
Est imputé à l’ITEP accueillant :
- Le traçage des terrains via le service technique de la Mairie
- La fourniture des ballons, correspondant au nombre de terrains de rugby (12 à Mende)
Est imputé à l’Association Rebonds!:
- L’ensemble de l’équipement sportif
- L’ensemble de l’équipement d’arbitre
- Abris pluie/soleil :
L’objectif est de protéger l’ensemble des participants en cas d’intempéries :
- Sur le site d’hébergement : prévoir au moins un espace couvert pouvant abriter
l’ensemble des jeunes. L’idéal est de disposer d’espaces abrités au moment des repas et
d’éventuelles animations.
- Sur le site sportif : prévoir des espaces abrités pour les jeunes, pour la buvette et la
restauration, et enfin l’espace pour l’organisation sportive.
7. Le Déroulement
7.1 Retro-planning de l’organisation sportive
Janvier : Envoi du dossier d’ouverture des inscriptions à la liste des ITEPs fournie par
l’Association Rebonds!.
Février : Clôture des inscriptions, et envoie de la confirmation d’inscription aux équipes
participantes avec le cadre technique et le dossier de présentation du Challenge.
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Mai : Rappel à toutes les équipes pour confirmation de la date du Challenge, de la catégorie
de chaque équipe, de l’effectif, ainsi que de l’heure d’arrivée sur le site.
7.2 Le déroulement des trois journées
JOURNEE DU VENDREDI : L’ACCUEIL
 Avant l’arrivée des premières équipes :
-Installation d’un stand d’accueil composé d’un espace boisson à proposer aux équipes et un
espace administratif afin de remplir les formalités d’arrivée.
- Mise en place d’une animation musicale (ou autre) en fond, afin d’accompagner les jeunes
vers leur emplacement.
 14 heures : Arrivée des équipes
Ouverture du site d’hébergement, arrivée des premières équipes.
 19 heures : Le temps du repas
1 - Message de bienvenu aux équipes, présentation du Tournoi
2 - Repas
 21 heures : Le briefing
3 - Briefing de l’association Rebonds ! auprès des éducateurs des ITEP pour rappel du cadre
moral du tournoi.
4 - Briefing des organisateurs pour rappel des informations logistiques majeures.
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JOURNEE DU SAMEDI : LE TOURNOI
Matin
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7h30 – 8h15 : Petit-déjeuner sur le site d’hébergement
8h45 : arrivée des équipes sur le site
9h10 : rassemblement des équipes dans les tribunes
9h15 : défilé des équipes avec leurs mascottes
9h20 : échauffement des équipes
9h30 : début des premiers matchs du tournoi
11h 30 : fin des matchs
11h45 : pique-nique
Midi
 12h30: Match de rugby-tag entre l’ensemble des encadrants
 13h00 : remise à la table de marque des programmes de l’après-midi aux responsables
d’équipes
Après-midi
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13h30 : reprise des matchs
15h45 : fin des matchs et organisation des grandes finales
16h00 : Grandes finales
16h30 : fin des finales
16h45 : remise des récompenses
17h30 : retour sur le site d’hébergement
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Soir
 19h30 : Repas
 21h00 : Début de l’animation prévue
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