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Comité de pilotage Carte Achats
• 16 février 2012
Ordre du jour
 Présentation des participants
 Rappel des principes de fonctionnement de la carte achat
 SBi Conseil
– Présentation de la société
– Mission SBi Conseil
– Planning d’intervention de la société SBi Conseil
 Présentation du site UCANSS/APECA
 Points sur les projets en cours
 Points divers
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Principes de fonctionnement de la carte achat
3
Encadrement de la carte achat
 La carte achat est une carte bancaire à autorisation
systématique encadrée par deux textes réglementaires :
– Le décret du 26 octobre 2004
– L’instruction 05-025-M0-M29 de la comptabilité publique
• instruction comptabilité public.pdf
 Ces textes définissent les modalités pratiques d’exécution
et de paiement d’une commande publique avec la carte
achat :
–
–
–
–
–
–
Les catégories d’achats autorisés
Les conditions d’utilisation
Les obligations de paramétrage
Les obligations de l’entité publique
Le rôle et les documents attendus par le comptable public
…
4
Les catégories d’achat autorisées
Les fournitures, le mobilier de bureau, l’informatique d’appoint et les
consommables, les services d’imprimerie et de reprographie, les
abonnements, l’entretien, les réparations, la restauration, les fournitures
industrielles, les services, le travail intérimaire…
Aucun achat récurrent n’est exclu du
périmètre de la Carte d’Achat :
• Définition du périmètre Article 2 du Décret
Carte Achat 2004-1144 du 26 octobre 2004
(exclusion : les marchés de travaux)
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Le paiement dans un commerce
Porteur de carte
Magasin
CM -CIC
Prend ses produits
dans le magasin
Paye à la caisse
avec sa carte
via un T.P.E et
demande une
facture de
caisse
La composition du code confidentiel sur le T.P.E Valide le Service Fait =
l’opération ne peut pas être contestée.
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Le paiement à distance
Entité publique
1 Commande
Fournisseur
Enregistrement
2
CM -CIC
AUTORISATION
Validation
Traitement
3
Réception
Livraison
7
4
Facturation
Validation du
Service Fait
8
Relevé
d’opérations
6
Encaissement
TELE-COLLECTE
Compensation
5
Paiement
Virement
Comptable
7
Les textes réglementaires
 L’arrêté de juin 2008
 Le décret du 26 octobre 2004
 L’instruction 05-025-M0-M29 de la comptabilité publique
Mais aussi :
 Vos règles internes
 Le contrat Crédit Mutuel
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SBi Conseil : activité - mission - planning
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Activité SBi Conseil
État
Commerce
et
Distribution
Hôpitaux
Banques
Secteur
Privé
Secteur
Public
Conseils
Généraux
Industrie
Mairies
BTP
 Conseil
 Accompagnement
 Formation
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Mission SBi Conseil
 Assistance maîtrise d’ouvrage (AMOA) pour le compte de
l’UCANSS dans le cadre du projet carte achat :
 Deux axes :
– AMOA UCANSS :
• pilotage projet
• aide au déploiement - méthode projet
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AMOA - pilotage projet
 Animation des comités de pilotage projet Carte Achat
pour le compte de l’UCANSS - objectif des comités :
• assurer un suivi de l’état d’avancement des différents projets et
des points nécessitants des arbitrages.
L’ordre du jour des comités de pilotage :
–
–
–
–
Point d’avancement des projets
Difficultés rencontrées
Point prévisionnel sur les futurs projets
Des points spécifiques seront ajoutés en fonction des
événements particuliers
– Intervention ponctuelle du CIC - Crédit Mutuel ?
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AMOA - pilotage projet
 Réalisation d’enquêtes Projet Carte Achat pour le compte
de l’UCANSS
– Piloter l’évolution des projets :
• Suivi des projets en cours
• Détection des projets potentiels
Ces enquêtes permettront de mesurer :
– l’état d’avancement des projets pilotes
– la satisfaction des utilisateurs
– l’atteinte des objectifs visés
mais également d’avoir une vision nationale sur l’année
2012 des réalisations et des potentiels de démarrage de
projet carte achat pour l’année 2013.
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AMOA - pilotage projet
 Projets en cours 1ère enquête :
– Mesurer l’état d’avancement du projet :
•
•
•
•
•
•
•
le périmètre achat
les catégories d’achats
le nombre de porteurs
le niveau de données utilisé (niveau 1, 2 ou 3)
les objectifs visés
les difficultés rencontrées
….
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AMOA - pilotage projet
 Projets en cours 2ème enquête :
– Bilan des projets pilotes après « n » mois d’utilisation:
• le périmètre mis en œuvre
– Les catégories d’achats et le CA
•
•
•
•
•
•
•
•
•
l’atteinte des objectifs
le nombre de porteurs
le nombre de transaction
le panier moyen
le niveau des données utilisé (niveau1, 2 et 3)
le nombre de fournisseurs affiliés et en demande d’affiliations
les difficultés rencontrées
les évolutions souhaitées
…
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AMOA - pilotage projet
 Projets potentiels :
– Planifier les projets 2013
• Niveau de connaissance Carte Achat
•
•
•
•
•
Catégories d’achats envisagées
Freins détectés
Aide demandée (formation …)
Date potentielle de programme
…
Chaque enquête fera l’objet d’un bilan qui sera présenté en
comité de pilotage, et dans les réunions en région.
Le bilan des enquêtes sera également présenté avec un retour
national, ainsi qu’une répartition par typologie permettant à
l’UCANSS d’avoir une vision nationale de l’évolution des projets
Carte Achat.
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AMOA - pilotage projet
 Reporting en régions - 5 réunions prévues :
Ces rencontres s’intègrent dans une journée thématique
UCANSS, une demi-journée serait consacrée à la carte
achat avec :
–
–
–
Un retour d’informations sur les projets en cours UCANSS et SBi Conseil
Un débat questions/réponses - UCANSS et SBi Conseil
Une présentation APECA / DGFIP, les perspectives du
marché, le développement Carte Achat au sein de la
sphère publique, les évolutions réglementaires
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AMOA aide déploiement - méthode
 Etude du circuit commande/paiement par type
d’organisme :
• Identifier les différents circuits et acteurs
• Identifier les impacts potentiels avec la mise en place d’un
paiement Carte Achat
Cette étude permettra de créer un support méthode
générique par type d’organisme : « Guide de mise en œuvre
carte achat UCANSS ».
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AMOA aide déploiement - méthode
 Guide générique UCANSS « mettre en place son
projet »:
– La carte achat
• Le produit, sa vocation
• La législation s’appliquant à la carte achat
• …
– Mettre en œuvre son projet Carte Achat :
• Les étapes projet à suivre
• La chaîne des acteurs (de l’ordonnateur au comptable)
• Qui sont mes interlocuteurs et à quels moments interviennentils dans le projet (UCANSS,Crédit Mutuel …)
• Comment définir un périmètre de déploiement
• Comment réaliser une cartographie des processus
• Comment évaluer les gains
• Comment évaluer les impacts métiers
• Comment lever les freins
• Lancer le démarrage opérationnel du projet
• Suivre le bon déroulement de son projet
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AMOA aide déploiement - méthode
 Guide générique UCANSS « utilisateurs carte
achat » :
Ce guide est un modèle sur les consignes à délivrer aux
utilisateurs pour le bon déroulement du programme.
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
Introduction de l’UCANSS
Présentation de la carte achat
Les avantages du programme et ses objectifs
Les rôles et responsabilités de chaque acteur
La passation d’une commande avec la carte achat (schéma en
proximité et à distance)
La gestion des litiges, des avoirs et les contestations
Le traitement du relevé d’opération
Les consignes de sécurité
Perte ou vol de cartes
Dépôt des cartes pendant les congés
Les Achats Autorisés
La Liste de fournisseurs Affiliés
La Liste des Contacts
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AMOA aide déploiement - méthode
 Ateliers de travail :
L’UCANSS organisera des ateliers de travail autour de la
méthode projet carte achat, les thématiques proposés sont :
– La gestion du changement
– La cartographie périmètre Carte Achat
– La définition et validation du pilote
– L’engagement dans le système d’information
comptable/la liquidation/le traitement du relevé
d’opérations
L’objectif est de proposer des sessions de travail autour de
chaque thème en fonction des travaux réalisés ou en cours.
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AMOA aide déploiement - méthode
 Gestion du changement :
Travail préparatoire :
– Identification des questions, des appréhensions et des
objections.
Traitement en séance :
–
–
–
–
Réponses argumentées aux questions
Comment lever les appréhensions
Traitement des objections
Comment créer l’adhésion autour du projet
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AMOA aide déploiement - méthode
 La cartographie carte achat :
Travail préparatoire :
– Identification des commandes par montant, par fournisseur,
nombre de factures générées, différenciation des
commandes hors marchés et marchés, canal
d’approvisionnement.
Traitement en séance :
– Identification des commandes pouvant être exécutées par
Carte Achat
– Identification du ou des pilotes potentiels
– Comment chiffrer les gains potentiels
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AMOA aide déploiement - méthode
 La définition et la validation du pilote :
Travail préparatoire :
– Réalisation d’une cartographie «sommaire» d’exécution de
la commande sur le pilote envisagé (du besoin jusqu’au
paiement)
Traitement en séance :
– Définition du processus pilote avec la mise en place du
paiement carte achat
– Les éléments de paramétrage du programme
• Les porteurs
• Les autorisations du programme (plafond, limites..)
• Les fournisseurs et marchés affilés
– Identification des impacts organisationnels
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AMOA aide déploiement - méthode
 L’engagement, la liquidation, le traitement du relevé
d’opérations :
Travail préparatoire :
– Identification préalable du mode d’engagement dans le
système d’information, de la liquidation des engagements et
du paiement des fournisseurs.
Traitement en séance :
–
–
–
–
Mode d’engagement sur les programmes cartes achats
Mode traitement des liquidations
Nombre de relevés d’opérations
Mode de traitement des relevés d’opérations
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Planning SBi Conseil AMOA UCANSS
Année 2012
AMOA UCANSS SBi Conseil
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3
4
5
6
7
8
9 10 11 12
Pilotage
Comité de Pilotage
Enquêtes
Analyses résulats bilans enquêtes
Aide au déploiement des programmes
Réunions UCANSS Régions
Etude circuit commandes_paiement
Synthèse Etude
Guide générique projet
Guide générique utilisateur Carte
Atelier gestion du changement
Aletier cartographie périmètre Carte Achat
Atelier definition et validation du pilote
Atelier engagement/liquidation/virement
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UNCANSS - APECA
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Site internet UCANSS / APECA
 L’ UCANSS est membre de l’association APECA
(association des professionnels européens de la carte
achat et de la transaction dématérialisée)
 L’UCANSS souhaite mettre à disposition à l’ensemble
des caisses un site dédié et sécurisé sur lequel elles
pourront trouver toute la documentation utile au sujet de
la carte achat
 L’ensemble des organismes pourront y accéder et
chaque personne aura un login et un mot de passe pour
se connecter.
 Ce site est géré et maintenu par l’APECA
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Site internet UCANSS / APECA
Le contenu du site :





Editos
– Interviews de M. Ferraris et des correspondants par branches
La carte d’achat les généralités:
– synthèse des caractéristiques principales
– les chiffres clés
– zoom sur les enquêtes
– les programmes en cours
Côté acheteurs :
– procédures d’accès au marché
– méthodologie spécifique
– les documents réglementaires
– les pièces justificatives attendues par le comptable
Côté fournisseurs:
– accès direct aux annuaires APECA
FAQ
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Site internet UCANSS / APECA
– agenda des événements
•
•
•
–
réunions en régions
dates des comités de pilotage
dates des ateliers…
compte-rendu de réunions
•
comité de pilotage par exemple
– nous contacter
• pour les questions qui n’auraient pas de réponse évidente dans
l’espace ou demandes qui pourraient nous inciter à revoir/ rajouter
des infos, page supplémentaire
 Animations du site :
–
–
–
des interviews
des témoignages (vidéos ou écrits) acheteurs et fournisseurs
une carte de France faisant le point sur les programmes et le déploiement
 Flashs ou news en fonction de l’actualité
Ouverture du site le 20 février 2012
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Point sur les projets en cours
 Point projet par branche
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–
–
–
–
Liste des projets carte achat année 2012
Etat d’avancement
Date démarrage prévue
Difficultés rencontrées
…
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